Een man koopt een perceel met daarop een oude woonboerderij. Hij wil een nieuwe woonboerderij bouwen, weliswaar op hetzelfde perceel, maar niet op dezelfde plek als de oude woonboerderij. Na vooroverleg met de gemeente dient de man een vergunningaanvraag in. Maar de nieuwbouwplannen passen niet in het bestemmingsplan. Volgens de man vertraagt de gemeente de procedure voor de omgevingsvergunning onnodig. Dit komt enerzijds doordat de gemeente niet tijdig heeft gereageerd op berichten gedurende het proces en anderzijds doordat de gemeente tussentijds een bestemmingsplanprocedure is opgestart. De man dient een klacht in bij de gemeente.
De gemeente laat hem weten dat zij in de meeste gevallen binnen redelijke termijnen heeft gereageerd op berichten van de man. Voor de situaties waarin een reactie uitbleef, biedt de gemeente haar excuses aan. De omstandigheid dat de vergunningprocedure langer duurde dan waarop de man had gerekend, kwam omdat de nieuw te bouwen woonboerderij buiten het bouwvlak is gelegen. Om het bouwplan mogelijk te maken was volgens de gemeente een bestemmingsplanprocedure noodzakelijk. Die procedure kostte veel tijd. De gemeente heeft de leges uit coulance niet in rekening gebracht.
De man klaagde bij de Nationale ombudsman. Die vroeg de gemeente om haar standpunt nader toe te lichten. Volgens de gemeente is in het vooroverleg met de man aangegeven dat zij alleen medewerking wil verlenen aan een verschuiving van de woonboerderij met maximaal 13 m in zuidelijke richting. In de aanvraag is de woonboerderij echter ongeveer 40 m in zuidelijke richting geplaatst. Daarmee zou de nieuwe woonboerderij buiten het bouwvlak komen te liggen. Hiervoor was een nieuw bestemmingsplan nodig. Volgens de gemeente was de man op de hoogte gesteld van het opstarten van de bestemmingsplanprocedure. De communicatie hierover kon de gemeente echter niet vinden. Binnen de gemeentelijke organisatie is daarom aandacht gevraagd voor schriftelijke communicatie en heldere verslaglegging in het zaaksysteem.
De Nationale ombudsman vindt dat de gemeente de interne informatievoorziening niet op orde had, omdat diverse documenten onvindbaar waren. De Nationale ombudsman vindt het wel positief dat de gemeente binnen haar organisatie aandacht vraagt voor communicatie en verslaglegging in het zaaksysteem. Verder vindt de Nationale ombudsman dat de gemeente na ontvangst van de vergunningaanvraag duidelijkheid had moeten geven over de te volgen procedure. Dan was voor de man duidelijk geweest waar hij aan toe was. Door de handelwijze van de gemeente heeft de man mogelijk langer op zijn vergunning moeten wachten dan nodig. De Nationale ombudsman vindt het ook positief dat de leges voor de wijziging van het bestemmingsplan niet bij de man in rekening zijn gebracht.
