Verzoeker, bestuurslid van de Stichting Hulp aan Sri Lanka, nodigde twee Srilankanen, onder wie een bestuurslid van een zusterorganisatie, uit voor een grotendeels toeristisch bezoek aan Nederland, voorzien tussen 14 en 25 augustus 2003. In verband met hiervoor benodigde visa voor kort verblijf zond verzoeker op 21 en 22 juli 2003 per e-mail en per post een brief aan de Nederlandse ambassade te Colombo (Sri Lanka) waarin hij zich persoonlijk garant stelde. Bij die brief zond hij kopieën van zijn paspoort, zijn inkomensgegevens en zijn banksaldo. In zijn brief verzocht hij de ambassade om die toegezonden informatie vertrouwelijk te behandelen en, na indiening van de visumaanvragen, daaraan toe te voegen.
Toen beide betrokkenen zich bij de ambassade vervoegden werd hun geen visum verleend en werden verzoekers brief en de vertrouwelijke stukken aan hen gegeven.
Daar verzoeker op een e-mailbericht en een brief geen reactie kreeg van de ambassade, beklaagde hij zich vervolgens bij brief van 26 augustus 2003 bij de minister van Buitenlandse Zaken en verzocht hij een viertal vragen te beantwoorden.
De minister gaf een eerste reactie en zond verzoekers klachtbrief ter beantwoording door naar de ambassade. In de klachtafhandelingsbrief gaf de ambassade onder meer aan dat r onderzoek had uitgewezen dat de originele brief met de vertrouwelijke stukken, voor zover kon worden nagegaan, nimmer door de ambassade was ontvangen en niet aan de visumaanvragers zouden zijn gegeven. De vragen werden niet expliciet beantwoord.
Verzoeker klaagde erover dat de ambassade vertrouwelijke stukken aan de visumaanvragers had afgegeven. Tevens klaagde hij erover dat de ambassade in de klachtafhandelingsbrief had gesteld dat die vertrouwelijke stukken niet door de ambassade waren ontvangen en ook niet aan derden konden zijn afgegeven, en bovendien de vragen in zijn brief slechts ten dele had beantwoord.
De Nationale ombudsman overwoog dat gebleken was dat verzoekers brief met bijlagen op de ambassade te Colombo niet was geregistreerd als inkomend stuk. De ambassade had zijn verzoek om vertrouwelijke behandeling niet onderkend en verzoekers brief met stukken,
slechts in een ordner gevoegd, zonder daarbij aantekening te maken van het verzoek om vertrouwelijke behandeling. Voorts overwoog de Nationale ombudsman dat de ambassade in de klachtafhandelingsbrief ten onrechte had aangegeven dat de ambassade verzoekers brief met vertrouwelijke stukken niet had ontvangen. De Nationale ombudsman stelde tevens vast dat de ambassade de vragen in verzoekers brief slechts ten dele -en niet expliciet- had beantwoord.
De klacht was dan ook gegrond wegens schending van het vereiste van adequate organisatorische voorzieningen; en ten aanzien van de inhoud van de klachtafhandelingsbrief, wegens schending van het vereiste van administratieve nauwkeurigheid.
De Nationale ombudsman deed een aanbeveling en gaf de minister van Buitenlandse Zaken in overweging om de organisatorische voorzieningen van de ambassade te Colombo - en zonodig ook van andere ambassades - te verbeteren, zodat (inkomende) poststukken worden geregistreerd en om vertrouwelijke behandeling van (referent)gegevens worden onderkend en beoordeeld.