Op 11 november 1997 ontving de Nationale ombudsman een verzoekschrift van de heer K. te Luttelgeest, ingediend door de Vereniging VluchtelingenWerk Nederland te Luttelgeest, met een klacht over een gedraging van de Immigratie- en Naturalisatiedienst van het Ministerie van Justitie (IND), respectievelijk de vreemdelingendienst van het regionale politiekorps Gelderland-Midden, respectievelijk het Centraal Orgaan opvang Asielzoekers (COA) te Rijswijk. Naar deze gedraging, die wordt aangemerkt als een gedraging van de Minister van Justitie, respectievelijk de beheerder van het regionale politiekorps Gelderland-Midden (de burgemeester van Arnhem), respectievelijk het Centraal Orgaan opvang Asielzoekers te Rijswijk, werd een onderzoek ingesteld. Op grond van de door verzoeker verstrekte gegevens werd de klacht als volgt geformuleerd:Verzoeker, van wie diverse originele documenten zijn ingenomen toen hij op of rond 2 augustus 1997 door een ambtenaar van de vreemdelingendienst van het regionale politiekorps Gelderland-Midden te Zevenaar werd gehoord in verband met een verzoek om toelating als vluchteling en verlening van een verblijfsvergunning, klaagt erover dat de Immigratie- en Naturalisatiedienst van het Ministerie van Justitie (IND), noch de vreemdelingendienst van het regionale politiekorps Gelderland-Midden te Zevenaar, noch het Centraal Orgaan opvang Asielzoekers, tot op het moment dat hij zich op 9 november 1997 tot de Nationale ombudsman wendde, deze documenten heeft geretourneerd, ondanks verzoeken hiertoe.
Achtergrond
1. Artikel 20 van de Vreemdelingenwet:"Overeenkomstig bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te geven regelen kan Onze Minister de reis- en identiteitspapieren van vreemdelingen tijdelijk in bewaring nemen en daarin aantekening stellen. Onze Minister kan de korpschef, alsmede de ambtenaren, belast met de grensbewaking of met het toezicht op vreemdelingen, machtigen deze bevoegdheid namens hem uit te oefenen."2. Artikel 77, eerste lid, van het Vreemdelingenbesluit:"Reis- en identiteitspapieren van vreemdelingen kunnen door de ambtenaren belast met de grensbewaking of met het toezicht op vreemdelingen, tijdelijk in bewaring worden genomen in gevallen waarin daartoe in het belang van het toezicht op vreemdelingen gegronde reden bestaat."3. Artikel 46 van het Voorschrift Vreemdelingen "1. De ambtenaren, belast met het toezicht op vreemdelingen, nemen het document voor grensoverschrijding of het document ter vaststelling van de identiteit, nationaliteit en verblijfsrechtelijke positie van een vreemdeling tijdelijk in bewaring:a. voor zover zulks nodig is voor het verkrijgen van de gegevens, bedoeld in artikel 64 van het Vreemdelingenbesluit, of voor het stellen van een aantekening, bedoeld in artikel 76 van dat besluit; b. indien de vreemdeling ter vaststelling van zijn identiteit is staande gehouden en niet aanstonds blijkt dat het hem is toegestaan in Nederland te verblijven, terwijl de gelegenheid ontbreekt hem, met toepassing van artikel 19, tweede lid, van de Wet naar een plaats, bestemd voor verhoor, over te brengen; c. gedurende de tijd dat de vreemdeling rechtens van zijn vrijheid is beroofd; d. voor zover zulks nodig is met het oog op de verwijdering, of de overgave aan de buitenlandse grensautoriteiten, van de vreemdeling.2. In het geval, bedoeld in het voorgaande lid, onder b, wordt het document voor grensoverschrijding of het document ter vaststelling van de identiteit, nationaliteit en verblijfsrechtelijke positie aan de vreemdeling teruggegeven, indien hij aan de korpschef de gegevens heeft verstrekt welke deze in het belang van de toepassing van het bepaalde bij en krachtens de Wet vraagt, tenzij er uit anderen hoofde gronden aanwezig zijn tot het in bewaring houden van het document.4. Algemeen deel A5, Hoofdstuk 5.2. van de Vreemdelingencirculaire 1994, voor zover hier van belang:"Indien daartoe in het belang van het toezicht op vreemdelingen gegronde reden bestaat, zijn de ambtenaren belast met het toezicht op vreemdelingen namens de Minister van Justitie bevoegd tot het tijdelijk in bewaring nemen van reis- en identiteitspapieren. (...)"5. Algemeen deel B7, Hoofdstuk 3.6. van de Vreemdelingencirculaire 1994, voor zover hier van belang:"Nadat de vreemdeling de formulieren strekkende tot een asielaanvraag heeft ondertekend, vinden de volgende handelingen plaats: (...) e. het maken van fotokopie n van alle aangetroffen bescheiden zoals paspoort, identiteitsbewijzen, reisbiljetten, diploma's e.d. (...) ad e. Voor het geval dat een reis- of identiteitsbewijs tijdelijk in bewaring kan worden genomen op grond van artikel 20 Vw wordt verwezen naar het gestelde in A5/5.2. In andere situaties kan het innemen van originele documenten slechts met medewerking van de asielzoeker geschieden. De originelen van de aangetroffen bescheiden worden ingenomen indien dit naar de mening van de behandelend ambtenaar of de contactambtenaar nodig is voor nader onderzoek of ter waarborging van een mogelijk vertrek uit Nederland. De inname kan onder meer van belang zijn voor de vaststelling van het land dat voor de behandeling van de aanvraag om toelating als vluchteling eerstverantwoordelijk is. (...) Indien originele documenten worden ingenomen, wordt aan de asielzoeker een bewijs van ontvangst en een afschrift van de stukken verstrekt. Indien de contactambtenaar originele documenten inneemt, wordt in het rapport van gehoor opgenomen dat de betrokkene daartoe medewerking heeft verleend."Onderzoek
In het kader van het onderzoek werd de Minister van Justitie, de beheerder van het regionale politiekorps Gelderland-Midden en het Centraal Orgaan opvang Asielzoekers verzocht op de klacht te reageren en een afschrift toe te sturen van de stukken die op de klacht betrekking hebben. Tijdens het onderzoek kregen betrokkenen de gelegenheid op de verstrekte inlichtingen te reageren. Tevens werd de Minister van Justitie, de korpsbeheerder en het Centraal Orgaan opvang Asielzoekers een aantal specifieke vragen gesteld. Het resultaat van het onderzoek werd als verslag van bevindingen gestuurd aan betrokkenen. Verzoekers gemachtigde deelde mee zich met de inhoud van het verslag te kunnen verenigen. De Minister van Justitie, de beheerder van het regionale politiekorps Gelderland-Midden en het Centraal Orgaan opvang Asielzoekers gaven binnen de gestelde termijn geen reactie.Bevindingen
De bevindingen van het onderzoek luiden als volgt:A. Feiten Verzoeker heeft na zijn aankomst in het aanmeldcentrum te Zevenaar op 2 augustus 1997 aanvragen ingediend strekkende tot toelating als vluchteling en verlening van een verblijfsvergunning. Op 3 augustus 1997 heeft een medewerker van de IND verzoeker gehoord. Uit het van het eerste gehoor opgemaakte verslag blijkt dat van verzoeker zijn ingenomen: 1) een Kroatisch paspoort, 2) een Kroatisch identiteitsbewijs, 3) een Kroatisch rijbewijs, 4) de geboorteakte van verzoeker 5) de geboorteakte van zijn echtgenote, 6) een huwelijksakte, 7) de geboorteakte van zijn dochter, 8) de geboorteakte van zijn zoon, 9) een cijferlijst van het gymnasium van zijn dochter, 10) een cijferlijst van zijn zoon van de Middelbare Technische School, 11) een werkboekje, 12) een registratiekaart van het Rode Kruis, 13) een verklaring van een militaire rechtbank met betrekking tot invrijheidstelling, 14) een verklaring waaruit blijkt dat verzoeker op 18 augustus 1995 gevangen was genomen door Kroaten, 15) een verklaring waaruit blijkt dat verzoekers bezittingen in beslag zijn genomen door de politie, 16) het adres van verzoekers broer in Nederland, een visitekaartje en twee tickets. Verzoekers Kroatische paspoort en rijbewijs worden niet vermist. Van de overige documenten ontbreekt vanaf het moment van inname echter ieder spoor. B. Standpunt van verzoeker1. Het standpunt van verzoeker staat – samengevat – weergegeven onder klacht.2. Verzoeker gaf te kennen hij van de zestien ingenomen documenten uitsluitend zijn Kroatisch paspoort en zijn Kroatisch rijbewijs heeft terugontvangen. C. Standpunt van de Staatssecretaris van Justitie 1. In reactie op verzoekers klacht deelde de – toenmalige - Staatssecretaris van Justitie mee dat het feitelijk innemen en kopi ren van de documenten weliswaar was gebeurd door een medewerker van de vreemdelingendienst (zie achtergond onder 1. en 2.),maar dat niet duidelijk was geworden wie feitelijk verantwoordelijk was geweest voor het zoek raken van verzoekers documenten. Omdat het innemen en het verder beheren van de documenten had plaatsgevonden in het kader van het vreemdelingentoezicht, waarvoor de Staatssecretaris van Justitie de eindverantwoordelijkheid draagt, kwam zij tot het oordeel dat de klacht gegrond was.
Ook deelde zij mee, dat inmiddels maatregelen waren getroffen ter voorkoming van het zoek raken van documenten van asielzoekers.2. Bij de reactie van de Staatssecretaris van Justitie was als bijlage gevoegd een brief van 5 december 1997 van IND-medewerkster D. aan de heer R., werkzaam in het aanmeldcentrum te Zevenaar. Hierin deelde zij onder meer het volgende mee:"Deze speurtocht leerde mij dat (verzoeker; N.o.) is binnengekomen in het AC Zevenaar. Hier heeft hij ook zijn originele stukken overgelegd. Vervolgens is (verzoeker; N.o.) naar het OC Ter Apel gegaan. Op het overzicht van het COA staat in verband met zijn vertrek naar Ter Apel dat hij 2 fouilleringszakjes mee zou hebben gekregen. Ki. (OC Ter Apel) vertelde mij echter dat uit zijn administratie blijkt dat hij slechts 1 zakje heeft ontvangen. Dit is ook weer meegegeven toen (verzoeker; N.o.) naar Luttelgeest vertrok. Luttelgeest kon desgevraagd geen gegevens verstrekken." D. Standpunt van de beheerder van het regionale politiekorps Gelderland-Midden 1. In reactie op verzoekers klacht deelde de beheerder van het regionale politiekorps Gelderland-Midden mee dat hij de klacht ongegrond acht omdat onderzoek had uitgewezen dat de desbetreffende, in twee waarde-enveloppen verpakte, documenten waren zoek geraakt nadat verzoeker het Aanmeldcentrum Zevenaar had verlaten.2. Als bijlage bij de reactie van de korpsbeheerder was gevoegd een rapport van 18 januari 1998 van ambtenaar S. van de Unit Vreemdelingenzaken van de Divisie Executieve Ondersteuning (EXO) aan de Divisiechef EXO/Klachtenco rdinator. In antwoord op door de Nationale ombudsman gestelde vragen deelde hij hierin onder meer het volgende mee:"De originele documenten, die dienen ter vaststelling van de identiteit, worden ingenomen per beschikking. De overige (niet originele) bescheiden welke mede kunnen bijdragen tot vaststelling van de identiteit, zoals trein-buskaartjes etc., worden tevens ingenomen en eveneens verpakt in een waarde-enveloppe. Alle overige bescheiden plus geld en goederen worden in het bezit van de asielzoeker gelaten. Beide waarde-enveloppen worden in een afgesloten tas gedaan en ter beschikking gesteld van de transporteur, die voor vervoer naar een Onderzoeks- en Opvangcentrum zorg draagt. Daar worden de waarde-enveloppen overgedragen aan de betreffende vreemdelingendienst. (...) Er is een onderzoek ingesteld door de vreemdelingendienst in het AC (...). Daaruit blijkt dat betrokkene op 4 augustus 1997 vanuit het AC-Zevenaar naar Ter Apel is vertrokken. Ook blijkt dat de twee waarde-enveloppen met de chauffeur zijn meegegeven. Dit is te zien op bijgaande vertreklijst waarop met de pen staat bijgeschreven hoeveel waarde-enveloppen zijn meegegeven. (...) Het vervoer vindt plaats onder verantwoordelijkheid en in opdracht van de Immigratie- en Naturalisatiedienst. De feitelijke uitvoering ligt bij het COA. Het feitelijk vervoer is verzorgd door de Gelderse vervoersmaatschappij. (...). Uit bovengenoemde feiten blijkt naar mijn mening dat betreffende waarde-enveloppen zoek zijn geraakt na het vertrek van betrokkenen uit het AC-Zevenaar. Ik acht de klacht ten aanzien van de vreemdelingendienst in het AC-Zevenaar dan ook ongegrond." E. Standpunt van het Centraal Orgaan opvang Asielzoekers (COA) In reactie op verzoekers klacht deelde het - toenmalige - hoofd juridische zaken van het COA mee, de klacht ongegrond te achten. In antwoord op de door de Nationale ombudsman gestelde vragen deelde hij onder meer het volgende mee:"ad 2. De gebruikelijke procedure is als volgt. De desbetreffende documenten zijn in zogeheten fouilleringszakjes in een speciaal daarvoor bestemde blauwe tas door de Vreemdelingendienst aan de medewerkers van het LAMP (Landelijk Aanmeldingspunt asielzoekers; N.o.) meegegeven. Deze medewerkers geven voornoemde tas aan de chauffeur van het transport van AC Zevenaar naar OC Ter Apel. De documenten worden na aankomst op de plaats van bestemming overgedragen. Dit blijkt uit de ritopdracht. De volledig ingevulde ritopdrachten worden door de desbetreffende vervoersonderneming ter financi le afdoening naar de afdeling Bedrijfsvoering van de IND gezonden. (...) ad 5. Het COA heeft contact opgenomen met medewerkers van AC Zevenaar teneinde de zaak te onderzoeken. Uit de informatie bleek dat voornoemde medewerkers van AC Zevenaar op geen enkel moment de documenten zelve in handen hebben gehad. De documenten zijn conform de procedure, zoals onder punt 2 weergegeven, aan de chauffeur meegegeven. De COA-medewerkers hebben conform de hiervoor geschetste richtlijnen gehandeld. De tassen met documenten zijn op 10 augustus 1997 aan de chauffeur van het transport aangeboden. Diezelfde transporteur heeft voornoemde tassen afgeleverd op de plaats van bestemming." F. Nadere informatie van de beheerder van het regionale politiekorps Gelderland-Midden Bij brief van 2 december 1998 deelde de korpsbeheerder mee dat de twee fouilleringszakjes van verzoeker in n blauwe tas aan de buschauffeur waren meegegeven. Het aantal gebruikte fouilleringszakjes was op de vertreklijst aangetekend. G. Nadere informatie van het Centraal Orgaan opvang Asielzoekers (COA) 1. Op 3 november 1998 deelde het – nieuwe – hoofd juridische zaken van het COA, daar naar gevraagd, een medewerker van het Bureau Nationale ombudsman mee dat het onderzoek als gevolg van enige personeelswisselingen nog niet was afgerond, ondanks de toezegging dat de behandelend medewerker van het OC Ter Apel het rapport binnen drie weken na 25 juni 1998 over zou leggen aan het COA te Rijswijk.2. Bij faxbericht van 26 februari 1999 rapporteerde het COA als volgt:"1e telefoongesprek Augustus–september 1997, D. (IND Zevenaar) belt Ki. (COA-OC Ter Apel) met het verzoek om te kijken of het vermiste fouilleringszakje van bewoners S. en (verzoeker; N.o.) in Ter Apel zijn. Conform afspraak zouden fouilleringszakjes verzonden moeten worden in een blauwe – speciaal daarvoor bestemde – verzegelde enveloppe. De bewonersadministratie in het OC Ter Apel beschikt over een sleutel om deze enveloppe te openen. Ingesloten zou ook moeten zijn een inhoudsopgave. In Ter Apel wordt de enveloppe – met een sleutel – geopend, door mw. U. van de bewonersadministratie. Deze registreert in de computer welke zakjes binnengekomen zijn, de zakjes worden daarna opgeslagen in een speciale kast, ook deze wordt afgesloten. Probleem is, dat de zakjes door IND-Zevenaar meestal niet worden verzonden in de daarvoor bestemde blauwe enveloppe. Mw. U. heeft herhaaldelijk verzocht dit wel te doen, haar werd dan medegedeeld, dat er onvoldoende blauwe enveloppen zouden zijn. Ook werd niet altijd een inhoudsopgave meegezonden, opdat de inhoud die was binnengekomen niet was te controleren met hetgeen was verzonden. Ook hieromtrent heeft mw. U. herhaaldelijk verzocht. Haar werd toen medegedeeld, dat de hoge instroom zoveel druk opleverde, dat men daar geen tijd voor had. Als de vermiste zakjes zich in Ter Apel zouden bevinden, moesten ze in de computer geregistreerd staan, dat was niet het geval. Ook in de kast waren de zakjes niet. 2e telefoongesprek. wordt gebeld met de mededeling dat de vermiste zakjes niet in OC Ter Apel zijn. 3e telefoongesprek Circa oktober 1997; IND-Zevenaar verzoekt dringend nogmaals in Ter Apel te zoeken naar de vermiste zakjes. Er wordt nogmaals gezocht, ook op alias en/of verkeerde naam, maar er wordt niets gevonden. Bellen terug met de mededeling, dat de vermiste zakjes niet zijn gevonden maar naar alle waarschijnlijkheid nooit in Ter Apel zijn aangekomen, anders stonden ze wel geregistreerd. 4e telefoongesprek Dhr. Ki. heeft – omtrent deze zaak – contact gehad met dhr W. (Juridische zaken COA). Deze zou contact opnemen met de IND. 5e telefoongesprek dhr. Ki. heeft aan mw. mr. Ba. bovengenoemde uiteengezet. Conclusie:In het OC-Ter Apel is door mw. U. en medewerker gecheckt of de vermiste zakjes zich in Ter Apel bevonden. In de periode, dat dhr. Ki. contact had met mw. Ba., werd hij ge nformeerd over het feit dat in de periode, dat de zakjes vermist werden, ook zakjes naar de Kmar (Koninklijke marechaussee; N.o.) werden verzonden. Door hem is onmiddellijk onderzocht of de vermiste zakjes zich daar bevonden, ook dit was niet het geval." H. NADERE INFORMATIE DOOR VERZOEKSTER Naar aanleiding van telefonisch contact tussen een medewerker van het Bureau Nationale ombudsman en de als gemachtigde van verzoekster optredende medewerkster van de Vereniging VluchtelingenWerk Nederland te Luttelgeest zond verzoeksters gemachtigde de Nationale ombudsman een fotokopie van het met betrekking tot verzoeker opgemaakte rapport eerste gehoor, respectievelijk het Schengen-informatieformulier. I. NADERE INFORMATIE DOOR DE STAATSSECRETARIS VAN JUSTITIE De substituut-ombudsman legde de Staatssecretaris van Justitie bij brief van 13 april 1999 naar aanleiding van de klacht van verzoeker en van een soortgelijke klacht van mevrouw S. onder meer de volgende vragen voor:"Gebleken is dat het intakegesprek van (verzoeker; N.o.) is gevoerd met de heer of mevrouw H., terwijl het eerste gehoor werd afgenomen door de heer of mevrouw Bo. Gebleken is voorts dat het intakegesprek en het eerste gehoor met mevrouw S. door een en dezelfde persoon, te weten de heer of mevrouw Br., is afgenomen. 1a) Bij welke bestuursorganen zijn genoemde personen in dienst? (...) 2a) Kunt u toelichten waaruit moet blijken dat de in het verslag van het intakegesprek onder 17 tot en met 19 genoemde documenten daadwerkelijk zijn ingenomen? 2b) Kunt u aangeven waarom in het ene geval (S.) in beide gespreksverslagen gedetailleerd wordt vermeld welke documenten zijn aangetroffen, respectievelijk zijn ingenomen, terwijl in het geval van (verzoeker; N.o.) in het intakeverslag slechts enkele van de kennelijk ingenomen documenten worden genoemd? 2c) Kunt u ten slotte aangeven welke documenten door wie van de bovengenoemde ambtenaren zijn ingenomen en op welk moment dat is gebeurd?"2. In reactie op de gestelde vragen deelde de Staatssecretaris van Justitie onder meer het volgende mee:"Vraag 1a (...) alle genoemde personen zijn gehoormedewerkers op het Aanmeldcentrum in Zevenaar en als zodanig in dienst van de Immigratie- en Naturalisatiedienst. (...) Vraag 2a (...) De algemene procedure van inname van documenten is dat documenten, op grond van het gestelde in artikel 77 van het Vreemdelingenbesluit (zie achtergrond onder 2.; N.o.), artikel 46 van het Voorschrift Vreemdelingen (zie achtergrond onder 3.; N.o.) en van het gestelde in Hoofdstuk A5/5.2 van de Vreemdelingencirculaire (zie achtergrond onder 4.; N.o.), door een medewerker van de Vreemdelingendienst worden ingenomen. Dit gebeurt voordat een medewerker van de IND het eerste gehoor afneemt. In de dossiers bevinden zich geen re u's of andere documenten waarin gespecificeerd staat aangegeven welke documenten wanneer en door wie zijn ingenomen (zie achtergrond onder 5.; N.o.). Wel zijn er in de dossiers verscheidene aanwijzingen op grond waarvan mag worden afgeleid dat de documenten wel degelijk zijn ingenomen. Ten eerste zijn de in het verslag van het intakegesprek genoemde documenten opgenomen in de dossiers onder de kop 'ingenomen documenten/bescheiden'. Van deze documenten bevinden zich in beide dossiers ook de kopie n van de documenten in de dossiers, hetgeen overeenkomt met de hierboven beschreven algemene procedure van inname van documenten. Verder wordt in beide dossiers een kopie aangetroffen van een model D 38 als bedoeld in de Vreemdelingencirculaire 1994. Een model D 38 dient als ontvangstbewijs voor het tijdelijk in bewaring nemen van reis- en/of identiteitspapieren. Tenslotte bevinden zich in beide dossiers kopie n van stukken waarin is aangegeven dat bij de uitplaatsing van mevrouw S. en (verzoeker; N.o.) vanuit het AC te Zevenaar naar het centrum in Ter Apel aan de buschauffeur fouilleringszakjes zijn meegegeven ter overhandiging aan de Vreemdelingendienst ter plaatse. Vraag 2b (...) Het Schengeninformatieformulier (SIF) is een formulier waarin een samenvatting wordt gegeven van de tijdens het eerste gehoor verleende gegevens. In het SIF worden gegevens opgenomen die van belang zijn voor het overnameverzoek. De gegevens in het SIF worden rechtstreeks uit het eerste gehoor gehaald. Dat in het geval van mevrouw S. in het SIF gedetailleerd is vermeld welke documenten zijn ingenomen en in het geval van (verzoeker; N.o.) slechts enkele van de documenten worden genoemd, is het gevolg van een verschil in werkwijze van de betreffende ambtenaren. 2c (...) In de beantwoording van de klachten (...) bij brieven van 26 februari 1998 is u reeds meegedeeld dat de originele documenten, die in het rapport van eerste gehoor zijn genoemd, door medewerkers van de Vreemdelingendienst zijn ingenomen en gekopieerd. Documenten worden, op grond van het gestelde in artikel 77 van het Vreemdelingenbesluit, artikel 46 van het Voorschrift Vreemdelingen en het gestelde in Hoofdstuk A5/5.2 van de Vreemdelingencirculaire, door een medewerker van de Vreemdelingendienst ingenomen en gekopieerd. Dit gebeurt voordat een medewerker van de IND het eerste gehoor afneemt. Van de ingenomen bescheiden worden alleen kopie n in het IND-dossier opgenomen. (...)"
