Verzoekster klaagt over de lange duur van de behandeling door het Ministerie van Buitenlandse Zaken van het namens haar ingediende bezwaarschrift van 12 september 2001 tegen de beslissing waarbij de legalisatie van de geboorteakte van haar dochtertje is geweigerd.
Beoordeling
1. Termijnen in het bestuursrecht zijn voor de belanghebbende doorgaans fatale termijnen. Uit een oogpunt van een op dit punt na te streven gelijkheid tussen overheid en burger, en van de geloofwaardigheid van de overheid, behoren bestuursorganen zich evenzeer strikt gebonden te achten aan wettelijke voorschriften inzake voor hen geldende termijnen. Dit geldt te meer wanneer de desbetreffende wettelijke voorschriften (enige) ruimte bieden voor het verlengen van de duur van de besluitvorming. Hierbij is het nog van belang om te benadrukken dat een zorgvuldige voorbereiding van een beslissing op bijvoorbeeld een bezwaarschrift niet aan een voortvarende behandeling van zo'n bezwaarschrift in de weg behoort te staan. Voortvarendheid vormt juist één van de wezenlijke onderdelen van een zorgvuldige behandeling. Het is ook aan het betrokken bestuursorgaan om te voorkomen dat een gebrek aan voortvarendheid leidt tot een schending van de zorgvuldigheidsnorm.
2. Het voorgaande betekent dat de behandeling van bezwaarschriften dient plaats te vinden binnen de wettelijk gestelde termijnen. De minister van Buitenlandse Zaken dient ingevolge artikel 7:10, eerste lid van de Algemene wet bestuursrecht (Awb; zie Achtergrond) te beslissen binnen zes weken dan wel tien weken (in geval een adviescommissie is ingesteld) na ontvangst van het bezwaarschrift, dit behoudens opschorting van de termijn in verband met verzuimherstel. Op grond van het derde lid van artikel 7:10 Awb kan de beslissing voor ten hoogste vier weken worden verdaagd. De minister van Buitenlandse Zaken dient daarvan schriftelijk mededeling te doen aan de indiener van het bezwaarschrift. Verder uitstel is op grond van artikel 7:10, vierde lid, Awb alleen mogelijk met instemming van de indiener.
3. Verzoekster klaagt over de lange duur van de behandeling van haar bezwaarschrift van 12 september 2001 door het Ministerie van Buitenlandse Zaken.
4. Namens verzoekster werd op 12 september 2001 door haar advocaat een bezwaarschrift ingediend tegen de afwijzende beslissing op de aanvraag om de geboorteakte van haar dochter te legaliseren. Bij brief van 19 september 2001 deelde de minister van Buitenlandse Zaken onder verwijzing naar artikel 7:10, eerste lid van de Awb mee dat de beslistermijn tien weken bedroeg en verdaagde hij voorts de beslissing op grond van het
bepaalde in artikel 7:10, derde lid Awb voor vier weken. Niet is gebleken dat de minister van Buitenlandse Zaken conform artikel 7:10, vierde lid Awb om verder uitstel heeft verzocht. Gelet op de mededelingen van 19 september 2001 bedroeg de beslistermijn daarom veertien weken.
Gelet op de omstandigheid dat pas op 20 september 2002, ruim een jaar na indiening van het bezwaarschrift, op het bezwaarschrift is beslist, dient te worden geconcludeerd dat de wettelijke beslistermijn van artikel 7:10 Awb ruimschoots is overschreden.
5. De minister van Buitenlandse Zaken deelde in zijn reactie op de klacht mee dat hij hecht aan een snelle afhandeling van bezwaarschriften. De oorzaak van de termijnoverschrijding was volgens hem gelegen in enerzijds de grote werkvoorraad van het secretariaat van de Adviescommissie Bezwaarschriften Consulaire Zaken (ABCZ) en anderzijds in de bijzonderheden van de zaak zelf.
6. De omvang van de werkvoorraden en de bijzonderheden van de zaak zelf vormen weliswaar een verklaring voor de geconstateerde ruime termijnoverschrijding, maar vormen daarvoor zeker geen rechtvaardiging. In dit verband wordt erop gewezen dat hetgeen onder 1. is overwogen ook betekent dat op het bestuursorgaan, in dit geval de minister van Buitenlandse Zaken, de verplichting rust om met in achtneming van de beslistermijn alle informatie te verzamelen die hij nodig heeft om tot een zorgvuldige beslissing op het voorliggende bezwaarschrift te komen. Uit het onderzoek van de Nationale ombudsman is echter gebleken dat de minister van Buitenlandse Zaken verzoekster bij brief van 13 maart 2002, lang na het verstrijken van de wettelijke beslistermijn, verzoekster onder verwijzing naar artikel 6:6 van de Awb (zie Achtergrond) in de gelegenheid heeft gesteld binnen vier weken na dagtekening van die brief de (nadere) gronden van het bezwaar in te dienen. Ook is uit het onderzoek gebleken dat deze (nadere) gronden bij brief van 25 maart 2002 werden toegezonden en dat verzoekster vier weken daarna, op 24 mei 2002, werd gehoord door de ABCZ. Verder is gebleken dat pas op 27 juni 2002, een maand na de hoorzitting, nog aanvullende informatie werd gevraagd. Het valt in dit verband ook op dat deze informatie werd verstrekt door de ambtenaar die ook als vertegenwoordiger van de minister bij de hoorzitting aanwezig was en dat de minister heeft verklaard dat de ABCZ pas op 23 augustus 2002 het memorandum van 31 juli 2002, waarin de informatie werd verstrekt, heeft ontvangen.
Gelet op het voorgaande wordt overwogen dat de minister onvoldoende voortvarend heeft gehandeld.
7. Tenslotte diende de minister van Buitenlandse Zaken verzoekster na het verstrijken van de beslistermijn op eigen initiatief door middel van tussenberichten in te lichten over de voortgang van de behandeling van zijn bezwaarschrift. In dit verband mocht van de minister van Buitenlandse Zaken worden verwacht dat hij in ieder geval iedere drie maanden een tussenbericht aan de gemachtigde van verzoekster stuurde.
De minister van Buitenlandse Zaken constateerde dat de berichtgeving over de stand van
zaken ten aanzien van de behandeling van het bezwaarschrift voornamelijk hebben plaatsgevonden in reactie op verzoeken daartoe van haar advocaat. De minister van Buitenlandse Zaken heeft daarmee niet voldaan aan het vereiste van een actieve informatieverstrekking.
De onderzochte gedraging is niet behoorlijk.
Conclusie
De klacht over de onderzochte gedraging van het Ministerie van Buitenlandse Zaken, die wordt aangemerkt als een gedraging van de minister van Buitenlandse Zaken, is gegrond.
Onderzoek
Op 16 augustus 2002 ontving de Nationale ombudsman een verzoekschrift van mevrouw S., ingediend door de heer mr. M.R. Roethof, advocaat te Arnhem, met een klacht over een gedraging van het Ministerie van Buitenlandse Zaken te Den Haag.
Naar deze gedraging, die wordt aangemerkt als een gedraging van de minister van Buitenlandse Zaken, werd een onderzoek ingesteld.
In het kader van het onderzoek werd de minister van Buitenlandse Zaken verzocht op de klacht te reageren en afschriften toe te sturen van de stukken die op de zaak betrekking hebben. Tevens werd de minister van Buitenlandse Zaken een aantal specifieke vragen gesteld.
Vervolgens werd verzoekster in de gelegenheid gesteld op de verstrekte inlichtingen te reageren.
Het resultaat van het onderzoek werd als verslag van bevindingen gestuurd aan betrokkenen.
Zowel de minister van Buitenlandse Zaken als verzoekster berichtten dat het verslag hun geen aanleiding gaf tot het maken van opmerkingen.
Bevindingen
De bevindingen van het onderzoek luiden als volgt:
A. feiten
1. Op 12 september 2001 diende de advocaat van verzoekster een bezwaarschrift in bij de minister van Buitenlandse Zaken tegen de beslissing waarbij de legalisatie van de geboorteakte van haar dochtertje is geweigerd.
2. Bij brief van 19 september 2001 zond de minister van Buitenlandse Zaken de advocaat van verzoekster een ontvangstbevestiging. Hierin schreef de minister:
“Uw bezwaarschrift is in behandeling genomen onder kenmerk: (…), en zal behandeld worden door de Adviescommissie Bezwaarschriften Consulaire Zaken (ABCZ). Deze commissie, bestaande uit leden die niet onder de verantwoordelijkheid van de minister van Buitenlandse Zaken werkzaam zijn, is ingesteld om aan de minister van Buitenlandse Zaken advies uit te brengen over bezwaarschriften die na 1 april 2001 zijn ingediend en betrekking hebben op consulaire aangelegenheden. Het secretariaat van deze adviescommissie wordt gevoerd door de afdeling Bezwaar en Beroep Consulaire zaken (DCZ/BC).
(…)
Op grond van het bepaalde in artikel 7:10, eerste lid Awb (zie Achtergrond; N.o.) bedraagt de termijn waarbinnen moet zijn beslist op het bezwaarschrift in beginsel tien weken. Echter, het besluit in primo en de daarop betrekking hebbende feiten hebben zich - in ieder geval grotendeels - afgespeeld in het buitenland. De praktijk heeft uitgewezen dat dit een vertragende invloed heeft op de behandeling van uw bezwaar. Met het oog hierop wordt u onder verwijzing naar artikel 7:10, derde lid Awb (zie Achtergrond; N.o.) thans reeds mededeling gedaan van een verdaging van de beslissing met vier weken. Dit betekent dat de termijn waarbinnen op uw bezwaarschrift moet zijn beslist in totaal veertien weken bedraagt.
U ontvangt zo spoedig mogelijk nader bericht over de afhandeling van uw bezwaarschrift.”
3. Bij brief van 8 november 2001 aan de minister van Buitenlandse Zaken drong verzoekster aan op een voortvarende behandeling van het bezwaarschrift. Vervolgens klaagde zij op 15 januari 2002 schriftelijk over de lange duur van de behandeling van het bezwaarschrift. Later, bij brief van 8 maart 2002 verzocht zij de minister binnen twee weken te beslissen op het bezwaarschrift.
4. Vervolgens zond de secretaris van de Adviescommissie Bezwaarschriften Consulaire Zaken verzoekster bij brief van 13 maart 2002 een afschrift van haar departementale dossier. In de brief staat verder vermeld:
“…Gelet op het bepaalde in artikel 6:6 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) stel ik u hierbij een termijn van vier weken na dagtekening van dit schrijven voor het indienen van de (nadere) gronden van uw bezwaarschrift…”
5. Verzoekster reageerde bij brief van 25 maart 2002 op de brief van 13 maart 2002.
6. Op 2 en 23 juli 2002 nam een medewerkster van het Ministerie van Buitenlandse Zaken telefonisch contact op met een medewerker van de advocaat van verzoekster en verstrekte inlichtingen over de stand van zaken ten aanzien van de behandeling van het bezwaarschrift.
7. Omdat op 6 augustus 2002 nog altijd niet was beslist op het bezwaarschrift verzocht de advocaat van verzoekster de minister per faxbericht binnen een week te beslissen op het bezwaarschrift.
8. Op dit verzoek reageerde de Secretaris van de Adviescommissie Bezwaarschriften Consulaire Zaken nog dezelfde dag onder meer als volgt:
“Naar aanleiding van uw faxbericht deel ik u mede dat in deze zaak nadere informatie is verzocht aan de beleidsafdeling van het Ministerie van Buitenlandse Zaken.
Voordat deze informatie is ontvangen, kan de Adviescommissie Bezwaarschriften Consulaire Zaken niet adviseren ten aanzien van het bezwaar van uw cliënte. De gevraagde informatie dient derhalve afgewacht te worden.
Wel zal ik uw brief doorgeleiden naar de betreffende beleidsafdeling en aldaar aandringen op spoedige behandeling van de zaak.”
9. De advocaat van verzoekster reageert hierop bij faxbericht van 9 augustus 2002. Hij schrijft in dit faxbericht onder meer:
“Uw schrijven van 6 augustus 2002 geeft mij geen aanleiding af te zien van mijn voornemens na 14 augustus 2002 een klacht in te dienen bij de Nationale ombudsman. Reeds hierom niet daar ik namens cliënte herhaaldelijk, zowel schriftelijk als telefonisch, heb aangedrongen op een beslissing op het onderhavige bezwaar.
(…)
Mocht dus niet op of omstreeks 14 augustus 2002 op het bezwaar van (verzoekster; N.o.) zijn beslist, zal ik mij gerechtigd achten mij met een klacht tot de Nationale ombudsman te wenden.”
B. Standpunt verzoekster
Het standpunt van verzoekster staat samengevat weergegeven onder Klacht.
C. Standpunt Minister van Buitenlandse Zaken
1. De minister van Buitenlandse Zaken reageerde bij brief van 10 oktober 2002 onder meer als volgt op de klacht.
“Alvorens op de klacht in te gaan, wijs ik u erop dat op 20 september 2002 alsnog op het bezwaarschrift is beslist.
(…)
1. De periode tussen het indienen van het bezwaarschrift en heden
Bij brief van 12 september 2001 is namens (verzoekster; N.o.) bezwaar gemaakt op nader in te dienen gronden.
Bij brief van 19 september 2001 is de ontvangst van dit bezwaar aan (verzoekster; N.o.) via (de advocaat van verzoekster; N.o.) bevestigd door het secretariaat van de ABCZ (Adviescommissie Bezwaarschriften Consulaire Zaken; N.o.). In deze brief is de bezwaarprocedure van het Ministerie van Buitenlandse Zaken met betrekking tot consulaire kwesties uitgelegd. Daarbij is onder meer aangegeven dat de ABCZ (een artikel 7:13-commissie) (zie Achtergrond; N.o.) aan de Minister zou adviseren over dit bezwaarschrift. Tevens is in deze brief medegedeeld dat het feit dat het besluit in primo en de daarop betrekking hebbende feiten zich - in ieder geval grotendeels - in het buitenland hebben afgespeeld, een vertragende invloed heeft op de behandeling van het bezwaar. Op dezelfde datum is door het secretariaat van de ABCZ het ambassadedossier opgevraagd bij de Nederlandse vertegenwoordiging in de Dominicaanse Republiek.
(De advocaat van verzoekster; N.o.) heeft bij brief van 8 november 2001 verzocht het bezwaarschrift van (verzoekster; N.o.) met voorrang te behandelen en om spoedige toezending van de op de zaak betrekking hebbende stukken.
Ik stel thans vast dat op het verzoek om voorrang, dat overigens niet op enige wettelijke regeling is gestoeld, niet is gereageerd. Hoewel dat op zichzelf te betreuren is, is de verklaring daarvoor gelegen in het feit dat een afdoeningsysteem van `First in, first out' om organisatorische redenen mijn voorkeur heeft.
Op 15 januari 2002 heeft (de advocaat van verzoekster; N.o.) telefonisch contact opgenomen met het secretariaat van de ABCZ en verzocht hem de stand van zaken in de behandeling van het bezwaar mede te delen. Hem is hierbij toegezegd dat hij zou worden teruggebeld door de behandelend ambtenaar. Op dezelfde dag heeft (de advocaat van verzoekster; N.o.) namens (verzoekster; N.o.) een klaagschrift ingediend in verband met de lange behandelingsduur van het bezwaarschrift.
Op 16 januari 2002 is (de advocaat van verzoekster; N.o.) naar aanleiding van zijn telefonisch verzoek hiertoe teruggebeld door de behandelend ambtenaar van het secretariaat, die hem heeft medegedeeld dat het ambassadedossier met een conclusiebrief binnen een week of twee zou worden toegezonden. Ik moet helaas constateren dat deze termijn niet haalbaar is gebleken.
Bij brief van 8 maart 2002 heeft (de advocaat van verzoekster; N.o.), vooruitlopend op de toezending van het departementale dossier, de gronden van het bezwaar ingediend.
Op 13 maart 2002 is een telefonisch onderhoud geweest tussen het secretariaat van de ABCZ en (de advocaat van verzoekster; N.o.), waarbij verontschuldigingen zijn aangeboden voor de vertraging die de behandeling van het bezwaar had opgelopen. Tevens is medegedeeld dat het departementale dossier op zeer korte termijn verzonden zou worden. Voorts is aangegeven dat ter zitting ingegaan zou worden op het klaagschrift van 15 januari 2002. Dezelfde dag is door het secretariaat het departementale dossier naar (de advocaat van verzoekster; N.o.) gezonden. In de begeleidende brief zijn de conclusies van het in de Dominicaanse Republiek uitgevoerde verificatieonderzoek weergegeven en is een termijn gesteld voor aanvulling van het bezwaar.
Naar aanleiding van de bovengenoemde brief heeft (de advocaat van verzoekster; N.o.) zijn bezwaar nader aangevuld bij brief van 25 maart 2002.
Bij brief van 1 mei 2002 is (verzoekster; N.o.) via (haar advocaat; N.o.) in de gelegenheid gesteld te worden gehoord op 22 mei 2002. Op 2 mei 2002 is een nieuwe brief uitgegaan waarin, op verzoek van (de advocaat van verzoekster; N.o.), een nieuwe zittingsdatum is voorgesteld. De hoorzitting heeft plaatsgevonden op 24 mei 2002.
De ABCZ heeft in het bezwaarschrift en het gestelde ter zitting aanleiding gezien om, via haar secretariaat, navraag te doen bij de voor het legalisatiebeleid verantwoordelijke afdeling van het Ministerie van Buitenlandse Zaken.
Op 2 juli 2002 heeft een telefonisch onderhoud plaatsgevonden met (een medewerker van het advocatenkantoor van de advocaat van verzoekster; N.o.), waarin hem is medegedeeld dat, vanwege de bijzondere aspecten van de zaak, door de ABCZ besloten is nadere informatie omtrent het beleid af te wachten, alvorens zij een advies aan de Minister van Buitenlandse Zaken zou uitbrengen. Tijdens dit telefoongesprek is (de medewerker van het advocatenkantoor van de advocaat van verzoekster; N.o.) toegezegd dat hij na vier weken geïnformeerd zou worden over de stand van zaken.
Op 23 juli 2002 is, ter uitvoering van laatstgenoemde toezegging, de (medewerker van het advocatenkantoor van de advocaat van verzoekster; N.o.) telefonisch medegedeeld dat de situatie ten aanzien van de behandeling van het bezwaar nog ongewijzigd was.
Bij faxbericht van 6 augustus 2002 heeft (de advocaat van verzoekster; N.o.) medegedeeld dat hij zich tot de Nationale ombudsman zou wenden, indien hij binnen een week geen beslissing op het bezwaar heeft ontvangen.
In reactie op bovengenoemd faxbericht is (de advocaat van verzoekster; N.o.) er bij brief van 6 augustus 2002 nogmaals op gewezen dat nadere informatie was opgevraagd en dat de ABCZ geen advies kon uitbrengen zolang de opgevraagde informatie niet was ontvangen.
(De advocaat van verzoekster; N.o.) heeft bij brief van 9 augustus 2002 laten weten dat het schrijven van 6 augustus 2002 hem geen aanleiding geeft van zijn voornemen een klacht in te dienen bij de Nationale ombudsman af te zien. Ik stel vast dat dit voornemen op 16 augustus 2002 is uitgevoerd.
Op 23 augustus 2002 is een memorandum (gedateerd 31 juli 2002) ontvangen door het secretariaat, waarbij een antwoord is gegeven op de door de ABCZ gestelde vragen.
Na intern overleg is door de ABCZ een standpunt bepaald, dat mondeling aan het secretariaat werd medegedeeld, waarna het secretariaat is overgegaan tot het concipiëren van een advies. Dit conceptadvies is op 5 september 2002 aan de leden van de ABCZ gezonden.
Op 9 september 2002 heeft de ABCZ haar advies vastgesteld.
Zoals vermeld heeft de Minister vervolgens op 20 september 2002 een beslissing genomen op het bezwaarschrift van (verzoekster; N.o.). Daarbij is het advies integraal overgenomen.
2. Reden van de lange behandelingsduur
De lange behandelingsduur in de onderhavige zaak hangt enerzijds samen met de grote werkvoorraad van het secretariaat van de ABCZ (met name in de beginfase van de bezwaarprocedure) en anderzijds met de bijzonderheden van de onderhavige zaak zelf.
Ik hecht aan een snelle afhandeling van bezwaarschriften. Evenzeer hecht ik evenwel aan een grote mate van zorgvuldigheid waarmee die behandeling gepaard dient te gaan en waarbij alle relevante feiten en omstandigheden worden afgewogen. Ik ben mij ervan bewust dat deze zorgvuldige behandeling een vertraging in de afhandeling van de dossiers tot gevolg kan hebben. Ik betreur dit, doch dit kan er naar mijn oordeel niet toe leiden dat afbreuk zou moeten worden gedaan aan de zorgvuldigheid van de behandeling en de kwaliteit van de beslissingen op bezwaar.
Ik wijs erop dat met ingang van 1 april 2001 de hiervoor genoemde ABCZ, een onafhankelijke adviescommissie, is ingesteld, mede om een zorgvuldige behandeling van consulaire bezwaarschriften te waarborgen.
Ik heb geconstateerd dat de onderhavige zaak afwijkt van de gebruikelijke, waarbij een groter aantal personen dan gebruikelijk zijn of haar licht over de kwestie heeft laten schijnen, hetgeen een vlotte afhandeling in de weg heeft gestaan. Zo heeft de zaak aanleiding gevormd voor de ABCZ voor het stellen van principiële vragen over het door mij gevoerde legalisatiebeleid. Ook reeds voordat de hoorzitting plaatsvond, hebben de bijzondere aspecten van deze zaak echter een vertragende invloed gehad op de behandeling van het bezwaar.
De combinatie van de hierboven weergegeven omstandigheden hebben ertoe geleid dat de beslistermijn is overschreden.
3. Tussenberichten
In reactie op deze vraag verwijs ik naar het hierboven onder 1. chronologisch weergegeven verloop van de bezwaarprocedure. Ik constateer dat de mededelingen die aan (verzoekster; N.o.) zijn gedaan met betrekking tot de stand van zaken, veelal hebben plaatsgevonden in reactie op verzoeken daartoe door (de advocaat van verzoekster; N.o.). In deze zaak was geen aanleiding om tussenberichten te zenden, aangezien de reacties op de verzoeken van (de advocaat van verzoekster; N.o.) reeds de functie van tussenberichten vervulden.”
2. De minister zond bij zijn reactie enkele bijlagen, waaronder een verslag van de hoorzitting van de ABCZ van 24 mei 2002. Uit dit verslag blijkt dat de minister van Buitenlandse Zaken ter zitting werd vertegenwoordigd door de heer drs. S.
3. De minister zond ook een afschrift van een memorandum van 31 juli 2002, opgesteld door de heer drs. S. van de afdeling DPV/DF van het Ministerie van Buitenlandse Zaken, gericht aan ambtenaar J. van de afdeling DCZ/BC. Een kopie van dit memorandum werd gelijktijdig verzonden aan de ABCZ. In dit memorandum schreef de heer drs. S. onder andere:
“Onder verwijzing naar uw memorandum d.d. 27 juni 2002, kenmerk (…), waarin u verzoekt om de opvatting van DPV/DF omtrent de legalisatieaanvraag van (verzoekster; N.o.), stel ik u hierbij op de hoogte van de visie van DPV/DF inzake. Gemakshalve zal ik de vragen overeenkomstig de door u gehanteerde volgorde beantwoorden.”
D. Reactie verzoekster
1. Bij faxbericht van 2 december 2002 reageerde verzoekster onder meer als volgt op het standpunt van de minister van Buitenlandse Zaken.
“Na indiening van het bezwaarschrift van 12 september 2001 is inderdaad bij brief van 19 september 2001 de ontvangst van het bezwaarschrift bevestigd, waarbij te kennen is gegeven dat binnen veertien weken op het bezwaarschrift moet zijn beslist. Daar die 14 weken ruimschoots verstreken waren en zelfs op het klaagschrift geen reactie was ontvangen, heb ik ter bespoediging van de zaak bij schrijven van 8 maart 2002 de gronden van het bezwaarschrift ingediend. Pas daarna werd mij het departementale dossier toegestuurd.
Na ontvangst van het departementale dossier heb ik bij brief van 25 maart 2002 de gronden van het bezwaar aangevuld en gewezen op het belang dat cliënte en haar dochter (…) hebben bij het zo spoedig mogelijk beslissen op het bezwaar.
De hoorzitting van 24 mei 2002 vond plaats in aanwezigheid van de heer drs. S., medewerker bij de voor het legalisatiebeleid verantwoordelijke afdeling van het Ministerie van Buitenlandse Zaken. Toen de behandelend ambtenaar op 2 juli 2002 aangaf dat zij in afwachting is van nadere informatie van de voor het legalisatiebeleid verantwoordelijke afdeling heeft de (medewerker van het kantoor van de advocaat van verzoekster; N.o.) haar verzocht te rappelleren bij de afdeling en te wijzen op de noodzaak van een spoedige beslissing.
Op 6 augustus 2002 heeft de (medewerker van het kantoor van de advocaat van verzoekster; N.o.) wederom gebeld met de behandelend ambtenaar en bleek de situatie nog steeds ongewijzigd. Dat was aanleiding voor mij om bij brief van 6 augustus 2002 de grote teleurstelling en het misnoegen van cliënte over de onbegrijpelijk lange duur van de behandeling van haar bezwaarschrift (impliciet) te uiten en aan te geven dat ik mij tot de Nationale ombudsman zou wenden, indien niet binnen een week op het bezwaar was beslist. De reactie van de behandelend ambtenaar dat de gevraagde informatie afgewacht diende te worden en pas na of omstreeks 6 augustus 2002 zou worden aangedrongen op een spoedige behandeling van de zaak, is kenmerkend voor de manier waarop met de belangen van cliënte en haar dochter is omgegaan.
Dit klemt te meer daar sedert 24 mei 2002 de zaak bekend was bij de beleidsafdeling en slechts de vraag beantwoord diende te worden of het niet voorhanden zijn van de door de minister als objectief aangeduide bronnen aan een kindje van (nog geen) twee jaar dat niet in een ziekenhuis is geboren, niet gedoopt is en niet de leeftijd heeft dat het naar school gaat in redelijkheid kan worden tegengeworpen.
(…)
Cliënte vraagt zich af of de minister te rekenen vanaf de hoorzitting van 24 mei 2002 bijkans vier maanden nodig had om (…) te beslissen.
Ten overvloede wijs ik erop dat slechts op aandringen mijnerzijds uiteindelijk op 20 september 2002 op het onderhavige bezwaar is beslist. Dat is ruim een jaar na indiening van het bezwaarschrift van 12 september 2001. Van een snelle afhandeling van bezwaarschriften is mij niet alleen in deze zaak, maar ook in vele andere niet gebleken.”
Achtergrond
Algemene wet bestuursrecht
Artikel 6:5
“1. Het bezwaar- of beroepschrift wordt ondertekend en bevat ten minste:
a. de naam en het adres van de indiener;
b. de dagtekening;
c. een omschrijving van het besluit waartegen het bezwaar of beroep is gericht;
d. de gronden van het bezwaar of beroep.
2. Bij het beroepschrift wordt zo mogelijk een afschrift van het besluit waarop het geschil betrekking heeft, overgelegd.
3. Indien het bezwaar- of beroepschrift in een vreemde taal is gesteld en een vertaling voor een goede behandeling van het bezwaar of beroep noodzakelijk is, dient de indiener zorg te dragen voor een vertaling.”
Artikel 6:6
“Indien niet is voldaan aan artikel 6:5 of aan enig ander bij de wet gesteld vereiste voor het in behandeling nemen van het bezwaar of beroep, kan dit niet-ontvankelijk worden verklaard, mits de indiener de gelegenheid heeft gehad het verzuim te herstellen binnen een hem daartoe gestelde termijn.”
Artikel 7: 10
“1. Het bestuursorgaan beslist binnen zes weken of - indien een commissie als bedoeld in artikel 7:13 is ingesteld - binnen tien weken na ontvangst van het bezwaarschrift.
2. De termijn wordt opgeschort met ingang van de dag waarop de indiener is verzocht een verzuim als bedoeld in artikel 6:6 te herstellen, tot de dag waarop het verzuim is hersteld of de daarvoor gestelde termijn ongebruikt is verstreken.
3. Het bestuursorgaan kan de beslissing voor ten hoogste vier weken verdagen. Van de verdaging wordt schriftelijk mededeling gedaan.
4. Verder uitstel is mogelijk voor zover de indiener van het bezwaarschrift daarmee instemt en andere belanghebbenden daardoor niet in hun belangen kunnen worden geschaad of ermee instemmen.”
Artikel 7:13, eerste, tweede en derde lid
“1. Dit artikel is van toepassing indien ten behoeve van de beslissing op het bezwaar een adviescommissie is ingesteld:
a. die bestaat uit een voorzitter en ten minste twee leden,
b. waarvan de voorzitter geen deel uitmaakt van en niet werkzaam is onder verantwoordelijkheid van het bestuursorgaan en
c. die voldoet aan eventueel bij wettelijk voorschrift gestelde andere eisen.
2. Indien een commissie over het bezwaar zal adviseren, deelt het bestuursorgaan dit zo spoedig mogelijk mede aan de indiener van het bezwaarschrift.
3. Het horen geschiedt door de commissie. De commissie kan het horen opdragen aan de voorzitter of een lid dat geen deel uitmaakt van en niet werkzaam is onder verantwoordelijkheid van het bestuursorgaan. “