1. Verzoeker klaagt erover dat een met name genoemde medewerkster van de vreemdelingendienst van het regionale politiekorps Gelderland-Midden de afhandeling van de aanvragen om afgifte van een machtiging tot voorlopig verblijf (mvv) ten behoeve van zijn partner en haar dochter heeft vertraagd en hem onnodig op kosten heeft gejaagd door:
- te weigeren een deel van de door haar gevraagde documenten zelf op te vragen bij de Nederlandse vertegenwoordiging te Moskou alwaar zijn partner, die documenten al eerder had ingeleverd;
- ondanks haar belofte daartoe geen (standaard)formulier voor een woonvergunning te sturen naar de Woningstichting Barneveld;
- op 21 februari 2000 zonder berichtgeving niet aanwezig te zijn, hoewel zij voor die dag een afspraak met hem had.
- eerst op verzoek van een medewerker van de Visadienst van het Ministerie van Buitenlandse Zaken, ondergebracht bij de Immigratie- en Naturalisatiedienst van het Ministerie van Justitie (IND), de reeds door haar ontvangen documenten door te zenden naar de Visadienst.
2. Verder klaagt verzoeker erover dat deze ambtenaar:
- onvoldoende was voorbereid voor de afspraak waarbij hij als referent aanvragen zou indienen om afgifte van machtigingen tot voorlopig verblijf (mvv) ten behoeve van zijn partner en haar dochter;
- hem tijdens de eerste afspraak nauwelijks heeft aangekeken;
- geen interesse heeft getoond in de foto's die namens hem ter onderbouwing van zijn mvv-aanvragen werden aangeboden;
- hem heeft gevraagd waarom hij geen relatie was aangegaan met een Nederlandse vrouw.
3. Voorts klaagt verzoeker erover dat een andere met name genoemde ambtenaar van het regionale politiekorps Gelderland-Midden tijdens het gesprek van 14 november 2000, dat plaatsvond in het kader van de behandeling van de klacht die hij had ingediend op 24 augustus 2000 over het bovenstaande;
- ontkende iets te weten van een eerder, mondeling bij de groepschef van de unit waarin eerstbedoelde ambtenaar werkzaam is, ingediende klacht, terwijl hij de registratie van die klacht eerder had bevestigd;
- de indruk wekte voornamelijk geïnteresseerd te zijn in een nieuw, ten behoeve van de mvv-aanvraag overgelegd, document;
- geen samenvatting van het gesprek van 14 november 2000 heeft verzonden, zoals beloofd.
4. Verzoeker klaagt er vervolgens over dat hem geen verontschuldigingen zijn aangeboden, zoals hem door een derde met name genoemde ambtenaar was toegezegd.
5. Verzoeker klaagt ten slotte over de lange duur van de behandeling van zijn klacht van 24 januari 2001 door de beheerder van het regionale politiekorps Gelderland-Midden.
Beoordeling
A. Ten aanzien van het regionale politiekorps Gelderland-Midden
1. Met betrekking tot het inleveren van de benodigde stukken voor de aanvraag tot een machtiging tot voorlopig verblijf
1.1. Verzoeker heeft als referent op 24 januari 2000 bij betrokken ambtenaar B., medewerkster van de vreemdelingendienst van het regionale politiekorps Gelderland-Midden, een aanvraag ingediend tot verlening van een machtiging tot voorlopig verblijf (mvv) ten behoeve van zijn partner en haar minderjarige dochter, beiden van Russische nationaliteit. B. constateerde op dat moment dat de stukken die de vreemdelingendienst aan verzoeker had gevraagd om mee te nemen, onvoldoende waren voor verlening van een mvv. Zij zocht tijdens het gesprek met verzoeker op welke documenten verzoeker nog moest inleveren. Zij verzocht aan verzoeker om bepaalde stukken op 21 februari 2000 om 11.00 uur in te leveren. Zij zette op schrift welke stukken dit betrof, te weten onder meer een woonvergunning, een geboorteakte van de dochter van verzoekers partner, een afstandsverklaring van de vader van deze dochter, en voogdijbescheiden.
1.2. Volgens verzoeker bevond zich een aantal van deze documenten op dat moment bij de Nederlandse ambassade in Moskou, omdat verzoekers partner deze aldaar had ingeleverd ten behoeve van een door haarzelf ingediende mvv-aanvraag.
Verzoeker klaagt er onder meer over dat betrokken ambtenaar B. heeft geweigerd om een aantal documenten zelf op te vragen bij de Nederlandse ambassade in Moskou, zodat zijn partner opnieuw alle benodigde formulieren moest zien te verkrijgen. Dit had hen onnodig veel tijd en geld gekost.
1.3. Een bestuursorgaan dient zoveel mogelijk te voorkomen dat de behandeling van een aanvraag onnodig wordt vertraagd en dat een burger onnodig kosten moet maken. Dit kan inhouden dat een bestuursorgaan uit klantvriendelijkheid zelf stukken opvraagt bij een ander bestuursorgaan.
1.4. Betrokken ambtenaar B. heeft tijdens het onderzoek op dit punt laten weten dat zij contact had opgenomen met de heer Ve., werkzaam bij de Nederlandse ambassade in Moskou. Zij had willen weten waarom de ambassade de noodzakelijke gelegaliseerde, dan wel van apostille voorziene, documenten niet met de mvv-aanvraag naar de vreemdelingendienst had verzonden, zoals vaak wel gebeurde. Nu moest verzoeker als referent de documenten uit het buitenland laten komen, wat vaak een dure en tijdrovende zaak was. Ve. had haar meegedeeld dat er veel documenten tijdens de verzending zoekraakten. Daardoor liet de ambassade de verantwoordelijkheid voor het verzenden van de documenten bij de vreemdeling.
De Nederlandse ambassade te Moskou heeft tijdens het onderzoek ontkend dat zich aldaar stukken betreffende de mvv-aanvraag hadden bevonden.
B. deelde in reactie daarop nog mee dat volgens haar Ve. het dossier niet had ingezien voordat hij antwoord gaf op haar vraag. Uit zijn antwoord had B. opgemaakt dat de ambassade geen originele stukken meer innam bij alle mvv-aanvragen, en dat dus ook niet had gedaan bij deze aanvraag.
1.5. Er is geen reden om aan de lezing van betrokken ambtenaar B. te twijfelen. Door contact op te nemen met de ambassade om daar te informeren waarom deze de documenten niet had toegezonden, heeft B. uit een oogpunt van een actieve en hulpvaardige instelling juist gehandeld. Aangenomen wordt dat B. wel de bedoeling heeft gehad om te trachten om de documenten op te vragen, maar dat het haar niet is gelukt om de documenten via de ambassade te verkrijgen, gelet op het kennelijke beleid van de ambassade om geen stukken meer in te nemen.
1.6. Volgens verzoeker heeft hij ook extra kosten moeten maken doordat hij niet wist welk bestuursorgaan bepaalde documenten moest legaliseren. Dat verzoeker door het ontbreken van informatie hierover extra kosten heeft moeten maken, komt voor zijn eigen rekening, omdat hij niet heeft aangegeven dat hij aan de vreemdelingendienst had laten weten dat hij prijs stelde op deze informatie. Daarom wordt ervan uitgegaan dat B. niet wist dat verzoeker deze informatie wenste.
1.7. Ook moet een bestuursorgaan voorkomen dat niet meteen alle stukken worden gevraagd of onnodig stukken worden verlangd.
1.8. Uit het onderzoek is het volgende gebleken. Verzoeker heeft als een van de aanvullende stukken die B. op 24 januari 2000 had verlangd, een geboorteakte van de dochter van zijn partner overgelegd, met hierop vermeld een naam van een vader. B. wenste daarop een gelegaliseerde voogdijbeschikking, waaruit bleek dat de moeder de ouderlijke macht had. Hierop legde verzoeker een verklaring over waaruit bleek dat de naam van de vader fictief was. Daarop heeft B. contact opgenomen met de Nederlandse ambassade in Moskou. Op basis van die informatie heeft zij aan verzoeker verzocht om een zogenoemde verklaring voor recht van de rechtbank over te leggen waaruit bleek dat de naam van de vader inderdaad fictief was. Daarop had verzoeker B. meegedeeld dat de Russische ambassade hem had laten weten dat het niet mogelijk was om een dergelijke rechtbankverklaring te verkrijgen, omdat deze kwesties in Sochi, Rusland, de woonplaats van zijn partner, niet door een rechtbank werden geregeld. B. bleef echter bij haar eis. Op 27 september 2000 gaf de rechtbank in Sochi de gevraagde verklaring voor recht af.
1.9. Uit het voorgaande volgt dat niet kan worden gezegd dat B. van verzoeker steeds andere stukken heeft verlangd, terwijl zij die eerder had kunnen vragen. Dat zij niet meteen op 24 januari 2000 een verklaring voor recht van de rechtbank heeft verzocht, is veroorzaakt doordat zij vragen had over de geboorteakte van de dochter van verzoekers partner en door de informatie van de Nederlandse ambassade.
Verder kan niet worden gezegd dat B. onnodig van verzoeker stukken heeft verlangd, dat zij hiermee onnodig de behandeling van de mvv-aanvraag heeft vertraagd of dat zij anderszins heeft veroorzaakt dat verzoeker onnodig kosten heeft moeten maken.
De onderzochte gedraging is op dit punt behoorlijk.
2. Met betrekking tot het niet nakomen van de belofte om een formulier op te sturen
2.1. Eén van de stukken die verzoeker op 21 februari 2000 nog moest inleveren, betrof een woonvergunning. Verzoeker leverde op diverse tijdstippen vóór 21 februari 2000 stukken in, onder andere een brief van de woningstichting Barneveld. B. accepteerde deze brief niet als woonvergunning. Volgens verzoeker had hij toen aan B. gevraagd om een formulier dat de woningstichting Barneveld zou kunnen invullen, en had B. hem daarop toegezegd dat zij een dergelijk formulier naar de woningstichting Barneveld zou toezenden.
2.2. Verzoeker heeft erover geklaagd dat betrokken ambtenaar B. deze belofte niet is nagekomen.
2.3. Betrokken ambtenaar B. heeft op dit punt naar voren gebracht dat de brief van de woningstichting onvoldoende informatie had ingehouden. Daarom had zij telefonisch contact opgenomen met de woningstichting. Deze had niet geweten van een woonvergunning ten behoeve van de vreemdelingendienst. Naar aanleiding van dit telefoongesprek was haar gebleken dat verzoeker voldoende woonruimte ter beschikking stond en dus op dit punt aan de voorwaarden voldeed, en had zij genoegen genomen met eerdergenoemde brief van de woningstichting. Volgens B. was door deze gang van zaken de behandeling van de mvv-aanvraag niet vertraagd.
2.4. Betrokken ambtenaar L., groepschef vreemdelingenzaken, heeft op dit punt naar voren gebracht dat verzoeker hem op 20 maart 2000 had gevraagd om een formulier “huisvesting” dat door de woningstichting moest worden ingevuld, welk formulier niet eerder aan verzoeker was toegezonden. Vervolgens was dit formulier alsnog aan verzoeker toegezonden en door hem ingevuld afgegeven aan B.
2.5. Uit het voorgaande volgt dat aannemelijk is dat B. bij verzoeker de indruk heeft gewekt dat de woningstichting nog een door de vreemdelingendienst te verstrekken formulier moest invullen en inzenden. B. heeft niet laten weten dat zij aan verzoeker heeft meegedeeld dat door haar telefonische verzoek om inlichtingen bij de woningstichting het invullen en toezenden van een formulier niet meer nodig was, zodat aannemelijk is dat zij dit niet heeft gedaan.
B. heeft op zichzelf juist gehandeld door zelf actie te ondernemen zodat verzoeker op het punt van het hebben van voldoende woonruimte alsnog aan de gestelde voorwaarde voldeed, en heeft hiermee voldoende oog gehad voor verzoekers belangen.
In zoverre is de onderzochte gedraging op dit punt behoorlijk.
2.6. Zij had echter ook aan verzoeker moeten laten weten dat het inleveren van een woonvergunning niet meer nodig was, zodat haar toezegging dat zij nog een formulier zou opsturen kwam te vervallen.
In zoverre is de onderzochte gedraging op dit punt niet behoorlijk.
3. Ten aanzien van het niet aanwezig zijn op de dag van de afspraak
3.1. Op 21 februari 2000 om 11.00 uur had verzoeker een afspraak om de door B. gevraagde documenten in te leveren. Op die dag was B. niet aanwezig.
3.2. Verzoeker heeft erover geklaagd dat B. niet aanwezig was, hoewel hij een afspraak met haar had.
3.3. Niet is gebleken dat verzoeker een afspraak met B. persoonlijk had. Hoewel denkbaar was geweest dat B. aan verzoeker had laten weten dat zij die dag niet aanwezig was, is niet gebleken dat verzoeker hierdoor in zijn belangen is geschaad, bijvoorbeeld omdat hij niet kon worden geholpen door een collega van B., omdat hierdoor de behandeling van de mvv-aanvraag onnodig is vertraagd of omdat verzoeker een extra bezoek aan de vreemdelingendienst heeft moeten brengen.
De onderzochte gedraging is op dit punt behoorlijk.
4. Ten aanzien van het niet tijdig doorzenden van stukken
4.1. Verzoeker heeft er verder over geklaagd dat B. pas op verzoek van de Visadienst van het Ministerie van Buitenlandse Zaken, ondergebracht bij de Immigratie- en Naturalisatiedienst van het Ministerie van Justitie (IND), de documenten die zij van verzoeker had ontvangen, heeft doorgezonden aan de Visadienst.
4.2. Uit het onderzoek is het volgende gebleken. Op 30 maart 2000 maakte B. de adviezen van de vreemdelingendienst op en leverde zij deze in bij haar chef ter doorzending aan de Visadienst. Bij deze adviezen had B. kopieën gevoegd van alle benodigde documenten. De originele documenten bewaarde zij zelf. Op 11 juli 2000 ontving B. van de Visadienst een aantal gelegaliseerde stukken (die verzoeker bij de Visadienst had ingeleverd) betrekking hebbend op de mvv-aanvraag. In februari 2001 verzocht de Visadienst aan B. of zij in het bezit was van verzoekers documenten, omdat verzoeker bij de Visadienst een klacht had ingediend dat de Visadienst zijn stukken nog niet had teruggegeven.
4.3. Hieruit volgt dat B. niet pas op verzoek van de Visadienst de stukken behorende bij de mvv-aanvraag van 24 januari 2000 aan de Visadienst heeft gezonden, en dat zij de adviezen met de bijgehorende kopieën op 30 maart 2000, na ruim twee maanden heeft ingeleverd. Hiermee heeft B. voldoende voortvarend gehandeld, aangezien de Visadienst binnen drie maanden op een dergelijke aanvraag dient beslissen (zie Achtergrond). Hierbij is in aanmerking genomen dat verzoeker vier weken de tijd heeft gehad om aanvullende stukken in te leveren. Ook heeft B. bij de ambassade inlichtingen ingewonnen over de geboorteakte van de dochter van verzoekers partner, zoals hiervoor onder 1. vermeld, en is aannemelijk dat dit enige tijd in beslag heeft genomen, omdat de ambassade voor haar moest uitzoeken of het gebruikelijk was om een fictieve naam van de vader in te vullen op een geboorteakte. Niet is gebleken dat B. enig verwijt valt te maken van de omstandigheid dat de Visadienst vervolgens pas op 11, respectievelijk 14 augustus 2002 afwijzende beschikkingen aan verzoeker heeft gezonden.
In zoverre is de onderzochte gedraging behoorlijk.
4.4. B. had de documenten echter wel zo spoedig mogelijk na 30 maart 2000 moeten retourneren, of aan verzoeker moeten laten weten dat zij nog in het bezit was van de documenten.
In zoverre is de onderzochte gedraging niet behoorlijk.
5. Met betrekking tot de bejegening door B.
5.1. Bij brief van 12 januari 2000 had de vreemdelingendienst verzoeker uitgenodigd om op 24 januari 2000 de mvv-aanvraag te komen indienen. Tijdens het gesprek met verzoeker bleek B. dat de stukken niet compleet waren. Daarom zocht B. tijdens het gesprek op welke documenten verzoeker nog moest inleveren.
5.2. Verzoeker heeft er over geklaagd dat B. hierdoor onvoldoende voorbereid was op de afspraak, terwijl in de brief van 12 januari 2000 wel was gevraagd om stukken mee te nemen. Volgens verzoeker mocht van B. worden verwacht zij vanwege de dagelijks weerkerende routine wist welke documenten waren vereist voor de behandeling van zijn mvv-aanvraag.
5.3. B. heeft op dit punt naar voren gebracht dat er in het algemeen twee medewerkers van de vreemdelingendienst aanwezig waren, en dat afhankelijk van het aanbod in onderling overleg werd bekeken welke medewerker welke klant zou helpen. Daarom was het meestal niet mogelijk om van te voren een zaak voor te bereiden.
5.4. Hoewel B. geen verwijt kan worden gemaakt van de interne organisatie bij de vreemdelingendienst, kan het voor een efficiënte behandeling van een mvv-aanvraag van belang zijn om het gesprek waarbij de aanvraag wordt ingediend voldoende voor te bereiden, met name wanneer voorzienbaar is dat sprake is van een gecompliceerde aanvraag, waaraan veel voorwaarden zijn verbonden. Dit neemt echter niet weg dat tijdens het gesprek kan blijken dat nog aanvullende voorwaarden moeten worden gesteld, omdat de eisen per land kunnen verschillen. Het is dan ook niet onjuist om tijdens het gesprek meteen op te zoeken welke documenten nog moeten worden ingeleverd.
In zoverre is de onderzochte gedraging behoorlijk.
5.5. Verzoeker heeft er over geklaagd dat B. hem tijdens het gesprek op 24 januari 2000 nauwelijks heeft aangekeken. Volgens verzoeker heeft B. hem hiermee genegeerd. Daarom voelde hij zich beledigd.
5.6. Volgens B. was zij bezig om op te zoeken welke documenten verzoeker diende in te leveren, en had zij geen tijd gehad om verzoeker uitgebreid aan te kijken. Een aanvraag zoals verzoeker had ingediend vroeg namelijk meer tijd dan gebruikelijk, omdat deze moest worden ingevoerd in het voortgangssysteem vanwege het maken van een nieuwe afspraak met de bijbehorende termijnstelling voor het inleveren van aanvullende stukken, en het bewaken van de voortgang van de behandelingsduur.
5.7. Een goede voorbereiding van het gesprek had wellicht enigszins kunnen voorkomen dat B. zo uitgebreid bezig was geweest met het opzoeken welke documenten nodig waren, dat zij nauwelijks tijd had om verzoeker aan te kijken. Zoals hiervóór onder A.5.4. is opgemerkt, was het niet onjuist om op te zoeken welke documenten nog nodig waren. Verzoeker heeft verder niet laten weten dat B. hem bewust heeft genegeerd of dat zij verzoeker bewust niet heeft aangekeken. Daarbij komt dat verzoeker ook had kunnen zien dat B. bezig was om voor hem op te zoeken welke documenten hij nog moest aanleveren, en dat zij hem niet negeerde. Daarom is niet aannemelijk dat B. verzoeker in dit opzicht onheus heeft bejegend.
In zoverre is de onderzochte gedraging behoorlijk.
5.8. Eind februari 2000 leverde mevrouw G. namens verzoeker een aantal documenten in bij B. Ook nam zij een map met foto's mee, volgens verzoeker ter onderbouwing van de aanvraag, omdat hij daarmee wilde aantonen dat sprake was van een relatie tussen verzoeker en zijn partner.
5.9. Verzoeker heeft erover geklaagd dat B. geen interesse in de aangeboden foto's heeft getoond.
5.10. B. heeft op dit punt laten weten dat deze foto's haar niet zoveel hadden gezegd, omdat zij niet kon zien dat de vrouw op de foto verzoekers partner was, en omdat het mogelijk was om foto's te manipuleren.
5.11. B. kon de aangeboden foto's in redelijkheid beschouwen als onvoldoende relevant bewijs van de relatie. Het was daarom niet onjuist dat zij hierin weinig interesse heeft getoond. Het was overigens denkbaar geweest dat B. aan G. had meegedeeld dat zij deze foto's niet als bewijsstuk beschouwde. Echter niet is gebleken dat B. verzoeker (of G.) hiermee onheus heeft bejegend.
In zoverre is de onderzochte gedraging behoorlijk.
5.12. Verzoeker heeft er ook over geklaagd dat B. tijdens de behandeling van de mvv-aanvraag aan hem heeft gevraagd waarom hij geen relatie aanging met een Nederlandse vrouw. Volgens verzoeker stond B. wantrouwig tegenover zijn relatie met zijn partner.
5.13. B. heeft op dit punt het volgende naar voren gebracht. Zij kon zich niet herinneren dat zij deze vraag aan verzoeker had gesteld. Wel had verzoeker haar meegedeeld dat hij zijn partner maar voor drie jaar had uitgenodigd toen hij een garantverklaring tekende. Daarom was bij haar het vermoeden gerezen dat hij zijn partner uitsluitend naar Nederland wilde halen ter verkrijging van een verblijfsvergunning, welke vergunning zij na drie jaar verblijf in Nederland zelfstandig zou kunnen aanvragen. Daarom had zij verzoeker vragen gesteld over zijn relatie, maar zij kon zich niet meer herinneren welke vragen dat precies waren geweest, aldus B.
5.14. Uit het voorgaande volgt dat B. inderdaad wantrouwde of sprake was van een duurzame exclusieve relatie tussen verzoeker en zijn partner. B. heeft ook aangegeven wat hiervan de reden was. Aangezien B. de mvv-aanvraag diende te beoordelen was het niet onjuist dat zij verzoeker vragen heeft gesteld om te onderzoeken of werd voldaan aan het vereiste van het hebben van een duurzame exclusieve relatie. Het is niet zeer aannemelijk dat B. aan verzoeker zonder meer de vraag heeft gesteld waarom hij geen relatie had met een Nederlandse vrouw. Het is eerder aannemelijk dat B. vragen aan haar heeft gericht op de relatie die verzoeker wel stelde te hebben.
De onderzochte gedraging is ook op dit punt behoorlijk.
6. Ten aanzien van het klachtgesprek van 14 november 2000
6.1. In het kader van de behandeling van de schriftelijke klacht die verzoeker op 24 augustus 2000 had ingediend bij het regionale politiekorps Gelderland-Midden, vond op 14 november 2000 een gesprek plaats tussen betrokken ambtenaar S., unithoofd vreemdelingenzaken van de regiopolitie Gelderland-Midden, en verzoeker.
Verzoeker had eerder, eind maart- begin april 2000 telefonisch bij L., groepschef van de vreemdelingendienst, een klacht ingediend over het functioneren van B.
6.2. Verzoeker heeft erover geklaagd dat S. niets bleek te weten van deze mondeling bij L. ingediende klacht, terwijl S. eerder de registratie van deze klacht had bevestigd.
6.3. Volgens artikel 10 van de klachtenregeling van het regionale politiekorps Gelderland-Midden (zie Achtergrond, onder 2.) moeten schriftelijk ingediende klachten worden geregistreerd. Wanneer een mondelinge klacht niet naar tevredenheid via informele bemiddeling kan worden afgedaan, wordt de klager volgens artikel 16 van deze klachtenregeling verwezen naar de balie van het dichtstbijzijnde politiebureau, om een schriftelijke klacht in te dienen.
6.4. Volgens de korpsbeheerder was het niet gebruikelijk dat een unithoofd op de hoogte was van een mondeling ingediende klacht, omdat de behandeling van dergelijke klachten in eerste instantie de verantwoordelijkheid was van de groepschef. De groepschef, L., heeft diverse malen telefonisch contact gehad met verzoeker over zijn klacht. Volgens L. wilde verzoeker geen formele klacht indienen.
6.5. Gelet op de hiervoor weergegeven klachtprocedure kan niet worden gezegd dat S. ook op de hoogte had moeten zijn van verzoekers mondeling ingediende klacht. Het is immers niet aannemelijk dat verzoekers mondeling ingediende klacht is geregistreerd, omdat dit niet in deze klachtprocedure past. Verzoeker heeft wel op 24 augustus 2000 telefonisch contact gehad over zijn schriftelijke klacht van 24 augustus 2000, die op dat moment nog niet bij het regionale politiekorps Gelderland-Midden was binnengekomen, en daarom ook nog niet als klacht was geregistreerd. Vervolgens heeft de politie verzoeker op 1 september 2000 laten weten dat zijn klacht van 24 augustus 2000 was ontvangen en geregistreerd. Mogelijk heeft S. aan verzoeker de registratie van deze klacht bevestigd.
In zoverre is de onderzochte gedraging behoorlijk.
6.6. Verzoeker heeft er verder over geklaagd dat S. blijkbaar de zaak zo snel mogelijk achter de rug wilde hebben, omdat hij had gezegd: “wat gebeurd is, is gebeurd”. Dit had verzoeker enorm gekwetst. Verder had S. alleen maar interesse gehad voor de inmiddels ontvangen verklaring voor recht van de rechtbank in Sochi. Het klachtgesprek was volgens verzoeker zinloos geweest, omdat S. niet naar hem had geluisterd.
6.7. S. heeft ontkend dat hij alleen maar interesse had gehad in genoemde rechtbankverklaring. Hij heeft aangevoerd dat het klachtgesprek ruim een uur had geduurd, en dat samen met verzoeker was geconcludeerd dat voldoende en serieus aandacht was geschonken aan de klacht.
6.8. Verzoeker heeft niet ontkend dat het klachtgesprek een uur heeft geduurd. Hij heeft evenmin aangegeven dat het gesprek geen betrekking heeft gehad op zijn klacht. Daarom is aannemelijk dat S. voldoende aandacht aan verzoekers klacht heeft geschonken. Dat S. van mening was dat B. prima functioneerde maakt nog niet dat het gesprek, zoals verzoeker meent, als zinloos moet worden aangemerkt. Bovendien heeft S. juist gehandeld door aandacht te schenken aan de ontvangen rechtbankverklaring, die van groot belang was voor de verdere behandeling van de mvv-aanvraag. Verzoeker heeft ook erkend dat S. heeft gezegd dat hij een afspraak zou maken met L. om er voor te zorgen dat deze verklaring zo snel mogelijk naar de Visadienst zou worden gezonden.
6.9. S. heeft verder ontkend dat hij had gezegd “wat gebeurd is, is gebeurd”. S. heeft op dit punt naar voren gebracht dat hij had gezegd: “ik kan wat gebeurd is niet terugdraaien” of woorden van gelijke strekking.
6.10. Niet is komen vast te staan dat S. heeft gezegd wat verzoeker heeft gesteld. Echter, ook al had S. deze woorden wel uitgesproken, dan nog kan niet worden gezegd dat S. hiermee heeft bedoeld verzoekers klacht te bagatelliseren of dat hij verzoeker hiermee onheus heeft bejegend. Zoals hiervoor is overwogen heeft S. voldoende aandacht aan de klacht geschonken.
De onderzochte gedraging is ook op dit punt behoorlijk.
7. Met betrekking tot het niet zenden van een samenvatting van het klachtgesprek
7.1. Verzoeker heeft er voorts over geklaagd dat hem niet een samenvatting is toegezonden van het klachtgesprek van 14 november 2000, zoals was toegezegd. Verzoeker heeft echter alleen de mededeling ontvangen dat zijn klachten ongegrond waren.
7.2. Volgens de korpsbeheerder was er geen afspraak gemaakt dat er een samenvatting van het gesprek aan verzoeker zou worden gezonden. Er was afgesproken dat er een afloopbericht formele bemiddeling aan verzoeker zou worden gezonden waarin de kernpunten van de klacht kort zouden worden samengevat.
7.3. Op 27 december 2000 heeft de chef van de Divisie Executieve Ondersteuning aan verzoeker een brief gezonden waarin hij aangaf dat hij verzoekers klachten ongegrond achtte. Aangenomen wordt dat dit het door de korpsbeheerder bedoelde afloopbericht is geweest. Het zenden van een afloopbericht past in de klachtprocedure, neergelegd in artikel 29 van de klachtenregeling (zie Achtergrond), wanneer de klachtenfunctionaris de indruk heeft dat naar de mening van de klager de bemiddeling tot voldoende afhandeling van de klacht heeft geleid. Blijkbaar was S. van mening dat dit met het klachtgesprek met verzoeker het geval is geweest, omdat hij heeft laten weten dat naar zijn mening voldoende en serieuze aandacht aan de klacht was besteed. Het volgen van de procedure als bedoeld in artikel 29 is niet onjuist. Aangezien deze procedure is gevolgd is niet aannemelijk dat aan verzoeker is toegezegd om daarnaast nog een samenvatting van het gesprek te zenden. Immers, dit zou meer passen in de procedure zoals is neergelegd in artikel 30 van de klachtenregeling (zie Achtergrond), waarbij op schrift wordt gesteld wat de klager heeft gezegd als reactie op de verklaring van de ambtenaar over wie wordt geklaagd, hetgeen aan de korpsbeheerder wordt gezonden ter verdere afdoening.
De onderzochte gedraging is ook op dit punt behoorlijk.
8.1. Verzoeker heeft er verder over geklaagd dat hem geen excuses zijn aangeboden, hoewel betrokken ambtenaar Bi., medewerker van de Divisie Executieve Ondersteuning, die zijn contactpersoon was, hem dat had toegezegd. Verzoeker heeft laten weten dat als hem een schriftelijk excuus zou zijn aangeboden, de zaak voor hem afgedaan was geweest, omdat hij zich dan in elk geval een keer serieus behandeld had geweten.
8.2. De korpsbeheerder heeft ontkend dat deze toezegging was gedaan.
8.3. Uit het onderzoek is niet gebleken dat de politie tijdens de behandeling van de mvv-aanvraag door B. of tijdens de behandeling van verzoekers klacht van mening is geweest dat er aanleiding was tot het aanbieden van excuses. Wel heeft betrokken ambtenaar Bi. telefonisch contact met verzoeker opgenomen over de behandelingsduur van verzoekers klacht. Hoewel niet is gebleken dat Bi. heeft toegezegd om aan verzoeker excuses aan te bieden, voor de lange duur van de behandeling van zijn klacht (zie hierna onder B.), dan wel dat hij dit meteen heeft gedaan, zou dit wel op zijn plaats zijn geweest.
De onderzochte gedraging is op dit punt niet behoorlijk.
B. Ten aanzien van de korpsbeheerder
1. Verzoeker heeft tot slot geklaagd over de lange duur van de behandeling van zijn klacht van 24 januari 2001 door de korpsbeheerder.
2. Verzoeker heeft op 24 januari 2001 gebruik gemaakt van de mogelijkheid om bij de korpsbeheerder een klacht in te dienen.
3. Zoals de korpsbeheerder heeft laten weten, is op dit punt niet juist gehandeld. Immers, de korpsbeheerder heeft pas op 9 juli 2001 een reactie gegeven op verzoekers klacht van 24 januari 2001. De behandeling van de klacht heeft dan ook langer geduurd dan de in artikel 9, tweede lid van de klachtenregeling voorgeschreven termijn van 8 weken (zie Achtergrond, onder 2.). Volgens de korpsbeheer heeft betrokken ambtenaar Bi., zoals is voorgeschreven in het derde lid van artikel 9, wel aan verzoeker meegedeeld dat de behandeling van zijn klacht niet binnen de voorgeschreven termijn kon plaatsvinden. Hierbij wordt opgemerkt dat de korpsbeheerder daarbij niet heeft laten weten wanneer Bi. contact met verzoeker heeft opgenomen en of Bi., zoals ook is voorgeschreven in het derde lid van genoemd artikel 9, aan verzoeker heeft aangegeven binnen welke termijn de klacht alsnog kon worden behandeld. Het is echter niet aannemelijk dat Bi., wanneer hij binnen acht weken na 24 januari 2001 verzoeker zou hebben gebeld, had laten weten binnen welke termijn de klacht zou worden behandeld, omdat een medewerker van het politiekorps Gelderland-Midden op 18 mei 2001 aan een medewerkster van de Nationale ombudsman heeft laten weten dat nog niet bekend was wanneer de beslissing van de korpsbeheerder op verzoekers klacht kon worden verwacht. Evenmin heeft de korpsbeheerder zijn verontschuldigingen aangeboden voor de lange duur van de behandeling van de klacht.
De onderzochte gedraging is op dit punt niet behoorlijk.
Conclusie
De klacht over de onderzochte gedraging van de vreemdelingendienst van het regionale politiekorps Gelderland-Midden, die wordt aangemerkt als een gedraging van de beheerder van het regionale politiekorps Gelderland-Midden (de Burgemeester van Arnhem), is niet gegrond, behalve ten aanzien van het niet meedelen dat het niet meer nodig was om een formulier te zenden aan de woningstichting Barneveld, het niet tijdig meedelen aan verzoeker dat de door hem ingeleverde stukken zich nog bevonden bij de vreemdelingendienst, en het niet aanbieden van excuses voor de lange duur van behandeling van de klacht. Op deze punten is de klacht gegrond.
De klacht over de onderzochte gedraging van de beheerder van het regionale politiekorps Gelderland-Midden, is gegrond.
Onderzoek
Op 7 december 2000 ontving de Nationale ombudsman een verzoekschrift van de heer M. te Barneveld, met een klacht over een gedraging van het regionale politiekorps Gelderland-Midden, en een gedraging van de beheerder van het regionale politiekorps Gelderland Midden (de burgemeester van Arnhem.)
Naar deze gedragingen werd een onderzoek ingesteld. De gedraging van het regionale politiekorps Gelderland-Midden wordt aangemerkt als een gedraging van de korpsbeheerder.
In het kader van het onderzoek werd de beheerder van het regionale politiekorps Gelderland-Midden verzocht op de klacht te reageren en een afschrift toe te sturen van de stukken die op de klacht betrekking hebben.
Daarnaast werd de betrokken ambtenaren de gelegenheid geboden om commentaar op de klacht te geven. Eén van hen maakte van deze gelegenheid geen gebruik.
Vervolgens werd verzoeker in de gelegenheid gesteld op de verstrekte inlichtingen te reageren. Verzoeker maakte van die gelegenheid geen gebruik.
Het resultaat van het onderzoek werd als verslag van bevindingen gestuurd aan betrokkenen.
Noch de korpsbeheerder, noch de betrokken ambtenaren, noch verzoeker gaf binnen de gestelde termijn een reactie.
Bevindingen
De bevindingen van het onderzoek luiden als volgt:
A. de Feiten
1. Bij brief van 12 januari 2000 nodigde de vreemdelingendienst van het regionale politiekorps Gelderland-Midden verzoeker uit om op 24 januari 2000 een aanvraag in te dienen tot verlening van een machtiging tot voorlopig verblijf (mvv) ten behoeve van zijn partner en haar minderjarige dochter, beiden van Russische nationaliteit.
2. Bij verzoekers bezoek, op 24 januari 2000, aan betrokken ambtenaar B., medewerkster van de vreemdelingendienst bleek dat de stukken niet compleet waren. B. zocht tijdens het gesprek met verzoeker op welke documenten verzoeker nog moest inleveren. B. verzocht aan verzoeker om bepaalde stukken op 21 februari 2000 bij de vreemdelingendienst in te leveren. Zij zette op schrift welke stukken dit betrof, te weten onder meer een woonvergunning, een afstandsverklaring van de vader van de dochter van verzoekers partner, en voogdijbescheiden. Een aantal van deze documenten bevond zich op dat moment bij de Nederlandse ambassade in Moskou.
3. Verzoeker leverde op diverse tijdstippen vóór 21 februari 2000 stukken in, onder andere een brief van de woningstichting Barneveld. B. accepteerde deze brief niet als woonvergunning.
4. Enkele dagen later bezocht verzoeker B. opnieuw. Zij accepteerde de ingeleverde voogdijbescheiden niet, omdat een naam van een vader op de geboorteakte was vermeld. Verzoeker deelde B. mee dat dit een fictieve naam was, en dat dit in de woonplaats van verzoekers partner in Sochi, Rusland, gebruikelijk was wanneer een ongehuwde moeder de naam van de vader niet kon of wilde geven. B. wilde hiervan bewijs zien.
5. Op 21 februari 2000, het tijdstip waarop verzoeker aan de vreemdelingendienst de gevraagde stukken diende in te leveren, bezocht verzoeker de vreemdelingendienst opnieuw. B. was die dag niet aanwezig.
6. Op 22 februari 2000 raakte verzoeker gewond tijdens een bedrijfsongeval. Mevrouw G. verleende verzoeker daarop bijstand bij de mvv-aanvragen. B. deelde aan G. mee dat een rechterlijke uitspraak noodzakelijk was waaruit bleek dat verzoekers partner de voogdij over haar dochter had. Volgens verzoeker was het niet mogelijk om in Rusland een dergelijke uitspraak te verkrijgen.
7. Op 30 maart 2000 maakte B. de adviezen op van de vreemdelingendienst ten aanzien van de aanvragen van verzoekers partner en haar dochter aan de Visadienst van het Ministerie van Buitenlandse Zaken, ondergebracht bij de Immigratie- en Naturalisatiedienst van het Ministerie van Justitie (IND). Het advies ten aanzien van verzoekers partner was negatief. Het advies ten aanzien van de dochter hield een onthouding van advies in wegens onvoldoende informatie. Op verzoek van de Visadienst van 11 juli 2000 zette de vreemdelingendienst dit laatste advies om in een negatief advies.
8. Op 14 augustus 2000 zond de Visadienst de beschikking van 30 maart 2000 in zake verzoekers partner, en op 11 augustus 2000 de beschikking van 11 juli 2000 in zake haar dochter aan verzoeker. In beide gevallen werd geweigerd de gevraagde mvv te verstrekken.
9. Eind maart/begin april 2000 diende verzoeker telefonisch een mondelinge klacht in over B. bij politieambtenaar L., groepschef van de vreemdelingendienst van de regiopolitie Gelderland-Midden.
Op 24 augustus 2000 diende verzoeker vervolgens bij de korpschef van het regionale politiekorps Gelderland-Midden schriftelijk een klacht in over de wijze waarop B. de mvv-aanvragen had behandeld.
Op die datum richtte verzoeker zich ook voor de eerste maal tot de Nationale ombudsman. De Nationale ombudsman deelde verzoeker mee dat de politie eerst de gelegenheid diende te hebben om verzoekers klacht te behandelen.
Eveneens op 24 augustus 2000 deelde de regionaal klachtencoördinator van de korpsleiding van het politiekorps Gelderland-Midden aan verzoeker mee dat deze op 24 augustus 2000 bij hem telefonisch navraag had gedaan naar een klacht die hij zou hebben ingediend, maar dat verzoekers klacht bij hem niet bekend was, omdat verzoekers klacht niet als zodanig was ingeboekt. Op 1 september 2000 bevestigde de genoemde klachtencoördinator de ontvangst van verzoekers klacht van 24 augustus 2000.
10. Op 7 december 2000 ontving de Nationale ombudsman het verzoekschrift van verzoeker, waarin hij klaagde over het klachtgesprek, dat op 14 november 2000 in het kader van de behandeling van zijn klacht had plaatsgevonden met betrokken ambtenaar S., unithoofd vreemdelingenzaken van de regiopolitie Gelderland-Midden. Verzoeker had nog geen bericht ontvangen over de verdere afhandeling van zijn klacht.
11. Op 27 september 2000 gaf een rechtbank in Sochi, Rusland, een verklaring voor recht af dat de naam van de vader op de geboorteakte van de dochter van verzoekers partner gefingeerd was, en dat verzoekers partner de voogdij had over haar dochter. Nadat verzoeker deze rechtbankverklaring had ingediend, verleende de Visadienst op 11 december 2000 alsnog de gevraagde mvv aan verzoekers partner en aan haar dochter.
12. Bij brief van 27 december 2000 deelde de chef van de divisie Executieve Ondersteuning verzoeker mee dat hij de klacht ongegrond achtte. In zijn brief deelde de divisiechef verzoeker verder onder meer het volgende mee:
“Met betrekking tot uw klacht inzake de afhandeling van de M. V. V.-aanvraag van mevrouw Z. en haar dochter als verwoord in uw brief van 24 augustus 2000, bericht ik u het volgende.
Naar aanleiding van uw klacht heeft u op dinsdag 14 november 2000 een gesprek gehad met de heer S., unithoofd van de unit Vreemdelingenzaken van mijn divisie. Tijdens dit gesprek heeft u uw klacht nog eens toegelicht
De kern van de klacht richtte zich op twee hoofdpunten:
1. de uitvoering van de vreemdelingenwetgeving en
2. de bejegening.
Ten aanzien van uw eerste klachtelement oordeel ik het volgende.
U was niet in staat om een uitspraak van een rechtbank over de voogdij van de dochter van uw vriendin, mevrouw Z., te overleggen waaruit zou blijken dat zij de ouderlijke macht over het kind uitoefende. Dit bleek uit de ambtsberichten van de Nederlandse ambassade te Moskou.
Daarnaast bestonden er twijfels met betrekking tot de duurzaamheid van uw relatie met mevrouw Z. Hierom werd een negatief advies gegeven omtrent de toelating van uw vriendin en haar dochter tot Nederland.
De vreemdelingendienst is bij de uitvoering van de vreemdelingenwetgeving gehouden aan ambtsberichten. Ik ben van mening dat het vreemdelingenbeleid in het kader van gezinsvorming in uw geval op een juiste wijze is toegepast. Derhalve acht ik dit klachtelement ongegrond.
Ten aanzien van uw tweede klachtelement, de bejegening, oordeel ik als volgt.
Ik begrijp dat u zich nogal wat inspanningen heeft moeten getroosten met betrekking tot de door u aangeleverde documenten en dat bij de zorgvuldige toepassing van de vreemdelingenwetgeving door de vreemdelingendienst deze documenten niet toereikend bleken te zijn, hetgeen leidde tot een negatieve beslissing van de IND.
Dit is voor u geen gemakkelijke situatie geweest en in de communicatie kunnen in dit soort gevallen al gauw irritaties ontstaan. Uit het onderzoek dat naar aanleiding van uw klacht door de heer L. groepschef van de unit Vreemdelingenzaken is ingesteld, blijken echter geen feiten die nopen tot verandering van de bejegening door de betrokken medewerker; deze is correct geweest.
Daarom moet ik -ofschoon ik deze lastige situatie begrijp- ook dit klachtelement ongegrond verklaren.
Gezien voorgaande ben ik van mening dat uw klacht ongegrond is.
Bij de afsluiting van het gesprek dat u met de heer S. had, werd geconcludeerd dat aan de klacht voldoende en serieus aandacht was besteed, al bleef u ten aanzien van uw klachtelementen bij uw standpunt.
Inmiddels heeft u een kopie van de gevraagde rechtbankverklaring ontvangen en heeft de heer S. met u afgesproken dat deze door bemiddeling van de groepschef van de unit, de heer L. zo spoedig mogelijk ter bestemder plaatse (IND) terecht komt.
Ik beschouw uw klacht hiermee als afgedaan.
Het kan echter zijn dat u hier toch anders over denkt. Ik wil u in dat geval wijzen op de mogelijkheid om uw klacht binnen 14 dagen wederom voor te leggen aan de Korpsbeheerder.”
13. Verzoeker maakte bij brief van 24 januari 2001 gebruik van de mogelijkheid om bij de beheerder van het politiekorps Gelderland-Midden bezwaar te maken tegen de beslissing van de divisiechef van 27 december 2000. Verzoeker deelde hierbij onder meer het volgende mee:
“● Op 24 januari 2000 deed ik een MVV-aanvraag bij de Vreemdelingendienst te Barneveld. Van tevoren (op 12/01/2000) had ik een brief ontvangen waarin was beschreven wat ik voor dit moment moest meebrengen: paspoort, verblijfsdocument, werkgeversverklaring en salarisgegevens van de voorliggende drie maanden. Deze informatie heb ik dan ook meegenomen. Echter het bleek niet voldoende te zijn. Ik moest nog meer documenten overleggen maar welke dat waren wist mevrouw B. niet precies. Zij moest op dat moment allerlei mappen en boeken doorzoeken om te kijken welke documenten nog moesten worden ingeleverd. Dit verbaasde mij al omdat mevrouw wist dat ik zou komen inzake de MVV-aanvraag voor mijn vriendin + dochter. Tussen de uitnodiging voor dit bezoek en het feitelijke bezoek lagen bijna twee weken, tijd voldoende om ons gesprek voor te bereiden. Bovendien mag redelijkerwijze verwacht worden van een functionaris met verantwoordelijkheden zoals mevrouw B., dat deze ter zake kundig zijn en vanwege de dagelijks weerkerende routine, weten welke documenten vereist zijn voor een goede afwikkeling. Daarnaast voelde ik mij beledigd doordat mevrouw mij tijdens dit gesprek nauwelijks heeft aangekeken. Het lijkt mij toe dat het non-verbaal negeren van een gesprekspartner ook in de Nederlandse cultuur niet past in een gesprek van mens tot mens. Zeker als het onderwerp van het gesprek dusdanig belangrijk is voor een van de gesprekspartners. In dit geval kan ik u zeggen dat ik verwachtingsvol, nerveus en gespannen was omdat het mijn vriendin en dochter betreft. Een gewoon menselijk medeleven zou dan beslist geen overbodige luxe zijn geweest.
● Mevrouw B. schreef uiteindelijk voor mij op welke papieren ik nog meer mee moest nemen en gaf mij dit papier mee zonder enige uitleg. Hierdoor was mij in het begin totaal niet duidelijk wat bedoeld werd met "voogdijbescheiden" en "afstandsverklaring". Ook is mij niet duidelijk gemaakt waar ik welke documenten zou moeten legaliseren. Gevolg dat ik verschillende documenten in de loop van de procedure meerdere malen door verschillende instanties heb laten legaliseren. Dit heeft mij onnodig veel tijd en geld gekost. Ik ben ervan overtuigd dat als de voorlichting tijdens dit gesprek zorgvuldiger was gedaan, een en ander niet zo zou zijn verlopen. Simpelweg had de functionaris de moeite dienen te nemen om uit te leggen welke instantie welke documenten diende te legaliseren. Dit had me enorm veel tijd, geld en stress bespaard.
● De op het lijstje voorkomende documenten waren al bij de Nederlandse ambassade te Moskou omdat mijn vriendin daar al een MVV-aanvraag had ingediend (maar was doorverwezen naar de Vreemdelingendienst in Nederland.) Ik heb mevrouw aangegeven dat zij ze daar zou kunnen opvragen. Mevrouw gaf aan dat ik dat zelf moest doen en gaf mij daarvoor een termijn van vier weken. Haar reactie: "Als je deze documenten die ik hier heb opgeschreven niet binnen vier weken brengt, krijg je een negatief." Daarmee kon ik het dus doen.
● Dezelfde dag nog heb ik een fax verzonden aan de Nederlandse ambassade met het verzoek om deze documenten zo spoedig mogelijk naar mij toe te zenden, voor 21 februari 2000 in verband met de gestelde termijn van vier weken.
Hierop heb ik tot op de dag van vandaag geen reactie ontvangen. Mevrouw B. had, gelet op de bij haar functie behorende invloed, waarschijnlijk meer kunnen bereiken maar weigerde om mee te werken. Hierdoor moesten mijn vriendin + dochter opnieuw alle benodigde formulieren vergaren. Dit heeft ons onnodig veel tijd en geld gekost.
● Doordat mevrouw B. mij niet exact heeft aangegeven welke documenten vereist werden, welke instantie deze documenten zou kunnen verstrekken en hoe deze uiteindelijk gelegaliseerd dienden te worden, ben ik meerdere malen voor niets bij haar op bezoek geweest. Telkens werd ik weggezonden met de opdracht om weer iets anders te bezorgen. Bijvoorbeeld: gelegaliseerd door een ander; een woonvergunning die niet toereikend zou zijn enzovoort. Ik werd naar mijn idee van het kastje naar de muur gestuurd en derhalve niet serieus genomen. Het zal duidelijk zijn dat dit soort gebeurtenissen de relatie tussen mevrouw B. en mij niet bepaald positief beïnvloedde.
Enkele voorbeelden:
1. Op 9 februari heb ik alle documenten per fax toegezonden gekregen van mijn vriendin, voorzien van een Apostille-stempel: de geboorteakten van mijn vriendin + van haar dochter; het certificaat waaruit blijkt dat mijn vriendin een ongehuwde moeder is en dus alleen verantwoordelijk voor haar kind; een brief waaruit blijkt dat de naam van de vader op de geboorteakte fictief is. (Invented) Ik heb deze fax aan haar getoond waarop ze me vertelde dat ze de originelen moest hebben. Op het moment dat ze deze fax toen goed zou hebben gelezen, had mevrouw B. kunnen zien dat deze documenten niet waren gelegaliseerd door een rechtbank. Hierdoor had ik meer tijd kunnen krijgen om de juiste papieren te bemachtigen. Helaas nam mevrouw B. niet de moeite om de inhoud van deze fax grondig te bestuderen en op basis daarvan mij een goed advies te geven. Ik werd dus opnieuw niet serieus behandeld.
2. Ongeveer een week later heb ik de originelen bij haar gebracht, voorzien van een Apostille-stempel. Mevrouw B. was toen niet aanwezig. Een collega heeft de documenten in ontvangst genomen en zou deze doorgeven. Ook nu ontving ik geen informatie over de toereikendheid van deze documenten en bleef in het ongewisse.
3. Ook heb ik tussentijds de woonvergunning gebracht. Deze was met de hand geschreven en niet goed genoeg. Ik vroeg mevrouw B. om een formulier wat de Woningstichting Barneveld zou kunnen invullen. Dit omdat ik bang was dat de Woningstichting niet regelmatig te maken heeft met dergelijke vragen waardoor de mogelijkheid zou bestaan van nieuwe tijdvertragende gebreken. Mevrouw zou zelf diezelfde middag nog vanuit Ede een dergelijk formulier naar de Woningstichting toezenden. (Deze formulieren bleken niet in Barneveld te zijn maar in Ede.) Ik nam genoegen met haar belofte hoewel ik het minstens vreemd vond dat dergelijke formulieren niet in Barneveld aanwezig zouden zijn. Het bewuste formulier is echter nooit bij de Woningstichting aangekomen. Van mevrouw B. heb ik ook nooit de vraag ontvangen waar dit ingevulde formulier zolang bleef. Zodoende kwam ook de fout (het niet toezenden van dit formulier) niet aan het licht waardoor de procedure opnieuw extra vertraging heeft opgelopen.
4. Nadat ik de formulieren zoals onder punt 2 benoemd, had overhandigd aan haar collega, bezocht ik mevrouw B. enkele dagen later. Ze ging niet akkoord met de voogdijbescheiden omdat er een naam van een vader was vermeld op de geboorteakte. Ik heb uitgelegd dat de naam van de vader verzonnen was en dat dit gebruikelijk is als een ongehuwde vrouw een kind krijgt en de naam van de vader niet kan/wil zeggen. De fictieve naam: Alexander Poeschkin, dat is een Russische vader. De Russische Ambassade in Nederland heeft mij deze informatie mondeling gegeven. Later is dit officieel bevestigd door de rechtbank in Sochi (27 september 2000). Mevrouw B. ging met mijn verklaring niet akkoord en wilde daarvan bewijs. Opnieuw: hoe dat bewijs er uit diende te zien werd mij niet meegedeeld.
5. Op 21 februari 2000 bezocht ik haar opnieuw. Ik had op dat moment niet meer documenten en wilde informatie over het verdere verloop van de procedure. Mevrouw was niet aanwezig hoewel wij op deze dag een afspraak hadden! Ze bleek een vrije dag te hebben maar heeft niet de moeite en / of het fatsoen gehad om de afspraak te annuleren.
6. Op 22 februari 2000 overkwam mij een bedrijfsongeval. Door alle gebeurtenissen zoals hiervoor beschreven was ik onderhand hypernerveus en minder geconcentreerd. Waarschijnlijk is dit een oorzaak van het feit dat ik door een heftruck van achteren ben overreden. Het gevolg daarvan is een verbrijzelde voet waardoor ik niet meer mobiel ben. Ik kon (zeker de eerste tijd van ziekenhuisopname en revalidatie) mevrouw B. niet persoonlijk bezoeken.
7. Gelukkig heb ik vrienden in Nederland. Een belangrijke vriendin, mevrouw G. uit Barneveld heeft mij enorm geholpen. Zij is vanaf het begin van de MVV-aanvraag erg betrokken geweest en heeft waar nodig contacten onderhouden en / of is mee geweest.
8. Eind februari 2000 ontving ik alle documenten in één met Apostille-stempel (…) uit Sochi. Mevrouw G. bracht deze documenten bij mevrouw B. Ook nam zij een map met foto's mee van mijn bezoek aan mijn vriendin te Sochi, dit om aan te tonen dat wij geen schijnrelatie hebben en elkaar regelmatig hebben ontmoet. Echter, mevrouw B. toonde geen enkele interesse in deze foto's. Ze maakte kopieën van de documenten en meldde tóen pas dat de gevraagde woonvergunning nog niet was ontvangen.
9. Op 16 maart 2000 stuurde zij mij pas een "Verklaring in verband met huisvesting". Dit dankzij de bemiddeling van mevrouw G.
10. Mevrouw G. heeft telefonisch contact gehad met mevrouw B. Dit om te verifiëren of nu alles in orde was. Pas tijdens dit telefoongesprek vertelde mevrouw B. dat er een rechtbankverklaring moest komen met betrekking tot het feit dat mijn vriendin zelf voogdij had over haar dochter. Mevrouw B. had van ene heer Ve. van de Nederlandse ambassade te Moskou vernomen dat alle documenten konden worden gekocht, zelfs met Apostille-stempel. Alleen een rechtbankverklaring zou zekerheid kunnen bieden. Het heeft er alle schijn van dat mevrouw B. dit direct inzette als eis met als doel mijn procedure opnieuw te vertragen. Zelfs toen wij een fax van de Russische ambassade overlegden waarin stond dat dergelijke documenten / verklaringen geen zaak zijn van een rechtbank, bleef mevrouw vasthouden aan een enkele telefonische opmerking van een ambassadeur. Pas veel later vernam ik zelf van de Nederlandse ambassade te Moskou dat dergelijke rechtbankverklaringen wel bestaan. Dit soort tegenstrijdigheden en onduidelijkheden maakten dat ik steeds meer teleurgesteld werd in de betrouwbaarheid van medewerkers van officiële instanties.
● Intussen is door mij een mondelinge klacht gedeponeerd bij de heer L. inzake het functioneren van mevrouw B. Motief van mijn klacht was het feit dat zij steeds om nieuwe formulieren vroeg en mijn documenten nog steeds niet naar de IND waren verzonden, (waar de uiteindelijke beslissing wordt genomen).
Met deze klacht is niets gedaan. Op dat moment was de woonvergunning nog niet binnen.
● Daarna heb ik mij opnieuw beklaagd over het feit dat de IND mijn documenten nog niet had ontvangen. De woonvergunning was toen wel binnen. Men bleek nu te wachten op de rechtbankverklaring.
● Op 4 mei heb ik uiteindelijk een klacht ingediend bij de IND. De heer M. heeft toen op 12 mei 2000 telefonisch contact gezocht met de Vreemdelingendienst. Pas toen werden de documenten verzonden. Ruim drie maanden later, ik houd mevrouw B. persoonlijk verantwoordelijk voor deze gang van zaken.
● Eind maart heb ik weer documenten laten aanmaken, (…). Deze heb ik zelf rechtstreeks naar IND verzonden omdat ik mevrouw B. niet meer vertrouwde.
● Daarna zijn de documenten alsnog naar mevrouw B. verstuurd. Dit ondanks mijn dringende verzoek aan de Korpschef van Politie Gelderland Midden (dhr. L.) en aan de IND om mevrouw B. mijn zaak niet verder te laten behandelen. Er werd niet naar mij geluisterd.
● Omstreeks 23 juni zou volgens de IND de beslissing genomen moeten worden. Op 11 juli stuurde mevrouw B. haar bevindingen pas op. Op 11 augustus 2000 kreeg ik de negatieve beslissing die sterk gekleurd bleek te zijn door de persoonlijke ideeën van mevrouw B. over mijn relatie met mijn vriendin. Mevrouw had vanaf het begin al vragen over het feit waarom ik geen relatie aanging met een Nederlandse vrouw. En waarom mijn vriendin en ik niet gehuwd waren. Blijkbaar begreep ze mijn beweegredenen niet en vertrouwde mij daarom niet. Ik veronderstel dat zij daarom een negatief advies heeft gegeven. Vanaf het begin van de procedure heeft zij er mijns inziens blijk van gegeven niet objectief te zijn. Een onprofessionele beroepshouding.
● De rechtbankverklaring kwam d.d. 27 september bij mij binnen. Deze heb ik via een advocaat naar IND verzonden. Op grond van dit document ontving ik per 14 december 2000 een positieve beschikking. Veel te laat.
● Op de klacht zoals ingediend bij de heer L. was nog steeds geen antwoord gegeven. Ik zocht telefonisch contact, het bleek dat mijn klacht stond geregistreerd. De heer S. heeft hem mij voorgelezen. Hij deelde mee dat men contact met mij zou opnemen.
● Op 24 augustus nam ik opnieuw contact op: mijn geregistreerde klacht bleek opeens onvindbaar. Ik kreeg een klachtenformulier wat ik met een begeleidend schrijven op 31 augustus 2000 heb geretourneerd. Eerder had ik deze brief en het formulier reeds per fax toegezonden.
● Op 14 november 2000 (zo spoedig mogelijk zoals beloofd in de brief van 1 september 2000??) heb ik een gesprek gehad met de heer S. De reeds eerder genoemde mevrouw G. was hierbij aanwezig. De heer S. wist niets meer van de in de computer geregistreerde klacht die hij mij zelf heeft voorgelezen. Hij vond mevrouw B. prima functioneren. Hij vroeg zich verder af wat wij van dit gesprek verwachtten want: "wat gebeurd is, is gebeurd". Vooral dit laatste heeft mij enorm gekwetst. Hij wilde blijkbaar zo snel mogelijk deze zaak achter de rug hebben. En was eigenlijk alleen geïnteresseerd in de rechtbankverklaring en hoe deze zo spoedig mogelijk bij de IND te krijgen. Dit gesprek was dus totaal zinloos. Er werd opnieuw niet naar mij geluisterd en ik werd afgescheept dat de heer L. mij de komende maandag zou bellen.
● (Hij belde pas de donderdag.) Het origineel was verzonden → kopie IND / Nationale ombudsman. De advocaat heeft garant gestaan voor het origineel. Er zou een gesprekssamenvatting volgen van 14 november 2000. Echter niets daarvan. Ik ontving een mededeling dat beide klachten ongegrond waren verklaard. Vanzelfsprekend tot grote ontevredenheid van mij.
● Na 24 augustus 2000 heb ik meerdere malen geprobeerd een afspraak te maken met mijn contactpersoon, de heer Bi. Meerdere malen heb ik hem gebeld en mijn situatie m.b.t. mevrouw B. en de heer L. uitgelegd. Ook heb ik verschillende malen het antwoordapparaat ingesproken. De heer Bi. heeft mij toegezegd dat er excuses zouden worden aangeboden.
● Op het moment dat men mij een schriftelijk excuus hadden gedaan, was het voor mij afgedaan geweest. Dan had ik mij in elk geval een keer serieus behandeld geweten.
● Verder merk ik nog op dat in de brochure wordt geschreven dat een mondelinge en een schriftelijke klacht gelijkwaardig zijn. Pas nadat ik een schriftelijke klacht had ingediend is er wat gedaan. In diezelfde brochure wordt gezegd dat de politie opkomt voor de rechten van de bevolking. Helaas heb ik daarvan niets gemerkt. Ik ben ernstig in mijn rechten als mens geschaad.”
14. Op 17 mei 2001 richtte verzoeker zich wederom tot de Nationale ombudsman met de mededeling dat de korpsbeheerder zijn klacht van 24 januari 2001 nog niet had behandeld.
Op 18 mei 2001 informeerde een medewerkster van het Bureau Nationale ombudsman telefonisch bij het regionale politiekorps Gelderland-Midden naar de stand van zaken van de behandeling van verzoekers klacht. Het was echter nog niet bekend wanneer de beslissing van de korpsbeheerder kon worden verwacht. Daarop stelde de Nationale ombudsman een onderzoek in.
15. Op 9 juli 2001 nam de korpsbeheerder van het regionale politiekorps Gelderland-Midden de volgende beslissing naar aanleiding van verzoekers klacht:
“Op 4 september 2000 diende u een klacht in bij de korpsbeheerder van de regiopolitie Gelderland-Midden.
U klaagt over een gedraging van een of meerdere medewerker(s) van de regiopolitie Gelderland-Midden.
In deze afhandelingbrief zal ik eerst de klachtelementen benoemen en vervolgens een relaas van de feiten geven. Ik zal daarna een inhoudelijke beoordeling geven van de klacht en afsluiten met mijn conclusie met betrekking tot de gegrondheid van de klacht.
Zoals bepaald in de Klachtenregeling van de politieregio Gelderland-Midden is de districtschef gehoord en heb ik adviezen ingewonnen van de korpschef en de loco-burgemeester van de gemeente Arnhem.
Naar aanleiding van de aan mij uitgebrachte adviezen overweeg ik inzake uw klacht als volgt:
De klachtelementen:
U klaagt - kort gezegd - over:
de bejegening door een medewerkster van de Vreemdelingendienst te Arnhem alsmede de uitvoering van de Vreemdelingenwet door de Vreemdelingendienst te Arnhem.
Relaas van de feiten:
Uit de klachtenrapportage en de klachtbrief blijkt het volgende:
Het chronologisch overzicht van uw aanvraag is als volgt:
● 24-01-2000 aanvraag referentenprocedure
● termijnstelling tot 17-02-2000 voor diverse aanvullende documenten
● 17-02-2000 herhaalde termijnstelling t.a.v. van specifiek genoemde documenten (Voogdij)
● 30-03-2000 indiening referentenaanvraag ter correctie en inzending.
● 05-04-2000 fysieke inzending naar het IND van een D-9 (negatief advies).
● 11-07-2000 verzoek IND wijziging model D-9 naar D-8 (D9 is onthouding advies, D8 is negatief advies; N.o.)
● 11-07-2000 verzending gewijzigd advies qua model naar IND.
U heeft begin 2000 een aanvraag ingediend inzake een MVV voor uw dochter en uw vriendin uit Rusland in het kader van gezinshereniging. Gedurende de procedure zijn er diverse keren gesprekken met u geweest door zowel de betrokken medewerkster als met de heer L., groepschef VD (vreemdelingendienst; N.o.). De aanvraag is behandeld door een medewerkster van de VD. Omdat er in de procedure meerdere keren onduidelijkheid bestond omtrent de mogelijkheden tot het verkrijgen van bepaalde stukken en de betrouwbaarheid van stukken heeft deze medewerkster meerdere keren contact opgenomen met de Nederlandse ambassade in Moskou.
Gelet op de ingeleverde stukken en een door u afgelegde verklaring dat u uw vriendin maar voor drie jaar had uitgenodigd en niet voor de noodzakelijke vijf jaar, bestond vanaf het begin van de aanvrage het vermoeden dat er een negatief advies aan de IND uitgebracht zou worden. De betrokken medewerkster heeft u hiervan ook meerdere keren op de hoogte gebracht. Uiteindelijk heeft dit geresulteerd in een negatief advies in de richting van de IND voor wat betreft de aanvraag.
Beoordeling van de klacht.
Ten aanzien van de uitvoering van de Vreemdelingenwet door de Vreemdelingendienst:
Ten aanzien van het besluit om de gevraagde M.V.V.-aanvragen niet toe te kennen ben ik van mening dat u ter zake niet-ontvankelijk in de klachtbehandeling verklaard dient te worden. Het besluit is niet afgegeven door of namens de politieregio Gelderland-Midden, maar door de IND. Tevens is er een wettelijk geregelde beroepsprocedure tegen deze negatieve beslissing. U bent hier ook op gewezen in een gesprek met de groepschef VD, de heer L.
In de klachtenregeling van de politieregio Gelderland-Midden is in artikel 14 bepaald dat de klachtregeling niet van toepassing is indien de klacht betrekking heeft op een besluit waartegen bezwaar of beroep openstaat voor de klager of heeft opengestaan. In casu is hiervan sprake. Ten overvloede wijs ik er op dat bij de uitvoering van de Vreemdelingenwetgeving de medewerkers van de regiopolitie zijn gebonden aan vastgestelde regels inzake het overleggen van documenten.
Ten aanzien van de bejegening:
Zaken in het kader van gezinshereniging zijn altijd zeer persoonsgebonden. In de onderhavige zaak speelt zeer zeker mede dat documenten moesten worden verkregen en overlegd die moeilijk of niet te verkrijgen waren. De onduidelijkheid op welke manier documenten aangeleverd dienden te worden speelde zeker een rol in de communicatie tussen u en de betrokken medewerkster.
U verwijt de betrokken medewerkster dat deze niet kundig genoeg was. Uit het onderzoek van de groepschef blijkt dat de betrokken medewerkster zeer zorgvuldig te werk is gegaan en u daarbij fatsoenlijk te woord heeft gestaan. Tevens heeft de betrokken medewerkster de regelgeving ter zake op een juiste wijze toegepast.
Daarbij heeft deze medewerkster, op eigen initiatief, contact gezocht met de ambassade in Moskou om de kwaliteit van de aangeleverde stukken te onderzoeken en te bekijken of de aangeleverde stukken konden voldoen. Mede hieruit blijkt dat de betrokken ambtenaar zeer zorgvuldig te werk is gegaan. Uit dit alles blijkt dat de betrokken ambtenaar u correct heeft bejegend.
Conclusie:
In verband met het bovenstaande acht ik de klacht ten aanzien van de toepassing van de vreemdelingenwetgeving niet-ontvankelijk en ten aanzien van de bejegening ongegrond.”
B. Standpunt verzoeker
Het standpunt van verzoeker staat weergegeven onder Klacht.
C. Standpunt korpsbeheerder
1. De korpsbeheerder gaf op 5 oktober 2001 onder meer de volgende reactie op de klacht:
“Ten aanzien van de in uw brief genoemde klachtelementen onder één tot en met vier verwijs ik naar de bijgevoegde rapportage van de divisiechef van de Divisie Executieve Ondersteuning (zie hierna onder 2.; N.o.). Gelet op deze rapportage ben ik van mening dat deze klachtelementen als niet gegrond dienen te worden beschouwd en dat het optreden als behoorlijk kan worden aangemerkt.
Ten aanzien van klachtelement vijf ben ik van mening dat deze gegrond is. Het is niet gelukt om de formele bemiddeling binnen de termijn van acht weken af te ronden, zoals bepaald is in de klachtenregeling van de politieregio Gelderland-Midden. Wel ben ik van mening dat, gelet op de complexiteit van de materie rondom de betreffende MVV-aanvraag, op alle mogelijke manieren getracht is om de klacht zo snel als mogelijk en tevens zo volledig als mogelijk af te handelen.
De beantwoording van uw brief van 10 juli 2001 (de brief waarin de Nationale ombudsman aan de korpsbeheerder heeft gevraagd om binnen vier weken op de klacht te reageren; N.o.) heeft helaas niet binnen de afgesproken periode kunnen plaatsvinden. De reden hiervoor is gelegen in het feit dat de regionaal klachtencoördinator tijdelijk afwezig is geweest.
Concluderend ben ik van mening dat de klacht ten aanzien van de klachtelementen verwoord onder één tot en met vier ongegrond is en ten aanzien van het klachtelement vijf gegrond is.”
2. Het advies van de divisiechef V. van 29 augustus 2001, waarnaar de korpsbeheerder verwees in zijn reactie op de klacht, hield voor wat betreft het eerste en tweede klachtonderdeel inhoudelijk nagenoeg hetzelfde in als de reactie van betrokken ambtenaar B., hierna vermeld onder D. Voor wat betreft het derde tot en met het vijfde klachtonderdeel luidde het advies onder meer als volgt:
“Advies voor de beantwoording van vraag 3:
De datum van de telefonische mondeling gedeponeerde klacht van klager bij de groepschef, de heer L. ligt ergens in eind maart, begin april 2000. Van deze mondelinge klacht was het unithoofd (betrokken ambtenaar S.; N.o.) tot op het moment van ontvangst van de schriftelijke klacht niets bekend. Dat is ook niet noodzakelijk / gebruikelijk aangezien de behandeling van dit soort mondelinge klachten in eerste instantie de verantwoordelijkheid is van betreffende groepschef door middel van bijvoorbeeld een bemiddelend gesprek. De schriftelijke klacht, gedateerd 24 augustus 2000, werd op 29 augustus 2000 ingeboekt / geregistreerd bij het facilitair bedrijf van de regiopolitie Gelderland-Midden. Enige dagen later (begin september 2000) kwam de klacht ter behandeling bij mij binnen. Op 24 augustus 2000 was en kon ik dus niet op de hoogte zijn van de door klager ingediende schriftelijke klacht.
Het is onjuist als klager stelt dat het unithoofd voornamelijk geïnteresseerd zou zijn in het nieuwe, ten behoeve van de mvv-aanvraag overlegde document. Zoals reeds eerder is aangegeven heeft de heer S. meer dan één uur met klager inhoudelijk gesproken over de door hem ingediende klacht. Na afloop werd gezamenlijk geconcludeerd dat voldoende en serieus aandacht aan de klacht was geschonken. Dat klager het daar achteraf na bedenktijd mee oneens was is mogelijk.
Het was voor klager echter wel van belang dat het betreffende document (rechtbankverklaring) zo snel mogelijk ter bestemder plaatse (IND) terecht zou komen. Vandaar dat het unithoofd daar nadrukkelijk op heeft gewezen en een afspraak heeft gemaakt met de groepschef, de heer L. om een en ander zo spoedig mogelijk af te handelen.
Er is geen afspraak gemaakt dat er een samenvatting van het gesprek aan klager zou worden verzonden. Er is afgesproken dat er een afloopbericht formele bemiddeling aan klager zou worden toegezonden waarin de kernpunten van de klacht in een korte samenvatting aan de orde zouden worden gesteld.
Advies voor de beantwoording van vragen 4 en 5:
Artikel 9, lid 2 van de klachtenregeling Politie Gelderland-Midden (zie Achtergrond; N.o.) stelt dat de formele bemiddeling van de klacht plaats vindt binnen 5 weken. Doordat deze termijn werd overschreden heeft de heer B., klachtencontactpersoon van de Divisie Executieve Ondersteuning hierover mededeling gedaan aan klager, conform artikel 9 lid 3 van de klachtenregeling met opgaaf van redenen. Er zijn geen verdere toezeggingen gedaan.”
3. Ook bevond zich bij de reactie van de korpsbeheerder als bijlage onder meer een rapport van betrokken ambtenaar L., 18 september 2000, opgemaakt in het kader van de interne klachtbehandeling door de politie. Het rapport van L. houdt onder meer het volgende in:
“Gelezen de klacht van dhr. M. (verder klager te noemen) verklaar ik, L., groepschef/ inspecteur van de werkeenheid Ede vreemdelingenzaken, het volgende:
Ik heb op 20 maart 2000 contact gehad met klager over een formulier wat hij niet zou hebben gekregen in zijn referentprocedure. Het betrof hier een formulier "huisvesting" welke door de woningstichting moest worden ingevuld. Klager had deze naar zijn zeggen niet eerder verstrekt gekregen. Deze is aan klager toegezonden en door hem ingevuld afgegeven aan collega B. Deze heeft de inhoud in de lopende procedure verwerkt.
In het telefonische gesprek voornoemd met klager liet deze duidelijk merken in zijn uitlatingen dat hij vond dat een man zijn aanvraag om een MVV voor zijn vriendin en haar dochter moest behandelen. De letterlijke bewoordingen zijn mij helaas niet bijgebleven doch de indruk wel. Ik heb klager duidelijk gemaakt dat collega B. bekend staat als zeer zorgvuldig en contentieus werkend. Verder waren naar mijn mening de richtlijnen zoals deze verwoord staan in de Vreemdelingencirculaire op de juiste wijze toegepast.
In een later stadium heb ik klager opnieuw telefonisch gesproken waarbij hij reeds op de hoogte was van de negatieve beslissing van de IND. Tijdens dit gesprek liet klager weten dat het aan collega B. te wijten was dat er een negatieve beslissing was genomen en dat zij mogelijk wel niet kundig genoeg was voor haar werkzaamheden.
Gezien hetgeen ik reeds hiervoor opmerkte is er in mijn ogen geen sprake van onkundigheid van collega B. doch eerder van zorgvuldigheid. Tevens toonde zij daadkracht door klager geen positieve toezeggingen te doen en te werken conform de richtlijnen. Door collega B. is klager gedurende de procedure op de hoogte gesteld van het negatieve advies welke zou worden uitgebracht. Hierbij is bij mijn weten klager fatsoenlijk te woord gestaan.
Klager gaf in dit laatste telefoongesprek niet aan dat hij een klacht wilde indienen in formele zin. Ik heb met klager de vervolgmogelijkheden inzake deze aanvraag doorgenomen. Hierbij is door mij gewezen op de mogelijkheid bezwaar aan te tekenen tegen de beslissing van de IND. Hierbij is door klager niet gesproken over het indienen van een formele klacht.
Gezien de aard van de klacht heb ik collega B. gevraagd commentaar te geven op deze klacht. Haar verwoording is hieronder weergegeven:
"Naar aanleiding van de klacht van de heer M. kan ik het volgende meedelen.
Toen de heer M. bij mij in Barneveld een aanvraag voor een mvv voor zijn vriendin en haar dochter deed en ik hem een garantverklaring liet tekenen zei hij dat hij haar maar voor 3 jaar had uitgenodigd. Hij heeft echter wel de garantverklaring ondertekend waarin hij zich voor 5 jaar garant stelt voor zijn vriendin. Het feit dat betrokkene stelt dat hij zijn vriendin maar voor 3 jaar heeft uitgenodigd is voor mij al reden genoeg om de aanvraag negatief voor te leggen omdat er dan mijns inziens geen sprake is van een exclusieve en vaste relatie. Hierdoor stond ik wantrouwend tegenover de relatie van de heer M. en rees bij mij het vermoeden dat hij haar uitsluitend naar Nederland wil halen ter verkrijging van een verblijfsvergunning, omdat na 3 jaar legaal verblijf in Nederland, zelfstandig een verblijfsvergunning aangevraagd kan worden.
Voor wat betreft de dochter van de vriendin van de heer M. kan ik het volgende zeggen.
De heer M. overlegde een geboorte akte (met Apostille) van haar waarin een naam van een vader vermeld staat. Tevens overlegde hij een verklaring (met Apostille) waarin vermeld stond dat de moeder sinds de geboorte van haar dochter alleen met haar dochter woont. Omdat er geen akte werd overlegd waaruit bleek dat de moeder de ouderlijke macht had werd door mij een voogdijbeschikking van de rechtbank gevraagd.
Vervolgens werd een verklaring (met Apostille) overlegd waaruit bleek dat de vader op de geboorte akte fictief was. Omdat dit alles mij wat vreemd over kwam heb ik telefonisch contact opgenomen met de Consul op de Nederlandse ambassade te Moskou, de heer Ve. Ik heb hem gevraagd of het gebruikelijk was dat er verklaringen met Apostille in Rusland worden afgegeven waarin staat dat de vader die op de geboorte akte vermeld staat, fictief is. Hij zou dat voor mij uitzoeken. Ik heb enkele weken later wederom telefonisch contact gehad met de heer Ve. Hij deelde mij mede dat, als ik er zeker van wilde zijn dat de moeder de wettelijk vertegenwoordiger van het kind is, ik een uitspraak van de rechtbank moest vragen. Tevens deelde hij mij mede dat alles in Rusland te koop is, dus ook verklaringen voorzien van Apostille.
Gezien bovenstaande leek het mij gerechtvaardigd een uitspraak van de rechtbank over de voogdij van de dochter van zijn vriendin te vragen, omdat ik er zeker van wilde zijn dat ik geen positief advies zou geven omtrent de toelating in Nederland van een meisje terwijl de ouderlijke macht bij de vader zou liggen die dan nergens van af zou weten. Ik heb nimmer gezegd dat de door klager overlegde verklaring vals zou zijn, noch heb ik dit willen suggereren. Ik heb echter klager wel van mijn bevindingen uit het gesprek met dhr. Ve. op de hoogte gesteld. Ik kan heel goed begrijpen dat de heer M. erg teleurgesteld is over het feit dat ik negatief heb geadviseerd op de mvv aanvraag van zijn vriendin en haar dochter. Hij heeft erg veel kosten moeten maken om alle gevraagde documenten aan te leveren en te laten voorzien van apostille, maar gezien bovenstaande kan ik niet anders dan negatief advies uitbrengen.
NB: Bij een mvv aanvraag vanuit het buitenland is het vaak zo dat de noodzakelijke gelegaliseerde of van apostille voorziene documenten met de aanvraag vanaf de ambassade via de IND naar de Vreemdelingendienst gezonden worden, zodat de referent niet nog eens alle documenten, noodzakelijk om een beslissing te nemen of een advies te geven, uit het buitenland hoeft te laten overkomen, wat meestal een dure en tijdrovende zaak is. Ik heb deze vraag ook aan de heer Ve. van de Nederlandse ambassade gesteld. Hij deelde mij mede dat dit op de Nederlandse ambassade in Moskou niet meer gedaan wordt omdat er veel documenten zoek raken en nu de verantwoordelijkheid voor het aanleveren van de juiste documenten, bij de vreemdeling/
referent blijft."
B., Nijkerk, 14-09-2000
Gezien mijn eigen ervaringen en hetgeen door collega B. is verwoord zie ik geen gronden voor een klacht. In mijn optiek is er correct gehandeld en is een essentieel onderdeel van de taken van een medewerker vreemdelingenzaken het zorgvuldig toepassen van de richtlijnen van de Vreemdelingencirculaire. Hierbij is door collega B. zelfs zeer klantvriendelijk/dienstverlenend gehandeld door contact te zoeken met de diplomatieke vertegenwoordiging in Moskou teneinde duidelijkheid te verkrijgen over de overlegde documenten. Kennelijk heeft het feit dat deze zorgvuldigheid geleid heeft tot negatieve adviezen, kwaad bloed gezet bij klager. Verder kan ik ten aanzien van de opmerkingen van klager over de werkwijze van de IND geen commentaar geven doch
laat ik dat aan deze dienst over.”
4. Verder bevond zich bij de reactie van de korpsbeheerder als bijlage een ambtsbericht van betrokken ambtenaar S. aan de divisiechef V., van 2 mei 2001. Dit ambtsbericht houdt onder meer het volgende in:
“Voor wat betreft de uitvoering van de vreemdelingenwet het volgende.
De vreemdelingenwetgeving en de uitvoering daarvan valt m.i. niet onder de klachtenregeling aangezien de vreemdelingenwetgeving c.q. beleid en de uitvoering daarvan is vastgelegd en voorgeschreven in wetgeving en circulaires.
Ik ben nogmaals de mening toegedaan dat in het onderhavige geval het vreemdelingenbeleid in het kader van gezinshereniging op de juiste wijze is toegepast.
Met betrekking tot de bejegening heb ik geen redenen om aan te nemen dat deze niet correct is geweest. Ik verwijs daarbij nogmaals naar de rapportage van de groepschef van betreffende collega (zie hiervoor onder 3.; N.o.). Ook uit het oogpunt van mijn waarnemingen m.b.t. het functioneren van collega B. heb ik geen enkele reden om te twijfelen aan de wijze waarop zij vreemdelingen (en in het bijzonder de klager) heeft bejegend.
Voor wat betreft de opmerkingen van klager dat het hier om dagelijks weerkerende routinematige zaken gaat kan ik u verzekeren dat dit niet het geval is. Zaken in het kader van gezinshereniging zijn altijd zeer specifiek persoonsgebonden. Dit blijkt ook onder meer uit het feit dat in het onderhavige geval de Nederlandse ambassade te Moskou is geconsulteerd.
Bovendien is de klager in het gesprek met het unithoofd vreemdelingenzaken dhr. S. niet afgescheept. Het was een gesprek van meer dan 1 uur waarin de betreffende klacht serieus is benaderd en besproken en waarin nogmaals gezamenlijk werd geconcludeerd dat voldoende en serieus aandacht aan de klacht was besteed.
Conclusie:
Ik heb de overtuiging dat betreffende collega de klager correct heeft behandeld.”
D. standpunt betrokken ambtenaar B.
Betrokken ambtenaar B. gaf op 20 augustus 2001 onder meer de volgende reactie op verzoekers klacht:
“Naar aanleiding van de bij u binnengekomen klacht van de heer M. (verzoeker; N.o.) d.d. 7 december 2000 verklaar ik, B., brigadier van politie, afdeling vreemdelingenzaken, werkeenheid Ede, het volgende:
1 .Volgens klager zou ik de afgifte van een mvv vertraagd hebben en verzoeker op hoge kosten gejaagd hebben.
Bij een mvv-aanvaag vanuit het buitenland is het vaak zo dat de noodzakelijke gelegaliseerde of van apostille voorziene documenten met de aanvraag van de ambassade via de IND naar de Vreemdelingendienst gezonden worden, zodat referent niet nog eens alle documenten, noodzakelijk om een beslissing te nemen of een advies te geven, uit het buitenland hoeft te laten overkomen, wat meestal een dure en tijdrovende zaak is.
Omdat bij de mvv-aanvraag van mevrouw Z. en haar minderjarige dochter deze documenten niet waren meegestuurd heb ik de reden hiervoor gevraagd aan de heer Ve. van de Nederlandse ambassade te Moskou. Hij deelde mij mede dat er veel documenten tijdens verzending zoek raken waardoor men de verantwoordelijkheid voor het verzenden van de documenten bij de vreemdeling laat.
Ik kan een advies over een mvv alleen uitbrengen op grond van originele gelegaliseerde stukken en omdat de ambassade deze niet bij deze mvv-aanvraag had meegezonden, was het de verantwoordelijkheid van de referent om deze stukken bij de vreemdelingen- dienst aan te leveren.
Klager is op 24 januari 2000 bij de vreemdelingendienst te Barneveld geweest naar aanleiding van een mvv-aanvraag ingediend bij de Nederlandse ambassade te Moskou, van zijn partner mevrouw Z. Omdat klager geen woonvergunning, ongehuwdverklaring, ongehuwdverklaring partner, voogdijbescheiden, geboorteakte en afstandsverklaring vader, kon overleggen werd hem in de gelegenheid gesteld deze bescheiden voor 21 februari 2000, 11.00 uur te overleggen.
Op 21 februari 2000 heeft klager geen woonvergunning overlegd. Hij had een brief van de woningstichting bij zich waarin niet voldoende informatie ter beoordeling van de aanvraag stond. Derhalve is door mij contact opgenomen met de woningstichting te Barneveld. Zij waren niet op de hoogte van een woonvergunning t.b.v. de Vreemdelingendienst en onder welke voorwaarde die zou moeten worden afgegeven. Naar aanleiding van dit telefoongesprek werd mij duidelijk dat klager voldoende woonruimte ter beschikking had voor zijn vriendin en haar dochter en werd genoegen genomen met de brief van de woningstichting Barneveld. Deze gang van zaken heeft geen invloed gehad op het tijdsverloop van de mvv-aanvraag. Aan de verklaring van de woningstichting waren voor klager geen kosten verbonden.
Sinds 1 januari 2000 ben ik werkzaam bij de Vreemdelingendienst Gelderland-Midden werkeenheid Ede. Het was mij niet bekend dat de woningstichting Barneveld niet op de hoogte was van het verstrekken van woonvergunningen t.b.v. de Vreemdelingendienst. Op mijn vorige werkplek, Vreemdelingendienst Regiopolitie Utrecht werkeenheid Heuvelrug waren de woningstichtingen hier wel mee bekend.
Klager beweert dat ik niet exact heb aangegeven welke documenten vereist werden. Ik heb op 24 januari 2000, de dag waarop klager voor de eerste keer bij de vreemdelingendienst kwam voor een mvv voor zijn partner en haar dochter heb ik klager schriftelijk een termijnstelling meegegeven. Hierop stond exact vermeld welke documenten nog bij de aanvraag ontbraken (…).
Voor wat betreft de aanvraag van de dochter heb ik op 24 januari 2000 aan klager een geboorteakte, afstandsverklaring van de vader van dochter en voogdijbescheiden gelegaliseerd en vertaald door Nederlands beëdigd vertaler gevraagd (…). Klager heeft vervolgens de volgende verklaringen overleg die voorzien waren van Apostille:
- geboorteakte met hierop een naam van de vader,
- een verklaring waarin vermeld stond dat de moeder sinds de geboorte van haar dochter alleen met haar dochter woont. (…)
Omdat er geen akte werd overlegd waaruit bleek dat de moeder de ouderlijke macht had, werd door mij een gelegaliseerde vertaalde voogdijbeschikking gevraagd.
Vervolgens werd een verklaring met Apostille overlegd waaruit bleek dat de vader op de geboorteakte fïcitef was. Omdat dit alles op mij nogal vreemd over kwam heb ik telefonisch contact opgenomen met de Consul op de Nederlandse ambassade te Moskou, de heer Ve. Ik heb hem gevraagd of het gebruikelijk was dat er verklaringen met Apostille in Rusland verstrekt worden waarin staat dat de vader die op de geboorteakte vermeld staat, fictief is. Hij zou dat voor mij uitzoeken. Ik heb enkele weken later weer contact opgenomen met de heer Ve. Hij deelde mij mede dat, als ik er zeker van wilde zijn dat de moeder de wettelijk vertegenwoordiger van het kind is, ik een uitspraak van de rechtbank moest vragen. Tevens deelde hij mij mede dat in Rusland alles te koop is, dus ook verklaringen voorzien van Apostille.
Gezien bovenstaande leek het mij gerechtvaardigd een rechtbankuitspraak over de voogdij van de dochter van de partner van klager te vragen, om niet ten onrechte positief te adviseren omtrent de toelating van de dochter van Z., waarvan de ouderlijke macht bij de vader zou liggen.
Klager had op 21 februari 2000 een afspraak om de ontbrekende documenten aan te leveren bij de vreemdelingendienst te Barneveld. Als mensen een afspraak hebben bij de vreemdelingendienst wil het niet zeggen dat ze altijd door dezelfde persoon bij de Vreemdelingendienst geholpen worden als degene door wie ze de eerste keer te woord zijn gestaan. De afspraak houdt in dat de Vreemdelingendienst op dat moment op het bureau in Barneveld aanwezig is, zodat bezoekers door een medewerker van de Vreemdelingendienst te woord gestaan kunnen worden, omdat de Vreemdelingendienst in principe maar 2 dagen in de week op de lokatie Barneveld aanwezig was (inmiddels is de Vreemdelingendienst helemaal weg uit Barneveld). Omdat ik op 21 februari 2000 meneer M. zelf niet te woord heb kunnen staan, heb ik 22 februari 2000 getracht telefonisch contact op te nemen met betrokkene op zijn werk. Ik kreeg toen te horen dat hij een ongeluk had gehad en in het ziekenhuis lag. Na die tijd heeft meneer M. mevrouw van der G. gemachtigd om zijn zaken te behartigen en heb ik verder met haar contact gehad over deze zaak.
Meneer M. zelf hield zich niet aan afspraken. Ik kan mij nog goed herinneren dat, elke keer als hij een gelegaliseerd document binnen kreeg, dit meteen op het politiebureau in Barneveld kwam brengen al vóór 21 februari 2000, terwijl hij pas op die datum een afspraak had bij de Vreemdelingendienst.
Door mij zijn nimmer documenten van klager achtergehouden. Op 30 maart 2000 heb ik mijn adviezen aan de IND afgerond en bij mijn chef ingeleverd. Bij deze adviezen zaten alle benodigde kopieën voor de IND om een beslissing te kunnen nemen. Een kopie van het advies met de overige documenten zijn naar het archief van de vreemdelingendienst in Arnhem gegaan. Hier is het dossier van Z. en haar dochter aangemaakt. Op 11 juli 2000 heb ik van de IND een pak met gelegaliseerde documenten, betrekking hebbende op deze zaak, van de IND ontvangen. Deze stukken heb ik zorgvuldig bewaard omdat ik niet meer op de locatie Barneveld werkzaam was en ik niet wilde dat de documenten zoek zouden raken. In februari 2001 nam de IND Zwolle contact met mij op of ik nog gelegaliseerde documenten van de heer M. had. De heer M. zou namelijk bij de IND geklaagd hebben dat de IND nog gelegaliseerde documenten van hem zou hebben. Ik heb vervolgens de documenten van de heer M. die ik zorgvuldig had bewaard, naar de Vreemdelingendienst in Barneveld gezonden en ik heb voor de heer M. een afspraak gemaakt om deze documenten aldaar af te halen. Meneer M. heeft zich toen weer niet aan deze afspraak gehouden want hij is op een ander tijdstip zijn documenten komen halen.
2. Verder klaagt hr. M. over de volgende feiten:
Ik zou onvoldoende zijn voorbereid op de afspraak waarbij klager als referent een aanvraag zou indienen voor een mvv.
Bij de vreemdelingendienst in Barneveld waren tijdens de openingstijden voor de Vreemdelingendienst altijd twee medewerkers van de vreemdelingendienst werkzaam. Afhankelijk van het aanbod wordt in onderling overleg ter plekke bekeken wie welke klant helpt. Zodoende is het meestal niet mogelijk om van te voren werk voor te bereiden. Een mvv aanvraag als van klager is geen aanvraag die je dagelijks behandelt omdat het om een mvv aanvraag van een partner gaat waarvan de partner een dochter heeft die echter geen dochter van referent is. Omdat aan een dergelijke aanvraag erg veel voorwaarden verbonden zijn is het gebruikelijk dat de Vreemdelingencirculaire geraadpleegd wordt, om geen zaken over het hoofd te zien. Hierdoor wordt voorkomen dat een referent achteraf nog stukken moet aanleveren of dat de IND na ontvangst van ons advies alsnog vraagt om ontbrekende stukken te overleggen. Dit zou voor betrokkene en referent onnodige vertraging opleveren. Bij aanvragen waarbij gelegaliseerde documenten moeten worden overlegd wordt altijd de circulaire legalisatie en verificatie van buitenlandse bewijsstukken betreffende staat van personen geraadpleegd. Ieder land heeft hiervoor zijn eigen specifieke regels. In dit geval betreft het Rusland. Op grond van het verdrag tot afschaffing van het vereiste van legalisatie voor buitenlandse openbare akten dienen alle onder het verdrag vallende openbare akten van een apostillestempel te worden voorzien. Russische autoriteiten z.g. "Zags” geven ongehuwd verklaringen af. Als "Zags” dit weigeren kan bij een notaris een eigenverklaring omtrent de burgerlijke staat worden afgelegd. Onderdanen van Rusland, niet inwoner van Moskou, wordt door de Russische consul te 's Gravenhage aan de hand van het zogenaamde "binnenlands paspoort" een verklaring omtrent de burgerlijke staat afgegeven, welke vervolgens door het ministerie van Buitenlandse Zaken te 's Gravenhage gelegaliseerd dient te worden. Zolang in het individuele geval niet is komen vast te staan dat de "Zags" weigerachtig zijn in de afgifte van een verklaring van ongehuwd zijn, dient de consulaire verklaring niet te worden geaccepteerd. Uit vorenstaande blijkt wel dat het onmogelijk is om dergelijke informatie, zonder raadplegen van de circulaire, paraat te hebben.
Ik zou klager tijdens de eerste afspraak nauwelijks hebben aangekeken. Tijdens een dergelijke aanvraag waarbij veel documenten ontbreken en referent in de gelegenheid moet worden gesteld in het kader van Algemene wet bestuursrecht om de ontbrekende stukken binnen een bepaalde termijn aan te leveren, is geen tijd om referent uitgebreid aan te kijken. Een dergelijke aanvraag vraagt veel meer tijd omdat de mvv-procedure in de Dvas moet worden opgestart en er een nieuwe afspraak voor referent gemaakt moet worden met de daarbij behorende termijnstelling en kennisgeving omtrent de voortgang van de behandelingsduur van de mvv.
Ik zou geen interesse hebben getoond in de foto's die namens verzoeker ter onderbouwing van zijn mvv-aanvragen werden aangeboden.
Ik heb de foto's vluchtig gezien. Ik heb gezien dat de heer M. op deze foto's stond met een, naar wat ik mij kan herinneren, blonde vrouw. Die foto's zeiden mij niet zoveel want ik kon op die foto's niet zien dat die vrouw zijn partner Z. was en het is tegenwoordig makkelijk om foto's te manipuleren.
Ik zou klager gevraagd hebben waarom hij geen relatie was aangegaan met een Nederlandse vrouw. Ik kan mij niet herinneren dat ik dit aan hem gevraagd heb. Ik weet wel dat betrokkene mij meedeelde dat hij haar maar voor 3 jaar uitgenodigd had op het moment dat hij een garantverklaring ondertekende. In een garantverklaring stelt klager zich voor 5 jaar garant voor zijn partner (verplichting in de Vreemdelingenwet bij aanvraag verblijf bij partner omdat men niet getrouwd is). In de Vreemdelingencirculaire staat dat de algemene vereisten voor toelating van de partner o.a. inhoud dat de vreemdeling een duurzame exclusieve relatie moet hebben met de in Nederland gevestigde hoofdpersoon. Omdat klager aangaf dat hij zijn partner maar voor 3 jaar had uitgenodigd rees bij mij het vermoeden dat hij zijn partner uitsluitend naar Nederland wilde halen ter verkrijging van een verblijfsvergunning omdat na 3 jaar legaal verblijf in Nederland, zelfstandig een verblijfsvergunning aangevraagd kan worden. Gezien bovenstaande stond ik erg wantrouwig tegenover de relatie van klager met Z. en heb ik hem wat vragen gesteld over zijn relatie. Ik kan mij niet herinneren welke vragen ik aan klager heb gesteld.
Naar mijn mening heb ik in deze zaak zorgvuldig gehandeld en ik ben de heer M. juist ter wille geweest. Ik had hem een termijnstelling in het kader van de Algemene wet bestuursrecht gegeven tot 21 februari 2000. Meneer M. heeft toen niet voldoende bewijsstukken aangeleverd om de aanvraag voldoende te kunnen beoordelen. Ik heb toen contact met de heer M. op genomen en ik heb hem nogmaals in de gelegenheid gesteld, ondanks de verstreken termijn, de ontbrekende stukken aan te leveren en ik ben niet tot buiten behandelingstelling van de mvv-aanvraag overgegaan.
Omdat meneer M. nogal wat twijfelachtige verklaringen overlegde over de vader van de dochter van zijn partner heb ik uit zorgvuldigheid contact opgenomen met de Nederlandse ambassade te Moskou. De contact legging met de ambassade kostte mij erg veel moeite en tijd waardoor mijn advies wat langer op zich liet wachten dan wenselijk zou zijn geweest. Ik heb mij vervolgens gehouden aan het advies van de ambassade.”
E. standpunt betrokken ambtenaar S.
Betrokken ambtenaar S. verwees op 18 juli 2001 telefonisch onder meer naar het hiervóór onder C.4. vermelde rapport dat hij had opgemaakt in het kader van de behandeling van verzoekers klacht bij de korpsbeheerder. S. ontkende dat hij had gezegd: “wat gebeurd is, is gebeurd”. Hij had iets gezegd als: “ik kan wat is gebeurd niet terugdraaien, en als het gebeurd, is, dan betreur ik dat”.
F. reactie minister van buitenlandse zaken
Op 13 mei 2002 stelde de Nationale ombudsman nadere vragen aan de Minister van Buitenlandse Zaken. De Minister reageerde hierop bij brief van 4 juni 2002 onder meer als volgt:
“Hieronder zal ik ingaan op de in uw brief gestelde vragen.
1. Hoe is de behandeling van de mvv-aanvraag precies verlopen?
De mvv-aanvraag is op 16 december 1999 bij de Nederlandse ambassade te Moskou ingediend. In die tijd werd geen onderscheid gemaakt tussen mvv- en visumaanvragen. De aanvrager overhandigt het aanvraagformulier aan de baliemedewerker, die het vervolgens, na codering door een uitgezonden medewerker, invoert in het Visum Informatie Systeem. De aanvraag is op 19 december 1999 per koerier verzonden aan de Visadienst te Rijswijk.
2. Welke stukken heeft mevrouw Z. ingeleverd bij de ambassade?
In het dossier zijn geen originele documenten of kopieën van originele documenten aangetroffen. Ook is geen aantekening gemaakt dat originele documenten zijn overhandigd op de ambassade.
3. Om welke reden heeft de ambassade de bij de aanvraag behorende stukken niet doorgezonden aan de Visadienst in het kader van de behandeling van deze aanvraag?In principe wordt aan elke aanvrager medegedeeld dat men zelf voor overhandiging van de originele stukken aan de vreemdelingendienst in Nederland zorg moet dragen.
Als toch originele documenten worden aangeleverd bij de ambassade, dan worden deze doorgezonden aan de Visadienst.
4. Om welke reden heeft de ambassade deze stukken evenmin uit eigen beweging teruggezonden aan verzoeker dan wel aan mevrouw Z.?
Zoals bij vraag twee reeds is aangegeven is niet vastgesteld dat de bedoelde documenten bij de ambassade zijn ingeleverd.
5. Om welke reden heeft de ambassade niet gereageerd op verzoekers faxberichten van 24 januari 2000?
In het dossier werd een slecht leesbare fax d.d. 24 januari 2000 aangetroffen. Deze fax is bij het aanvraagformulier gevoegd. De fax was in kopie gezonden aan ene mevrouw S., afdeling Rusland van het Ministerie van Buitenlandse Zaken. Het was vermoedelijk voor de ambassade niet duidelijk dat van hen actie werd verwacht. (Er is geen aantekening in het dossier terug te vinden waaruit men kan opmaken dat de fax is beantwoord).
6. Heeft de ambassade evenmin kopieën van deze stukken aan de Visadienst
verzonden?
Zoals bij vraag twee reeds werd vermeld, werden er geen stukken of kopieën van
stukken aangetroffen in het ambassadedossier. Er bevindt zich ook geen aantekening
in het dossier waaruit kan worden opgemaakt dat stukken werden doorgezonden.
7. Op enig moment in 2000 heeft de Visadienst een pak stukken ontvangen betref-
fende deze mvv-aanvraag; kunnen deze stukken afkomstig zijn geweest van de
ambassade? Zo ja, welke stukken waren dat, en waarom waren deze niet eerder
verzonden?
Deze vraag kan door de ambassade niet beantwoord worden, daar bij de ambassade
niets bekend is van een dergelijk pak met stukken. Mocht uw vraag zijn ingegeven
door de vermelding op de tweede pagina van de verklaring van mevrouw B., dan vermoed ik dat het gaat om de stukken die verzoeker aan de IND heeft toegezonden omdat hij mevrouw B. niet meer vertrouwde (pagina 5 van de klacht).
Nu in het ambassadedossier geen originele documenten, noch kopieën daarvan zijn teruggevonden, noch een aantekening dat originele documenten zijn overgelegd, acht ik het niet aannemelijk dat stukken bij de ambassade zijn aangeleverd. De klacht van verzoeker v.w.b. het niet doorsturen van deze documenten aan de vreemdelingendienst acht ik daarom ongegrond. Het feit dat de fax van verzoeker d.d. 24 januari 2000 door de ambassade te Moskou vermoedelijk niet is beantwoord wordt dezerzijds betreurd; de ambassade had met het ministerie, aan wie de fax tevens was gericht, dienen te overleggen wie voor beantwoording zorg zou dragen. Ik acht de klacht op dit onderdeel derhalve gegrond”.
g. nadere reactie BETROKKEN AMBTENAAR B.
Naar aanleiding van het antwoord van de Minister van Buitenlandse Zaken stelde de Nationale ombudsman betrokken ambtenaar B. een aantal vragen. Betrokken ambtenaar B. reageerde hierop schriftelijk op 19 augustus 2002 als volgt:
“(Ik; N.o) kan u meedelen dat ik de heer Ve. gevraagd heb waarom de stukken niet waren mee gestuurd en dat hij daarop in zijn algemeenheid antwoordde dat stukken niet worden meegestuurd i.v.m. zoek raken. Volgens mij heeft de heer Ve. het dossier van mevr. Z. niet ingezien voordat hij antwoord gaf op mijn vraag. Uit zijn antwoord maakte ik op dat de ambassade geen originele stukken meer in nam bij alle mvv aanvragen dus ook bij deze.
De heer Ve. heeft, zover ik begrepen heb, nooit iets gezegd over stukken die zich in het dossier bevonden. Ik heb nooit de indruk gekregen dat de heer Ve. het dossier van mevr. Z. ten tijde van ons telefonisch contact heeft ingezien. De vragen die ik de heer Ve. stelde vroeg ik omdat ik met de zaak Z. bezig was, maar waren algemeen gesteld dus waarom stukken niet waren meegestuurd en niet waarom de stukken in de zaak Z. niet waren meegestuurd.”
Achtergrond
1. Machtiging tot voorlopig verblijf
Ingevolge artikel 41, eerste lid onder c, van het Vreemdelingenbesluit (oud; Koninklijk Besluit van 19 december 1996, Stb. 387) moesten vreemdelingen die zich naar Nederland willen begeven voor een verblijf langer dan drie maanden, in beginsel in het bezit zijn van een paspoort voorzien van een geldige machtiging tot voorlopig verblijf (mvv). De mvv is een nationaal visum dat door een Nederlandse diplomatieke vertegenwoordiging of consulaire vertegenwoordiging in het buitenland kan worden afgegeven na voorafgaande machtiging van de Visadienst van het Ministerie van Buitenlandse Zaken, welke dienst is ondergebracht bij de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND) van het Ministerie van Justitie. De mvv kan ook door een in Nederland verblijvende referent bij de korpschef van het regionale politiekorps worden aangevraagd.
De Vreemdelingenwet bevat geen bepalingen ten aanzien van de duur van de behandeling van aanvragen om een mvv. Daarmee is de algemene regeling van artikel 4:13 van de algemene wet bestuursrecht van toepassing, die invulling geeft aan het begrip redelijke termijn. De Vreemdelingencirculaire (oud) vermelde in hoofdstuk A.4./5.1. als uitgangspunt voor een redelijk termijn voor de behandeling van mvv-aanvragen een termijn van drie maanden.
2. De klachtenregeling van het regionale politiekorps Gelderland-Midden
Artikel 4, eerste lid:
“1. De klachtbehandeling kent drie onderdelen:
a. informele bemiddeling van mondelinge klachten die naar tevredenheid van klager door de politie worden afgedaan en die niet geregistreerd worden;
b. formele bemiddeling van schriftelijke klachten door de politie, die naar tevredenheid van klager worden afgedaan en geregistreerd worden;
c. formele behandeling van schriftelijke klachten die door de korpsbeheerder worden afgedaan, zonodig na advies van de klachtencommissie, en geregistreerd worden.”
Artikel 9:
“1. De afronding van de formele bemiddeling van de klacht vindt plaats binnen 5 weken.
2. De formele behandeling van de klacht vindt plaats binnen 8 weken en binnen 12 weken bij inschakelen van de klachtencommissie door de korpsbeheerder.
3. Indien de afhandeling niet binnen de hiervoren genoemde termijn kan plaatsvinden, wordt hiervan mededeling aan de indiener van de klacht en de betrokken ambtenaar gedaan met opgaaf van redenen. Daarbij wordt tevens aangegeven binnen welke termijn alsnog afdoening te verwachten valt.”
Artikel 10, eerste lid:
“De klachtencoördinator draagt zorg voor de registratie van alle op schrift gestelde klachten en hun afdoening.”
Artikel 16:
“1. Een klacht kan mondeling worden ingediend op straat, per telefoon of aan de balie bij de chef van dienst.
2. Indien de mondelinge klacht op straat of per telefoon niet direct naar tevredenheid van klager kan worden afgedaan, wordt klager naar de chef van dienst aan de balie van het dichtstbijzijnde bureau verwezen.”
Artikel 17:
“1. Wanneer een burger aan de balie een klacht kenbaar maakt, staat de aldaar aanwezige chef van dienst hem te woord. Indien hij en de klager direct tot een voldoende afhandeling middels informele bemiddeling van de klacht komen, vindt geen registratie plaats.
2. Indien formele bemiddeling dan wel formele behandeling van de klacht is gewenst, wordt de klacht door de chef van dienst op een door de korpschef vastgesteld formulier geregistreerd.
(…)
4. Een afschrift van het formulier wordt direct toegezonden aan de klachtenfunctionaris, die vervolgens handelt overeenkomstig het gestelde in hoofdstuk 3 (bedoeld is de artikelen 22 tot en met 28; N.o.)”
Artikel 29, eerste lid:
“Afronding bij geslaagde formele bemiddeling
1. Indien de klachtenfunctionaris de indruk heeft dat, naar de mening van de klager, de bemiddeling tot voldoende afhandeling van de klacht heeft geleid, zendt de onderdeelchef de klager een afloopbericht.”
Artikel 30:
“Afronding bij niet-geslaagde formele bemiddeling
1. Zodra duidelijk is dat de bemiddelingspoging niet tot voldoende afhandeling van de klacht zal leiden, rondt de klachtenfunctionaris deze fase af.
2. Hij stelt op schrift hetgeen de klager ter toelichting op de klacht en als reactie op de verklaring van de ambtenaar over wie wordt geklaagd, heeft verklaard. De klager wordt verzocht, deze verklaring te ondertekenen. Hij ontvangt een afschrift van die verklaring.
(…)
4. De korpschef stelt zijn advies over de klacht, gehoord de onderdeelchef, op schrift en zendt de rapportage zo spoedig mogelijk aan:
(…)
b. de korpsbeheerder”
