Verzoeker klaagt erover dat de Nederlandse ambassade te Islamabad (Pakistan):
1. niet voortvarend heeft gereageerd op het verzoek van het Ministerie van Defensie van Pakistan van 20 augustus 1998 om de authenticiteit van een door zijn bedrijf met een Pakistaans bedrijf gesloten handelsovereenkomst te bevestigen;
2. bij brief van 30 april 1999 aan het Ministerie van Defensie te Pakistan heeft laten weten dat zijn bedrijf op dat moment werd onderzocht door de Economische Controledienst in verband met mogelijk onjuiste praktijken. Verzoeker is van mening dat de ambassade door de gekozen bewoordingen ten onrechte een negatief beeld heeft gegeven over zijn bedrijf. Bovendien is, aldus verzoeker, de in de brief opgenomen informatie onjuist, aangezien het onderzoek van de Economische Controledienst inmiddels al was afgerond. Daarenboven was de ambassade volgens hem niet bevoegd om de handelsovereenkomst te authentificeren;
3. het Ministerie van Defensie van Pakistan pas op 8 juli 1999 heeft meegedeeld dat het onderzoek van de Economische Controledienst was afgerond, zonder daarbij aan te geven wat de aanleiding was geweest voor het onderzoek en wat het resultaat daarvan was.
4. Voorts klaagt verzoeker erover dat het Ministerie van Buitenlandse Zaken niet is ingegaan op zijn ter zake gedane verzoek om schadevergoeding.
5. Tenslotte klaagt verzoeker erover dat het Ministerie van Economische Zaken aan de Economische Controledienst opdracht heeft gegeven om een onderzoek in te stellen naar zijn bedrijf.
Beoordeling
A. de Nederlandse ambassade te Islamabad (Pakistan)
I. Ten aanzien van de reactie op het verzoek om bevestiging van de authenticiteit van de handelsovereenkomst
1. Verzoeker sloot in 1998, als directeur van de onderneming AK H., een handelsovereenkomst met een Pakistaans bedrijf. Het Ministerie van Defensie van Pakistan verzocht de Nederlandse ambassade te Islamabad (Pakistan; hierna ook te noemen: de ambassade) bij brief van 20 augustus 1998 om de authenticiteit van deze handelsovereenkomst te bevestigen.
Verzoeker klaagt er in de eerste plaats over dat de Nederlandse ambassade te Islamabad niet voortvarend heeft gereageerd op dit verzoek van het Ministerie van Defensie van Pakistan.
2. Uit het onderzoek van de Nationale ombudsman is naar voren gekomen dat het Pakistaanse Ministerie van Defensie de Nederlandse ambassade op 22 december 1998 en 28 januari 1999 heeft gerappelleerd. Op 13 januari 1999 vroeg de ambassade in het kader van de behandeling van het verzoek om bevestiging van de authenticiteit, advies aan de Economische Voorlichtingsdienst (EVD) van het Nederlandse Ministerie van Economische Zaken. De EVD antwoordde de ambassade bij faxbericht van 15 januari 1999. Op 30 april 1999, ruim acht maanden na het schriftelijke verzoek van het Pakistaanse Ministerie van Defensie, antwoordde de Nederlandse ambassade te Islamabad schriftelijk op het verzoek van 20 augustus 1998.
3. De Minister van Buitenlandse Zaken liet in reactie op dit klachtonderdeel onder meer weten dat de reden van de vertraging in de behandeling van het verzoek was gelegen in een gewijzigd beleid ten aanzien van legalisatie-aanvragen van handelsovereenkomsten. De Minister deelde hierover onder meer mee dat de ambassade de desbetreffende procedure vanaf 1 augustus 1998 had gediscontinueerd. Gebleken was dat bij de ambassade niet de noodzakelijke kennis voorhanden was om te kunnen oordelen of deze documenten konden worden gelegaliseerd. Vanwege deze discontinuering van de procedure was het verzoek van 20 augustus 1998 aangehouden tot nader orde. Eerst op 2 augustus 1999 was de nieuwe procedure vastgesteld.
Uit de afdoeningsbrief van 7 februari 2000 van het hoofd van de afdeling Consulair-Juridische Zaken van het Ministerie van Buitenlandse van verzoekers eerdere, door de Nationale ombudsman aan de Minister van Buitenlandse Zaken doorgezonden klacht (zie Bevindingen, onder A.21.) blijkt verder nog dat de ambassade naar aanleiding van het door het Pakistaanse Ministerie van Defensie herhaalde verzoek om legalisatie, toch op 13 januari 1999 - conform de oude procedure - de EVD om advies had verzocht, en vervolgens bij brief van 30 april 1999 het Pakistaanse Ministerie van Defensie had geantwoord.
4. Het is een vereiste van zorgvuldigheid dat een overheidsinstantie in beginsel een aan haar gerichte brief afhandelt binnen een redelijke termijn, ook wanneer de brief afkomstig is van een andere, in casu buitenlandse overheidsinstantie. Dit geldt met name wanneer de correspondentie direct de belangen van burgers raakt, zoals in het onderhavige geval.
Indien directe afhandeling niet mogelijk is, dient binnen twee à drie weken een behandelingsbericht te worden gestuurd met informatie over de reden daarvan, en over de te verwachten afhandelingstermijn.
In dit geval was een termijn van acht maanden te lang. De discontinuering van de procedure ten aanzien van legalisatie-aanvragen van handelsovereenkomsten kan niet rechtvaardigen dat op het verzoek van 20 augustus 1998 pas op 30 april 1999 is gereageerd. Bij gebreke van een vaste procedure had op andere wijze moeten worden gereageerd. De ambassade had het Pakistaanse Ministerie van Defensie ten minste kunnen inlichten over de procedurewijzigingen en de vertraging die dit met zich meebracht. Aangezien de aanvraag mede in het belang van verzoekers bedrijf was gedaan, is verzoekers belang door de lange duur van de behandeling onnodig geschaad.
De onderzochte gedraging is op dit punt niet behoorlijk.
II. Ten aanzien van de inhoud van de brief van 30 april 1999
1. Verzoeker klaagt er verder over dat de Nederlandse ambassade te Islamabad bij brief van 30 april 1999 aan het Pakistaanse Ministerie van Defensie heeft laten weten dat zijn bedrijf op dat moment werd onderzocht door de Economische Controledienst (ECD) in verband met mogelijk onjuiste praktijken. Verzoeker is van mening dat de ambassade door de gekozen bewoordingen ten onrechte een negatief beeld heeft gegeven over zijn bedrijf. Bovendien is, aldus verzoeker, de in de brief opgenomen informatie onjuist, aangezien het onderzoek van de ECD inmiddels al was afgerond.
2. Zoals hiervóór onder I.3. aan de orde is gesteld, is het beleid ten aanzien van legalisatie-aanvragen van handelsovereenkomsten op 1 augustus 1998 gediscontinueerd. Het hoofd van de afdeling Consulair-Juridische Zaken van het Ministerie van Buitenlandse Zaken deelde in zijn brief van 7 februari 2000 naar aanleiding van de (interne) klachtbehandeling onder meer het volgende mee. Tot 2 augustus 1999, de datum waarop de nieuwe legalisatieprocedure werd ingevoerd, bestond er bij de ambassade geen standaardprocedure maar werd op ad hoc basis beslist. De verzoeken van het Pakistaanse Ministerie van Defensie werden intern beoordeeld en vervolgens werd de Economische Voorlichtingsdienst (EVD) benaderd voor informatie of het betrokken Nederlandse bedrijf bonafide was. Bij een positief antwoord werd vervolgens een stempel gezet op het voorgedrukte papier van het genoemde Ministerie.
Deze procedure was echter niet correct aangezien de ambassade niet de bevoegdheid had om Nederlandse bedrijven te beoordelen op betrouwbaarheid en zeker niet inhoudelijk mocht instaan voor een handelsovereenkomst die de overheid niet aanging. Die bevoegdheid is voorbehouden aan de Nederlandse Kamer van Koophandel waarbij deze bedrijven aangesloten behoren te zijn.
3. De Minister van Buitenlandse Zaken achtte verzoekers klacht op dit punt niet gegrond. Hij deelde hierover onder meer mee dat de ambassade in reactie op herhaalde navraag van het Pakistaanse Ministerie van Defensie naar de stand van zaken, in de behandeling van het eerste legalisatieverzoek van 20 augustus 1998, advies aan het Ministerie van Economische Zaken had gevraagd. De mededeling van het Ministerie van Economische Zaken van 15 januari 1999 dat het bedrijf AK H. door de ECD werd onderzocht, had de ambassade bij brief van 30 april 1999 - als feitelijke informatie - doorgegeven aan het Ministerie van Defensie van Pakistan.
De Minister liet verder nog weten dat het Ministerie van Economische Zaken pas op 5 augustus 1999 aan de ambassade duidelijk had gemaakt dat er bij het vrijgeven van informatie omtrent onderzoeken door de ECD in het algemeen terughoudendheid is geboden. Op dat moment had de ambassade het Pakistaanse Ministerie van Defensie echter al geïnformeerd.
4. De ambassade heeft letterlijk de bewoordingen van de EVD overgenomen in haar brief van 30 april 1999. Immers ook de EVD hanteerde in zijn faxbericht van 15 januari 1999 de woorden "mogelijk onjuiste praktijken". In zoverre heeft de ambassade slechts feitelijke informatie doorgegeven.
Gelet echter op het feit dat reeds op 1 augustus 1998 was gebleken dat de ambassade niet bevoegd was en onvoldoende kennis had om legalisatie-aanvragen te beoordelen, was het niet juist dat de ambassade toch conform de oude procedure de EVD om advies verzocht, en naar aanleiding van het verkregen advies aan het Pakistaanse Ministerie van Defensie meedeelde dat verzoekers onderneming onderwerp van onderzoek door de ECD was. Zoals hiervóór onder I.4. reeds is genoemd, had de ambassade aan het Pakistaanse Ministerie van Defensie moeten berichten dat zij niet meer bevoegd was legalisatieaanvragen van handelsdocumenten te beoordelen.
5. Daarbij komt dat de ambassade zelfstandig diende in te schatten welk effect een dergelijke mededeling heeft. In dit verband had het op zichzelf - los van hetgeen hiervóór onder 4. is overwogen - de voorkeur verdiend wanneer de bewoordingen "mogelijk onjuiste praktijken" achterwege waren gebleven. Dat het Ministerie van Economische Zaken pas op 5 augustus 1999 aan de ambassade meedeelde dat terughoudendheid was geboden bij het ruchtbaarheid geven aan controles door de ECD, doet hieraan niet af.
De onderzochte gedraging is in zoverre eveneens niet behoorlijk.
6. Verder is voldoende komen vast te staan dat het Ministerie van Economische Zaken niet eerder dan op 6 juli 1999 de ambassade op de hoogte heeft gesteld van het feit dat het onderzoek door de ECD naar verzoekers onderneming was afgerond. Daarmee kan niet worden gezegd dat de ambassade bij brief van 30 april 1999 aan het Pakistaanse Ministerie van Defensie mededeling heeft gedaan van een lopend onderzoek door de ECD, terwijl duidelijk was dat het onderzoek inmiddels was afgerond. Feitelijk heeft de ECD op 6 juli 1999 aan verzoeker meegedeeld dat naar aanleiding van het onderzoek was besloten dat geen proces-verbaal zou worden opgemaakt, en dat zou worden volstaan met het geven van een waarschuwing.
De onderzochte gedraging is in zoverre behoorlijk.
III. Ten aanzien van de mededeling over de beëindiging van het onderzoek van de Economische Controledienst
1. Verzoeker klaagt er voorts over dat de Nederlandse ambassade te Islamabad (Pakistan) het Pakistaanse Ministerie van Defensie pas op 8 juli 1999 heeft meegedeeld dat het onderzoek van de Economische Controledienst (ECD) was afgerond, zonder daarbij aan te geven wat de aanleiding was geweest voor het onderzoek en wat het resultaat daarvan was.
2. Uit het onderzoek van de Nationale ombudsman is naar voren gekomen dat het Ministerie van Economische Zaken op 6 of 7 juli 1999 aan de ambassade heeft meegedeeld dat het onderzoek door de ECD was afgerond. Bij brief van 8 juli 1999 berichtte de ambassade het Pakistaanse Ministerie van Defensie dat het onderzoek door de ECD naar het bedrijf AK H. was afgerond, dat de behandeling van de zaak was gesloten en dat AK H. niet zou worden onderworpen aan verder onderzoek.
3. De Minister van Buitenlandse Zaken reageerde op dit klachtonderdeel van verzoeker door te stellen dat de ambassade noch de aanleiding noch de resultaten van het onderzoek door de ECD had meegedeeld, omdat informatie hierover niet beschikbaar was bij de ambassade. Alleen de ECD beschikte over verdere informatie over het onderzoek.
4. Niet kan worden gezegd dat het op de weg van de ambassade had gelegen om het Pakistaanse Ministerie meer informatie te geven dan dat de ambassade nu, bij brief van 8 juli 1999, heeft gedaan. Door mee te delen dat het onderzoek naar verzoekers bedrijf was afgerond en dat AK H. geen onderwerp van verder onderzoek meer zou zijn, heeft de ambassade onder de gegeven omstandigheden aan haar verantwoordelijkheid met betrekking tot een zorgvuldige berichtgeving voldaan.
Het was vervolgens aan het Pakistaanse Ministerie van Defensie om te beslissen of het verdere inhoudelijke informatie wenste over het onderzoek van de ECD, dan wel over de uitkomst daarvan.
De onderzochte gedraging is in zoverre behoorlijk.
5. De ambassade ontving op 6 of 7 juli 1999 bericht van het Ministerie van Economische Zaken dat het onderzoek door de ECD was afgerond. Op 8 juli 1999 stelde de ambassade het Pakistaanse Ministerie van Defensie op de hoogte van de beëindiging van het onderzoek. Gelet hierop heeft de ambassade het Pakistaanse Ministerie met de vereiste voortvarendheid ingelicht.
De onderzochte gedraging is in zoverre eveneens behoorlijk.
B. het Ministerie van Buitenlandse Zaken
1. Verzoeker klaagt er verder over dat het Ministerie van Buitenlandse Zaken niet is ingegaan op zijn ter zake gedane verzoek om schadevergoeding.
2. De Nationale ombudsman heeft verzoekers klachtbrief van 26 augustus 1999 in het kader van het kenbaarheidvereiste op 13 september 1999 doorgestuurd naar het Ministerie van Buitenlandse Zaken. In deze klachtbrief heeft verzoeker een overzicht opgenomen van de financiële schade die hij stelt te hebben geleden ten gevolge van de handelwijze van de Nederlandse ambassade te Islamabad (zie Bevindingen, onder B.4.). Naast onder meer een opsomming van door zijn bedrijf geleden verliezen, stelt verzoeker in zijn verzoekschrift dat hij niet weet hoe hij de verliezen moet omzetten in financiële compensatie en dat hij dit vraagstuk zal overlaten aan deskundigen.
3. De Minister van Buitenlandse Zaken liet in reactie op dit klachtonderdeel onder meer weten dat niet was ingegaan op een verzoek om schadevergoeding aangezien verzoekers klachten na een interne klachtenprocedure ongegrond waren bevonden.
4. Niet kan worden gezegd dat verzoeker een verzoek om schadevergoeding in zijn klachtbrief heeft opgenomen. In zoverre mist de klacht feitelijke grondslag, en is de onderzochte gedraging op dit punt derhalve behoorlijk.
C. het Ministerie van Economische Zaken
1. Verzoeker klaagt er ten slotte over dat het Ministerie van Economische Zaken aan de Economische Controledienst (ECD) opdracht heeft gegeven om een onderzoek in te stellen naar zijn bedrijf. Volgens verzoeker bestond daartoe geen aanleiding.
2. Verzoeker verkeerde, blijkens zijn brief van 3 januari 2000 (zie Bevindingen, onder A.20.), in de veronderstelling dat het onderzoek van de ECD is ingesteld naar aanleiding van de legalisatie-aanvraag van 20 augustus 1998 van het Ministerie van Defensie van Pakistan.
3. De Minister van Economische Zaken deelde naar aanleiding van dit klachtonderdeel echter onder meer mee dat de aanleiding van het onderzoek door de ECD gelegen was geweest in een melding van het regionale politiekorps Amsterdam/Amstelland. De melding had betrekking gehad op het vermoeden dat verzoeker illegaal onderdelen voor handgranaten naar Pakistan had uitgevoerd. Na deze melding had de ECD een onderzoek ingesteld, en had in het kader daarvan op 1 december 1998 de vestiging van verzoekers bedrijf bezocht. Het onderzoek had geresulteerd in de vaststelling dat het Besluit financieel verkeer strategische goederen 1996 was overtreden.
De Minister van Economische Zaken liet verder weten dat uit het voorgaande bleek dat het Ministerie van Economische Zaken geen opdracht had gegeven tot onderzoek van het bedrijf van verzoeker. Verzoekers klacht dat er geen aanleiding was voor het onderzoek op instigatie van het Ministerie van Economische Zaken, kwam daarmee volgens de Minister te vervallen.
De Minister stelde ten slotte vast dat de aanleiding van het onderzoek door de ECD niets van doen had gehad met de afgifte van een authenticiteitsverklaring ten behoeve van verzoekers bedrijf door de Nederlandse ambassade te Islamabad.
4. Het hiervóór onder 3. beschreven standpunt van de Minister van Economische Zaken wordt ondersteund door het rapport van de ECD van 6 oktober 1999 dat is opgemaakt naar aanleiding van het onderzoek naar verzoekers bedrijf AK H. Hieruit blijkt onder meer dat de ECD het onderzoek heeft ingesteld naar aanleiding van telefonische informatie en een bezoek op 5 november 1998 aan een medewerker van de Dienst Centrale Recherche van het regionale politiekorps Amsterdam/Amstelland. Tijdens een bij deze dienst lopend onderzoek waarbij verzoeker als getuige was gehoord, was tijdens het verhoor vastgesteld dat er kennelijk een zending onderdelen voor handgranaten was geëxporteerd naar Pakistan. Verzoekers onderneming zou hierbij zijn opgetreden als intermediair.
5. Nog daargelaten het feit dat het onderzoek van de ECD reeds gaande was op het moment dat het Ministerie van Economische Zaken op 13 januari 1999 om advies werd gevraagd door de Nederlandse ambassade te Islamabad, is uit het voorgaande voldoende komen vast te staan dat het Ministerie van Economische Zaken geen opdracht heeft gegeven aan de ECD om een onderzoek naar verzoekers bedrijf te starten. De klacht mist om die reden op dit punt feitelijke grondslag.
De onderzochte gedraging van het Ministerie van Economische Zaken is behoorlijk.
Conclusie
De klacht over de onderzochte gedraging van de Nederlandse ambassade te Islamabad (Pakistan), die wordt aangemerkt als een gedraging van de Minister van Buitenlandse Zaken, is gegrond ten aanzien van het niet voortvarend reageren op het verzoek van 20 augustus 1998 en ten aanzien van mededeling in de brief van 30 april 1999, dat verzoekers bedrijf werd onderzocht door de Economische Controledienst en niet gegrond ten aanzien van de mededeling in de brief van 30 april 1999 dat het onderzoek op dat moment plaatsvond, en ten aanzien van de mededeling over de beëindiging van het onderzoek van de Economische Controledienst.
De klacht over de onderzochte gedraging van het Ministerie van Buitenlandse Zaken, die wordt aangemerkt als een gedraging van de Minister van Buitenlandse Zaken, is niet gegrond.
De klacht over de onderzochte gedraging van het Ministerie van Economische Zaken, die wordt aangemerkt als een gedraging van de Minister van Economische Zaken, is niet gegrond.
Onderzoek
Op 14 februari 2000 ontving de Nationale ombudsman een verzoekschrift van de heer A. te Diemen, met een klacht over een gedraging van de Nederlandse ambassade te Islamabad (Pakistan), een gedraging van het Ministerie van Buitenlandse Zaken en een gedraging van het Ministerie van Economische Zaken.
Verzoeker had zich al eerder, bij brief van 26 augustus 1999, tot de Nationale ombudsman gewend. Zijn verzoek voldeed toen echter niet aan het kenbaarheidvereiste als neergelegd in artikel 12, tweede lid van de Wet Nationale ombudsman, zodat het niet in onderzoek werd genomen.
Naar aanleiding van het verzoekschrift werd naar de genoemde gedragingen een onderzoek ingesteld. De gedraging van de Nederlandse ambassade te Islamabad (Pakistan) en de gedraging van het Ministerie van Buitenlandse Zaken worden aangemerkt als een gedraging van de Minister van Buitenlandse Zaken; de gedraging van het Ministerie van Economische Zaken wordt aangemerkt als een gedraging van de Minister van Economische Zaken.
In het kader van het onderzoek werd de Minister van Buitenlandse Zaken en de Minister van Economische Zaken verzocht op de klacht te reageren en een afschrift toe te sturen van de stukken die op de klacht betrekking hebben.
Vervolgens werd verzoeker in de gelegenheid gesteld op de verstrekte inlichtingen te reageren.
Het resultaat van het onderzoek werd als verslag van bevindingen gestuurd aan betrokkenen.
Verzoeker, de Minister van Economische Zaken en de Minister van Buitenlandse Zaken berichtten dat het verslag hun geen aanleiding gaf tot het maken van opmerkingen.
Bevindingen
De bevindingen van het onderzoek luiden als volgt:
A. feiten
1. Verzoeker, directeur van de onderneming AK H., sloot handelsovereenkomsten met onder meer twee Pakistaanse bedrijven.
2. Bij brief van 20 augustus 1998 verzocht het Ministerie van Defensie van Pakistan de Nederlandse ambassade te Islamabad (Pakistan; hierna ook te noemen: de ambassade) de handelsovereenkomst met één van de hiervóór onder 1. bedoelde Pakistaanse bedrijven te authentificeren. De brief van 20 augustus 1998 houdt onder meer in:
"Subject: Authentication of Foreign Principal
1. Messers B., R.
have applied for registration for the following foreign principal:
M/s AK H.
(…)
2. Agency agreement(s) between the two firms is are enclosed for favour of authentication.
3. In addition the following confirmation may please be provided in respect of the principal(s):
a. Are they suppliers of the stores mentioned in their agency agreements?
b. Their financial standing and repute?
c. Date when established?"
3. Op 22 december 1998 en 28 januari 1999 rappelleerde het Ministerie van Defensie van Pakistan de Nederlandse ambassade.
4. Op 13 januari 1999 vroeg de ambassade de Economische Voorlichtingsdienst (EVD) van het Ministerie van Economische Zaken om advies inzake het verzoek om bevestiging van de authenticiteit.
5. Bij faxbericht van 15 januari 1999 antwoordde de EVD de ambassade onder meer het volgende:
"Wat betreft A en K (bedoeld wordt AK H.; N.o.), dit bedrijf wordt door de ECD onderzocht i.v.m. mogelijk onjuiste praktijken. Wij worden hiervan nader op de hoogte gehouden."
6. Bij brief van 30 april 1999 deelde de Nederlandse ambassade te Islamabad het Pakistaanse Ministerie van Defensie onder meer mee:
"In answer to your request for authentication of the AK H., I can only inform you about the fact that this company is being investigated by the Economic Inspection Service of the Netherlands in connection with suspected irregularities. However there is no outcome yet. As soon as this will be the case, I will inform you accordingly."
7. Bij brief van 28 mei 1999 deelde de Nederlandse ambassade te Islamabad het Pakistaanse Ministerie van Defensie onder meer het volgende mee:
"I can not confirm that the agency agreement between AK H. (…) and F. te R., is genuine.
It is not the practice of the Netherlands embassy to comment on the financial status of Dutch companies. This information is best sought through banking channels or a business status/credit investigating agency. However, I can inform you that at this moment the Economic Inspection Service is investigating AK H. in connection with suspected irregularities. There is no outcome yet of this investigation."
8. Bij brief van 16 juni 1999 berichtte het Pakistaanse Ministerie van Defensie de agent van AK H. onder meer het volgende:
"1. Your firm was registered as Agent to the Foreign Principal M/s AK H., Netherlands. Agency Agreement of said foreign principal was forwarded to concerned embassy for authentication. In response, they have intimated that foreign firm is being investigated by the Economic Inspection Service of the Netherlands in connection with suspected irregularities and case of authentication has been held in abeyance till outcome is received.
2. Pre-going in view, registration of your firm is suspended till final authentication of Agency Agreement of your foreign principal, please.
Copy to
DOP (Army) - Rwp
DP (Navy) - Rwp
DP (Air) - Rwp
Please ensure that no contract is awarded to the firm till finalisation of case and further instructions from this Dte Gen."
9. Bij brief van 18 juni 1999 riep verzoeker de hulp in van het Ministerie van Buitenlandse Zaken. De brief houdt onder meer het volgende in:
"On 30 April, 1999, Royal Netherlands embassy has sent a Letter (…) as reply to the Ministry of Defence, Pakistan (…)
This letter has caused a very unfortunate situation for us and our company in Ministry of Defence, Pakistan. They have decided not to have any contact with AK H.
This has happened in the Middle of May, 1999 and finally we were been told on 16/17.06.1998 (lees: 1999; N.o.) that the reason of this decision is the letter dated 30.04.1999 from the Royal Netherlands Embassy in Pakistan.
(…)
I should highly appreciate, if you can kindly take the necessary action to save our position and our business in Pakistan."
10. Bij brief van 8 juli 1999 berichtte de Nederlandse ambassade te Islamabad het Pakistaanse Ministerie van Defensie onder meer het volgende:
"Referring to my letter of 28 May 1999 concerning the authentication of the agency agreements between the Dutch company AK H. and the Pakistani company F., I would like to inform you that the investigation of AK H. by the Dutch Economic Inspection Service has been concluded. The case has been closed. AK H. will not be subject of any further investigation."
11. Bij brief van 20 juli 1999 verzocht het Pakistaanse Ministerie van Defensie de Nederlandse ambassade te Islamabad opnieuw om authentificatie. De brief houdt onder meer het volgende in:
"Subject: Authentication of Foreign Principal
(…)
1. Messers F. R.
have applied for indexation for the following foreign principal:
M/s AK H.
(…)
2. Agency agreement(s) between the two firms is enclosed for favour of fresh authentication.
3. In addition the following confirmation may please be provided in respect of the principal(s):
a. Are they exporter of the stores mentioned in their agency agreements?
b. Their financial standing and repute?
c. Date when established?"
12. Op 2 augustus 1999 stelde het Ministerie van Buitenlandse Zaken de Nederlandse ambassade te Islamabad op de hoogte van de nieuwe procedure ten aanzien van de legalisatie van handelsdocumenten. Een desbetreffend memorandum van de Directie Personenverkeer, Migratie en Consulaire Zaken, Consulair-Juridische Zaken, van het Ministerie van Buitenlandse Zaken (DPC/CJ) van 2 augustus 1999 luidt als volgt:
"…Bij brief van 27 juli 1999 heeft de EVD mij geïnformeerd over de problemen rond de legalisatie van handelsdocumenten t.b.v. AK H. (…). Zoals uit de correspondentie blijkt, bestaat er Uwerzijds onduidelijkheid over de legalisatieprocedure m.b.t. handelsdocumenten. (…)
M.b.t. de legalisatieprocedure van handelsdocumenten het volgende. Informatie over Nederlandse bedrijven wordt verstrekt door de Kamer van Koophandel waarbij het betreffende Nederlandse bedrijf staat geregistreerd. Documenten die door deze instantie zijn afgegeven kunnen door dit ministerie worden gelegaliseerd. De handtekening van de tekenbevoegde ambtenaar van dit ministerie dient vervolgens gelegaliseerd te worden door de ambassade van het land waar het document gebruikt zal worden.
Bovenstaande procedure is van toepassing op de AK H.
Voor legalisatie van Pakistaanse handelsdocumenten geldt de volgende procedure:
1. legalisatie document door het Pakistaanse ministerie van Buitenlandse Zaken.
2. legalisatie/verificatie door Nederlandse ambassade.
Indien u in de toekomst een verzoek tot legalisatie van handelsdocumenten afkomstig van een Nederlands bedrijf binnenkrijgt, dient u dat niet naar dit ministerie door te geleiden, maar retour te zenden aan het betreffende bedrijf onder vermelding van de bovenstaande procedure…"
13. Bij faxbericht van 3 augustus 1999 deelde het Ministerie van Economische Zaken verzoeker onder meer het volgende mee:
"In response to your faxes concerning the authentication procedure I can inform you as follows.
1. The Dutch government can authenticate (the signature of) official documents at your request. In your case, the procedure should have started with a request from the Pakistan government to you.
2. If authentication is required of official documents, the Ministry of Foreign Affairs in The Hague can authenticate such an official document. In your case, this would be a copy of an inscription in the register of the Camber of Commerce in Amsterdam. You may send the document to the authentication desk (…).
3. Finally, authentication of the signature of the official of the Ministry of Foreign Affairs will be done by the embassy of the foreign country. In your case this will be the embassy of Pakistan.
I trust the above outlined procedure results in a satisfactory reply to the request of the Pakistan Ministry of Defence."
14. Bij brief van 5 augustus 1999 deelde het Ministerie van Economische Zaken de Nederlandse ambassade in Islamabad onder meer het volgende mee:
"Ik heb (verzoeker; N.o.) van de firma AK H. geadviseerd de procedure te volgen zoals is voorgesteld in het memorandum van DPC/CJ van 2 augustus 1999 (zie hiervóór, onder 12; N.o.). Telefonisch liet hij mij weten dat hij aldus zou handelen.
Onderzoek bij het bedrijf door de Economische Controle Dienst heeft niets ten nadele van naam en faam van het bedrijf opgeleverd. Overigens bezoekt de ECD op gezette tijden meerdere Nederlandse bedrijven (…) zodat in het algemeen terughoudendheid is geboden bij het ruchtbaarheid geven aan zulke controles.
Ook de EVD is hierop gewezen. Er is geen aanleiding de AK H. anders te behandelen dan andere Nederlandse bedrijven."
15. Bij brief van 7 augustus 1999 berichtte de Nederlandse ambassade te Islamabad het Ministerie van Defensie van Pakistan onder meer het volgende:
"The Embassy is not anymore in a position to authenticate any trade documents. Based upon an instruction of the Ministry of Foreign Affairs in the Netherlands, the following general procedure for authentication of trade documents is applicable:
1. The Chamber of Commerce in the Netherlands will authenticate the "agency agreement" between the Dutch and Pakistani businesspartners or any other Dutch tradedocument.
2. The signature of the Chamber of Commerce will be authenticated by the Ministry of Foreign Affairs in the Hague. The division which deals with legalisation of trade documents is the Legalisation Desk ("legalisatieloket"). (…) As the Dutch Embassy is part of the organisation of the Ministry, it does not need to authenticate the signature by the legalisation desk.
3. The Embassy of Pakistan in the Hague will authenticate the signature of the Ministry of Foreign Affairs.
4. The authenticated trade document may be offered directly by the involved companies to the Ministry of Defence in Pakistan.
To my understanding AK H. is arranging at the moment the authentication of its trade documents in accordance with the above described procedure."
16. Op 7 augustus 1999 berichtte de Nederlandse ambassade te Islamabad verzoeker onder meer het volgende:
"To my understanding the Department Emerging Markets of the Ministry of Economic Affairs of The Netherlands has informed you about the new authentication procedure by fax of 3 August 1999. As a follow up to my letter of 26 July 1999, I would like to inform you that in accordance with the new procedure for authentication of trade documents, the Royal Netherlands Embassy in Islamabad is not involved anymore in the authentication process of trade documents."
17. De Nationale ombudsman zond op 13 september 1999 verzoekers verzoekschrift van 26 augustus 1999 (zie Klacht) op diens verzoek door naar het Ministerie van Buitenlandse Zaken en naar het Ministerie van Economische Zaken.
18. Het rapport van de Economische Controledienst, opgemaakt op 6 oktober 1999, naar aanleiding van het onderzoek naar verzoekers bedrijf houdt - voor zover hier van belang - onder meer het volgende in:
"Aard van het onderzoek: De export van onderdelen voor handgranaten naar Pakistan zonder vergunning.
Aanleiding : Melding door de heer We. van de Regiopolitie Amsterdam/Amstelland, dienst centrale recherche van het coördinatiepunt internationale samenwerking (…)
Betrokken firma
en/of personen : A K H. (…)
(…)
Rapport
Aanleiding: Dit onderzoek werd ingesteld naar aanleiding van telefonische informatie en een bezoek op 5 november 1998 aan de heer We. van de Politie Amsterdam Amstelland, Dienst Centrale Recherche van het coördinatiepunt Internationale Samenwerking. Tijdens een bij deze dienst lopend onderzoek waarbij (verzoeker; N.o.) directeur van de firma AK H. (…) als getuige werd gehoord, werd tijdens het verhoor vastgesteld dat er kennelijk een zending onderdelen voor handgranaten was geëxporteerd naar Pakistan. De onderneming AK H. trad hierin op als intermediair. (…)
Info B.E.B.: Op 6 januari 1999 werd door rapporteurs informatie opgevraagd bij de heer B. van het Ministerie van Economische Zaken (…)
Telefonisch werd door de heer B. medegedeeld dat indien er sprake is van het feit dat de onderneming AK H. op enig moment eigenaar is van de goederen en de financiële afwikkeling via Nederland verloopt er een vergunning Financieel Verkeer Strategische Goederen is vereist.
Onderzoek bij
A en K B.V.: Op 1 december 1998 en latere data bevonden wij, rapporteurs (…), zich in het pand (…) zijnde een woning waarin ook de onderneming A en K H. (…) is gevestigd. Aldaar werden wij te woord gestaan door de directeur (verzoeker; N.o.). Nadat wij aan (verzoeker; N.o.) het doel van onze komst hadden uiteengezet n.l het instellen van een onderzoek op basis van artikel 18 van de W.E.D., naar de export van onderdelen voor handgranaten naar Pakistan verklaarde (verzoeker; N.o.) alle medewerking aan het onderzoek te zullen verlenen en stelde de administratieve bescheiden met betrekking tot aan- en verkopen vanaf 1997 tot en met datum onderzoek beschikbaar.
(…)
Uit voornoemde bescheiden blijkt duidelijk dat de goederen door A en K H. werden aangekocht bij de onderneming (…) te (…) Joegoslavië en werden verkocht aan de onderneming (…) in Pakistan. Derhalve was de onderneming eigenaar van de goederen en was er voor de afwikkeling van deze transactie, krachtens het "Besluit Financieel Verkeer Strategische Goederen 1966" een vergunning vereist.
Naar aanleiding van het feit dat er bij de financiële afwikkeling van bovenvermelde order door A en K geen vergunning was aangevraagd, werd door rapporteur (…) telefonisch contact opgenomen met de officier van justitie te Amsterdam. Na overleg werd besloten geen proces-verbaal op te maken maar te volstaan met een waarschuwing. Naar aanleiding van deze beslissing heeft rapporteur (…) op 6 juli 1999 telefonisch contact opgenomen met (verzoeker; N.o.) van A en K. en aan hem medegedeeld dat in overleg met justitie Amsterdam geen proces-verbaal zal worden opgemaakt. De betrokkene werd wel gewaarschuwd dat indien in de toekomst nogmaals een overtreding zal worden vastgesteld direct een proces-verbaal zal worden opgemaakt en alsnog rekening zal worden gehouden met het feit dat reeds in een eerder stadium werd gehandeld zonder vergunning."
19. In het kader van de behandeling van verzoekers klacht door het Ministerie van Buitenlandse Zaken werd op 2 december 1999 een hoorzitting gehouden.
Het verslag van deze hoorzitting, die werd voorgezeten door een medewerker van de afdeling Consulair-Juridische Zaken van het Ministerie van Buitenlandse Zaken, houdt onder meer het volgende in:
"Klager verwijst naar zijn klachtbrief en zegt het slachtoffer te zijn van de vertraging in de afhandeling van het verzoek van het Pakistaanse Ministerie van Defensie om een authenticiteitsverklaring tbv de AK H. Klager zegt dat bij andere ambassades, waaronder die van Duitsland, deze verklaringen altijd direct worden afgegeven.
De voorzitter wijst erop dat vergelijking met andere ambassades niet aan de orde is.
Klager somt data op van de verschillende verzoeken van het Pakistaanse Ministerie van Defensie aan de Nederlandse ambassade te Islamabad, waarop niet werd gereageerd. Toen dat uiteindelijk wel gebeurde, was de reactie negatief. Hierdoor verbrak het Ministerie alle contacten met de AK H.
De voorzitter legt uit dat de bestaande wijze waarop de authenticiteitsverklaringen werden afgegeven gediscontinueerd was en daar beraad over gaande was waardoor nog niet aan het verzoek van de Pakistaanse autoriteiten kon worden voldaan. Na de rappel-verzoeken van het Pakistaanse Ministerie heeft de ambassade, om een tussenoplossing te zoeken, contact gezocht met de Economische Voorlichtingsdienst (de EVD) zoals bij authenticiteitsverklaringen en andere legalisaties tot dan toe eveneens gebruikelijk was. Deze dienst gaf aan dat op dat moment een onderzoek gaande was naar de praktijken binnen de AK H. door de Economische Controledienst (de ECD). De ambassade heeft dit op correcte wijze doorgegeven aan de Pakistaanse autoriteiten. Zelfs wanneer het Pakistaanse Ministerie op haar eerste verzoek een antwoord van de ambassade had gekregen, had dit onderzoek gemeld moeten worden.
Klager stelt dat er uit het onderzoek van de ECD niets negatiefs naar voren is gekomen en dat de ambassade dit als zodanig niet heeft gemeld.
De voorzitter antwoordt dat de ambassade geen bemoeienissen heeft met de inhoud van het ECD-onderzoek. Dat de ambassade zich neutraal heeft opgesteld en het Pakistaanse Ministerie van Defensie correct heeft bericht dat het onderzoek was afgerond. Dat de Pakistaanse autoriteiten vervolgens zelf een beslissing nemen kan de ambassade niet worden aangeschreven.
Klager herhaalt dat wanneer de ambassade de Pakistaanse autoriteiten vanaf het begin zou hebben ingelicht dat de legalisatieprocedure was gewijzigd, er niets aan de hand zou zijn geweest. Door de stilte en vervolgens het onderzoeksbericht in april 1999 over "suspected irregularities" wilde het Pakistaanse Ministerie geen contact meer hebben met de AK H. Het onderzoek van de ECD was in februari afgerond en de AK H. heeft slechts een berisping gekregen over het aanvragen van een vergunning. De ambassade had AK H. eerst kunnen inlichten dat zij deze brief zouden schrijven.
De voorzitter geeft weer aan dat de ambassade pas begin augustus uitsluitsel verkreeg omtrent de legalisatieprocedures en er daarvóór beraad is geweest over de situatie. De AK H. hierover in te lichten was niet aan de orde, de verzoeker was niet de AK H. maar de Pakistaanse autoriteiten. De ambassade heeft haar brief aan de Pakistaanse autoriteiten geschreven op basis van verkregen informatie van de EVD. Dat deze informatie achterhaald zou zijn, ligt aan de EVD."
20. Bij brief van 3 januari 2000 reageerde verzoeker op het hiervóór onder 19. opgenomen verslag van de hoorzitting van 2 december 1999. Hij schreef het Ministerie van Buitenlandse Zaken onder meer het volgende:
"To my opinion, if the new procedure was not ready than the old system must have been in practice for Authentication of Dutch Companies. Business does not wait.
(…)
In international relations and for the commercial interest of the Dutch Companies like AK H., it would have been very logical that Royal Embassy of the Netherlands in Islambad would have made use of Old Existing Procedure or would have informed to the Ministry of Defence of Pakistan about the discontinuation of the existing procedure soon after the letter dated 30.08.99 of Pakistan Ministry of Defence.
In your letter we also note that on 30th July, 1999, there was still not any standard procedure and AK H. was kept on waiting till the Royal Netherlands Embassy in Islamabad informed AK H. in written dated 07.08.99 about the new procedure.
This shows that from certain date/month in 1998 or maybe before 1998 till August, 1999, there was not any standard procedure in function with the Royal Netherlands Embassy in Islamabad and during all this period the Royal Netherlands Embassy in Islamabad has not replied to the Ministry of Defence Pakistan about this non-existence of the Authentication procedure.
(…) You are referring about your contact with Ministry of Economic Affairs in the Netherlands and mentioning the word "PRAKTIJKEN" which reflects that you have very negative opinion about the activities of AK H. even after 10 months of the ECD-investigation.
Once again I would like to mention that AK H. had been informing to one Dutch Governmental Organisation in detail about our activities and we never did anything which was against the Dutch Law. All our activities were and are known to the Dutch Authorities. We extended our full co-operation right from the very first moment that ECD-Ministry of Economic Affairs started the Investigation on 1st December, 1998. We had no secret and nothing to hide, not than and not now.
Even than we are been mentioned by you (…) "PRAKTIJKEN" like the Royal Netherlands Embassy mentioned in their letter dated 30 April, 1999 to the Ministry of Defence Pakistan as "Suspected Irregularities" which sounds very NEGATIVE. Will our customer ever forget this and will our competitors not remind the customer.
(…)
It would have been correct if the Royal Netherlands Embassy in Islambad would have informed to the Ministry of Defence, in addition to the outcome of investigation, also the real reason of Investigation and Field of Investigation (according to my opinion the real reason of investigation was this written request dated 20.08.1998 from Ministry of Defence Pakistan to the Royal Netherlands Embassy in Islambad and the Field of Investigation was to know which material/products AK H. is selling to Pakistan Ministry of Defence and from which Sources/Countries)."
21. Bij brief van 7 februari 2000 reageerde het hoofd van de afdeling Consulair-Juridische Zaken van het Ministerie van Buitenlandse Zaken onder meer als volgt op verzoekers klacht:
"Hieronder zal ik ingaan op uw opmerkingen en vragen (…). Uw standpunten worden cursief weergegeven (…).
- De ambassade reageert niet op het eerste verzoek van het Pakistaanse Ministerie van Defensie om de handelsovereenkomst tussen hogergenoemde bedrijven te legaliseren (…).
De aanvraag kwam bij de ambassade binnen op een moment waarop de bestaande wijze van legaliseren was gediscontinueerd i.v.m. het feit dat de ambassade erop gewezen werd dat zij onbevoegd was om dergelijke handelsovereenkomsten te bekrachtigen. De ambassade moest zich vervolgens beraden op de vraag hoe deze aanvragen dan wél op echtheid konden worden beoordeeld. Door omstandigheden is in dat beraad vertraging opgetreden.
Het was eleganter geweest indien de ambassade de lokale autoriteiten op de hoogte zou hebben gesteld van de vertraging in de afhandeling van het verzoek. Dat dit niet is gebeurd wordt ten zeerste betreurd. Het is echter niet aan de ambassade om hierover correspondentie te voeren met de AK H. aangezien het verzoek niet van hen afkomstig was.
- Het Pakistaanse Ministerie van Defensie stopt alle handelscontacten met de AK H. door toedoen van een brief van 30 april 1999 welke zij ontvangen van de ambassade (…).
- Naar aanleiding van het legalisatieverzoek van 20 augustus 1998 van het Pakistaanse Ministerie van Defensie besluiten het Ministerie van Buitenlandse Zaken en het Ministerie van Economische Zaken een onderzoek in te stellen naar de zakelijke activiteiten van mijn bedrijf met het Pakistaanse Ministerie van Defensie (…).
Het onderzoek dat door de Economische Controle Dienst werd gedaan naar uw bedrijf is niet uitgevoerd op verzoek van dit Ministerie of de Nederlandse ambassade. Het onderzoek stond volledig los van de legalisatieaanvraag en was al gestart vóórdat de Nederlandse ambassade contact zocht met de Economische Voorlichtingsdienst (EVD).
Gezien de gewijzigde trajecten in de legalisatieprocedure, vraagt de ambassade om advies aan de EVD, op 13 januari 1999. De EVD antwoordt op 15 januari 1999 dat uw bedrijf op dat moment wordt onderzocht door de ECD in verband met mogelijk "onjuiste praktijken".
Naar aanleiding van een herhaald verzoek tot legalisatie van het Pakistaanse Ministerie van Defensie om een authenticiteitsverklaring van uw bedrijf, schrijft de ambassade genoemd Ministerie met de informatie dat uw bedrijf momenteel wordt onderzocht i.v.m. onjuiste praktijken en er vooralsnog geen uitkomst van het onderzoek is.
Dat het Pakistaanse Ministerie van Defensie uit deze brief haar eigen (wellicht premature) conclusies wil trekken, kan de ambassade niet worden aangerekend.
-De ambassade schrijft op 8 juli 1999 aan het Pakistaanse Ministerie van Defensie alleen dat de ECD het onderzoek heeft afgerond en de zaak daarmee is afgedaan. Aangezien de ambassade verder niet ingaat op het legalisatieverzoek ook niet na ontvangst van een nieuw legalisatieverzoek op 20 juli 1999, besluit genoemd Ministerie om de handelsrestricties met de AK H. te handhaven (…).
Het Ministerie van Economische Zaken deelt de ambassade op 7 juli 1999 mee, dat het onderzoek naar het bedrijf AK H. is afgerond. De ambassade deelt dit vervolgens schriftelijk mee aan het Pakistaanse Ministerie van Defensie, zonder melding te maken van de redenen van het onderzoek. Het bericht is derhalve slechts een formele mededeling.
De ambassade gaat in deze brief niet nader in op het legalisatieverzoek, aangezien intern nog steeds onduidelijkheid bestaat over de te volgen procedure, waaraan sinds begin 1999 wordt gewerkt.
(…)
-Waarom werden de Pakistaanse autoriteiten niet eerder door de ambassade geïnformeerd over de gewijzigde legalisatieprocedure?
- Wanneer gaf het Ministerie van Buitenlandse Zaken de nieuwe legalisatie-instructies en sinds wanneer is de ambassade hiermee bekend?
- Waarom nam de ambassade niet eerst contact op met de EVD en mijn bedrijf alvorens de brief van 30 april 1999 naar de Pakistaanse autoriteiten te sturen?
- Wat was de standaardprocedure voor legalisatie, zoals verzocht door het Pakistaanse Ministerie? En waarom werd deze procedure niet op de AK H. toegepast?
- Waarom is de AK H. nooit op de hoogte gebracht van het onderzoek naar haar bedrijf?
(…) heeft dit Ministerie op 2 augustus 1999 de te volgen legalisatieprocedure aan de ambassade uitgelegd en vanaf die dag past de ambassade deze instructie toe.
Tot die tijd bestond er bij de ambassade geen standaardprocedure maar werd op ad hoc basis beslist. De verzoeken van het Pakistaanse Ministerie van Defensie werden intern beoordeeld en vervolgens werd de EVD benaderd voor informatie of het betrokken Nederlandse bedrijf bonafide was. Bij een positief antwoord werd vervolgens een stempel gezet op het voorgedrukte papier van het genoemde Ministerie.
Echter, deze procedure was niet correct aangezien de ambassade niet de bevoegdheid heeft om Nederlandse bedrijven te beoordelen op betrouwbaarheid en zeker niet inhoudelijk mag instaan voor een handelsovereenkomst die de overheid niet aangaat. Die bevoegdheid is voorbehouden aan de Nederlandse Kamer van Koophandel waar deze bedrijven bij aangesloten behoren te zijn. Daarom moest de procedure gewijzigd worden. Reeds vóór het verzoek van een echtheidsverklaring werd de bestaande procedure gediscontinueerd en was men op de ambassade al doende een nieuw traject te zoeken voor dit soort aanvragen.
Om het verzoek van het Pakistaanse Ministerie echter toch te kunnen honoreren werd voor de aanvraag van de AK H. en voor een ander Nederlands bedrijf een overgangsregeling bedacht. Hiervoor werd, zoals ook daarvóór gebruikelijk was, de EVD benaderd teneinde de beide bedrijven te verifiëren. De EVD informeerde de ambassade echter dat de ECD bezig was met een onderzoek naar de AK H.
De legalisatieaanvraag voor uw bedrijf werd daarom aangehouden in afwachting van de uitslag van het onderzoek. De ambassade heeft dus wel degelijk contact gehad met de EVD waar de informatie over het onderzoek vandaan is gekomen.
Correspondentie tussen de ambassade en de AK H., alvorens de Pakistaanse autoriteiten in te lichten, was niet aan de orde. Het was overigens niet aan de ambassade danwel dit Ministerie van Buitenlandse Zaken om de AK H. in te lichten over het onderzoek dat geheel werd uitgevoerd door ECD.
(…)
Ik betreur het ten zeerste dat - naar u stelt - uw bedrijf problemen heeft ondervonden naar aanleiding van het door de ECD uitgevoerde onderzoek en de gewijzigde legalisatieprocedures. In uw faxbericht van 3 februari 2000 concludeert u dat de kern van uw klacht is dat de ambassade samen met de ECD bewust de ondergang van uw bedrijf zouden hebben beoogd. Ik verwacht u met bovenstaande uiteenzetting echter voldoende te hebben aangetoond dat uw conclusie onjuist is. Ik acht uw klachten ten aanzien van de Nederlandse ambassade te Islamabad derhalve ongegrond."
B. Standpunt verzoeker
1. Het standpunt van verzoeker staat samengevat weergegeven onder klacht.
2. In zijn verzoekschrift van 26 augustus 1999 deelde verzoeker voorts onder meer het volgende mee:
"Government of Pakistan requested the Government of the Netherlands for authentication of AK H. through the Royal Netherlands Embassy in Islamabad Pakistan in written.
The Royal Netherlands Embassy after a complete silence of more than 8 months, wrote a letter dated 30 April 99 to the Government of Pakistan, on basis of which the Government of Pakistan has decided not to sign any business contract and not to discuss any business with AK H.
(…)
Being a small company, I have lost my business for which I was working very hard since last 20 years."
3. Bij zijn verzoekschrift van 26 augustus 1999 voegde verzoeker een door hem opgesteld historisch overzicht van de feiten. Dit overzicht houdt onder meer het volgende in:
"Ministry of Defence Pakistan wrote a letter dated 16.06.1999 (…) to our local Agent with the message to cancel our indexation, decided not to sign any business contract with AK H. and to stop all possible business contacts with AK H.
(…)
The officials of ECD from Ministry of Economic Affairs visited AK H. on 01.12.1998 early in the morning without any pre-announcement on telephone or in written. I myself was present. (…)
I was very upset, frightened and feeling helpless but allowed the ECD-Officials to come-in. They started immediately checking/controlling documents/papers/business files/ business contracts, bank documents/statements/correspondence/letter of credits and highly specified telephone PTT-BILLS.
(…)
ECD-Officials tried to contact me in month of February - March, 1999 but I was in the Hospital and could not attend the telephone.
In month of April 99, I contacted the ECD-officials on telephone. I was been told that the investigation has been completed and I can take my documents back. I went to the office in Apeldoorn and took all my documents back with the information that ECD has completed the investigation to their satisfaction, came to the conclusion that AK H. has not violated any business law according to the rules and regulation of the Netherlands and ECD-Officials decided in consultation with Ministry of Economic Affairs to close this file.
(…)
On my first contact with ECD-Officials on 18.06.1999 about this letter dated 30 April, 99 from the Royal Netherlands Embassy in Islamanad, Pakistan. The reaction of ECD-Officials was, ECD has completed the investigation and ECD has nothing to do with this situation, I must not contact ECD for this matter.
(…)
In panic, I wrote letter dated 18.06.1999 (…) to the Ministry of Foreign Affairs.
(…)
On Tuesday 6 July, 1999, I got a telephone call from the ECD-officials that under the present situation and circumstances, ECD has presented my case to the Ministry of Justice in the Court of Amsterdam and the Ministry of Justice has decided to close his file."
4. Met betrekking tot de financiële schade die verzoeker meende te hebben geleden schreef hij onder meer het volgende in zijn verzoekschrift van 26 augustus 1999:
"B-III.1: Conclusion and Compensation
I am quite used to the normal business pressure and risks since about last twenty years. Under the present circumstances, the roll of the Royal Netherlands Embassy, the Ministry of Foreign Affairs and the Ministry of Economic Affairs has created a situation which you can not call as a normal standard business risk. This is an exceptional, very complex, very negative situation totally out of my control, letting me feel totally helpless and total uncertainty in front of my eyes leading to the complete end of my business.
Day and night I am worried about the survival of my company, continuation of my business. This continuous uncertain situation hanging on my head, in front of my eyes damaging/destroying me mentally, emotionally and physically. I do not know, how to translate this loss/sufferings into financial compensation. I shall leave this to the experts who can better evaluate the situation on basis of their experience and judgement.
(…)
B-IV: Immediate Financial Losses
AK H. was working on different projects but two projects were matured to sign the contracts.
B-IV.1: Supply of spare-parts for AM-50 Bridges
(…)
We negotiated the prices and we were just waiting to sign the contract. The money was reserved for these spare-parts and must be utilised before the end of the financial year which means before 30 June, 99.
We were so sure because of our experience with our customer that we signed the contract and made advance payment to our supplier.
(…)
Our loss: 147,024.80 US$
(…)
Every year there is a business between Two Hundred Thousands and One Million US $ which means for AK H. a loss of Profit between US$ 125,000 and 900,000 per year.
B-IV.b: Supply of Steel Pipe
We were busy with this project for a long time. (…) We reached a final price level which was acceptable.
The customer was so happy and satisfied with our offer and technical data that customer gave us a letter of intent for a total quantity of 2,600 tons.
(…)
Our loss: 668,200.00 US$ as Profit
NOTE: We have three different sizes for this customer but we have decided for the biggest size to start with as a sample. In reality we are losing not only one size but we are losing all the three sizes which means a total loss of a minimum of US$ 1,500,000/= as profit.
B-IV.c: Potential business which we were sure to realise in the year 1999-2000
B-IV.c.1: Supply of Super Structure for AM-50 Bridges.
(…)
Total loss for 8 kits: US$ 65,000/= x 8 kits: US$ 520,000/= as Profit
B-IV.c.2: Supply of recovery Vehicle. (…)
Loss for 5 Vehicles: 215,000/=US$ as Profit
B-IV.c.3: Supply of Steel Pipe dia 273 mm
B-IV.c.4: Supply of Steel Pipe dia 360/350 mm
B-V: New Business for the year 1999-2000-11-28
Since we are been thrown out of the system and not getting any enquiry any more from the Ministry of Defence Pakistan, we are losing all the chances for future business in our regular field of supplies and we are also losing new business chances in new fields of business.
B-VI: Everlasting Damages
(…) The manufacturer will allow us to sell their products, only if they are sure about our reputation, relations and our contacts both with our customer in Pakistan, the Ministry of Defence Pakistan and in the Netherlands, the country of Origin.
(…)
The letter dated 30 April, 1999 from the Royal Netherlands Embassy in Islamabad to Ministry of Defence Pakistan and the written decision of Ministry of Defence Pakistan not to do any business with us and not to sign any contract with us, can not be kept secret.
(…)
If we do not have a product, what can we sell?
Can we recover our reputation which took us almost 20 years to built?
Will the present manufacturer will continue with us?
Will there be any new manufacturer who would like to do business with us?"
C. Standpunt Minister van Buitenlandse Zaken
Bij brief van 18 mei 2000 reageerde de Minister van Buitenlandse Zaken onder meer als volgt op verzoekers klacht:
"Klacht 1:
De Nederlandse ambassade te Islamabad (verder; de ambassade) heeft niet voortvarend gereageerd op het verzoek van het Pakistaanse Ministerie van Defensie (verder: PMD) van 20 augustus 1998 om de door de AK H. met een Pakistaans bedrijf gesloten handelsovereenkomst te legaliseren.
Ten aanzien van deze klacht kan het volgende worden gemeld. Tot 1 augustus 1998 legaliseerde de ambassade handelsovereenkomsten op aanvraag van het PMD.
Vanaf 1 augustus 1998 werd deze procedure door de ambassade gediscontinueerd. Reden hiervoor was dat er door de ambassade werd geconstateerd dat bij de ambassade niet de noodzakelijke kennis voorhanden was om te kunnen beoordelen of deze documenten gelegaliseerd konden worden. Er was namelijk op de ambassade geen up-to-date overzicht van de handtekeningen van alle Kamers van Koophandel beschikbaar en over de financiële status van de bedrijven kon de ambassade helemaal geen mededelingen doen.
Het legalisatie-verzoek van 20 augustus 1998 van het PMD voor een handelsovereenkomst van de AK H. werd vanwege de eerder genoemde discontinuering van de procedure aangehouden tot nader orde.
Het was wellicht eleganter geweest indien de ambassade het PMD van deze situatie op de hoogte had gesteld, maar er is voor gekozen om de aanvraag aan te houden totdat er meer duidelijkheid kwam omtrent de nieuw te volgen procedure.
Op 2 augustus 1999 werd de nieuwe procedure vastgesteld voor de legalisatie van handelsdocumenten door de Nederlandse ambassade te Islamabad (…).
Per brief van 5 augustus meldde het Ministerie van Economische Zaken (verder: EZ) aan de ambassade dat (verzoeker; N.o.) is geadviseerd deze nieuwe procedure te volgen. In dezelfde brief gaf EZ aan dat in het algemeen terughoudendheid is geboden bij het ruchtbaarheid geven aan de controles die door de Economische Controle Dienst (verder: ECD) worden uitgevoerd (…).
Klacht 2:
De Nederlandse ambassade heeft per brief van 30 april 1999 aan het Pakistaans Ministerie van Defensie laten weten dat de AK H. door de ECD werd onderzocht in verband met mogelijk onjuiste praktijken. Door de gekozen bewoordingen is er door de ambassade ten onrechte een negatieve indruk gegeven over het betreffende bedrijf. Bovendien is op dat moment het onderzoek van de ECD reeds afgerond. Daarnaast is de Nederlandse ambassade te Islamabad niet bevoegd tot legalisatie van handelsovereenkomsten.
De indiener van het verzoek tot legalisatie van het handelsdocument is het PMD. In reactie op herhaalde navraag van het PMD omtrent de stand van zaken, met betrekking tot het eerste legalisatie-verzoek van 20 augustus 1998, vroeg de ambassade advies aan EZ.
EZ meldde op 15 januari 1999 dat de AK H. door de ECD werd onderzocht (…). Het PMD werd per brief op 30 april 1999 op de hoogte gesteld van het onderzoek door de ECD naar de AK H. en zij zou over de uitkomst ervan worden geïnformeerd, zodra deze bekend was (…).
Ook op het tweede legalisatie-verzoek van 11 mei 1999 werd langs dezelfde lijnen geantwoord (…). Het betrof hier in beide gevallen slechts een feitelijke weergave van de situatie.
De stelling van (verzoeker; N.o.), dat op 30 april 1999 het onderzoek door de ECD reeds was afgerond, is onjuist. Op het moment van schrijven was de ambassade slechts op de hoogte van het feit dat er een onderzoek van de ECD gaande was en hiervan is aan het PMD melding gemaakt.
De ambassade vernam pas op 6 juli 1999 telefonisch van EZ dat het onderzoek was afgerond en de ECD het bedrijf een berisping had gegeven. De ambassade vroeg EZ dit te melden aan het PMD, maar deze was van mening dat schriftelijke bevestiging van de afronding van het onderzoek niet noodzakelijk was.
De ambassade besloot hierop per brief van 8 juli 1999 het PMD te informeren omtrent de afronding van het onderzoek van de ECD (…). De tekst van deze brief werd voorgelegd aan EZ.
Dat er bij het vrijgeven van informatie omtrent onderzoeken door de ECD in het algemeen terughoudendheid is geboden, had EZ pas op 5 augustus 1999 aan de ambassade duidelijk gemaakt. Op dat moment was het PMD echter hierover reeds geïnformeerd.
De nieuw te volgen procedure voor de legalisatie van handelsdocumenten was per brief van 7 augustus 1999 door de ambassade aan zowel (verzoeker; N.o.), als aan het PMD bekend gemaakt (…).
Ingevolge deze nieuwe procedure legaliseert de ambassade Nederlandse handelsdocumenten slechts nadat deze documenten, afgegeven door de betreffende Kamer van Koophandel, zijn gelegaliseerd door het Ministerie van Buitenlandse Zaken. De ambassade stelt dientengevolge slechts de legalisatie van het Ministerie van Buitenlandse Zaken vast.
Klacht 3:
De ambassade te Islamabad heeft het Pakistaans Ministerie van Defensie pas op 8 juli 1999 meegedeeld dat het onderzoek van de ECD is afgerond, zonder daarbij aan te geven wat de aanleiding was voor het onderzoek en wat het resultaat daarvan was.
In de brief van 8 juli 1999 meldde de ambassade aan PMD dat het onderzoek was afgesloten en dat er geen nader onderzoek gedaan zou worden. Noch de aanleiding voor het onderzoek, noch het resultaat ervan werden vermeld, omdat deze informatie niet beschikbaar was bij de ambassade. Deze informatie was slechts aanwezig bij de ECD.
Klacht 4:
Het Ministerie van Buitenlandse Zaken is in het geheel niet ingegaan op het verzoek om schadevergoeding.
Aangezien de klachten van (verzoeker; N.o.) na een interne klachtenprocedure, waarbij onder andere een hoorzitting is gehouden (…), ongegrond zijn bevonden, is er verder niet ingegaan op het verzoek om schadevergoeding."
D. standpunt minister van economische zaken
De Minister van Economische Zaken liet bij brief van 5 juli 2000 als reactie op verzoekers klacht onder meer het volgende weten:
"Uit het rapport van de Economische Controledienst van 6 oktober 1999 (zie Bevindingen, onder A.18.; N.o.) inzake het onderzoek naar het bedrijf van verzoeker blijkt dat de aanleiding voor het onderzoek gelegen is in een melding van de Regiopolitie Amsterdam/Amstelland. De melding had betrekking op het vermoeden dat verzoeker illegaal onderdelen voor handgranaten naar Pakistan had uitgevoerd. De Economische Controledienst heeft na de melding een onderzoek gestart en heeft in het kader daarvan op 1 december 1998 de vestiging van het bedrijf van verzoeker (…) bezocht. Het onderzoek heeft geresulteerd in de vaststelling dat het Besluit financieel verkeer strategische goederen 1996 is overtreden. Na overleg met de officier van justitie te Amsterdam werd besloten geen proces-verbaal op te maken, maar te volstaan met een waarschuwing. Dit is op 6 juli 1999 aan verzoeker meegedeeld.
Uit het voorgaande blijkt dat het ministerie van Economische (Zaken; N.o.) geen opdracht heeft gegeven tot onderzoek van het bedrijf van verzoeker. De klacht van verzoeker dat er geen aanleiding was voor het onderzoek op instigatie van het ministerie, komt daarmee dus te vervallen.
Overigens stel ik vast dat de aanleiding voor het onderzoek door de Economische Controledienst niets van doen had met de afgifte van een authenticiteitsverklaring ten behoeve van het bedrijf van verzoeker door de Nederlandse ambassade te Islamabad, Pakistan."
E. Reactie verzoeker
Bij brief van 30 oktober 2000 reageerde verzoeker op de inlichtingen die de Minister van Buitenlandse Zaken en de Minister van Economische Zaken hadden verstrekt. Verzoeker deelde onder meer mee:
"I would like to tell you that although the ECD report is dated 06.10.1999, I was in contact with Mr. W. (één van de rapporteurs van het rapport van de ECD van 6 oktober 1999; N.o.) from ECD in month of April, 1999 and went to his office in month of April (I do not remember the date) to collect all the documents which were in the possession of ECD for investigation purposes, during this meeting, Mr. W. handed over to me all the documents and he told me, that the case is "geseponeerd", but with warning.
I requested him to explain me what is "geseponeerd"? He explained me that ECD will not bring this case in the court. It is finished now.
I am saying this to bring under your notice that ECD had completed the investigation in month of March 1999, as I have written in my early letters.
(…)
AK H. lost all the business in 1999 and today going through the process of Bankruptcy, is because of the one Letter dated 30 April 1999 from Ministry of Foreign Affairs."
