Achtergrond
Artikel 7:10 van de Algemene wet bestuursrecht luidt:"1. Het bestuursorgaan beslist binnen zes weken of – indien een commissie als bedoeld in artikel 7:13 (een adviescommissie; N.o.) is ingesteld – binnen tien weken na ontvangst van het bezwaarschrift."Onderzoek
In het kader van het onderzoek werd de Minister van Buitenlandse Zaken en de Minister van Justitie verzocht op de klacht te reageren en een afschrift toe te sturen van de stukken die op de klacht betrekking hebben. De Staatssecretaris van Justitie reageerde in de plaats van de Minister van Justitie. Tijdens het onderzoek kregen betrokkenen de gelegenheid op de door ieder van hen verstrekte inlichtingen te reageren. Het resultaat van het onderzoek werd als verslag van bevindingen gestuurd aan betrokkenen. De Staatssecretaris van Justitie ging akkoord met de weergave van zijn standpunt in het verslag. De Minister van Buitenlandse Zaken berichtte dat het verslag hem geen aanleiding gaf tot het maken van opmerkingen. Verzoeker deelde mee zich met de inhoud van het verslag te kunnen verenigen.Bevindingen
De bevindingen van het onderzoek luiden als volgt:A. Feiten1. Op 28 april 1997 werd door de Visadienst van het Ministerie van Buitenlandse Zaken, ondergebracht bij de IND van het Ministerie van Justitie (verder ook: de Visadienst) afwijzend beslist op het verzoek van 13 augustus 1996 om een machtiging tot voorlopig verblijf (mvv) voor verzoekers in India verblijvende Indiase partner en haar dochter. In de desbetreffende beschikking staat onder meer de volgende passage:"Aan de partner van een Nederlander, kan verblijf hier te lande worden toegestaan (...), indien:(...) b. beide partners met gelegaliseerde offici le documenten aantonen ongehuwd te zijn. (...) Niet is gebleken noch is met gelegaliseerde offici le documenten aangetoond dat beide partners ongehuwd zijn. Derhalve wordt er in casu niet aan de onder b. genoemde voorwaarde voldaan."2. Op 22 mei 1997 diende verzoeker, die zich niet had voorzien van rechtsbijstand, een bezwaarschrift in tegen de afwijzende beslissing van 28 april 1997. Hij gaf daarin onder meer aan dat zodra hij van zijn partner het offici le document zou krijgen waarin stond dat zijongehuwd was, hij dat, te samen met het bewijs van zijn ongehuwd-zijn onverwijld zou doen toekomen aan de Visadienst.3. Op 18 juni 1997 stuurde verzoeker de Visadienst (niet-gelegaliseerde) documenten met betrekking tot het ongehuwd-zijn van hem en zijn partner. Op 30 juni 1997 deed verzoeker de Visadienst nog een (niet-gelegaliseerd) document toekomen.4. Op 5 augustus 1997 wendde verzoeker zich tot de Nationale ombudsman.5. Bij brief van 11 augustus 1997 deelde de Visadienst verzoeker onder meer het volgende mee:"U bent bij mij bekend als referent van bovengenoemde vreemdelinge, namens wie u een bezwaarschrift heeft ingediend tegen mijn weigering aan betrokkene een machtiging tot voorlopig verblijf te verlenen. In verband daarmee nodig ik u hierbij uit om een nadere toelichting te geven op dit bezwaarschrift. Het gehoor zal plaatsvinden op bovengenoemd bezoekadres op 19 augustus 1997 om 11.30 uur Vooruitlopend op hetgeen ter zitting wordt besproken, verzoek ik u v r voornoemde datum mij in het bezit te stellen van de volgende stukken. – Een gelegaliseerde offici le verklaring dat uw partner, mw. K., ongehuwd is. U heeft mij op respectievelijk 18 juni jl. en 30 juni jl. een verklaring toegezonden, om aan te tonen dat uw partner ongehuwd is. Echter, geen van beide documenten is gelegaliseerd. Ik zend u hierbij beide documenten in origineel terug en verzoek u zorg te dragen voor legalisatie. Uw partner dient zich voor de legalisatie te wenden tot het Ministerie van Buitenlandse Zaken in India, waarna de stukken vervolgens door de Nederlandse Ambassade te New Delhi ter legalisatie dienen te worden voorgelegd. – Een gelegaliseerde offici le verklaring waaruit blijkt dat de genoemde S. daadwerkelijk de dochter is van mw. K. Ook deze verklaring dient op de bovenomschreven wijze gelegaliseerd te worden. – Arbeidscontracten, jaaropgaven, salarisspecificaties, e.d. waaruit blijkt dat u gedurende drie jaar, te rekenen tot heden,
onafgebroken (in Nederland danwel in het buitenland) heeft gewerkt. Voor de duidelijkheid: de enkele stelling dat u van 1 augustus 1994 tot 1 april 1995 voor Artsen zonder grenzen heeft gewerkt, is niet voldoende. U dient dit met stukken aan te tonen. – Een verklaring (van bijv. het uitzendbureau) dat u voor minimaal zes maanden, te rekenen vanaf heden, over inkomsten uit arbeid kunt beschikken."6. Op 19 augustus 1997 vond de hoorzitting plaats naar aanleiding van het bezwaarschrift van 22 mei 1997.7. Op 9 oktober 1997 zond verzoeker (kopie n) van de desbetreffende gelegaliseerde documenten aan de Visadienst.8. Op 6 november 1997 werd het bezwaar gegrond verklaard.B. Standpunt verzoekerHet standpunt van verzoeker staat samengevat weergegeven onder
Klacht
.1. Voorts bracht verzoeker in zijn verzoekschrift van 5 augustus 1997 onder meer nog het volgende naar voren:"Begin juli had ik nog niks vernomen van de IND omtrent de afhandeling van mijn bezwaar en op 4-7 nam ik zelf contact op met de IND. Van de medewerkster (...) vernam ik dat mijn dossier doorgestuurd was naar de Staatssecretaris die voor het einde van de maand een beslissing zou nemen. Op 21-7 werd ik gebeld door Dhr. V. (IND Den Bosch) omtrent de taal die mijn partner sprak. Hij moest een tolk regelen voor een hoorzitting in Den Bosch. Aangezien mijn partner nog in India verblijft leek het mij beter om een hoorzitting aldaar te houden en niet in Den Bosch zoals Dhr. V. voor ogen had. Het bleek dat Dhr. V. het hele dossier nog geeneens kende. Hij wist niet dat het om een MVV aanvrage ging en dat mijn partner nog in India was. Ook dacht hij dat ik de advocaat was en niet de partner van betrokkene. De datum van de hoorzitting zou mij nog meegedeeld worden. Om de hele zaak te bespoedigen belde ik op 23-7 met de IND Den Bosch maar die verwezen mij door naar Den Haag want daar lagimmers het dossier. Als gevolg van een computerstoring van de IND Den Haag op 24-7 heb ik diverse malen moeten bellen. Uiteindelijk vernam ik van Mevr. T. dat de hoorzitting op 19 augustus zou plaatsvinden en dat de schriftelijke bevestiging nog zou volgen. In verband met een mogelijke aanvaarding van een nieuwe baan op 18 augustus kwam mij de datum van 19 augustus dus wel zeer ongelegen. Mevr. T. zei dat ik dan maar met de ambtenaar in Den Bosch moest bellen voor een nieuwe datum. Het probleem met de IND is dat je niet rechtstreeks met een ambtenaar kunt praten. Vragen dien je te stellen aan een telefoniste die de vraag dan weer doorspeelt aan de betreffende ambtenaar en het antwoord krijg je ook weer via de telefoniste. Op deze manier kan volgens mij van een goede communicatie geen sprake zijn. Meteen na dit gesprek belde ik maar weer Den Bosch op. Eerst wilde de medewerkster van Den Bosch (...) mij weer doorverwijzen naar Den Haag maar na nadere uitleg van mij werd ik toch doorverbonden met Dhr. V. Van hem kreeg ik het verzoek om enkele dagen later terug te bellen zodat hij tijd had om e.e.a. te regelen. Op 30-7 belde ik dus weer met Dhr. V. maar hij wist nog niks te vertellen omtrent een nieuwe datum. Als gevolg van een interne verhuizing op 4-8 bleek de IND Den Bosch op deze dag niet bereikbaar. Hedenmorgen, 5-8, vernam ik van Dhr. V. dat als gevolg van die interne verhuizing hij de zaak had overgedragen aan een andere afdeling. Aan Dhr. D. van die betreffende afdeling heb ik toen maar weer mijn hele verhaal verteld en hem uitgelegd dat ik toch zo spoedig mogelijk duidelijkheid wilde hebben omtrent een datum aangezien ik verlof dien aan te vragen en dat ik goed voorbereid aan die zitting wil deelnemen. Ik heb hem verder nog verteld dat 19 augustus mij alsnog zou uitkomen als datum van die zitting. Ruim drie weken nadat ik op eigen initiatief vernam omtrent de hoorzitting op 19-8 heb ik nog steeds geen schriftelijke bevestiging hierover en gezien het moeizame verloop van de planning hiervan wil ik een klacht indienen.
Ik begrijp dat U geen invloed kunt uitoefenen op een beslissing van de IND maar ik wil middels dit schrijven wel een bezwarende stem laten horen omtrent de werkwijze van de IND waar je van de ene ambtenaar naar de andere wordt doorverwezen en niemand eigenlijk precies weet hoe de vork in de steel zit."2. In een brief van 25 september 1997 aan de Nationale ombudsman bracht verzoeker voorts nog het volgende naar voren:"Zoals bekend vond op 19 augustus 1997 de hoorzitting plaats. Tijdens deze zitting werd mij verteld dat wegens politieke aandacht de zitting vervroegd plaatsvond. Het belang van het spoedig insturen van de gelegaliseerde documenten werd nogmaals bevestigd. Echter op 22 augustus 1997 vernam ik van mijn partner dat legalisatie van de documenten door de Ambassade te New Delhi ruim 2 maanden in beslag kon nemen. Ik heb toen meteen contact opgenomen met Mevr. G., voorzitter tijdens de hoorzitting, en haar deze vertraging medegedeeld. Zij heeft toen middels een schrijven aan Buitenlandse Zaken (...) geprobeerd de zaak te bespoedigen. Mijn partner is inmiddels al 4 keer bij de ambassade in New Delhi geweest en steeds kreeg ze van de Indiase medewerker op de Ambassade te horen dat men nog geen tijd had gehad en dat ze na 3 dagen maar weer moest bellen. Wat mij in deze affaire het meest verwondert en ook behoorlijk kwaad maakt is dat men ruim een jaar nadat de aanvrage bij de Ambassade is geschiedt nu weer terug is bij het beginpunt. Weliswaar werd door (...) de vreemdelingenpolitie te Roermond verteld dat wij diverse gelegaliseerde documenten nodig hadden, maar hij verzuimde om te vertellen wat legalisatie inhoudt en hoelang dat duurt. Zodra ik de documenten, omtrent het ongehuwd zijn van mijn partner, van haar ontving heb ik deze ook terstond doorgestuurd naar Den Bosch in de veronderstelling dat deze al waren gelegaliseerd gezien de veelvoud aan stempels en handtekeningen."C. Standpunt Minister van Buitenlandse ZakenDe Minister van Buitenlandse Zaken verwees in zijn reactie op de klacht naar de reactie van de Staatssecretaris van Justitie.
D. Standpunt Staatssecretaris van Justitie De Staatssecretaris van Justitie deelde in haar reactie van 3 februari 1998 op de klacht onder meer het volgende mee:"Naar aanleiding van uw brief van 23 september 1997, waarin u verzoekt om een reactie op de door u geformuleerde klacht aan de hand van de door de heer H. (verzoeker; N.o.), zijnde de partner van mevrouw K., verstrekte gegevens bericht ik u als volgt. (...) Uit uw formulering van de klacht in uw brief van 23 september 1997, blijkt dat de heer H. klaagt over de behandelduur van het door hem op 22 mei 1997 ingediende bezwaarschrift, gericht tegen de niet-inwilliging van de aanvraag om een machtiging tot voorlopig verblijf van mevrouw K. en haar dochter. Daarnaast klaagt hij erover dat hij pas op 11 augustus 1997 een uitnodiging heeft ontvangen voor de zitting van de Ambtelijke Commissie van 19 augustus 1997, dat hem op 11 augustus 1997 voor het eerst werd verzocht documenten te legaliseren en dat de Visadienst in de periode juni en augustus 1997 niet adequaat heeft gereageerd op telefonische verzoeken om informatie over de stand van zaken van de behandeling van zijn bezwaarschrift. Ik zal hieronder eerst per klachtelement een aantal van belang zijnde feiten naar voren brengen. Daarna zal ik per klachtelement aangeven of dit naar mijn mening gegrond danwel ongegrond geacht moet worden. Ten aanzien van de behandelduur van het bezwaarschrift is het volgende van belang. Op 22 mei 1997 is door de heer H. bezwaar aangetekend tegen de niet-inwilliging van de aanvraag van 13 augustus 1996 om verlening van een machtiging tot voorlopig verblijf (welke op 3 december 1996 door de Visadienst is ontvangen). Op 6 november 1997 is het bezwaar gegrond verklaard. In voornoemde periode, welke langer is dan de wettelijk voorgeschreven beslistermijn in bezwaar, heeft zich onder meer het volgende voorgedaan. Na de uiteindelijke ontvangst van correct gelegaliseerde documenten (zie hierna) en na indeling van het dossier op een beslissingsmedewerker, is op 23 oktober 1997 telefonisch contact opgenomen met de heer H. Bij die gelegenheid bleek dat de heer H. niet meer beschikte over voldoende middelen van bestaan, omdat hij ontslag had genomen. Aan hem is gevraagd
om, zodra hij weer werk had, dit te berichten aan de Visadienst. Hem is ook gevraagd de hoogte van zijn salaris en de duur van het arbeidscontract door te geven. Op 24 oktober 1997 bericht de heer H. de Visadienst dat hij op 27 oktober 1997 als uitzendkracht in dienst zal treden en dat de duur van de werkzaamheden waarschijnlijk een jaar zal bedragen. Hij heeft hierbij echter geen gegevens overgelegd met betrekking tot de hoogte van het inkomen. Per brief van 24 oktober 1997 is de heer H. wederom gewezen op het belang van de hoogte van het inkomen. Op 28 oktober 1997 overlegt de heer H. een verklaring van het uitzendbureau met betrekking tot de hoogte van zijn inkomen. Een week later, dit is op 6 november 1997, is de aanvraag om de MVV in bezwaar ingewilligd. Ten aanzien van het naar de mening van klager ontijdige verzoek om legalisatie van documenten is het volgende van belang. De heer H. heeft door middel van de gemotiveerde beschikking van 28 april 1997 kennis kunnen nemen van het gegeven dat er in het kader van de betreffende machtiging tot voorlopig verblijf-procedure gelegaliseerde documenten overgelegd dienen te worden. Bovendien blijkt uit de brief van de heer H. van 30 april 1997 en uit het bezwaarschrift van 22 mei 1997 dat de heer H. hiervan ook daadwerkelijk op de hoogte was. Op 18 juni 1997 en op 30 juni 197 heeft de heer H. weliswaar documenten overgelegd, maar deze waren niet gelegaliseerd. In de brief van 11 augustus 1997 is de heer H dan ook slechts een nadere toelichting gegeven op hetgeen hem al bekend was. Uit het verslag dat is gemaakt naar aanleiding van de zitting van de ambtelijke commissie is daarbij gebleken dat de heer H. eerst bij die gelegenheid heeft ge nformeerd naar wat legalisatie nu feitelijk inhoudt. Vervolgens is hem ter zitting door de voorzitter een en ander uitgelegd. Na de zitting is de heer H. er nogmaals per brief aan herinnerd dat hij de documenten moet laten legaliseren. Bij brief van 28 augustus 1997, gericht aan de Minister van Buitenlandse Zaken, is voorts door de Visadienst gevraagd om de legalisatie van de documenten met voorrang te behandelen. Uit deze brief blijkt verder dat de legalisatie het enige is dat de afgifte van de machtiging tot voorlopig verblijf nog in de weg staat. Ten aanzien van de uitnodiging voor de hoorzitting door de ambtelijke commissie is het volgende van belang.
De heer H. heeft op enig moment telefonisch aan een medewerker te Den Bosch meegedeeld niet op de aanvankelijk door de Visadienst geplande datum voor een hoorzitting te kunnen verschijnen. De betreffende medewerker heeft de heer H. verwezen naar het District Zuid Oost, waar immers de hoorzitting zou plaatsvinden. Toen de heer H. vervolgens op 4 augustus 1997 telefonisch contact opnam met het district Zuid Oost werd hij geconfronteerd met een beperkte bereikbaarheid van (het personeel van) het district, wegens de uitvoering van een interne reorganisatie op die datum. Op 5 augustus 1997 heet de heer H. wederom contact opgenomen met het district Zuid Oost. Bij die gelegenheid is de beschikbaarheid op de zittingsdatum 19 augustus 1997 door de heer H. telefonisch bevestigd. Op 11 augustus 1997 (vier werkdagen later) is vervolgens ter nadere informatie en bevestiging de schriftelijke uitnodiging door de Visadienst aan de heer H. verzonden. Hiermee dient te worden aangenomen dat de heer H. tenminste vanaf 5 augustus 1997 van de feitelijke zittingsdatum op de hoogte was; dat deze datum niet eerder bekend was, resp. eerst later schriftelijk bevestigd is, is mede te wijten aan de door de heer H. zelf veroorzaakte onduidelijkheid omtrent zijn beschikbaarheid op 19 augustus 1997. Ten aanzien van de informatievoorziening in de periode juli en augustus 1997 geldt het volgende. Zoals uit het departementale dossier en de brief van 13 augustus 1997 aan de Nationale ombudsman blijkt, heeft de heer H. contact opgenomen met mevrouw D'Ancona, die de zaak onder mijn aandacht heeft gebracht. In verband hiermee bevond het departementale dossier zich in 's-Gravenhage. Dit heeft tot gevolg gehad dat medewerkers van het District Zuid Oost het departementale dossier op dat moment – tijdelijk – niet konden raadplegen. Mijns inziens is de mis-communicatie, zoals weergegeven in de brieven van 5 augustus 1997 en 13 augustus 1997, tenminste ten dele hierdoor te verklaren. Voor het overige geldt dat in de genoemde periode wellicht enige verwarring is ontstaan door de hierboven genoemde aanvankelijke mededeling van de heer H. dat hij niet op een bepaalde zittingsdatum zou kunnen verschijnen, terwijl later bleek dat hij op deze datum wel beschikbaar was. Op basis van het hiervoor beschreven feitencomplex kom ik tot de volgende conclusies. Ik acht de klacht over de behandelduur gegrond. Zoals hierboven aangegeven heeft in deze casus de feitelijke beslistermijn in
bezwaar de wettelijke termijnen overschreden. Weliswaar biedt artikel 7:10 AWB de mogelijkheid de beslistermijn te verdagen voor zover de indiener van het bezwaarschrift daarmee instemt en andere belanghebbenden daardoor niet in hun belang worden geschaad of daarmee instemmen, maar een dergelijke instemming is hier niet gevraagd, noch verkregen. Hierbij dient te worden opgemerkt dat een beslissing op een eerder moment tot een niet-inwilliging had geleid. De behandelingsduur is mede be nvloed door het niet-inleveren van de gelegaliseerde documenten en het vertrek van de heer H. bij zijn werkgever. De klacht met betrekking tot de gelegaliseerde documenten acht ik ongegrond. Immers, de heer H. was al vanaf 28 april 1997 op de hoogte van het feit dat zijn aanvraag met gelegaliseerde documenten moest worden onderbouwd. De klacht met betrekking tot de ontijdige uitnodiging voor de hoorzitting acht ik eveneens ongegrond. De heer H. heeft zelf voor enige onduidelijkheid gezorgd, door aanvankelijk telefonisch door te geven dat hij 19 augustus niet komen verschijnen. Eerst toen duidelijk was dat de heer H. wel op deze hoorzitting aanwezig kon zijn, is een schriftelijke bevestiging door de Visadienst verzonden. Tenslotte acht ik de klacht met betrekking tot de informatievoorziening gegrond. Hoewel niet vast is komen te staan dat de heer H. op enig moment in de procedure onjuiste informatie heeft ontvangen, is wel gebleken dat de verstrekte informatie voor de heer H. niet altijd voldoende, danwel voldoende duidelijk is geweest, en is nagelaten daarop in te spelen."E. Reactie verzoekerVerzoeker bracht in reactie op hetgeen de Staatssecretaris van Justitie naar voren had gebracht onder meer nog het volgende naar voren:"Ten aanzien van het aanleveren van gelegaliseerde documenten wil ik het volgende opmerken:Reeds bij de eerste aanvrage in Delhi werd gesproken over gelegaliseerde documenten. Wij namen derhalve aan dat de documenten opgemaakt door een zgn. Notary Public en de Magistrate in Delhi gelegaliseerde documenten waren. Dat deze documenten op hun echtheid gecontroleerd moesten worden door de Ambassade werd ons nooit verteld.
Ik mag toch aannemen dat dat toch een taak is van de Ambassade of van de Vreemdelingendienst. Het bevreemdt mij in deze verder dat een ambtenaar (Dhr. Ga.) van de Vreemdelingendienst te Roermond zegt dat de aanvrage niet compleet is maar dat hij ze toch doorstuurt en dat men het in Den Bosch maar moet uitzoeken. Had Dhr. Ga. toen in november 1996 verteld wat legalisatie inhield dan was er veel leed voorkomen. Daarnaast komt het merkwaardig bij mij over dat documenten die de IND al 6 weken in hun bezit heeft, mij 1 week voor de hoorzitting terug worden gestuurd met het verzoek deze te laten legaliseren en dan mee te nemen naar de hoorzitting. Weet men bij de IND dan zelf niet dat legalisatie enkele weken tot enkele maanden kan duren? Verder wil ik nog opmerken dat een lokale ambtenaar van de Ambassade in Delhi de afgifte van de gelegaliseerde papieren moedwillig heeft vertraagd. De papieren waren al op 30 september 1997 gelegaliseerd maar aan mijn partner werd daarna nog tot 3 maal toe gezegd dat ze maar moest terugkomen omdat de papieren nog niet gelegaliseerd waren. Misschien kan de IND of Ministerie van Justitie hier niks aan doen maar het roept toch vraagtekens bij mij op. Ten aanzien van de hoorzitting wil ik het volgende opmerken. Omdat er na ruim 6 weken nadat ik mijn bezwaarschrift had ingediend nog steeds geen reactie was van de IND heb ik op eigen initiatief geprobeerd te achterhalen wat de reactie was van de IND en wanneer de eventuele hoorzitting zou zijn. Het verbaasde mij dat een ambtenaar (Dhr. V.) van de IND Den Bosch mij belde voor een hoorzitting terwijl hij weinig of niks afwist van het dossier. (...) Weliswaar vernam ik inderdaad al op 24-7-1997 dat de hoorzitting zou plaatsvinden op 19 augustus maar ik gaf al meteen door dat deze datum mij ongelegen kwam daar ik op 18 augustus een nieuwe baan zou aanvaarden en het dan onmogelijk zou zijn om de volgende dag vrij te krijgen. Uiteindelijk besloot ik toch maar de datum van 19 augustus te accepteren want uit de diverse telefoongesprekken die ik omtrent de verplaatsing van de hoorzitting voerde rees bij mij het vermoeden dat men weinig interesse had om dit te doen. (...)
Dat men tijdelijk het dossier niet kon raadplegen omdat het dossier bij mevrouw D'Ancona zou liggen vindt ik overigens een zwak excuus. Men had toch wel kopie n kunnen maken. Wat zou men gedaan hebben als het dossier zoek zou zijn geraakt? Ofschoon mijn klacht over de behandelduur wel gegrond is verklaard nog het volgende; Men stelt dat wij in feite blij mogen zijn met de vertraagde afhandeling daar een beslissing op een eerder moment tot een niet-inwilliging had geleid. Ik vraag mij hierbij af om welke redenen men het visum dan weer zou hebben afgewezen. Dat men eist dat ik over voldoende middelen van bestaan moet beschikken vind ik begrijpelijk, maar dat men de termijn steeds doet verlengen dat men over voldoende middelen moet beschikken vind ik minder re el. Ten tijde van de aanvrage bij de vreemdelingendienst te Roermond moest ik beschikken over een inkomen van minstens 1 jaar. In de uitnodiging voor de hoorzitting wordt vermeld dat ik voor minimaal 6 maanden nog over een inkomen uit arbeid moet beschikken. Het lijkt erop dat hoe langer de uitspraak op zich laat wachten des te langer moet men over een arbeidsinkomen beschikken." BEOORDELINGI. . Ten aanzien van de behandelingsduur1. Termijnen in het bestuurprocesrecht zijn voor de belanghebbende doorgaans fatale termijnen. Uit een oogpunt van een op dit punt na te streven gelijkheid tussen overheid en burgers dienen bestuursorganen zich in beginsel evenzeer strikt gebonden te achten aan voor hen geldende termijnen van orde.2. Verzoeker klaagt in de eerste plaats over de lange behandelingsduur van zijn op 22 mei 1997 ingediende bezwaarschrift bij de Visadienst tegen de afwijzing van zijn verzoek om een mvv ten behoeve van zijn partner en zijn kind.3. Op de dag dat verzoeker zich met zijn klacht tot de Nationale ombudsman wendde, 5 augustus 1997, had de Visadienst nog niet beslist op het bezwaarschrift van 22 mei 1997. De totale behandelingsduur van dit bezwaarschrift bedroeg toen iets meer dan de termijn van tien weken, zoals genoemd in art. 7:10, eerste lid van de Algemene wet bestuursrecht (zie onder
Achtergrond
). Op 6 november 1997 werd het bezwaar gegrond verklaard. De totalebehandelingstermijn is derhalve ruim vijf maanden geweest. Daarmee is de termijn die art. 7:10, eerste lid van de Algemene wet bestuursrecht voorschrijft ruim overschreden.4. De onderzochte gedraging van de Visadienst van het Ministerie van Buitenlandse Zaken, ondergebracht bij de Immigratie- en Naturalisatiedienst van het Ministerie van Justitie, is in zoverre niet behoorlijk.II. . Ten aanzien van de brief van 11 augustus 19971.1. Verzoeker klaagt er met betrekking tot de brief van 11 augustus 1997 in de eerste plaats over dat hij pas bij deze brief een bevestiging ontving van de uitnodiging voor een hoorzitting op 19 augustus 1997. Op dit punt heeft verzoeker het volgende naar voren gebracht. Op 24 juli 1997 vernam verzoeker van een medewerkster van de IND te 'sGravenhage dat de hoorzitting naar aanleiding van zijn bezwaarschrift op 19 augustus 1997 zou plaatsvinden. Omdat deze datum verzoeker niet uitkwam, nam hij op haar aanraden contact op met de IND te 's-Hertogenbosch. De betrokken medewerker verzocht hem na een paar dagen terug te bellen, zodat hij de tijd had om een en ander te regelen. Op 5 augustus 1997 liet verzoeker de betrokken medewerker weten dat 19 augustus 1997 hem alsnog zou uitkomen als zittingsdatum.1.2. Uit verzoekers eigen lezing en uit hetgeen van de zijde van de Staatssecretaris van Justitie naar voren is gebracht, kan worden afgeleid dat verzoeker in eerste instantie heeft verzocht om een andere zittingsdatum nadat hij op 24 juli 1997 had vernomen dat de zitting op 19 augustus 1997 zou plaatsvinden. Toen hij op 5 augustus 1997 alsnog akkoord was gegaan met de datum 19 augustus 1997 werd deze datum vervolgens op 11 augustus 1997, bevestigd. Daarmee is voldoende voortvarend gehandeld.1.3. In zoverre is de onderzochte gedraging van de Visadienst van het Ministerie van Buitenlandse Zaken, ondergebracht bij de IND van het Ministerie van Justitie, behoorlijk.2.1. Verzoeker klaagt er met betrekking tot de brief van 11 augustus 1997 voorts over dat hem in die brief voor het eerst werd verzocht twee documenten, die al sinds 18 juni 1997 en 30 juni 1997 in het bezit waren van de Visadienst, te laten legaliseren v r de hoorzitting op 19 augustus 1997.2.2. In de beschikking van 28 april 1997 is duidelijk aangegeven dat een mvv alleen zou kunnen worden verleend als beide partners hun
ongehuwd zijn zouden aantonen met gelegaliseerde offici le documenten. Gelet daarop was het de verantwoordelijkheid van verzoeker om aan de desbetreffende voorwaarde te voldoen. Niettemin heeft hij op 18 en 30 juni 1997 documenten opgestuurd die niet gelegaliseerd waren. De gewraakte passage in de brief van 11 augustus 1997 moet worden aangemerkt als een herinnering aan de eerder, in de beschikking van 28 april 1997, gestelde voorwaarde. Weliswaar zou het van dienstbetoon jegens verzoeker hebben getuigd wanneer de Visadienst verzoeker ook al direct na de ontvangst van de door hem ingestuurde niet-gelegaliseerde documenten had laten weten dat niet was voldaan aan de voorwaarde van legalisatie. Het feit dat dit niet is gebeurd, is echter onvoldoende reden om de onderzochte gedraging op dit punt aan te merken als niet behoorlijk.2.3. De onderzochte gedraging van de Visadienst van het Ministerie van Buitenlandse Zaken, ondergebracht bij de IND van het Ministerie van Justitie, is in zoverre behoorlijk.C. Met betrekking tot de in juli en augustus 1997 verstrekte informatie1. Tot slot klaagt verzoeker er over dat de IND niet adequaat heeft gereageerd op zijn diverse telefonische verzoeken om informatie in de periode juli en augustus 1997 over de stand van zaken in de behandeling van zijn bezwaarschrift. Verzoeker bracht op dit punt naar voren dat hij, toen hij op 4 juli 1997 contact opnam met de IND, te horen kreeg dat het dossier was doorgestuurd naar de Staatssecretaris van Justitie, die voor het einde van de maand juli een beslissing zou nemen. Op 23 juli 1997 nam verzoeker contact op met de IND te 's-Hertogenbosch. Hij werd toen verwezen naar de IND te 's-Gravenhage omdat daar (immers) het dossier lag. Op 24 juli 1997 vernam hij van de IND te 's-Gravenhage dat de zitting op 19 augustus 1997 zou plaatsvinden. Vervolgens waren er op 30 juli 1997 en 5 augustus 1997 contacten met betrekking tot de geplande hoorzitting.2. De Staatssecretaris van Justitie bracht op dit punt naar voren dat het departementale dossier zich in 's-Gravenhage had bevonden, zodat de IND te 's-Hertogenbosch het tijdelijk niet had kunnen raadplegen. Volgens haar was de miscommunicatie tenminste ten dele hierdoor te verklaren.3. De Staatssecretaris van Justitie ging in haar reactie op de klacht niet in op de concrete data en voorbeelden die verzoeker met betrekking tot dit klachtonderdeel naar voren heeft gebracht. Nu er geen reden is om op dit punt te twijfelen aan de lezing van verzoeker, wordt deze lezing op dit punt als vaststaand aangenomen.4. Er kan begrip voor worden opgebracht dat verzoeker zich van het kastje naar de muur gestuurd voelde, nu hij meerdere telefoongesprekken heeft moeten voeren om achter de stand van zaken te komen en de IND-medewerker die op 21 juli 1997 telefonisch contact met hem opnam inderdaad onvoldoende op de hoogte was van de zaak. Echter niet is niet gebleken dat op zijn verzoeken (van 4 juli 1997, 23 juli 1997, 24 juli 1997, 30 juli 1997 en 5 augustus 1997) om informatie in de periode juli en augustus 1997 niet juist of anderszins adequaat is gereageerd, behoudens de mededeling op 4 juli 1997 dat de Staatssecretaris van Justitie voor het einde van die maand zou beslissen. Die mededeling is immers niet juist gebleken.5. De onderzochte gedraging van de Immigratie- en Naturalisatiedienst van het Ministerie van Justitie is dan ook behoorlijk, behoudens met betrekking tot een deel van de inhoud van het telefoongesprek van 4 juli 1997, op welk punt zij wel behoorlijk is.
