Verzoeker klaagt over de afhandeling door de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND) van de klacht die zijn gemachtigde namens hem op 26 september 2001 heeft ingediend. Hij klaagt er met name over dat de IND geen concrete beslistermijn in zijn (asiel)procedure in het vooruitzicht heeft gesteld, alhoewel de klacht over de lange duur van de behandeling van zijn aanvraag gegrond is bevonden, en zijn gemachtigde had gewezen op het spoedeisende karakter van de klacht.
Beoordeling
1. Het is een vereiste van adequate klachtbehandeling dat het betrokken bestuursorgaan naar aanleiding van een gegronde klacht maatregelen treft die, gelet op de aard van de gedragingen waarover is geklaagd, passend zijn.
Wanneer de klacht, zoals ook in dit geval, de lange duur van de behandeling van een aanvraag of een bezwaarschrift betreft waarop nog niet is beslist, dient de gegrondverklaring ervan in beginsel aanleiding te zijn tot het nemen van een beslissing of, wanneer dat niet direct mogelijk is, tot het voortvarend voortzetten van de behandeling.
2. Ingevolge werkinstructie 200 van 30 juni 1999 van de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND) is een klacht over de lange duur van de behandeling van een aanvraag of een bezwaarschrift waarvan de wettelijke beslistermijn verstreken is, kennelijk gegrond omdat de IND tekortschiet in voortvarendheid en actieve informatieverstrekking. In de brief waarmee de klacht wordt afgehandeld moet de klager, waar mogelijk met redengeving, worden meegedeeld dat er sprake is van vertraging, en moet zicht worden gegeven op de termijn waarbinnen de beslissing valt te verwachten of wanneer een voortgangsbericht is te verwachten, waarbij een maximale termijn van drie maanden wordt gehanteerd. (zie Achtergrond, onder 2.).
3. In dit geval liet de Staatssecretaris van Justitie in reactie op de klacht van 26 september 2001 bij brief van 13 november 2001 weten dat de klacht gegrond was en bood de Staatssecretaris van Justitie excuses aan voor het uitblijven van een reactie op het verzoek om voorrang van 20 juli 2001. Er kon echter geen concrete beslistermijn in het vooruitzicht worden gesteld omdat de IND nog gegevens moest verkrijgen van een externe instantie.
4. Op het moment van indienen van verzoekers klacht was de beslistermijn op het bezwaarschrift van 2 november 2000, aangevuld met nadere gronden op 29 januari 2001, al ruimschoots verstreken. De klacht was, zoals de Staatssecretaris van Justitie in de afdoeningsbrief van 13 november 2001 en in reactie op de onderhavige klacht aangaf, gegrond.
Gelet op de aard van de gedraging had de klacht aanleiding moeten zijn op het bezwaarschrift te beslissen of de behandeling ervan voortvarend voort te zetten. Kennelijk kon op het bezwaarschrift niet worden beslist omdat nog onderzoek moest worden uitgevoerd door het Ministerie van Buitenlandse Zaken met betrekking tot de authenciteit van een door verzoeker overgelegd document. Dit onderzoek is op 14 november 2001 aangevraagd. De IND heeft adequaat op de klacht gereageerd door de behandeling van het bezwaarschrift voortvarend voort te zetten en de gepaste actie te ondernemen om tot de afhandeling ervan te komen.
In zoverre is de onderzochte gedraging behoorlijk.
5. De IND liet echter na verzoeker te informeren over de aard van het onderzoek, de instantie die het onderzoek moest uitvoeren en de termijn waarbinnen de beslissing op het bezwaarschrift of een bericht over de voortgang in de behandeling tegemoet kon worden gezien. Met betrekking tot de adequate informatieverstrekking aan verzoeker is de onderzochte gedraging niet behoorlijk.
Conclusie
De klacht over de onderzochte gedraging van Immigratie- en Naturalisatiedienst, die wordt aangemerkt als een gedraging van de Minister voor Vreemdelingenzaken en Integratie, is niet gegrond met betrekking het nemen van een passende maatregel naar aanleiding van het gegrond bevinden van verzoekers klacht en gegrond met betrekking tot de informatieverstrekking over de voortgang van de behandeling van het bezwaarschrift.
Onderzoek
Op 22 november 2001 ontving de Nationale ombudsman een verzoekschrift van de heer D., ingediend door mevrouw mr. E.J.M. Habets, advocaat te Schiedam, met een klacht over een gedraging van Immigratie- en Naturalisatiedienst van het Ministerie van Justitie (IND).
Naar deze gedraging, die wordt aangemerkt als een gedraging van de Minister voor Vreemdelingenzaken en Integratie, werd een onderzoek ingesteld.
In het kader van het onderzoek werd de Staatssecretaris van Justitie verzocht op de klacht te reageren en een afschrift toe te sturen van de stukken die op de klacht betrekking hebben.
Het resultaat van het onderzoek werd als verslag van bevindingen gestuurd aan betrokkenen.
De reactie van verzoeker gaf aanleiding het verslag aan te vullen.
De Staatssecretaris van Justitie gaf binnen de gestelde termijn geen reactie.
Bevindingen
De bevindingen van het onderzoek luiden als volgt:
A. feiten
1.1. Op 19 april 1999 diende verzoekers gemachtigde een verzoek in bij de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND) om heroverweging van de beslissingen in eerste aanleg en bezwaar op de asielaanvraag van betrokkene van 30 december 1994.
1.2. Op 2 november 2000 diende verzoekers gemachtigde een bezwaarschrift in tegen de afwijzende beslissing van 9 oktober 2000 op zijn aanvraag om verlening van een verblijfsvergunning. De gemachtigde vulde op 29 januari 2001 de nadere gronden aan van het bezwaarschrift.
Bij brief van 20 juli 2001 verzocht de gemachtigde van verzoeker de IND om voorrang bij de behandeling van het bezwaarschrift. In de brief is het volgende opgenomen:
“Op 29 januari 2001 vulde ik de gronden aan bij het bezwaarschrift. Sedertdien is er informatie beschikbaar gekomen aangaande de (geestelijke) gezondheid van mijn cliënt. Die gezondheid is erg slecht en gaat nog zienderogen achteruit.
(…)
Omdat het erg slecht gaat met mijn cliënt, verzoek ik u deze zaak met voorrang te behandelen. Ik geef u daarbij in overweging uw eigen Bureau Medische Advisering in te schakelen omdat u kunt beoordelen of cliënt op grond van klemmende redenen van humanitaire aard in aanmerking behoort te komen voor verblijf.
Uw reactie zie ik graag binnen twee weken tegemoet. Wanneer uw inhoudelijke reactie uitblijft, zal ik een klacht indienen.”
2. Wegens het uitblijven van een reactie op de brief van 20 juli 2001 diende verzoekers gemachtigde bij brief van 26 september 2001 de volgende klacht in bij de IND:
“…Op 20 juli jl. heb ik schriftelijk en gemotiveerd aan de Immigratie- en Naturalisatiedienst verzocht om een voorrangsbehandeling van deze zaak.
Bij de brief van 20 juli jl. was een grote hoeveelheid medische informatie gevoegd ter ondersteuning van mijn verzoek en om aan te tonen hoe slecht mijn cliënt eraan toe is.
Hoewel ik in die brief heb aangegeven een klacht te zullen indienen wanneer ik binnen twee weken geen inhoudelijke reactie zou ontvangen, is er niet gereageerd door de IND.
Daarom dien ik deze klacht in. Ik verzoek u te bewerkstelligen dat deze zaak met voorrang wordt behandeld en inhoudelijk wordt beoordeeld. Daarbij wijs ik u erop dat ik heden wederom actuele medische informatie naar de IND, regionale directie Zuid-West heb gezonden die aansluit bij de eerdere informatie en de eerdere informatie nogmaals bevestigt.”
3. De IND bevestigde bij brief van 4 oktober 2001 de ontvangst van de klacht en zegde toe deze af te handelen vóór 15 november 2001.
4. Bij brief van 13 november 2001 deelde de IND verzoekers gemachtigde het volgende mee:
“…Naar aanleiding van uw schriftelijke klacht van 26 september 2001, waarbij u klaagt over de omstandigheid dat dezerzijds geen reactie is gegeven op een brief d.d. 20 juli 2001, deel ik u het volgende mede.
Uw klacht is gegrond. Ik bied u dan ook mijn verontschuldigingen aan voor het uitblijven van een reactie op de door u aangehaalde brief.
De Immigratie- en Naturalisatiedienst is de laatste periode geconfronteerd met veel aanvragen en bezwaarschriften. In verband hiermee was het dossier van bovenvermelde vreemdeling ten tijde van de ontvangst van eerdergenoemde brief (nog) niet ingedeeld bij een beslismedewerker, ter behandeling van het namens genoemde vreemdeling ingediende bezwaarschrift en de daarmee gepaard gaande correspondentie.
In reactie op bedoelde brief kan ik u mededelen dat zo spoedig mogelijk een beslissing zal worden genomen op het namens betrokkene ingediende bezwaarschrift. Een concrete beslistermijn kan echter niet worden toegezegd, aangezien dit onder meer afhankelijk is van gegevens die van een externe instantie verkregen dienen te worden.
(…)
Wanneer betrokkene van mening is dat hij op grond van zijn gezondheidssituatie in aanmerking komt voor verblijf in Nederland, dient hij hiertoe gelet op bovenstaande een nieuwe aanvraag in te dienen…”
B. Standpunt verzoeker
Het standpunt van verzoeker is weergegeven onder Klacht.
In het verzoekschrift is onder meer het volgende opgenomen:
“In de brief van 13 november 2001 geeft de IND aan dat een concrete beslistermijn niet kan worden toegezegd omdat dat afhankelijk is van gegevens die van een externe instantie verkregen dienen te worden. Mij is echter niet bekend op welke informatie van welke instantie de IND zit te wachten?! Ik meen dan ook dat er per ommegaande beslist dient te worden.”
C. Standpunt Minister van Justitie
In reactie op de klacht deelde de Staatssecretaris van Justitie bij brief van 26 februari 2002 het volgende mee:
“… Betrokkene beklaagt zich over de wijze waarop de namens hem op 26 september 2001 ingediende klacht door de Immigratie- en Naturalisatiedienst is afgehandeld.
Met name wordt geklaagd over het feit dat geen concrete beslistermijn is toegezegd in de brief van 13 november 2001, waarin eerdergenoemde klacht is afgehandeld.
Betrokkene is van mening dat, mede gelet op zijn gezondheidssituatie, per omgaande beslist dient te worden op het namens hem ingediende bezwaarschrift.
De namens betrokkene ingediende klacht is gegrond. Hiertoe overweeg ik het volgende.
Op 1 november 1999 heeft betrokkene een aanvraag om een vergunning tot verblijf (…) ingediend. Deze aanvraag is bij beschikking van 9 oktober 2000 afgewezen omdat betrokkene ten tijde van een eerdere aanvraag om een vergunning tot verblijf kopieën van documenten heeft verstrekt, welke kopieën volgens het Ministerie van Buitenlandse Zaken geen afschriften van authentieke documenten zijn. (…)
Tegen de beschikking van 9 oktober is namens betrokkene op 2 november 2000 een bezwaarschrift ingediend. In het bezwaarschrift wordt onder meer aangevoerd dat betrokkene een contra-expertise heeft laten verrichten ten aanzien van één van de documenten, waarover in de bestreden beschikking is vermeld dat dit geen afschrift van een authentiek document is. Uit het rapport van contra-expertise komt naar voren dat 0het door betrokkene overgelegde document wel degelijk een afschrift van een authentiek document is.
Teneinde een zorgvuldige beoordeling tot stand te kunnen brengen ten aanzien van hetgeen in het bezwaarschrift is aangevoerd, is het Ministerie van Buitenlandse Zaken bij brief van 14 november 2001 gevraagd om zo spoedig mogelijk haar zienswijze op het door betrokkene verstrekte rapport van contra-expertise te geven.
(…)
Gelet op bovenstaande is bij brief van 13 november 2001 aan betrokkene medegedeeld dat geen concrete beslistermijn kan worden toegezegd, daar dit afhankelijk is van gegevens die van een externe instantie verkregen dienen te worden.
Van belang is dat betrokkene in de aan u gerichte brief van 21 november 2001 heeft aangegeven dat het hem niet bekend is op welke informatie van welke instantie de Immigratie- en Naturalisatiedienst wacht. Erkend wordt dat in genoemde brief van 13 november 2001 niet concreet is aangegeven dat informatie van het Ministerie van Buitenlandse Zaken is vereist om een zorgvuldige beslissing op het bezwaarschrift te kunnen nemen. Ook wordt erkend dat betrokkene ingelicht had moeten worden binnen welke termijn uitsluitsel wordt gegeven omtrent de door de Immigratie- en Naturalisatiedienst voorgelegde vragen: hoewel ten tijde van de verzending van de brief van 13 november 2001 niet exact duidelijk was binnen welke termijn het Ministerie van Buitenlandse Zaken een inhoudelijke reactie op het verzoek van 14 november 2001 zou kunnen geven, had zorgvuldigheidshalve aangegeven moeten worden dat er een onderzoek plaats zal vinden, dat ongeveer drie maanden in beslag neemt. Tevens had aangegeven moeten worden dat binnen een bepaalde termijn na afronding van het bedoelde onderzoek beslist zal worden op het bezwaarschrift.
Geconcludeerd wordt dat een betere informatievoorziening ten aanzien van bovenstaande punten op zijn plaats zou zijn geweest. Ten overvoede wordt echter opgemerkt dat betrokkene, alvorens hij zich tot u wendde, op generlei wijze contact heeft opgenomen met Immigratie- en Naturalisatiedienst, teneinde te informeren naar de exacte reden waarom niet per omgaande op het bezwaarschrift beslist kan worden. Hiermee heeft betrokkene de Immigratie- en Naturalisatiedienst niet in de gelegenheid gesteld om antwoord te geven op zijn vragen.
Ten slotte kan ik u mededelen dat op 7 februari 2002 contact is opgenomen met het Ministerie van Buitenlandse Zaken, teneinde naar de voortgang van het onderzoek te informeren, dat is ingesteld naar aanleiding van het door de Immigratie- en Naturalisatiedienst voorgelegde verzoek van 14 november 2001. Gebleken is dat genoemd Ministerie vóór 28 februari 2002 het resultaat van het onderzoek aan de Immigratie- en Naturalisatiedienst kenbaar zal maken. Dezerzijds kan dan ook toegezegd worden dat binnen één week na ontvangst van de gevraagde informatie, derhalve vóór 7 maart 2002, een beslissing zal worden genomen op het bezwaarschrift….”.
2.1. De IND deelde, daarnaar gevraagd, mee dat de beslissing op het bezwaarschrift op 5 maart 2002 is verzonden.
2.2. Het bezwaarschrift, gericht tegen de beslissing van 9 oktober 2000, waarbij een aanvraag om vergunning tot verblijf niet is ingewilligd, is ongegrond verklaard. In de beslissing op het bezwaarschrift is opgenomen dat verzoeker zo spoedig mogelijk bericht zou ontvangen over zijn verzoek tot heroverweging van 19 april 1999.
2.3 Met betrekking tot het verzoek om heroverweging van 19 april 1999 is verzoekers gemachtigde bij brieven van 13 mei en 3 juli 2002 geïnformeerd over het standpunt van de Staatssecretaris van Justitie.
Achtergrond
1. Op 1 juli 1999 is hoofdstuk 9 van de Algemene wet bestuursrecht in werking getreden. De bepalingen van dit hoofdstuk hebben betrekking op de interne behandeling van klachten door bestuursorganen. In de hoofdstuk 7 van de Vreemdelingencirculaire 2000 zijn de bepalingen van hoofdstuk 9 verder uitgewerkt in de klachtenregeling van de Immigratie- en Naturalisatiedienst van het Ministerie van Justitie (IND).
2. In werkinstructie 200 van 30 juni 1999 zijn nadere aanwijzingen gegeven voor het uitvoeren van de interne klachtbehandeling bij de IND.
In de werkinstructie is, voor zover van belang voor de behandeling van de onderhavige klacht, het volgende opgenomen:
“4. De werkwijze na ontvangst van een schriftelijk ingekomen klacht.
(…)
d. Klachten tegen de niet tijdige beslissing:
In geval de wettelijke beslistermijn is verstreken en de betrokkene niet op de hoogte is gebracht van de vertraging, is de klacht kennelijk gegrond omdat de IND tekortschiet in voortvarendheid en actieve informatieverstrekking. In dit geval wordt de klager aangegeven dat er sprake is van vertraging met waar mogelijk redengeving. Er wordt zicht gegeven op de termijn waarbinnen de beslissing te verwachten valt of bericht wanneer een voortgangsbericht te verwachten is, waarbij een maximale termijn van drie maanden wordt gehanteerd. Gelet op het kennelijke karakter van het oordeel blijft horen achterwege.”
