Naar aanleiding van een beslissing tot terugvordering van huursubsidie op basis van nieuwe, door de Belastingdienst aangeleverde, inkomensgegevens maakte verzoeker bezwaar op een bijgevoegd bezwaarformulier met medezending van jaaropgave en inkomensverklaring van de Belastingdienst.
De Directie Informatie, Beheer en Subsidieregelingen van het Ministerie van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer (verder IBS) reageerde hierop met een uitlegbrief. Verzoeker legde hierna nogmaals een inkomensverklaring over, waarna IBS hem liet weten dat de gegevens op de inkomensverklaring overeenkwamen met de door de Belastingdienst aan IBS aangeleverde inkomensgegevens en dat de beslissing niet zou worden herzien en de vordering zou worden gehandhaafd.
Verzoeker klaagde erover dat IBS op zijn bezwaar, gericht tegen de terugvorderingsbeslissing huursubsidie, op het moment waarop hij zich tot de Nationale ombudsman wendde, niet had beslist.
Omdat in een tijdsbestek van enkele maanden een tiental klachten was ingediend, waarbij IBS dezelfde handelwijze had gevolgd, werd ook ambtshalve de wijze onderzocht waarop toepassing was gegeven aan het gestelde in artikel 3:45 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) betreffende de rechtsmiddelenverwijzing.
De Nationale ombudsman overwoog dat verzoekers bezwaarformulier als bezwaarschrift had moeten worden behandeld. IBS had niet mogen volstaan met het sturen van een uitlegbrief waarin werd meegedeeld dat de beslissing niet zou worden herzien zonder vermelding van de mogelijkheid om hiertegen op te komen. Hiermee had IBS in strijd gehandeld met het vereiste van fair play.
Tegen een besluit als het onderhavige kan, ingevolge de Awb, bij de bevoegde rechtbank beroep worden ingesteld. De indiener van een bezwaarschrift moet erop worden gewezen dat de brief waarmee op het bezwaar wordt gereageerd, moet worden opgevat als een beslissing waartegen binnen zes weken beroep kan worden ingesteld bij de bevoegde rechtbank.
Dit houdt in dat geen gebruik kan worden gemaakt van standaard-uitlegbrieven. Ten aanzien van de ambtshalve onderzochte gedraging overwoog de Nationale ombudsman dat, nu IBS, kennelijk bij herhaling, fouten had gemaakt bij de postherkenning, moest worden geconcludeerd dat in de periode waarin bij de Nationale ombudsman diverse klachten werden ingediend over het uitblijven van een beslissing op bezwaar, gehandeld was in strijd met het vereiste van fair play.
Met instemming werd kennisgenomen van de tijdens het onderzoek door de minister getroffen maatregelen, te weten de instelling van een werkgroep Kwaliteit, onder meer belast met het verbeteren van de bezwaarschriftenprocedure, en diverse al in gang gezette verbeteracties, waaronder de opleiding van medewerkers ten behoeve van de verbetering van de postherkenning en het bezien of bestaande standaardcorrespondentie en werkinstructies konden worden verbeterd. Ook zou de passage in de uitlegbrief waarin werd gesteld dat de beslissing niet zou worden herzien, worden aangepast.