Verzoeker klaagde erover dat het college van burgemeester en wethouders zijn verzoek tot sluiting van het Parochiehuis niet in behandeling had genomen. Tijdens het onderzoek gaf het college aan dat de aard en inhoud van de correspondentie van verzoeker mede ten grondslag had gelegen aan deze beslissing. Het aanwijzen van een centrale coördinator voor de behandeling van de brieven van verzoeker en meerdere gesprekken met verzoeker hadden niet tot een verbeterde verstandhouding geleid.
De Nationale ombudsman overwoog dat het uitgangspunt van de overheid moet zijn dat op brieven van burgers een reactie volgt. Indien burgers in de van hen te verwachten verantwoordelijkheid voor hun correspondentie zelf in gebreke blijven, hoeft het bestuursorgaan niet altijd of in ieder geval niet altijd inhoudelijk te reageren. Er kunnen zich situaties voordoen dat een bestuursorgaan kan volstaan met de mededeling dat in het vervolg niet meer zal worden gereageerd. Indien een burger een bestuursorgaan dusdanig frequent benaderd dat een onevenredig beslag gelegd wordt, acht de Nationale ombudsman het acceptabel dat maatregelen worden getroffen ter beperking van dit beslag.
Van een onevenredige inspanning van het bestuursorgaan kan slechts sprake zijn, indien de burger die zich veelvuldig tot het betrokken bestuursorgaan richt van dat bestuursorgaan een inspanning verlangt die buitensporig afwijkt van hetgeen van het bestuursorgaan als dienstverlenende overheidsinstantie mag en dient te worden verwacht.
De Nationale ombudsman overwoog dat de volgende gedragslijn zou kunnen worden vastgesteld voor bestuursorganen bij een veelheid van correspondentie. Uitgangspunt van de overheid moet zijn dat op brieven van burgers een reactie volgt. Er kunnen zich echter situaties voordoen dat een bestuursorgaan kan volstaan met de mededeling dat in het vervolg niet meer zal worden gereageerd.
Indien correspondentie met een bestuursorgaan leidt tot een tijdsbeslag dat buitensporig afwijkt van hetgeen in de gegeven omstandigheden van het bestuursorgaan als dienstverlenende instantie mag worden verwacht en waardoor het belang van dat bestuursorgaan om zijn werkzaamheden in het belang van anderen te kunnen blijven verrichten onder druk komt te staan, kan het bestuursorgaan eenzijdig een gedragslijn opleggen waardoor een adequate reactie mogelijk blijft maar een onevenredige belasting wordt beperkt. Bij het eenzijdig opleggen van een gedragslijn mag, gelet op het individuele belang van de burger om zich tegenover het bestuursorgaan te kunnen uiten, betrokkene niet worden beperkt in zijn rechtsbeschermingsmogelijkheden en in zijn mogelijkheden om zich schriftelijk tot het bestuursorgaan te wenden.
De Nationale ombudsman concludeerde dat het college niet had gehandeld in overeenstemming met het evenredigheidsvereiste. Door het verzoek van sluiting niet in behandeling te nemen was verzoeker beperkt in zijn rechtsbeschermingmogelijkheden. De klacht ter zake werd dan ook gegrond geacht.
Overige klachtonderdelen: behandelingsduur brieven
