Wat ga je allemaal doen?
Als managementondersteuner van de algemeen directeur zorg je er - samen met de directiesecretaris - voor dat alles soepel verloopt zodat de algemeen directeur zich kan richten op haar taken. Van het beheren van haar agenda tot het voorbereiden van vergaderingen en bijeenkomsten; jij bent degene die haar dag op koers houdt.
Je houdt het agendabeheer strak en nauwkeurig onder controle en je bent het eerste aanspreekpunt via telefoon, e-mail en post. Je hebt een talent voor organiseren. Zo organiseer jij onder andere vergaderingen (en soms de verslaglegging), bijeenkomsten (intern en extern) en evenementen waaronder bijvoorbeeld het wekelijkse Directeurenoverleg, de managementdagen (2x per jaar), de maandelijkse organisatie brede bijeenkomsten, de nieuwjaarsreceptie en de bedrijfsfeesten van de Nationale ombudsman. Je bent de regisseur achter de schermen: je coördineert de (digitale) stukkenstroom, de tekenpost, zorgt dat alles op tijd binnenkomt voor vergaderingen en bewaakt de voortgang van lopende zaken in samenspraak met de directiesecretaris. Ten slotte beheer je het secretariaatshandboek, vervangt jouw secretariaatscollega's bij afwezigheid (en v.v.), je onderhoudt het adressenbestand, bewaakt en actualiseert overzichten in diverse applicaties, draagt zorg voor het digitaal archiveren en dossierbeheer, je ontvangt en begeleidt bezoekers, boekt en handelt (buitenlandse) dienstreizen af etc.
Kortom, je bent van alle markten thuis.
Wat heb je hiervoor nodig?
Jij bent een organisatietalent en een echte secretariële topondersteuner. Je bent goed in plannen, organiseren en het regelen van praktische zaken. Je vindt het leuk om te zorgen dat alles op rolletjes loopt, zelfs als het druk is. Je bent iemand die overzicht houdt, helder communiceert en altijd klaarstaat om te helpen. En als visitekaartje van de Nationale ombudsman zorg je voor een professionele en warme uitstraling, je komt representatief over, communiceert prettig en helder en je handelt integer.
Functie-eisen
- HBO werk- en denkniveau;
- Minimaal 4 jaar recente werkervaring als (bestuurs-) secretaresse binnen een overheidsinstelling; goede kennis van de Nederlandse taal in woord en geschrift;
- Nauwkeurigheid, dienstbaar, snel en praktisch schakelen en flexibiliteit;
- Aantoonbare ervaring en affiniteit met het werken in een digitale werkomgeving (o.a. MS Office, Ibabs, zaaksysteem Djuma);
- Een frisse en energieke teamspeler.
Dit bieden wij jou
- Salaris
- €3.485 €4.868 (bruto) Schaal 9
- Uren per week
- 32-36
- Dienstverband
- Bepaalde tijd met uitzicht op vast
Overige arbeidsvoorwaarden
- Wij bieden jou een prettige (hybride) werkomgeving met goede faciliteiten in hartje Den Haag (vlakbij CS).
- Naast jouw vaste salaris ontvang je ook een individueel keuzebudget (IKB). Dit IKB bestaat uit geld (16,5% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij zelf keuzes die bij jou passen. Je stelt hiermee een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samen. Kies er bijvoorbeeld voor om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen op een moment dat het jou goed uitkomt. Of zet jouw IKB budget in voor extra verlof. Of besteed het aan een 'fiscaalvriendelijke doel'. Bijvoorbeeld voor een bijdrage aan een sportabonnement of voor die nieuwe fiets voor jouw woon-werk verkeer.
- De Rijksoverheid vindt persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling belangrijk. Je krijgt hiervoor bij Nationale ombudsman veel mogelijkheden. Daarnaast krijg je goede secundaire arbeidsvoorwaarden. Denk onder andere aan verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.
Uitleg over jouw functiegroep Managementondersteuner
Kom je werken voor de overheid? Dan is jouw functie ingedeeld in een "functiegroep" in het "Functiegebouw Rijk". In het functiegebouw Rijk zijn vaste eigenschappen van functies in standaard omschrijvingen opgenomen. Het Functiegebouw Rijk helpt je als medewerkers om samen met je leidinggevende duidelijke resultaat- en ontwikkelafspraken te maken. Bijvoorbeeld tijdens je functioneringsgesprek. Ook krijg je inzicht in je loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.
Lees meer over jouw functiegroep op Functiegebouw Rijksoverheid
Waar kom je te werken?
Je komt te werken in een gezellig en hecht team van het bestuurssecretariaat. Samen met drie collega’s zorg je ervoor dat de ambtsdragers en de algemeen directeur optimaal ondersteund worden. Primair ben jij verantwoordelijk voor de ondersteuning van de algemeen directeur met daarbij de opmerking dat collegiale samenwerking (tezamen met de directiesecretaris en de bestuursadviseur) altijd voorop staat. Je vervangt elkaar bij afwezigheid. Kom je ons mooie team versterken?
We gaan graag met jou in gesprek!
Bijzonderheden
- Ben jij een 'verplichte VWNW-kandidaat'? Stuur dan altijd een kopie van jouw aanwijzingsbrief mee met de sollicitatie.
- Misschien lezen wij jouw openbare informatie op LinkedIn. Zo krijgen wij een nog beter (of aanvullend) beeld van jouw ervaring, kennis en competenties.
- Tip: Bewaar deze tekst als je wilt solliciteren. Na de sluitingsdatum is deze vacaturetekst online niet meer te lezen.
- Een referentiecheck maakt onderdeel uit van de sollicitatieprocedure.
De eerste gesprekken vinden plaats in op woensdag 9 of vrijdag 11 april 2025. Een tweede ronde vindt plaats op woensdag 16 april 2025.
Stel gerust je vraag
Lees op deze pagina meer over onze sollicitatieprocedure. Heb je nog vragen? We helpen je graag verder. Neem contact op met:
Solliciteren?
Wij zijn graag een diverse en inclusieve organisatie. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werk leuker. Wij nodigen iedereen uit om te solliciteren.
Solliciteren doe je via de site Werken voor Nederland. Via de onderstaande knop "Solliciteren" verlaat je onze Werken bij site en ga je direct naar het sollicitatieformulier van deze vacature.