Op 27 augustus 1999 ontving de Nationale ombudsman een verzoekschrift van de heer P. te Hoofddorp, met een klacht over een gedraging van de Belastingdienst/Ondernemingen Amstelveen.
Nadat verzoeker zijn verzoekschrift had aangevuld, werd naar deze gedraging, die wordt aangemerkt als een gedraging van de Minister van Financiën, een onderzoek ingesteld.
Op grond van de door verzoeker verstrekte gegevens werd de klacht als volgt geformuleerd:
Verzoeker klaagt erover dat de Belastingdienst/Ondernemingen Amstelveen bij de adressering van poststukken die bestemd zijn voor de maatschap waarvan verzoeker deel uit maakt, ondanks herhaaldelijke signalen van verzoeker niet het postbusadres gebruikt en de maatschap herhaaldelijk ten onrechte aanduidt als v.o.f.
Onderzoek
In het kader van het onderzoek werd de Belastingdienst verzocht op de klacht te reageren en een afschrift toe te sturen van de stukken die op de klacht betrekking hebben. Vervolgens werd verzoeker in de gelegenheid gesteld op de verstrekte inlichtingen te reageren. Het resultaat van het onderzoek werd als verslag van bevindingen gestuurd aan betrokkenen. De Belastingdienst gaf binnen de gestelde termijn geen reactie. De reactie van verzoeker gaf geen aanleiding het verslag te wijzigen.
Bevindingen
De bevindingen van het onderzoek luiden als volgt:
A. feiten
1. Verzoeker dreef een eenmanszaak en in verband daarmee ontving hij maandelijks een aangiftebiljet voor de omzetbelasting. Alvorens hij de aangiftebiljetten over de maanden oktober en november 1998 inleverde bij de Belastingdienst/Ondernemingen Amstelveen (hierna: de Belastingdienst) wijzigde hij daarop met de pen de tenaamstelling van de aangiftebiljetten. De aangiftebiljetten zouden volgens de aantekeningen van verzoeker op naam moeten worden gesteld van een maatschap die verzoeker was aangegaan met mevrouw K. In de adressering van de aangiftebiljetten (een postbusnummer) bracht verzoeker geen wijzigingen of verbeteringen aan.
2. Op een daartoe strekkend verzoek zond verzoeker de Belastingdienst op 10 januari 1999 een akte waaruit de nieuwe rechtsvorm van zijn onderneming bleek. De akte houdt onder meer het volgende in:
"OVEREENKOMST VENNOOTSCHAP ONDER FIRMA
Ondergetekenden:
(verzoeker; N.o.), wonende te (H. aan de D-straat; N.o.)
(mevrouw K.; N.o.) wonende te (H. aan de D-straat; N.o.)
in aanmerking nemende dat:
(...)
(...)
vanwege het feit dat partijen een v.o.f.-overeenkomst een meer juiste weergave vinden van de feitelijke situatie, partijen de wens te kennen hebben gegeven een samenwerkingsovereenkomst aan te gaan in de vorm van een vennootschap onder firma met ingang van 1 januari 1997;
komen het navolgende overeen..."
3. Op 22 maart 1999 nam de Belastingdienst de door verzoeker en mevrouw K. gedreven onderneming in zijn bestand op als vennootschap onder firma. Als adres van de onderneming nam de Belastingdienst in plaats van het tot dan toe gebruikte postbusadres het adres op aan de D-straat te H., zoals vermeld in de door verzoeker overgelegde akte.
4. In een telefoongesprek van 28 april 1999 gaf verzoeker de Belastingdienst te kennen dat de tenaamstelling als vennootschap onder firma niet juist was en dat sprake was van een maatschap. De Belastingdienst maakte van dit telefoongesprek een notitie.
5. Begin mei en begin juni 1999 ontving verzoeker aangiftebiljetten voor de omzetbelasting. Deze waren opnieuw op naam gesteld van de vennootschap onder firma en waren verzonden naar het adres aan de D-straat te H. Op deze biljetten was de volgende tekst afgedrukt:
"...Als gegevens van u of uw bedrijf zijn gewijzigd, vermeld hier de wijzigingen. Bijvoorbeeld naam, woonadres, zakenadres en/of postadres; wijziging aard bedrijf of beëindiging bedrijf, met ingangsdatum..."
Alvorens de biljetten bij de Belastingdienst in te leveren tekende verzoeker daarop door middel van doorhalingen en verbeteringen in de oorspronkelijke tekst aan dat sprake was van een maatschap in plaats van een vennootschap onder firma en dat als adres een postbusadres moest worden gebruikt in plaats van het adres D-straat te H. Hij verwees daarop tevens naar een telefoongesprek dat hij had gevoerd met een met name genoemde medewerker van de Belastingdienst en schreef met grote letters op het biljet de vraag: "Waarom reageert u niet op correcties?"
6. Op 28 juni 1999 vond opnieuw telefonisch contact plaats tussen verzoeker en de Belastingdienst waarin de kwestie van de tenaamstelling en de adressering van de stukken bestemd voor verzoekers onderneming aan de orde kwam.
7. Op 30 juni wijzigde de Belastingdienst de rechtsvorm in de tenaamstelling van verzoekers onderneming in zijn bestand van vennootschap onder firma in maatschap. In het systeem waaruit de adresgegevens voor de centrale aangifteverzending worden geselecteerd, bleef het adres echter ongewijzigd D-straat te H.
8. De aangiftebiljetten omzetbelasting over de tijdvakken juli en augustus 1999 waren gericht aan de maatschap en geadresseerd aan het adres D-straat te H.
9. Op 20 september 1999 werd ook het juiste (postbus-)adres opgenomen in het onder 7. genoemde bestand van de Belastingdienst.
B. Standpunt verzoeker
Voor het standpunt van verzoeker wordt verwezen naar de klachtsamenvatting onder KLACHT.
C. Standpunt Belastingdienst/Ondernemingen Amstelveen
1. In reactie op de klacht liet de Belastingdienst het volgende weten:
"...1. Maatschap ten onrechte als vennootschap onder firma aangemerkt.
Naar aanleiding van een verzoek van (verzoeker; N.o.) de rechtsvorm van de op dat moment in mijn administratie bekend staande eenmanszaak te wijzigen in een andere rechtsvorm, is op verzoek van mijn administratie door reclamant op 10 januari 1999 een contract opgezonden voor de juiste gegevens. (...)
Dit contract betreft echter een overeenkomst van een vennootschap onder firma. Bij opname of wijzigingen van ondernemingsvormen wordt door mijn administratie de rechtsvorm volgens de bijgevoegde contracten of oprichtingsovereenkomsten gehanteerd.
In dit geval is de rechtsvormwijziging naar mijn mening op dat moment dan ook terecht als vennootschap onder firma en niet als maatschap opgenomen. Na verdere correspondentie met (verzoeker; N.o.) is de rechtsvorm inmiddels omgezet in een maatschap.
2. De onjuiste adressering van poststukken door de Belastingdienst.
Dit punt is mede een gevolg van de onder punt 1. genoemde rechtsvormwijziging. Bij mutaties van de rechtsvormwijzigingen wordt door mijn administratie in de gevallen dat uit bijgevoegde correspondentie niet duidelijk blijkt dat het postbusnummer moet worden gehandhaafd, het huis-/zaakadres als toezendadres voor aangiften en verdere correspondentie opgenomen.
Uit het door (verzoeker; N.o.) opgezonden contract bleek niets over het handhaven van het postbusnummer, waardoor bij de wijziging het woon-/zaakadres als toezendadres is opgenomen. Van de daarna aan het woon-/zaakadres toegezonden aangiften zijn door (verzoeker; N.o.) kopieaangiften gemaakt en retour gezonden met aantekening (...) het gebruikte toezendadres te wijzigen in een postbusnummer. (...)
Naast de retourgezonden kopieaangiften is door mijn administratie geen specifiek verzoek ontvangen het toezendadres te wijzigen.
Retour ontvangen of onjuist geadresseerde (kopie-)aangiftebiljetten is een werkstroom die in de vakantieperiode niet dagelijks maar eens per drie á vier weken wordt verwerkt. Hierdoor is in die periode enige vertraging in de afhandeling van de wijzigingen ontstaan.
De mutaties voor de omzetting van het woon-/zaakadres naar het gevraagde postbusnummer is op 20 september 1999 in het centraal adresseringssysteem verwerkt. (...)
De aangiften die centraal vanuit Apeldoorn worden verzonden en de verdere correspondentie van mijn eenheid wordt na deze mutatiedatum naar het gevraagde postbusnummer gezonden..."
2. Naar aanleiding van telefonisch gestelde vragen van de Nationale ombudsman liet de Belastingdienst nog het volgende weten:
"...
(...) Het gesprek (van 28 april 1999; N.o.) is niet op het team van belanghebbende maar op een ander team binnengekomen. Hierbij is door de ambtenaar die het gesprek heeft aangenomen een notitie voor verdere afhandeling gemaakt, die naar het team van belanghebbende is gezonden. in dit gesprek heeft (verzoeker; N.o.) aangegeven het niet eens te zijn met de op 22 maart 1999 verwerkte rechtsvormwijziging in VOF (vennootschap onder firma), naar aanleiding van de door hem opgezonden akte. De opgemaakte notitie is door de onduidelijkheid rond de door belanghebbende opgezonden akte in combinatie met achterstanden in de opnameverwerking op het betreffende team ten onrechte te lang blijven liggen.
Pas op 28 juni 1999 heeft er een vervolgcontact plaatsgevonden naar aanleiding van de hiervoor genoemde notitie. Bij dit contact is meegedeeld dat de VOF in een maatschap wordt omgezet en dat als gevolg hiervan er een nieuw fiscaal nummer zal worden toegekend. De mutaties voor de omzettingen en adreswijzigingen worden intern in twee systemen verwerkt: het RNO-systeem (registratie nieuwe gewijzigde ondernemers) en het BVR-systeem (relatieregistratiesysteem). In het eerste systeem zijn zowel de wijziging van de rechtsvorm als de wijziging van het postbusnummer verwerkt. Vanuit dit systeem wordt ook de lokale correspondentie toegezonden. De mededeling aan belanghebbende van de nieuwe rechtsvormwijziging in een maatschap is dan ook door de eenheid naar het postbusnummer gezonden.
In het BVR-systeem, waaruit de adresgegevens voor centrale aangifteverzending vanuit Apeldoorn worden geselecteerd, is om onduidelijke reden wel de rechtsvorm maar niet het postbusadres gewijzigd. Hierdoor zijn er aangiften voor de maanden augustus en september 1999 nog naar het bedrijfsadres gezonden. De wijziging van het bedrijfsadres naar het postbusnummer in het BVR-systeem is alsnog naar aanleiding van de reeds eerder teruggezonden en van aantekeningen voorziene kopie-aangiften op 20 september 1999 verwerkt. Deze verwerking was behalve te traag ook onvolledig..."
D. Reactie verzoeker
Verzoeker werd in de gelegenheid gesteld op de reactie van de Belastingdienst te reageren. Tevens werd hem daarbij de volgende vraag gesteld:
"b. Is bij (het telefoongesprek van 28 april 1999) ook gesproken over het gebruik van het postbusnummer in plaats van het adres (D-straat te H.)? Zo ja, heeft u daarbij onverkort aangegeven dat u toezending van alle stukken naar het postbusnummer wenste?"
Verzoeker reageerde als volgt:
"...1) Reeds op het aangiftebiljet van oktober 1998 (!) gaf ik te kennen dat het om een maatschap ging; bovendien behoort de fiscus te weten dat bedrijven in vennootschapsverband werken en dienstverlenende, vrije beroepen in maatschapsverband (ook al is een maatschap een v.o.f.); wat de fiscus uit het vennootschapscontract overschreef, deed de fiscus op eigen houtje; vanaf de februari-aangifte ben ik gaan corrigeren en er reageerde helemaal niemand; er wordt ook niet uitgelegd waarom niemand reageerde. Als er onduidelijkheden waren of reden voor misverstand was, had men navraag moeten doen i.p.v. zelf maar wat te kiezen.
(...)
Aangaande uw vragen:
(...)
b) Ik heb zowel op maatschap als op het adres attent gemaakt..."
Beoordeling
A. Algemeen
1. Verzoeker is ondernemer. Hij dreef zijn onderneming tot 1 januari 1997 in de vorm van een eenmanszaak. Op die datum werd de rechtsvorm van zijn onderneming gewijzigd. Op de aangiftebiljetten omzetbelasting over de tijdvakken oktober en november 1998 bracht verzoeker, alvorens deze in te leveren bij de Belastingdienst/Ondernemingen Amstelveen (hierna: de Belastingdienst), door middel van aantekeningen met de pen wijzigingen aan in de daarop afgedrukte tenaamstelling van de aangiftebiljetten. Deze zouden volgens die aantekeningen op naam moeten worden gesteld van de maatschap van verzoeker en mevrouw K. Naar aanleiding van deze aantekeningen verzocht de Belastingdienst verzoeker om toezending van stukken waaruit kon blijken van de wijziging van de rechtsvorm van de onderneming. In reactie op dit verzoek zond verzoeker de Belastingdienst op 10 januari 1999 een akte. In deze akte was sprake van de oprichting per 1 januari 1997 van een vennootschap onder firma tussen verzoeker en mevrouw K. Als woonadres van beide vennoten werd in de akte het adres D-straat te H. genoemd. Na ontvangst van deze akte wijzigde de Belastingdienst in zijn bestand de rechtsvorm van verzoekers voormalige eenmanszaak op 22 maart 1999 in een vennootschap onder firma. Tevens wijzigde de Belastingdienst het tot dan toe als toezendadres in gebruik zijnde postbusadres in het adres D-straat te H.
2. Verzoeker gaf in een telefoongesprek met de Belastingdienst op 28 april 1999 te kennen dat de onderneming in de adressering van de stukken van de Belastingdienst ten onrechte werd aangeduid als vennootschap onder firma. Volgens hem moest de aanduiding 'maatschap' luiden. Verzoeker stelt voorts dat hij in dat gesprek ook heeft aangegeven dat hij wenste dat het postbusadres weer als toezendadres zou worden gebruikt. Ook op de aangiftebiljetten omzetbelasting die hij in mei en juni 1999 ontving gaf hij, alvorens deze bij de Belastingdienst in te leveren, door doorhalingen en penaantekeningen aan dat de gebruikte rechtsvorm naar zijn mening niet juist was. Tevens haalde hij op die biljetten het gebruikte toezendadres door en wijzigde dit in het postbusadres.
3. Na een tweede telefonisch contact op 28 juni 1999 wijzigde de Belastingdienst de tenaamstelling van de onderneming in zijn bestanden op 30 juni 1999 in 'maatschap'. In het bestand dat werd gebruikt voor onder meer de toezending van aangiftebiljetten bleef het adres op dat moment echter ongewijzigd. De Belastingdienst wijzigde dit adres pas op 20 september 1999.
B. Ten aanzien van de tenaamstelling
1. Verzoeker klaagt er in de eerste plaats over dat de Belastingdienst bij de toezending van stukken, ook na de door hem gegeven signalen dat dit onjuist was, herhaaldelijk gebruik bleef maken van de benaming 'vennootschap onder firma'. Volgens hem had de Belastingdienst veel eerder moeten reageren op de aantekeningen die hij had geplaatst op de aangiftebiljetten omzetbelasting en had de Belastingdienst bovendien moeten begrijpen dat ondanks de vermelding in de akte van een vennootschap onder firma, gelet op de aard van de onderneming, sprake was van een maatschap.
2. De Belastingdienst wijst er op dat de tenaamstelling als vennootschap onder firma in overeenstemming was met de gegevens in de door verzoeker overgelegde akte. De Belastingdienst geeft voorts aan dat het ten gevolge van onduidelijkheid rond de door verzoeker opgezonden akte en ten gevolge van achterstanden te lang heeft geduurd voordat gevolg is gegeven aan verzoekers mededeling in het telefoongesprek van 28 april 1999 dat de tenaamstelling van de onderneming diende te worden gewijzigd van een vennootschap onder firma naar een maatschap.
3. De Belastingdienst heeft juist gehandeld door de onderneming van verzoeker en mevrouw K. in zijn bestand op te nemen als vennootschap onder firma. In de door verzoeker op 10 januari 1999 opgezonden akte was immers ondubbelzinnig sprake van de oprichting van een vennootschap onder firma. Indien verzoeker had gewild dat de Belastingdienst niettemin de onderneming in zijn bestand zou opnemen als maatschap had hij dat bij de toezending van de akte uitdrukkelijk en gemotiveerd moeten aangeven.
De onderzochte gedraging die bestond uit de tenaamstelling als vennootschap onder firma, is in zoverre behoorlijk.
Overigens wordt hierbij opgemerkt dat de verwerking door de Belastingdienst van de gegevens uit de rond 10 januari 1999 ontvangen akte erg lang heeft geduurd. De Belastingdienst heeft immers pas op 22 maart 1999, derhalve ruim tien weken na ontvangst van de akte, de eerste wijziging in het bestand aangebracht.
4. Verzoeker gaf in het telefoongesprek van 28 april 1999 aan dat geen sprake was van een vennootschap onder firma maar van een maatschap. Dit gaf hij bovendien aan op de aangiftebiljetten omzetbelasting die hij ontvangen had in mei en juni 1999 en vervolgens aan de Belastingdienst had teruggezonden. Op de aangiftebiljetten omzetbelasting wordt uitdrukkelijk de gelegenheid geboden wijzigingen door te geven met betrekking tot de onderneming. Van de Belastingdienst mag verwacht worden dat op wijzigingen die op deze manier worden doorgegeven op adequate wijze wordt gereageerd.
De Belastingdienst heeft pas op 28 juni 1999 opnieuw telefonisch contact gezocht met verzoeker en pas op 30 juni 1999 de tenaamstelling in zijn bestand aangepast. Mede gelet op het feit dat de eerste, volgens verzoeker onjuiste, aanpassing van de tenaamstelling al zo lang op zich had laten wachten, is het niet juist dat de Belastingdienst voor de tweede aanpassing opnieuw een termijn van twee maanden nodig heeft gehad. De door de Belastingdienst genoemde redenen voor een dergelijke behandelingsduur vormen daarvoor geen rechtvaardiging. Verzoeker klaagt er dan ook terecht over dat op de aantekeningen op de geretourneerde aangiftebiljetten omzetbelasting ten onrechte niet werd gereageerd.
De onderzochte gedraging is in zoverre niet behoorlijk.
C. Ten aanzien van het toezendadres
1. Verzoeker klaagt er voorts over dat de Belastingdienst ondanks herhaaldelijk door hem afgegeven signalen bij de toezending van stukken bestemd voor de door hem en mevrouw K. gedreven onderneming gebruik bleef maken van het adres D-straat te H. en niet van het door hem aangegeven postbusadres.
2. De Belastingdienst voert aan dat bij de verwerking van rechtsvormwijzigingen het uit de akte blijkende woon- of zaakadres als toezendadres wordt opgenomen tenzij uit de beschikbare stukken duidelijk blijkt dat een eerder gehanteerd postbusadres als toezendadres moet worden gehandhaafd. In verzoekers situatie was dat volgens de Belastingdienst niet het geval. De Belastingdienst merkt voorts op dat de wijziging naar aanleiding van verzoekers signalen van het adres D-straat te H. in het postbusadres wel te traag heeft plaatsgevonden.
3. Het is te billijken dat de Belastingdienst bij de verwerking van de gegevens uit de op 10 januari 1999 door verzoeker opgezonden akte het tot dan toe als toezendadres gebruikte postbusadres heeft gewijzigd in het in de akte voorkomende adres D-straat te H. Het is immers van groot belang dat de Belastingdienst waarborgt dat fiscale stukken, gelet op het vertrouwelijke karakter daarvan, worden toegezonden aan het juiste adres. In dat kader zou het niet verstandig zijn geweest indien de Belastingdienst bij het verwerken van de rechtsvormwijziging van verzoekers onderneming zonder expliciete mededeling daaromtrent zou hebben aangenomen dat het postbusadres van de voorheen gedreven eenmanszaak ook zou gelden voor de onderneming in zijn nieuwe rechtsvorm.
De onderzochte gedraging is in zoverre behoorlijk.
4. De Belastingdienst geeft terecht zelf al aan dat de wijziging van het toezendadres in het postbusadres na verzoekers signalen daartoe te traag is verlopen.
Deze wijziging heeft immers pas op 20 september 1999 plaats gevonden, terwijl verzoeker al bij het retourneren van de door hem in mei en juni ontvangen aangiftebiljetten omzetbelasting te kennen had gegeven dat het toezendadres moest worden gewijzigd. Voorts gaf verzoeker dit aan bij het telefoongesprek van 28 juni 1999 en naar zijn zeggen ook al bij het telefoongesprek van 28 april 1999.
De onderzochte gedraging is in zoverre niet behoorlijk.
Conclusie
De klacht over de onderzochte gedraging van de Belastingdienst/Ondernemingen Amstelveen, die wordt aangemerkt als een gedraging van de Minister van Financiën, is
niet gegrond voorzover deze ziet op de aanvankelijk aangebrachte wijzigingen in de naam en het toezendadres van verzoekers onderneming en gegrond voorzover deze ziet op de tijd die de Belastingdienst nodig had voor het verwerken van de nadien verzochte correcties op die wijzigingen.
