Op 12 november 1998 ontving de Nationale ombudsman een verzoekschrift van de heer O. te Grave, thans te Reichelsheim (BRD), met een klacht over een gedraging van de vreemdelingendienst van het regionale politiekorps Gelderland-Midden. Omdat tijdens het onderzoek bleek dat mogelijk diverse vreemdelingendiensten en het Centraal orgaan opvang asielzoekers (COA) betrokken waren bij de gedraging werd het onderzoek uitgebreid tot de vreemdelingendiensten van de regionale politiekorpsen Groningen, Utrecht, IJsselland en Brabant-Noord alsmede het COA.
De gedragingen van de vreemdelingendiensten worden aangemerkt als gedragingen van de beheerders van de desbetreffende regionale politiekorpsen.
Naar de gedragingen werd een onderzoek ingesteld.
Op grond van de door verzoeker verstrekte gegevens werd de klacht als volgt geformuleerd:
Verzoeker, een Afghaanse asielzoeker, klaagt erover dat na 12 december 1997 een aantal documenten van hem zijn zoekgeraakt nadat hij deze had ingeleverd bij de vreemdelingendienst van het regionaal politiekorps Gelderland-Midden.
Verzoeker had deze documenten in het aanmeldcentrum te Zevenaar ingeleverd ter onderbouwing van zijn asielaanvraag.
Achtergrond
BIJLAGE
1. Artikel 20 van de Vreemdelingenwet:
"Overeenkomstig bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te geven regelen kan Onze Minister de reis- en identiteitspapieren van vreemdelingen tijdelijk in bewaring nemen en daarin aantekening stellen. Onze Minister kan de korpschef, alsmede de ambtenaren, belast met de grensbewaking of met het toezicht op vreemdelingen, machtigen deze bevoegdheid namens hem uit te oefenen."
2. Artikel 77, eerste lid, van het Vreemdelingenbesluit:
"Reis- en identiteitspapieren van vreemdelingen kunnen door de ambtenaren belast met de grensbewaking of met het toezicht op vreemdelingen, tijdelijk in bewaring worden genomen in gevallen waarin daartoe in het belang van het toezicht op vreemdelingen gegronde reden bestaat."
3. Artikel 46 van het Voorschrift Vreemdelingen
"1. De ambtenaren, belast met het toezicht op vreemdelingen, nemen het document voor grensoverschrijding of het document ter vaststelling van de identiteit, nationaliteit en verblijfsrechtelijke positie van een vreemdeling tijdelijk in bewaring:
a. voor zover zulks nodig is voor het verkrijgen van de gegevens, bedoeld in artikel 64 van het Vreemdelingenbesluit, of voor het stellen van een aantekening, bedoeld in artikel 76 van dat besluit;
b. indien de vreemdeling ter vaststelling van zijn identiteit is staande gehouden en niet aanstonds blijkt dat het hem is toegestaan in Nederland te verblijven, terwijl de gelegenheid ontbreekt hem, met toepassing van artikel 19, tweede lid, van de Wet naar een plaats, bestemd voor verhoor, over te brengen;
c. gedurende de tijd dat de vreemdeling rechtens van zijn vrijheid is beroofd;
d. voor zover zulks nodig is met het oog op de verwijdering, of de overgave aan de buitenlandse grensautoriteiten, van de vreemdeling.
2. In het geval, bedoeld in het voorgaande lid, onder b, wordt het document voor grensoverschrijding of het document ter vaststelling van de identiteit, nationaliteit en verblijfsrechtelijke positie aan de vreemdeling teruggegeven, indien hij aan de korpschef de gegevens heeft verstrekt welke deze in het belang van de toepassing van het bepaalde bij en krachtens de Wet vraagt, tenzij er uit anderen hoofde gronden aanwezig zijn tot het in bewaring houden van het document."
4. Algemeen deel, Hoofdstuk A5, paragraaf 5.2. van de Vreemdelingencirculaire 1994, voor zover hier van belang:
"…Indien daartoe in het belang van het toezicht op vreemdelingen gegronde reden bestaat, zijn de ambtenaren belast met het toezicht op vreemdelingen namens de Minister van Justitie bevoegd tot het tijdelijk in bewaring nemen van reis- en identiteitspapieren…"
5. Bijzonder deel, Hoofdstuk B7, paragraaf 3.6. van de Vreemdelingencirculaire 1994, zoals dit luidde tot november 1999 (thans paragraaf 3.8):
"Nadat de vreemdeling de formulieren strekkende tot een asielaanvraag heeft ondertekend, vinden de volgende handelingen plaats:
(...)
e. het maken van fotokopieën van alle aangetroffen bescheiden zoals paspoort, identiteitsbewijzen, reisbiljetten, diploma's e.d.
(...) ad e.
Voor het geval dat een reis- of identiteitsbewijs tijdelijk in bewaring kan worden genomen op grond van artikel 20 Vw wordt verwezen naar het gestelde in A5/5.2.
In andere situaties kan het innemen van originele documenten slechts met medewerking van de asielzoeker geschieden. De originelen van de aangetroffen bescheiden worden ingenomen indien dit naar de mening van de behandelend ambtenaar of de contactambtenaar nodig is voor nader onderzoek of ter waarborging van een mogelijk vertrek uit Nederland. De inname kan onder meer van belang zijn voor de vaststelling van het land dat voor de behandeling van de aanvraag om toelating als vluchteling eerstverantwoordelijk is. (...)
Indien originele documenten worden ingenomen, wordt aan de asielzoeker een bewijs van ontvangst en een afschrift van de stukken verstrekt.
Indien de contactambtenaar originele documenten inneemt, wordt in het rapport van gehoor opgenomen dat de betrokkene daartoe medewerking heeft verleend."
Onderzoek
In het kader van het onderzoek werden de beheerders van de regionale politiekorpsen Gelderland-Midden, Groningen, Utrecht, IJsselland en Brabant-Noord, alsmede het Centraal orgaan opvang asielzoekers (COA), ieder voorzover de klacht betrekking had op gedragingen die hun verantwoordelijkheid raakte, verzocht op de klacht te reageren en een afschrift toe te sturen van de stukken die op de klacht betrekking hebben.
In verband met zijn verantwoordelijkheid voor vreemdelingenbeleid werd ook de Staatssecretaris van Justitie over de klacht geïnformeerd en in de gelegenheid gesteld zijn zienswijze kenbaar te maken, voor zover daarvoor naar zijn oordeel reden was. De Staatssecretaris van Justitie maakte van deze gelegenheid geen gebruik.
De betrokken vervoersonderneming en buschauffeur verstrekten desgevraagd nadere informatie.
Tijdens het onderzoek kregen betrokkenen de gelegenheid op de door ieder van hen verstrekte inlichtingen te reageren.
Het resultaat van het onderzoek werd als verslag van bevindingen gestuurd aan betrokkenen. Verzoeker, de korpsbeheerders van de regionale politiekorpsen Gelderland Midden en van Groningen en de Staatssecretaris van Justitie gaven binnen de gestelde termijn geen reactie. De korpsbeheerders van de regionale politiekorpsen IJsselland en Utrecht en het COA deelden mee zich met de inhoud van het verslag te kunnen verenigen.
Bevindingen
De bevindingen van het onderzoek luiden als volgt:
A. feiten
1. Op 12 december 1997 arriveerde verzoeker met zijn gezin in Nederland. Hij gaf te kennen een asielverzoek te willen indienen. Hij werd daarvoor verwezen naar het Aanmeldcentrum te Zevenaar. Aldaar aangekomen namen medewerkers van de vreemdelingendienst van het regionale politiekorps Gelderland-Midden zijn documenten in. Het betrof onder meer een aantal diploma's van militaire opleidingen, een diplomatenpaspoort, documenten over zijn lidmaatschap van de voormalige communistische partij van Afghanistan en diverse foto's. Van de ingenomen documenten werden kopieën gemaakt die vervolgens aan medewerkers van de Immigratie en Naturalisatiedienst van het Ministerie van Justitie ter beschikking werden gesteld voor de behandeling van het asielverzoek.
2. Op 14 december 1997 omstreeks 17.30 uur werden verzoeker en zijn gezin, samen met een aantal andere asielzoekers per bus vervoerd naar Ter Apel, vanwaar zij de volgende dag werden verplaatst naar hotel De Baronie te Utrecht. Dit was een tijdelijke opvangplaats. Vanaf 23 januari 1998 verbleef verzoeker in het OC Schalkhaar en op 17 april 1998 werd verzoeker overgeplaatst naar de zogenoemde aanvullende opvang te Lemele. Op 20 mei 1998 plaatste het COA verzoeker en zijn gezin in het asielzoekerscentrum te Velp (gemeente Grave).
3. Tijdens zijn verblijf in het AZC te Velp deed verzoeker navraag bij de vreemdelingendienst aldaar naar de verblijfplaats van de documenten die op 12 december 1997 waren ingenomen. De originele documenten konden niet worden gevonden.
B. Standpunt verzoeker
Het standpunt van verzoeker staat samengevat weergegeven onder klacht.
C. Standpunt betrokken korpsbeheerders
1. standpunt beheerder van het Regionale politiekorps Gelderland-Midden
1.1. De korpsbeheerder van dit politiekorps reageerde bij brief van 22 februari 1999 op de klacht. Hij gaf aan dat hij de klacht niet gegrond achtte. Voorts verwees hij naar zijn aan verzoeker gerichte brief van 1 februari 1999 waarin hij was ingegaan op de klacht zoals verzoeker die eerder al bij het regionale politiekorps Gelderland-Midden had ingediend.
In de brief van 1 februari 1999 is onder meer het volgende te lezen:
"Nader onderzoek geeft aan dat de procedure met betrekking tot de inname van de betreffende documenten door medewerkers van de unit vreemdelingenzaken op het Aanmeldcentrum te Zevenaar op de juiste wijze is toegepast.
Vastgesteld is dat de documenten overgedragen zijn aan de chauffeur van de avondbus, dit ter aanbieding aan de Vreemdelingendienst van het OC Ter Apel.
Tijdens het met u gevoerde bemiddelingsgesprek bevestigde u dat u bij uw vertrek op 15 december 1998 (bedoeld is 1997; N.o.) uit het OC Ter Apel naar Hotel De Baronie te Utrecht in de bus in een blauwe documententas de u toebehorende documenten had waargenomen. Dit geeft mede aan dat de desbetreffende documenten in het OC Ter Apel zijn aangekomen."
1.2. Bij de brief van de korpsbeheerder was de onderzoeksrapportage gevoegd van brigadier B. van de vreemdelingendienst van het regionale politiekorps Gelderland-Midden. In zijn rapport van 29 december 1998 merkt B. onder meer het volgende op:
"Klager heeft zich op 12 december 1997 bij het AC Zevenaar aangemeld met een A&F verzoek (vluchtelingenstatus dan wel verblijf op gronden van humanitaire aard). Dit verzoek is op de gebruikelijk wijze in de procedure opgenomen. Hierna is de gebruikelijke "intake" door de medewerkers van de Vreemdelingendienst gestart, welke tot doel heeft de identiteit en nationaliteit van de verzoeker vast te stellen. Bij deze intake zijn bedoelde bescheiden gekopieerd, doch niet ingenomen. De bescheiden zijn in een aparte verpakking in de bagagekluis 110 van klager geplaatst. Nadat duidelijk was geworden dat het verzoek van klager nader onderzoek behoefde, zijn klager en zijn familie door medewerkers van het Landelijk AanMeldPunt voor asielzoekers (LAMP), een in het AC gevestigd onderdeel van het Centraal Orgaan opvang Asielzoekers, geplaatst in het OC Ter Apel. Klager is op 14 december per avond-bus naar Ter Apel vervoerd. Hierbij zijn de door de VD ingenomen bescheiden, conform afspraken met LAMP en COA, per blauwe documententas aan de chauffeur van de avondbus meegegeven ter aanbieding aan de Vreemdelingendienst van het OC Ter Apel."
1.3. Bij het rapport van brigadier B. was gevoegd een door hem opgemaakt en ondertekend klachtenregistratieformulier, gedateerd 1 december 1998.
In dat formulier is, voor zover hier van belang het volgende opgenomen:
“Betreft asielzoeker
Naam O. (verzoeker; N.o.)
Nat. Afghanistan Geb. datum (…)
IND-Nummer CRV-nummer (…)
Beslissing: OC te Ter Apel
Inhoud klacht:
(-) is een aantal, niet officiële documenten kwijt, zoals diploma's etc. Zijn bij intake AC Zevenaar ingenomen
Ondernomen aktie
Docu-databank: negatief
Plaatsingslijst: op 14-12 te 17.11 met middagbus vertrokken naar OC Ter Apel. Per blauwe koerierstas aan chauffeur is 1 fouilleringszak meegegeven, met waarschijnlijk bedoelde documenten. Deze levert de chauffeur normaal gesproken af bij de VD van het OC.
In bagagekluis 110 is niets achtergebleven, aan (-) zijn in Zevenaar ook geen documenten afgegeven.”
2. standpunt beheerder van het Regionale politiekorps Groningen
In zijn reactie van 19 april 1999 op de klacht verwees de beheerder van dit korps naar het bij zijn brief gevoegde, ongedateerde ambtsbericht van inspecteur H., groepschef vreemdelingendienst van het regionale politiekorps Groningen.
In dat ambtsbericht is het volgende opgenomen:
"…De vreemdelingendienst te Ter Apel is op 1 december 1997 met haar werkzaamheden begonnen in genoemd O.C. De Koninklijke Marechaussee verleende ons in eerste instantie nog assistentie en daarom is ook deze organisatie bij het onderzoek betrokken.
Uit het onderzoek is gebleken dat O. vermoedelijk 14 december 1997 later op de avond is gearriveerd er was toen geen V.D. meer aanwezig. In de morgen van 15 december 1997 is dhr. O. waarschijnlijk vroeg weer vertrokken. Er is om die reden geen intake geweest bij de vreemdelingendienst van de politie en er is eveneens geen intake geweest bij de C.O.A. (centraal orgaan opvang asielzoekers).
De naam van dhr. O. komt niet voor in de bewonersadministratie van het C.O.A. en ook niet in de vreemdelingenadministratie (D.V.A.S.) van de Regiopolitie Groningen te Ter Apel.
Bij een desalniettemin verder ingesteld onderzoek zijn zowel door de C.O.A., de Koninklijke Marechaussee en door de Regio Politie Groningen, (vreemdelingendienst Ter Apel) bedoelde documenten niet aangetroffen..."
3. standpunt beheerder van het Regionale politiekorps Utrecht
De waarnemend korpsbeheerder deelde in haar reactie van 23 april 1999 onder meer het volgende mee:
"De heer O. komt in de administratie van de afdeling Vreemdelingendienst van de Politie Regio Utrecht niet voor. Klager stelt in zijn brief, dat hij in de maand december van het jaar 1997 van Ter Apel naar Utrecht (hotel De Baronie) is verhuisd. Hiervan is niets vastgelegd, omdat de Vreemdelingendienst van de Politie Regio Utrecht pas zeer laat op de hoogte werd gesteld van het feit, dat in genoemd hotel een tijdelijke opvang voor vluchtelingen was gerealiseerd. Eerst in de periode maart-april van het jaar 1998 heeft de Vreemdelingendienst enige bemoeienis gekregen met de vreemdelingen, die in hotel De Baronie waren gehuisvest. Voor die tijd was er dus geen enkel toezicht.
In het geautomatiseerde archiveringssysteem van de Vreemdelingendienst is het dossier van betrokkene niet opgenomen en nimmer opgenomen geweest. Uit het handmatige systeem van het Asielzoekerscentrum blijkt, dat na de datum van het vertrek van klager naar Lemele, 17 april 1998, nimmer een dossier met zijn CRV-nummer (nummer uit het elektronisch systeem Vreemdelingendienst) vanuit Utrecht is verzonden naar een andere politieregio.
De heer O. stelt in zijn brief, dat hij tijdens de rit per bus van Ter Apel naar Utrecht zijn documenten in de zgn. "documententas" had gezien. Van een overdracht van documenten van de chauffeur van de bus aan de Vreemdelingendienst van de Politie Regio Utrecht kan naar mijn mening geen sprake zijn geweest, aangezien in hotel De Baronie toen geen Vreemdelingendienst aanwezig geweest kan zijn (zie 2e alinea).
Niet kan worden vastgesteld, dat de Vreemdelingendienst van de Politie Regio Utrecht ooit in het bezit is geweest van het dossier van betrokkene. Het lijkt aannemelijker dat de Vreemdelingendienst in het geheel niet in het bezit is geweest van de documenten."
4. standpunt beheerder van het Regionale politiekorps IJsselland
De beheerder van dit korps liet in zijn reactie van 12 mei 1999 onder meer het volgende weten:
"Als vreemdelingen zich in Nederland als asielzoeker laten registreren vindt er een zogenaamd intake-gesprek plaats. Daarbij worden aanwezige documenten als paspoorten, rijbewijzen en dergelijke ingenomen. Op een ontvangstbewijs wordt vermeld wie deze documenten heeft ingenomen en waar deze vervolgens zijn opgeborgen. Dit ontvangstbewijs wordt, met de overige papieren, opgeborgen in een dossier. Dit dossier volgt de vreemdeling naar zijn (tijdelijke) verblijfplaats(en).
Op 17 april 1998 is de familie O. in de Aanvullende Opvang (AVO) in Lemele gekomen. Op 20 mei 1998 heeft de familie O. de AVO in Lemele weer verlaten en is verhuisd naar Generaal de Bonsweg 1 te Velp. Op 28 mei 1998 zijn de dossiers van de familie verstuurd naar het regionaal politiekorps Brabant Noord, De Beverspijken 1 te Den Bosch. (…)
Thans is niet meer te achterhalen of de documenten bij inschrijving of bij uitschrijving in Lemele in het dossier aanwezig waren. Derhalve ga ik ervan uit dat het volledige dossier zoals dat destijds in Lemele is gevormd, op 28 mei 1998 is doorgestuurd naar het regionaal politiekorps Brabant Noord.
Aangezien u vraagt naar een reactie op de klacht voor zover het mijn verantwoordelijkheid raakt, ben ik niet nagegaan wat het regionaal politiekorps Brabant Noord in concreto heeft ontvangen. Dit neemt niet weg dat mij op grond van dit specifieke geval duidelijk is geworden, dat de samenstelling van dergelijke dossiers op enige willekeur berust. Zo ontbreekt een uniforme vaste indeling en inhoudsopgave, aan de hand waarvan dossiers kunnen worden gevormd en op volledigheid kunnen worden nagezien.
De klacht van de heer O. is voor mij dan ook aanleiding geweest om navraag te doen naar wat hier in algemene zin aan kan worden gedaan. Daaruit is mij gebleken dat een landelijke werkgroep zich momenteel bezighoudt met de ontwikkeling van richtlijnen voor de samenstelling van dossiers van vreemdelingen."
5. standpunt beheerder van het Regionale politiekorps Brabant-Noord
5.1. De beheerder van deze politieregio deelde in een reactie van 8 april 1999 op de klacht het volgende mee:
"…Uit de rapportage blijkt dat verzoeker medio september 1998 bij personeel van het AZC te Velp (gem. Grave) verzocht om zijn documenten, die hij bij zijn asielaanvraag op 13 december 1997 in het AC Zevenaar had afgegeven aan een ambtenaar van de IND.
Hoewel gebruikelijk, bleken de documenten niet aanwezig in het fysieke dossier van verzoeker toen dit bij het AZC Velp werd ontvangen. Daar het regelmatig voorkomt dat documenten in het dossier ontbreken, worden toegezonden dossiers in Velp daarop direct gecontroleerd.
In het dossier van verzoeker ontbraken de documenten en evenmin was daarin een ontvangstbewijs en/of een kopie van deze documenten aanwezig.
In de maanden september-november 1998 is door een medewerker van de vreemdelingendienst te Cuijk navraag naar de documenten van verzoeker gedaan bij diens vorige verblijfplaatsen, doch zonder resultaat. Omdat het onmogelijk leek dat een heel pak documenten spoorloos kon verdwijnen is door een tweede medewerker van de vreemdelingendienst te Cuijk opnieuw bij de genoemde instanties navraag gedaan, wederom zonder resultaat.
Gelet op het bovenstaande ben ik van mening dat vaststaat dat de bedoelde documenten niet aanwezig waren in verzoekers dossier, toen deze werd geplaatst in het AZC te Velp en dat door medewerkers van de vreemdelingendienst te Cuijk alles in het werk gezet is om de vermiste documenten te achterhalen. Derhalve acht ik de klacht, voor zover deze gericht is tegen het regionale politiekorps Brabant-Noord ongegrond..."
5.2. Bij de reactie van de korpsbeheerder was een proces-verbaal van onderzoek gevoegd van brigadier G. en hoofdagent B. werkzaam bij de vreemdelingendienst van het regionale politiekorps Brabant-Noord. In dat proces-verbaal van 26 maart 1999 is onder meer het volgende opgenomen:
"Half september 1998 werd door : O. (…) geboren op (…) te (…), van Afghaanse nationaliteit, sinds 18 mei 1998 verblijvende in het asielzoekerscentrum te Velp NB, Generaal de Bonsweg l, verzocht om zijn documenten.
Deze documenten had betrokkene bij zijn asielaanvraag op 13 december 1997 in het AC Zevenaar afgeven aan een ambtenaar van de Immigratie- en Naturalisatiedienst.
Bij ontvangst van het fysieke dossier bleken de documenten daar niet in te zitten. Gebruikelijk is, dat documenten met het fysieke vreemdelingendossier worden meegestuurd.
Gezien het feit dat regelmatig documenten in vreemdelingendossiers ontbreken, worden toegezonden de dossier daarop direct gecontroleerd. Dat was in dit geval ook gedaan. Uit een checklist in het dossier bleek dat er geen documenten aanwezig waren. Ook was er geen bewijs van ontvangt in het dossier of kopieën van documenten.
Daarom is niet direct bij aankomst van het dossier van betrokkene actie ondernomen om de documenten te achterhalen. Achteraf bleek in het rapport van eerste gehoor dat de documenten daar genoemd werden. Via de IND zijn kopieën van documenten opgevraagd.
(…)
In de maanden september-oktober 1998 werd door mij, G. de vreemdelingendiensten, Koninklijke Marechaussee en de IND gebeld (…). Ook werd de eigenaar van hotel De Baronie in Utrecht gebeld. Dit alles zonder resultaat, de documenten bleven onvindbaar.
Daar het ons onmogelijk leek dat een pakket documenten, zoals dat van betrokkene zomaar spoorloos kan verdwijnen is het hele circuit in de maanden november-december 1998 door mij, B., nog eens afgebeld, echter weer zonder resultaat."
D. Standpunt Centraal orgaan opvang asielzoekers
Het COA bracht bij brief van 8 oktober 1999 onder meer het volgende naar voren:
"Nader onderzoek heeft uitgewezen dat de heer O. vanuit het Aanmeldcentrum Zevenaar op 14 en 15 december 1997 is overgeplaatst, naar OC Ter Apel en vervolgens naar De Baronie te Utrecht.
Opgemerkt wordt dat zowel De Baronie als de locatie Ter Apel in die periode is te omschrijven als een pre-OC locatie (ook wel Noodopvang genoemd). De hier geplaatste asielzoekers werden vanuit een dergelijke pre-OC locatie zo snel als mogelijk naar een regulier OC overgeplaatst. Dit betekent dat in de regel de volgende procedure van toepassing is geweest rond de documenten en papieren van deze categorie asielzoekers. Met het oog op een snelle doorplaatsing naar een OC, werden de betreffende dossiers, documenten en papieren niet met de asielzoekers meegezonden naar de pre-OC locatie. Deze bleven achter op het AC onder verantwoordelijkheid van de IND of de Vreemdelingenpolitie. De gehele documentatie van de asielzoeker wordt vervolgens vanuit het AC direct doorgezonden naar het OC waar de asielzoeker wordt geplaatst.
De conclusie is dan ook dat het dossier, papieren en documenten van de heer O. niet naar OC Ter Apel en De Baronie te Utrecht zijn meegezonden in de zogenoemde blauwe documententas. Deze zijn achtergebleven in AC Zevenaar en vervolgens doorgezonden naar OC Schalkhaar. Het is dus niet correct zoals de vreemdelingendienst van het regionale korps Gelderland stelt dat de documenten en papieren van deze asielzoeker zijn meegegeven aan de chauffeur van de bus.
Voor de goede orde wordt aangegeven dat de documenten vervolgens zonder enige bemoeienis van het COA (LAMP) door de IND dan wel de Vreemdelingendienst worden verzonden naar het betreffende OC.
Ook merken wij op dat het vervoer van de asielzoekers op verzoek van de IND wordt geregeld door het COA, dit houdt onder meer in de planning en wie, waar naar toe dient te worden vervoerd. Dit geschiedt inderdaad door de medewerkers op het LAMP. Het is echter niet juist dat het COA verantwoordelijk is voor het vervoer van de asielzoekers, dit geschiedt namelijk onder verantwoordelijkheid van de IND. Het is ook de IND die deze kosten voor zijn rekening neemt.
Wij gaan er vanuit dat de namen van de chauffeurs u reeds eerder telefonisch zijn doorgegeven (…). Voor het geval dit niet is gedaan, het betreft de heren P. en V. als wagenbegeleider op de ritten d.d. 14 december 1997 van AC Zevenaar naar Ter Apel (12.00 uur en 17.30 uur). Van de rit op de dag daarna van OC Ter Apel naar De Baronie te Utrecht zijn tot op heden geen gegevens meer te achterhalen.
Tot slot melden wij dat voor zover ons bekend, geen instructies aan de chauffeurs worden meegegeven op welke wijze zij dienen om te gaan met de blauwe documententas."
E. Reactie verzoeker
Verzoeker gaf in zijn reactie op de hem toegezonden stukken aan dat naar zijn mening alle betrokken politieautoriteiten in zijn zaak hun verantwoordelijkheid ontliepen. Ten aanzien van de reactie van de beheerder van het regionaal politiekorps Gelderland-Midden liet verzoeker weten dat hij niet zijn documenten in de documententas had gezien op 15 december 1997, de dag dat hij werd vervoerd van Ter Apel naar hotel De Baronie te Utrecht. Hij had wel een documententas in de bus gezien, maar uiteraard niet de inhoud daarvan. Verzoeker benadrukte voorts dat het van belang was om de buschauffeur te laten verklaren over de gang van zaken op 14 en 15 december 1997.
F. Nadere INformatie Beheerder van het regionale politiekorps Gelderland-Midden
1. Gelet op de reactie van het COA verzocht de Nationale ombudsman de beheerder van het regionale politiekorps Gelderland-Midden om commentaar.
De korpsbeheerder deelde daarop mee te blijven bij zijn eerder ingenomen standpunt, te weten, dat de medewerkers van de vreemdelingendienst de vastgestelde procedure hadden gevolgd. De korpsbeheerder had geen enkele reden om te twijfelen aan de juistheid van de rapportage van de vreemdelingendienst van 29 december 1998 (zie hiervóór, onder C.1.2.). Naar zijn mening was er in deze zaak niet afgeweken van de door het COA aangegeven procedure, maar was de procedure gevolgd zoals die gebruikelijk was bij de vreemdelingendienst in het aanmeldcentrum. De korpsbeheerder verwees daarvoor naar de handleiding werkzaamheden vreemdelingendienst Zevenaar van 29 november 1996 waarvan hij voor de onderhavige kwestie relevante pagina's in kopie bij zijn brief had gevoegd.
In die handleiding voor medewerkers van de vreemdelingendienst is, voor zover hier relevant, het volgende opgenomen:
"Bestemmingen:
Door het LAMP/COA wordt een plaatsingslijst (bijlage 15) aan de VD doorgegeven. Op deze plaatsingslijst staat het OC op waar de asielzoeker naar toe gaat. Ook wordt hierbij de print, (bijlage 14) van de vertrekkende asielzoeker, afgegeven. Op deze print staat meestal het nummer van de bagagekluis van de asielzoeker. Op de plaatsingslijst wordt het nummer van de kluis, achter de naam van de asielzoeker, ingevuld.
(...)
Wanneer de bestemming is gewijzigd worden de blauwe tas in orde gebracht. Deze tas ligt meestal op de kamer van het LAMP/COA. Deze tassen hebben een venster. In dit venster wordt een kaartje met de plaats van het OC gedaan.
(Opmerking)
Voor alle OC's, behalve voor het OC-Lochem, worden deze blauwe tassen gebruikt, OC-Lochem is voor AMA's en hiervoor wordt een grote enveloppe gebruikt.
Bagage terug:
De asielzoeker, die op de plaatsingslijst voorkomt, wordt nu opgeroepen. Hierbij wordt, aan de hand van de stappenkaart, het nummer van de bagagekluis gecontroleerd. Als alle vertrekkende asielzoekers opgeroepen zijn wordt de bagage opgehaald. In kamer 24 ligt de moedersleutel van bagagekluizen. De asielzoekers worden één voor één opgeroepen en kan zijn bagage pakken.
Echter de waardezakken, die in de bagagekluizen liggen worden in de blauwe tas gedaan en niet aan de asielzoeker meegegeven.
De eventuele beschikking "waardepapieren" welke in de bagagekluis kunnen liggen, worden achter de plaatsingslijst gestopt. Van iedere waardezak, die in een bagagekluis voorkomt, wordt een aantekening gemaakt op de plaatsingslijst. Voor ieder OC wordt een aparte blauwe tas gebruikt.
Nadat alle asielzoekers zijn opgeroepen, voor een bepaald OC, wordt een kopie gemaakt van de plaatsingslijst. Het kopie gaat in de blauwe tas.
(Opmerking)
Men zal er voor moeten zorgen, dat de waardezakken, die in de blauwe tas gaan, dichtgeplakt zijn. Dit om te voorkomen dat goederen tijdens het transport uit de waardezak vallen.
Nadat alle opgeroepen asielzoekers hun bagage terug hebben gekregen worden zij teruggebracht naar de OC-wachtruimte. De blauwe tassen met de waardezakken worden afgegeven bij het LAMP/COA.
De blauwe tas wordt op slot gedaan. Iedere medewerker van de VD is in het bezit van een sleutel, voor het afsluiten van deze tassen."
2. De korpsbeheerder legde voorts een kopie over van de plaatsingslijst die door het COA op 14 december 1997 was opgemaakt. Op deze plaatsingslijst komen de namen van verzoeker en zijn gezinsleden voor. Achter de namen is handgeschreven een nummer vermeld. Bij de gezinsleden van verzoeker is dit 110. Dit nummer komt overeen met het nummer van de bagagekluis van verzoeker. Verder is achter de naam van verzoeker en ook een aantal andere asielzoekers handgeschreven '1x' vermeld.
G. Nadere Informatie COA
Daarnaar gevraagd verstrekte een medewerker van het COA de naam van de busmaatschappij (M-reizen) waarbij de betrokken buschauffeur op 14 december 1997 in dienst was en de door deze ingevulde ritopdracht voor de busrit van die dag.
De hieronder weergegeven tekst achter en onder de vakken met vetgedrukte tekst is in de ritopdracht handgeschreven ingevuld. De ritopdracht ziet er als volgt uit:
Blok 1: In te vullen door AC - tevens fax aan GVM
AC
Zevenaar
Datum:
14 dec 1997
Beoogde vertrektijd:
17.30
Soort vervoer:
(onleesbaar)
Naam opdrachtgever
J.
Handtek. Opdr.gever
(handtekening)
Busnummer
(niets ingevuld)
Bestemmings-OC
Ter Apel
Aantal personen:
16
Bestemmings-OC
(doorgehaalde tekst)
Aantal personen:
(onleesbaar)
Bestemmings-OC
(niets ingevuld)
Aantal personen:
(niets ingevuld)
Blok 2: In te vullen door chauffeur
Naam chauffeur:
P.
Naam wagenbegeleider
V.
GVM-volgnummer
912
Handtekening ontvangst
(handtekening)
Km-stand vertrek AC
327332
Vertrektijd:
18.00
Blok 3: In te vullen door en onder verantwoordelijkheid van chauffeur
Welk OC
OC: Ter Apel
Aankomsttijd:
20.05
Km-stand
327497
Overdracht personen
(handtekening)
Aantal personen
16
Naam OC medewerker
(niets ingevuld)
Handtekening
(handtekening)
Overdracht doc koffer
2
Aantal
(niets ingevuld)
Naam OC medewerker
(niets ingevuld)
Handtekening
(niets ingevuld)
Vertrektijd
20.30
Blok 4: In te vullen door chauffeur
Aankomst in stalling
Datum
Tijd
Km-stand
Naam chauffeur
Handtekening
14-12-97
23.00 uur
327668
P.
(handtekening)
H. Nadere informatie betrokken Vervoersonderneming en Buschauffeur
1. Daarnaar gevraagd gaf een medewerker van het bedrijf M-reizen te Doetinchem aan dat de heer P. nu werkzaam was voor het bedrijf G-reizen. De heer V. was niet bekend bij de medewerkers van M-reizen. Zij konden niet aangeven waar deze thans werkzaam was.
2. De heer P., de buschauffeur die op 14 december 1997 verzoeker en zijn gezin had vervoerd naar Ter Apel, liet op 9 maart 2000 telefonisch tegenover een medewerker van het Bureau Nationale ombudsman weten dat hij zich de toedracht van zijn rit op 14 december 1997 niet meer kon herinneren. Geconfronteerd met de ritopdracht gaf hij aan dat hij die dag de chauffeur was geweest en de heer V. de wagenbegeleider. Deze laatste was verantwoordelijk voor de documententas en het 'overhandigen' van de asielzoekers op de plaats van bestemming. Dat was de standaard werkwijze. De chauffeur mocht volgens de regels de bus niet verlaten. Onderweg waren zij niet gestopt. Er waren onderweg dus geen asielzoekers uitgestapt en/of documenten afgegeven. Dat gebeurde tijdens de diensten van de heer P. nooit. De standaardprocedure was dat de documententas werd afgeleverd aan de ambtenaren die in het OC of AZC aanwezig waren. Waren er geen ambtenaren aanwezig, dan werd de tas bij de beveiligingsmedewerkers afgeleverd. Verder kwamen de chauffeur en de wagenbegeleider niet. De heer P. was er 100% zeker van, dat het zo moest zijn gegaan. Hij wist niet waar de heer V. nu werkzaam was.
I. nadere Informatie Beheerder regionaal politiekorps groningen
De Nationale ombudsman verzocht de beheerder van het regionale politiekorps Groningen - gelet op de tot op dat moment verzamelde gegevens - bij brief van 3 april 2000 om nadere informatie over hetgeen er bij het vervoer van verzoeker van en naar het OC Ter Apel met de documententas(sen) was gebeurd.
In een reactie van 18 april 2000 verwees de korpschef van het regionale politiekorps Groningen, namens de korpsbeheerder, naar de bij zijn brief gevoegde ongedateerde rapportage van brigadier W., werkzaam bij de vreemdelingendienst van het regionale politiekorps Groningen.
In dat rapport is onder meer het volgende opgenomen:
"De heer O. is volgens de bewonersadministratie COA te Ter Apel wel op genoemde datum in het opvangcentrum aangekomen, maar is toen niet in de administratie van het onderzoekcentrum opgenomen. Betrokkene is de volgende dag gelijk weer uitgeplaatst naar een ander opvangcentrum.
In de bewonersadministratie van het OC-Dublin van de COA en in het DVAS van de vreemdelingendienst Ter Apel zijn daarom ook geen gegevens betreffende zijn plaatsing in Ter Apel aangetroffen.
De heer K. van de COA te Ter Apel, deelde mij mede, dat zij begin 1999 al een uitgebreid onderzoek hebben gedaan naar de vermiste documenten van de heer O.
Ook de toenmalige groepschef van de vreemdelingendienst te Ter Apel, de heer H., heeft onderzoek laten doen en heeft hierover gerapporteerd. Beide onderzoeken waren negatief."
Beoordeling
1. Verzoeker, een Afghaanse asielzoeker, klaagt erover dat een aantal documenten die de vreemdelingendienst van het regionale politiekorps Gelderland-Midden op 12 december 1997 van hem heeft ingenomen, nadien is zoekgeraakt. Verzoeker had deze documenten ingeleverd in het kader van zijn asielaanvraag in het aanmeldcentrum te Zevenaar.
2. Op 12 december 1997 arriveerde verzoeker met zijn gezin in Nederland. Hij gaf te kennen een asielverzoek te willen indienen. Hij werd daarvoor verwezen naar het Aanmeldcentrum te Zevenaar. Aldaar aangekomen namen medewerkers van de vreemdelingendienst van het regionale politiekorps Gelderland-Midden zijn documenten in. Het betrof onder meer een aantal diploma's van militaire opleidingen, een diplomatenpaspoort, documenten over zijn lidmaatschap van de voormalige communistische partij van Afghanistan en diverse foto's. Van de ingenomen documenten werden kopieën gemaakt die vervolgens aan medewerkers van de Immigratie- en Naturalisatiedienst van het Ministerie van Justitie ter beschikking werden gesteld voor de behandeling van het asielverzoek.
Op 14 december 1997 omstreeks 17.30 uur werden verzoeker en zijn gezin, samen met een aantal andere asielzoekers, per bus vervoerd naar Ter Apel, vanwaar zij de volgende dag weer werden verplaatst naar hotel De Baronie te Utrecht. Ook dit was een tijdelijke opvangplaats. Vanaf 23 januari 1998 verbleef verzoeker in het OC Schalkhaar en op 17 april 1998 werd hij overgeplaatst naar de zogenoemde aanvullende opvang te Lemele. Op 20 mei 1998 plaatste het Centraal Orgaan opvang asielzoekers (COA) verzoeker en zijn gezin in het asielzoekerscentrum te Velp (gemeente Grave).
Tijdens zijn verblijf in het AZC te Velp deed verzoeker navraag bij de vreemdelingendienst aldaar naar de verblijfplaats van de documenten die op 12 december 1997 waren ingenomen. De originele documenten konden niet worden gevonden, en zijn ook nadien niet meer boven water gekomen.
3. Het onderzoek van de Nationale ombudsman heeft geen uitsluitsel gegeven over de vraag waar en wanneer precies verzoekers documenten zijn kwijtgeraakt. Wel wordt als vaststaand aangenomen - hetgeen overigens ook door geen van de betrokken bestuursorganen is weersproken - dat verzoeker de door hem aangeduide documenten heeft ingeleverd en dat deze documenten vervolgens in het ongerede zijn geraakt.
Gelet op het voorgaande moet de vraag worden beantwoord wie (in de eerste plaats) verantwoordelijk moet worden geacht voor het zoekraken van de documenten.
4. De beheerder van het regionale politiekorps Gelderland-Midden heeft zich op het standpunt gesteld dat de vreemdelingendienst van zijn korps niet verantwoordelijk is voor het zoekraken van deze stukken. Naar het oordeel van de korpsbeheerder had de vreemdelingendienst de voorgeschreven procedure gevolgd.
Brigadier B. van de vreemdelingdienst van de politie Gelderland-Midden merkte in een rapportage (zie ook bevindingen, onder C.1.2.) op dat de door verzoeker bedoelde bescheiden wel waren gekopieerd, maar niet waren ingenomen. De stukken waren volgens B. in een aparte verpakking in een bagagekluis (nr. 110) geplaatst, en later - conform afspraken met het Landelijk Aanmeldpunt voor asielzoekers (LAMP) en het COA - ter aanbieding aan de Vreemdelingendienst van het OC Ter Apel in een blauwe documententas meegegeven aan de chauffeur van de bus naar Ter Apel.
5. Uit de reactie van het COA op de klacht volgt dat bij het COA kennelijk een ander beeld bestaat over de wijze waarop met documenten van asielzoekers dient te worden omgesprongen en in ieder geval hoe dat in dit geval had moeten gebeuren. Volgens het COA had de vreemdelingendienst van korps Gelderland-Midden de documenten van verzoeker niet mogen meegeven aan de chauffeur die verzoeker naar Ter Apel had vervoerd, omdat zowel de locatie Ter Apel als de locatie hotel De Baronie in Utrecht toentertijd dienst deden als pre-OC-locatie oftewel als noodopvang. De vreemdelingendienst Gelderland-Midden had verzoekers dossier moeten achterhouden, en het had een en ander pas moeten doorsturen zodra verzoeker was aangekomen op een regulier OC; in dit geval het OC te Schalkhaar (zie bevindingen onder D.).
Daarnaast bracht het COA nog naar voren dat de chauffeurs geen instructies meekrijgen over de wijze waarop zij dienen om te gaan met de blauwe documententassen.
6. De beheerder van het regionale politiekorps Gelderland-Midden liet - in reactie op hetgeen door het COA naar voren was gebracht - weten hierin geen aanleiding te zien zijn eerder ingenomen standpunt te herzien. Hij bleef van mening dat de vreemdelingendienst van zijn korps procedureel juist had gehandeld. Hij verwees naar de handleiding werkzaamheden vreemdelingendienst aanmeldcentrum Zevenaar van 29 november 1996 (zie bevindingen, onder F.1.). Hierin is onder meer te lezen dat het LAMP/COA plaatsingslijsten voor de verschillende OC's verstrekt aan het AC Zevenaar. In de betreffende handleiding wordt geen onderscheid gemaakt tussen OC's en pre-OC's.
Asielzoekers die op de plaatsingslijst voorkomen, worden op een zeker moment één voor één opgeroepen om hun bagage, die in een genummerde bagagekluis is opgeborgen, op te halen. In die bagagekluizen zitten ook de zogenoemde waardezakken waarin onder meer voor de asielzoeker belangrijke documenten zijn opgeborgen. Asielzoekers krijgen deze waardezakken niet zelf mee. Deze worden in de blauwe documententas gedaan en meegegeven aan de chauffeur van de bus. In de handleiding is ter zake nog vermeld dat er voor moet worden gezorgd dat de waardezakken zijn dichtgeplakt om te voorkomen dat tijdens het vervoer stukken kunnen kwijtraken. De blauwe documententassen worden op slot gedaan; medewerkers van de Vreemdelingendienst beschikken over een sleutel.
De beheerder van het regionale politiekorps Gelderland-Midden heeft nog naar voren gebracht dat verzoeker in een bemiddelingsgesprek zou hebben aangegeven dat hij bij zijn vervoer van Ter Apel naar hotel De Baronie in een blauwe documententas de hem toebehorende documenten zou hebben waargenomen. Verzoeker heeft dit vervolgens weersproken (zie bevindingen, onder E.).
Gelet op de hiervoor weergegeven procedure acht de Nationale ombudsman het niet waarschijnlijk dat verzoeker bij zijn vervoer naar hotel de Baronie heeft kunnen zien dat zijn documenten in de blauwe documententas zaten.
7. De beheerders van de regionale politiekorpsen Groningen en Utrecht hebben aangegeven dat de vreemdelingendiensten van hun korpsen geen directe bemoeienis hebben gehad met (de inname van) verzoekers zoekgeraakte documenten.
De beheerder van het regionale politiekorps Groningen heeft naar voren gebracht dat er in Ter Apel geen intake is geweest, aangezien verzoeker op 14 december laat in de avond aankwam en op 15 december 1997 al weer vroeg was vertrokken richting Utrecht.
De beheerder van het regionale politiekorps Utrecht heeft naar voren gebracht dat de Vreemdelingendienst van zijn korps er in de periode dat verzoeker was ondergebracht in hotel De Baronie niet van op de hoogte was dat dit hotel werd ingezet als tijdelijke opvang voor asielzoekers.
Deze standpunten sporen met hetgeen het COA heeft opgemerkt over de procedure die in verzoekers geval had moeten worden gevolgd.
8. De beheerder van het regionale politiekorps IJsselland liet weten dat het niet (meer) te achterhalen was of verzoekers documenten bij inschrijving of uitschrijving in Lemele nog in diens dossier aanwezig waren. Hij ging ervan uit dat het volledige dossier was doorgestuurd naar het regionale politiekorps Brabant-Noord.
Voorts gaf deze korpsbeheerder te kennen dat het hem op grond van verzoekers klacht duidelijk was geworden dat de samenstelling van dossiers van asielzoekers onvoldoende transparant is. Zo ontbreekt een vaste indeling en inhoudsopgave. Dit belemmert enerzijds een consistente dossiervorming en anderzijds de mogelijkheid om het dossier op volledigheid te kunnen toetsen en/of na te zien, aldus de korpsbeheerder.
9. De beheerder van het regionale politiekorps Brabant-Noord bracht naar voren dat het regelmatig voorkomt dat documenten ontbreken in dossiers van asielzoekers. Om die reden worden in het AZC Velp de dossiers direct op volledigheid gecontroleerd. In het fysieke dossier van verzoeker ontbraken de documenten. Daarnaast was evenmin een ontvangstbewijs en/of een kopie van de betreffende documenten voorhanden. Medewerkers van de vreemdelingendienst van zijn korps hadden tot tweemaal toe navraag gedaan naar verzoekers documenten bij diens vorige verblijfplaatsen, maar dit had niets opgeleverd. De korpsbeheerder was van mening dat het regionale politiekorps Brabant-Noord niets viel te verwijten.
10. Uit het voorgaande volgt in ieder geval dat er geen eenduidig protocol bestaat over de wijze waarop met documenten van asielzoekers dient te worden omgesprongen.
De Nationale ombudsman heeft al vaker klachten onderzocht van asielzoekers over zoekgeraakte documenten (voor klachten waarbij (ook) het regionale politiekorps Gelderland-Midden was betrokken; zie bijvoorbeeld de op 6 augustus 1999 uitgebrachte rapporten 99/345 en 99/346). In die rapporten is gewezen op het belang van een zorgvuldige registratie en beheer van ingenomen documenten.
Uit de onderhavige klacht volgt dat er op dit punt thans nog steeds problemen zijn. Een en ander geeft de Nationale ombudsman dan ook aanleiding voor het doen van een aanbeveling aan de Minister van Justitie op het punt van de zorg voor ingenomen documenten van asielzoekers.
11. Voor wat betreft het aandeel van (de vreemdelingendiensten van) de verschillende politiekorpsen en het COA in het zoekraken van verzoekers documenten wordt het volgende overwogen.
In algemene zin geldt dat de vreemdelingendiensten van de politie een zorgverplichting hebben ten aanzien van de asielzoekers, die in een AC, AVO of OC/AZC zijn ondergebracht, alsmede ten aanzien van de van die personen - ter bewaring - ingenomen goederen en documenten. Een zorgvuldige registratie van ingenomen stukken maakt deel uit van deze zorgplicht. In het geval dat er gebreken zijn in de (procedure van) registratie en een asielzoeker claimt dat hij bepaalde ingenomen zaken mist, dat deze beschadigd zijn of anderszins in het ongerede zijn geraakt, is de politie daarvoor in beginsel verantwoordelijk. Eventuele schade behoort in een dergelijk geval in beginsel voor risico van de politie te komen.
11.1. In dit geval is in ieder geval de vreemdelingendienst van het regionale politiekorps Gelderland-Midden ten aanzien van de registratie van de van verzoeker ingenomen stukken op een aantal punten tekort geschoten. Zo heeft de politie geen duidelijke inventarislijst kunnen overleggen van de van verzoeker ingenomen documenten. Ook ontbreekt een handtekeningenformulier waarin is vastgelegd dat voor afgifte en ontvangst van deze documenten is getekend. Aldus valt niet meer te achterhalen welke documenten in de waardezak zaten die in de blauwe documententas zijn meegegeven aan de buschauffeur.
Nu vaststaat dat een aantal van verzoekers documenten in het ongerede is geraakt, moet met name de vreemdelingendienst van het regionale politiekorps Gelderland-Midden daarvoor verantwoordelijk worden gehouden, aangezien het als eerste voor een deugdelijke administratie van deze stukken had moeten zorgdragen.
De onderzochte gedraging van deze vreemdelingendienst is daarmee niet behoorlijk.
11.2. Ten aanzien van de vreemdelingendiensten van de regionale politiekorpsen Groningen en Utrecht is er onvoldoende reden deze twee politiekorpsen (mede) verantwoordelijk te achten voor het in het ongerede raken van deze documenten. Uit de overgelegde stukken volgt immers dat deze vreemdelingendiensten verzoekers documenten niet in handen hebben gehad.
De onderzochte gedragingen van deze vreemdelingendiensten zijn behoorlijk.
11.3. De beheerder van het regionale politiekorps IJsselland heeft naar voren gebracht dat het niet meer te achterhalen was of verzoekers documenten bij inschrijving of uitschrijving in het AVO te Lemele nog in diens dossier zaten. Hij ging ervan uit dat het volledige dossier was doorgestuurd naar het korps Brabant-Noord. Blijkens de reactie van de beheerder van het regionale politiekorps Brabant-Noord heeft de vreemdelingendienst van zijn korps het dossier van verzoeker bij aankomst in het AZC Velp meteen gecontroleerd. Toen ontbraken er documenten. Er zat toen evenmin een ontvangstbewijs in het dossier.
Hieruit volgt dat ook de vreemdelingendienst van het regionale politiekorps IJsselland tekort is geschoten op het punt van de vereiste administratieve zorgvuldigheid. Ook van dit korps had mogen worden verwacht dat het, net als het regionale politiekorps Brabant-Noord, had gecontroleerd of verzoekers dossier bij aankomst in een onder zijn verantwoordelijkheid vallend AVO in orde was en dat bij eventuele gebreken meteen was opgetreden om een en ander te herstellen. Of dergelijke activiteiten al dan niet zijn verricht is niet na te gaan, omdat ter zake kennelijk niets is vastgelegd. Dat is niet juist.
De onderzochte gedraging van de vreemdelingendienst van het regionale politiekorps IJsselland is daarmee niet behoorlijk.
11.4. Het regionale politiekorps Brabant-Noord treft daarentegen geen verwijt. Het is voldoende aannemelijk dat verzoekers documenten al in het ongerede waren geraakt toen hij in Velp aankwam. De betreffende vreemdelingendienst heeft vervolgens nog een vruchteloze poging gedaan de documenten te traceren. Dat dit niet is gelukt, kan dit korps niet worden tegengeworpen.
De onderzochte gedraging van deze vreemdelingendienst is behoorlijk.
11.5. Ten aanzien van het COA geldt het volgende.
Uit de overgelegde stukken volgt dat het vervoer van asielzoekers wordt geregeld door het COA. De buschauffeurs die de asielzoekers vervoeren krijgen in dergelijke gevallen veelal ook de blauwe documententassen mee. Daarin zitten (onder meer) de waardezakken met (belangrijke) documenten van de asielzoekers. De blauwe documententassen worden afgesloten; medewerkers van de vreemdelingendiensten beschikken over een sleutel. Uit de overgelegde stukken volgt niet dat op enig moment de (volledige) documententas in het ongerede is geraakt. Er is enkel sprake van het zoekraken van specifieke documenten.
Nu chauffeurs niet beschikken over een sleutel van de blauwe documententas(sen), en dus ook niet de chauffeur in kwestie, kan deze chauffeur en daarmee het COA geen verwijt worden gemaakt voor het zoekraken van verzoekers documenten.
De onderzochte gedraging van het COA is daarmee behoorlijk.
Conclusie
De klacht over de onderzochte gedraging van de vreemdelingendienst van het regionale politiekorps Gelderland-Midden, die wordt aangemerkt als een gedraging van de beheerder van dit korps (de burgemeester van Arnhem), is gegrond.
De klacht over de onderzochte gedraging van de vreemdelingendienst van het regionale politiekorps Groningen, die wordt aangemerkt als een gedraging van de beheerder van dit korps (de burgemeester van Groningen), is niet gegrond.
De klacht over de onderzochte gedraging van de vreemdelingendienst van het regionale politiekorps Utrecht, die wordt aangemerkt als een gedraging van de beheerder van dit korps (de burgemeester van Utrecht), is niet gegrond.
De klacht over de onderzochte gedraging van de vreemdelingendienst van het regionale politiekorps IJsselland, die wordt aangemerkt als een gedraging van de beheerder van dit politiekorps (de burgemeester van Zwolle), is gegrond.
De klacht over de onderzochte gedraging van de vreemdelingendienst van het regionale politiekorps Brabant-Noord, die wordt aangemerkt als een gedraging van de beheerder van dit korps (de burgemeester van 's-Hertogenbosch), is niet gegrond.
De klacht over het centraal orgaan opvang asielzoekers (COA) is niet gegrond.
Aanbeveling
De Minister van Justitie wordt in overweging gegeven om - in samenspraak met de relevante regionale politiekorpsen en het COA - in de Vreemdelingencirculaire een adequate en sluitende procedure tot stand te brengen ten aanzien van de in acht te nemen zorg voor documenten die van asielzoekers worden ingenomen.
Aandachtspunten dienen daarbij in ieder geval te zijn:
a) een zorgvuldige registratie van ingenomen documenten;
b) het verstrekken van afschriften aan de asielzoeker van ingenomen documenten;
c) samenstelling van overzichtelijke (handtekeningen)formulieren voor afgifte en ontvangst van (ingenomen) documenten;
d) het inbouwen van controlemomenten van het dossier van een asielzoeker indien - bijvoorbeeld bij een overplaatsing - de verantwoordelijkheid voor een asielzoeker wordt overgeheveld van (de vreemdelingendienst van) het ene regionale politiekorps naar (de vreemdelingendienst van) een ander regionale politiekorps.
e) deugdelijke, schriftelijke instructies aan de voor het COA werkende chauffeurs over in acht te nemen regels bij ontvangst, vervoer en de afgifte op de plaats van bestemming van de blauwe documententas.