Verzoeker klaagt er over dat een door hem op 20 juni 2001 aan de griffie van het kantongerecht te Utrecht gezonden verweerschrift, door toedoen van genoemde griffie, niet voorafgaand aan de terechtzitting van 27 juni 2001 aan de behandelend kantonrechter was voorgelegd.
Ook klaagt verzoeker er over dat genoemde griffie geen contact met hem heeft opgenomen toen was gebleken dat het eveneens per fax gezonden verweerschrift onvolledig en onleesbaar ter griffie was ontvangen.
Beoordeling
Bevindingen en beoordeling
Algemeen
Verzoeker is werkzaam als bemiddelaar en juridisch adviseur op het gebied van, zoals verzoeker dat zelf noemt, het groene recht.
Uit dien hoofde was verzoeker medio 2001 als gemachtigde van een cliënt betrokken bij een gerechtelijke procedure op grond van artikel 43 van de Wet op de Rechterlijke Organisatie (zie Achtergrond) bij het kantongerecht te Utrecht.
In het kader van die procedure vond op 27 juni 2001 een mondelinge behandeling plaats. Met het oog op deze mondelinge behandeling heeft verzoeker op 20 juni 2001, na voorafgaand telefonisch contact met een griffiemedewerkster, via de fax en per gewone post een verweerschrift ingediend.
Tijdens de mondelinge behandeling op 27 juni 2001 bleek de behandelend kantonrechter niet te beschikken over het origineel van het ingediende verweerschrift. Wel bevatte het door de kantonrechter gehanteerde dossier het fax-exemplaar van het verweerschrift. Dit exemplaar bleek echter slecht leesbaar en incompleet.
Na de zitting heeft verzoeker een en ander onder de aandacht van eerdergenoemde griffiemedewerkster gebracht.
Bij brief van 29 juni 2001 liet de griffiemedewerkster verzoeker weten dat het origineel van het verweerschrift, door niet aan de griffie te wijten omstandigheden, eerst na de mondelinge behandeling in het bezit van de kantonrechter was gekomen.
I. Het niet voor de zitting aan de kantonrechter voorleggen
Bevindingen
1. Verzoeker klaagt erover dat het op 20 juni 2001 bij de griffie van het kantongerecht te Utrecht ingediende verweerschrift, door toedoen van de griffie, niet voorafgaand aan de mondelinge behandeling van 27 juni 2001 aan de behandelend kantonrechter is voorgelegd.
2. De Minister van Justitie acht verzoekers klacht niet gegrond. Het is de Minister gebleken dat zowel het fax-exemplaar als het origineel van het verweerschrift tijdig voor de zitting ter griffie was binnengekomen en in het dossier was gevoegd.
De Minister voegde daar aan toe dat niet meer kon worden aangegeven, waarom het per post toegezonden verweerschrift niet voor de zitting was ingezien. Als mogelijke reden hiervoor noemde de Minister dat het verweerschrift bij de voorbereiding van de zaak per abuis over het hoofd was gezien, danwel dat het per post ingediende verweerschrift bij het vervoer van de stukken uit het dossier was geraakt en nadien weer was gevonden.
Verder stelde de Minister dat het wel goed leesbare origineel na de zitting alsnog onder de aandacht van de behandelend kantonrechter is gekomen en dat dan ook niet kan worden geoordeeld dat de kantonrechter bij het maken van het vonnis geen rekening zou hebben kunnen houden met het in het verweerschrift gestelde.
Beoordeling
Het staat vast dat zowel het fax-exemplaar van het verweerschrift als het origineel daarvan reeds enige dagen voor de mondelinge behandeling van 27 juni 2001 ter griffie zijn aangekomen.
Het staat vast dat griffiemedewerkers het fax-exemplaar van het verweerschrift aan het dossier hebben toegevoegd.
Het is verder aannemelijk dat ook het origineel van het verweerschrift vóór de zitting in het dossier is gevoegd, maar door een kennelijk bij de behandelend kantonrechter, althans buiten de griffie gelegen oorzaak tijdelijk in het ongerede is geraakt.
Om welke reden het origineel tijdens de zitting niet in het dossier aanwezig was, kon niet worden achterhaald. Mogelijk is dat het origineel bij de voorbereiding van de zitting door de behandelend kantonrechter, dan wel haar gerechtssecretaris, buiten het dossier is geraakt en daar pas naderhand weer in is terechtgekomen.
Nu aannemelijk is dat het verweerschrift niet door toedoen van de griffie tijdelijk in het ongerede is geraakt, kan dit de griffie niet worden aangerekend.
De onderzochte gedraging is behoorlijk.
II. Het niet melden dat de faxbrief onleesbaar en niet compleet was
Bevindingen
1. Verzoeker klaagt er erover dat de griffie geen contact met hem heeft opgenomen om hem te melden dat het via de fax ontvangen exemplaar van het verweerschrift onbruikbaar was.
2. De president van de arrondissementsrechtbank heeft in zijn ambtsbericht met betrekking tot dit klachtonderdeel aangegeven dat het fax-exemplaar van het verweerschrift dat ter zitting aanwezig was, slecht leesbaar was; evenwel is na de behandeling aan partijen bericht dat de kantonrechter alsnog van het beter leesbare afschrift kennis had genomen. Hij acht dit klachtonderdeel eveneens niet gegrond.
Beoordeling
Het staat vast dat het fax-exemplaar van het verweerschrift slecht leesbaar was.
Of de tekst van dit exemplaar zodanig slecht leesbaar was, dat het niet bruikbaar was en of inderdaad, zoals verzoeker heeft gesteld, een aantal bijlagen in het geheel ontbrak, kan hier in het midden blijven, nu bij het vorige klachtonderdeel reeds is vastgesteld dat ook het origineel van het verweerschrift ter griffie is aangekomen en er voor de griffiemedewerkers dan ook geen aanleiding bestond om verzoeker er op te wijzen dat het fax-exemplaar niet - goed - bruikbaar was.
Ook op dit punt is de onderzochte gedraging behoorlijk.
Conclusie
De klacht over de onderzochte gedragingen van de griffie van het kantongerecht te Utrecht, die worden aangemerkt als gedragingen van de Minister van Justitie, is niet gegrond.
Onderzoek
Op 20 december 2001 ontving de Nationale ombudsman een verzoekschrift van de heer V. te Winterswijk, met een klacht over een gedraging van de griffie van het kantongerecht te Utrecht. Naar deze gedraging, die op dat moment nog diende te worden aangemerkt als een gedraging van de Minister van Justitie, werd een onderzoek ingesteld.
In het kader van het onderzoek werd de Minister van Justitie verzocht op de klacht te reageren en een afschrift toe te sturen van de stukken die op de klacht betrekking hebben.
Tijdens het onderzoek kregen de Minister van Justitie en verzoeker de gelegenheid op de door ieder van hen verstrekte inlichtingen te reageren.
In reactie op de brief van de Nationale ombudsman waarmee het onderzoek naar deze klacht werd geopend, deelde de Minister van Justitie de Nationale ombudsman bij brief van 25 maart 2002 mee dat volgens de overgangswetgeving bij de op 1 januari 2002 van kracht geworden Wet organisatie en bestuur gerechten voor de Nationale ombudsman vanaf genoemde datum niet langer de Minister van Justitie maar het bestuur van het gerecht het bevoegde bestuursorgaan is ten aanzien van klachten over gedragingen van aldaar werkzaam personeel. De Minister stelde zich in dat verband op het standpunt dat de te onderzoeken gedragingen weliswaar hadden plaatsgevonden vóór de wetswijziging zodat op zich nog de Minister het bevoegde bestuursorgaan was, maar dat het niet praktisch zou zijn als hij deze zaak nog zou behandelen.
In reactie hierop heeft de Nationale ombudsman de Minister laten weten dat de overgangswetgeving bij de Wet organisatie en bestuur gerechten de Nationale ombudsman niet de ruimte biedt om een ander bestuursorgaan dan het bestuursorgaan dat ten tijde van het plaatshebben van de gedraging ingevolge de Wet Nationale ombudsman (WNo) verantwoordelijk was aan te merken als het verantwoordelijke bestuursorgaan.
Dit betekende dat voor gedragingen van griffiemedewerkers die hebben plaatsgevonden in 2001 of eerder daarom, bij ontstentenis van een overgangsbepaling die iets anders regelt, alleen de Minister van Justitie het bestuursorgaan in de zin van de WNo kan zijn. Dit betekent niet alleen dat de Nationale ombudsman de onderhavige gedragingen moet toerekenen aan de Minister, maar ook dat de Minister het bestuursorgaan is aan wie de Nationale ombudsman de klacht moet voorleggen (art. 18 WNo) en welk bestuursorgaan moet voldoen aan de verplichtingen van de artikelen 19 en 24 WNo. De Nationale ombudsman deelde de Minister verder mee dat het hem uiteraard vrijstond het gerechtsbestuur te betrekken bij het onderzoek door de Nationale ombudsman, maar dat hij, de Minister van Justitie, onverminderd verantwoordelijk bleef voor de reacties in de richting van de Nationale ombudsman.
Het resultaat van het onderzoek werd als verslag van bevindingen gestuurd aan betrokkenen. Verzoeker gaf binnen de gestelde termijn geen reactie. De reactie van de Minister van Justitie gaf aanleiding het verslag op een enkel punt te wijzigen.
Informatieoverzicht
De bevindingen van het onderzoek zijn gebaseerd op de volgende informatie:
1. Klacht van verzoeker, op 11 oktober 2001 ingediend bij de president van de arrondissementsrechtbank te Utrecht.
2. Reactie van 19 oktober 2001 van de president van de arrondissementsrechtbank te Utrecht.
3. Verzoekschrift van 20 december 2001 aan de Nationale ombudsman.
4. Eerste reactie van de Minister van Justitie van 25 maart 2002.
5. Reactie van de president van de arrondissementsrechtbank te Utrecht van 26 maart 2002.
6. Reactie van de Minister van Justitie van 5 juni 2002.
Bevindingen
Zie onder Beoordeling
Achtergrond
Artikel 43, van de Wet op de Rechterlijke Organisatie, luidde tot 1 januari 2002:
"1. In alle geschillen over zaken die ter vrije bepaling van partijen staan, en in welke partijen zich voor een kantonrechter te hunner keuze doch binnen het arrondissement aanmelden en zijn beslissing inroepen, zal deze van hun geschil moeten kennis nemen, ongeacht de aard daarvan en de waarde van het betwiste voorwerp.
2. In dat geval zal de kantonrechter altijd wijzen in het hoogste ressort tenware partijen in zaken aan hoger beroep onderworpen, dat beroep hadden voorgehouden."