Verzoeker klaagt er over dat de griffier van het kantongerecht te Utrecht door de in zijn rolberichten gestelde termijn voor het indienen van processtukken in het nadeel van de justitiabele afwijkt van de door de rolrechter gegeven termijn.
Ook klaagt verzoeker er over dat de griffier hem enerzijds heeft meegedeeld dat de stukken in afwijking van de rolberichten nog op de dag voor de rolzitting mogen worden ingediend, maar anderzijds de tekst van de rolberichten niet aanpast.
Beoordeling
I. Inleiding
In een (standaard)brief van 17 december 1999 (een zogeheten rolbericht) stelde de griffier van het kantongerecht Utrecht verzoeker, advocaat en procureur, op de hoogte van het antwoord dat zijn wederpartij in een civiele kantongerechtszaak had gegeven op zijn eis. De griffier deelde verzoeker tevens mee dat hij de gelegenheid had schriftelijk te reageren en dat zijn reactie uiterlijk op 14 januari 2000 moest worden ingeleverd op de griffie van het kantongerecht.
In een klachtbrief uitte verzoeker zijn ongenoegen daarover. Hij gaf daarbij onder meer aan dat in het rolbericht niet was vermeld wanneer de desbetreffende zitting (de zogeheten rolzitting) zou plaatsvinden, maar dat dat waarschijnlijk op woensdag 19 januari 2000 zou zijn; woensdag was namelijk de vaste dag voor rolzittingen van het kantongerecht Utrecht. Volgens verzoeker ontnam de giffier hem (en andere procespartijen in vergelijkbare situaties) een deel van de door de kantonrechter vastgestelde reactietermijn, door aan te geven dat de reactie uiterlijk 14 januari 2000 (de vrijdag vóór de rolzitting) op de griffie moest zijn.
In antwoord op de klacht deelde het hoofd kantonorganisatie kantongerechten Utrecht en Amersfoort verzoeker in een brief van 20 januari 2000 mee dat op de rolzitting van woensdag alle nieuwe en lopende civiele zaken werden behandeld, dat dat meestal meer dan 400 dossiers betrof en dat er een onwerkbare situatie zou ontstaan wanneer alle conclusies (processtukken) zouden worden aangeleverd op de dag vóór de zitting. Het hoofd kantonorganisatie voegde daar onder meer aan toe dat er niets aan in de weg stond de conclusie op dinsdag aan te leveren.
II. Ten aanzien van de termijn voor het indienen van processtukken
1. Verzoeker klaagt er in de eerste plaats over dat de giffier van het kantongerecht te Utrecht door de in zijn rolberichten gestelde termijn voor het indienen van processtukken in het nadeel van de justitiabele afwijkt van de door de rolrechter gegeven termijn.
2. In het onderzoek van de Nationale ombudsman heeft de Minister van Justitie er op gewezen dat partijen in een civiele kantongerechtsprocedure ingevolge artikel 117 van het Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering (Rv) (oud; zie Achtergrond, onder 1.) op twee manieren processtukken konden inleveren. Op de eerste plaats kon dat, al dan niet door tussenkomst van een zogeheten rolgemachtigde, ter zitting. Op de tweede plaats konden stukken, al dan niet per post, ter griffie werden ingeleverd. De griffier van het kantongerecht te Utrecht deelde procespartijen mee dat de stukken die (per post) ter griffie werden ingeleverd uiterlijk de vrijdag voorafgaande aan de rolzitting binnen moeten zijn. Deze instructie werd volgens de Minister gegeven om de juiste en tijdige verwerking van de op de griffie ingekomen stukken mogelijk te maken. Tevens gaf de Minister aan dat de instructie beruste op een besluit van de kantonrechtersvergadering van de kantongerechten Utrecht en Amersfoort. Volgens de Minister was dat besluit gebaseerd op artikel 109 Rv (oud; zie Achtergrond, onder 1.), waarin was bepaald dat de kantonrechter partijen, ingeval is geantwoord op de eis, de gelegenheid geeft om binnen een door hem te bepalen termijn een schriftelijke toelichting te geven.
3. Gezien hetgeen de Minister van Justitie naar voren heeft gebracht en gelet op de destijds geldende wettelijke voorschriften, moet het ervoor worden gehouden dat de rolrechter instemde met de wijze waarop de griffier termijnen stelde voor het aanleveren van processtukken ter griffie. Verzoekers stelling dat de griffier middels de in de rolberichten gestelde termijn afweek van de termijn die de kantonrechter stelde, houdt dan ook geen stand. In zoverre is de onderzochte gedraging op dit punt behoorlijk.
4. De Minister van Justitie liet tevens weten dat de op het kantongerecht Utrecht gekozen werkwijze een verkeerde indruk kon wekken, namelijk dat stukken uitsluitend per post (ter griffie) en niet ook op de rolzitting konden worden aangeleverd. De opmerking van de Minister is terecht. Uit een oogpunt van actieve informatieverstrekking was het niet juist dat in het standaard rolbericht niet was aangegeven wanneer de rolzitting zou plaatsvinden en dat de stukken ook ter zitting konden worden aangeleverd. In zoverre is de onderzochte gedraging op dit punt niet behoorlijk.
III. Ten aanzien van de mededeling dat de stukken nog op de dag voor de rolzitting konden worden ingeleverd, terwijl de tekst van het rolbericht niet werd aangepast
1. Verzoeker klaagt er verder over dat de griffier hem - in antwoord op zijn klacht - bij brief van 20 januari 2000 meedeelde dat er niets aan in de weg stond om processtukken op de (dins)dag vóór de op woensdag te houden rolzitting aan te leveren, terwijl in het standaard rolbericht van de griffie bleef vermeld dat de stukken uiterlijk op de vrijdag vóór de rolzitting moesten worden aangeleverd.
2. Gezien het bovenstaande onder I, behoort de informatie die de griffier in rolberichten aan de procespartijen geeft te zijn dat processtukken ter griffie kunnen worden aangeleverd uiterlijk op de vrijdag vóór de rolzitting en dat zij daarnaast op de zitting zelf kunnen worden aangeleverd. In dat licht bezien is het niet begrijpelijk en niet juist dat de griffier verzoeker heeft meegedeeld dat stukken nog op de dinsdag vóór de zitting konden worden aangeleverd. De onderzochte gedraging is niet behoorlijk.
Conclusie
De klacht over de onderzochte gedraging van de griffier van het kantongerecht, die wordt aangemerkt als een gedraging van de Minister van Justitie, is gegrond wat betreft de informatie die werd verstrekt in de standaard rolberichten van de griffie en wat betreft het feit dat verzoeker werd meegedeeld dat hij op de dag vóór de rolzitting stukken kon aanleveren.
De klacht is niet gegrond wat betreft het bekorten van de termijn voor het indienen van processtukken.
Met instemming heeft de Nationale ombudsman kennis genomen van de mededeling van de Minister van Justitie, dat het (standaard)rolbericht van de griffier van het kantongerecht Utrecht werd gewijzigd, alsmede dat in het nieuwe rolbericht uitdrukkelijk wordt aangegeven dat stukken, behalve ter griffie, op de rolzitting kunnen worden ingeleverd.
Onderzoek
Op 21 april 2000 ontving de Nationale ombudsman een verzoekschrift van de heer P. te Hoofddorp, met een klacht over een gedraging van de griffier van het kantongerecht te Utrecht.
Naar deze gedraging, die wordt aangemerkt als een gedraging van de Minister van Justitie, werd een onderzoek ingesteld.
In het kader van het onderzoek werd de Minister van Justitie verzocht op de klacht te reageren en een afschrift toe te sturen van de stukken die op de klacht betrekking hebben. Tijdens het onderzoek kregen de Minister van Justitie en verzoeker de gelegenheid op de door ieder van hen verstrekte inlichtingen te reageren. Tevens werd de Minister van Justitie een aantal specifieke vragen gesteld.
Het resultaat van het onderzoek werd als verslag van bevindingen gestuurd aan betrokkenen.
De Minister van Justitie deelde mee zich met de inhoud van het verslag te kunnen verenigen.
De reactie van verzoeker gaf aanleiding het verslag op een enkel punt aan te vullen.
Bevindingen
De bevindingen van het onderzoek luiden als volgt:
A. feiten
1. Bij brief van 17 december 1999 deelde de griffier van het kantongerecht te Utrecht verzoeker, advocaat en procureur te Hoofddorp, het volgende mee:
“…De wederpartij heeft geantwoord op de eis.
Bijgaand treft u het antwoord aan.
U krijgt de gelegenheid om een schriftelijke toelichting in te dienen.
Uw schriftelijke toelichting, in tweevoud, moet uiterlijk op 14 januari 2000 ingeleverd worden op de griffie van het kantongerecht.
U moet er rekening mee houden dat het niet indienen van deze toelichting tot afwijzing van de vordering kan leiden.
Slechts een behoorlijk gemotiveerd verzoek kan aanleiding geven tot het verlenen van uitstel. Het verzoek om uitstel kan alleen in behandeling worden genomen indien het verzoek tijdig schriftelijk wordt ingediend en uit het verzoek blijkt dat aan de wederpartij een kopie is verzonden…"
2. In een ongedateerde brief van omstreeks 12 januari 2000 deelde verzoeker de griffier onder meer het volgende mee:
“…In opgemelde aangelegenheid zend ik U conform Uw rolbericht van 17 december 1999 de conclusie van repliek ("nadere toelichting”) in tweevoud toe voor de zitting van (vermoedelijk) woensdag 19 januari 2000.
Ik leg bij deze tegelijk (…) aan U voor, dat het volstrekt onacceptabel is, dat U in Uw rolberichten erover zwijgt, wanneer de volgende zitting is en in stede daarvan alleen maar mededeelt, wanneer U ten behoeve van het comfort van de eigen werkpraktijk nieuwe processtukken in Uw bezit wenst te hebben.
Afgezien van deze verkeerde rolberichtgeving, ontneemt U de procespartij die aan het woord is, een deel van zijn termijn. Aannemende, dat in casu de rolzitting pas op woensdag 19 januari 2000 is, is een conclusie op dinsdag 18 januari 2000 vroeg genoeg ter griffie. Het gaat dan niet aan er voor het eigen gerief vrijdag 14 januari 2000 van te maken.
Dat U liever niet alle (of de meeste) conclusies de laatste dag wilt ontvangen, is begrijpelijk, maar dan moet U de Minister van Justitie maar om een oplossing vragen. Uw eigen ingreep is volstrekt niet aanvaardbaar. Zowiezo zien wij in den lande, hoe men op de Kantongerechten met allemaal evenzo vreemde als eigenwijze procedures de eigen gang gaat. Overal is weer wat anders en altijd betreft het een inperking van mogelijkheden van of een extra belasting voor de procespartijen c.q. hunne gemachtigden terwille van het comfort van de ambtelijke werkpraktijk."
3. In een brief van 20 januari 2000 liet het hoofd kantonorganisatie van de kantongerechten Utrecht en Amersfoort verzoeker het volgende weten:
"…In antwoord op uw ongedateerd schrijven met betrekking tot de inhoud van het door u ontvangen rolbericht, kan ik u mededelen dat ik niet de intentie heb de huidige werkwijze van de griffie aan te passen.
Ik vind de toon van uw schrijven nogal aanmatigend, waar ik geen begrip voor kan hebben.
Hoewel ik uit uw schrijven meen te moeten opmaken dat er advocaten zijn die zo laat mogelijk aan hun verplichtingen willen voldoen, kan ik mijn griffiemedewerkers niet opzadelen met een werkwijze dat alle conclusies op de voorlaatste dag binnenkomen.
Gezien het feit dat de zitting van woensdag, waarop alle nieuwe en lopende civiele zaken worden behandeld, meestal bestaat uit meer dan 400 dossiers, zult u er begrip voor hebben dat er een onwerkbare situatie ontstaat wanneer alle conclusies zouden worden aangeleverd op de dinsdag voor de zitting. Dit is derhalve niet voor eigen gerief, zoals u dat meent te moeten noemen, maar voor een snel en ordelijk verloop van de zitting op woensdagochtend. Niemand is er bij gebaat indien er op het moment van de zitting alle stukken nog moeten worden ingevoegd in de dossiers.
Overigens staat niets er aan in de weg de conclusie op dinsdag aan te leveren.
Navraag bij mijn griffiemedewerkers heeft mij geleerd dat niemand weigert om de datum van de rolzitting door te geven…"
B. Standpunt verzoeker
1. Het standpunt van verzoeker is kort samengevat weergegeven in de klachtformulering onder Klacht.
2. In zijn verzoekschrift van 21 april 2000 merkte verzoeker onder meer het volgende op:
"de griffier van het Kantongerecht te Utrecht "stelt het eigen belang voorop en houdt vast aan het comfort van de eigen werkpraktijk” en doet dat middels het verzenden van rolberichten aan procederende partijen met een (heel bewust) onjuiste inhoud.
Ofschoon de rolzittingen ten Kantongerechte Utrecht altijd op woensdag zijn, verplicht de griffier de justiciabelen de stukken op de vrijdag vóór de rolwoensdag in te leveren. De griffier kort de justiciabelen daarom eigenmachtig en onnodig op de termijn en dat kan in het rechtsbedrijf minder ervaren lieden (en er zijn nogal wat mensen die zelf procederen) er toe brengen hun stuk snel af te raffelen en/of bepaalde bijlagen niet (meer) op te zoeken. Weliswaar wordt de mogelijkheid van uitstel genoemd, maar of juridisch minder bedreven mensen allemaal "behoorlijk motiveren” is zeer de vraag en als de rolrechter vindt, dat het verzoek naar zijn persoonlijke smaak niet "behoorlijk genoeg gemotiveerd” is, is de justiciabele meteen de pineut.
Alhoewel ik hierover al 2 jaar eerder (zonder succes) gevallen was, viel ik er naar aanleiding van een rolbericht van 17 december 1999 (…) opnieuw over (…).
(…)
Alhoewel de griffier in die brief (van 20 januari 2000; N.o.) zegt: "Overigens staat niets er aan in de weg de conclusie op dinsdag aan te leveren” en daarmee te kennen geeft, dat de stukken dus helemaal niet reeds op vrijdag aanwezig moeten zijn, gaat hij er wel gewoon mee door de mensen wijs te maken dat het wèl moet. Vide het rolbericht van 20 april 2000: "Uw akte moet uiterlijk op 12 mei (en dat is een vrijdag) ingeleverd worden op de griffie van het Kantongerecht”.
(…)
Zoals ik uiteengezet heb, heb ik er alle begrip voor, dat de griffier niet alles op dinsdag wil ontvangen, maar dat dient dan wel op een andere manier aan de justiciabelen en hunne gemachtigden overgebracht worden dan met het misleidende en in strijd met de waarheid zijnde “moeten”. Computers zijn brave beesten en produceren duizenden, tienduizenden malen elke fatsoenlijke standaardtekst en anders moet de Minister maar meer geld, apparatuur en mankracht verzorgen. Het gaat niet aan de gevolgen van een tekort op dat gebied af te wentelen op de justiciabelen en hunne gemachtigden."
3. Verzoeker voegde bij zijn verzoekschrift onder meer een kopie van een brief van 12 januari 1998, waarin hij bij het kantongerecht zijn beklag deed over een rolbericht van 9 januari 1998. In dat rolbericht was aangegeven dat stukken voor de rolzitting op de vrijdag daarvoor moesten worden ingeleverd.
C. Standpunt Minister van Justitie
1. In reactie op de klacht van verzoeker liet de Minister van Justitie in een brief van 1 maart 2001 het volgende weten:
"Op het indienen van stukken bij de kantonrechter zijn de artikelen 105, eerste lid en 117, derde lid Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering van toepassing, waarin omschreven is het recht om op de rolzitting stukken in te leveren.
Tijdens de behandeling ter rolzitting wordt door de rolrechter uitgegaan van de verschijning van partijen ter rolle. Hiervoor wordt een termijn aangehouden van vier weken. Partijen die de stukken per post inleveren wordt in het rolbericht medegedeeld dat de stukken uiterlijk de vrijdag voorafgaande aan de rolzitting binnen moeten zijn. Deze instructie wordt gehanteerd om de juiste en tijdige verwerking van de ingekomen stukken mogelijk te maken. Dus slechts indien justitiabelen stukken per post zenden, kan het niet anders zijn dan dat deze vanwege de administratieve verwerking eerder in het bezit van het kantongerecht moeten zijn.
Indien partijen besluiten om op de rolzitting aanwezig te zijn, kunnen de stukken ter rolle aan de rolrechter worden overgelegd. Wanneer partijen hiertoe besluiten, is er geen sprake van een afwijkende termijn.
De tweede door u geformuleerde klacht beantwoord ik als volgt.
Stukken mogen altijd op de dag van de rolzitting worden overhandigd. Omdat de meeste justitiabelen prefereren de stukken per post te sturen, wordt in de rolberichten de dag van de voorafgaande vrijdag aan de rolzitting genoemd. Overigens zijn nieuwe rolberichten in gebruik waarin, naast de datum waarop uiterlijk de stukken per post moeten zijn ingeleverd, de datum van de zitting is opgenomen. Hierdoor krijgen procespartijen duidelijker de informatie over de mogelijkheden de stukken op de rolzitting te komen inleveren.
In uw brief stelt u een aantal vragen. De antwoorden ontleen ik aan het ambtsbericht van de directeur beheer gerechten van het arrondissement Utrecht.
(De gestelde vragen luiden als volgt:
1. Is het juist dat stukken bestemd voor de wekelijkse op woensdag te houden rolzitting uiterlijk op de voorafgaande vrijdag moeten zijn ingediend?
2a. Is het desbetreffende voorschrift gebaseerd op een besluit van de kantonrechter(s)? Zo nee, wie is er dan verantwoordelijk voor het opstellen van de tekst?
2b. Geldt dit voorschrift uitsluitend voor procespartijen die geen gebruikmaken van een rolgemachtigde? Of geldt een en ander ook voor rolgemachtigden?
2c. Om welke reden dienen de stukken reeds op vrijdag te zijn gedeponeerd?
3a. Is het juist dat verzoeker is meegedeeld dat, in afwijking van de tekst van het rolbericht, geen bezwaar bestaat tegen het later dan vrijdag inleveren van de stukken?
3b. Als dit het geval is, geeft dit dan aanleiding voor aanpassing van de inhoud van het rolbericht? Zo nee, waarom niet?; N.o.)
Vraag 1. Inderdaad dienen de stukken van partijen die zonder rolgemachtigde procederen en de stukken per post aanleveren, bestemd voor de rolzitting van woensdag uiterlijk de voorafgaande vrijdag op het kantongerecht binnen te zijn. De inhoud van de rolberichten is niet (heel bewust) onjuist, aangezien de wet geen termijnen stelt voor het indienen van de schriftelijke toelichting.
Vraag 2a. Het betreffende voorschrift is gebaseerd op een besluit van de kantonrechtersvergadering. Dit besluit is gebaseerd op de wettekst van artikel 109 Rv, waarin de kantonrechter de bevoegdheid heeft gekregen de termijn voor het inleveren van schriftelijke stukken vast te stellen.
Vraag 2b. Ja, van de door de rolgemachtigden op de rolzitting overhandigde stukken wordt aantekening gehouden op de rol. Dit geldt niet voor de stukken die per post worden ingediend. Die moeten in het postregistratiesysteem worden ingevoerd.
Vraag 2c. Voor een tijdige administratieve verwerking van de stukken in het postregistratiesysteem.
Vraag 3a. Inderdaad is aan verzoeker medegedeeld dat bij een latere inlevering van stukken deze ook nog worden verwerkt, maar dan moeten de stukken wel op de rolzitting worden overhandigd.
Vraag 3b. Binnenkort komen nieuwe rolberichten in gebruik waarin, naast de datum waarop uiterlijk de stukken per post moeten zijn ingeleverd, de datum van de zitting is opgenomen. Hierdoor krijgen procespartijen duidelijker de informatie over de mogelijkheid de stukken op de rolzitting te komen inleveren.
Bij de kantongerechten Utrecht en Amersfoort wordt gewerkt met een uitstelbeleid van 4 weken. Deze termijn is zeer ruim, zodat (rol)gemachtigden of justitiabelen voldoende tijd hebben de toelichting te formuleren.
Het brengen van stukken mag (zelf dan wel via de (rol)gemachtigde) tot op de rolzitting (i.e. een termijn van 4 weken). Het per post indienen van de stukken moet gebeuren uiterlijk op de vrijdag voorafgaande aan de rolzitting (i.e. een effectieve termijn van 3,5 weken).
Een en ander overziend kom ik tot de conclusie dat de op het kantongerecht gekozen werkwijze een verkeerde indruk kan wekken, namelijk dat stukken niet ook op de rolzitting kunnen worden ingeleverd. Doordat verwarring kan ontstaan, acht ik de klacht gegrond. Inmiddels is overigens de betreffende brief aangepast. Een kopie van een dergelijke brief stuur ik u hierbij ter kennisneming toe.
Gegeven het feit dat het rolbericht inmiddels is aangepast, acht ik de tweede klacht ongegrond."
2. De Minister van Justitie voegde bij zijn reactie kopieën van de ambtsberichten die hij over verzoekers klacht ontving van de directeur Bedrijfsbureau van de arrondissementsrechtbank Utrecht en van het Hoofd Kantonorganisatie Kantongerechten Utrecht en Amersfoort.
Tevens zond hij een kopie in van (een voorbeeld van) het nieuwe rolbericht dat bij het kantongerecht Utrecht in gebruik was genomen. Het bericht luidt als volgt:
"…Bijgaand treft u aan de conclusie c.q akte die door de wederpartij is genomen.
U wordt in de gelegenheid gesteld vóór 26 januari 2001 of op de zitting van woensdag 31 januari 2001 te 09.30 uur schriftelijk te reageren. De schriftelijke reactie dient in tweevoud te worden ingediend. Vermeldt u in alle schriftelijke stukken de namen van partijen en het hierboven genoemde kenmerk.
U kunt alleen schriftelijk uitstel vragen. Dit verzoek moet gemotiveerd worden. Bovendien moet u de wederpartij schriftelijk van het verzoek in kennis stellen. Uit uw brief aan de kantonrechter moet ook blijken dat u de wederpartij op de hoogte hebt gesteld.
Wellicht ten overvloede wijs ik er op dat in uw nadeel kan worden beslist, als u niet reageert.
Vroegtijdig inleveren van conclusies of akten versnelt het verloop van de procedure…"
D. Reactie verzoeker
Naar aanleiding van de reactie van de Minister van Justitie merkte verzoeker in een brief van 9 maart 2001 onder meer het volgende op:
"1) Kennelijk vol verbazing vraagt de griffier zich af, waarom het onjuist zou zijn, als de stukken op de vrijdag voor de rolwoensdag aanwezig zouden zijn.
Nee, dat is ook niet onjuist, maar dat is het punt ook niet. De stukken mogen ook een week of twee eerder aanwezig zijn. Het gaat er om, dat op het Ktg Utrecht de mensen valselijk voorgespiegeld wordt, dat die vrijdag deadline is. Dat het geen deadline is, werd ook al eerder erkend bij brief van de griffier van 20 januari 2000: "Overigens staat niets er aan in de weg de conclusie op dinsdag aan te leveren”.
Maar desalniettemin wil de griffier op stalinistische wijze vasthouden aan het de mensen wijs maken, dat die vrijdag wèl deadline is.
2a) Pure onzin. Het "indienen” van art. 109 Rv slaat op het aanwezig zijn ter zitting en niet op het aanwezig zijn ter griffie. Duidelijk is, dat, wanneer de stukken niet daags vóór de zitting ter griffie zijn, zij ook de zitting niet meer kunnen halen. Als het zou betekenen, wat de griffier suggereert, dan bestaat het indienen ter zitting via een rolgemachtigde kennelijk niet meer.
Artikel 109 slaat ook op een beslissing per keer en in een individuele zaak. In feite houdt deze bepaling niets anders in, dan dat de Ktr de datum van de volgende rolzitting in de desbetreffende zaak vastgesteld wordt.
2b) Irrelevant. Ook stukken die nog op dinsdag binnenkomen kunnen in het postregistratiesysteem ingevoerd worden.
Dat het wenselijk is de stukken zo vroeg mogelijk op de griffie te hebben en dat niet de hele "bups” op die laatste dinsdag zal komen, is helemaal juist, volstrekt begrijpelijk, maar niet aan de orde.
Procespartijen hebben het ook niet altijd voor het uitkiezen; ook zij moeten vaak nog dingen uitzoeken, stukken vergaren, etc. Ook zij hebben hun tijd nodig. Wat blijft er nog over van de vier weken, als het meestal al een week duurt, voor je de processtukken van de tegenpartij via de griffier ontvangen hebt (en heb je een rolwaarnemer, kan het toch gauw een dag of 3-4 duren!) en je ook voor het inzenden van de reactie tijd moet aftrekken: netto 14 dagen?? Kun je je stukken op maandag inzenden i.p.v. reeds op de voorgaande donderdag, dan scheelt dat héél veel.
Nog eens: weliswaar wordt de mogelijkheid van uitstel genoemd, maar of juridisch minder bedreven mensen allemaal "behoorlijk motiveren” is zeer de vraag en als de rolrechter vindt, dat het verzoek naar zijn persoonlijke smaak niet "behoorlijk genoeg gemotiveerd” is, is de justiciabel meteen de pineut. Bovendien: nodeloos aanhouden is ook weer nodeloos werk voor iedereen.
2c) Als het Ktg niet in staat is ook nog op dinsdag binnengekomen stukken tijdig te verwerken, dan deugt er iets niet in de organisatie; dan moet de Minister maar voor meer mankracht en computers zorgen i.p.v. eenvoudig het tekort aan tijd weg te halen bij de procespartijen. Maar de Overheid is er altijd al goed in geweest de gevolgen van eigen tekortkomingen, af te wentelen op de burgers en veel beter voor zichzelf dan voor de burgers te zorgen.
3a) Pertinente onwaarheid; de brief van de griffier van 20 januari 2000: "Overigens staat niets er aan in de weg de conclusie op dinsdag aan te leveren”, laat ook niets aan duidelijkheid te wensen over. Dat is dus evident niet pas op de rolzitting.
(…)
3b) De griffier zegt er niet bij, of hij in zijn nieuwe rolberichten weer aan die vrijdag gaat vasthouden voor het inzenden van stukken. Dus dat zal dan wel weer gebeuren.
Dat de griffier 4 weken "zeer ruim” noemt, laat zien, hetzij dat hij er geen flauw benul van heeft, hoeveel werk meestal aan die "nadere toelichting” (in de dagelijkse praktijk gewoonlijk de facto een volledige conclusie van repliek met alles er op en er aan) verbonden is, hetzij, dat hem geen fluit interesseert en dat hij alleen het belang van zijn eigen toko voor ogen heeft.
Een wederpartij komt met grote regelmaat met zeer verrassende stellingen en/of stukken. Dan kost het veel tijd daar een goed antwoord op te vinden; er moeten vaak met veel mensen gesprekken gevoerd worden (die mensen zijn niet altijd meteen beschikbaar), stukken opgevraagd van her en der en ook de procesgemachtigde pleegt met méér werk dan die éne zaak te zitten.
"Vier weken zeer ruim” is buitengewoon dom geklets, a fortiori, als die feitelijk nog eens tot twee weken wordt ingekort. Soms hebben Kantongerechten wel 10 of 14 dagen nodig om stukken te verzenden. (…)
Uiteindelijk begrijpt de Minister, dat de griffier helemaal fout en verklaart hij mijn klacht gegrond. Maar wel met enorme tegenzin, want hij beperkt zich tot wat gemurmel over "verwarring”. Niks "verwarring”; gewoon misleiding en daaraan wordt kennelijk ook nog steeds vastgehouden. Het "gegrond” wordt wel erg uitgehold; bijna geheel.
Immers, het wordt nu: òf uiterlijk op vrijdag aanwezig op de griffie en zo niet, dan is de enige mogelijkheid nog ter rolzitting. Dat is dus onjuist: bij inzending moeten de stukken nog steeds op maandag of dinsdag kunnen arriveren.
(…)
Waarom mijn tweede klacht (onbehoorlijk commentaar van de griffier op een burger, terwijl hij zowiezo al te zwijgen heeft) ongegrond moet zijn, omdat de rolberichten aangepast zouden wezen, vermag ik totaal niet in te zien. Het één heeft toch waarachtig niets met het andere te maken. Het is de taak van de griffier om tegen een zeker traktement diensten aan de gemeenschap te verrichten. Het is niet de taak van de griffier om burgers standjes te geven, of hun zelfs de Levieten te lezen. Bovendien is de werkplek een locatie om het voornoemde werk uit te voeren en niet om veel te lange tenen te koesteren.
Maar het zal met de twee stellingen van Brüll te maken hebben, dan wel een combinatie of cumulatie daarvan:
1) "Als een ambtenaar aan het werk gaat, wordt hij schizofreen; dan verliest hij het contact met de dagelijkse werkelijkheid" en
2) "Wij moeten eens af van het idee dat de Overheid zich netter gedraagt dan de burgers; het tegendeel is eerder het geval"."
E. Reactie Minister van Justitie
1. Naar aanleiding van de reactie van verzoeker liet de Minister van Justitie bij brief van 9 juli 2001 onder meer het volgende weten:
"U vroeg in uw brief om toezending van een besluit van de kantonrechtersvergadering. Hierbij stuur ik u een kopie van de brief d.d. 22 juni 2001 van de coördinerend kantonrechter te Utrecht en Amersfoort. Deze brief geeft niet alleen het desbetreffende besluit van de kantonrechtersvergadering weer, maar geeft ook een motivering van dat besluit.
Met uw bovengenoemde brief zond u mij een reactie van verzoeker op mijn brief d.d. 1 maart 2001. U verzocht mij een reactie te geven op dit commentaar. In de brief van de coördinerend kantonrechter staan enkele argumenten die betrekking hebben op de punten 1, 2a, 2b, en 3b in de brief van verzoeker. Deze punten zijn daarmee beantwoord.
Ten aanzien van punt 2c merk ik op dat een verdere versnelling van de administratieve procedure onevenredig (gegeven het rendement) veel mankracht zou kosten."
2. Bij zijn reactie sloot de Minister een kopie in van een brief die de coördinerend kantonrechter kantongerechten Utrecht en Amersfoort hem op 22 juni 2991 namens het hoofd kantonorganisatie kantongerechten Utrecht en Amersfoort toezond. In de brief staat onder meer het volgende:
"Bij de invoering van de nieuwe kantongerechtsprocedure (art. 97 e.v. Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering) is door de kantonrechters te Utrecht en Amersfoort bepaald dat de rolzittingen (zittingen waarop nieuw aangebrachte civiele zaken worden behandeld c.q. het proces voortgang vindt) gehandhaafd worden.
Omdat de wetswijziging tot gevolg had dat veel meer dan voor de wijziging van de wet zonder rolgemachtigden zou worden geprocedeerd, is door de kantonrechters besloten dat processtukken, die niet tijdens deze zitting (al dan niet door een rolgemachtigde) worden overhandigd, uiterlijk op de vrijdag voorafgaand aan de rolzitting waarop de proceshandeling verricht moest worden (deze rolzitting is op beide kantongerechten op woensdag) op de griffie van het kantongerecht moesten zijn. De wettelijke bepalingen laten het stellen van deze termijn toe.
De reden voor deze beslissing van de kantonrechters was dat de griffie tijd nodig heeft om de zaken (honderden) voor te bereiden en te ordenen.
Bovenstaande betekende dat een justitiabele die zonder rolgemachtigde procedeert, de keuze had/heeft het door hem in te dienen processtuk of tijdens de rolzitting te overhandigen of voor de voorgaande vrijdag toe te zenden. Een justitiabele die met een rolgemachtigde procedeert, laat de stukken via deze gemachtigde tijdens de (rol)zitting overhandigen.
Inmiddels hebben de kantonrechters besloten dat de instructiebrief, die de justitiabele, die zonder rolgemachtigde procedeert, ontvangt van het kantongerecht, zodanig wordt aangepast dat aangegeven wordt dat processtukken door de justitiabelen of voor de voorafgaande vrijdag kunnen worden toegezonden of tijdens de (rol)zitting kunnen worden overhandigd."
F. Nadere reactie verzoeker
Naar aanleiding van de mededelingen van de Minister van Justitie liet verzoeker bij e-mailbericht van 27 juli 2001 onder meer het volgende weten:
"Ik schrik van de arrogantie en het cynisme van de Ktrs te Utrecht en Apeldoorn als neergelegd in hun brief van 22 juni jl.
Allereerst hebben zij hier helemaal geen zeggenschap. Dit is allemaal griffierswerk, waar Kantonrechters geen fluit over te vertellen hebben. Kantonrechters zijn er om recht te spreken, als burgers een geschil hebben. Zij hebben niks te besluiten over zaken als waarover door mij geklaagd. Zij zijn simpelweg niet bevoegd. Het is een bizarre toestand al die Kantonrechters die zich steeds uitvoeriger met allerlei griffiezaken bemoeien en intussen het maken van vonnissen aan juridisch onbekwame griffiemedewerkers overlaten.
(…)
Maar ik snap het allemaal wel: als de Ktr iets bepaald heeft, is er niets en niemand die kan ingrijpen. Een griffier kan van de Minister op z'n falie krijgen (althans: in theorie) en een Ktr niet.
Ik vind het schandalig, dat voor het comfort van de dagelijkse werkpraktijk van de griffie gewoon maar op een antwoordtermijn wordt gekort en dat degeen die daar moeite mee heeft, maar de diensten van dure tot zeer dure rolwaarnemende deurwaarders moet inroepen. Want vergist U zich niet in de tarieven voor rolwaarneming: als je de procedure wint, slikt de rolwaarnemende deurwaarder simpelweg de helft, soms 2/3 van het toegewezen salaris gemachtigde in (dat kan dus tot vele honderden, soms duizenden guldens oplopen!!) plus kantoor- en dossierkosten, terwijl verder een neveneffect is, dat de deurwaarders het vonnis niet aan de opdrachtgever willen afgeven om hem eerst eens te laten proberen het geld te innen. Nee, ze maken er meteen weer een incasso-opdracht van dus ben je voor de derde keer kosten (meestal "afwikkelingskosten”) verschuldigd. Aan die laatste onhebbelijkheid kan het Ktg dan weliswaar niets doen, maar die onhebbelijkheid bestaat nu eenmaal wel.
Het is arrogant en cynisch te stellen, dat men dus "een keuze” heeft. Gezien de financiële consequenties van een rolwaarnemer is er helemaal geen "keuze”. Maar de Ktr kijkt kennelijk alleen maar naar zijn eigen toko en de rest interesseert hem helemaal niets. Het is werkelijk belachelijk, hoe hier griffieproblemen simpelweg afgewenteld worden op de justiciabelen.
Dat je met gebruik van rolwaarnemers wèl de tijd tot de allerlaatste dag zou hebben, is ook niet waar. Niet alle deurwaarders staan rol waar te nemen. Ze doen het bij toerbeurt. Dus moeten je processtukken vaak ook eerst van je vaste deurwaarder A naar rolwaarnemend deurwaarder B en B wil ze ook daags vóór de zitting hebben.
De wetgever heeft het nu eenmaal mogelijk gemaakt stukken via de griffie uit te wisselen en dan kunnen niet een paar navelstarende Kantonrechters dat systeem frustreren door op de antwoordtermijnen te gaan bekorten.
Overigens heb ik in deze al eerder een brief van de griffie gehad, waarin men erkende, dat wel degelijk stukken ingeleverd konden worden t/m de dag voor de roldag. Die brief heb ik u ook toegezonden. Daar lezen we nu helemaal niets meer over. In tegendeel, de Ktrs willen voortaan benadrukken: òf uiterlijk op vrijdag, of ter zitting.
Het lijkt wel, of de Ktrs denken, dat een procederende partij in het dagelijks leven niets anders te doen heeft dan zich fulltime met die éne en enkele procedure bezig te houden en dat ook alle reacties voor het grijpen liggen, zodat een antwoordgeschrift een fluitje van een cent moet zijn en binnen enkele dagen afgehandeld. Het is bizar: zelf jammeren over de grote druk en meer tijd nodig hebben en dan maar de justiciabel in tijdnood brengen. Ik zei ook al: voor de griffie een reactie van de wederpartij verzonden heeft, zijn alweer een paar dagen verstreken; dan komt de postweg er bij. Van de vier weken voor een reactie gaat er dus eerst aan het begin al (bijna) een week van af en dan aan het eind ook nog eens. Blijven twee weken over. Bizar en absurd. En dan te bedenken, dat er ook nog kantongerechten zijn, waar vier weken peremptoir met bijkans stalinistische strengheid gehandhaafd wordt en je bij je tegenstander moet gaan bedelen om meewerking uitstel (wat veelal uitsluitend om pesterige redenen weer niet verleend wordt).
Waar ze het ook niet over hebben: nodeloos uitstel vragen is óók werk. Juist door die drie dagen extra kunnen veel aanhoudingen worden vermeden. Dus is het nog inhoudelijke onzin ook. Niet voor niets is er aan mijn argumenten ook geen enkele aandacht besteed. Alleen het eigen werkcomfort is aan de orde gesteld.
De Minister moet die Ktrs gewoon terug hun hok in sturen: "Vonnissen maken en je verder nergens mee bemoeien! (en griffiemedewerkers houden zich voortaan bezig met griffiezaken en mogen niet meer als hulpjes van de rechter aan het schrijven van vonnissen gezet worden")."
G. Nadere reactie verzoeker OP HET VERSLAG VAN BEVINDINGEN
In reactie op het verslag van bevindingen liet verzoeker per e-mailbericht van 30 april 2002 onder meer het volgende weten:
"Ik wil één opmerking maken over het "kom maar indienen ter zitting".
Voor mij is Utrecht nog relatief dichtbij: met het openbaar vervoer een - pakweg - anderhalf uur reizen (enkele reis en dan moet de trein wel op tijd rijden!). Voor iemand in Den Helder, Groningen, etc. wordt het al een stuk beroerder. Afgelopen november moest ik voor een comparitie naar het Ktg Enschede. Ik was vier een een half uur onderweg en dat is ook nog niet eens het meest vergelegen Ktg voor mij: Heerlen, Winschoten, Assen, Emmen, Beetsterzwaag, Heerenveen, Sittard liggen nóg verder en mag Terneuzen dan in kilometers een fractie dichterbij zijn, de reistijd is véél langer.
Hoezo inleveren op de rolzitting?
Van de geen die dit voorgesteld heeft, moet onafwendbaar aangenomen worden, dat hij hetzij burger plus klachtprocedure bij de N.O. volstrekt niet serieus neemt, hetzij niet beschikt over het oordeel des onderscheids.
Over de absurdheid van een dergelijk voorstel zal de N.O. zich expliciet uitlaten. De N.O. kan en mag niet accepteren, dat hem dergelijke apekool als "verweer" wordt voorgelegd, laat staan door iemand op een positie als de desbetreffende persoon; het doet er niet toe, of die persoon niet beter weet, of niet beter kan."
Achtergrond
1. Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering (oud; zoals dit gold tot 1 januari 2002)
Eerste boek, van de wijze van procederen voor de kanton-gerechten, arrondissements-regtbanken, hoven en den Hoogen Raad.
Eerste titel. Algemene bepalingen
Artikel 1, eerste lid:
"Elke regtsingang vangt aan met eene dagvaarding, door eenen deurwaarder, die tot het exploiteren in de plaats bevoegd is; hij is verpligt afschrift van het exploit te laten aan den persoon, of aan den woonplaats van den gedaagde."
Tweede titel, bijzondere bepalingen betreffende de wijze van procederen voor de kantonrechter.
Artikel 104, eerste en tweede lid:
"1. Indien de gedaagde een bekende woonplaats in Nederland heeft en geen verzoek wordt gedaan om de termijn van de dagvaarding te verkorten, kan, in afwijking van het bepaalde in de artikelen 1 tot en met 5 de dagvaarding plaatsvinden door toezending aan de gedaagde van een door de eiser ingevuld formulier waarvan het model wordt vastgesteld door Onze Minister van Justitie en bekend gemaakt in de Staatscourant en dat door de eiser ter griffie wordt ingediend.
2. De griffier zendt het formulier onverwijld bij aangetekende brief aan de gedaagde, na op het formulier te hebben vermeld het tijdstip van de terechtzitting, bedoeld in artikel 105, eerste lid, De griffier stelt de eiser op de hoogte van de dag van verzending aan de gedaagde en van het tijdstip van de door hem op het formulier vermelde terechtzitting."
Artikel 105:
"1. De gedaagde kan ter zijner keuze hetzij op de terechtzitting, vermeld in het exploit of op het formulier, mondeling antwoorden, hetzij uiterlijk op die terechtzitting een met redenen omkleed schriftelijk antwoord indienen.
2. De kantonrechter kan aan de gedaagde op diens verzoek ter zake van zijn antwoord uitstel verlenen."
Artikel 109:
"Nadat is geantwoord, geeft de kantonrechter partijen gelegenheid om binnen een door hem te bepalen termijn een schriftelijke toelichting in te dienen. (…)"
Artikel 117, derde lid:
"Een schriftelijk antwoord, schriftelijke toelichtingen, alsmede op de zaak betrekking hebbende schriftelijke verzoeken, verklaringen en bescheiden kunnen worden ingediend ter terechtzitting of ter griffie."
2.1. Met ingang van 1 januari 2002 werd het Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering gewijzigd en werden de kantonrechters ondergebracht bij de sector kanton van de rechtbanken.
2.2. Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering (nieuw; zoals dit geldt vanaf 1 januari 2002)
Eerste boek. De wijze van procederen voor de rechtbanken, de hoven en de hoge raad Tweede titel. De dagvaardingsprocedure in eerste aanleg
Eerste afdeling. Algemene bepalingen
Artikel 79, eerste lid:
"Partijen kunnen in zaken voor de kantonrechter in persoon procederen"
Artikel 82, eerste lid:
"In zaken waarin partijen als persoon kunnen procederen, worden conclusies en akten genomen ter terechtzitting, dan wel door indiening ter griffie vóór de roldatum."
Vijfde afdeling. Verloop van het geding
Artikel 133, eerste lid:
"De rechter stelt de termijnen voor het nemen van conclusies vast."
