Verzoeker klaagt erover dat hij en zijn gezin hun verblijfsdocumenten voortaan bij de vreemdelingendienst van het regionale politiekorps Utrecht moeten afhalen, terwijl eerst de mogelijkheid bestond deze in Woerden af te halen. Verzoeker klaagt tevens over de wijze waarop de vreemdelingendienst Utrecht zijn bij brief van 11 december 2001 ingediende klacht daarover heeft behandeld.
Beoordeling
I. Ten aanzien van het afhalen van verblijfsdocumenten in Utrecht
1. In Woerden woonachtige vreemdelingen konden zich tot maart 1999 met zaken betreffende hun verblijfsstatus, zoals het afhalen van hun verblijfsdocumenten, wenden tot de vreemdelingendienst van het regionale politiekorps Utrecht, vestiging Woerden. Daarna werden verblijfsdocumenten naar Woerden gestuurd, en bestond tot medio 2000 de mogelijkheid om deze éénmaal per week aldaar af te halen. Sinds medio 2000 dienen in Woerden wonende vreemdelingen zich voor alle vreemdelingenzaken te wenden tot de vreemdelingendienst te Utrecht.
2. Voor de betrokkenen, waaronder verzoeker, had deze maatregel onder meer tot gevolg dat zij zich meer inspanning moesten getroosten om hun verblijfsdocumenten in ontvangst te kunnen nemen, en dat zij daarbij reiskosten moesten maken.
Verzoeker klaagt er dan ook in de eerste plaats over dat hij en zijn gezin hun verblijfsdocumenten voortaan bij de vreemdelingendienst van het regionale politiekorps Utrecht moeten afhalen, terwijl eerst de mogelijkheid bestond deze in Woerden af te halen.
3. Op grond van de Vreemdelingenwet en het Voorschrift Vreemdelingen zijn de korpschefs van de regionale politiekorpsen belast met de uitvoering van het vreemdelingenbeleid (zie Achtergrond, onder 1. en 2.). De korpschef dient zich bij die uitvoering van dit beleid, zoals het uitreiken van verblijfsdocumenten (zie Achtergrond, onder 3.), te houden aan de betreffende regelgeving, maar kan de bedrijfsmatige inrichting van de uitvoering naar eigen goeddunken vormgeven.
4. Wanneer omwille van doelmatigheid en effectiviteit is overgegaan tot het sluiten van een post, een servicepunt waar betrokkenen op betrekkelijk eenvoudige wijze hun vreemdelingrechtelijke zaken konden regelen, en vervolgens is overgestapt op een werkwijze die van de betrokkenen een grotere inspanning vergt, dan is het de verantwoordelijkheid van de vreemdelingendienst om er zorg voor te dragen dat degenen die hebben aangegeven van de sluiting nadelen te ondervinden, goed worden geïnformeerd over de redenen voor de veranderde werkwijze. Voorts dienen er maatregelen te zijn getroffen voor de serviceverlening aan degenen die vanwege hun leeftijd, hun lichamelijke of geestelijke gesteldheid, dan wel anderszins, niet in staat zijn de reis naar Utrecht te maken.
De Nationale ombudsman zal alleen dan reden zien voor kritiek als hij van mening is dat de vreemdelingendienst op deze punten te kort is geschoten.
5. De korpsbeheerder gaf in haar reactie op de klacht bij brief van 3 april 2002 aan dat de leiding van de vreemdelingendienst vanwege bedrijfsmatige redenen had besloten om te stoppen met spreekuren op locatie, en de dienstverlening in Utrecht te centraliseren. De korpsbeheerder deelde mee dat deze keuze was gemaakt vanwege het enorme verlies aan productieve uren op momenten dat vreemdelingen niet op afspraak verschenen, alsook de lange reistijden.
In een nadere reactie, bij brief van 14 mei 2002, voegde de korpsbeheerder daar nog aan toe dat de keuze was gemaakt onder druk van oplopende achterstanden in de vergunningverlening.
6. Gebleken is dat de vreemdelingendienst in het najaar van 2001 tijdens een contactavond te Woerden aan de betrokkenen, waaronder verzoeker, uitleg heeft gegeven over de centralisatie van de dienstverlening. Daarbij heeft de vreemdelingendienst vragen beantwoord en is ingegaan op suggesties van de betrokkenen om de verblijfsdocumenten per post te versturen naar de betrokkenen, dan wel naar de politie in Woerden, waar betrokkenen deze dan periodiek kunnen ophalen. De vreemdelingendienst heeft hierover bij brief van 22 november 2001 nog toegezegd om in een later stadium de haalbaarheid van deze suggesties te bezien, maar dat resultaat daarvan zeker niet te verwachten zou zijn voor eind 2002.
Nu verzoeker in een nadere reactie één en ander heeft bevestigd, kan worden vastgesteld dat de vreemdelingendienst er zorg voor heeft gedragen dat de betrokkenen, waaronder verzoeker, voldoende waren geïnformeerd over de achtergrond van veranderde werkwijze.
7. Naast het verstrekken van voldoende informatie over de achtergrond van een veranderde werkwijze, dienen ook maatregelen te worden getroffen voor het in bezit stellen van verblijfsdocumenten aan degenen die niet in staat zijn de reis naar Utrecht te maken om daar hun document persoonlijk af te halen.
Op dit punt deelde de korpsbeheerder bij brief van 30 augustus 2002 mee dat deze personen de mogelijkheid wordt geboden individuele afspraken te maken; deze afspraken kunnen zowel in de avonduren als in het weekend worden gemaakt. De korpsbeheerder gaf aan dat hun de mogelijkheid wordt geboden iemand schriftelijk te machtigen om in hun plaats het document af te halen; daarbij dient degene die het document afhaalt tevens in het bezit te zijn van een geneeskundige verklaring dat betrokkene inderdaad niet in staat is persoonlijk het document af te halen. De korpsbeheerder voegde daaraan toe dat één en ander herhaaldelijk mondeling aan verzoeker was uitgelegd.
Verzoeker liet op dit punt desgevraagd weten het document van zijn zieke moeder pas na tussenkomst van een hulpverlener namens haar kon worden afgehaald. Nu echter niet is gebleken dat zich stelselmatig moeilijkheden voordoen op dit gebied, kan worden aangenomen dat de maatregelen van de vreemdelingendienst op dit punt voldoende waren.
8. Uit de door verzoeker verstrekte informatie is gebleken dat hij er zich met name niet mee kan verenigen dat de vreemdelingendienst niet, zoals vreemdelingendiensten elders dat gewoonlijk doen, de verblijfsdocumenten per post verstuurt.
9. Op grond van artikel 24, eerste lid, van de Vreemdelingenwet 2000 (zie Achtergrond, onder 1.) kan onder meer worden bepaald dat de bekendmaking van beschikkingen kan geschieden door middel van het toezenden of uitreiken van een document. Op grond van artikel 3.104, eerste lid, van het Vreemdelingenbesluit 2000 (zie Achtergrond, onder 3.), wordt een beschikking waarbij de aanvraag tot het verlenen van een verblijfsvergunning wordt ingewilligd, bekendgemaakt door uitreiking van het document.
10. De korpsbeheerder deelde in haar reactie mee dat het beleid van de regiopolitie Utrecht is dat het document in persoon wordt uitgereikt; dit heeft als doel te verifiëren dat degene die het document in ontvangst neemt ook de aanvrager is, en om eventueel misbruik van het document te voorkomen. Zij liet weten dat zowel tijdens een bijeenkomst te Woerden als telefonisch herhaaldelijk mondeling aan verzoeker was uitgelegd waarom het niet mogelijk is verblijfsdocumenten per post te versturen. Eén en ander blijkt ook uit verzoekers correspondentie met de vreemdelingendienst inzake het verblijfsdocument van zijn dochter: samengevat bevatten verzoekers brieven steeds de wens het document per post te ontvangen. Verzoeker wees daarbij op de werkwijze van vreemdelingendiensten elders. De vreemdelingendienst heeft verzoekers vragen op dit punt steeds beantwoord, en wees er in zijn antwoorden onder meer op dat het document in persoon moest worden afgehaald. Verzoeker beaamde desgevraagd dat dit hem inderdaad diverse keren was uitgelegd. Hij bleef er echter bij dat een dergelijke regeling wat hem betreft onwenselijk is, omdat hij bijvoorbeeld diverse keren voor de documenten van zijn kinderen naar Utrecht had moeten reizen, toen er problemen bleken te zijn met betrekking tot een document.
10. De korpschef van het regionale politiekorps waarin de gemeente is gelegen waar een vreemdeling zijn woon- of verblijfplaats heeft, ontleent zijn bevoegdheid met betrekking tot de afgifte, de verlenging van de geldigheidsduur en de vervanging van documenten aan artikel 3.9 van het Voorschrift Vreemdelingen 2000 (zie Achtergrond, onder 2.).
Hieruit blijkt dat een korpschef vrij is in zijn keuze om documenten per post te versturen, dan wel uit te reiken. Uit de reactie van de korpsbeheerder is gebleken dat het vast beleid is van de vreemdelingendienst van het regionale politiekorps Utrecht om documenten in persoon uit te reiken, en slechts in gevallen waarin de betrokken vreemdeling niet in staat was het document af te halen, de mogelijkheid te bieden deze aan een daartoe gemachtigde persoon uit te reiken. Hierboven is reeds vastgesteld, dat dit beleid voldoende aan de betrokkenen, en in het bijzonder aan verzoeker, is duidelijk gemaakt.
De gedraging is behoorlijk.
II. Ten aanzien van de klachtbehandeling
1. Tijdens de hierboven onder I.4 genoemde contactavond in Woerden heeft verzoeker zich beklaagd over de hierboven geschetste nieuwe werkwijze van de vreemdelingendienst van het regionale politiekorps Utrecht. Bij die gelegenheid werden zijn vragen door een medewerker van het Regionaal Bureau Vreemdelingenzaken beantwoord.
2. Naar aanleiding van hetgeen tijdens de contactavond was besproken, wendde de Stichting Moskee Woerden zich namens de Marokkaanse gemeenschap te Woerden, waarvan ook verzoeker deel uitmaakt, bij brief van 9 november 2001 met de geschetste problematiek tot het Regionaal Bureau Vreemdelingenzaken. Naar aanleiding van de reactie hierop van dit Bureau bij brief van 22 november 2001, waarin in vervolg op het mondelinge overleg dat te Woerden had plaatsgevonden, nogmaals werd aangegeven dat de vreemdelingendiensten in de regio Utrecht in een moeilijke situatie verkeren, diende verzoeker persoonlijk een klacht in. Hij klaagde onder meer over de extra reiskosten die hij en zijn gezinsleden moesten maken nu hun documenten in Utrecht dienden te worden afgehaald.
3. Het Regionaal Bureau Vreemdelingenzaken reageerde op verzoekers klacht bij brief van 2 januari 2002, en deelde hem mee bij het eerder ingenomen standpunt te blijven, te weten dat er om redenen van doelmatige bedrijfsvoering voor was gekozen om documenten te verstrekken vanuit één locatie.
Verzoeker klaagt over de wijze waarop de vreemdelingendienst Utrecht zijn bij brief van 11 december 2001 ingediende klacht heeft behandeld.
4. In de klachtenregeling van het regionale politiekorps Utrecht is het begrip klacht in artikel 2 beschreven als een uiting van ongenoegen van een burger, waarop deze kennelijk een reactie verwacht (zie Achtergrond, onder 4.). Op grond van artikel 15 van de klachtenregeling krijgt de klager in ieder geval schriftelijk bericht over de beslissing ten aanzien van zijn klacht, en bevat de beslissing bij voorkeur uitspraak over de gegrondheid ervan; verder wordt de beslissing te allen tijde gemotiveerd.
5. De korpsbeheerder gaf in een nadere reactie bij brief van 14 mei 2002 aan dat verzoekers brief van 11 december 2001 niet was opgevat als klacht, omdat deze brief was gezien als een verzoek om herziening van een beleidsbeslissing gebaseerd op bedrijfsmatige redenen als het optimaliseren van de bedrijfsvoering, en als zodanig was beantwoord. De korpsbeheerder gaf aan dat derhalve geen aanleiding was gevonden tot enigerlei maatregel of actie, ten behoeve van verzoeker dan wel in meer algemene zin. Zij verwees daarbij naar haar eerdere reactie waarin zij de redenen voor bedoelde beleidsbeslissing had uiteengezet.
6. De korpsbeerder kan niet worden gevolgd in haar standpunt dat verzoekers brief niet behoefde te worden beschouwd als klacht. Immers, verzoeker uitte in zijn brief zijn ongenoegen. Daarbij had de korpsbeheerder in haar eerste reactie van 3 april 2002 reeds onderkend dat verzoeker zich tijdens de contactavond te Woerden had beklaagd over de gewijzigde situatie. Het was derhalve niet juist om zijn brief van 11 december 2001 niet als klacht te behandelen.
Wel kan worden gesteld, dat, nu de Stichting Moskee reeds mede namens verzoeker een klacht had ingediend betreffende de problematiek rond de sluiting van de post te Woerden, de vreemdelingendienst ervan uit mocht gaan dat verzoekers klacht, althans op dat punt, reeds was behandeld. In zoverre kon wat betreft de motivering worden volstaan met een verwijzing naar het eerder ingenomen standpunt. Nu echter in het geheel niet werd ingegaan op de door verzoeker aangedragen persoonlijk problemen aangaande reiskosten, en geen uitspraak werd gedaan over de eventuele gegrondheid van de klacht, moet worden vastgesteld dat de afdoening van verzoekers klacht niet vodeed aan het vereiste van artikel 15 van de klachtenregeling.
De gedraging is op dit punt niet behoorlijk.
Conclusie
De klacht over de onderzochte gedraging van de vreemdelingendienst van het regionale politiekorps Utrecht, die wordt aangemerkt als een gedraging van de beheerder van het regionale politiekorps Utrecht, is gegrond ten aanzien van de klachtbehandeling. Voor het overige is de klacht niet gegrond.
Onderzoek
Op 14 januari 2002 ontving de Nationale ombudsman een verzoekschrift van de heer A. te Woerden, met een klacht over een gedraging van de vreemdelingendienst van het regionale politiekorps Utrecht.
Naar deze gedraging, die wordt aangemerkt als een gedraging van de beheerder van het regionale politiekorps Utrecht, werd een onderzoek ingesteld.
In het kader van het onderzoek werd de beheerder van het regionale politiekorps Utrecht verzocht op de klacht te reageren en een afschrift toe te sturen van de stukken die op de klacht betrekking hebben. Tevens werd de korpsbeheerder een aantal specifieke vragen gesteld.
Tijdens het onderzoek werd verzoeker in de gelegenheid gesteld op de verstrekte inlichtingen te reageren.
Het resultaat van het onderzoek werd als verslag van bevindingen gestuurd aan betrokkenen.
De reactie van verzoeker gaf geen aanleiding het verslag te wijzigen.
De korpsbeheerder gaf binnen de gestelde termijn geen reactie.
Bevindingen
De bevindingen van het onderzoek luiden als volgt:
A. feiten
1. Tot maart 1999 konden in Woerden woonachtige vreemdelingen zich met zaken betreffende hun verblijfstatus, zoals het afhalen van hun verblijfsdocumenten, wenden tot de vreemdelingendienst van het regionale politiekorps Utrecht, vestiging Woerden. Daarna werden verblijfsdocumenten naar Woerden gestuurd, en bestond tot medio 2000 de mogelijkheid om deze éénmaal per week aldaar af te halen. Sinds medio 2000 dienen in Woerden wonende vreemdelingen zich voor alle vreemdelingenzaken te wenden tot de vreemdelingendienst te Utrecht.
2. In het najaar van 2001 gaf de vreemdelingendienst tijdens een contactavond te Woerden uitleg over de centralisatie van de dienstverlening. Bij brief van 9 november 2001 aan het Regionaal Bureau Vreemdelingenzaken gaf de Stichting Moskee Woerden namens de Marokkaanse gemeenschap Woerden de nadelen aan van de nieuwe situatie zoals de noodzaak van het maken van reiskosten voor het afhalen van verblijfsdocumenten in Utrecht, en de problemen op het gebied van vervoer voor met name ouderen die niet met het openbaar vervoer kunnen reizen.
De Stichting verzocht in deze brief om te bezien of er mogelijkheden waren om verblijfsdocumenten per post te versturen aan de betrokkenen, dan wel naar het politiebureau te Woerden, alwaar de documenten vervolgens periodiek kunnen worden opgehaald.
Bij brief van 22 november 2001 reageerde het Regionaal Bureau Vreemdelingenzaken hierop als volgt:
“…In de eerste plaats herken ik het door u geschetste historische overzicht en de situatie zoals die thans is. Ik begrijp dat U dat als een achteruitgang van zaken ervaart.
In een eerdere mondelinge toelichting op de door U gestelde vragen heb ik al aangegeven dat de vreemdelingendiensten in Politie regio Utrecht in een moeilijke situatie verkeren. Tot op heden is het echter gelukt de dienst open te houden en de werkzaamheden te blijven verrichten zij het soms met vertraging. U zult ook weten dat andere vreemdelingendiensten in grote plaatsen tot tijdelijke sluiting van hun dienst zijn overgegaan. Dit is in Utrecht voorkomen kunnen worden. Dit neemt niet weg dat ook in Utrecht er achterstanden zijn bij de behandeling van zaken en dat de telefonische bereikbaarheid slecht is. Deze zaken wil ik als eerste aanpakken. Ik vind het belangrijk dát mensen hun document krijgen, hoe ze het krijgen is dan iets minder van belang. Verder vind ik een goede telefonische bereikbaarheid van de dienst van belang. Dat kan er toe leiden dat veel zaken telefonisch afgedaan kunnen worden, waardoor de reis naar Utrecht niet nodig is.
Dat neemt niet weg dat in de huidige procedure het nodig is één keer in de 3 of 5 jaar naar Utrecht te komen om het document op te halen in persoon. Dit om te voorkomen dat het document in handen komt van een ander dan de rechthebbende en om misbruik waarvan (de; N.o.) rechthebbende (het; N.o.) slachtoffer kan zijn, te voorkomen.
Dat neemt niet weg dat ik uw beide suggesties op langere termijn op haalbaarheid wil bezien, maar resultaat daarvan is zeker niet te verwachten voor eind 2002…”
3. Verzoeker, die deel uitmaakt van de Marokkaanse gemeenschap te Woerden, en als zodanig van de inhoud van de brief van de Stichting Moskee Woerden op de hoogte was en deze ook onderschreef, diende in reactie op de brief van 22 november 2001 van het Regionaal Bureau Vreemdelingenzaken bij brief van 11 december 2001 een klacht in bij de vreemdelingendienst, omdat hij het niet eens was met de zienswijze van het Bureau, en drong nogmaals aan op het treffen van voorzieningen te Woerden. Dit Bureau reageerde bij brief van 2 januari 2002, en deelde mee bij het eerder ingenomen standpunt te blijven, te weten dat om redenen van bedrijfsmatige bedrijfsvoering er voor was gekozen documenten te verstrekken vanuit één locatie.
4. Verzoeker(s dochter) wendde zich bij brieven van onder meer 26 maart 2002, 9 en 19 april 2002 tot de vreemdelingendienst. De vreemdelingendienst reageerde bij brieven van respectievelijk 8, 18 en 24 april 2002. De correspondentie had betrekking op het afhalen van het verblijfsdocument van verzoekers dochter. Samengevat bevatten verzoekers brieven steeds de wens het document per post te ontvangen. Verzoeker wees daarbij op de werkwijze van vreemdelingendiensten elders. De vreemdelingendienst wees er in zijn antwoorden onder meer op dat het document in persoon moest worden afgehaald, dan wel door de wettelijk vertegenwoordiger indien de persoon in kwestie de leeftijd van zestien jaar nog niet had bereikt.
B. Standpunt verzoeker
1. Voor het standpunt van verzoeker wordt verwezen naar de klachtformulering onder Klacht.
2. Bij brief van 25 april 2002 liet verzoeker weten zich er niet mee te kunnen verenigen dat de vreemdelingendienst van het regionale politiekorps Utrecht de verblijfsdocumenten niet per post aan de betrokkenen stuurt, omdat diverse andere vreemdelingendiensten wel doen.
C. Standpunt korpsbeheerder
In reactie op de klacht deelde de beheerder van het regionale politiekorps Utrecht bij brief van 3 april 2002 onder meer het volgende mee:
“Klager heeft tijdens een contactavond in Woerden geklaagd over het feit dat in Woerden wonende vreemdelingen voor hun contacten sinds medio 2000 zijn aangewezen op de Vreemdelingendienst te Utrecht. Aan hem is toen uitgelegd dat door de leiding van de Vreemdelingendienst vanwege bedrijfsmatige redenen is besloten tot het stoppen met spreekuren op locatie en het centraliseren van de dienstverlening in Utrecht.
Deze keuze is ingegeven door het enorme verlies aan productieve uren op momenten dat vreemdelingen niet op afspraak verschenen. Daarnaast zorgde deze werkwijze voor een groot aantal reisuren. Onder druk van oplopende achterstanden in de vergunningverlening werd deze keuze gemaakt. Aangezien (verzoeker; N.o.) het met die uitleg niet eens was en hij namens alle in Woerden wonende vreemdelingen eiste dat de oude situatie zou worden hersteld, is hem door de betrokken collega geadviseerd hierover een brief te schrijven.
Hierop heeft (verzoeker; N.o.) bij de Nationale ombudsman geklaagd over deze in zijn ogen verslechtering van de situatie in Woerden. Door de Nationale ombudsman is de klager terugverwezen naar de Vreemdelingendienst in Utrecht.
Hierop is een door de Vreemdelingendienst ontvangen brief beantwoord door de Commissaris van politie (…). Aangezien dit voor klager niet het beoogde resultaat heeft, is nu een oordeel gevraagd van de Nationale ombudsman.
Resumerend kan ik stellen dat het centraliseren van de dienst op één locatie noodzakelijk was door:
• Verlies aan productieve uren (reisuren)
• Cliënten die niet op afspraak verschenen, waardoor extra onproductieve uren ontstonden.”
D. Reactie verzoeker
Bij brief van 7 mei 2002 reageerde verzoeker op zijn beurt op het standpunt van de korpsbeheerder. Verzoeker ontkent dat hij heeft verzuimd op een afspraak bij vreemdelingendienst te verschijnen. Verder drong hij nogmaals aan op het per post versturen van verblijfsdocumenten.
E. reactie korpsbeheerder
Bij brief van 26 april 2002 stelde de Nationale ombudsman de korpsbeheerde een tweetal nadere vragen.
“Heeft u verzoekers brief van 11 december 2001 opgevat als klacht? Zo ja, op welke wijze heeft u verzoekers klacht behandeld? Zo nee, waarom niet?
2. Acht u verzoekers klacht, zoals de Nationale ombudsman deze aan u heeft voorgelegd, gegrond? Zo ja, heeft u daarin aanleiding gevonden tot enigerlei maatregel of actie, ten behoeve van verzoeker dan wel in meer algemene zin? Zo nee, waarom niet?”
De korpsbeheerder beantwoordde de vragen bij brief van 14 mei 2002 als volgt:
“…1. Verzoekers brief van 11 december 2001 is niet opgevat als klacht, omdat deze brief is gezien als een verzoek om herziening van een beleidsbeslissing gebaseerd op bedrijfsmatige redenen als het optimaliseren van de bedrijfsvoering en als zodanig is beantwoord;
2. Er is geen aanleiding gevonden tot enigerlei maatregel of actie, ten behoeve van verzoeker dan wel in meer algemene zin, om de volgende redenen.
a) zoals verwoord in mijn vorige brief is deze keuze ingegeven door het enorme verlies aan productieve uren op momenten dat vreemdelingen niet op afspraak verschenen. Daarnaast zorgde deze werkwijze voor een groot aantal reisuren. Onder druk van oplopende achterstanden in de vergunningsverlening werd deze keuze gemaakt;
b) het feit dat er geen enkel ander gelijkluidend verzoek bij het Regionaal Bureau Vreemdelingenzaken is binnengekomen;
c) het feit dat er landelijke ontwikkelingen gaande zijn inhoudende de overdracht, van alle administratieve handelingen rond Toelating, naar de Immigratie en Naturalisatie Dienst…”
f. Nadere reactie korpsbeheerder
Bij brief van 5 augustus 2002 stelde de substituut-ombudsman de korpsbeheerder nogmaals een tweetal vragen.
“1. Is aan verzoeker schriftelijk dan wel mondeling uitgelegd waarom het niet mogelijk is verblijfsdocumenten per post te versturen? Zo ja, wanneer en op welke wijze? Zo nee, waarom niet?
2. a. Welke maatregelen zijn er getroffen voor personen die niet in staat zijn hun documenten af te halen?
b. Is dit schriftelijk dan wel mondeling aan verzoeker uitgelegd? Zo ja, wanneer? Zo nee, waarom niet?”
De korpsbeheerder beantwoordde deze vragen bij brief van 30 augustus 2002 als volgt:
“…1. Aan verzoeker is herhaaldelijk mondeling uitgelegd waarom het niet mogelijk is verblijfsdocumenten per post te versturen. Dit is zowel tijdens een bijeenkomst in de moskee te Woerden omstreeks februari 2002 als telefonisch aan verzoeker uitgelegd. Het beleid van de regiopolitie Utrecht is dat het document in persoon wordt uitgereikt. Dit heeft als doel te verifiëren dat degene die het document in ontvangst neemt ook de aanvrager is en om eventueel misbruik van het document te voorkomen.
2a. Voor personen die niet in staat zijn hun documenten af te halen wordt de mogelijkheid geboden individuele afspraken te maken. Deze afspraken kunnen zowel in de avonduren als in het weekend worden gemaakt. Indien iemand ziek is, dan wel in het geheel niet in staat is om het document persoonlijk af te halen, wordt de mogelijkheid geboden iemand schriftelijk te machtigen om in zijn of haar plaats het document af te halen. Betrokken persoon dient dan tevens in het bezit te zijn van een geneeskundige verklaring dat betrokkene inderdaad niet in staat is persoonlijk het document af te halen.
2b. Ook het genoemde onder punt 2a. is verzoeker herhaaldelijk mondeling uitgelegd. De data waarop dit heeft plaatsgevonden zijn helaas niet meer paraat…”
g. Nadere reactie verzoeker
In reactie op het antwoord van 30 augustus 2002 van de korpsbeheerder liet verzoeker op 10 september 2002 telefonisch het volgende weten.
Volgens verzoeker vond de bijeenkomst waarover de korpsbeheerder schreef, niet plaats in februari 2002 in de moskee, maar in september/oktober 2001, op het politiebureau te Woerden.
Wat betreft het afhalen van documenten voor zieken die daartoe zelf niet in staat zijn, deelde verzoeker mee dat het document van zijn zieke moeder pas na tussenkomst van een hulpverlener namens haar kon worden afgehaald.
Verder gaf verzoeker aan dat hem inderdaad diverse keren was uitgelegd waarom een document persoonlijk moet worden afgehaald. Hij bleef er echter bij dat een dergelijke regeling wat hem betreft onwenselijk is, omdat hij bijvoorbeeld diverse keren voor de documenten van zijn kinderen naar Utrecht had moeten reizen, toen er één en ander met een document niet juist was.
Achtergrond
1. Vreemdelingenwet 2000
Artikel 24, eerste lid
“Bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden regels gesteld omtrent:
(…)
c. de wijze waarop beschikkingen bij of krachtens deze wet ten aanzien van de vreemdeling gegeven, alsmede de bij of krachtens deze wet voorgeschreven kennisgevingen, mededelingen of berichten aan de vreemdeling of aan andere belanghebbenden worden bekendgemaakt. Daarbij kan worden bepaald, dat de bekendmaking van beschikkingen ook kan geschieden door middel van het toezenden of uitreiken van een document en door het stellen van aantekeningen in een daarbij aan te wijzen document.”
2. Voorschrift Vreemdelingen 2000
Artikel 1.3 Mandaat
“Voorzover uit een wettelijk voorschrift niet anders voortvloeit, worden de bevoegdheden genoemd in deze regeling uitgeoefend namens de Minister van Justitie. Bij de uitoefening van deze bevoegdheden worden de algemene en bijzondere aanwijzingen van de Minister van Justitie in acht genomen.”
Artikel 3.9 Bevoegdheid korpschef
“De afgifte, de verlenging van de geldigheidsduur en de vervanging van documenten en verklaringen als bedoeld in artikel 9 van de Wet en 4.21, eerste lid, onder a tot en met c, van het Besluit, geschiedt door de korpschef van het regionale politiekorps waarin de gemeente is gelegen waar de vreemdeling zijn woon- of verblijfplaats heeft.”
3. Vreemdelingenbesluit 2000
Artikel 3.104, eerste lid
“De beschikking, waarbij de aanvraag tot het verlenen van de verblijfsvergunning, bedoeld in artikel 14 en 20 van de Wet, geheel of gedeeltelijk wordt ingewilligd, wordt bekendgemaakt door uitreiking van het document, bedoeld in artikel 9, eerste lid, van de Wet, waaruit het rechtmatig verblijf op grond van artikel 8, onder a onderscheidenlijk onder b, van de Wet blijkt.”
4. Klachtenregeling van het regionale politiekorps Utrecht
Het begrip klacht
Artikel 2.
“Een klacht is een uiting van ongenoegen van een burger, waarop deze kennelijk een reactie verwacht. De klacht kan betrekking hebben op een gedraging van de politieorganisatie of van een ambtenaar als onderdeel van die organisatie.”
Afdoening van de klacht.
Artikel 15.
“1. De klager krijgt desgewenst mondeling, maar in ieder geval schriftelijk bericht over de beslissing ten aanzien van de klacht.
2. De beslissing bevat bij voorkeur een uitspraak over de gegrondheid van de klachten wordt te allen tijde gemotiveerd.
3. De klager wordt tevens geïnformeerd over de wijze waarop hij of zij tegen de beslissing als bedoeld in het vorige lid, in beroep kan gaan.“