Nederlanders die in het buitenland wonen, kunnen bij een Nederlandse grensgemeente een paspoort aanvragen. In de zomer van 2014 ontving de ombudsman meerdere signalen over lange wachttijden voor het maken van een afspraak. Als gevolg van de lange wachttijden konden sommige Nederlanders hun aanvraag niet indienen in de periode dat zij in Nederland waren.
Deze signalen waren aanleiding om een onderzoek uit eigen beweging te starten naar de dienstverlening van grensgemeenten aan de niet-ingezetene Nederlanders met betrekking tot het aanvragen van een paspoort in Nederland.
Uit het onderzoek blijkt dat er in principe voldoende verwerkingscapaciteit is bij de grensgemeenten om het aantal aanvragen te kunnen behandelen. Toch kunnen er wachttijden ontstaan omdat veel niet-ingezetene Nederlanders de aanvraag tijdens hun vakantie in Nederland willen indienen. Met name in de zomer en in de kerstperiode lopen de wachttijden daarom op. Ook de benodigde documenten kunnen voor vertraging zorgen. In sommige situaties zijn documenten, zoals een geboorteakte, nodig om de nationaliteit van de aanvrager vast te stellen.
Dit aanvraagproces verschilt per grensgemeente. Daarnaast kunnen de gevraagde documenten om de nationaliteit vast te stellen, per gemeente verschillen.
De Nationale ombudsman ziet verbetermogelijkheden bij de grensgemeenten. Eenduidigheid over het proces, de duur en de benodigde documenten draagt bij aan behoorlijke dienstverlening aan de Nederlanders in het buitenland.
De ombudsman beveelt de grensgemeenten aan om de aanvraagprocessen te harmoniseren en een eenduidige werkwijze af te spreken. Het uitgangspunt moet zijn dat een aanvrager in het buitenland van tevoren en vanuit zijn woonplaats buiten Nederland, voldoende zekerheid heeft dat zijn aanvraag wordt behandeld. Het moet daarbij niet uitmaken in welke grensgemeente de aanvraag wordt ingediend. Ook dienen de grensgemeenten gezamenlijk een maximale norm voor de wachttijden te bepalen. Bij dreigende overschrijding moeten de grensgemeenten in overleg met de aanvrager zich inspannen om de aanvraag alsnog binnen de afgesproken norm in behandeling te nemen.
