Tussen een man en zijn ex-partner loopt het uit de hand. De ex-partner deed aangifte tegen de man. Daarop deed de politie een melding bij Veilig Thuis. Die begreep uit de melding ten onrechte dat de man tijdens zijn verhoor bij de politie had gedreigd zijn kinderen wat aan te doen als zijn ex-partner bij hem weg zou gaan. Veilig Thuis meldde dit bij het Zorg- en Veiligheidshuis. En vroeg om de zaak met andere overheidsinstanties (de politie, de Reclassering, het Openbaar Ministerie, het Sociaal Wijkteam en de Raad voor de Kinderbescherming) te bespreken. De instanties vonden de zaak zorgelijk. Omdat de strafzitting nog moest komen, namen de instanties geen beslissing over het contact van de man met zijn kinderen. Die strafzitting ging alleen niet door en uiteindelijk werd de strafzaak een aantal maanden later geseponeerd. In die gehele periode had de man geen contact met zijn kinderen, doordat er tussen hem en zijn ex-partner geen omgangsregeling werd getroffen. De man klaagde er bij de ombudsman over dat de instanties bij het overleg bij het Veiligheidshuis onjuiste informatie over hem hadden gedeeld en vastgelegd.
De ombudsman vindt het belangrijk dat de informatie die bij het overleg bij het Veiligheidshuis door de instanties wordt gedeeld, juist en gecontroleerd is. De instanties moeten de laatste ontwikkelingen bij hun eigen organisatie over deze zaak kennen. Verder is het belangrijk dat de instanties ook na het overleg belangrijke nieuwe informatie of ontwikkelingen in de zaak met elkaar delen. Zodat aan de hand daarvan kan worden bepaald of de zaak opnieuw in het overleg moet worden besproken. Ook is het belangrijk dat er van het overleg zorgvuldig verslag wordt gedaan. Zodat ook achteraf nog kan worden nagegaan wie er bij het overleg was en wat die persoon tijdens het overleg aan informatie of kennis heeft ingebracht.
Uit de behandeling van de klachten door verschillende instanties en het Veiligheidshuis is gebleken dat op deze punten bepaalde zaken niet goed zijn gegaan. Door de instanties is er hierdoor bijna een jaar lang een onjuist, negatief beeld over de man gedeeld. De ombudsman sluit niet uit dat wanneer de zaak eerder opnieuw binnen het Veiligheidshuis was besproken, dit negatieve beeld zou zijn bijgesteld en de man eerder contact met zijn kinderen zou hebben gehad. Hij vindt de klacht van de man hierover dan ook terecht. De ombudsman vindt het positief dat de instanties na overleg met de ombudsman leer- en verbeterpunten hebben opgesteld. Hij verwacht dat de instanties deze punten doorvoeren in hun organisaties en hierover met de man in gesprek gaan.
De ombudsman vindt het verder belangrijk dat voor een burger duidelijk is bij wie hij terecht kan met een klacht. Dit geldt zeker wanneer verschillende overheidsinstanties met elkaar samenwerken. Het is namelijk altijd belangrijk dat een klachtenprocedure helder, toegankelijk en laagdrempelig is. Zodat er één loket is voor de burger en de burger maar één keer zijn verhaal hoeft te doen. Daarbij past het niet om de burger alleen te verwijzen naar een andere instantie.
In deze zaak heeft de man erg veel klachtprocedures moeten doorlopen om antwoord te krijgen op de vragen die hij had over het handelen van de instanties en het Veiligheidshuis. Dat is zeer belastend voor hem geweest en heeft hem veel tijd en energie gekost. De instanties hebben hiervoor onvoldoende aandacht gehad. Als ze samen één aanspreekpunt voor de man hadden ingesteld, had voorkomen kunnen worden dat hij met zes overheidsinstanties tegelijk over zijn klacht contact moest hebben. De ombudsman vindt de klacht van de man ook op dit punt terecht.