Verzoekster had op 25 oktober 2001 een verzoek om geslachtsnaamswijziging ingediend bij het Ministerie van Justitie. Zij wilde de achternaam van haar moeder dragen. Deze naamswijziging is op 2 maart 2004 verleend.
Een van de klachtaspecten betrof de wijze van communiceren met verzoekster. Verzoekster klaagde erover dat de minister voornamelijk schriftelijk op haar brieven reageerde.
De Nationale ombudsman overwoog dat een telefonische reactie op een brief veelal niet onjuist is, mits die reactie vrij snel volgt nadat de brief is ontvangen en het initiatief van het bestuursorgaan uitgaat. Telefonisch reageren brengt niet mee dat een inhoudelijke schriftelijke reactie achterwege mag blijven, tenzij de burger bij de telefoongesprekken heeft aangegeven dat een schriftelijke reactie achterwege mocht blijven. In deze zaak had de minister ten aanzien van sommige brieven op de juiste wijze gereageerd, maar ten aanzien van een aantal andere brieven niet. De onderzochte gedraging was deels behoorlijk, deels niet behoorlijk.
Het onderzoek naar deze klacht leidde er overigens toe dat de minister de instructie heeft gegeven dat in correspondentie naar aanleiding van toekomstige verzoeken duidelijker zal worden gecommuniceerd. Tevens gaf de minister aan dat het onderzoek aanleiding had gegeven om in andere langlopende zaken te inventariseren wat de reden is van het lange tijdsverloop en op welke wijze een snelle en naar de verzoeker toe duidelijke afhandeling van de aanvraag bevorderd kan worden. Hiervan nam de Nationale ombudsman met instemming kennis.
Tevens onderzocht de Nationale ombudsman uit eigen beweging de wijze van klachtafhandeling van verzoeksters klacht. De Nationale ombudsman overwoog dat de minister in deze zaak de behandeltermijn van zes weken had overschreden en geen verdagingsbericht verzonden. Bovendien had de minister de klacht slechts deels afgehandeld en niet voldoende gemotiveerd. De minister had hiermee het vereiste van voortvarendheid overtreden. De onderzochte gedraging was niet behoorlijk.
Overigens nam de Nationale ombudsman met instemming kennis van de door de directeur van de Dienst Bestuurszaken gegeven instructie aan de Afdeling naamswijziging tot verscherpte alertheid op de (termijnen voor) afhandeling van klachten.
Overige klachtonderdelen:
- het niet tijdig beslissen op het verzoek om naamswijziging;
- de gevolgde procedure.
