Verzoeker klaagt erover dat de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND) na het indienen van het verzoek tot (mede) naturalisatie op 19 juni 2001 van zijn zoon, C., op 26 september 2001 heeft gewezen op het vereiste van legalisatie van diens geboorteakte, terwijl voorafgaand aan de aanvraag van 19 juni 2001 door een met name genoemde ambtenaar van de IND desgevraagd telefonisch aan verzoeker was medegedeeld dat legalisatie van de geboorteakte geen vereiste was voor naturalisatie onder verwijzing naar de folder “Naturalisatie tot Nederlander”.
Beoordeling
1. Op 19 juni 2001 diende de echtgenote van verzoeker een naturalisatieverzoek in bij haar gemeente. In het kader daarvan overlegde zij onder meer een afschrift van de geboorteakte van haar minderjarige zoon met de bedoeling haar zoon in aanmerking te laten komen voor medenaturalisatie. De gemeente zond het naturalisatieverzoek vervolgens ter behandeling naar de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND).
2. Een minderjarig kind deelt volgens artikel 11 van de Rijkswet op het Nederlanderschap in de naturalisatie van zijn vader of moeder (zie Achtergrond, onder 1.). In het kader van het verzoek om medenaturalisatie dienen door de ouder de gegevens te worden verstrekt van het kind tot wie hij of zij in familierechtelijke betrekking staat.
3. Verzoeker had, voordat het naturalisatieverzoek werd ingediend, telefonisch informatie ingewonnen bij een medewerkster van de afdeling publieksvoorlichting van de IND over de stukken die bij een verzoek om naturalisatie moeten worden overgelegd. Uit dit gesprek had verzoeker begrepen dat kon worden volstaan met overlegging van een afschrift van de geboorteakte van de zoon van zijn echtgenote. Dit had hij ook opgemaakt uit de folder “Naturalisatie tot Nederlander” van het Ministerie van Justitie.
4. Op 26 september 2001 liet de IND verzoekers echtgenote weten dat de geboorteakte van haar zoon niet kon worden geaccepteerd omdat de akte niet was gelegaliseerd. Verzoeker klaagt erover dat hij telefonisch onjuiste informatie heeft ontvangen van een medewerkster van de IND.
5. De medewerkster van de afdeling publieksvoorlichting liet in haar reactie op de klacht weten dat zij in het gesprek met verzoeker had meegedeeld dat de bewuste akte waarschijnlijk gebruikt kon worden voor het verzoek tot medenaturalisatie. Zij had tijdens het telefoongesprek met verzoeker begrepen dat de geboorteakte van de zoon van verzoekers echtgenote destijds was gebruikt als brondocument voor inschrijving in de gemeentelijke basisadministratie. Hieruit had zij afgeleid dat het om een gelegaliseerde geboorteakte ging. De medewerkster liet in haar reactie weten dat zij zich realiseerde dat zij niet zorgvuldig in haar voorlichting was geweest en dat verzoeker hier nadeel van had ondervonden en bood hiervoor haar verontschuldigingen aan.
6. De Staatssecretaris liet in haar reactie weten dat gelet op de beantwoording van de betrokken ambtenaar niet kon worden geconcludeerd dat aan verzoeker was meegedeeld dat legalisatie van een geboorteakte geen vereiste is. De Staatssecretaris achtte de klacht dan ook ongegrond.
7. Hoewel de betrokken medewerkster niet had meegedeeld dat legalisatie van een geboorteakte geen vereiste is, heeft zij bij verzoeker de indruk gewekt dat hij kon volstaan met een afschrift van de (niet gelegaliseerde) geboorteakte van de zoon van zijn echtgenote. Daarbij ging zij uit van de veronderstelling dat de geboorteakte wel gelegaliseerd was. Dit had zij echter niet expliciet bij verzoeker nagevraagd. Achteraf bleek dat haar veronderstelling, dat het een gelegaliseerde akte betrof, onjuist was.
8. Een bestuursorgaan behoort zorgvuldigheid te betrachten in de informatieverstrekking aan de burger. De burger moet erop kunnen vertrouwen dat de informatie die door een bestuursorgaan wordt verstrekt juist is en dat hij dienovereenkomstig kan handelen. Gebleken is dat de informatie die de betrokken medewerkster heeft verstrekt in elk geval niet volledig is geweest. Hoewel verzoeker op grond van artikel 4:5. eerste lid Awb (zie Achtergrond, onder 2.) weliswaar de gelegenheid is geboden binnen een bepaalde termijn zijn aanvraag aan te vullen door alsnog een gelegaliseerde akte over te leggen, doet dit niet af aan het vereiste van zorgvuldige informatieverstrekking. Verzoeker heeft nadeel ondervonden van het feit dat hij niet volledig is voorgelicht.
Gezien het voorgaande is niet voldaan aan het vereiste van zorgvuldige informatieverstrekking.
De onderzochte gedraging is op dit punt niet behoorlijk.
9. Ten overvloede wordt ten aanzien van de informatie zoals deze wordt verstrekt in de folder “Naturalisatie tot Nederlander” het volgende opgemerkt. Volgens de folder kan de gemeente bij een verzoek om naturalisatie onder meer vragen om een afschrift van of uittreksel uit de geboorteakte over te leggen bij geboorte in het buitenland. Voorts wordt in de folder vermeld dat de gemeente kan vragen de aktes te laten legaliseren en in sommige gevallen te laten verifiëren door het Ministerie van Buitenlandse Zaken en de Nederlandse ambassade in het land van herkomst van de akte (zie Achtergrond, onder 3.).
10. Ingevolge de handleiding voor de toepassing van de Rijkswet op het Nederlanderschap geldt voor wat betreft verklaringen en/of afschriften dan wel uittreksels van akten van de burgerlijke stand dat, indien deze als brondocument voor de gemeentelijke basisadministratie kunnen worden geaccepteerd, deze brondocumenten ook voor naturalisatie worden aanvaard.
Bovendien kan volgens de handleiding worden afgezien van overlegging van afschriften en/of uittreksels van akten van de burgerlijke stand indien deze eerder reeds zijn overgelegd en verwerkt in de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens. Hierbij geldt dat de verwerking van gegevens in de gemeentelijke basisadministratie moet hebben plaatsgevonden op basis van gelegaliseerde en inhoudelijk geverifieerde afschriften en/of uittreksels, indien dit ingevolge de circulaire legalisatie en verificatie van buitenlandse bewijsstukken omtrent de staat van personen van 8 mei 1996 nr.555949/96/6 is vereist (zie Achtergrond, onder 4.).
11. De informatie in de folder op het gebied van de stukken die dienen te worden overgelegd is beknopt en laat door de redactie ruimte voor een onjuiste interpretatie van de daarin verstrekte informatie. De informatie is echter inhoudelijk correct en niet in strijd met de voorwaarden zoals deze in de handleiding voor de toepassing van de Rijkswet op het Nederlanderschap worden omschreven. Met instemming wordt kennis genomen van het voornemen van de (toenmalige) Staatssecretaris van Justitie om de brochure “Naturalisatie tot Nederlander” duidelijker te formuleren op het punt van het legalisatievereiste.
Conclusie
De klacht over de onderzochte gedraging van de Immigratie en Naturalisatiedienst, die wordt aangemerkt als een gedraging van de Minister voor Vreemdelingenzaken en Integratie, is gegrond voor wat betreft de klacht over de voorlichting door de medewerkster van de infolijn.
Onderzoek
Op 13 november 2001 ontving de Nationale ombudsman een verzoekschrift van de heer H. te Markenbinnen, met een klacht over een gedraging van de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND). Omdat de klacht op hetzelfde moment ook aan de IND was voorgelegd is de klacht niet onmiddellijk in behandeling genomen door de Nationale ombudsman.
Verzoeker heeft zijn klacht op 5 december 2001 opnieuw aan de IND voorgelegd. Op 14 februari 2002 zond de Nationale ombudsman de klacht door in het kader van het herkansingsbeleid omdat door verzoeker geen reactie op de brief van 5 december 2001 was ontvangen. Op 22 februari 2002 liet een medewerker van de IND weten dat reeds met verzoeker was gecorrespondeerd over de klacht. De IND stelde dat de klacht hiermee was afgedaan. In de reactie van de IND was niet ingegaan op de klacht over de onjuiste informatieverstrekking.
Naar deze gedraging, die wordt aangemerkt als een gedraging van de Minister voor Vreemdelingenzaken en Integratie, werd een onderzoek ingesteld.
In het kader van het onderzoek werd de Minister voor Vreemdelingenzaken en Integratie verzocht op de klacht te reageren en een afschrift toe te sturen van de stukken die op de klacht betrekking hebben.
Daarnaast werd de betrokken ambtenaar de gelegenheid geboden om commentaar op de klacht te geven.
Vervolgens werd verzoeker in de gelegenheid gesteld op de verstrekte inlichtingen te reageren.
Verzoeker maakte van die gelegenheid geen gebruik.
Het resultaat van het onderzoek werd als verslag van bevindingen gestuurd aan betrokkenen.
De Minister voor Vreemdelingenzaken en Integratie deelde mee zich met de inhoud van het verslag te kunnen verenigen.
Verzoeker gaf binnen de gestelde termijn geen reactie.
Bevindingen
De bevindingen van het onderzoek luiden als volgt:
A. feiten
1. Op 19 juni 2001 diende de echtgenote van verzoeker, mevrouw O., van Cubaanse nationaliteit, een verzoek in bij de gemeente Graft-de Rijp, om naturalisatie tot Nederlander. Bij de aanvraag overlegde zij een geboorteakte van haar minderjarige zoon, C., om hem in aanmerking te laten komen voor medenaturalisatie. Het naturalisatieverzoek werd door de gemeente doorgestuurd naar de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND).
2. Op 26 september 2001 liet de IND aan de echtgenote van verzoeker weten dat de geboorteakte van haar zoon niet kon worden geaccepteerd omdat de akte niet was gelegaliseerd. De IND verzocht om alsnog een gelegaliseerde geboorteakte over te leggen.
3. Bij brief van 27 september 2001 wees verzoeker de IND erop dat volgens de folder “Naturalisatie tot Nederlander” van de IND een afschrift van de geboorteakte voldoende zou zijn.
4. Bij brief van 10 oktober 2001 reageerde de IND met de mededeling dat het standpunt ten aanzien van de verplichting om een geboorteakte te overleggen werd gehandhaafd.
5. Verzoeker diende bij brief van 8 november 2001 een klacht in bij de IND over het feit dat een gelegaliseerde geboorteakte door de zoon van zijn echtgenote moest worden overgelegd. Hij wees erop dat dit niet in de folder vermeld werd. Daarnaast voerde hij aan dat door een met naam genoemde medewerkster van de Afdeling Publieksvoorlichting van de IND, voorafgaand aan de aanvraag mondeling was bevestigd dat kon worden volstaan met een afschrift van de geboorteakte.
6. Eveneens bij brief van 8 november 2001 stuurde verzoeker zijn klacht naar de Nationale ombudsman.
7. De IND reageerde bij brief van 15 november 2001 op de klacht. Hij handhaafde zijn standpunt. Voorts verleende hij uitstel aan verzoeker voor het overleggen van een gelegaliseerde geboorteakte.
8. Bij brief van 4 december 2001 bevestigde de IND de ontvangst van de gelegaliseerde geboorteakte. Hij wees verzoeker erop dat de gelegaliseerde geboorteakte nu weliswaar gelegaliseerd was door het Cubaanse ministerie van Buitenlandse Zaken, maar ook nog gelegaliseerd diende te worden door de Nederlandse ambassade te Havana.
9. Desgevraagd liet verzoeker op 28 november 2002 aan de Nationale ombudsman weten dat door bemiddeling van het Ministerie van Buitenlandse Zaken alsnog legalisatie van de geboorteakte had plaatsgevonden.
B. Standpunt verzoeker
Voor het standpunt van verzoeker wordt verwezen naar de klachtformulering onder Klacht.
C. Standpunt Staatssecretaris van Justitie
Bij brief van 6 juni 2002 reageerde de Staatssecretaris van Justitie als volgt op de klacht.
“…De klacht van (verzoeker; N.o.) heeft betrekking op het verstrekken van onjuiste informatie. Voorafgaand aan de indiening van de aanvraag tot naturalisatie door mevrouw O. is telefonisch aan (verzoeker; N.o.) medegedeeld dat legalisatie van de geboorteakte van het kind C. geen vereiste was voor naturalisatie, onder verwijzing naar de brochure “Naturalisatie tot Nederlander”. Na indiening van de aanvraag tot naturalisatie door mevrouw O., waarbij tevens is verzocht om mede-naturalisatie van C., is gewezen op het vereiste van legalisatie van de geboorteakte van C.
(…)
Gelet op de beantwoording van de betrokken ambtenaar kan niet worden geconcludeerd dat aan de verzoeker is medegedeeld dat legalisatie van een geboorteakte geen vereiste is. Deze conclusie zou ook in tegenspraak zijn met de gegeven informatie in de brochure “Naturalisatie tot Nederlander”. Overigens was de betrokken ambtenaar in de veronderstelling dat sprake was van een gelegaliseerde geboorteakte. Ik acht de klacht dan ook ongegrond.
Wel ben ik van mening dat de betreffende passage in de brochure “Naturalisatie tot Nederlander” wellicht duidelijk geformuleerd kan worden. De afdeling Voorlichting is voornemens de brochure op dit punt aan te passen.”
D. STANDPUNT BETROKKEN AMBTENAAR
Bij brief van 6 mei 2002 reageerde de betrokken ambtenaar als volgt op de klacht:
“… Onlangs heeft (verzoeker; N.o.) een klacht inzake mijn voorlichting over het vereiste van een gelegaliseerde geboorteakte bij naturalisatie ingediend.
Allereerst treft u hieronder artikel 7 van de handleiding Rijkswet Nederlanderschap dat toelichting geeft over het beleid inzake akten van de burgerlijke stand bij naturalisatie. Daarna kom ik terug op het gesprek dat ik met (verzoeker; N.o.) had en op de aard van zijn klacht.
`Voor wat betreft verklaringen en/of afschriften dan wel uittreksels van akten van de burgerlijke stand geldt dat, indien dezen als brondocument voor de gemeentelijke basisadministratie kunnen worden geaccepteerd, deze brondocumenten ook voor naturalisatie worden aanvaard. In de regel zal de voordracht tot naturalisatie plaatsvinden op basis van de inschrijving in de gemeentelijke basisadministratie. Wordt tijdens het naturalisatie-onderzoek een document overgelegd waaruit blijkt dat de aanvankelijke inschrijving in de gemeentelijke basisadministratie aanpassing behoeft, dan dient hiervoor, zo mogelijk, zorg gedragen te worden alvorens het advies op het naturalisatieverzoek gegeven wordt.
Van overlegging van afschriften en/of uittreksels van akten van de burgerlijke stand kan worden afgezien indien deze in eerdere instantie reeds zijn overgelegd en verwerkt in de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens. Hierbij geldt dat de verwerking van gegevens in de gemeentelijke basisadministratie moet hebben plaatsgevonden op basis van gelegaliseerde en inhoudelijk geverifieerde afschriften en/of uittreksels, indien dit ingevolge de circulaire legalisatie en verificatie van buitenlandse bewijsstukken omtrent de staat van personen van 8 mei 1996 nr. 555949/96/6 vereist is.
Voor zowel het verkrijgen van documenten als de vertalingen en eventuele legalisatie en inhoudelijke verificatie van stukken, dient betrokkene zelf zorg te dragen. Indien de documenten zijn opgesteld in een andere taal dan het Nederlands, Engels, Duits of Frans, dient verzoeker zorg te dragen voor een beëdigde vertaling, die gehecht moet zij aan het originele (afschrift van het) document. De circulaire legalisatie en verificatie van buitenlandse bewijsstukken omtrent de staat van personen van 8 mei 1996 nr. 555949/96/6 is van (overeenkomstige) toepassing'.
Wat ik me meen te herinneren uit het gesprek met (verzoeker; N.o.) is dat de geboorteakte van zijn zoon destijds is gebruikt als brondocument voor inschrijving in de gemeentelijke basisadministratie. Vanuit de aanname dat alleen een gelegaliseerde akte wordt opgenomen in de gemeentelijke basisadministratie, heb ik (verzoeker; N.o.) verteld dat deze akte waarschijnlijk gebruikt kan worden voor het verzoek tot medenaturalisatie. Dat dit niet het geval was, blijkt.
Aan de andere kant kunt u in artikel 7 van de Rijkswet Nederlanderschap lezen dat een naturalisatieverzoek wordt aangehouden zolang de juiste documenten ontbreken. Dit om de aanvrager in de gelegenheid te stellen hier alsnog zorg voor te dragen.
In de bijgevoegde brochure `Naturalisatie tot Nederlander' kunt u op bladzijde 12 nalezen dat de gemeente om gelegaliseerde akten kan vragen. Ik ben van mening dat deze passage aan duidelijkheid te wensen overlaat. Ik zal dan ook bij de schrijver van de brochure erop aandringen het legalisatievereiste meer aandacht te geven.
Desondanks realiseer ik me dat ik niet zorgvuldig met mijn voorlichting ben geweest en dat (verzoeker; N.o.) hier nadeel van heeft ondervonden. Mijn welgemeend excuus hiervoor.
Ik hoop dat ik u hiermee voldoende heb geïnformeerd…”
Tot zover de bevindingen.
Achtergrond
1. Rijkswet op het Nederlanderschap (Wet van 19 december 1984, Stb. 628)
Artikel 7, lid 1:
“ Met inachtneming van de bepalingen van dit Hoofdstuk verlenen Wij op voordracht van Onze Minister het Nederlanderschap aan vreemdelingen die daarom verzoeken.”
Artikel 11, lid 1:
“Het minderjarige niet-Nederlandse kind van een vader of moeder aan wie het Nederlanderschap is verleend deelt in deze verkrijging, tenzij te zijnen aanzien in het besluit een voorbehoud is gemaakt. De wettelijke vertegenwoordiger en het kind, mits het de leeftijd van 12 jaar heeft bereikt, worden in de gelegenheid gesteld hun zienswijze omtrent de mede-naturalisatie naar voren te brengen.”
2. Algemene wet bestuursrecht (Wet van 4 juni 1992, Stb.315)
Artikel 4:5, lid 1:
“ Indien de aanvrager niet heeft voldaan aan enig wettelijk voorschrift voor het in behandeling nemen van de aanvraag of indien de verstrekte gegevens en bescheiden onvoldoende zijn voor de beoordeling van de aanvraag of voor de voorbereiding van de beschikking, kan het bestuursorgaan besluiten de aanvraag niet te behandelen, mits de aanvrager de gelegenheid heeft gehad binnen een door het bestuursorgaan gestelde termijn de aanvraag aan te vullen.”
3. tekst brochure “Naturalisatie tot Nederlander” (uitgave van de Immigratie- en Naturalisatiedienst van het Ministerie van Justitie, maart 1998)
Onder het hoofdstuk “Procedure” is opgenomen een subhoofdstuk “Documenten”. In dit hoofdstuk staat vermeld om welke documenten de Gemeente naar aanleiding van het naturalisatieverzoek kan vragen.
“Paspoort en uw huidige verblijfsdocument
Afschrift van of uittreksel uit de geboorte-akte
Alleen bij geboorte in het buitenland moet dit afschrift worden overgelegd aan de gemeente. (…)
Huwelijksakte
(…)
Samenlevingsgegevens
(…)
Bewijs van vroeger Nederlanderschap
(…)
De Gemeente kan u vragen de aktes te laten legaliseren en in sommige gevallen te laten verifiëren. Dit is een controle op de herkomst van de stukken. Het ministerie van Buitenlandse Zaken in het land waar de akte vandaan komt zet er dan een stempel op. Normaal gesproken moet u de documenten ook laten legaliseren bij de Nederlandse ambassade in het land waar u vandaan komt. Als u om bepaalde redenen geen contact kunt opnemen met de autoriteiten van uw land, dan is legalisatie van de documenten niet nodig. Dit geldt bijvoorbeeld voor vluchtelingen. Voor meer informatie over het legaliseren en verifiëren van documenten kunt u het beste contact opnemen met de afdeling Burgerzaken van uw gemeente. Van alle documenten worden kopieën gemaakt. U kunt de originelen weer mee naar huis nemen.”
4. Handleiding voor de toepassing van de Rijkswet op het Nederlanderschap 1999 (Strc. 1999,204, pagina 12-25)
In de toelichting bij artikel 7 staat onder het kopje “Procedure” onder meer het volgende:
“Documenten
(…)
Voor wat betreft verklaringen en/of afschriften dan wel uittreksels van akten van de burgerlijke stand geldt dat, indien dezen als brondocument voor de gemeentelijke basisadministratie kunnen worden geaccepteerd, deze brondocumenten ook voor naturalisatie worden aanvaard. In de regel zal de voordracht tot naturalisatie plaatsvinden op basis van de inschrijving in de gemeentelijke basisadministratie. Wordt tijdens het naturalisatie-onderzoek een document overgelegd waaruit blijkt dat de aanvankelijke inschrijving in de gemeentelijke basisadministratie aanpassing behoeft, dan dient hiervoor, zo mogelijk, zorg gedragen te worden alvorens het advies op het naturalisatieverzoek gegeven wordt.
Van overlegging van afschriften en/of uittreksels van akten van de burgerlijke stand kan worden afgezien indien deze in eerdere instantie reeds zijn overgelegd en verwerkt in de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens. Hierbij geldt dat de verwerking van gegevens in de gemeentelijke basisadministratie moet hebben plaatsgevonden op basis van gelegaliseerde en inhoudelijk geverifieerde afschriften en/of uittreksels, indien dit ingevolge de circulaire legalisatie en verificatie van buitenlandse bewijsstukken omtrent de staat van personen van 8 mei 1996 nr.555949/96/6 vereist is.”