Verzoekers klagen er over dat zij door de gemeenteraad of de daarin vertegenwoordigde fracties nimmer op de hoogte zijn gesteld van de verdere behandeling van hun brieven. De Nationale ombudsman overwoog dat de eisen die worden gesteld aan een behoorlijke afhandeling van correspondentie onverkort van toepassing zijn op de gemeenteraad. Zoals de gemeenteraad en het college van burgemeester en wethouders erkenden, zijn de brieven van verzoekers feitelijk niet als 'raadsadres' aangemerkt en behandeld en is daarmee gehandeld in strijd met het vereiste van adequate organisatorische voorzieningen.
In aanvulling op de Correspondentiewijzer hanteert de Nationale ombudsman voor de afhandeling van raadsadressen de volgende uitgangspunten:
Brieven, faxen en e-mails, van individuele burgers, bedrijven of organisaties gericht aan de gemeenteraad of raadscommissie dienen te worden aangemerkt als 'raadsadressen'.
Brieven, faxen en e-mails gericht aan individuele raadsleden, fracties of politieke partijen vallen niet onder dit begrip. De tijdige beantwoording daarvan is de verantwoordelijkheid van het individuele raadslid, de fractie of politieke partij.
Door of namens de raad dient zorg te worden gedragen voor:
1. De registratie van binnengekomen raadsadressen,
2. De bepaling van de wijze van afhandeling,
3. Het verzenden van de ontvangstbevestiging of het behandelingsbericht en
4. Het bericht over de definitieve afhandeling.
Bij de afhandeling van correspondentie kunnen enkele varianten worden onderscheiden:
1. Voor kennisgeving aannemen.
2. Ter afdoening in handen stellen van een ander gemeentelijk orgaan.
3. Agenderen in de raad(scommissie).
Indien het raadsadres ter afdoening in handen wordt gesteld van een ander gemeentelijk bestuursorgaan, kan hieraan het verzoek worden verbonden dit te doen:
1. zonder follow up naar de raad(scommissie);
2. met toezending van de reactie ter informatie;
3. na consultatie van de raad(scommissie).
Overeenkomstig de richtlijn 'Actieve openbaarmaking en eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer' van het College Bescherming Persoonsgegevens dient de raad, hetzij de burger actief te informeren over het feit dat zijn raadsadres op internet wordt geplaatst dan wel er voor te kiezen ingekomen stukken zonder meer te anonimiseren en geen naam, adres, contactgegevens, burgerservicenummer en handtekening te vermelden.
