Verzoeker klaagt over de lange duur van de behandeling door de Directie Personeel, Organisatie en Informatiemanagement van het Ministerie van Economische Zaken (POI) van zijn bezwaarschrift van 22 januari 2001, tegen de beslissing van de Directeur voor de Industriële Eigendom van 20 december 2000.
Verzoeker klaagt er voorts over dat POI de rond 27 augustus respectievelijk de op 8 november 2001 gedane toezeggingen om spoedig te beslissen niet is nagekomen.
BEOORDELING EN CONCLUSIE
1. De behandeling van bezwaarschriften dient plaats te vinden binnen de wettelijk gestelde termijnen. Dit geldt ook voor een door een ambtenaar ingediend bezwaarschrift tegen een beslissing van zijn werkgever. De Directie Personeel, Organisatie en Informatiemanagement van het Ministerie van Economische Zaken (POI) diende ingevolge artikel 7:10, eerste lid, van de Algemene wet bestuursrecht (Awb, zie Achtergrond) aangezien een adviescommissie was ingesteld te beslissen binnen tien weken na ontvangst van het bezwaarschrift, dit behoudens opschorting van de termijn in verband met verzuimherstel. Op grond van het derde lid van artikel 7:10 Awb kon de beslissing voor ten hoogste vier weken worden verdaagd. De Directie POI diende daarvan schriftelijk mededeling te doen aan verzoeker. Verder uitstel was op grond van artikel 7:10, vierde lid, Awb alleen mogelijk met instemming van de verzoeker. Voorts diende de inschakeling van een adviescommissie ingevolge artikel 7:13, tweede lid (zie Achtergrond), bij het bericht van ontvangst van het bezwaarschrift te worden gemeld.
2. Verzoeker diende zijn bezwaarschrift in op 22 januari 2001. Op 23 november 2001 werd op het bezwaarschrift beslist. Op dat moment was de beslistermijn ruimschoots overschreden.
3. De Minister van Economische Zaken deelde mee dat de vertraging in de behandeling van verzoekers bezwaarschrift moest worden gezocht in de grote drukte bij de Directie POI in verband met een nasleep van een reorganisatie bij een onderdeel van het Ministerie. De Minister gaf aan dat de behandeling van verzoekers bezwaarschrift meer tijd had gevergd dan gelet op de wettelijke termijn was toegestaan.
4. De door de Minister aangevoerde reden voor de vertraging in de behandeling van verzoekers bezwaarschrift vormt hiervoor weliswaar een verklaring maar geen rechtvaardiging. POI had de beslissing schriftelijk met vier weken dienen te verdagen en vervolgens, indien nog verder uitstel nodig was, verzoeker om instemming met verder uitstel dienen te verzoeken. Voorts had de Directie POI verzoeker reeds na de ontvangst van het bezwaarschrift dienen mee te delen dat advies zou worden gevraagd aan de adviescommissie. Dat dit niet is gebeurd, is niet juist. Dit klemt temeer nu verzoeker gedurende de procedure nimmer schriftelijk is geïnformeerd over de voortgang van de procedure.
De onderzochte gedraging is niet behoorlijk.
5. Verzoeker klaagt er verder over dat de Directie POI de rond 27 augustus en 8 november 2001 gedane toezeggingen om spoedig te beslissen niet is nagekomen.
6. Vaststaat dat de Minister in de week van 5 november 2001 de toezegging deed om in de week van 12 november 2001 te beslissen. Deze toezegging is niet nagekomen, nu pas op 23 november 2001 op verzoekers bezwaarschrift werd beslist.
Bij e-mailbericht van 23 augustus 2001 vernam verzoeker van de voorzitter van de Vereniging van middelbare en hogere ambtenaren van het Bureau voor de Industriële Eigendom, de heer H., dat de secretaris van de Adviescommissie had aangegeven dat uiterlijk in de laatste week van september 2001 op verzoekers bezwaarschrift zou worden beslist. De Minister deelde in zijn reactie op nader gestelde vragen mee dat met betrekking tot de vertraagde afhandeling van verzoekers bezwaarschrift telefonisch contact is geweest tussen de secretaris van de Adviescommissie, de voorzitter en verzoeker, maar dat hiervan geen telefoonnotities waren opgemaakt. Hoewel niet is vastgesteld dat de toezegging is gedaan om uiterlijk voor eind september 2001 op het bezwaarschrift te beslissen, acht de Nationale ombudsman het gelet op het e-mailbericht van de heer H. van 23 augustus 2001 alsmede de bevestiging van de Minister dat er telefonische contacten zijn geweest over de vertraagde afhandeling van het bezwaarschrift, aannemelijk dat de toezegging wel is gedaan. Ook deze toezegging is niet nagekomen.
De Minister voerde in zijn reactie op dit klachtonderdeel eveneens de grote werkdruk bij de Directie POI aan. Ook hier vormt de werkdruk bij de Directie POI weliswaar een verklaring maar geen rechtvaardiging voor het niet nakomen van de gedane toezeggingen. Van de Directie POI mag worden verwacht dat bij toezeggingen reële termijnen worden gehanteerd. Daarnaast mag worden verwacht dat wanneer duidelijk wordt dat een toezegging niet tijdig kan worden nagekomen, dit aan betrokkene wordt meegedeeld. De Directie POI is in die zin in gebreke gebleven ten opzichte van verzoeker.
De onderzochte gedraging is in zoverre eveneens niet behoorlijk.
Conclusie
De klacht over de onderzochte gedraging van de Minister van Economische Zaken, is gegrond.
Onderzoek
Op 1 oktober en 25 november 2001 ontving de Nationale ombudsman een verzoekschrift van de heer B. te Delft, met een klacht over een gedraging van de Minister van Economische Zaken. Naar deze gedraging werd een onderzoek ingesteld.
In het kader van het onderzoek werd de Minister van Economische Zaken verzocht op de klacht te reageren en een afschrift toe te sturen van de stukken die op de klacht betrekking hebben.
Vervolgens werd verzoeker in de gelegenheid gesteld op de verstrekte inlichtingen te reageren.
Verzoekers reactie op het verslag van bevindingen was aanleiding het verslag aan te passen.
Het resultaat van het onderzoek werd als verslag van bevindingen gestuurd aan betrokkenen.
De Minister van Economische Zaken deelde mee zich met de inhoud van het verslag te kunnen verenigen.
De reactie van verzoeker gaf aanleiding het verslag aan te passen.
Bevindingen
De bevindingen van het onderzoek luiden als volgt:
A. feiten
1. Verzoeker, werkzaam bij het Ministerie van Economische Zaken, diende op 22 januari 2001 een bezwaarschrift in tegen de beslissing van 20 december 2000 van de directeur van het Bureau voor de Industriële Eigendom. Verzoekers gemachtigde verzocht namens verzoeker uitstel voor het indienen van de gronden van het bezwaar tot 15 maart 2001.
2. Op 7 februari 2001 werden de nadere gronden ingediend.
3. Op 11 juni 2001 werd verzoeker gehoord door de Commissie Advisering Bezwaarschriften Personeelsleden Economische Zaken.
4. Bij e-mailbericht van 23 augustus 2001 vernam verzoeker van de voorzitter van de Vereniging van middelbare en hogere ambtenaren van het Bureau voor de Industriële Eigendom, de heer H., dat de secretaris van de Adviescommissie had aangegeven dat uiterlijk in de laatste week van september 2001 op verzoekers bezwaarschrift zou worden beslist.
5. Op 27 augustus 2001 verzocht verzoekers gemachtigde om informatie met betrekking tot de beslistermijn van onder meer het bezwaarschrift van 22 januari 2001.
6. Op 15 oktober 2001 bracht de Commissie advies uit aan de Minister.
7. In de week van 5 november 2001 zegde de Minister verzoeker na interventie door de Nationale ombudsman toe, dat in de week van 12 november 2001 op het bezwaarschrift zou worden beslist.
8. Op 23 november 2001 werd op het bezwaarschrift beslist.
B. Standpunt verzoeker
Voor het standpunt van verzoeker wordt verwezen naar de klachtomschrijving onder Klacht.
C. Standpunt Minister van Economische Zaken
In reactie op de klacht deelde de Minister van Economische Zaken bij brief van 15 maart 2002 onder meer het volgende mee:
“Tot mijn spijt moet ik erkennen dat de behandeling van het bezwaarschrift van (verzoeker; N.o.) meer tijd heeft gevergd dan de termijn die daarvoor door de Algemene wet bestuursrecht (hierna: Awb) wordt voorgeschreven. In een dergelijke situatie biedt de Awb de mogelijkheid om een beroep bij de rechter in te stellen wegens een fictieve weigering om een besluit te nemen. (Verzoeker; N.o.) heeft dat in onderhavig procedure achterwege gelaten. Onbegrijpelijk is dit mijns inziens niet daar (verzoeker; N.o.) op de hoogte was van het feit dat er aan de beslissing werd gewerkt. In juni 2001 werd een hoorzitting gehouden en na de eerste brief van (verzoeker; N.o.) aan u heeft hij in oktober 2001 een afschrift van het advies van de Commissie advisering bezwaarschriften personeelszaken EZ ontvangen. Het wachten was daarna op beslissing op het bezwaarschrift. Aan u is vervolgens toegezegd dat deze beslissing in de week van 12 november 2001 zou worden genomen. Wegens grote drukte bij de directie Personeel, Organisatie en Informatiemanagement vanwege de nasleep van een grote reorganisatie bij een onderdeel van EZ werd de week van 12 november 2001 helaas niet gehaald. In de daaropvolgende week, op vrijdag 23 november 2001, is het besluit genomen en naar (verzoeker; N.o.) verzonden. Juist bij brief van 23 november 2001 had u (verzoeker; N.o.) meegedeeld dat u heeft besloten het onderzoek naar de klacht te beëindigen, omdat ik had toegezegd de beslissing in de week van 12 november 2001 te nemen. (Verzoeker; N.o.) heeft daarop gereageerd bij fax van zondag 25 november 2001 met de mededeling dat hij nog geen beslissing had ontvangen en derhalve voortzetting van het onderzoek wenste.
Op maandag 26 november 2001 heeft (verzoeker; N.o.) hoogstwaarschijnlijk de beslissing op zijn bezwaarschrift ontvangen.
4. Conclusie
Ingevolge artikel 14, aanhef en onder c, van de Wet Nationale ombudsman kunt u besluiten een onderzoek niet voort zetten, indien het belang van de verzoeker kennelijk onvoldoende is. In het onderhavige geval is het belang van (verzoeker; N.o.) bij een verdere behandeling van de klacht niet meer aanwezig. Zijn klacht betrof het uitblijven van een beslissing op zijn bezwaarschrift. Deze beslissing heeft hij een dag na het verzoek om voortzetting van het onderzoek naar zijn klacht ontvangen. Naar mijn mening dient derhalve het onderzoek naar de klacht van (verzoeker; N.o.) gestaakt te worden.”
D. Reactie
Bij brief van 6 juni 2002 stelde de Nationale ombudsman de Minister van Economische Zaken de volgende vragen:
“1. Op welke wijze is verzoeker gedurende het onderzoek geïnformeerd over de voortgang van de bezwaarschriftenprocedure?
2. Waarom zijn de aan verzoeker gedane toezeggingen van rond 27 augustus en 8 november 2001 niet nagekomen?”
In antwoord hierop deelde de Minister bij brief van 16 juli 2002 onder meer het volgende mee:
“Ten aanzien van uw eerste vraag kan ik u melden dat de Commissie advisering bezwaarschriften personeelszaken EZ (verzoeker; N.o.) niet schriftelijk op de hoogte heeft gesteld van vertraging in de behandeling van zijn bezwaarschrift. Zoals klager in zijn brief van 5 april jl. stelt is er inzake de vertraging enige malen telefonisch contact geweest tussen de secretaris van de commissie enerzijds en (verzoeker; N.o.) en de (voorzitter van de Vereniging van middelbare en hogere ambtenaren bij het Bureau voor de Industriële Eigendom; N.o.) anderzijds. Voor deze telefonische contacten zijn, in tegenstelling tot hetgeen gebruikelijk is, geen notities gemaakt die in het dossier zijn gevoegd. Ik kan u derhalve geen afschriften van notities inzake contacten met (verzoeker; N.o.) en (voorzitter van de Vereniging van middelbare en hogere ambtenaren bij het Bureau voor de Industriële Eigendom; N.o.) doen toekomen.
In antwoord op uw tweede vraag kan ik slechts herhalen hetgeen ik reeds in mijn brief van 15 maart jl. aan u heb gemeld. De werkdruk bij de directie POI, die de beslissing op het bezwaarschrift moest opstellen, is door onderbezetting bij deze directie en door een grote reorganisatie bij een onderdeel van het ministerie uitzonderlijk groot geweest.
Daardoor was er tijdelijk geen menskracht beschikbaar om het bezwaarschrift van (verzoeker; N.o.) binnen de aangegeven termijnen af te handelen.”
Achtergrond
Algemene wet bestuursrecht
Artikel 7:10
“1. Het bestuursorgaan beslist binnen zes weken of - indien een commissie als bedoeld in artikel 7:13 is ingesteld - binnen tien weken na ontvangst van het bezwaarschrift.
(…)
3. Het bestuursorgaan kan de beslissing voor ten hoogste vier weken verdagen. Van de verdaging wordt schriftelijk mededeling gedaan.
4. Verder uitstel is mogelijk voor zover de indiener van het bezwaarschrift daarmee instemt en andere belanghebbenden daardoor niet in hun belangen kunnen worden geschaad of ermee instemmen.”
Artikel 7:13
“1. Dit artikel is van toepassing indien ten behoeve van de beslissing op het bezwaar een adviescommissie is ingesteld:
a. die bestaat uit een voorzitter en ten minste twee leden,
b. waarvan de voorzitter geen deel uitmaakt van en niet werkzaam is onder verantwoordelijkheid van het bestuursorgaan en
c. die voldoet aan eventueel bij wettelijk voorschrift gestelde andere eisen.
2. Indien een commissie over het bezwaar zal adviseren, deelt het bestuursorgaan dit zo spoedig mogelijk mede aan de indiener van het bezwaarschrift.
3. Het horen geschiedt door de commissie. De commissie kan het horen opdragen aan de voorzitter of een lid dat geen deel uitmaakt van en niet werkzaam is onder verantwoordelijkheid van het bestuursorgaan.
4. De commissie beslist over de toepassing van artikel 7:4, zesde lid, van artikel 7:5, tweede lid, en, voor zover bij wettelijk voorschrift niet anders is bepaald, van artikel 7:3.
5. Een vertegenwoordiger van het bestuursorgaan wordt voor het horen uitgenodigd en wordt in de gelegenheid gesteld een toelichting op het standpunt van het bestuursorgaan te geven.
6. Het advies van de commissie wordt schriftelijk uitgebracht en bevat een verslag van het horen.
7. Indien de beslissing op het bezwaar afwijkt van het advies van de commissie, wordt in de beslissing de reden voor die afwijking vermeld en wordt het advies met de beslissing meegezonden.”
