Verzoekers gemachtigde zond op 5 december 2002 per faxbericht een bezwaarschrift op nader aan te voeren gronden aan de IND. In een klachtafhandelingsbrief stelde de IND namens de minister onder meer dat niet tijdig bezwaar was ingesteld tegen de betreffende beschikking. De gemachtigde deelde de IND per brief mee dat het bezwaarschrift per fax met ontvangstbevestiging op 5 december 2002 om 15.30 uur was verzonden en hij voegde een afschrift toe van het bezwaarschrift en het daarbij behorende `verzendbericht'. Hierop stelde de IND dat in het betreffende dossier het bezwaarschrift niet voorkwam en evenmin een verstuurde ontvangstbevestiging met verzoek tot het indienen van de bezwaargronden, zoals standaard voor die dienst. Evenmin was per post een bezwaarschrift ontvangen, aldus de IND Verder stelde de IND dat uit het meegezonden afschrift van het verzend-bericht niet met zekerheid kon worden afgeleid dat de inhoud van het betreffende faxbericht ook in goede orde bij de IND was aangekomen. Een `fax-verzendbericht', aldus de brief, kan niet worden gezien als een `ontvangst-bevestiging'. Nadien verklaarde de minister het bezwaarschrift ongegrond, waarbij de ontvangst van het bezwaarschrift op 5 december 2002 werd bevestigd.
Verzoekers klaagden erover dat de minister aanvankelijk had ontkend dat het door hun gemachtigde per faxbericht met ontvangstbevestiging verzonden bezwaarschrift door de IND was ontvangen en zich op het standpunt had gesteld dat een zogenaamd “TX-rapport” niet als ontvangstbewijs kan gelden.
De Nationale ombudsman overwoog dat volgens vaste jurisprudentie het indienen van stukken, waaronder een bezwaarschrift, door middel van een faxbericht op zichzelf een toelaatbare wijze van verzending is en de aan deze wijze van verzending verbonden risico's voor rekening van de verzender dienen te komen. Een verzendbericht met daarop de vermelding “OK” is een indicatie, maar vormt geen sluitend bewijs dat het gefaxte stuk door de geadresseerde in goede orde is ontvangen. Dit neemt niet weg dat in het geval de verzender aan de hand van een bericht van verzending aannemelijk maakt dat hij op de in dat bericht aangegeven datum en tijdstip het betreffende stuk heeft gefaxt, het vervolgens aan het bestuursorgaan is om een zorgvuldig onderzoek in te stellen of het gefaxte stuk in goede orde is ontvangen, aldus het rapport.
De minister had dan ook miskend dat zorgvuldig onderzoek door het bestuursorgaan naar de ontvangst van dat bericht is aangewezen in het geval de verzender als indicatie het verzendbericht met daarop “OK” heeft overgelegd.
Aangezien achteraf was gebleken dat het per faxbericht verzonden bezwaarschrift ook daadwerkelijk door de IND was ontvangen en nadien in het dossier was gevoegd, erkende de minister dat ten onrechte in de klachtafhandelingsbrieven was vermeld dat het bezwaarschrift niet was ontvangen omdat het zich niet in het dossier bevond. Klaarblijkelijk had de minister onvoldoende onderzocht of het bezwaarschrift al dan niet op de desbetreffende dag was ontvangen. Daarmee was gehandeld in strijd met het vereiste van actieve en adequate informatieverwerving.
De klacht was dan ook gegrond.