Verzoeker klaagt erover dat de Nederlandse ambassade te Khartoum (Sudan) van zijn echtgenote en dochter heeft geëist dat een reservering voor een vliegticket werd overgelegd alvorens een machtiging tot voorlopig verblijf (mvv) aan zijn echtgenote af te geven, terwijl de Visadienst van het Ministerie van Buitenlandse Zaken, ondergebracht bij de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND), al een verklaring van geen bezwaar had afgegeven aan de ambassade.
Verzoeker klaagt er ook over dat de ambassade, alvorens de mvv af te geven, van zijn echtgenote heeft geëist dat zij een kopie van haar huwelijksakte en van de geboorteakte van zijn dochter zou overleggen, ondanks het feit dat deze stukken zich al op de ambassade bevonden, waardoor zijn echtgenote en dochter genoodzaakt waren om heen en weer te reizen tussen de ambassade en hun verblijfplaats.
Beoordeling
A. Ten aanzien van de eis om een kopie van de huwelijksakte en van de geboorteakte over te leggen
1. Verzoekers echtgenote en minderjarige dochter, verblijvend in Sudan, dienden een aanvraag in om een machtiging tot voorlopig verblijf (mvv). Op 23 april 2002 berichtte de Visadienst van het Ministerie van Buitenlandse Zaken, ondergebracht bij de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND), aan verzoeker dat geen bezwaar bestond tegen de afgifte van een mvv aan zijn echtgenote en dochter. De Visadienst deelde hierbij mee dat betrokkene in het bezit diende te zijn van een geldig nationaal paspoort. Ook adviseerde de Visadienst om geen ticket te boeken voordat de mvv daadwerkelijk was verstrekt.
2. Vervolgens meldden verzoekers echtgenote en dochter zich bij de Nederlandse ambassade te Khartoum (Sudan). Daar deelde ambassadepersoneel hen mee dat zij, voordat een mvv werd afgegeven, een kopie van de huwelijksakte en van de geboorteakte moesten tonen.
3. Het feit dat de Visadienst een Nederlandse diplomatieke post te kennen geeft dat er geen bezwaar bestaat tegen de afgifte van een mvv, betekent niet dat de post daartoe zonder meer moet overgaan. De Nederlandse diplomatieke en consulaire posten hebben wat betreft de afgifte van een mvv namelijk een eigen bevoegdheid en verantwoordelijkheid. Dit gaat niet zover dat zij de gehele procedure nogmaals kunnen overdoen. Immers, de ambassade behoort er wel van uit te gaan dat de Visadienst bij het onderzoek in het kader van de mvv-aanvraag de echtheid van de stukken, zoals bijvoorbeeld bij gezinshereniging de huwelijksakte, zorgvuldig heeft onderzocht en de gezinsband heeft vastgesteld, tenzij van het tegendeel blijkt. De ambassade kan echter wel beslissen dat pas daadwerkelijk tot de afgifte van een mvv wordt overgegaan wanneer de identiteit is vastgesteld van degene voor wie de mvv is bestemd. De posten kunnen in dit kader onderzoek instellen wanneer blijkt van nader bekend geworden feiten en/of omstandigheden die verlening van een mvv in de weg staan. De ambassade behoort echter niet onnodig aanvullende eisen te stellen aan de verlening van de mvv.
4. De ambassade heeft in eerste instantie aangegeven dat een kopie van de huwelijksakte en van de geboorteakte was gevraagd ter nadere vaststelling van de identiteit, omdat twijfel bestond over de identiteit van verzoekers dochter.
Hierover wordt in zijn algemeenheid opgemerkt dat het hier niet gaat om een land dat het Ministerie van Buitenlandse Zaken heeft aangewezen als zogenaamd “probleemland” waar extra eisen aan de identificatie kunnen worden gesteld. In beginsel kan het paspoort dan ook dienen als een identificatiemiddel. Bovendien dienen betrokkenen er in het algemeen op te kunnen vertrouwen dat wanneer in de brief van de Visadienst is vermeld dat zij een paspoort moeten meenemen, dit in beginsel voldoende is ter vaststelling van hun identiteit.
5. Niettemin, de vaststelling van de identiteit van de vreemdeling is cruciaal en kwetsbaar en dat geldt niet alleen voor de zogeheten “probleemlanden”. De ambassade heeft gesteld dat in een brief van de IOM aan de ambassade een andere achternaam was vermeld van verzoekers dochter dan de achternaam van verzoeker en ook een andere achternaam dan in de verklaring van geen bezwaar van de Visadienst en in het paspoort was vermeld, hetgeen twijfel had gewekt over de identiteit van het kind dat zich bij verzoekers echtgenote bevond. De Nationale ombudsman is van oordeel dat de door de ambassade genoemde omstandigheden inderdaad aanleiding tot twijfel hebben kunnen geven. Nu echter de ambassade in beginsel dient uit te gaan van de juistheid van de officiële stukken in deze procedure, in dit geval het paspoort van verzoekers echtgenote, waarin de dochter was bijgeschreven, en van de verklaring van geen bezwaar van de Visadienst, had het naar het oordeel van de Nationale ombudsman op de weg van de ambassade gelegen om zelf aan de IOM, dan wel aan de Visadienst opheldering te vragen over deze achternaam. Het was niet juist dat verzoeker extra inspanningen heeft moeten verrichten, en daardoor zijn echtgenote en dochter langer op een logeeradres in Karthoum hebben moeten verblijven vanwege de op zichzelf gerechtvaardigde twijfel van de ambassade.
6. In tweede instantie heeft de minister van Buitenlandse Zaken aangegeven dat de gevraagde documenten niet konden dienen om de identiteit vast te stellen, doch uitsluitend om de gezinsband vast te stellen. De ambassade diende ervan uit te gaan dat de Visadienst de gezinsband al had vastgesteld. Het argument van de ambassade dat de verklaring van geen bezwaar van de Visadienst te summier was om op basis daarvan de gezinsband vast te stellen, overtuigt niet, omdat de ambassade deze gezinsband niet nogmaals behoorde vast te stellen. Voor zover de ambassade dit, zoals tijdens het onderzoek werd aangegeven, niettemin standaard deed, was dat onjuist. De ambassade had zich bij twijfel over de gezinsband eventueel kunnen richten tot de Visadienst. Voor zover de ambassade daadwerkelijk om de genoemde documenten heeft verzocht om de gezinsband vast te stellen, was dit onjuist. De handelwijze van de ambassade is ook in strijd met de informatie die de Visadienst verstrekt aan personen die een mvv komen afhalen.
7. Daar komt nog bij dat de ambassade de eis een kopie over te leggen van de huwelijksakte en van de geboorteakte niet alleen ten onrechte heeft gesteld, maar dat in dit geval deze eis ook onnodig was, omdat de ambassade afschriften van deze stukken al in het bezit had. De ambassade had de stukken immers al eerder gelegaliseerd. Het argument van de ambassade dat de eerdere legalisering van de stukken geen relatie had met de mvv-goedkeuring omdat de ambassade niet de inhoud van deze documenten had gelegaliseerd, en dat de afschriften om die reden in een ander archief waren ondergebracht, overtuigt niet. Het getuigt niet van klantvriendelijkheid dat de ambassade deze stukken niet zelf heeft opgezocht.
De onderzochte gedraging is op dit punt niet behoorlijk.
B. Ten aanzien van de eis om een reservering voor een vliegticket over te leggen
1. Verzoeker heeft er ook over geklaagd dat de ambassade alvorens de mvv af te geven van zijn echtgenote en dochter heeft geëist dat een reservering voor een vliegticket werd overgelegd.
2. De ambassade heeft aangegeven dat de reden hiervan was dat de ingangsdatum van de mvv dan correct kon worden ingevuld, en om bij de afgifte misverstanden over de ingangsdatum te voorkomen. Volgens de ambassade bracht het reserveren geen kosten mee.
3. De ambassade dient echter niet onnodig aanvullende eisen te stellen. Dat gold zeker in dit geval aangezien verzoekers gemachtigde de ambassade meteen heeft laten weten dat de IOM pas een ticket kon boeken nadat de mvv was afgegeven, en de Visadienst bovendien had geadviseerd geen ticket te boeken voordat de mvv was afgegeven. Desondanks heeft de ambassade vastgehouden aan de eis om een vliegticket te reserveren. Zoals de minister van Buitenlandse Zaken heeft toegegeven, was deze werkwijze afwijkend van de werkwijze van andere ambassades, en was de ambassade er ten onrechte van uitgegaan dat de ingangsdatum van de mvv moest corresponderen met de reisdatum. Daarbij komt dat de ambassade bij de IOM had kunnen navragen of bij betrokkenen bekend was dat pas na ingangsdatum van de mvv kon worden gereisd, aangezien de gemachtigde had laten weten dat de reis werd geregeld door de IOM, dan wel had de ambassade zelf aan betrokkenen kunnen meedelen dat de mvv geldig was voor een periode van zes maanden, en dat na de ingangsdatum van de mvv hiermee kon worden gereisd. Het was dan ook juist dat na intern beraad was besloten om niet meer om een reservering van een vliegticket te vragen.
De onderzochte gedraging is op dit punt niet behoorlijk.
Met instemming is ervan kennis genomen dat de ambassade de eis om een vliegreservering te tonen alvorens tot afgifte van een mvv over te gaan niet langer stelt.
Conclusie
De klacht over de onderzochte gedraging van Nederlandse ambassade te Khartoum (Sudan), die wordt aangemerkt als een gedraging van de minister van Buitenlandse Zaken, is gegrond.
Onderzoek
Op 28 juni 2002 ontving de Nationale ombudsman een verzoekschrift van de heer K. te Laren, ingediend door VluchtelingenWerk AZC-Crailo te Laren, met een klacht over een gedraging van Nederlandse ambassade te Khartoum (Sudan).
Naar deze gedraging, die wordt aangemerkt als een gedraging van de minister van Buitenlandse Zaken, werd een onderzoek ingesteld.
In het kader van het onderzoek werd de minister van Buitenlandse Zaken verzocht op de klacht te reageren en een afschrift toe te sturen van de stukken die op de klacht betrekking hebben.
Daarnaast werd de twee betrokken ambtenaren de gelegenheid geboden om commentaar op de klacht te geven. Zij maakten van deze gelegenheid geen gebruik.
Verzoeker kreeg de gelegenheid op de door de minister verstrekte inlichtingen te reageren.
Het resultaat van het onderzoek werd als verslag van bevindingen gestuurd aan betrokkenen.
De minister van Buitenlandse Zaken deelde mee zich met de inhoud van het verslag te kunnen verenigen.
Verzoeker gaf binnen de gestelde termijn geen reactie.
Bevindingen
De bevindingen van het onderzoek luiden als volgt:
A. feiten
1. Op 23 april 2002 gaf de Visadienst van het Ministerie van Buitenlandse Zaken, ondergebracht bij de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND), aan verzoeker te kennen dat de Nederlandse ambassade te Khartoum (Sudan) was bericht dat geen bezwaar bestond tegen afgifte van een machtiging tot voorlopig verblijf aan zijn echtgenote en dochter.
Verder berichtte de Visadienst nog onder meer het volgende:
“Betrokkene dient in het bezit te zijn van een geldig nationaal paspoort.
Wilt u er bovendien rekening mee houden dat het enige tijd kan duren voordat het bericht van geen bezwaar tegen de afgifte van de machtiging tot voorlopig verblijf bij de Nederlandse vertegenwoordiging aangekomen en verwerkt is. Ik adviseer u om geen reistickets te boeken, voordat de Nederlandse vertegenwoordiging de machtiging tot voorlopig verblijf daadwerkelijk aan betrokkene heeft verstrekt.”
2. Op 14 mei 2002 richtte verzoekers gemachtigde zich namens verzoeker per e-mail tot de Nederlandse ambassade met het volgende.
“Onlangs heeft de Visadienst U bericht dat geen bezwaar bestond tegen de afgifte van een machtiging voorlopig verblijf (MVV) aan (verzoekers echtgenote; N.o.) (geboren 1-7-74) en haar dochter Y.K. (verzoekers dochter) (geboren 15-7-95), beiden van Sudanese nationaliteit.
Naar zeggen van de echtgenoot/vader van deze personen (de referent), hebben zij zich inmiddels bij Uw ambassade gemeld om de MVV af te halen. Hierbij werd hen, nog steeds volgens de referent, gevraagd om de datum van de reis op te geven alvorens de MVV afgegeven kon worden.
Voor zover de verklaringen van de referent juist zijn, is hier mogelijk sprake van een misverstand. De reis zal geregeld worden door de International Organisation for Migration. De IOM kan eerst dan een ticket boeken NADAT de MVV afgegeven is. Betrokkenen kunnen dus nog geen datum noemen.
De normale gang van zaken bij de afgifte van een MVV i.v.m. gezinshereniging is dat de MVV afgegeven wordt VOORDAT de reisdatum bekend is. (De Visadienst adviseert ook uitdrukkelijk aan betrokkenen om geen ticket te boeken voordat de MVV door de ambassade is afgegeven.) De MVV blijft geldig gedurende drie maanden na afgifte, binnen welke tijd betrokkenen dienen te reizen. Dit alles zou uiteraard nagevraagd kunnen worden bij de Visadienst.”
3. Op 15 mei 2002 antwoordde mevrouw M. van de ambassade per e-mail onder meer dat was gevraagd:
“… om een boekingsslip te geven (en dus nog niet een reeds gekocht vliegbiljet). Het is overigens in Khartoem geen enkel probleem om een boekingsslip te verkrijgen.
Voordat überhaupt een MVV kan worden afgegeven, moet dzz de identiteit kunnen worden vastgesteld. Om deze reden wordt gevraagd om een kopie van de birth en marriage certificate, en een geldig paspoort…”
4. Op 21 mei 2002 bedankte verzoekers gemachtigde per e-mail de ambassade voor het op die dag verlenen van de mvv. Verder berichtte hij in zijn e-mailbericht onder meer het volgende:
“Echter, er leven bij mij nog enkele specifieke vragen, c.q. klachten, m.b.t. het "misverstand" dat kennelijk heeft gespeeld, die ik met het oog op toekomstige zaken graag beantwoord zou willen zien. Ik hoop hiermee inzicht te kunnen krijgen in de precieze werkwijze van Uw ambassade bij de uitreiking van MVV's, en waar precies de fout heeft gelegen in de zaak van (verzoekers; N.o.) gezin.
(1) M.b.t. de boekingsslip: was het een misverstand dat een boekingsbewijs door U wordt geëist, m.a.w. is het Uw beleid dat men een dergelijk bewijs overlegt voordat de MVV wordt uitgereikt? Andere Nederlandse ambassades (bijvoorbeeld Ankara, Islamabad, Damascus) eisen niet dat een dergelijk bewijs overgelegd wordt voordat de MVV wordt uitgereikt. De Visadienst adviseert uitdrukkelijk aan betrokkenen om geen reis te boeken voordat de MVV is uitgereikt. Er bestaat ook geen wettelijke reden waarom U een dergelijk bewijs zou eisen. In opdracht van Vluchtelingenwerk heeft de IOM zich nu ingespannen om deze zaak op te lossen door op voorhand een boekingsbewijs te regelen c.q. met U Ambassade te onderhandelen. Dergelijke werkzaamheden van de IOM worden bij Vluchtelingenwerk in rekening gebracht.
(2) M.b.t. de huwelijks- en geboorteakten: blijkens het bericht van mevrouw M. van 15 mei worden deze door Uw Ambassade geëist om de identiteit van betrokkenen vast te stellen. Echter, dergelijke documenten kunnen niet dienen om de identiteit vast te stellen. Hiervoor zijn documenten met foto's en/of identificerende vragen noodzakelijk. In het onderhavige geval zijn betrokkenen in het bezit van een geldig paspoort, zodat de identiteit vast stond en verder onderzoek overbodig was.
Wel kunnen huwelijks- en geboorteakten dienen om de gezinsband vast te stellen (wat iets anders is dan de identiteit!). Dit deel van de procedure was al door de Visadienst afgehandeld (middels onderzoek van de huwelijks- en geboorteakte en/of een DNA-onderzoek). Immers, de Visadienst had U bericht dat geen bezwaar bestond tegen afgifte van de MVV, wat impliceert dat de gezinsband door de Visadienst is vastgesteld. In de onderhavige zaak hadden betrokkenen de huwelijks- en geboorteakten, nadat deze door Uw Ambassade waren gelegaliseerd, naar Nederland verzonden en aan de Visadienst overgelegd.
Is het beleid van Uw Ambassade dat U alsnog (opnieuw) de huwelijks- en geboorteakte wilt zien nadat de Visadienst deze al heeft onderzocht? Zo ja, dan ware het beter geweest als U een kopie had achtergehouden bij de legalisatie. Nu heeft (verzoeker; N.o.) deze documenten per koeriersdienst teruggestuurd naar Sudan om aan Uw eis te voldoen, terwijl deze zelfde documenten enkele maanden geleden nog op Uw bureau lagen. Het legalisatiestempel is notabene getekend door mevrouw M.!
Een en ander heeft voor betrokkenen tot onnodige kosten, stress en vertraging geleid, en heeft extra werk en kosten met zich meegebracht voor Vluchtelingenwerk en de IOM.”
5. Op 22 mei 2002 gaf mevrouw B. van de ambassade per e-mail onder meer het volgende antwoord:
“1) Verzoek om boekingsslip:
Een ambassade heeft het recht om, op het moment dat een visum- danwel mvv-aanvraag akkoord is bevonden, overlegging van een ticket te eisen. Dit om de ingangsdatum van het af te geven visum danwel mvv correct in te vullen.
Het indienen van deze slip is dan ook geen 'eis' om het visum danwel mvv te verkrijgen, maar om bij de afgifte misverstanden bij invulling van de ingangsdatum te voorkomen.
(uitleg: indien (verzoekers echtgenote; N.o.) deze ambassade had verteld per 1 juli naar Nederland te zullen reizen en het IOM haar een ticket zou verschaffen met vertrekdatum in juni, dan zou toegang tot Nederland geweigerd kunnen worden omdat het mvv een ingangsdatum van 1 juli vermeldt. Om dit te voorkomen, is een reserveringsslip gevraagd).
2) Huwelijks- en geboorteakte:
Mevr. J. (verzoekers echtgenote; N.o.) had zich, voor zover na te gaan, op 15 mei jl. bij deze ambassade gemeld met haar paspoort (waarin tevens haar dochter - met een andere achternaam, nl. K.) (de achternaam van verzoeker; N.o.), pasfoto's en een brief van IOM.
Genoemde documenten werden onvoldoende bevonden om de relatie tussen het van de visumdienst ontvangen akkoord voor een mvv en deze personen te kunnen leggen, mede daar de naam van de dochter (in de brief van IOM vermeld als: S.A. doch in de goedkeuring van de Visadienst als: K.) verwarring gaf.
De ambassade heeft hiermee geen 'eigen' beleid gevoerd, doch instructies van het Ministerie opgevolgd, welke het recht verlenen aan elke ambassade om in geval van twijfel meer documentatie en informatie op te vragen.
Dat genoemde documenten in een eerder stadium door deze ambassade werden gelegaliseerd, heeft geen verband met de mvv-goedkeuring. De ambassade legaliseert namelijk niet de inhoud van een document, maar de handtekening van de persoon van de Soedanese autoriteit (het Soedanese Ministerie van Buitenlandse Zaken) (zie hiervoor de legalisatie, waarin duidelijk vermeld staat: "Seen for the signature of Ku., 2nd secretary at the Ministry of Foreign Affairs of the Republic of the Sudan").
Een kopie van een door deze ambassade gelegaliseerd document wordt immer aangehouden, doch, daar de inhoud van het document in principe niet ter zake doet, worden deze kopieën op datum legalisering aangehouden en niet op naam (bijkomstigheid hierbij is dat arabisch geschreven namen op verschillende manieren 'vertaald' kunnen worden waardoor opberging - en zeker daarna zoeken - op naam bemoeilijkt wordt).
Uw veronderstelling dat de documenten gelieerd zouden kunnen worden aan een mvv-aanvraag zou slechts waar kunnen zijn indien verificatie van de documenten door deze ambassade zou zijn uitgevoerd. Bij verificatie van documenten wordt namelijk de inhoud 'gecontroleerd'.”
6. Op 28 mei 2002 reageerde de heer W., plaatsvervangend Chef de Poste van de ambassade onder meer als volgt op het e-mailbericht van verzoekers gemachtigde van 21 mei 2002:
“1. Bij bericht 22 mei jl. heeft mw. B. uw vragen beantwoord. In haar antwoord legt zij uit waarom om bepaalde documenten is gevraagd. Zij licht de werkwijze van de ambassade voor wat betreft de eerste vraag inzake de boekingsslip toe door middel van een voorbeeld, in het verleden zijn problemen gerezen omtrent de ingangsdatum van de MVV. Als gevolg hiervan heeft de ambassade tot de beschreven werkwijze besloten. Door het vragen naar een reserveringsslip, waarmee de reis naar Nederland is vastgesteld, kan de ingangsdatum van de MVV exact worden bepaald. Het is in het verleden voorgekomen dat betrokkenen bij nader inzien eerder dan de ingangsdatum wilden reizen. Dit is bedoeld als extra service voortgekomen uit praktijkervaringen, maar feitelijk ligt de verantwoordelijkheid voor de planning van de reis naar Nederland binnen 6 maanden na afgifte van de MVV bij betrokkene. Het punt zal worden meegenomen in intern overleg, waarbij we in de toekomst zullen streven naar een voor alle partijen optimale werkwijze.
2. De vraag met betrekking tot de documenten is eveneens in het bericht van 22 mei beantwoord. Aangezien de ambassade slechts korte emailberichten ontvangt inzake goedkeuringen van MVV's, worden betrokkenen gevraagd om een kopie te tonen van de huwelijksakte en van de geboorteaktes, die eerder in de procedure in Nederland zijn overgelegd, om de gezinsband vast te stellen. Zeker indien namen in de overgelegde paspoorten niet overeen komen met namen uit het goedkeuringsbericht zoals in de zaak van (verzoeker; N.o.) het geval was, is het van belang om vast te stellen dat de MVV aan de juiste personen wordt afgegeven. De ambassade vraagt niet om een origineel document maar om een kopie en stelt betrokkenen daarbij in de gelegenheid deze vanuit Nederland rechtstreeks naar de ambassade te laten faxen.”
7. Op 30 mei 2002 reageerde de gemachtigde per e-mail als volgt op de brief van 28 mei 2002, met het verzoek om zijn klachten volgens de officiële klachtenprocedure te behandelen:
“…1. M.b.t. het boekingsbewijs:
(a) De werkwijze van de Ambassade wijkt af van die van andere Nederlandse Ambassades, zoals die in Ankara, Islamabad en Damascus. Gebruikelijk is dat de datum van afgifte van de MVV gelijk is aan de ingangsdatum. Het zou beter als de Ambassades een zelfde beleid hierin voeren, al was het maar om misverstanden en verwarring bij externe personen en organisaties te voorkomen.
(b) Hoewel ik Uw redenering kan volgen, was het in de onderhavige zaak beter geweest als de Ambassade rekening had gehouden met de omstandigheid dat (verzoekers; N.o.) gezin geen boekingsbewijs KON overleggen voordat de MVV was afgegeven. Betrokkenen waren immers afhankelijk van de IOM, die normaliter pas een ticket kan of wil boeken nadat de MVV afgegeven is. In de onderhavige zaak kon een ad hoc oplossing gevonden worden doordat Vluchtelingenwerk middels een speciale opdracht aan de IOM ervoor gezorgd heeft dat op voorhand een boeking gedaan werd. Dit brengt onnodige werkzaamheden en kosten met zich mee voor de IOM en Vluchtelingenwerk. Dergelijke ad hoc oplossingen zouden niet nodig hoeven zijn als de Ambassade zich meer flexibel zou opstellen.
(c) Hoewel de werkwijze van de Ambassade kennelijk bedoeld is om problemen te voorkomen, worden er andere, meer ernstige problemen door in de hand gewerkt. Zo is mij een geval bekend (IND dossiernummer (…)) waarbij betrokkenen op verzoek van de Ambassade een ticket hadden geboekt voordat de MVV afgegeven werd, waarna de afgifte van de MVV nog zoveel vertraging opliep dat betrokkenen de vlucht misten.
2. M.b.t. de huwelijks- en geboorteakten:
(a) U stelt dat de "namen in de overgelegde paspoorten niet overeen [kwamen] met namen uit het goedkeuringsbericht". Dit is onjuist; de namen in die documenten kwamen perfect met elkaar overeen. Volgens het e-mail bericht van mevrouw B. van 21 mei werd "twijfel" opgeroepen doordat de achternaam van (verzoekers; N.o.) kind zoals genoemd in het paspoort EN het goedkeuringsbericht ("K.") enerzijds, niet overeen kwam met de achternaam in "een brief van de IOM" ("S.A.") anderzijds. Mijn klacht is nu dat de Ambassade aan een niet-officiële brief van de IOM kennelijk meer waarde hecht dan aan het paspoort. De Ambassade had eenvoudig uit moeten gaan van de naam in het paspoort, wat voor namen ook mogen voorkomen in andere, niet-officiële paperassen die betrokkenen eventueel bij zich hebben. De enige relevante documenten bij de identificatie zijn het paspoort en het goedkeuringsbericht. Andere documenten zouden slechts een rol kunnen spelen als men geen paspoort zou hebben. Kennelijk is volgens de Ambassade een geldig paspoort niet afdoende als legitimatiebewijs. De "twijfel" van de Ambassade was niet gerechtvaardigd.
(b) De achternaam van het kind in de brief van de IOM, S.A., is in feite de voornaam van de vader, (verzoeker; N.o.). Het is in Sudan niet ongebruikelijk dat men de voornaam van de vader als achternaam hanteert. De Ambassade had hier even moeten doorvragen aan betrokkenen of een telefoontje naar de IOM moeten plegen; dan was de zaak eenvoudig opgelost. Nu heeft de Ambassade van betrokkenen onnodig allerlei documenten geëist, waardoor voor betrokkenen onnodige vertraging en kosten zijn ontstaan en onnodige spanning en onzekerheid zijn veroorzaakt. (Verzoeker; N.o.) heeft inmiddels de huwelijks- en geboorteakten per koeriersdienst terug naar Sudan gezonden.
Overigens is het lOM-kantoor te Khartoum pas geopend en onervaren. De IOM te Den Haag (mevrouw C.) heeft mij uitgelegd dat de IOM in al haar correspondentie en overige stukken normaliter de namen volgt zoals die voorkomen in de stukken van de Visadienst, juist om problemen als het onderhavige te voorkomen. Voorts is het geen beleid bij de IOM dat de IOM brieven aan betrokkenen meegeeft naar de Ambassades. De IOM is inmiddels gestart met een intern onderzoek om te achterhalen wat voor brief aan betrokkenen is meegegeven, en hoe de namen daarin vermeld staan.
(c) De Ambassade vraagt van betrokkenen de huwelijks- en geboorteakten, terwijl deze documenten al eerder door de Visadienst zijn beoordeeld. De Ambassade had dus kunnen weten dat deze documenten in Nederland, en in het dossier van de Visadienst, waren. Een telefoontje, c.q. e-mail berichtje van de Ambassade naar de Visadienst had kunnen volstaan.
(d) De Ambassade had al kopieën van de huwelijks- en geboorteakten in het eigen archief. Immers, betrokkenen hadden deze bij de Ambassade laten legaliseren voordat zij deze naar Nederland verzonden en aan de Visadienst overlegden. Ook om deze reden was het onredelijk dat de Ambassade verlangde dat deze documenten vanuit Nederland terug gestuurd werden naar Sudan.
Mevrouw B. stelt in het e-mail bericht van 21 mei dat de documenten niet in het archief terug gevonden konden worden doordat deze op datum, niet op naam, waren opgeborgen, en omdat deze "niet aan een MVV-aanvraag gelieerd" zouden zijn. Wat hier ook van zij, dat de administratie van de Ambassade zo is dat documenten moeilijk terug gevonden kunnen worden had niet in het nadeel mogen uitvallen van betrokkenen.
Opmerkelijk is dat mevrouw B. in het e-mail bericht van 21 mei wel allerlei details over het legalisatiestempel op de documenten noemt. Hieruit blijkt dat de Ambassade de documenten alsnog in het archief terug heeft weten te vinden, kennelijk omdat men, na mijn e-mail berichten, alsnog wat beter heeft willen zoeken.
(e) Het is onbegrijpelijk dat de Ambassade de huwelijksakte heeft willen zien, omdat de twijfel immers de achternaam van het kind betrof. In de huwelijksakte wordt het kind uiteraard niet genoemd. Dat de Ambassade toch de huwelijksakte heeft verlangd, kan ik niet anders zien dan als willekeur.
Al met al heeft de Ambassade de indruk gewekt dat men niet goed raad heeft geweten met de verplichting de identiteit van betrokkenen vast te stellen. Men heeft "getwijfeld" over de identiteit terwijl twijfel niet gerechtvaardigd was, en heeft vanwege deze twijfel bepaalde aanvullende documenten verlangd zonder zelf te begrijpen waarom juist deze documenten. Kennelijk is de Ambassade hieromtrent niet duidelijk geïnstrueerd, en is nu naar willekeur gehandeld. Bovendien heeft de Ambassade zich klantonvriendelijk, inflexibel en bureaucratisch opgesteld door niet af te willen wijken van de eis van het boekingsbewijs, door documenten te verlangen die men zelf in het archief heeft, en door niet te overleggen met de Visadienst en/of de IOM.
Juist in zaken van vluchtelingen kan het letterlijk van levensbelang zijn dat de procedure bij de Ambassade niet trager verloopt dan nodig. In de onderhavige zaak hebben betrokkenen de steun van instanties als Vluchtelingenwerk en de IOM genoten, waardoor uiteindelijk een "ad hoc" oplossing gevonden is. In andere zaken is dit vaak niet zo, en zullen betrokkenen bij de Ambassade oplopen tegen een muur van bureaucratie. "Ad hoc" oplossingen zouden niet nodig moeten zijn…”
8. Op 25 juni 2002 gaf de plaatsvervangend Chef de Poste de volgende reactie op de klacht:
“…1. Met betrekking tot het boekingsbewijs
a) Het is mogelijk dat de door deze ambassade gehanteerde werkwijze op dit punt afwijkt van die van andere ambassades. Ofschoon gestreefd wordt naar uniformiteit, dient eveneens rekening te worden gehouden met locale factoren. Daar zich tot op heden geen probleem heeft voorgedaan, is er geen aanleiding de werkwijze van de ambassade te veranderen. Het feit dat de Visadienst anders adviseert, doet hier niets aan af. Het overleggen van een reserveringsbewijs gebeurt doorgaans nadat betrokkenen zich hebben gemeld en de mvv-formulieren, die ingevuld dienen te worden, hebben afgehaald.
b) De werkwijze van de ambassade is met het oog op optimale dienstverlening tot stand gekomen op basis van ervaringen uit de praktijk. De ambassade werkt al jaren samen met het kantoor van de IOM in Khartoem en heeft daarbij altijd dezelfde werkwijze gehanteerd. Het is niet eerder voorgekomen dat iemand geen boekingsslip kon overleggen.
c) U haalt een probleem aan dat zich in het verleden zou hebben voorgedaan, maar niet als zodanig aan de ambassade kenbaar is gemaakt. Het staat los van deze zaak en wordt derhalve buiten beschouwing gelaten.
2. Met betrekking tot de huwelijks- en geboorteakten
a) Allereerst meldde zich een medewerker van het lOM-kantoor met de brief die ongedateerd was, waarin de naam van de dochter niet overeen kwam met de naam uit het goedkeuringsbericht. Aan hem is meegedeeld dat betrokkene zelf diende te komen en dat zij haar paspoort en kopieën van de huwelijks- en geboorteakte mee diende te nemen. Het is juist dat de naam van de dochter uit het goedkeuringsbericht overeen kwam met de naam in het paspoort. Het gaat de ambassade er om dat de MVV wordt afgegeven aan de juiste persoon. De ambassade heeft slechts om kopieën gevraagd en daarbij betrokkenen in de gelegenheid gesteld deze rechtstreeks vanuit Nederland naar de ambassade te faxen. Betrokkenen waren kennelijk in het bezit van kopieën, want deze werden met de mvv-formulieren ingeleverd. Originele documenten heeft de ambassade nooit ontvangen.
Voor de goede orde deel ik u mee dat het lOM-kantoor al tenminste sinds augustus 2000 in Khartoem is gevestigd. De ambassade onderhoudt regelmatig contact met het IOM.
b) De ambassade vraagt niet om originele akten maar om kopieën van de akten die eerder in de procedure waren gebruikt.
c) De toelichting van mw. B. bevat een algemene beschrijving van de gang van zaken rond het legaliseren van documenten, die op zich zelf staat en niets met onderhavige mvv-procedure te maken heeft. Betrokkenen zijn niet benadeeld, omdat de ambassade volgens gebruikelijke werkwijze om kopieën heeft gevraagd die later ook werden overgelegd.
d) Van willekeur is geen sprake. Bij elke gezinshereniging, waarvan slechts een kort goedkeuringsbericht per e-mail wordt ontvangen, vraagt de ambassade uit zorgvuldigheid om kopieën van de huwelijksakte…”
B. Standpunt verzoeker
1. Verzoekers standpunt staat weergegeven onder Klacht.
2. Verder deelde verzoeker via zijn gemachtigde in zijn verzoekschrift nog onder meer het volgende mee:
“… 1. Het boekingsbewijs
(a) De Ambassade beroept zich op "lokale factoren", maar geeft niet aan welke lokale factoren dat zijn. De situatie in Sudan wijkt niet wezenlijk af van die in bijvoorbeeld Pakistan. Er bestaan m.i. geen "lokale factoren" die vereisen dat de ambassade overlegging van een boekingsbewijs verlangt voordat de MVV wordt afgegeven.
(b) Dat zich "tot op heden geen probleem heeft voorgedaan" is slechts de perceptie van de Ambassade. De Ambassade vergeet hier dat in elke afzonderlijke zaak Vluchtelingenwerk en de IOM op onnodige extra werkzaamheden en kosten worden gejaagd, wat m.i. wel een probleem genoemd kan worden. Dat het "niet eerder is voorgekomen dat iemand geen boekingsslip kon overleggen", is, althans v.w.b. cliënten van Vluchtelingenwerk, het gevolg van deze extra inspanningen van Vluchtelingenwerk en de IOM. Waar het om gaat is dat dit extra werk niet nodig zou moeten zijn. Indien het al zo is dat de ambassade al jaren samenwerkt met de IOM en dat deze samenwerking "geen problemen" oplevert, verliest de ambassade uit het oog dat de IOM haar werkzaamheden uiteindelijk bij Vluchtelingenwerk in rekening brengt.
Bovendien vergeet de ambassade de stress die dit alles voor betrokkenen met zich meebrengt voordat men uiteindelijk een boekingsslip overlegt. Men is immers eerst door de Visadienst aangeraden om geen ticket te boeken voordat de MVV is afgegeven, en ook door Vluchtelingenwerk aangeraden eerst de MVV in handen te krijgen. (Vluchtelingenwerk heeft zijn werkwijze afgestemd op de normale werkwijze van de IOM.)
(c) Dat ik een oude zaak aanhaalde in mijn klacht was niet omdat deze zaak op zichzelf beschouwd zou moeten worden, maar als illustratie voor de soort problemen die voortvloeien uit de werkwijze van de ambassade. Als zodanig dient de ambassade mijn mededelingen meer serieus te nemen.
2. De huwelijks- en geboorteakten
(a) Er loopt een intern onderzoek bij de IOM naar de rol van de lOM-medewerker in Khartoum. Zodra hierover iets bekend is, zal ik U hierover inlichten. De IOM te Den Haag (mevrouw C.) heeft mij heden nogmaals uitgelegd dat zij zich niet kan voorstellen dat een lOM-medewerker de ambassade zou hebben benaderd op de manier zoals de ambassade schetst. De IOM gaat altijd uit van de namen zoals die voorkomen op het goedkeuringsbericht van de IND. Op het boekingsverzoek dat de IOM te Den Haag naar de IOM te Khartoum heeft gestuurd was de naam van het kind correct. Als het al zo is dat de lOM-medewerker een brief overhandigde aan de Ambassade waarin de naam van het kind verkeerd was vermeld, dan nog blijf ik bij mijn standpunt dat de naam volgens het paspoort doorslaggevend had moeten zijn.
De Ambassade geeft toe dat de naam van de dochter in het goedkeuringsbericht wel overeen kwam met die in het paspoort. Dit impliceert dat de mededelingen van mevrouw B. van 21 mei en de heer W. van 28 mei niet alleen met elkaar in strijd waren, maar bovendien beide onjuist. Het is niet acceptabel dat de ambassade tot twee keer toe onjuiste gegevens heeft verstrekt. Ondergetekende en betrokkenen werden hierdoor op het verkeerde been gezet.
Dat de Ambassade "slechts om kopieën" heeft gevraagd doet er op zichzelf niet toe. Waar het om gaat, is dat betrokkenen hierdoor onnodig meerdere reizen naar Khartoum hebben moeten ondernemen. Zij woonden immers in een dorp ver buiten Khartoum. In Sudan geschiedt het "openbaar vervoer" per "lorry" (vrachtwagen), niet over de weg (want die is er niet) maar dwars door de woestijn, waarbij de passagiers als sardientjes in de laadbak worden geladen. Men stuitert voortdurend decimeters omhoog. Onderweg wordt nauwelijks gepauzeerd en is nauwelijks gelegenheid om te drinken. Doordat de "ramen" een soort traliewerk zijn zonder glas, staat men letterlijk bloot aan zandstormen en moet men vaak zijn hoofd met een doek omwikkelen om niet te stikken in het zand. Ondergetekende heeft persoonlijk vele honderden kilometers op deze manier door Sudan gereisd en kan verklaren dat dit absoluut ongeschikt is voor een vrouw met een klein kind.
Betrokkenen hadden reeds bij hun eerste bezoek aan de Ambassade de MVV moeten ontvangen (zij bezaten immers een geldig paspoort). Dat de ambassade huwelijks- en geboorteakten bleek te eisen (wel of niet als kopie doet er niet toe) betekende voor betrokkenen dat zij meerdere reizen hebben moeten ondernemen van en naar de ambassade, en dat zij bovendien opnieuw contact hebben moeten opnemen met Nederland, met alle vertraging vandien. Betrokkenen zijn dus wel degelijk benadeeld.
Bovendien kan het in zaken van vluchtelingen van levensbelang zijn dat de procedures bij de ambassade niet trager verlopen dan nodig.
(b) Als het al zo is dat de ambassade "regelmatig contact" onderhoudt met de IOM, waarom heeft men dan in deze zaak niet met de IOM overlegd (getelefoneerd) om de verwarring over de achternaam van het kind op te helderen? In plaats hiervan heeft men betrokkenen heengezonden met de mededeling dat een boekingsslip en huwelijks- en geboorteakten vereist waren. Helaas heeft de ambassade niet op dit onderdeel van mijn klacht gereageerd.
(c) De ambassade heeft niet gereageerd op het onderdeel van mijn klacht dat men ook contact had kunnen opnemen met de Visadienst, waar kopieën van de geboorte- en huwelijksakten in het dossier uiteraard aanwezig waren.
(d) Voorts heeft de ambassade niet gereageerd op mijn klacht dat men de huwelijks- en geboorteakten ook in de eigen administratie had kunnen terugvinden. De ambassade had in een eerder stadium deze documenten immers zelf gelegaliseerd.
(e) De Ambassade stelt: "bij elke gezinshereniging, waarvan slechts een kort goedkeuringsbericht per e-mail wordt ontvangen, vraagt de ambassade uit zorgvuldigheid om kopieën van de huwelijksakte". Het verband tussen de wijze waarop de Visadienst het goedkeuringsbericht opstelt en verzendt enerzijds en de eis van de huwelijksakte anderzijds, ontgaat mij. Zou de Visadienst volgens de Ambassade dan de goedkeuringsberichten meer wijdlopig moeten formuleren en/of op een andere manier moeten verzenden? Het ligt voor de hand dat de ambassade dit opneemt met de Visadienst in plaats van de betrokkenen met de verplichting op te zadelen allerlei aanvullende documenten over te leggen.
Dat de ambassade de huwelijksakte verlangt is wel degelijk willekeur, ongeacht of dit bij elke gezinshereniging gebeurt of alleen in de onderhavige zaak. De verplichting die de ambassade heeft, is identificatie van de betrokkenen. De huwelijksakte is een document zonder foto's, en kan alleen al om deze reden geen uitsluitsel geven bij de identificatie. De ambassade heeft geen antwoord gegeven, of kunnen geven, op mijn vraag waarom men juist de huwelijksakte verlangt. Ik kan niet anders concluderen dan dat de ambassade hier eigenmachtig een bureaucratische drempel heeft opgeworpen om de procedure te bemoeilijken.
Bovendien wijs ik er nogmaals op dat betrokkenen in het bezit waren van een geldig paspoort. Is het niet zo dat dit als legitimatiebewijs afdoende zou moeten zijn?…”
3. Op 20 augustus 2002 verstrekte verzoeker via zijn gemachtigde nog onder meer de volgende aanvullende informatie:
“Indien eerst de mvv is afgegeven voordat de IOM een ticket boekt, is dit de normale procedure, waarbij de IOM geen extra kosten in rekening hoeft te brengen. Extra kosten worden juist gemaakt wanneer de IOM van de normale procedure moet afwijken. In het onderhavige geval heeft de IOM bij de ambassade moeten bemiddelen en alvast een ticket moeten boeken voordat de ambassade de mvv wilde afgeven. Bij een goed functioneren van de ambassade is bemiddeling etc. door de IOM niet nodig, en komt de IOM pas in beeld nadat de ambassade de mvv aan de betrokkenen heeft uitgereikt, dus nadat zij zelfstandig hun zaken bij de ambassade hebben geregeld. Dit laatste is ook de gebruikelijke gang van zaken bij andere Nederlandse ambassades dan die in Khartoum.
(…)
Het is in strijd met de gebruikelijke procedure dat de ambassade in Khartoum wat voor aanvullende documenten dan ook verlangt, indien de betrokkenen over een geldig paspoort beschikken. De normale procedure is als volgt: slechts indien de betrokkenen geen legitimatiebewijs hebben, of indien twijfel bestaat over de geldigheid van het legitimatiebewijs (wanneer bijvoorbeeld de pasfoto niet gelijkt), wordt na rugge(n)spraak en in samenwerking met de Visadienst een meer uitgebreide identificatieprocedure gestart waarbij aanvullend materiaal gevraagd wordt (het gaat dan om familiefoto's, door de Visadienst geformuleerde "identificerende vragen" enz.).
Dit is althans de werkwijze van andere Nederlandse ambassades, zoals die in Islamabad. Wat wij met onze klacht hopen te bereiken, is dat de ambassade in Khartoum in de toekomst niet meer op eigen houtje een quasi-onderzoek begint en "aanvullende documenten" verlangt wanneer zulks overbodig is.
(…)
Voordat de Visadienst een goedkeuringsbericht naar de ambassade stuurt, heeft de Visadienst de gezinsband uiteraard al uitvoerig onderzocht. Dit onderzoek geschiedt aan de hand van door de ambassade gelegaliseerde huwelijks- en geboorteakten. Indien deze documenten ontbreken stelt de Visadienst een DNA-onderzoek in. Uit het simpele gegeven dat er een goedkeuringsbericht van de Visadienst was (hoe summier ook!), had de ambassade dus al kunnen afleiden dat de gezinsband al onderzocht en vastgesteld was, en dat ofwel kopieën van de huwelijksakte etc. al in het bezit van de ambassade en/of de Visadienst waren, ofwel betrokkenen niet over deze documenten beschikten. In beide gevallen heeft het geen zin als de ambassade het werk van de Visadienst gaat overdoen. Wat de ambassade nog uitsluitend rest, is de identificatie van betrokkenen wanneer zij de mvv afhalen, met als enig doel: voorkomen dat de mvv aan de verkeerde persoon wordt uitgereikt.
Of er ooit een uitnodiging van de ambassade aan betrokkenen is geweest, of dat er op andere wijze rechtstreeks (telefonisch) contact tussen de betrokkenen en de ambassade is geweest, is mij niet bekend. (De betrokkenen hadden overigens zelf geen telefoon.) Mogelijk zijn betrokkenen afgegaan op de brief van de Visadienst van 23 april j.l., waarin hen werd meegedeeld het goedkeuringsbericht verzonden was en dat zij nu met een geldig legitimatiebewijs de mvv konden afhalen bij de ambassade. Aangezien betrokkenen een geldig paspoort hadden, zou het ook in strijd met de logica zijn geweest om ook nog de huwelijksakte etc. mee te nemen, temeer omdat deze documenten al eerder door de ambassade waren gelegaliseerd en vervolgens door de referent in Nederland bij de Visadienst ingeleverd.”
C. Standpunt Minister van Buitenlandse Zaken
De minister van Buitenlandse Zaken reageerde op 11 oktober 2002 onder meer als volgt op de klacht van op de bij de opening van het onderzoek gestelde vragen:
“Op de door u gestelde vragen kan ik als volgt reageren:
A. Ten aanzien van de eis een reservering van een vliegticket over te leggen:
Vraag 1a. Op welke regeling is het vereiste van het overhandigen van een reservering van een vliegticket gebaseerd?
Antwoord:
Het overhandigen van een reservering van een vliegticket is niet gebaseerd op een regel. De ambassade meldde dat de werkwijze van de ambassade tot stand is gekomen op basis van ervaringen uit de praktijk, in het verleden zijn te Khartoum problemen gerezen omtrent de ingangsdatum van de mvv. Het is in het verleden voorgekomen dat personen die in het bezit waren gesteld van een mvv, eerder dan de ingangsdatum wilden reizen. Door te vragen naar een reservering, waarmee de datum van de reis naar Nederland is vastgelegd, kan de ingangsdatum van de mvv exact worden bepaald, reden waarom de ambassade tot beschreven werkwijze heeft besloten. De ambassade meende dat met deze werkwijze kon worden voorkomen dat betrokkenen tijdens hun reis naar Nederland problemen zouden ondervinden bij uitreis uit Sudan dan wel inreis in Nederland. Feitelijk ligt de verantwoordelijkheid voor de reis naar Nederland binnen 6 maanden na afgifte van de mvv bij betrokkenen. De ambassade ging er dan ook ten onrechte vanuit dat de ingangsdatum van de mvv moest corresponderen met de reisdatum.
Vraag 1a. Hoe verhoudt zich deze eis met het advies van de Visadienst om geen vliegticket te boeken voordat de machtiging tot voorlopig verblijf (mvv) is afgegeven?
Antwoord:
Zoals in de vraag reeds is aangegeven betreft het een advies van de Visadienst, om geen vliegticket te boeken voordat de mvv is afgegeven. De werkwijze van de ambassade op dit punt is gebaseerd op ervaringen uit de praktijk.
Vraag 1 b. Wordt deze eis door alle diplomatieke posten op gelijke wijze gehanteerd?
Antwoord:
Nee. Zoals hiervoor reeds is aangegeven is de werkwijze van ambassade Khartoum niet gebaseerd op een regel maar op ervaringen uit de praktijk.
Vraag 2a. Hoe verloopt de samenwerking met de International Organisation for Migration (IOM)?
Antwoord:
Al vanaf het begin van de vestiging van het IOM kantoor in Khartoum in 1979 verloopt de samenwerking tussen ambassade Khartoum en IOM Khartoum probleemloos.
Vraag 2b. Is het u bekend dat wanneer de reis wordt geregeld door de IOM, de IOM verlangt dat eerst de machtiging tot voorlopig verblijf is afgegeven, en vervolgens extra kosten in rekening brengt bij (in dit geval) Vluchtelingenwerk?
Antwoord:
Nee, het is mij niet bekend op welke wijze de IOM de door haar gemaakte kosten met derden afhandelt. Voor zover bekend zijn aan het verkrijgen van een reservering van een vliegticket in Khartoum overigens geen kosten verbonden.
Vraag 2c. Heeft verzoeker aan de ambassade duidelijk gemaakt dat hij, in verband met het regelen van de reis door de IOM, moeizaam aan een vliegreservering kon komen, en hoe verhoudt zich dit met de opvatting van de ambassade dat de werkwijze van de ambassade tot stand is gekomen met het oog op optimale dienstverlening, die is bedoeld als extra service (aan de aanvrager van een mvv)?
Antwoord:
Nee. Op geen enkele wijze hebben de aanvraagster noch de medewerker van de IOM die haar begeleidde, blijk gegeven van ontevredenheid dan wel een gevoel van een slechte behandeling door de ambassade. Voor het antwoord op de vraag waarom de ambassade tot de aangegeven werkwijze heeft besloten, verwijs ik naar het gestelde in het eerste punt 1a.
Vraag 2d. Wat wordt precies bedoeld met de mededeling in de brief van de ambassade van 28 mei 2002 dat dit punt zal worden meegenomen in intern overleg, waarbij in de toekomst zal worden gestreefd naar een voor alle partijen optimale dienstverlening?
Antwoord:
Hiermee wordt bedoeld dat in het interne overleg op de ambassade zal worden nagegaan of de gevolgde werkwijze - wellicht - aangepast dient te worden.
Vraag 2e. Heeft dit overleg al plaatsgevonden, en zo ja, wat is hiervan het resultaat geweest?
Antwoord:
Dit overleg heeft inmiddels plaatsgevonden. Besloten is om mvv-aanvragers niet meer om een reservering van een vliegticket te vragen, om problemen als met de onderhavige klacht in de toekomst te vermijden.
Vraag 3a. Is u een zaak bekend als door de verzoeker genoemd, dat de reservering was vervallen doordat de afgifte van de mvv werd vertraagd.
Antwoord:
Nee, niet voor zover mij bekend.
Vraag 3b. Hoe verhoudt zich dit met de opvatting dat de vereiste reservering wordt gezien als extra service.
Antwoord:
Dat de gevraagde reservering gezien wordt als extra service moet gezien worden in het licht van de antwoorden op de vragen 3a en 1a.
B. Ten aanzien van de eis om een kopie van de huwelijksakte en van de geboorteakte over te leggen
Vraag 1a. Zowel uit de mededelingen van mevrouw B. van 21 mei 2002 als uit mededelingen van de heer W. van 28 mei 2002 blijkt dat de namen van het kind op de verklaring van geen bezwaar van de IND en op het paspoort overeen kwamen, te weten K. Is de stelling van verzoeker juist dat dit de correcte namen zijn?
Antwoord:
Op de ambassade is een brief van de IOM aanwezig waarin wordt gesteld dat de naam van het kind S.A. luidt. Zowel in het afgifte akkoord van de IND als in het paspoort staat vermeld: K.
Vraag 1b. Zo ja, om welke reden is dan meer belang gehecht aan de brief van de IOM waarop de namen kennelijk onjuist waren vermeld?
Antwoord:
Er is niet meer belang gehecht aan de brief van de IOM dan aan enig ander overhandigd document. Elk document dat bij een aanvraag wordt overlegd, wordt in ogenschouw genomen. Daar de IOM een gerespecteerde organisatie is, zou een andere naamstelling erop kunnen wijzen dat er iets aan de aanvraag niet klopt.
Vraag 1c. Heeft de ambassade zich gerealiseerd dat het gevolg is geweest van de vraag om alsnog ter identificatie een kopie van de huwelijksakte en van de geboorteakte van de dochter over te leggen, dat zij een lange en moeizame reis moesten afleggen? Zo ja, zou deze eis zijn gehandhaafd?
Antwoord:
De ambassade heeft de aanvraagster de mogelijkheid geopperd om de gevraagde kopieën van huwelijks- en geboorteakte faxgewijs rechtstreeks naar de ambassade te laten sturen. Overigens vermeldt berichtgeving van zowel IND als IOM dat de woonplaats van betrokkene Khartoum Noord is. Khartoum Noord ligt op minder dan 10 km afstand van de ambassade en is goed bereikbaar. Van een lange en moeizame reis is dan ook geen sprake.
Vraag 2. Waarom heeft de ambassade geen (telefonisch) contact opgenomen met de IOM, aangezien de twijfel over de juiste achternaam kennelijk is ontstaan naar aanleiding van de brief van de IOM?
Antwoord:
De ambassade heeft geen telefonisch contact met de IOM opgenomen aangezien gelijktijdig met de aanvraagster reeds een medewerker van IOM op de ambassade aanwezig was. Deze heeft geen bezwaar gemaakt tegen de werkwijze van de ambassade.
Vraag 3. Om welke reden heeft de ambassade evenmin contact opgenomen met de Visadienst, met het verzoek om de huwelijksakte en de geboorteakte per fax te sturen?
Antwoord:
De ambassade heeft geen contact met de Visadienst opgenomen, aangezien aanvraagster in Khartoum nimmer heeft aangegeven problemen te hebben met het overleggen van de gevraagde documenten. Bovendien zou deze werkwijze de afgifte van een mvv vertragen.
4. Uit de mededeling van mevrouw B. van 21 mei 2002 blijkt dat de huwelijksakte en de geboorteakte eerder door de ambassade zijn gelegaliseerd, zodat kopieën van deze documenten zich op de ambassade bevinden. Echter deze documenten worden op datum van de legalisatie bewaard, zodat deze niet waren terug te vinden.
Vraag 4a. Wat is uw mening over deze wijze van bewaren van documenten?
Antwoord:
Het bewaren van kopieën van door de ambassade gelegaliseerde documenten geschiedt op datum, omdat het doel waarvoor en het tijdstip waarop de gelegaliseerde documenten worden gebruikt niet ter kennis van de ambassade hoeven te worden gesteld. Het archief van kopieën van gelegaliseerde documenten is een andere dan die van de visumaanvragen.
Vraag 4b. Wat is uw mening over het alsnog van verzoekers echtgenote verlangen van kopieën van deze documenten over te leggen, uit een oogpunt van klantvriendelijkheid?
Antwoord:
Gezien de noodzaak om het gezinsverband vast te stellen is het redelijk om te verlangen kopieën van deze documenten over te leggen.
Vraag 4c. Om welke reden heeft de ambassade niet aan de Visadienst gevraagd om na te gaan welke datum als legalisatiedatum op de gevraagde stukken was vermeld?
Antwoord:
De ambassade heeft dit niet aan de Visadienst gevraagd omdat dit de afgifte van een mvv zou vertragen. Zie ook het antwoord op vraag 3.
Vraag 5a. Wanneer de ambassade het e-mailbericht van de Visadienst kennelijk te summier vond, waarom heeft de ambassade niet vooraf, voordat verzoekers echtgenote werd uitgenodigd bij de ambassade te verschijnen om nadere stukken gevraagd?
Antwoord:
In het goedkeuringsbericht van de IND ten name van de aanvraagster staat als adres vermeld:" wijk Kobar, plaats Khartoum, Land: Sudan". In het goedkeuringsbericht van de IND ten name van de dochter staat vermeld dat zij in Sudan woont. De wijk Kobar is gelegen in het stadsdeel Khartoum-Noord. Deze informatie was summier zodat het niet doenlijk was om vooraf contact op te nemen met de aanvraagster en haar dochter. Vanwege de afwezigheid van straatnaamaanduidingen en Khartoum (en in Sudan) is het niet mogelijk om zonder herkenningspunten een specifiek huis te vinden.
Vraag 5b. Welke papieren heeft de ambassade aan verzoekers echtgenote gevraagd om ter identificatie mee te nemen?
Antwoord;
De ambassade heeft aan verzoekers echtgenote gevraagd om een geldig paspoort mee te nemen.
Vraag 5c. Op welke wijze kunnen een huwelijksakte en geboorteakte (waarin geen pasfoto is opgenomen) ter identificatie dienen?
Antwoord:
Huwelijks- en geboorteakten dienen niet ter vaststelling van de identiteit maar ter vaststelling van het gezinsverband.”
D. Reactie verzoeker
De reactie van verzoeker via zijn gemachtigde van 28 november 2002 op de informatie van de minister houdt onder meer het volgende in:
“De nummering hieronder correspondeert met de nummering van Uw vragen in de brief van het Ministerie van Buitenlandse Zaken (…) van 11 oktober jl.
A. Het boekingsbewijs
1a. Blijkens het antwoord van BuZa "de ambassade ging er ... ten onrechte vanuit dat de ingangsdatum van de mvv moest corresponderen met de reisdatum" is commentaar mijnerzijds overbodig.
1b. De ambassade baseerde de eis van het boekingsslip blijkbaar op het misverstand dat de ingangsdatum van de mvv gelijk moest zijn aan de reisdatum. Het is logisch dat zich dan in de praktijk het probleem kan voordoen dat men, na afgifte van de mvv, geen ticket kan boeken voor precies dezelfde datum als de ingangsdatum van de mvv. Nu het misverstand opgehelderd is, zal de werkwijze hopelijk verbeteren. Het blijft een overigens een vreemde zaak dat de ambassade zo slecht geïnformeerd was m.b.t. het veronderstelde verband tussen de ingangsdatum van de mvv en de reisdatum.
2a. Het antwoord van BuZa bevat geen inhoudelijke informatie over de samenwerking tussen de ambassade en de IOM.
Wellicht ervaart men de samenwerking als "probleemloos", maar men vergeet dat de IOM in opdracht van derden handelt, in casu van Vluchtelingenwerk. Vluchtelingenwerk heeft geen inzicht in de precieze gang van zaken tussen ambassade en IOM, maar Vluchtelingenwerk c.q. de geldschieter van Vluchtelingenwerk, het Diakonaal Fonds, krijgt van de IOM naderhand wel een rekening. Het is dus zaak de rol van de IOM zo veel mogelijk beperkt te houden.
Bovendien: het zou zo moeten zijn dat de ambassade dermate klantvriendelijk opereert dat in principe geen enkele bemiddeling door de IOM tussen ambassade en de betrokkenen nodig is. Met andere woorden: bij een goed functioneren van de ambassade zou tussenkomst van de IOM in het geheel niet nodig zijn, maar zouden de betrokkenen zelfstandig bij de ambassade hun zaken kunnen regelen.
Daarbij wordt niet iedere aanvrager van een mvv überhaupt door de IOM geholpen. De betrokkenen in deze zaak zijn wel door de IOM geholpen, omdat Vluchtelingenwerk daartoe aan de IOM opdracht had gegeven.
2b. Afgezien van de wel of niet bestaande prijs van een reservering vooraf (in rekening gebracht door de luchtvaartmaatschappij), brengt de IOM de kosten van de uren van de lOM-medewerker via de kwartaaltarieven in rekening bij de opdrachtgevers. Indien de lOM-medewerker vooraf een ticket moet reserveren, zijn hier allerlei handelingen voor nodig, zoals een extra gesprek met de betrokkenen c.q. een extra bezoek aan het reisbureau, in het onderhavige geval ook een extra bezoek aan de ambassade, dus allemaal extra werkuren.
De "standaard"-gang van zaken, wanneer alles goed verloopt, is dat de betrokkenen pas voor het eerst in contact treden met de IOM nadat de mvv is afgegeven. De IOM kan de dienstverlening dan beperken tot het kopen van een ticket. Hierdoor kunnen de tarieven van de IOM laag blijven. Wanneer er echter problemen optreden, zoals bijvoorbeeld bij het totstandkomen van contact tussen de ambassade en de betrokkenen, kan de IOM behulpzaam zijn.
De IOM brengt de kosten niet gespecificeerd bij Vluchtelingenwerk in rekening. Het is een misverstand dat in de onderhavige zaak een aparte factuur zou zijn gestuurd. Zulks heb ik ook niet gesteld. Wat ik heb gesteld, is dat Vluchtelingenwerk achteraf voor de kosten van de IOM moet opdraaien, zonder nader aan te geven op welke manier dit gebeurt.
De kosten van het werk van de IOM worden op een indirecte manier in rekening gebracht, namelijk via het zgn. "kwartaaltarief”.
In elk kwartaal geldt per lOM-vestiging een standaardtarief voor de dienstverlening. Deze tarieven worden per kwartaal opnieuw vastgesteld, aan de hand van ervaringsgegevens die statistisch worden verwerkt. Met andere woorden; de IOM gaat bij de bepaling van het kwartaaltarief uit van de gemiddelde kosten per zaak gedurende het voorafgaande kwartaal. De kwartaaltarieven omvatten, behalve de prijs van het ticket, ook "overheadkosten", waaronder "bemiddelingskosten" enzovoort, m.a.w. de werkuren van de lOM-medewerker.
Dus: het aantal uren dat de lOM-vestiging gemiddeld per zaak moet besteden, is uiteindelijk mede bepalend voor de kwartaaltarieven, die deels door de opdrachtgever (Vluchtelingenwerk) en deels door de sponsor (Diakonaal Fonds) worden betaald.
(Vluchtelingenwerk heeft met het Diakonaal Fonds een overeenkomst, waarbij Vluchtelingenwerk de opdracht aan de IOM geeft, en de rekeningen van de IOM deels door Vluchtelingenwerk -25%- en deels door het Diakonaal Fonds -75%- worden betaald. Naar mij nu pas duidelijk is, worden de rekeningen van de IOM gericht aan het Diakonaal Fonds, ofschoon Vluchtelingenwerk de opdrachtgever is.)
Waar het om gaat is dat de IOM niet gratis werkt en dat hiermee door de ambassade rekening moet worden gehouden. Zelfs al zou de IOM gratis werken (quod non), dan nog zou het zaak zijn om de bemoeienis van de IOM minimaal te houden, en dit zou ook mogelijk zijn bij een goed functioneren van de ambassade. Zoals het in Khartoum gaat, moeten de betrokkenen zelf, en organisaties als Vluchtelingenwerk en de IOM, allerlei activiteiten ondernemen, met alle moeite, kosten, tijdverlies, stress etc. vandien. Bij een wel goed functionerende ambassade zoals die in Islamabad, hoeven de betrokkenen zich doorgaans pas tot de IOM te wenden nadat zij hun zaken bij de ambassade zelfstandig hebben geregeld.
(…)
2c. Ondergetekende heeft, namens de betrokkenen, per e-mail van 14 mei 2002 de ambassade er op gewezen dat de betrokkenen, in verband met de gebruikelijke werkwijze van de IOM, moeilijk een ticket konden boeken voordat de mvv was afgegeven. Dit moet wel degelijk gezien worden als "blijk van ontevredenheid". Blijkens het e-mail bericht van 15 mei 2002 van mevrouw M. bleef de ambassade echter bij de eis dat de betrokkenen eerst een boekingsslip overlegden voordat de mvv kon worden afgegeven. (…)
Indien de lOM-medewerker geen blijk van ontevredenheid heeft gegeven, moet dit verklaard worden uit zijn deskundigheid en taakopvatting. De lOM-medewerker is niet deskundig terzake van de Nederlandse procedure gezinshereniging, waardoor hij niet kan beoordelen of de werkwijze van de ambassade wel of niet correct is. Zijn rol is in principe van praktische en logistieke aard. Hij hoeft, uit hoofde van zijn functie, slechts de eisen van de ambassade voor kennisgeving aan te nemen en duidelijk te maken aan de betrokkenen.
Voor zover de betrokkene ("verzoeker") zelf geen blijk van ontevredenheid geven, komt dit uiteraard voort uit haar afhankelijke positie. Uit angst om irritatie op te wekken kijkt zij er wel voor uit om met de ambassade in discussie te gaan over de werkwijze, zeker zolang zij de mvv nog niet in handen heeft. Men bedenke dat het hier om een ongeletterde vrouw gaat, afkomstig uit een dictatoriaal geregeerd land, die bovendien niet kan weten hoe de IOM en de Nederlandse ambassade zouden moeten functioneren, dus bepaald geen "mondige burger".
2d. Commentaar overbodig.
2e. Commentaar overbodig.
3a. Mij is wel een zaak bekend. Het betreffende IND-dossiemummer heb ik in eerdere correspondentie reeds genoemd. (…)
3b. Commentaar overbodig.
B. De huwelijks- en geboorteakten.
1a. De achternaam "K." is de achternaam van de vader (de referent), waaronder het kind in Nederland geregistreerd is bij de Visadienst, en die ook in het paspoort van betrokkenen staat. Deze naam heeft Vluchtelingenwerk ook gehanteerd bij onze opdracht aan de IOM. Het is immers bekend dat de namen met elkaar moeten kloppen om verwarringen als de onderhavige te voorkomen. De IOM te Den Haag (mevrouw C.) stelt desgevraagd dat de naam K. ook als zodanig was doorgegeven aan de IOM te Khartoum.
De naam "S.A." is de voornaam van de vader (de referent). Het is in Soedan, waar het systeem van familienamen anders is dan in Nederland, niet ongebruikelijk dat men als achternaam de voornaam van zijn vader opgeeft.
Waarschijnlijk is de lOM-medewerker in Khartoum uitgegaan van mondelinge informatie van de betrokkene bij het opstellen van zijn brief aan de ambassade, en heeft hij verzuimd om ook even goed in het paspoort te kijken, en/of de formele opdracht van de IOM te Den Haag goed na te lezen. Dit is een fout van de lOM-medewerker.
1 b. De ambassade beroept zich op de "gerespecteerdheid" van de IOM en heeft er geen rekening mee gehouden dat zelfs lOM-medewerkers fouten kunnen maken.
Gezien de aard van de verwarring (tussen voor- en achternaam van de vader, zie boven) blijf ik erbij dat een eenvoudig doorvragen aan betrokkenen of aan de lOM-medewerker opheldering had kunnen verschaffen.
De ambassade had gewoon moeten uitgaan van de officiële stukken: het goedkeuringsbericht van de Visadienst en het paspoort dat betrokkenen bij zich hadden. Het is een raadsel waarom "iets" niet aan het paspoort of het goedkeuringsbericht geklopt zou kunnen hebben. Het had meer voor de hand gelegen dat iets in de brief van de IOM niet klopte. De brief van de IOM speelt geen rol in de officiële procedure. Zie ook hierboven (punt 1a).
De lOM-medewerker heeft kennelijk, met de bedoeling de betrokkenen te 'helpen', een slordige en overbodige brief aan de ambassade gericht, waardoor uiteindelijk, mede tengevolge van de starre en ondeskundige werkwijze van de ambassade, de betrokkenen van de wal in de sloot zijn geholpen.
De brief zelf heb ik overigens nimmer gezien. Volgens de IOM te Den Haag (mevrouw C.) is het niet gebruikelijk dat lOM-medewerkers dergelijke brieven aan ambassades opstellen. Pogingen van mevrouw C. om de bewuste brief boven water te trekken hebben niets opgeleverd, doordat de lOM-medewerker te Khartoum de e-mails van mevrouw C. hierover niet heeft beantwoord.
1 c. Het adres in Khartoum-Noord is niet dat van betrokkenen zelf, maar dat van een contactpersoon, de heer Ju. Het is gebruikelijk dat men aan de Visadienst en de IOM een adres doorgeeft dat telefonisch en/of per post goed bereikbaar is, en dat bij voorkeur niet al te ver van de ambassade en de lOM-vestiging verwijderd is. De redenen hiervoor zijn dat sommige ambassades met een uitnodigingensysteem werken, waarbij de betrokkenen uitgenodigd worden zodra de mvv klaar ligt, of dat de Visadienst, de ambassade of de IOM soms om andere redenen contact met de betrokkenen wil leggen of post aan hen wil zenden. Indien de betrokkenen, zoals in het onderhavige geval, in een afgelegen nederzetting wonen zonder straatnamen etc. (wat bij de belabberde infrastructuur van Soedan geen uitzondering is), wordt derhalve het adres opgegeven van iemand die wel goed bereikbaar is en als contactpersoon wil fungeren.
De betrokkenen zelf waren woonachtig in, en hebben moeten reizen vanuit, het dorpje D. in de provincie Zuid-Kordofan. Dit ligt ten zuiden van het Nuba-gebergte, op ongeveer 900 tot 1000 km afstand van Khartoum. Er is in het dorp slechts 1 telefoon. Nadat het dorpshoofd van de contactpersoon Ju. telefonisch vernomen had dat de mvv klaar lag bij de ambassade is mevrouw met haar kind per "lorry" (vrachtwagen) naar Khartoum gereisd, door een gebied zonder wegen. Dit was een reis van ongeveer 36 uur. Toen de ambassade evenwel de mvv niet bij het eerste bezoek overhandigde, zijn de betrokkenen niet teruggereisd naar D. (dit zou immers ondoenlijk zijn), maar hebben zij, tegen een bijdrage in de huishoudkosten, bij de heer Ju. gelogeerd tot het moment van vertrek naar Nederland.
Mijn eerdere mededeling dat de betrokkenen "meerdere" keren de reis naar Khartoum hebben moeten ondernemen, blijkt, na mijn meest recente gesprek met het echtpaar K., onjuist te zijn geweest. Het was echter niet de kern van mijn klacht dat betrokkenen meermalen zo ver hebben moeten reizen. Ook al hadden betrokkenen om de hoek gewoond, dan nog hadden zij de ambassades niet meerdere malen moeten hoeven bezoeken om de mvv in handen te krijgen, terwijl de mvv al bij de eerste maal uitgereikt had kunnen worden.
U moet bedenken dat mijn klacht bedoeld is om de werkwijze van de ambassade te verbeteren met het oog op toekomstige zaken. Juist in het geval van vluchtelingen, kunnen zich allerlei omstandigheden voordoen waardoor een vlotte afhandeling door de ambassade geboden is. Behalve om de te bereizen afstand, kan het gaan om omstandigheden als vrees voor vervolging, gebrek aan geld of onderdak, behoefte aan medische behandeling enzovoort.
2. Indien de lOM-medewerker gelijktijdig met de aanvraagster aanwezig was op de ambassade, dringt zich de vraag op of de ambassademedewerker wel ter plekke de namen in het paspoort, het goedkeuringsbericht en de "brief van de IOM" met elkaar heeft vergeleken en ter plekke hierover heeft doorgevraagd. Ik heb geen inzicht in hoe dit verlopen is. Uiteraard zal de lOM-medewerker geen bezwaar hebben gemaakt tegen de werkwijze van de ambassade, als hij niet ter plekke met het probleem m.b.t de achternaam van het kind is geconfronteerd.
Daarbij wordt de vraag opgeroepen: wat is überhaupt de functie van de veelbesproken "brief van de IOM" geweest, indien de lOM-medewerker kennelijk persoonlijk op de ambassade aanwezig is geweest?
Bovendien: de rol van de lOM-medewerker is uitsluitend van logistieke aard. Hij helpt de betrokkenen door tickets voor ze te boeken etc. De lOM-medewerker is niet deskundig m.b.t. de procedure gezinshereniging in Nederland en de rol daarin van Visadienst en ambassade, en is niet op de hoogte van de procedure die de betrokkenen reeds doorlopen hebben. Hij kan dus niet beoordelen in hoeverre het terecht is dat de ambassade bepaalde bewijsstukken eist enz. Als de ambassade bepaalde stukken verlangt, neemt de lOM-medewerker dat normaliter voor kennisgeving aan en stelt hij de betrokkenen en eventueel de opdrachtgever hiervan op de hoogte. Hij zal, gezien zijn beperkte functie en deskundigheid, niet geneigd zijn om hierover met de ambassade in discussie te gaan. Als de lOM-medewerker geen bezwaar heeft gemaakt tegen de werkwijze van de ambassade, kan de ambassade zich hier niet achter verschuilen.
3. (Verzoekers echtgenote; N.o.) stelt dat zij wel degelijk de ambassade erop heeft gewezen dat de akten reeds in het bezit van de ambassade en de Visadienst waren. De ambassade-medewerker antwoordde hierop, volgens (verzoekers echtgenote; N.o.), "dat de akten die de ambassade bezat slechts kopieën waren en dat de ambassade (opnieuw) de originelen wilde hebben". (Verzoeker; N.o.) stelt dat haar niet is meegedeeld dat kopieën zouden volstaan en dat deze per fax opgestuurd konden worden. Volgens (verzoekers echtgenote; N.o.) werden uitdrukkelijk de originelen gevraagd.
Om deze reden heeft mevrouw via haar contactpersoon aan (verzoeker; N.o.) en ondergetekende in Nederland laten weten dat de originelen opnieuw aan de ambassade overgelegd moesten worden, en dat deze dus vanuit Nederland teruggestuurd moesten worden.
Mevrouw heeft het niet aangedurfd om verder met de ambassade in discussie te gaan. Zij was bang dat het opwekken van irritatie haar de mvv zou kunnen kosten.
De stelling van BuZa dat de afgifte van de mvv vertraagd zou worden als de ambassade de akten bij de Visadienst had opgevraagd, is onjuist. Het zou juist sneller zijn gegaan indien de ambassade dat wel zo had gedaan (zie ook mijn reactie op punt 4b hieronder). Dit nog afgezien van het feit dat de ambassade de akten überhaupt niet had moeten eisen.
4a. Ook al gaat het om een ander archief, dan nog had men de documenten kunnen terugvinden. De redenen waarom er meerdere archieven zijn, staan hier los van. Duidelijk had moeten zijn dat de akten eerder gelegaliseerd waren, dus in het betreffende archief aanwezig.
Dat de akten aanwezig waren in het een of andere archief, had de ambassade al kunnen afleiden uit het simpele feit dat er een goedkeuringsbericht van de Visadienst was. Immers, de Visadienst geeft normaliter uitsluitend een goedkeuringsbericht af na beoordeling van door de ambassade gelegaliseerde huwelijks- en geboorteakten.
Mijn stellige indruk is dat de ambassade domweg de mvv-procedure niet goed kende, en daardoor niet volgens bovenstaande logica heeft kunnen nadenken.
4b. Naar mijn mening heeft deze werkwijze de afgifte van de mvv eerder vertraagd dan bespoedigd. Immers, het zou sneller zijn gegaan als de ambassade per e-mail aan de Visadienst om de akten had gevraagd, dan wanneer betrokkenen deze stukken vanuit Nederland weer terug hadden moeten laten sturen naar Soedan. Zelfs als de ambassade duidelijk had gemaakt dat de stukken door ons gefaxt hadden kunnen worden, zou de communicatie van dit bericht langs een ingewikkelde route hebben moeten lopen (ambassade - betrokkenen - contactpersoon - referent in Nederland -Vluchtelingenwerk - ambassade).
Bovendien zou, als de ambassade bij de Visadienst om de akten had gevraagd (per e-mail of fax), de Visadienst ongetwijfeld aan de ambassade uitgelegd hebben dat de akten niet nodig waren.
5a. Het adres in Khartoum is het adres van een contactpersoon, niet dat van de betrokkenen zelf. (zie punt 1 c).
5b. Een geldig paspoort had in deze zaak ook voldoende moeten zijn. Pas toen de betrokkenen zich persoonlijk, met het gevraagde paspoort, bij de ambassade meldden, bleek dat de ambassade ook huwelijks- en geboorteakten eiste.
5c. Het is juist dat de akten niet ter vaststelling dienen van de identiteit, maar van de gezinsband. Door dit antwoord van BuZa wordt mijn vermoeden bevestigd, dat de ambassade de procedure gezinshereniging niet kent en, door de gezinsband te willen onderzoeken, het werk van de Visadienst onnodig heeft willen overdoen.
De gezinsband was reeds onderzocht en in orde bevonden door de Visadienst (vandaar, uiteraard, het goedkeuringsbericht), nota bene aan de hand van diezelfde, door de ambassade gelegaliseerde documenten. Het onderzoek naar de gezinsband was in deze procedure een gepasseerd station. De ambassade is niet eens bevoegd om zelfstandig conclusies te trekken over de gezinsband, maar moet dit overlaten aan de Visadienst. De Visadienst is hiervoor ook beter toegerust dan de ambassade. Uit het simpele feit dat er een goedkeuringsbericht van de Visadienst was, had de ambassade al kunnen en moeten afleiden dat de gezinsband reeds door de Visadienst onderzocht en in orde bevonden was.
In het onderhavige geval is de aanvraag gezinshereniging vanuit Nederland ingediend middels de zgn. "referentprocedure". (verzoeker; N.o.) heeft de akten, nadat deze door de ambassade waren gelegaliseerd, zelf (met mijn hulp) aan de Visadienst overgelegd. De Visadienst heeft aan de hand van de akten de gezinsband beoordeeld en vervolgens aan de ambassade het groene licht gegeven via het goedkeuringsbericht. Er bestond dus geen reden meer voor de ambassade om (opnieuw) de akten te willen zien.
Het is een raadsel waarom de ambassade het werk van de Visadienst heeft gemeend dunnetjes te moeten overdoen. De ambassade heeft hier wellicht niet eens de bevoegdheid toe.
Door dit antwoord (5c) van BuZa wordt mijn vermoeden bevestigd dat deze ambassade, anders dan andere ambassades, op de stoel van de Visadienst meent te moeten gaan zitten. Dit is het belangrijkste onderdeel van mijn klacht, en mag niet ondergesneeuwd raken door andere elementen.
Voorts is de (op zichzelf juiste) stelling van BuZa dat de akten niet ter vaststelling dienen van de identiteit maar van de gezinsband, in strijd met het e-mailbericht van mevrouw B. van 21 mei 2002. Mevrouw B. stelde immers dat de akten gevraagd waren omdat er twijfel bestond aan de identiteit van betrokkenen. Mogelijk heeft BuZa Uw vraag (5c) beantwoord vanuit algemene kennis van de procedure gezinshereniging, zonder na te gaan waarom de ambassade in dit specifieke geval de akten had gevraagd. BuZa heeft althans niet begrepen dat het hier ging om een "referentprocedure". Indien BuZa dit wel had begrepen, had men ook begrepen dat vaststelling van de gezinsband niet meer nodig was, en had BuZa wellicht doorgevraagd bij de ambassade waarom de akten toch geëist werden.
Hieruit kan worden opgemaakt dat BuZa Uw vraag (5c) niet voldoende heeft begrepen, althans niet goed heeft doorgevraagd bij de ambassade.
Algemeen:
Zowel het probleem rond de ingangsdatum van de mvv als het probleem rond de huwelijks- en geboorteakten wijst er op, dat de Ambassade domweg niet goed geïnstrueerd is met betrekking tot de aanvraagprocedure mvv, en in het bijzonder de "referentprocedure". De ambassade heeft allerlei klokken horen luiden, maar weet niet waar de klepels hangen. Daarbij stelt men zich star en klantonvriendelijk op, niet alleen jegens de betrokkenen, maar ook door geen ruggespraak te houden met de Visadienst, en niet te willen luisteren naar de klachten van ondergetekende (die beroepshalve, als consulent gezinshereniging, de mvv-procedure wel goed kent). Dit alles werkt ten nadele van de betrokkenen en van ondersteunende organisaties als Vluchtelingenwerk en de IOM.
Voorts is het bizar te noemen dat de ambassade er kennelijk vanuit gaat dat de betrokkenen of de IOM wel aan de bel zullen trekken indien de ambassade fouten maakt. De ambassade behoort uiteraard, zoals elk overheidsorgaan, zelf de procedures goed te beheersen.”