In deze situatie gaat het om een ambtenaar van de Belastingdienst die actief zoekt naar mogelijkheden om recht te doen aan de materiële bezwaren die verzoeker opwerpt. Zelfs het ministerie wordt ingeschakeld om mee te denken. De focus van alle partijen ligt op de argumentatie over het al dan niet van toepassing zijn van de monumentenvrijstelling in de overdrachtsbelasting. Die focus is zo sterkt dat het lijkt alsof de formele aspecten geen rol van betekenis meer spelen, totdat de stukken worden gewisseld in de beroepsprocedure.
Dan blijkt de behandelend ambtenaar uitspraak te hebben gedaan op het bezwaarschrift, alsof het tijdig was ingediend. Het systeem heeft hem – in aanvang kennelijk ongemerkt – gecorrigeerd. Hierdoor heeft hij feitelijk één beslissing genomen: de uitspraak op bezwaar. Formeel zijn er echter twee beslissingen zijn genomen, namelijk de uitspraak op bezwaar en de beslissing op het verzoek om ambtshalve vermindering, met allebei hun eigen rechtsgevolgen. Door daar geen aandacht aan te besteden, handelt de Belastingdienst in strijd met het beginsel van een goede informatieverstrekking.
Door in het taalgebruik gebruik te maken van verschillende terminologie om een einde te maken aan de bezwaarprocedure (afwijzen, uitspraak, niet-ontvankelijk, heroverweging), ontstaat verwarring over de aanvang van de beroepstermijn. De verwarring wordt compleet als het bezwaar ten slotte ook nog definitief kan worden afgewezen.
De Nationale ombudsman concludeert dan ook dat hier volstrekt onvoldoende aandacht is geweest voor informatieverstrekking over de formele aspecten van de bezwaarprocedure, waardoor verzoeker op het verkeerde been is gezet en meende zijn zaak te kunnen voorleggen aan de rechter.
