De informatieverstrekking rondom het verlenen van vergunningen in de directe leefomgeving van mensen gebeurt vaak via publicaties in bijvoorbeeld een dag- of huis-aan-huisblad en/of via internet. De Nationale ombudsman ontving de afgelopen jaren signalen dat omwonenden zich onvoldoende of te laat geïnformeerd voelen. Niet alleen de gebruikte informatiekanalen, maar ook de begrijpelijkheid van de informatie zijn daar vaak debet aan. Publicaties over vergunningen worden niet altijd goed begrepen of anders opgevat dan wat de overheid ermee bedoelde.
Reinier van Zutphen: "Omwonenden zijn vaak bang dat er overlast op de loer ligt als er veranderingen in hun straat, buurt of wijk op stapel staan. Er wordt bijvoorbeeld een zendmast in hun woonwijk geplaatst, een parkeergarage in de straat gebouwd of aan de buren wordt een vergunning verleend voor een forse aanbouw. Zij willen hier rekening mee kunnen houden en zich niet overvallen voelen. Ook willen zij de mogelijkheid hebben om daarop invloed uit te kunnen oefenen. Hun stem gaat nu te vaak verloren".
Vele soorten burgers
De overheid moet bij informatieverstrekking rondom vergunningverlening de omwonenden centraal stellen. Dit betekent dat de wijze van informeren wordt afgestemd op de diversiteit aan burgers. De overheid zal, als dat nodig is om burgers te kunnen bereiken, meer moeten doen dan juridisch gezien verplicht is. Oog hebben voor diversiteit en inclusie vormt daarbij de rode draad. Op deze manier hebben zoveel mogelijk burgers de mogelijkheid om hun stem te laten horen en gaan er geen kansen verloren.
Uitgangspunten voor de overheid
De Nationale ombudsman heeft uitgangspunten geformuleerd die recht doen aan wat burgers van de overheid mogen verwachten:
Wees (pro)actief
- Maak voorafgaand aan de informatieverstrekking een omgevingsscan.
- Verstrek informatie in een zo vroeg mogelijk stadium van de vergunningverlening.
- Zorg voor en faciliteer omgevingsbewustzijn bij de betrokken ambtenaren.
Bied maatwerk
- Stel de informatieverstrekking af op de diversiteit aan de burgers die belanghebbend zijn. Inclusie is een randvoorwaarde.
- Zorg voor een passend aanvullend informatiekanaal wanneer informatie digitaal wordt verstrekt.
Zorg voor toegankelijke informatie
- Zorg ervoor dat informatie duidelijk, begrijpelijk en zo volledig mogelijk is.
- Richt het (digitale) informatiesysteem zo in, dat de toegankelijkheid voor burgers wordt gewaarborgd en zij er hun weg in kunnen vinden.
> Lees hier meer over het onderzoek 'Behoorlijke informatieverstrekking aan omwonenden rondom vergunningverlening'.
Informatiescan
Om overheidsorganisaties op weg te helpen heeft de Nationale ombudsman de zogenaamde informatiescan laten ontwikkelen. Een handige tool voor ambtenaren die in de praktijk met informatieverstrekking rondom vergunningen te maken hebben. Met de informatiescan kunnen zij stapsgewijs in kaart brengen, welke omwonenden te maken krijgen met de verandering, wat de impact is, welke kanalen het beste aansluiten en of de informatie begrijpelijk is.
