Een vrouw klaagt erover dat er in haar wijk te weinig parkeerplaatsen zijn, waardoor bewoners elders uit de wijk voor en naast haar woning parkeren. Over het parkeerprobleem is de vrouw met een interim manager bij de gemeente in gesprek gegaan. Van het gesprek is een gespreksverslag gemaakt, dat zoek is geraakt. Verder is er een verkeerskundige langs geweest die een rapport heeft opgesteld. Ook het rapport is kwijtgeraakt. De vrouw dient een klacht in bij de gemeente over het kwijt raken van de stukken.
In reactie op de klacht laat de gemeente weten dat de stukken niet gevonden zijn, ook niet nadat in verschillende systemen en op verschillende apparaten en plekken is gezocht naar de zoekgeraakte stukken. Hiermee staat vast dat belangrijke stukken ontbreken. De klacht is gegrond.
De Nationale ombudsman bestudeert de stukken en vraagt de gemeente wat zij van deze klacht heeft geleerd. De gemeente laat weten dat zij naar aanleiding van de klacht bezig is om de werkprocessen te optimaliseren om te voorkomen dat opnieuw stukken kwijtraken. De gemeente is verder bereid om met de vrouw een afsluitend gesprek te voeren ter afronding van de klacht.
De Nationale ombudsman vindt het een goede ontwikkeling dat de gemeente bezig is om haar werkprocessen te verbeteren. Zo kan worden bereikt dat goede dossiervorming ontstaat. Tot slot laat de gemeente zien met het voeren van een afsluitend gesprek dat zij graag tot een goede afronding wil komen van de klacht.
