Marnix* zingt in een koor. Hij doet dat met veel toewijding en is actief betrokken bij het koorbestuur. Hij gaat naar de Kamer van Koophandel (KvK) om zich in te schrijven als vicevoorzitter van het bestuur. Die vraagt hiervoor een kopie van zijn paspoort. Marnix wil dat niet geven. Hij is huiverig voor identiteitsfraude. De KvK zegt hem dan niet in te kunnen schrijven.
Marnix vraagt de KvK om toelichting. Een medewerker laat hem weten dat zij de identiteit moeten controleren van de persoon die zich inschrijft. Daarvoor mogen zij vragen naar bewijs, zoals een identiteitsbewijs. De KvK vindt het ook noodzakelijk een kopie van het bewijs op te slaan. Zo kunnen ze aantonen dat ze de controle hebben uitgevoerd. Marnix snapt de controleplicht van de KvK, dat is logisch. Maar het opslaan is iets anders.
Marnix vraagt zich af of de KvK wel echt verplicht is om een kopie op te slaan, zoals ze aangeven. Hij vraagt de Nationale ombudsman om opheldering. Mijn medewerkster zoekt het helemaal uit. Ze komt uit bij de Wet bescherming persoonsgegevens. Uit die wet volgt dat het in beginsel verboden is een kopie van een pasfoto en dus ook van een paspoort te maken. Er zijn wel uitzonderingen voor. Maar in dit geval gaan die niet op, zo concludeert mijn medewerkster. De Autoriteit Persoonsgegevens (voorheen het College bescherming persoonsgegevens) is het met haar eens. De KvK mag dus geen kopie van het paspoort vragen bij inschrijving. Dit zet ik in mijn rapport over Marnix zijn zaak en vraag de KvK hun beleid aan te passen.
Wat heeft de KvK hiermee uiteindelijk gedaan? Joost* heeft mijn rapport gelezen en neemt een aantal weken later de proef op de som. Zijn vriendin gaat zich inschrijven bij de KvK als ondernemer. De medewerker vraagt om een kopie van haar paspoort. Joost zegt dat dit niet hoeft en laat ons rapport zien. De medewerker leest het met interesse. Hij kent het rapport niet. Hij gaat het bespreken in zijn teamoverleg. Ondertussen moet de vriendin van Joost nog wel een kopie van haar paspoort inleveren. Dit doet ze maar want ze wil snel aan de slag als ondernemer. Joost laat mijn medewerkster weten dat er nog niets veranderd is.
Zij belt de KvK. Wat blijkt? Ze waren al bezig met het aanpassen van hun beleid. Maar het is net na het bezoek van Joost en zijn vriendin ingevoerd. Voortaan nemen ze geen pasfoto meer op bij de persoonsgegevens die zij bewaren. Goed nieuws en wel zo veilig! En ze gaan zorgen voor een oplossing voor Joost en zijn vriendin volgens hun nieuwe beleid.
* Gefingeerde naam
