Verzoekster klaagt erover dat een ambtenaar van het regionale politiekorps Twente een aan hem omstreeks 17 februari 2002 afgegeven brief, tot het moment dat zij zich tot de Nationale ombudsman wendde, niet aan haar heeft teruggeven ondanks dat hij had toegezegd dit te zullen doen.
Beoordeling
Algemeen
Verzoekster heeft omstreeks 17 februari 2002 een in de Arabische taal geschreven brief, overhandigd aan politieambtenaar W. Deze brief bevatte volgens verzoekster informatie over en namen van mensen die betrokken waren bij de dood van haar man in het noorden van Irak. Deze brief had zij in Irak ontvangen van een gevluchte medestrijder van haar echtgenoot. Omdat zij, noch haar schoonouders, noch de politieambtenaar het Arabisch schrift machtig zijn, stelde de politieambtenaar voor om deze brief, in verband met de gevoelige informatie die in deze brief zou staan, door de politie te laten vertalen. Op deze manier zou de informatie niet in verkeerde handen kunnen vallen. Verzoekster heeft de brief daarop overhandigd aan de politieambtenaar. De politieambtenaar heeft daarbij toegezegd dat hij de originele brief, inclusief de vertaling aan verzoekster zou teruggeven.
I. Bevindingen
1. Verzoekster klaagt erover dat politieambtenaar W. haar deze brief tot het moment dat zij zich tot de Nationale ombudsman wendde, niet heeft teruggegeven, ondanks dat hij had toegezegd deze brief met de vertaling ervan aan haar te zullen overhandigen, wanneer de vertaling voor handen was.
Tevens heeft verzoekster aangevoerd dat de heer W. haar diverse keren verschillende informatie over de verblijfplaats van de brief heeft gegeven. In februari 2003 heeft de heer W. aangegeven dat hij de brief zou opzoeken en aan verzoekster zou teruggeven. In latere gesprekken in 2003 heeft de heer W. steeds een ander verhaal verteld en in september 2003 heeft de heer W. meegedeeld dat de brief in een archief van de politie Twente zou liggen. Omdat de verhalen van de heer W. steeds ongeloofwaardiger werden, heeft verzoekster op 16 september 2003 via haar gemachtigde een klacht ingediend bij de politie.
2. De beheerder van het regionale politiekorps Twente heeft in de interne klachtprocedure de klacht op 17 februari 2004 ongegrond geacht. De korpsbeheerder heeft aangegeven dat de heer W., gezien de aard van verdwijning van de echtgenoot van verzoekster, contact heeft opgenomen met de Regionale Inlichtingen Dienst (RID) en de brief aan de RID heeft overhandigd. De heer W. had van deze brief geen kopie gemaakt, daar hij in de veronderstelling was dat hij een kopie van verzoekster had ontvangen en hij deze mocht houden voor het onderzoek. De heer W. heeft daarna gesproken met de gemachtigde van verzoekster en heeft hem verteld dat hij contact moest opnemen met de RID. Gebleken is dat de RID de brief vervolgens ter beschikking heeft gesteld van de Algemene Inlichtingen en Veiligheidsdienst (AIVD). Inmiddels valt de brief onder de werking van artikel 60 van de Wet Inlichtingen en Veiligheidsdiensten (WIVD 2002) (zie Achtergrond), wat met zich brengt dat geen van de stukken uit dit dossier ter beschikking mag worden gesteld, aldus de korpsbeheerder. De klachtonderzoekster heeft verzoeksters gemachtigde destijds dan ook verwezen naar de minister van Justitie (lees: de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties; N.o.) om een procedure te starten om (een afschrift van) de brief te verkrijgen (zie Achtergrond).
3. In het kader van het interne klachtonderzoek heeft een gehoor van politieambtenaar W. plaatsgevonden. De heer W. heeft verklaard dat hij de brief aan de RID had overhandigd. Hij heeft daarna telefonisch contact gehad met de gemachtigde van verzoekster en heeft hem verwezen naar de RID, omdat hij de brief niet meer in zijn bezit had. De heer W. heeft daarna nog wel contact gehad met de RID omtrent deze kwestie. De RID heeft hem op een gegeven moment op de hoogte gesteld van het feit dat de brief in handen was gesteld van de AIVD.
4. Ook de medewerker van de RID, de heer Wi. werd in het kader van de interne klachtbehandeling gehoord. De heer Wi. was destijds zijdelings bij deze zaak betrokken, maar verklaarde dat hij destijds door de heer W. werd benaderd met de vraag of hij de brief aan verzoekster kon terugbezorgen. Hij heeft de heer W. toen meegedeeld niet aan dit verzoek te kunnen voldoen, omdat deze brief reeds ter beschikking was gesteld van de AIVD en inmiddels onder de werking van artikel 60 WIVD 2002 viel.
5. De korpsbeheerder heeft naar aanleiding van het onderzoek van de Nationale ombudsman op 12 juli 2004 een standpunt over de klacht ingenomen. Wederom acht de korpsbeheerder de klacht niet gegrond. In zijn brief heeft hij nog het volgende toegevoegd aan zijn eerdere standpunt. De heer W. had van de RID het dringende advies gekregen zich niet verder met deze zaak bezig te houden. De heer W. had zich vanuit het oogpunt van professionaliteit aan dit advies gehouden en hierover geen verdere navraag gedaan bij de RID. Nu de brief onder de werking van de WIVD 2002 viel, kon de heer W. niet meer over deze brief beschikken en deze niet meer teruggeven aan verzoekster. Dit heeft hij destijds meerdere malen met verzoekster en haar gemachtigde besproken.
6. In reactie op dit standpunt heeft verzoeksters gemachtigde bij brief van 3 augustus 2004 nogmaals benadrukt dat de heer W. de brief slechts heeft gekregen om deze door een betrouwbare persoon te laten vertalen. Wat de heer W. intern met deze brief heeft gedaan is voor verzoekster niet interessant. De heer W. gold voor verzoekster en haar familie als een vertrouwenspersoon en dit vertrouwen heeft hij beschaamd. Bovendien heeft de heer W. in de diverse gesprekken met verzoekster of haar gemachtigde geen enkele keer gezegd dat hij de originele brief aan de RID had gegeven, hetgeen hij overigens op eigen initiatief heeft gedaan.
7. De korpsbeheerder heeft op deze reactie bij brief van 1 september 2004 gereageerd. Hij heeft gesteld dat het feit dat de heer W. door de familie K. werd beschouwd als een vertrouwenspersoon, geenszins betekent dat de feiten waarvan de heer W. wetenschap kreeg ook slechts vertrouwelijk tussen hem en de familie zouden blijven. De heer W. heeft als politiefunctionaris immers ook een professionele verantwoordelijkheid en hij heeft volstrekt correct gehandeld door de brief aan de RID te overhandigen. Op het moment dat hij voorstelde de brief door de politie te laten vertalen, heeft de heer W. niet kunnen voorzien dat de brief uiteindelijk onder de werking van de WIVD 2002 zou gaan vallen en daardoor niet meer teruggegeven kon worden.
II. Beoordeling
8. Het staat vast dat de afspraak tussen verzoekster en politieambtenaar W. was dat de heer W. de in Arabisch schrift opgestelde brief door de politie zou laten vertalen en deze daarna met de vertaling aan verzoekster zou teruggeven. Eveneens staat vast dat de heer W. de brief niet aan verzoekster heeft teruggegeven. De korpsbeheerder heeft als reden hiervoor aangevoerd dat de brief inmiddels onder de werking van de WIVD 2002 valt, en dus niet meer aan verzoekster kan worden teruggegeven. Hiertoe dient verzoekster een verzoek in te dienen bij de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.
Met de korpsbeheerder is de Nationale ombudsman van oordeel dat er gezien de specifieke omstandigheden waarop de brief vermoedelijk betrekking had, geen sprake was een onprofessionele werkwijze van politieambtenaar W. door de brief in handen te stellen van de RID. Dat de brief inmiddels onder de werking van de WIVD 2002 valt zodat deze door W. niet kan worden teruggegeven, kan de heer W. niet worden verweten.
De onderzochte gedraging is in zoverre behoorlijk.
Een belangrijk aspect dat in deze zaak een rol speelt is het verschaffen van (de juiste) informatie. Niet is gebleken dat de heer W. verzoekster of haar gemachtigde op de hoogte heeft gesteld van het feit dat hij de brief aan de RID heeft overhandigd. Van een bestuursorgaan mag worden verwacht dat het burgers de juiste informatie verschaft. Het argument dat de heer W. op het moment dat hij de brief aan de RID overhandigde niet kon voorzien dat de RID de brief weer zou doorspelen aan de AIVD waardoor de brief onder de werking van de WIVD 2002 zou komen te vallen, doet hieraan dan ook niet af. Verzoekster wordt nu door de politie geconfronteerd met een voldongen feit, namelijk dat zij niet meer over de brief kan beschikken en dat zij deze via een procedure bij de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties moet zien terug te krijgen. De heer W. is dan ook tekortgeschoten ten aanzien van het beginsel van actieve informatieverstrekking.
De onderzochte gedraging is in zoverre niet behoorlijk.
Ten overvloede merkt de Nationale ombudsman ten aanzien van de opmerking van de heer W. dat hij in de veronderstelling verkeerde dat hij slechts beschikte over een kopie van de brief op dat hij deze opmerking niet overtuigend acht gelet op het feit dat de heer W. verzoekster heeft beloofd haar de brief terug te geven. Wanneer het een kopie had betroffen, was er geen reden geweest de brief terug te geven.
Conclusie
De klacht over de onderzochte gedraging van het regionale politiekorps Twente, die wordt aangemerkt als een gedraging van de beheerder van het regionale politiekorps Twente (de burgemeester van Enschede) is niet gegrond op het punt van het niet teruggeven van de brief en gegrond voor zover niet is aangegeven dat de brief is overhandigd aan de RID.
Onderzoek
Op 28 april 2004 ontving de Nationale ombudsman een verzoekschrift van mevrouw K. te W., ingediend door de heer J. Nijland te Hengelo, met een klacht over een gedraging van het regionale politiekorps Twente.
Naar deze gedraging, die wordt aangemerkt als een gedraging van de beheerder van het regionale politiekorps Twente (de burgemeester van Enschede), werd een onderzoek ingesteld.
In het kader van het onderzoek werd de beheerder van het regionale politiekorps Twente verzocht op de klacht te reageren en een afschrift toe te sturen van de stukken die op de klacht betrekking hebben.
Daarnaast werden twee betrokken ambtenaren de gelegenheid geboden om commentaar op de klacht te geven. Eén van deze ambtenaren maakte van deze gelegenheid geen gebruik.
Tijdens het onderzoek kregen de korpsbeheerder en verzoekster de gelegenheid op de door ieder van hen verstrekte inlichtingen te reageren.
Het resultaat van het onderzoek werd als verslag van bevindingen gestuurd aan betrokkenen. De korpsbeheerder, betrokken ambtenaar Wi. en verzoeksters gemachtigde deelden mee zich met de inhoud van het verslag te kunnen verenigen.
Informatieoverzicht
De bevindingen van het onderzoek zijn gebaseerd op de volgende informatie:
Verzoekschrift van 27 april 2004, met bijlagen over de interne klachtprocedure bij het regionale politiekorps Twente.
Openingsbrieven van de Nationale ombudsman van 8 juli 2004.
Standpunt van de korpsbeheerder van 12 juli 2004.
Reactie van verzoekster van 3 augustus 2004.
Reactie van de korpsbeheerder van 1 september 2004.
Bevindingen
Zie onder Beoordeling.
Achtergrond
Wet op de inlichtingen- en veiligheidsdiensten 2002
Artikel 36
"1. De diensten zijn in het kader van een goede taakuitvoering bevoegd om omtrent door of ten behoeve van de dienst verwerkte gegevens mededeling te doen aan:
a. Onze Ministers wie deze aangaan;
b. andere bestuursorganen wie deze aangaan;
c. andere personen of instanties wie deze aangaan;
d. daarvoor in aanmerking komende inlichtingen- en veiligheidsdiensten van andere landen, alsmede andere daarvoor in aanmerking komende internationale beveiligings-, verbindingsinlichtingen- en inlichtingenorganen.
2. Een mededeling als bedoeld in het eerste lid geschiedt door Onze betrokken Minister, indien de aard van de mededeling daartoe aanleiding geeft.
3. Onverminderd de mededeling, bedoeld in het eerste lid, kan van door de diensten verwerkte gegevens voorts slechts mededeling worden gedaan in de gevallen voorzien bij deze wet."
Artikel 45
"Onverminderd de kennisneming van op grond van paragraaf 3.3 verstrekte gegevens, kan van de gegevens verwerkt door of ten behoeve van een dienst slechts kennis worden genomen overeenkomstig de bepalingen van dit hoofdstuk."
Artikel 47
"1. Onze betrokken Minister deelt een ieder op diens aanvraag zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen drie maanden mede of en, zo ja, welke hem betreffende persoonsgegevens door of ten behoeve van een dienst zijn verwerkt. Onze betrokken Minister kan zijn besluit voor ten hoogste vier weken verdagen. Van de verdaging wordt voor de afloop van de eerste termijn schriftelijk gemotiveerd mededeling gedaan aan de aanvrager.
2. Voor zover een aanvraag als bedoeld in het eerste lid wordt ingewilligd, stelt Onze betrokken Minister de aanvrager zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen vier weken na bekendmaking van zijn besluit in de gelegenheid van zijn gegevens kennis te nemen.
3. Onze betrokken Minister draagt zorg voor een deugdelijke vaststelling van de identiteit van de aanvrager."
Artikel 50
"1. Artikel 47 is van overeenkomstige toepassing op een aanvraag met betrekking tot persoonsgegevens die zijn verwerkt door of ten behoeve van een dienst ten aanzien van een overleden echtgenoot, geregistreerd partner, kind of ouder van de aanvrager.
2. In de aanvraag, bedoeld in het eerste lid, worden ten minste de volgende gegevens vermeld:
a. naam en voorletters van de overledene;
b. geboortedatum en geboorteplaats van de overledene;
c. datum van overlijden en plaats van overlijden;
d. de hoedanigheid van de overledene in relatie tot de aanvrager.
3. In de gevallen dat blijkt dat de aanvraag, bedoeld in het eerste lid, betrekking heeft op gegevens van een persoon die nog niet is overleden of op gegevens van een overleden persoon die niet de hoedanigheid van echtgenoot, geregistreerd partner, kind of ouder van de aanvrager heeft, wordt de aanvraag niet ontvankelijk verklaard."
Artikel 52
"1. Onze betrokken Minister stelt de aanvrager in kennis van de desbetreffende gegevens door:
a. het geven van een kopie van het document waarin de gegevens zijn neergelegd of door de letterlijke inhoud daarvan in andere vorm te verstrekken,
b. inzage van de inhoud van het desbetreffende document toe te staan,
c. een uittreksel of een samenvatting van de inhoud van het desbetreffende document te geven of
d. inlichtingen uit het desbetreffende document te verschaffen.
2. Bij het kiezen tussen de vormen van inkennisstelling houdt Onze betrokken Minister rekening met de voorkeur van de aanvrager en het belang van de dienst.
3. Voor het vervaardigen van kopieën van documenten en uittreksels of samenvattingen van de inhoud daarvan kan van de aanvrager een vergoeding worden gevraagd. De bij of krachtens artikel 12 van de Wet openbaarheid van bestuur gestelde regels zijn daarop van overeenkomstige toepassing."
Artikel 60
"1. De korpschef van een politiekorps, de commandant van de Koninklijke Marechaussee, de directeur-generaal van de rijksbelastingdienst van het Ministerie van Financiën verrichten werkzaamheden ten behoeve van de Algemene Inlichtingen- en Veiligheidsdienst.
2. Onze Ministers onder wie de in het eerste lid genoemde ambtenaren ressorteren, onderscheidenlijk de korpsbeheerders van een regionaal politiekorps wijzen in overeenstemming met Onze Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties ondergeschikten van deze ambtenaren aan tot de feitelijke uitvoering van en het toezicht op de aldaar bedoelde werkzaamheden.
3. De in dit artikel bedoelde werkzaamheden worden verricht onder verantwoordelijkheid van Onze Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en overeenkomstig de aanwijzingen van het hoofd van de Algemene Inlichtingen- en Veiligheidsdienst.
4. Met betrekking tot het optreden van ambtenaren van politie ter uitvoering van de in dit artikel bedoelde werkzaamheden blijft hoofdstuk X van de Politiewet 1993 buiten toepassing."