De Nationale ombudsman, Alex Brenninkmeijer, heeft samen met de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND), Taakorganisatie Vreemdelingen (TOV) en Koninklijke Marechaussee (KMar) spelregels opgesteld voor het innemen en teruggeven van persoonlijke documenten van immigranten en asielzoekers. Het gaat om documenten zoals paspoort of diploma die meestal voor een asielaanvraag moeten worden ingeleverd. De afgelopen jaren klaagden immigranten er bij de ombudsman over dat hun persoonlijke documenten waren zoekgeraakt. Dan was vaak niet duidelijk welke instantie verantwoordelijk was voor het oplossen van dit probleem. De spelregels maken dit wel duidelijk: de instantie die het document inneemt is verantwoordelijk.
Immigranten leveren vooral voor een asielaanvraag hun persoonlijke documenten, zoals geboorteakte, rijbewijs of paspoort, in bij de Vreemdelingenpolitie. Als zij asiel hebben gekregen, kunnen ze hun documenten terugvragen. Maar soms zijn deze niet meer te vinden. Dan is onduidelijk welke instantie daarvoor verantwoordelijk is. Uit de klachten komt naar voren dat IND, Vreemdelingenpolitie en KMar naar elkaar verwijzen. In de zoektocht naar zijn document wordt de immigrant te vaak van het kastje naar de muur gestuurd.
Een belangrijke groep die met dit probleem te maken heeft, zijn de mensen die recentelijk op grond van de pardonregeling een verblijfsvergunning hebben gekregen. Om hun leven in Nederland echt te kunnen oppakken hebben zij hun originele documenten nodig. Het is dan pijnlijk als ze hierin worden belemmerd doordat de overheid hun documenten niet meer kan vinden.
Spelregels
De ombudsman heeft samen met IND, TOV en KMar spelregels opgesteld voor het innemen en teruggeven van persoonlijke documenten. De belangrijkste spelregels zijn dat de instantie die het document inneemt, aanspreekpunt is voor de immigrant. Deze instantie coördineert de teruggave van het document. En zorgt ervoor dat als een document niet wordt teruggevonden, excuses aan de immigrant worden aangeboden. Ook biedt zij hulp bij het beperken van verder ongemak.
De IND, Vreemdelingenpolitie en KMar hebben al enige tijd geleden een nieuwe werkwijze ingevoerd om het zoekraken van documenten te voorkomen. Zo worden de ingenomen documenten beter geregistreerd, zodat gelijk duidelijk is waar ze zijn. Helaas was dit enige jaren geleden anders en kampt men daarom nog met een erfenis uit het verleden. De spelregels bieden een manier om met deze erfenis om te gaan.