Verzoeker klaagt over de lange duur van de behandeling van:
1. de aanvaag van 5 december 2001 om een machtiging tot voorlopig verblijf (mvv) ten behoeve van zijn vrouw en kinderen door de vreemdelingendienst van het regionale politiekorps Rotterdam-Rijnmond;
2. de aanvraag van 17 oktober 2002 om een machtiging tot voorlopig verblijf (mvv) ten behoeve van zijn kinderen door de Visadienst van het Ministerie van Buitenlandse Zaken, ondergebracht bij de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND).
Beoordeling
I. Met betrekking tot het verzoek om advies van 5 december 2001
1. Verzoeker stelt dat zijn gemachtigde op 5 december 2001 een verzoek om advies over een door zijn echtgenote/partner in het buitenland in te dienen aanvraag tot afgifte van een machtiging tot voorlopig verblijf (mvv) per gewone post naar de vreemdelingendienst van het regionale politiekorps Rotterdam-Rijnmond heeft gezonden. Hij klaagt thans over de lange duur van de behandeling van het verzoek om advies door de vreemdelingendienst.
2. Uit de reactie van 22 september 2003 van de beheerder van het regionale politiekorps Rotterdam-Rijnmond blijkt dat hij ervan uitgaat dat de afdeling Administratief Toezicht van de vreemdelingendienst het verzoek om advies van 5 december 2001 weliswaar moet hebben ontvangen, maar dat het verzoek om advies de afdeling Toelating van de vreemdelingendienst via de interne post nooit heeft bereikt. De korpsbeheerder meent dat dit wel had dienen te gebeuren. Hij concludeert dat het verzoek om advies is zoek geraakt en wijt dit aan een combinatie van de toenmalige reorganisatie van de vreemdelingendienst en het gebruik van het adres van de afdeling Administratief Toezicht door de gemachtigde. De korpsbeheerder acht de klacht van verzoeker op dit punt gegrond.
3. In haar reactie van 3 februari 2004 wees de minister voor Vreemdelingenzaken en Integratie op de reactie van de minister van Buitenlandse Zaken van 8 mei 2003 op de klacht van verzoeker. In de klachtafhandelingsbrief van 8 mei 2003 verklaarde de minister van Buitenlandse Zaken de klacht van verzoeker over de lange duur van de behandeling van het verzoek om advies van 5 december 2001 kennelijk ongegrond omdat noch bij de vreemdelingendienst van het regionale politiekorps Rotterdam-Rijnmond, noch bij de Visadienst van het Ministerie van Buitenlandse Zaken, ondergebracht bij de Immigratie- en Naturalisatiedienst, op 8 mei 2003 was gebleken dat het verzoek om advies van 5 december 2001 daadwerkelijk was ingediend. In zijn reactie van 24 september 2003 verwees de minister van Buitenlandse Zaken naar de reactie van de minister voor Vreemdelingenzaken en Integratie van 9 september 2003.
4. Aangezien het verzoek om advies van 5 december 2001 niet aangetekend is verzonden aan de vreemdelingendienst van het regionale politiekorps Rotterdam-Rijnmond, kan niet met zekerheid worden gesteld dat de vreemdelingendienst het verzoek heeft ontvangen. Het risico dat poststukken die niet aangetekend zijn verzonden niet op de juiste plaats aankomen, komt in beginsel voor rekening van de verzender. Nu de korpsbeheerder niettemin aannemelijk acht dat de afdeling Administratief Toezicht het verzoek kort na 5 december 2001 heeft ontvangen en dat het vervolgens vanwege een reorganisatie binnen de vreemdelingendienst verloren is geraakt, kan aan het niet-aangetekend verzenden echter geen doorslaggevende betekenis worden toegekend.
5. Nu enerzijds niet kan worden vastgesteld dat de vreemdelingendienst het verzoek om advies van 5 december 2001 daadwerkelijk heeft ontvangen, maar anderzijds ook niet kan worden uitgesloten dat het verzoek wel is ontvangen maar ten onrechte niet is doorgezonden naar de behandelende afdeling van de vreemdelingendienst, onthoudt de Nationale ombudsman zich op dit punt van een oordeel.
II. Met betrekking tot het verzoek om advies van 17 oktober 2002
1. Nadat het verzoeker duidelijk was geworden dat zijn verzoek om advies van 5 december 2001 niet bekend was bij de vreemdelingendienst van het regionale politiekorps Rotterdam-Rijnmond en de Visadienst, zond hij per gewone post op 17 oktober 2002 een verzoek om advies over een door zijn kinderen in het buitenland in te dienen aanvraag tot afgifte van een mvv, ditmaal naar de Visadienst.
2. Omdat elke reactie op het verzoek om advies uitbleef, diende de gemachtigde van verzoeker daarover bij brief van 17 januari 2003 een klacht in bij de Visadienst. Deze klacht werd bij brief van 13 maart 2003 door de Nationale ombudsman nogmaals onder de aandacht gebracht van de Visadienst. Hierop handelde de minister van Buitenlandse Zaken de klacht bij brief van 8 mei 2003 af en beoordeelde de klacht over de lange duur van de behandeling van het verzoek van 17 oktober 2002 als kennelijk ongegrond, omdat ook het verzoek van 17 oktober 2002 geheel onbekend was bij de Visadienst.
3. In haar reactie van 9 september 2003 deelde de minister voor Vreemdelingenzaken en Integratie mee dat op 24 juli 2003 duidelijk was geworden dat het verzoek om advies van 17 oktober 2002 reeds op 18 oktober 2002 door de Visadienst was ontvangen. Dit verzoek was echter pas op 24 juli 2003 in het dossier van verzoeker gevoegd. Aangezien de Visadienst het verzoek om advies reeds op 18 oktober 2002 had ontvangen en het gevraagde advies op 9 september 2003 nog niet was gegeven, achtte de minister de klacht van verzoeker op dit punt gegrond. Desgevraagd deelde de minister voor Vreemdelingenzaken en Integratie bij brief van 3 februari 2004 mee dat de Visadienst het verzoek om advies dat op 18 oktober 2002 was ontvangen pas op 18 juli 2003 in het computersysteem had geregistreerd. De reden hiervoor was dat de postverwerking van de unit waarin het poststuk thuishoorde in die tijd te kampen had gehad met een postverwerkingsachterstand. De minister voor Vreemdelingenzaken en Integratie betreurde het dat de postverwerking zo lang had geduurd.
Bij brieven van 24 september 2003 en 17 februari 2004 verwees de minister van Buitenlandse Zaken naar de reacties van de minister voor Vreemdelingenzaken en Integratie van 9 september 2003 respectievelijk 3 februari 2004.
4. Van een overheidsinstantie mag worden verwacht dat een zorgvuldige dossiervorming plaatsvindt.
Dit betekent onder meer dat de dossiers te allen tijde voor alle daartoe bevoegde medewerkers beschikbaar en toegankelijk moeten zijn, dat uit elk van de dossiers blijkt welke handelingen ten aanzien van de betrokkene of diens aanvraag hebben plaatsgevonden, welke besluiten er ten aanzien van de betrokkene hebben plaatsgevonden, de redenen daarvoor en ook dat altijd duidelijk is wat de stand van zaken in het desbetreffende dossier is. Wanneer het bestuursorgaan in dit verband gebruik maakt van een computersysteem voor de registratie, brengt het voorgaande onder meer mee dat de ontvangen aanvragen, verzoeken en bezwaarschriften kort na ontvangst in het daartoe bestemde computersysteem worden geregistreerd.
5. Door de ontvangst verzoek om advies gedurende negen maanden niet in het daartoe aangewezen computersysteem te registreren, is de Visadienst vanuit het oogpunt van zorgvuldige dossiervorming te kort geschoten. Dit heeft onder meer tot gevolg gehad dat de minister van Buitenlandse Zaken in zijn klachtafhandelingsbrief van 8 mei 2003 tegenover de gemachtigde van verzoeker ten onrechte heeft verklaard dat hij pas met de ontvangst van de klachtbrief van 17 januari 2003 op de hoogte had kunnen zijn van het verzoek om advies van 17 oktober 2002 en dientengevolge de klacht van verzoeker over de lange duur van de behandeling van zijn verzoek kennelijk ongegrond heeft verklaard.
6. Voor de behandeling van aanvragen om een machtiging tot voorlopig verblijf (mvv) is niet bij wettelijk voorschrift een termijn vastgesteld waarbinnen een beschikking moet worden gegeven. Dit betekent dat de behandeling van deze aanvragen ingevolge het bepaalde in artikel 4:13, eerste lid, van de Algemene wet bestuursrecht (Awb; zie Achtergrond, onder 1.) moet plaatsvinden binnen een redelijke termijn na ontvangst van de aanvraag. Op grond van het tweede lid van deze bepaling moet de redelijke termijn in elk geval worden geacht te zijn verstreken wanneer acht weken na het indienen van de aanvraag geen beschikking is gegeven, noch de aanvrager een kennisgeving is gedaan als bedoeld in artikel 4:14 Awb. Voor de behandeling van aanvragen om een mvv wordt in de Vreemdelingencirculaire een termijn van drie maanden genoemd (zie Achtergrond, onder 2.). Het verzoek om een advies over een in het buitenland in te dienen aanvraag om afgifte van een mvv is wat betreft de behandelduur gelijk gesteld aan een mvv-aanvraag.
7. Hiervóór onder II.5. is reeds geconstateerd dat de Visadienst gedurende negen maanden na de ontvangst niets met het verzoek om advies heeft gedaan. Hiermee heeft de Visadienst de in de Vreemdelingencirculaire als redelijk genoemde behandeltermijn van drie maanden ruim overschreden. Nadat het verzoek op 18 juli 2003 in het computersysteem was verwerkt en het op 24 juli 2003 aan het dossier was toegevoegd, heeft het nog ruim vier maanden geduurd, tot 13 januari 2004, totdat het gevraagde advies werd gegeven. De minister van Buitenlandse Zaken en de minister voor Vreemdelingenzaken en Integratie gezamenlijk zijn hiermee tekort geschoten vanuit het oogpunt van een voortvarende behandeling van het verzoek om advies over een in het buitenland in te dienen aanvraag om afgifte van een mvv.
De onderzochte gedraging is op dit punt niet behoorlijk.
Conclusie
De klacht over de onderzochte gedraging van de Visadienst van het Ministerie van Buitenlandse Zaken, ondergebracht bij de Immigratie- en Naturalisatiedienst, die wordt aangemerkt als een gedraging van de minister van Buitenlandse Zaken en de minister voor Vreemdelingenzaken en Integratie gezamenlijk, is gegrond.
Ten aanzien van de klacht over de onderzochte gedraging van de vreemdelingendienst van het regionale politiekorps Rotterdam-Rijnmond, die wordt aangemerkt als een gedraging van de beheerder van het regionale politiekorps Rotterdam-Rijnmond (de burgemeester van Rotterdam), onthoudt de Nationale ombudsman zich van een oordeel.
Onderzoek
Op 5 maart 2003 ontving de Nationale ombudsman een verzoekschrift van de heer L. te Schiedam, ingediend door VluchtelingenWerk Schiedam, met een klacht over een gedraging van de vreemdelingendienst van het regionale politiekorps Rotterdam-Rijnmond en een gedraging van de Visadienst van het Ministerie van Buitenlandse Zaken, ondergebracht bij de Immigratie- en Naturalisatiedienst.
De klacht van verzoeker werd voor zover deze betrekking had op de gedraging van de Visadienst in het kader van het herkansingsbeleid in eerste instantie ter behandeling doorgezonden naar de Visadienst. Omdat verzoeker zich niet kon vinden in de reactie van de Visadienst richtte hij zich opnieuw tot de Nationale ombudsman. Hierop besloot de Nationale ombudsman naar de gedragingen een onderzoek in te stellen. De gedraging van de vreemdelingendienst wordt aangemerkt als een gedraging van de beheerder van het regionale politiekorps Rotterdam-Rijnmond (de burgemeester van Rotterdam) en de gedraging van de Visadienst wordt aangemerkt als een gedraging van de minister van Buitenlandse Zaken en de minister voor Vreemdelingenzaken en Integratie gezamenlijk.
In het kader van het onderzoek werd de beheerder van het regionale politiekorps Rotterdam-Rijnmond, de minister van Buitenlandse Zaken en de minister voor Vreemdelingenzaken en Integratie verzocht op de klacht te reageren en een afschrift toe te sturen van de stukken die op de klacht betrekking hebben.
Vervolgens werd verzoeker in de gelegenheid gesteld op de verstrekte inlichtingen te reageren.
Voorts werd aan de minister van Buitenlandse Zaken en de minister voor Vreemdelingenzaken en Integratie nog een aantal nadere vragen gesteld.
Verzoeker werd weer in de gelegenheid gesteld om daarop te reageren.
Het resultaat van het onderzoek werd als verslag van bevindingen gestuurd aan betrokkenen.
De minister van Buitenlandse Zaken deelde mee zich met de inhoud van het verslag te kunnen verenigen.
Noch de minister voor Vreemdelingenzaken en Integratie noch de korpsbeheerder noch verzoeker gaven binnen de gestelde termijn een reactie.
Bevindingen
De bevindingen van het onderzoek luiden als volgt:
A. feiten
1. Op 10 september 2002 zond de gemachtigde van verzoeker een faxbericht naar de vreemdelingendienst van het regionale politiekorps Rotterdam-Rijnmond waarin onder meer stond:
“Op Dinsdag 3 september `02 is er bij ons op kantoor een fax binnen gekomen van OC Dordrecht. Deze fax is een kopie van een kopie van het eerste MVV aanvraag van (verzoeker; N.o.) dat zoek zou zijn geraakt.
Graag zouden wij willen weten welke stappen vanaf nu door de cliënt ondernomen moeten worden, om e.e.a. te bespoedigen.
Gezien het tijdsverloop in deze zaak verzoeken wij U om ons binnen een termijn van twee weken, schriftelijk op de hoogte te stellen van de stand van zaken.”
2. De vreemdelingendienst van het regionale politiekorps Rotterdam-Rijnmond reageerde bij faxbericht van 11 september 2002 als volgt op het verzoek van de gemachtigde:
“…Refererend aan uw faxbericht van 10 september 2002, deel ik u het volgende mede: tot onze spijt is de eerdere aanvraag van uw cliënt immer niet bij mijn dienst te traceren.
Ik verzoek u dan ook wederom bijgevoegde formulieren door (verzoeker; N.o.) in te laten vullen. Deze aanvraag kan daarna meteen doorgestuurd worden naar de Immigratie- en Naturalisatiedienst.
Aanvragen vanuit een buitengemeente worden namelijk verder behandeld door de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND).
Excuses voor het ongemak…”
3. De gemachtigde van verzoeker zond bij brief van 17 oktober 2002 onder meer een nieuw verzoek om advies over een door zijn kinderen in land van herkomst in te dienen aanvraag om afgifte van een machtiging tot voorlopig verblijf (mvv) naar de Visadienst van het Ministerie van Buitenlandse Zaken, ondergebracht bij de Immigratie- en Naturalisatiedienst. In de begeleidende brief schreef de gemachtigde onder andere:
“De eerste MVV-aanvraag is door (verzoeker; N.o.) al op 5 december 2001 gedaan. Vanaf dat moment is er minimaal zes keer telefonisch en vier keer schriftelijk contact geweest tussen Vluchtelingenwerk Schiedam en de Vreemdelingen Politie Rijnmond aangaande de stand van zaken. Wij zijn dan ook zeer verontwaardigd over de brief van 11 september van de Vreemdelingenpolitie Rijnmond, omdat de cliënt nu de dupe dreigt te worden van door derden gemaakte fouten. Derhalve verzoeken wij u bijgaande MVV aanvraag met voorrang te behandelen.”
4. Omdat een beslissing op het verzoek om advies van 17 oktober 2002 uitbleef, diende de gemachtigde bij brief van 17 januari 2003 daarover een klacht in bij de Visadienst. In de desbetreffende brief staat:
“…Naar aanleiding van een door ons gestuurde fax van 10 september 2002 met betrekking tot de laatste stand van zaken omtrent de MVV-aanvraag van (verzoeker; N.o.), hebben wij op 13 september '02 een brief ontvangen van de Vreemdelingenpolitie Rijnmond.
In deze brief wordt gemeld dat de MVV-aanvraag niet is te traceren en dus beschouwd wordt als verloren gegaan. Er wordt wederom verzocht een nieuwe aanvraag in te dienen, en dit direct door middel van de bijgevoegde enveloppe op te sturen naar de IND district Zuid-West.
Op 19 september 2002 is deze 2de MVV-aanvraag + een kopie van de 1ste aanvraag verstuurd.
Na een verloop van ongeveer vier maanden is er op 3 januari '03 telefonisch contact geweest tussen Vluchtelingenwerk Schiedam en de IND Zuid-West aangaande de stand van zaken. Men deelde ons mede dat het dossier en de MVV aanvraag naar IND Den Bosch zijn opgestuurd.
Men adviseerde ons om contact op te nemen met de IND Den Bosch. Na veelvuldig bellen kregen wij op donderdag 16 januari '03 uiteindelijk met hun telefonisch contact. De medewerkster mevr. Ka. van IND - Den Bosch deelde ons mede dat zij helemaal geen MVV-aanvraag hebben van onze cliënt. Zij adviseerde ons om contact op te nemen met de Vreemdelingenpolitie regio Rijnmond voor verdere informatie. Direct daarna heb ik telefonisch contact gelegd met de vreemdelingenpolitie. Daar kreeg ik van mevr. K. te horen dat zij helemaal geen MVV aanvraag behandelen, deze gaan na het opsturen van het pakket direct door naar de IND Zuid-West waar dit behandeld moet worden. Ook duidde mevr. K. aan dat dit een nieuwe werkwijze is sinds juli 2002.
Wij zijn dan ook zeer verontwaardigd over deze situatie omdat de cliënt nu voor de tweede keer de dupe dreigt te worden van de slordig- en nalatigheid van derden.
We verzoeken u dringend om binnen twee weken helderheid te verschaffen over het feit waar de MVV-aanvraag van cliënt zich bevindt en wie de zaak in behandeling heeft…”
5. Omdat de Visadienst op 5 maart 2003 de klacht nog steeds niet had behandeld, richtte verzoeker zich tot de Nationale ombudsman. De Nationale ombudsman bracht deze klacht van verzoeker bij brief van 13 maart 2003 nogmaals onder de aandacht van de Visadienst. Bij brief van 8 mei 2003 handelde de minister van Buitenlandse Zaken de klacht onder meer als volgt af:
“Het onderdeel van uw klacht met betrekking tot het uitblijven van een reactie op uw brief van 17 januari 2003 beoordeel ik als kennelijk gegrond omdat inderdaad dezerzijds verzuimd is om op genoemde brief enige reactie te geven. De brief is kennelijk in het dossier gevoegd zonder hierbij kennis te nemen van de inhoud van de brief. Zodoende is de gevraagde reactie op uw brief uitgebleven. Ik betreur deze gang van zaken ten zeerste en ik bied u en daarmee betrokken partijen hiervoor mijn welgemeende verontschuldigingen aan.
Ten aanzien van uw klacht omtrent de lange behandelduur van de mvv-aanvra(a)g(en) die door referent zou (den) zijn ingediend, bericht ik u als volgt.
Zoals reeds op 16 januari 2003 telefonisch aan u meegedeeld, is dezerzijds in het geheel niets bekend over een mvv-aanvra(a)g(en) ingediend door referent. De gestelde aanvra(a)g(en), de bijbehorende en onderliggende stukken en het noodzakelijke advies (…) ontbreken in het departementale dossier van referent. Eerst door de inhoud van bovengenoemde brief van 17 januari 2003 had ik op de hoogte kunnen zijn van de gestelde aanvra(a)g(en).
Echter zoals hierboven reeds vermeld, is betreffende brief abusievelijk in het dossier gevoegd zonder dat kennis is genomen van de inhoud van de brief.
In het dossier van voornoemde (gestelde) echtgenote van referent, (…), heb ik de mvv-aanvra(a)g(en) evenmin aangetroffen. Weliswaar zijn bij de zienswijze van (de gestelde echtgenote van verzoeker; N.o.) op het voornemen van 9 december 2002 om haar aanvraag tot verlening van een verblijfsvergunning asiel af te wijzen formulieren van de vreemdelingendienst Rotterdam-Rijnmond gevoegd. Echter uit betreffende formulieren die referent op onbekende datum kennelijk ten behoeve van voornoemde dienst heeft ingevuld strekkende tot een mvv-aanvraag ten behoeve van de (gestelde) echtgenote en haar vier minderjarige kinderen is evenmin kunnen blijken dat de aanvra(a)g(en) daadwerkelijk zijn ingediend. Overigens zijn genoemde stukken meegenomen in het besluit van 23 januari 2003.
Omdat dezerzijds in het geheel niets bekend is met betrekking tot mvv-aanvra(a)g(en) ingediend door referent, is op respectievelijk 2 mei 2003 en op 6 mei 2003 telefonisch contact opgenomen met de vreemdelingendienst Rotterdam-Rijnmond (zijnde de Korpschef van de gemeente alwaar referent woonachtig is) alsmede met de vreemdelingendienst te Dordrecht (zijnde de korpschef van de gemeente alwaar de (gestelde) echtgenote verblijft). Uit telefonische informatie van genoemde diensten is mij gebleken dat zij evenmin op de hoogte zijn van een door referent ingediende mvv-aanvraag dan wel aanvragen. Weliswaar heeft de vreemdelingendienst Rotterdam-Rijnmond meegedeeld dat er contact is geweest tussen uw Stichting en de vreemdelingendienst inzake de gestelde mvv-aanvra(a)g(en) doch zij stellen niet bekend te zijn met daadwerkelijk ingediende aanvra(a)g(en) door referent. Evenmin hebben zij inzake de gestelde mvv-aanvra(a)g(en) een advies (…) opgemaakt ten behoeve van de Visadienst.
Gelet op de omstandigheid dat dezerzijds - behoudens het vorenstaande - geen stukken zijn aangetroffen waaruit genoegzaam gebleken is dat referent betreffende mvv-aanvra(a)g(en) daadwerkelijk bij enige vreemdelingendienst hier te lande heeft ingediend en er bovendien geen advies van enige vreemdelingendienst dezerzijds ontvangen is, beoordeel ik uw klacht omtrent de lange behandelduur kennelijk ongegrond.
Gelet op het vorenstaande geef ik u in overweging om referent te adviseren om hier te lande een adviesprocedure in gang te zetten.
(…)
Referent dient om een advies te verzoeken door het genoemde model ingevuld en voorzien van de gevraagde gegevens en bescheiden te retourneren aan de Visadienst. Eerst na ontvangst van een volledige aanvraag kan mijnerzijds een beslissing op het verzoek worden genomen.”
B. Standpunt verzoeker
1. Het standpunt van verzoeker staat hiervoor samengevat weergegeven onder Klacht.
2. Op 23 mei 2003 deelde een medewerkster van VluchtelingenWerk Schiedam mee dat noch het verzoek om advies van 5 december 2001, noch het verzoek om advies van 17 oktober 2002 aangetekend waren verzonden naar de vreemdelingendienst van het regionale politiekorps Rotterdam-Rijnmond respectievelijk de Visadienst. Voorts deelde de medewerkster mee dat het haar niet bekend was hoe kopieën van het verzoek om advies van 5 december 2001 in het dossier van de echtgenote/partner van verzoeker in OC Dordrecht terecht waren gekomen.
C. Standpunt minister voor Vreemdelingenzaken en Integratie
Bij brief van 9 september 2003 reageerde de minister voor Vreemdelingenzaken en Integratie als volgt op de klacht van verzoeker:
“…Vluchtelingenwerk Schiedam heeft namens referent uw bureau bij brief van 4 maart 2003 verzocht onderzoek in te stellen naar de gang van zaken bij de Visadienst ondergebracht van de Immigratie- en Naturalisatiedienst inzake de aanvraag tot het verlenen van een mvv ten behoeve van betrokkenen.
Naar aanleiding van dit verzoek heeft u mij bij brief van 13 maart 2003 in de gelegenheid gesteld om alsnog te reageren op een klacht van referent van 17 januari 2003 (zgn. herkansingsprocedure).
Bij brief van 8 mei 2003 heb ik aangegeven dat de gestelde mvv-aanvragen, evenals onderliggende stukken en het noodzakelijke advies van een vreemdelingendienst in het dossier van referent ontbreken en dat derhalve dezerzijds in het geheel niets bekend is van door referent ten behoeve van betrokkenen ingediende mvv-aanvragen. Daarbij is aangegeven dat uit telefonische informatie van de vreemdelingendienst te Rotterdam-Rijnmond en telefonische informatie van de vreemdelingendienst Dordrecht is gebleken dat genoemde diensten evenmin op de hoogte zijn van de gestelde mvv-aanvragen. Uit de mij op 8 mei 2003 ter beschikking staande informatie is mij niet gebleken dat mvv-aanvragen ten behoeve van betrokkenen zijn ingediend. Als gevolg daarvan heb ik de klacht omtrent de lange behandelduur als kennelijk ongegrond beoordeeld. Een afschrift van betreffende brief aan Vluchtelingenwerk Schiedam heb ik u desgevraagd doen toekomen.
Bij brief van 19 mei 2003 heeft Vluchtelingwerk Schiedam uw bureau nogmaals verzocht in deze zaak nader onderzoek in te stellen. Zij geven hierbij aan niet geheel tevreden te zijn met mijn reactie van 8 mei 2003. Naar aanleiding hiervan heeft u mij om een reactie gevraagd op de hierboven geformuleerde klacht.
Zoals reeds aangegeven in de brief van 8 mei 2003, is dezerzijds niet gebleken van mvv-aanvragen, door referent ten behoeve van betrokkenen ingediend op 5 december 2001. Met betrekking tot deze aanvragen verwijs ik u naar hetgeen ik daarover heb aangegeven in mijn brief van 8 mei 2003.
Ik merk overigens op dat Vluchtelingenwerk ten aanzien van de eerste gestelde mvv-aanvraag na herhaaldelijke contacten met de Vreemdelingendienst te Rotterdam bekend was met het feit dat deze aanvraag niet als ingediend werd beschouwd. Naar aanleiding daarvan en op advies van de Vreemdelingendienst is toen besloten een nieuwe aanvraag in te dienen, mede omdat er sprake was van veranderde omstandigheden, aangezien de (gestelde) echtgenote inmiddels in Nederland verbleef in afwachting van haar asielprocedure.
Voorts heb ik in voornoemde brief aangegeven dat mij evenmin is gebleken van mvv-aanvragen, door referent ten behoeve van betrokkenen ingediend op 17 oktober 2002.
Naar echter op 24 juli 2003 is duidelijk geworden zijn de mvv-aanvragen, door referent ten behoeve van betrokkenen ingediend op 17 oktober 2002, op 18 oktober 2002 ingekomen bij de IND, Regionale Directie Zuid-West. Door een mij tot op heden nog onbekende oorzaak zijn deze aanvragen per abuis eerst op 24 juli 2003 in het departementale dossier van referent gevoegd. Om na te gaan waar en waardoor de betreffende mvv-aanvragen in het ongerede zijn geraakt zal een nader onderzoek worden ingesteld.
Uiteraard vormt het voorgaande voor mij aanleiding om mijn eerdere oordeel met betrekking tot de klacht ten aanzien van de lange behandelduur van de mvv-aanvragen van 17 oktober 2002, zoals vermeld in mijn brief van 8 mei 2003, te herzien.
Daarnaast bied ik referent, betrokkenen en Vluchtelingenwerk Schiedam mijn excuses aan voor de ontstane situatie en de daaruit voortvloeiende hinder die dit voor hen tot gevolg heeft gehad.
Tot slot kan ik u berichten dat met betrekking tot de mvv-aanvragen, ingediend op 17 oktober 2002, ernaar wordt gestreefd om de besluitvorming in deze zaak binnen vier weken te laten plaatsvinden tenzij nadere informatie dan wel nader onderzoek noodzakelijk blijkt...”
D. Standpunt minister van Buitenlandse Zaken
Bij wijze van reactie verwees de minister van Buitenlandse Zaken bij brief van 24 september 2003 naar de reactie van de minister voor Vreemdelingenzaken en Integratie van 9 september 2003.
E. Standpunt beheerder van het regionale politiekorps Rotterdam-Rijnmond
De beheerder van het regionale politiekorps Rotterdam-Rijnmond reageerde bij brief van 22 september 2003 onder meer als volgt op de klacht:
“Verzoeker heeft te goeder trouw op aanwijzing van de Vreemdelingendienst Alkmaar de mvv-aanvraag verzonden naar de Vreemdelingenpolitie Rotterdam-Rijnmond. De aanvraag is echter verzonden naar het adres Rochussenstraat 221-223 te Rotterdam, alwaar de afdeling Administratief Toezicht is gevestigd en niet de afdeling Toelating alwaar dergelijke aanvragen in ontvangst worden genomen. Het is mij niet duidelijk waarom verzoeker voornoemd adres heeft gebruikt. In principe had dit echter geen problemen hoeven op te leveren, immers een dergelijke aanvraag zou dan gewoon doorgezonden worden naar de Westblaak 134 te Rotterdam, alwaar de afdeling Toelating is gehuisvest. De aanvraag is nimmer bij de afdeling Toelating ontvangen. Op 19 december 2001 heeft telefonisch contact plaatsgevonden tussen Vluchtelingenwerk Schiedam en de Vreemdelingenpolitie Rotterdam-Rijnmond, waarbij werd geconstateerd dat de aanvraag van 27 november 2001 bij de Vreemdelingenpolitie Rotterdam-Rijnmond niet bekend was en het dossier van betrokkene zich nog in (politieregio Noord-Holland Noord; N.o.) bevond.
In februari/maart 2002 is na een tweede telefonisch contact een nieuw mvv-pakket aan betrokkene toegestuurd. Hierop zou door Vluchtelingenwerk een brief zijn gefaxt om over de stand van zaken met betrekking tot de eerste aanvraag te informeren. Er is echter door verzoeker geen nieuwe mvv-aanvraag ingestuurd.
Vervolgens is een medewerker van de afdeling voorbereiding van de Vreemdelingenpolitie Rotterdam-Rijnmond op 9 april en 5 juni 2002 telefonisch contact opgenomen met Vluchtelingenwerk om de in het ongerede geraakte mvv-aanvraag te traceren. Door deze medewerker werd geconstateerd dat de echtgenote van betrokkene in Nederland verbleef en op 20 mei 2002 een asielaanvraag had ingediend. Dit betekende uiteraard dat voor de echtgenote van betrokkene de grondslag van de mvv-aanvraag was komen te vervallen, immers zij verbleef reeds in Nederland. Verzoeker had hier overigens zelf geen melding van gedaan. De kinderen zouden echter nog steeds in Sierra Leone verblijven. Derhalve heeft voornoemde medewerker geadviseerd, mede gezien het feit dat de oorspronkelijke aanvraag niet te traceren was, om een nieuwe mvv-aanvraag in te dienen, dit keer alleen voor de minderjarige kinderen en het pleegkind.
Volgens Vluchtelingenwerk is daarna via het OC te Dordrecht, alwaar (de echtgenote/ partner van verzoeker; N.o.) werd geplaatst, een kopie van de 1e mvv-aanvraag boven water gekomen. Deze zou door Vluchtelingenwerk naar de Vreemdelingenpolitie Rotterdam zijn gefaxt. Deze fax is in de administratie van de Vreemdelingenpolitie niet teruggevonden. Om nog meer tijdsverlies te voorkomen, is wederom een nieuw mvv-pakket verzonden, waarin betrokkene werd verzocht de aanvraag direct via de bijgeleverde envelop te zenden naar de IND regio Zuid-West. De IND behandelde toentertijd alle mvv-aanvragen die door referenten werden ingediend die in de zogenaamde "buitengemeentes" woonachtig waren. Schiedam is zo'n buitengemeente. De Vreemdelingenpolitie heeft derhalve vanaf het moment van verzenden van het nieuwe mvv-pakket geen bemoeienis meer gehad met deze nieuwe aanvraag.
(…)
Met betrekking tot gegrondheid van de klacht of onderdelen kan ik u het navolgende mededelen.
Het eerste onderdeel van de klacht met betrekking tot de lange behandelingsduur van de aanvraag van 5 december 2001 beoordeel ik als gegrond. De navolgende omstandigheden liggen ten grondslag aan de lange duur van behandeling.
De aanvraag van 27 november 2001 met een begeleidende brief verzonden op 5 december 2001 is niet in de vreemdelingenadministratie van de Vreemdelingenpolitie Rotterdam-Rijnmond aangetroffen. Daar de Vreemdelingenpolitie Rotterdam-Rijnmond in deze periode midden in de reorganisatie zat, is verhuisd en gezien het feit dat Vluchtelingenwerk de aanvraag niet naar het juiste adres heeft verzonden, vrees ik dat de aanvraag in het ongerede is geraakt.
(…)
Ik betreur de gang van zaken ten zeerste en bied verzoeker en betrokken partijen hiervoor mijn excuses aan.”
F. Reactie verzoeker
Op 12 november 2003 reageerde de gemachtigde namens verzoeker als volgt op de informatie van de korpsbeheerder en de ministers:
“…(Verzoeker; N.o.) is zeer teleurgesteld in de gang van zaken rondom zijn aanvraag voor de MVV. (Verzoeker; N.o.) heeft al het mogelijke gedaan om aan de voorwaarden voor afgifte van de MVV te voldoen. Zo heeft hij de aanvraag binnen de gestelde termijn na afgifte van zijn status ingediend.
(…)
De eerste MVV-aanvraag is al op 05 december 2001 ingediend. Deze aanvraag is door inmiddels bekende oorzaak in het ongerede geraakt. De tweede MVV-aanvraag is ingediend op 17 oktober 2002. De IND geeft te kennen dat tevens deze aanvraag door nog onbekende oorzaak in het ongerede is geraakt. Op 27 juni 2003 heeft de IND het verzoek om advies voor afgifte van de MVV in ontvangst genomen. Sindsdien is er nog steeds niet beslist op de MVV-aanvraag. Ik hoef gezien dit tijdsverloop niet aan u uit te leggen, dat (verzoeker; N.o.) zeer ontzet is over de lange behandelduur. (Verzoeker; N.o.) vraagt niet zozeer om excuses gezien de gang van zaken. Hij zou liever willen dat de IND de MVV-procedure bespoedigt en binnen korte tijd een besluit neemt. (Verzoeker; N.o.) is namelijk erg ongerust over zijn kinderen en de situatie waarin zij verkeren. Via het Rode Kruis zijn de kinderen van (verzoeker; N.o.) getraceerd. De kinderen van (verzoeker; N.o.) verkeren in Sierra Leone in schrijnende omstandigheden.
(…)
Het is duidelijk dat (verzoeker; N.o.) het slachtoffer is geworden van administratieve fouten en trage reacties van de betrokken instanties. Graag zouden wij willen zien dat de betrokken instanties hun fouten herstellen en de MVV-aanvraag zo spoedig mogelijk afhandelen…”
G. Reactie minister voor Vreemdelingenzaken en Integratie
Naar aanleiding van een aantal nadere vragen deelde de minister voor Vreemdelingenzaken en Integratie bij brief van 3 februari 2004 het volgende mee:
“Er is nader onderzoek ingesteld naar het in het ongerede raken van de betreffende mvv-aanvraag (poststuk is ontvangen op 18 oktober 2002). Hierbij is het volgende gebleken.
In de periode dat de mvv-aanvraag ingediend is, was er een achterstand in de postverwerking in de unit waar dit poststuk toe behoorde. Dit heeft er toe geleid dat het betreffende poststuk, eerst op 18 juli 2003 is verwerkt in het geautomatiseerde systeem en op 24 juli 2003 in het dossier terecht is gekomen. Inmiddels is deze achterstand weggewerkt en worden de poststukken weer op dagbasis verwerkt.
Ik betreur het zeer dat het in deze zaak zo lang heeft geduurd alvorens de mvv-aanvraag het dossier heeft bereikt.
(…)
Op 13 januari 2004 is een beslissing genomen op de mvv-aanvraag. In de periode 9 september 2003 tot 13 januari 2004 is aan (verzoeker; N.o.) gevraagd nadere informatie te geven die noodzakelijk was om een beslissing op de mvv-aanvraag te kunnen nemen, waarna de beslissing op laatstgenoemde datum is genomen.”
H. Reactie minister van Buitenlandse Zaken
Bij wijze van reactie op de nadere vragen verwees de minister van Buitenlandse Zaken bij brief van 17 februari 2004 naar de reactie van de minister voor Vreemdelingenzaken en Integratie van 3 februari 2004.
I. Nadere reactie verzoeker
Verzoeker reageerde bij brief van 23 maart 2004 als volgt op de nadere reacties van de minister voor Vreemdelingenzaken en Integratie van 3 februari 2004 en van de minister van Buitenlandse Zaken van 17 februari 2004:
“…(Verzoeker; N.o.) is zeer teleurgesteld over gang van zaken rondom zijn aanvraag voor de MVV.
In de brief van 03 februari 2004 van het ministerie van justitie wordt er uitleg gegeven over de vertraging van de behandeling van de MVV- aanvraag van 17 oktober 2002. Het komt ons betreurenswaardig maar hoogst onwaarschijnlijk voor dat de vertraging bij de afhandeling van deze zaak te wijten zou zijn aan een organisatorische tekortkoming bij het ministerie van justitie. Het verbaast ons zeer dat deze tekortkoming een periode van 9 maanden heeft kunnen duren. Voordat er blijkbaar enige actie of reactie door de verantwoordelijk is genomen.
Al met al willen we concluderen dat (verzoeker; N.o.) en zijn kinderen slachtoffer zijn geworden van een grove nalatigheid van het ministerie van justitie.
Wat betreft de MVV-aanvraag deze is afgewezen middels een beschikking d.d. 13 januari 2004…”
Achtergrond
1. Algemene wet bestuursrecht
Artikel 4:13, eerste en tweede lid
"1. Een beschikking dient te worden gegeven binnen de bij wettelijk voorschrift bepaalde termijn of, bij het ontbreken van zulk een termijn, binnen een redelijke termijn na ontvangst van de aanvraag.
2. De in het eerste lid bedoelde redelijke termijn is in ieder geval verstreken wanneer het bestuursorgaan binnen acht weken na ontvangst van de aanvraag geen beschikking heeft gegeven, noch een kennisgeving als bedoeld in artikel 4:14, derde lid, heeft gedaan."
2. Vreemdelingencirculaire
B 1.1.1
"Er is voor mvv-aanvragen geen wettelijke beslistermijn. Ingevolge artikel 4:13 juncto 4:14 Algemene Wet Bestuursrecht (Awb) dient binnen een redelijke termijn te worden beslist. Een termijn van drie maanden wordt redelijk geacht. In elk geval wordt binnen acht weken na ontvangst van de aanvraag bericht binnen welke termijn een beslissing kan worden verwacht (artikel 4:14 Awb). De Algemene Termijnenwet is van toepassing."
