Verzoeker klaagt erover dat de griffie van het kantongerecht te Meppel hem pas op 1 december 2000 een afschrift van het op de terechtzitting van 16 november 2000 door de kantonrechter gewezen vonnis heeft toegestuurd, terwijl hem in de tussengelegen tijd ook geen rolbericht is toegestuurd.
Tevens klaagt verzoeker erover dat de griffier van het kantongerecht te Meppel in zijn brief van 22 januari 2001 onvoldoende besef heeft getoond voor het belang van een procespartij om spoedig te weten wat de kantonrechter tijdens een terechtzitting heeft besloten, door het woord "onverwijld" als vermeld in artikel 118 van het Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering uit te leggen als "na één week".
Ten slotte klaagt verzoeker erover dat de griffier van het kantongerecht te Meppel in zijn brief van 22 januari 2001 op onprofessionele wijze heeft gereageerd op verzoekers brief van 15 januari 2001, door twee opmerkingen uit verzoekers brief te citeren en daaraan toe te voegen zich niet geroepen te voelen op die opmerkingen te reageren.
Beoordeling
I. Ten aanzien van het vonnis
1. Verzoeker is advocaat en treedt regelmatig op als gemachtigde in kantongerechtprocedures. Hij laat zicht rechtstreeks informeren door de griffies van die gerechten over hetgeen ter rolzitting is voorgevallen. Daarom is hij voor wat betreft zijn informatievoorziening afhankelijk van de toezending van rolberichten, vergezeld van de eventueel op de zitting overgelegde stukken, door de griffie van het kantongerecht.
2. Verzoeker klaagt erover dat de griffie van het kantongerecht te Meppel, waarvan de administratie wordt bijgehouden door het kantongerecht te Assen, hem pas op 1 december 2000 een afschrift heeft gestuurd van het op de terechtzitting van 16 november 2000 door de kantonrechter gewezen vonnis, terwijl hem in de tussengelegen tijd ook geen rolbericht is gestuurd.
Verzoeker heeft de Nationale ombudsman er verder op gewezen dat ook griffies van andere kantongerechten hem niet onverwijld een rolbericht of vonnis doen toekomen.
3. Ingevolge het per 1 januari 2002 vervallen artikel 118, lid 2 Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering (Rv; zie Achtergrond, onder 1.) diende de griffier aan de eiser en aan de gedaagde, voor zover dezen op de zitting niet in persoon of bij gemachtigde zijn verschenen, onverwijld een rolbericht toe te sturen. Ingevolge het per 1 januari 2002 vervallen artikel 118, lid 3 Rv diende de griffier onverwijld een afschrift van vonnissen te sturen aan de eiser en aan de gedaagde die binnen de wettelijke termijn heeft geantwoord. Onder onverwijld dient te worden verstaan onmiddellijk.
4. De griffier van het kantongerecht te Meppel merkt in zijn brief aan verzoeker van 22 januari 2001 op dat het vonnis zelf doorgaans, uitzonderingen daargelaten, onverwijld als bedoeld in artikel 118 lid 3 Rv, na één week wordt toegezonden. Gelet op de doorgaans onverwijlde toezending van het verstekvonnis acht de griffier het praktische nut van het rolbericht inhoudende dat vonnis is gewezen te verwaarlozen (zie Bevindingen, onder A. 6.).
De Minister van Justitie deelde in zijn reactie op deze klacht mee het juist te achten dat het kantongerecht geen rolberichten verstuurt in gevallen waarin een vonnis is gewezen. Los van het feit dat volgens de Minister uit artikel 118 Rv niet expliciet blijkt dat een dergelijk rolbericht verzonden moet worden, levert het verzenden van dergelijke rolberichten ontzettend veel extra werk op, aldus de Minister. Dit omdat er per jaar ongeveer 5500 verstekzaken worden uitgesproken.
In een situatie waarin er op de zitting vonnis is gewezen geldt volgens de Minister het bepaalde in artikel 118, lid 3 Rv, dat een vonnis onverwijld wordt verzonden. Uit informatie van het kantongerecht te Meppel is de Minister gebleken dat het gereed maken voor verzending van een verstekvonnis een aantal administratieve handelingen vergt. Zo moet het vonnis na de uitspraak nog gecollationeerd worden en ondertekend worden door de kantonrechter en secretaris. Vervolgens wordt het vonnis gearchiveerd, gestempeld, gekopieerd en wordt het ten slotte verzonden. Vooral het collationeren kost enige tijd, aldus de Minister.
Verder deelde de Minister mee dat in het algemeen vonnissen in het kantongerecht te Assen op maandag uitgesproken en uiterlijk op vrijdag verzonden worden. De Minister betreurt dat het versturen van het vonnis aan verzoeker in dit geval langer heeft geduurd, maar desondanks acht hij de werkwijze van het kantongerecht juist en verzoekers klacht dan ook niet gegrond.
5. De Minister van Justitie kan niet in zijn standpunt worden gevolgd. Ingevolge artikel 118, lid 3 Rv oud, diende de griffie van het kantongerecht verzoeker onverwijld het vonnis toe te zenden. Onder onverwijld dient te worden verstaan onmiddellijk. Door dit pas op 1 december 2000 te doen, heeft de griffie niet gehandeld in overeenstemming met artikel 118, lid 3 Rv.
De onderzochte gedraging is niet behoorlijk
6. De Nationale ombudsman verbindt aan dit oordeel geen aanbeveling in verband met het volgende.
Op 1 januari 2002 is een omvangrijke wijziging van het Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering van kracht geworden. Artikel 135 Rv nieuw bepaalt dat in zaken waarin partijen in persoon kunnen procederen, de griffier zo spoedig mogelijk de eiser en de in het geding verschenen gedaagde, voor zover zij niet in persoon of bij gemachtigde aanwezig waren op de terechtzitting, op de hoogte dient te stellen van het procesverloop. Artikel 231 Rv nieuw bepaalt dat de griffier op de dag van de uitspraak een afschrift van het vonnis dient te verstrekken aan de eiser en aan de gedaagde die in het geding is verschenen (zie Achtergrond, onder 2.)
De Memorie van Toelichting vermeldt dat het huidige artikel 135 inhoudelijk overeenstemt met artikel 118, lid 2 Rv oud en het huidige artikel 231 Rv met artikel 118, lid 3 Rv oud, met dien verstande dat het huidige artikel 231 iets is aangescherpt.
Tijdens het onderzoek is gebleken dat de kantongerechten in het arrondissement Assen in de - toen nog op handen zijnde - wijziging van het procesrecht aanleiding hebben gevonden de werkwijze met betrekking tot de verstekvonnissen aan te passen. Die aanpassing moet ertoe leiden dat het vonnis op de dag van de uitspraak aan partijen wordt verstrekt. (zie Bevindingen E.2.2.)
II. Ten aanzien van de brief van 22 januari 2001
1. Verzoeker klaagt er verder over dat de griffier van het kantongerecht te Meppel in zijn brief van 22 januari 2001 onvoldoende besef heeft getoond voor het belang van een procespartij om spoedig te weten wat de kantonrechter tijdens een terechtzitting heeft besloten, door het woord "onverwijld" als vermeld in artikel 118 van het Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering uit te leggen als "na één week".
2. De griffier deelde verzoeker in zijn brief mee dat hij, gelet op de doorgaans onverwijlde toezending van het verstekvonnis, van mening is dat het praktische nut van toezending van een rolbericht inhoudende dat vonnis is gewezen te verwaarlozen is. Het vonnis zelf wordt doorgaans, uitzonderingen daargelaten, onverwijld als bedoeld in artikel 118, lid 3 Rv, na één week toegezonden.
3. Zoals hiervoor reeds is overwogen, diende de griffier het verstekvonnis onverwijld aan verzoeker toe te sturen. Onverwijld betekent onmiddellijk. Door in zijn brief aan verzoeker van 22 januari 2001 aan te geven dat de griffier onder onverwijld verstaat na één week, heeft de griffier onvoldoende besef getoond voor het feit dat een procespartij er belang bij heeft om direct te vernemen wat de kantonrechter tijdens een terechtzitting heeft besloten.
Op dit punt is de onderzochte gedraging niet behoorlijk.
4. Verzoeker klaagt er ten slotte over dat de griffier van het kantongerecht te Meppel in zijn brief van 22 januari 2001 op onprofessionele wijze heeft gereageerd op verzoekers brief van 15 januari 2001, door twee opmerkingen uit verzoekers brief te citeren en daaraan toe te voegen dat hij zich niet geroepen voelde op die opmerkingen te reageren.
5. In zijn brief van 15 januari 2001 aan de griffier van het kantongerecht te Meppel merkte verzoeker onder meer op dat de griffier na de zitting van 16 november 2000 - in strijd met artikel 118 Rv - simpelweg niets van zich heeft laten horen, alsmede dat - indien verzoeker niet op 23 november 2000 zelf telefonisch bij de griffie naar de stand van zaken zou hebben gevraagd - de griffier hem ijskoud twee weken lang onkundig zou hebben gehouden over hetgeen ter zitting van 16 november 2000 was gebeurd.
6. De griffier deelde verzoeker in zijn reactie op verzoekers brief van 15 januari 2001 bij brief van 22 januari 2001 mee zich te zullen beperken tot verzoekers inhoudelijke vraag. De griffier gaf aan zich niet geroepen te voelen te reageren op verzoekers opmerkingen als bijvoorbeeld `simpelweg niet van zich horen' en `ijskoud twee weken lang onkundig hebben gehouden'.
7. Uit het vorenstaande volgt dat de griffier in zijn brief aan verzoeker van 22 januari 2001 heeft opgemerkt zich niet geroepen te voelen om te reageren op bepaalde opmerkingen die verzoeker in zijn brief van 15 januari 2001 heeft gedaan. Het is niet juist dat de griffier dit op deze wijze aan verzoeker kenbaar heeft gemaakt. Zoals door de Minister van Justitie in zijn reactie op dit klachtonderdeel reeds is aangegeven, had de griffier er verstandig aan gedaan om een andere en zakelijke woordkeuze te gebruiken om aan te geven dat hij niet inhoudelijk wenste in te gaan op bepaalde opmerkingen van verzoeker. Door zijn handelwijze heeft de griffier niet in zijn functie gehandeld met de professionaliteit die van hem als griffier mocht worden verwacht.
De onderzochte gedraging is op dit onderdeel eveneens niet behoorlijk.
Conclusie
De klacht over de onderzochte gedraging van de griffie(r) van het kantongerecht te Meppel, die wordt aangemerkt als een gedraging van de Minister van Justitie, is gegrond.
Onderzoek
Op 25 januari 2001 ontving de Nationale ombudsman een verzoekschrift van de heer mr. P. te Hoofddorp, met een klacht over een gedraging van de griffie(r) van het kantongerecht te Meppel. Verzoeker had zich al eerder, bij e-mailbericht van 23 november 2000, tot de Nationale ombudsman gewend. Zijn verzoek voldeed toen echter niet aan het kenbaarheidsvereiste als neergelegd in artikel 12, tweede lid, van de Wet Nationale ombudsman, zodat de klacht niet in onderzoek werd genomen. Naar aanleiding van verzoekers e-mailbericht van 24 januari 2001 werd naar de gedraging, die wordt aangemerkt als een gedraging van de Minister van Justitie, een onderzoek ingesteld.
In het kader van het onderzoek werd de Minister van Justitie verzocht op de klacht te reageren en een afschrift toe te sturen van de stukken die op de klacht betrekking hebben. Daarnaast werd een betrokken ambtenaar de gelegenheid geboden om commentaar op de klacht te geven. De ambtenaar maakte van deze gelegenheid geen gebruik. Tijdens het onderzoek kregen de Minister en verzoeker de gelegenheid op de door ieder van hen verstrekte inlichtingen te reageren. Tevens werd de Minister een aantal specifieke vragen gesteld.
Het resultaat van het onderzoek werd als verslag van bevindingen gestuurd aan betrokkenen. De reactie van verzoeker gaf geen aanleiding het verslag aan te vullen.
De Minister van Justitie deelde mee zich met de inhoud van het verslag te kunnen verenigen.
A. feiten
1. Verzoeker is advocaat en treedt regelmatig op als gemachtigde in kantongerechtprocedures. Hij bedient zich niet van een rolgemachtigde en woont de rolzittingen evenmin zelf bij. Daarom is hij voor wat betreft zijn informatievoorziening afhankelijk van de toezending van rolberichten, vergezeld van de eventueel op de zitting overgelegde stukken, door de griffie van het kantongerecht.
2. Verzoeker schreef het kantongerecht te Meppel op 13 november 2000 onder meer het volgende:
"In opgemelde aangelegenheid zend ik u bijgaand de dagvaarding toe, welke u wel op de rol van donderdag 16 november a.s. wilt plaatsen. Ik vraag nog uw aandacht voor het volgende:
(…)
U wilt uw rolberichten, eventuele stukken van de wederpartij, et cetera, wel conform artikel 118 Rv (Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering; N.o.) rechtstreeks aan mij zenden; in de Wet staat zelfs nog onverwijld (zie Achtergrond, onder 1.; N.o.). Vide uitspraak Nationale ombudsman, 1 juli 1994 (…) en later herhaald (zie Achtergrond, onder 3.; N.o.). Volgens de Nationale ombudsman mag in geen enkele situatie het zenden van rolberichten achterwege gelaten worden, óók niet bij verstek, óók niet bij enkel aanhoudingen, et cetera. En onverwijld is voor de Nationale ombudsman ook daadwerkelijk onverwijld en niet pas na één week of méér weken."
3. Verzoeker deelde de Nationale ombudsman in zijn e-mailbericht van 23 november 2000 onder meer het volgende mee:
"U heeft zich er al een paar keer over uitgesproken: 'onverwijld' in artikel 118 Rv is inderdaad 'onverwijld' en kan zich hoogstens over enkele luttele dagen uitstrekken. Het mag zeker geen week of langer duren en het achterwege laten van het verzenden van rolberichten is al helemáál uit den boze.
Controleert U eigenlijk ambtshalve, of de Minister (of de griffiers op de circa 60 Kantongerechten) zich wat van Uw uitspraken aantrekt (aantrekken)?? In de dagelijkse praktijk blijft het in het algemeen (dus soms gaat het ook wél goed) huilen met de pet op; een week is niets bijzonders en het gewoon weglaten van een rolbericht ook.
Tegen de zitting van 16 november 2000 van het Kantongerecht Meppel (waarvan de administratie wordt bijgehouden in Assen) bracht ik de zaak S./K. aan. Het mag natuurlijk niet gebeuren, maar het moest toch: vandaag navragen, want het Kantongerecht liet niets van zich horen.
Resultaat: er werd verstek verleend, de vordering werd meteen toegewezen en zodra het getekend is, zal het opgestuurd worden. Dat het vonnis niet 'onverwijld' gezonden kan worden, kan ik mij voorstellen. Maar waarom de griffier in zo'n geval niet 'onverwijld' tenminste een rolbericht kan zenden met de inhoud (ik noem maar wat): 'Gedaagde niet verschenen, vordering toegewezen; het vonnis wordt U over circa een week toegezonden' begrijp ik volstrekt niet."
4. Bij e-mailbericht van 29 november 2000 liet verzoeker de Nationale ombudsman nog het volgende weten:
"Ook vandaag nog steeds geen bericht van het kantongerecht Assen (rol Meppel) ontvangen en we zitten nu 12 dagen na de laatste roldatum."
5. De substituut-ombudsman antwoordde verzoeker bij brief van 4 januari 2001 onder meer dat hij zijn klacht in verband met het zogenaamde kenbaarheidsvereiste eerst moest voorleggen aan de griffie van het kantongerecht te Meppel. In zijn brief aan de griffier van het kantongerecht te Meppel van 15 januari 2001 schreef verzoeker daarop onder meer het volgende:
"De rolberichtgeving is krachtens artikel 118 Rv aan de griffier opgedragen. Ik verwacht dan ook op het volgende een antwoord van de griffier en niet van enige coördinerend Kantonrechter.
Ik bracht opgemelde zaak aan met mijn brief van 13 november 2000. Alhoewel U reeds ambtshalve zeer goed met artikel 118 Rv bekend moet zijn, wees ik U nog eens expliciet op dit artikel, met name op het woord 'onverwijld' daarin. Na de zitting van 16 november 2000 liet U - in strijd met de Wet - desalniettemin simpelweg niets van zich horen.
Op 23 november 2000 ben ik daarom gaan bellen en ik kreeg te horen, dat het vonnis op de 16e was uitgesproken, maar dat er enige tijd nodig was om de vonnissen uit te werken en te laten ondertekenen. Voor dat laatste zal een ieder begrip hebben en ik heb dat ook. Maar ik vermag niet in te zien, dat U dan geen rolbericht zou hoeven te zenden met (ik noem maar wat) 'Gedaagde niet verschenen, vordering toegewezen; het vonnis wordt U over circa twee weken toegezonden'.
Uiteindelijk ontving ik het vonnis pas op 1 december (inclusief misslagen die weer verbeterd moesten worden!). Had ik dus op 23 november niet gebeld, zou U mij dus ijskoud twee weken lang onkundig hebben gehouden over hetgeen ter zitting van 16 november gebeurd was, al het 'onverwijld' in artikel 118 Rv ten spijt.
U gelieve zich over het bovenstaande ex artikel 12-2° Wet Nationale ombudsman uit te laten en mij expliciet mede te delen welke maatregelen U heeft genomen om er voor te zorgen dat voortaan altijd ex artikel 118 Rv (en in het bijzonder ten aanzien van 'onverwijld') gehandeld zal worden."
6. De griffier van het kantongerecht te Meppel deelde verzoeker bij brief van 22 januari 2001 onder meer het volgende mee:
"In reactie op uw schrijven van 15 januari 2001 zal ik mij beperken tot uw inhoudelijke vraag. Ik voel mij niet geroepen te reageren op opmerkingen als bijvoorbeeld 'simpelweg niet van zich horen' en 'ijskoud twee weken lang onkundig hebben gehouden'.
Wat betreft uw inhoudelijke vraag het volgende:
Doorgaans worden grossen van de op de zitting uitgesproken verstekvonnissen na één week verzonden aan de eisende partij.
Nog afgezien van het feit dat ik uw opvatting niet deel, meen ik gelet op de doorgaans onverwijlde toezending van het verstekvonnis het praktische nut van het toezenden van een rolbericht inhoudende dat vonnis is gewezen - ten aanzien van welk bericht de kans groot is dat het verstekvonnis in een gunstig geval zeer kort na dat bericht zal worden ontvangen - te verwaarlozen is.
Naar mijn opvatting dwingt geen van de leden van artikel 118 Rv er toe dat het bedoelde bericht wordt verzonden. De grosse van het verstekvonnis is geen stuk als bedoeld in lid 1, terwijl aan het aanstonds uitspreken van het verstekvonnis ook geen beschikking als vermeld in lid 2 voorafgaat.
Het vonnis zelf wordt doorgaans, uitzonderingen daargelaten, onverwijld (als bedoeld in lid 3) na één week toegezonden.
Ik volg uw opvatting over artikel 118 Rv dus niet en zal ook in het vervolg niet het door u beoogde rolbericht zenden."
B. Standpunt verzoeker
1. Voor het standpunt van verzoeker wordt verwezen naar de klachtformulering onder Klacht.
2. Behalve de hierboven vermelde klacht liet verzoeker de Nationale ombudsman in zijn e-mailbericht van 2 januari 2001 weten dat hij ook een klacht had over de griffie van het kantongerecht te Groenlo. Verzoeker had het kantongerecht in zijn e-mailbericht van 28 november 2000 onder meer meegedeeld:
"3. Uit het rolbericht zal onmiskenbaar blijken, dat het nemen van een akte vermindering eis inderdaad als rolverrichting plaatsvond. Dit mag niet onvermeld blijven."
Verzoeker klaagt erover dat dit in het rolbericht van het kantongerecht desondanks onvermeld is gebleven.
3. Bij e-mailbericht van 21 februari 2001 aan de Nationale ombudsman klaagde verzoeker verder nog over het kantongerecht te Venlo. In zijn e-mailbericht merkte hij onder meer het volgende op:
"Ik bracht een nieuwe zaak aan bij het Kantongerecht Venlo tegen de zitting van 14 februari jl. Omdat ik vandaag nog niets gehoord had, ben ik gaan bellen. Ik kreeg te horen dat gedaagde verschenen was, de vordering erkend en dat de zaak naar 7 maart gegaan was voor vonnis.
Dus kwam de cruciale vraag: "Waarom stuurt u geen rolbericht?"
Antwoord: "Het kantongerecht Venlo stuurt alléén rolberichten aan de partij die aan het woord is en dat was U dus niet".
Zo is dat: "Burger, je hoort maar gewoon niks!"
Toch is verwijzing naar de rol van 7 maart een (rol)beschikking en volgens art. 118-2* Rv heeft óók de eiser recht op bericht, zelfs nog (als bekend) onverwijld."
C. Standpunt Minister
1. Naar aanleiding van verzoekers klacht verzocht de Nationale ombudsman de Minister van Justitie op de klacht van verzoeker te reageren alsmede de volgende vragen te beantwoorden:
"…
- Heeft u na de circulaire van 20 januari 1994 (zie Achtergrond, onder 4.; N.o.) onderzocht of de griffies van kantongerechten het bepaalde in artikel 118 Rv. correct toepassen? Zo ja, wat waren hiervan de resultaten? Zo nee, waarom niet?
- Heeft u na de circulaire van 20 januari 1994 op enigerlei wijze opnieuw aandacht gevraagd bij de griffies van de kantongerechten voor een correcte uitleg van artikel 118 Rv.? Zo ja, hoe dit gebeurt?
- Is naar uw mening sprake van een structureel probleem bij de toezending van rolberichten door de griffies van kantongerechten? Zo ja, wat zijn de oorzaken van dit probleem en hoe denkt u dit probleem op te lossen? Zo nee, hoe denkt u in het vervolg te voorkomen dat rolberichten - incidenteel - niet of niet tijdig worden verzonden?…"
2. De Minister van Justitie deelde de Nationale ombudsman in zijn reactie op de klacht van verzoeker en de door de Nationale ombudsman gestelde vragen bij brief van 15 juni 2001 onder meer het volgende mee:
"De eerste twee door u omschreven klachten hangen nauw samen. Ten aanzien van deze klachten reageerde de directeur beheer gerechten te Assen als volgt.
'De centrale vraag is of het kantongerecht na de zitting nog een rolbericht moet verzenden indien een verstekvonnis één week na de zitting wordt verzonden.
Los van het feit dat uit artikel 118 Rv niet expliciet blijkt dat een dergelijk rolbericht verzonden moet worden levert het verzenden van dergelijke rolberichten ontzettend veel extra werk op (er worden per jaar ongeveer 5500 verstekzaken uitgesproken). Uitgangspunt is dat op de zitting uitgesproken verstekzaken na één week worden verzonden. In onze ogen is dat voldoende onverwijld, zoals aangegeven in genoemd wetsartikel.
De visie van de heer G., uiteengezet in zijn brief van 22 januari 2001, blijft wat het kantongerecht betreft onverminderd van kracht.
In deze specifieke zaak is het verstekvonnis echter na twee weken verzonden. De oorzaak is niet te achterhalen, maar de drukke werkzaamheden in die periode zullen zeer waarschijnlijk van invloed zijn geweest op deze vertraging. Wellicht had de heer G. in zijn brief aan dit punt meer aandacht moeten besteden.'
Ten aanzien van de eerste en tweede klacht merk ik op dat ik het juist acht dat het kantongerecht geen rolberichten verstuurt in gevallen waarin een vonnis is gewezen. Dan geldt het bepaalde in artikel 118, lid 3 Rv, dat een vonnis onverwijld wordt verzonden. Uit informatie van het desbetreffende kantongerecht bleek mij dat het gereed maken voor verzending van een verstekvonnis een aantal administratieve handelingen vergt. Zo moet het vonnis na de uitspraak nog gecollationeerd worden, ondertekend worden door kantonrechter en secretaris. Vervolgens vindt plaats archiveren, stempelen, kopiëren en ten slotte verzenden. Vooral het collationeren kost enige tijd. In het algemeen worden de vonnissen in het kantongerecht te Assen op maandag uitgesproken en uiterlijk vrijdag verzonden. Dat het versturen in dit geval langer heeft geduurd is te betreuren. Desondanks acht ik de werkwijze van het kantongerecht juist en acht ik de klachten ongegrond.
In antwoord op uw vraag over de onprofessionele wijze van reactie op verzoekers brief van 15 januari 2001 merk ik op dat het een eis van professionaliteit is onder alle omstandigheden zakelijk te reageren op brieven. In dit geval had de griffier er verstandig aan gedaan een andere woordkeuze te gebruiken om hetzelfde doel te bereiken, doch dan op een zakelijkere manier. Ik acht dit onderdeel van de klacht gegrond.
In uw brief d.d. 28 maart 2001 heeft u een aantal aanvullende vragen gesteld. Mijn antwoorden hierop zijn als volgt.
Ik heb na mijn circulaire van 20 januari 1994 niet onderzocht of de griffies van de kantongerechten het bepaalde in artikel 118 Rv correct toepassen. Voor zover uw vraag 'Zo nee, waarom niet' betrekking heeft op het al dan niet doen van een onderzoek, merk ik op dat circulaires in het algemeen behoorlijk worden nageleefd. Om die reden heb ik geen beleid om naleving van circulaires op gezette tijden te controleren. Bedacht moet in dit verband worden dat dergelijke onderzoeken tamelijk arbeidsintensief zijn en het twijfelachtig is of dergelijk onderzoek voldoende rendement heeft.
Na 1994 heb ik bij de griffies van de kantongerechten niet opnieuw aandacht gevraagd voor een correcte uitleg van 118 Rv.
Het landelijk overleg van coördinerend kantonrechters (LOCK) heeft mij naar aanleiding van uw laatste vraag het volgende bericht. 'Bij alle kantongerechten wordt er naar gestreefd om rolberichten onverwijld (binnen twee werkdagen) te verzenden. Er is geen sprake van dat die termijn op grote schaal niet wordt gehaald. Voor zover die termijn niet wordt gehaald is dit het gevolg van een te smalle personele bezetting, hetgeen niet van de ene op de andere dag kan worden opgelost. Het LOCK zal de griffies er op wijzen welke informatie een rolbericht moet bevatten.'
Op grond van het hierboven geciteerde bericht van het LOCK stel ik vast dat het beleid gericht is op verzending van rolberichten binnen twee werkdagen. Ik acht die werkwijze aanvaardbaar en heb er begrip voor dat incidenteel geringe overschrijding van die termijn niet is ter vermijden."
D. Reactie verzoeker
Verzoeker reageerde bij e-mailbericht van 10 juli 2001 onder meer als volgt op het standpunt van de Minister:
"Naar aanleiding van de brief van de Minister (…): wel lange verhalen, maar natuurlijk niets tastbaars. Het besef ontbreekt, dat Justitie een dienstverlenend instituut voor de burgers is en dus de burgers behoorlijk moet bedienen. Artikel 118 Rv met zo veel keer 'onverwijld' is een voorschrift daartoe.
Als een verstekvonnis een week neemt om verstuurd te worden, is dat al te lang gezien 'onverwijld', maar praktisch gezien wel begrijpelijk. Het probleem kan dan ondervangen worden met een snel rolbericht. Mensen willen nu eenmaal gauw weten hoe iets afgelopen is en zij bellen de advocaat (of andere procesgemachtigde). Die moet dan nodeloos met de griffies gaan bellen. Zonde van de tijd, terwijl griffiemedewerkers hun tijd ook wel beter kunnen besteden dan reeksen individuele navragen per telefoon te beantwoorden.
'In het algemeen worden circulaires behoorlijk nageleefd'. Wat moeten we met een dergelijke kreet? Waar blijkt dat dan uit? In elk geval blijkt in casu, dat de circulaire NIET behoorlijk wordt nageleefd en het ligt dan ook zeer voor de hand, dat het met andere circulaires niet anders gaat. Iedereen kan kennelijk precies doen waar hij zin in heeft en met de intreden van het verschijnsel 'coördinerend Kantonrechter' laat de Minister zich ook helemaal uitrangeren, wat de gang van zaken ter griffie betreft. (...)
Leuk dat streven van 'rolberichten binnen 2 dagen', maar in de dagelijkse praktijk blijkt daar dus weinig tot niets van terecht te komen. Dus koopt het publiek (de klanten, de broodheren van Justitie) helemaal niets voor de uitspraak 'streven'. Dooie mus.
Als de Minister zegt: 'Er is geen sprake van, dat die termijn op grote schaal niet gehaald wordt', dan schudt hij zo maar wat uit de mouw. Hij geeft niet voor niets de bron van zijn wetenschap niet op, laat staan, dat hij de belegstukken overlegt. De Minister weet het simpelweg niet en dan moet-ie ook geen uitspraken doen. IK procedeer wél en met grote regelmaat en ik weet het dus wél. De Nationale ombudsman zou dergelijke niet onderbouwde uitspraken van een bewindsman principieel niet moeten accepteren. (…)
Maar de Minister zet meteen de achterdeur alweer open met zijn 'personele bezetting'. Het is vaste jurisprudentie van de Nationale ombudsman, dat dat geen excuus oplevert.
(...)
Ook ik acht een werkwijze van rolberichten in twee dagen (óók als het vonnis niet zo snel verzonden kan worden) zéér aanvaardbaar, maar de praktijk laat dus zien dat daar geen fluit van terechtkomt en dus kopen we voor het standpunt van de Minister niks.
Kortom, een lange brief zonder bruikbare inhoud en zonder enig perspectief voor de toekomst, vooral nu de nieuwe Rv het woord 'onverwijld' heeft ingeruild voor (zo uit het hoofd gezegd) 'zo spoedig mogelijk' en dat kan bij Justitie dus ook twee weken worden.
Nog even terugkomende op de uitlatingen van de griffier (…): ook een andere woordkeuze was onaanvaardbaar. De griffier heeft elk commentaar op burger, een klant van het Kantongerecht, achterwege te laten, ongeacht de woordkeus. Hij zit er om griffiezaken af te handelen; daarvoor wordt hij uit het door de burgers opgebrachte belasting- en griffiegeld betaald. Hij zal zich tot die taak beperken."
E. Reactie Minister
1. Bij brief van 21 augustus 2001 verzocht de Nationale ombudsman de Minister van Justitie om te reageren op de reactie van verzoeker alsmede om de volgende vragen te beantwoorden:
"…Enige tijd geleden is het gewijzigd voorstel van wet "Herziening procesrecht burgerlijke zaken, in het bijzonder de wijze van procederen in eerste aanleg" (Kamerstuk 2000-2001, 26855, nr. 250) ingediend bij de Eerste Kamer (zie Achtergrond, onder 2.).
Hoe verhouden de artikelen 2.4.11 en 2.11.3, eerste lid, van dit wetsvoorstel, en de hierbij behorende Memorie van Toelichting, zich volgens u met hetgeen u in uw brief van 15 juni 2001 heeft vermeld? Hierbij vraag ik met name uw aandacht voor de zinsneden "zo spoedig mogelijk" in het voorgestelde artikel 2.4.11 en "op de dag van de uitspraak" in het voorgestelde artikel 2.11.3, eerste lid.
In uw brief van 15 juni 2001 schrift u dat het gereedmaken voor verzending van een verstekvonnis bij het kantongerecht Meppel eerst plaatsvinden ná uitspraak van de vonnissen? Is het mogelijk (enkele van) deze handelingen vóór de uitspraak te verrichten?
Maakt het daarbij nog verschil of het gaat om vonnissen op tegenspraak dan wel verstekvonnissen?…"
2.1. De Minister van Justitie schreef in zijn reactie van 26 oktober 2001 onder meer het volgende:
"U vraagt hoe het gestelde in mijn brief d.d. 15 juni 2001 zich verhoudt tot de voorschriften die per 1 januari 2002 van kracht worden. Het is duidelijk dat de huidige werkwijze per 1 januari 2002 zal moeten worden aangepast. De brief van de sector Kantongerecht geeft hiervan al een schets.
Uw vraag naar de administratieve werkwijze heeft geresulteerd in een onderzoek naar de huidige werkwijze. Een schets wordt gegeven hoe de administratieve procedure kan worden aangepast.
Ik acht het gewenst dat de werkwijze wordt aangepast. Gegeven het korte tijdsverloop tot 1 januari 2002 meen ik dat deze aanpassing uit doelmatigheidsoverweging niet al voor die datum behoeft te worden ingevoerd."
2.2. Bij zijn reactie voegde de Minister een brief van het kantongerecht, rechtbank Assen van 3 oktober 2001. In deze brief staat onder meer het volgende vermeld:
"Hetgeen met name is bepaald in het artikel 2.11.3, lid 1 van het wetsvoorstel Herziening procesrecht burgerlijke zaken, lijkt op gespannen voet te staan met de werkwijze van het kantongerecht Meppel (en de kantongerechten Assen en Emmen) zoals die door de SG (…) namens de Minister van Justitie is verwoord in zijn brief van 15 juni 2001.
Voor het geval het wetsontwerp wet wordt zal in deze Arrondissementale kantongerechtsorganisatie (Meppel, Assen en Emmen) worden voorgesteld de werkwijze met betrekking tot de verstekvonnissen per inwerkingtreding van het nieuwe procesrecht aan te passen, aldus dat gelijk in het artikel bepaald op de dag van de uitspraak van het verstekvonnis aan de eiser een afschrift in executoriale vorm wordt verstrekt en aan de gedaagde een afschrift.
Vanwege de omvangrijke werkzaamheden die de verstekvonnissen voor de administratie met zich brengen zal worden bezien of de verstekvonnissen nog wel op de eerstdienende dag, of de nader door de kantonrechter bepaalde terechtzitting, kunnen worden uitgesproken dan wel of op die terechtzitting(en) moet worden beslist om het verstekvonnis op 2 weken uit te spreken.
Deze laatste beleidsbepaling geeft de administratie dan de gelegenheid om in de aanloop naar de uitspraakdatum de afschriften te vervaardigen en verdere administratieve handelingen te verrichten.
Voor zover de eisende partij niet op de dienende dag is verschenen of vertegenwoordigd ligt het in het voornemen om in de gevallen dat het verstekvonnis op termijn wordt uitgesproken een zogenaamd rolbericht te zenden, waarbij het begrip 'zo spoedig mogelijk' zo inhoud zal worden gegeven dat die verzending, behoudens bijzondere omstandigheden, zal plaatsvinden binnen 2 (werk)dagen na de zitting.
Naar mijn oordeel en naar dat van de beleidsbepalers in onze organisatie wordt aldus op een verantwoorde manier invulling gegeven aan hetgeen bij wet wordt geëist en niet in de laatste plaats ook het belang van de justitiabele op een zo klantvriendelijke wijze gerespecteerd."
2.3. Verder voegde de Minister bij zijn reactie een print van een op 29 mei 2001 namens het Landelijk overleg van coördinerend kantonrechters (LOCK) aan het Ministerie verstuurd e-mailbericht. Daarin staat onder meer het volgende vermeld:
"Bij alle kantongerechten wordt er naar gestreefd om rolberichten onverwijld (binnen twee werkdagen) te verzenden. Er is geen sprake van dat die termijn op grote termijn (bedoeld zal zijn: schaal; N.o.) niet wordt gehaald. Voor zover die termijn niet wordt gehaald is dit het gevolg van een te smalle personele bezetting, hetgeen niet van de ene op de andere dag kan worden opgelost. Het LOCK zal de griffies er op wijzen welke informatie een rolbericht moet bevatten."
F. Nadere reactie verzoeker
Verzoeker reageerde bij e-mailbericht van 27 november 2001 onder meer als volgt op de reactie van de Minister van Justitie:
"Tussen wat uiteindelijk toegezegd wordt en wat ervan terechtkomt, zal toch weer een enorme wereld van verschil liggen. De overheid is nu eenmaal onverbeterlijk en zoals u uit mijn inleidende klachtbrief kon lezen: men vond het volstrekt normaal burgers zonder enig bericht te laten wachten. Alleen al de opvatting is klachtwaardig.
(…)
Als een kantongerecht meer tijd voor het vonnis nodig heeft, is veertien dagen aanhouden inderdaad ook een oplossing, als er dan maar snel een rolbericht gezonden wordt. Dat is het enige waar het om gaat; dat de burgers niet nodeloos hoeven gaan bellen. Kopen de burgers niets voor en griffiemedewerkers ook niet."
Achtergrond
1. Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering
Artikel 118 (vervallen per 1 januari 2002):
"1. Van de ingediende, op de zaak betrekking hebbende geschriften en bescheiden zendt de griffier onverwijld een afschrift aan de wederpartij, voor zover een zodanig afschrift niet aan deze of aan zijn gemachtigde is betekend of ter terechtzitting is overhandigd.
2. Van alle op de zaak betrekking hebbende beschikkingen zendt de griffier onverwijld bericht aan de eiser en aan de gedaagde die binnen de wettelijke termijn heeft geantwoord, voor zover dezen niet in persoon of bij gemachtigde zijn verschenen op de terechtzitting waarop de beschikking werd gegeven.
3. Van processen-verbaal en vonnissen zendt de griffier onverwijld een afschrift aan de eiser en aan de gedaagde die binnen de wettelijke termijn heeft geantwoord. Betreft het een eindvonnis, dan is het afschrift dat wordt verzonden aan een partij die tot tenuitvoerlegging van dat vonnis kan overgaan, opgemaakt in executoriale vorm.
4. Met uitzondering van het bepaalde in artikel 104, tweede lid, en tenzij de kantonrechter anders bepaalt, verzendt de griffier alle voor partijen bestemde stukken bij gewone brief."
2. Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering
Artikel 135 (Artikel 2.4.11), in werking sinds 1 januari 2002:
"In zaken waarin partijen in persoon kunnen procederen, stelt de griffier zo spoedig mogelijk de eiser en de in het geding verschenen gedaagde, voor zover zij niet in persoon of bij gemachtigde aanwezig waren op de terechtzitting, op de hoogte van het procesverloop."
"Artikel 231 (Artikel 2.11.3), eerste lid:
"Van de vonnissen verstrekt de griffier op de dag van de uitspraak een afschrift aan de eiser en aan de gedaagde die in het geding is verschenen. Betreft het een eindvonnis, dan is het afschrift dat wordt verstrekt aan een partij die tot tenuitvoerlegging van dat vonnis kan overgaan, opgemaakt in executoriale vorm."
Tweede Kamer, vergaderjaar 1999-2000, 26855, nr. 3
(Memorie van Toelichting bij wetsontwerp 26855, Herziening van het procesrecht voor burgerlijke zaken, in het bijzonder de wijze van procederen in eerste aanleg)
"Artikel 2.4.11:
"Het in artikel 2.4.11 (…) bepaalde stemt inhoudelijk overeen met het huidige artikel 118, tweede lid, Rv. De redactie is echter aangepast aan de terminologie van dit wetsvoorstel. Het gaat hier om het berichtgeven van rolbeschikkingen."
en
"Artikel 2.11.3
Zie met betrekking tot artikel 2.11.3, eerste lid, de huidige artikelen 64 en 118, derde lid, Rv. Deze bepalingen zijn iets aangescherpt doordat de griffier het afschrift op de dag van de uitspraak moet verstrekken."
3. Rapporten Nationale ombudsman
Verzoeker heeft zich al eerder tot de Nationale ombudsman gewend met de onderhavige problematiek. In rapport 94/462 van 21 juli 1994 was de Nationale ombudsman van oordeel dat de gedragingen van de griffies van de kantongerechten te Amsterdam, Haarlem en Alkmaar om verzoeker niet onverwijld in kennis te stellen van een aantal beslissingen die op de rolzittingen waren genomen, niet in overeenstemming waren met artikel 118, lid 2 Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering.
In de zaak die leidde tot het rapport 1995/0588 van de Nationale ombudsman klaagde verzoeker erover dat de griffies van de kantongerechten te Groningen, Utrecht en Haarlem hem niet of niet tijdig in kennis hebben gesteld van beslissingen die op een aantal rolzittingen waren genomen. Ook in deze zaak was de Nationale ombudsman van oordeel dat de griffies van de kantongerechten hadden gehandeld in strijd met artikel 118, lid 2 Rv, door verzoeker niet onverwijld een rolbericht toe te sturen.
4. Rolberichtencirculaire van 20 januari 1994, kenmerk 422131/894, inzake het verzenden van rolberichten
Hierin heeft de Minister van Justitie aan de directeuren gerechtelijke ondersteuning en hoofden van de kantongerechtorganisatie onder meer bericht dat de indruk bestond dat het voorkwam dat de (onverwijlde) toezending van stukken als bedoeld in art. 118, lid 2 Rv door de griffies niet dan wel pas na verloop van enige tijd plaatsvond. De Minister wees er op dat onverwijld betekende: onmiddellijk. Het leek de Minister redelijk indien betrokkenen twee dagen na de rolzitting op de hoogte waren gesteld van de afloop van de zaak op de rol.