1998/005

Op 28 januari 1997 ontving de Nationale ombudsman een verzoek- schrift van de heer A. te 'sGravenhage, ingediend door mr. C.A. Lucardie, advocaat en procureur te 'sGravenhage, met een klacht over een gedraging van het Ministerie van Buitenlandse Zaken. Naar deze gedraging, die wordt aangemerkt als een gedraging van de Minister van Buitenlandse Zaken, werd een onderzoek ingesteld. Op grond van de door verzoeker verstrekte gegevens werd de klacht als volgt geformuleerd:         Verzoeker klaagt erover dat het Ministerie van Buitenlandse Zaken ondanks rappel van 20 mei 1996 en 9 januari 1997, niet inhoudelijk heeft gereageerd op de brief van zijn advocaat van 26 maart 1996, waarin deze verzocht om informatie met betrekking tot legalisatie van documenten door de Nederlandse ambassade te Accra (Ghana).

Onderzoek

In het kader van het onderzoek werd de Minister van Buitenlandse Zaken verzocht op de klacht te reageren en een afschrift toe te sturen van de stukken die op de klacht betrekking hebben. Vervolgens werd verzoeker in de gelegenheid gesteld op de verstrekte inlichtingen te reageren. Het resultaat van het onderzoek werd als verslag van bevindingen gestuurd aan betrokkenen. De reactie van het Ministerie van Buitenlandse Zaken gaf aanleiding het verslag aan te vullen. Verzoeker gaf binnen de gestelde termijn geen reactie.

Bevindingen

De bevindingen van het onderzoek luiden als volgt:. De feiten Ten behoeve van de behandeling van zijn aanvraag om een vergunning tot verblijf bood verzoeker op 14 december 1995 aan de Nederlandse ambassade te Accra (Ghana) een aantal documenten ter legalisatie aan. De ambassade liet verzoeker bij brief van 26 februari 1996 weten dat er problemen waren met de gevraagde legalisatie, waarop verzoeker bij faxbericht van 14 maart 1996 om nadere informatie vroeg. In een faxbericht van 15 maart 1996 gaf de ambassade enige informatie over de legalisatie van documenten in Ghana. Voor verdere informatie verwees de ambassade naar het Bureau Juridische Zaken van de Directie Algemene Zaken van het Ministerie van Buitenlandse Zaken.

B. Het standpunt van verzoeker Het standpunt van verzoeker staat samengevat weergegeven onder

Klacht

. Verzoekers gemachtigde deelde voorts het volgende mee.1. Naar aanleiding van de verwijzing in het faxbericht van de Nederlandse ambassade te Accra, vroeg verzoekers gemachtigde het Ministerie van Buitenlandse Zaken bij brief van 26 maart 1996 om nadere informatie over de legalisatie van documenten in Ghana. Deze brief was als volgt geadresseerd:         "...Aan de Minister van Buitenlandse Zaken          Directie Algemene Zaken          Bureau Juridische Zaken          Postbus 30126          2500 GC Den Haag..."2. Verzoekers gemachtigde rappelleerde de Minister van Buitenlandse Zaken bij brieven van 20 mei 1996 en 9 januari 1997. Deze brieven waren op dezelfde wijze geadresseerd als de brief van 26 maart 1996. In de brief van 9 januari 1997 was onder meer het volgende vermeld:         "Op 26 maart 1996 heb ik u een brief gestuurd waarin ik u verzocht om informatie met betrekking tot het verificatieonderzoek naar de ter legalisatie aangeboden documenten van de heer A. (verzoeker; N.o.) dat door de Nederlandse Ambassade in Ghana wordt uitgevoerd.          Daar ik geen antwoord kreeg op deze brief, heb ik u op 20 mei 1996 wederom een brief gestuurd met daarin opnieuw het verzoek om informatie.          Tot op heden heb ik nog steeds niet van u vernomen."3. Verzoekers gemachtigde ontving eind januari 1997 een brief van het Ministerie van Buitenlandse Zaken, gedateerd 22 januari 1997, waarin de ontvangst werd bevestigd van de rappelbrief van 9 januari 1997. In deze ontvangstbevestiging was het volgende vermeld:         "...Uw brief is in behandeling genomen. E.e.a. zal worden opgenomen met H.M. Ambassade in Ghana. Gelieve voor de afhandeling enige tijd in acht te nemen..."4. De gemachtigde liet tot slot weten dat het uitblijven van de gevraagde informatie voor verzoeker grote gevolgen had, omdat zijn aanvraag voor een verblijfsvergunning was afgewezen, terwijl hij niet wist om welke redenen legalisatie van de documenten niet mogelijk was en hij zich tengevolge daarvan niet kon verweren tegen het weigeringsbesluit.

C. Het standpunt van de Minister van Buitenlandse Zaken De Minister van Buitenlandse Zaken reageerde op de klacht bij brief van 21 april 1997. In deze brief liet hij onder meer het volgende weten:"De brieven (...) gedateerd 26 maart 1996, 20 mei 1996 en 9 januari 1997 blijken te zijn geadresseerd aan een postbusnummer 30126 dat niet toebehoort aan het Ministerie van Buitenlandse Zaken. Het postbusnummer van het Ministerie van Buitenlandse Zaken luidt 20061. De brieven van 26 maart 1996 en 20 mei 1996 zijn dan ook nimmer door het Ministerie van Buitenlandse Zaken ontvangen en konden dus ook niet worden beantwoord. De brief van 9 januari 1997 is blijkens een op het stuk geplaatst stempel op 10 januari 1996 (bedoeld zal zijn 1997) ingekomen bij PH Unit 71 van een voor mij onbekende instantie en vervolgens op 21 januari 1997 bij de legalisatieafdeling van het Ministerie van Buitenlandse Zaken ontvangen. (...) Op 22 januari 1997 werd een ontvangstbevestiging gezonden.          Helaas is niet duidelijk wat er daarna met de ingekomen brief van          januari 1997 is gebeurd. Op de ter zake verzonden ontvangst-          bevestiging is aangegeven dat de brief in behandeling is genomen en dat contact zal worden opgenomen met de Nederlandse ambassade in Ghana. Ingesteld archiefonderzoek bracht aan het licht dat het contact met de Nederlandse ambassade in Accra niet tot stand is gekomen en dat de brief abusievelijk terzijde is gelegd. Tot mijn spijt moet dan ook geconcludeerd worden dat op de brief van 9 januari 1997 niet juist is gereageerd.". De reactie van verzoeker In reactie op het standpunt van de Minister van Buitenlandze Zaken liet verzoeker bij brief van zijn gemachtigde van 29 mei 1997 voor zover hier van belang nog weten dat hij zijn klacht handhaafde, omdat de gevraagde informatie nog steeds niet was verstrekt. Voorts sprak hij zijn verbazing uit over het feit dat n van de drie brieven die abusievelijk het postbusnummer van de Immigratie en Naturalisatiedienst van het Ministerie van Justitie vermeldden, w l was doorgezonden en de overige twee brieven niet. E. Nadere informatie van het Ministerie van Buitenlandse Zaken Een medewerker van het Ministerie van Buitenlandse Zaken liet de Nationale ombudsman in reactie op het voorlopige verslag van bevindingen bij brief met bijlagen van 13 november 1997 nog het volgende weten.1. De schriftelijke mededeling van de Nederlandse ambassade te Accra

aan verzoeker van 26 februari 1996 was door de ambassade achteraf gezien ten onrechte opgevat als een beslissing waartegen bezwaar kon worden gemaakt. De ambassade was ervan uitgegaan dat zij verzoekers vragen van 14 maart 1996 bij faxbericht van 15 maart 1996 voldoende hadden beantwoord; de verwijzing naar het ministerie in Den Haag voor verdere informatie over het verificatieonderzoek was slechts ten overvloede geschied. Het Ministerie van Buitenlandse Zaken had verzoekers brief van 26 maart 1996 in eerste instantie aangemerkt als een bezwaar tegen de (fictieve) beslissing van 26 februari 1996. Het ministerie had daar bij brief van 23 mei 1997 dan ook als zodanig op gereageerd.2. Naar aanleiding van het onderhavige onderzoek had het Ministerie van Buitenlandse Zaken de gemaakte fouten inmiddels alsnog hersteld door bij brief van 13 november 1997 uitgebreid antwoord te geven op verzoekers brief van 26 maart 1996.

Beoordeling

1. Het is een vereiste van zorgvuldigheid dat de overheid brieven van burgers beantwoordt binnen een redelijke termijn. Wanneer al direct duidelijk is dat binnen drie weken niet een inhoudelijk antwoord kan worden gegeven, moet binnen die termijn een behandelingsbericht worden verstuurd. Dit bericht dient onder meer een indicatie van de definitieve afhandelingstermijn te vermelden, danwel de termijn waarbinnen de volgende stap in de procedure kan worden verwacht.2. Voldoende staat vast dat verzoeker zijn brieven aan het Ministerie van Buitenlandse Zaken van 26 maart 1996, 20 mei 1996 en 9 januari 1997 heeft geadresseerd aan een verkeerd postbusnummer, en dat alleen de rappelbrief van 9 januari 1997 op 21 januari 1997 op het Ministerie is ontvangen. Op deze brief was tot het moment waarop verzoeker zich tot de Nationale ombudsman wendde alleen gereageerd met een schriftelijke mededeling van ontvangst.3. Het onbeantwoord blijven van de brief van 26 maart 1996 kan door de onjuiste adressering worden verklaard, en t t de ontvangst van de tweede rappelbrief bij het Ministerie van Buitenlandse Zaken op 21 januari 1997 niet aan de Minister van Buitenlandse Zaken worden toegerekend. Na de verzending van de ontvangstbevestiging op 22 januari 1997 is verzoekers rappelbrief echter abusievelijk buiten behandeling gebleven. Dit was, zoals de Minister van Buitenlandse Zaken terecht stelt, niet juist. In zoverre is de onderzochte gedraging niet behoorlijk.

Conclusie

De klacht over de onderzochte gedraging van het Ministerie van Buitenlandse Zaken, die wordt aangemerkt als een gedraging van Minister van Buitenlandse Zaken, is gegrond voor wat betreft het uitblijven van een inhoudelijk antwoord op verzoekers brief van 26 maart 1996 na de rappelbrief van 22 januari 1997, en voor het overige niet gegrond.