Hoe ziet jouw dag als informatiebeheerder eruit?
"Het is heel divers. Als informatiebeheerder ben ik ervoor verantwoordelijk om alle informatie binnen de organisatie in goede banen te leiden. Dat betekent onder andere dat ik zo nu en dan adviezen geef aan collega's over bepaalde werkprocessen of wanneer er een nieuw systeem wordt geïmplementeerd. Daarnaast ben ik vooral bezig met het beheren van het fysieke en het digitale archief."
"Elke dag is er wel iets om te archiveren. Bijvoorbeeld wanneer mensen ons brieven schrijven. Want dat gebeurt ook nog steeds. De ombudsman vindt het belangrijk dat alle burgers ons kunnen bereiken. Deze brieven of andere documenten bewaren wij voor een korte periode. Vervolgens digitaliseer ik deze documenten en vernietig ik ze. Verder mogen wij alle fysieke documenten maximaal twintig jaar in eigen beheer hebben. Daarna moet het naar het Nationaal Archief. Dat regel ik dan!"
Als iemand jou vraagt hoe het is om bij de ombudsman te werken, wat vertel jij ze dan?
"Voor de ombudsman werkte ik op een ministerie. Daar was het contact onderling vrij formeel. Hier is het een stuk informeler en zijn de lijntjes korter. De collega's zijn erg sociaal en behulpzaam. Als je een vraag hebt of iemand iets wil vragen, dan kan je bij iedereen terecht. Of het nou werk gerelateerd of privé is. De sfeer is gewoon erg prettig!"
"Mijn collega's zijn erg sociaal en behulpzaam. Als je een vraag hebt, dan helpen collega's je op weg!"
Emile, informatiebeheerder Nationale ombudsman
En verder?
"Er is ook ruimte om naast je reguliere werk andere projecten op te pakken. Zo vertaal ik regelmatig teksten naar het Papiaments, bijvoorbeeld voor onze social media. Ik kom zelf van Curaçao, dus ik spreek de taal. En samen met een aantal andere collega's heb ik beschikbaarheidsdienst. Als er dan na sluitingstijd iets aan de hand is met ons pand en ik heb dienst, dan word ik opgeroepen en ga ik kijken wat ik kan doen. Zo ben ik een paar keer gebeld dat er een inbraakalarm afging. Toen ik ging kijken, bleek dat er een collega was ingesloten!"
"Ik word blij van de afwisseling binnen mijn werk. Er is altijd genoeg te doen. Lachen met collega's helpt relativeren en ontspannen na een mooie werkdag. Oh, en de stoelmassage! Daar kan je als medewerker voor een kleine vergoeding ook gebruik van maken om bijvoorbeeld bepaalde klachten, zoals RSI, te voorkomen. Dat is voor mij echt een relax moment, heerlijk."
Zijn er in je tijd bij de ombudsman bijzondere momenten waar je graag op terugkijkt?
"We delen kennis er ervaringen met onze collega's van buitenlandse ombudsmannen. Bijvoorbeeld uit Tsjechië, Griekenland en Ethiopië. Ik vertel dan bijvoorbeeld over mijn vakgebied en hoe je informatie het beste kunt vastleggen en verwerken. Het is alweer een tijd geleden, maar het bezoek van de Ethiopische ombudsman is mij wel bijgebleven. Hij was erg geïnteresseerd in hoe wij onze informatie op orde hadden. Omdat wij in die tijd al gedeeltelijk digitaal werkten. We hadden toen een informatiesysteem waar we metagegevens in vastlegden in combinatie met de fysieke dossiers. Zoiets hadden zij nog nooit gezien. Zo'n bezoek gebeurt niet vaak, het is altijd wel heel leerzaam en inspirerend om daar bij te zijn."
Wie is Emile?
De goedlachse Emile zou haast zeggen dat de ombudsman zijn tweede huis is. Alweer 28 jaar werkt hij voor de ombudsman. Hij begon als secretarismedewerker, maar is ondertussen alweer jarenlang bekend als dé man van de informatie. Naast zijn werk voor de ombudsman vind je Emile regelmatig achter een DJ-tafel. Waar hij de aanwezigen onder andere blij maakt met heerlijke Caribische muziek.
Benieuwd naar meer?
Lees ook de andere verhalen van onze collega's over hun werk bij de Nationale ombudsman.
Meer weten over het sollicitatieproces?
Bekijk onze pagina Jouw sollicitatie bij ons. Of solliciteer gelijk op een van onze vacatures.