Verzoeker klaagt over de wijze waarop de secretaris van de gemeente Landgraaf het klaagschrift van verzoeker, inzake het uitblijven van een reactie van de gemeente op de brief van 26 april 2003 over de plaatsing van een speelwerktuig, heeft afgehandeld.
Hij klaagt er met name over dat:
in het verslag van de hoorzitting niet de mening van verzoeker omtrent de plaatsing van speeltoestellen juist is weergegeven;
in strijd met de afspraak, dat alleen de tijdens de hoorzitting besproken zaken behandeld zouden worden, in de beslissing op het klaagschrift is verwezen naar de uitspraak van de rechtbank Maastricht op het door verzoeker ingesteld beroep tegen een besluit van de gemeente Landgraaf op grond van de Wet voorzieningen gehandicapten;
in de beslissing op het klaagschrift ten onrechte gesteld wordt dat de rechtbank te Maastricht zich heeft uitgesproken over de juistheid van de door de gemeente gevolgde procedure bij het genomen besluit op grond van de Wet voorzieningen gehandicapten.
Beoordeling
I. Bevindingen
1. Bij brief van 26 april 2003 wendde een buurtbewoner zich, mede namens verzoeker, tot de teamleider buurtbeheer van de gemeente Landgraaf. In de brief werd aangegeven dat er grote bezwaren waren tegen de voorgenomen plaatsing van speeltoestellen op het grasveld voor de woning van verzoeker. Daarbij werd kritiek geuit op de wijze van overleg en er over geklaagd dat de gemeente, zonder daartoe overleg te hebben gevoerd met omwonenden, voornemens was over te gaan tot plaatsing van de speeltoestellen.
Omdat een reactie op de brief uitbleef wendde verzoeker zich op 25 januari 2004 tot de Nationale ombudsman.
2. Op 3 februari 2004 verzocht de Nationale ombudsman het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Landgraaf de brief van 26 april 2003 alsnog als klacht overeenkomstig hoofdstuk 9 van de Algemene wet bestuursrecht te behandelen. Op dit verzoek werd door het college positief gereageerd.
3. Op 19 februari 2004 vond er een hoorzitting plaats waar verzoeker, onder verwijzing naar zijn ervaringen met de afhandeling van een aanvraag in het kader van de Wet voorzieningen gehandicapten, opmerkte dat de gemeente in de regel geen ontvangstbevestigingen stuurde en brieven te laat beantwoordde. In reactie hierop merkte de gemeentesecretaris op dit niet als algemeen beeld te herkennen, maar toch te zullen nagaan. Tevens staat in het verslag van de hoorzitting onder meer het volgende opgenomen:
“In principe heeft hij ook niets tegen plaatsing van speeltoestellen in de buurt zij het niet te groot van omvang.”
4. In beslissing op de klacht schreef de secretaris van de gemeente Landgraaf op 8 maart 2004 onder meer dat, naar aanleiding van een verzoek van een aantal kinderen tot plaatsing van speeltoestellen, via `buurtbeheer' het overleg met de buurt was gestart. Nadat op 4 september 2002 door een buurtwoordvoerder was meegedeeld dat de keuze op een aantal speeltoestellen was gevallen, ontving de gemeente op 14 april 2003 een brief waarin de steun voor plaatsing werd ingetrokken. Mede naar aanleiding hiervan besloot de vakafdeling, na overleg met de wethouder, op 22 april 2003 `pas op de plaats te maken'. Aan de buurtwoordvoerder werd meegedeeld dat het initiatief voor de plaatsing van speeltoestellen weer bij de buurt lag. Op 27 januari 2004 werd tijdens het buurtoverleg meegedeeld dat de speeltoestellen definitief niet geplaatst zouden worden.
5. De klacht van verzoeker werd gegrond geacht wat betreft het achterwege blijven van een bericht van ontvangst en het achterwege blijven van een schriftelijke reactie. Daarbij werd door de gemeentesecretaris vastgesteld dat de communicatie via buurtbeheer niet optimaal was verlopen.
6. In reactie op hetgeen tijdens de hoorzitting was opgemerkt over het versturen van ontvangstbevestigingen en het beantwoorden van brieven, merkte de secretaris in een overweging ten overvloede op dat nader onderzoek was gedaan naar de gang van zaken met betrekking tot de aanvraag om een voorziening in het kader van de Wet voorzieningen gehandicapten. Uit het dossier dienaangaande was het de gemeentesecretaris gebleken dat verzoeker steeds op de hoogte was gehouden. Daarbij merkte de gemeentesecretaris op dat door de rechtbank Maastricht, naar aanleiding van een door verzoeker ingestelde beroepsprocedure, onder andere was uitgesproken dat de procedure niet onredelijk lang had geduurd.
7. Met de beslissing op zijn klaagschrift kon verzoeker zich niet geheel verenigen. Verzoeker wees er op dat tijdens de hoorzitting van 19 februari 2004 was afgesproken dat alleen de daar besproken zaken aangaande de klacht vermeld zouden worden en de rest van het besprokene buiten beschouwing gelaten zou worden. Naar de mening van verzoeker was deze afspraak geschonden.
Daarnaast wees verzoeker er op dat in het verslag van de hoorzitting staat opgenomen dat hij geen bezwaar had tegen speeltoestellen in de buurt. Naar de mening van verzoeker was dit een onjuiste weergave, aangezien verzoeker uitsluitend had gesproken over de plaatsing van speeltoestellen op het grasveld voor zijn woning.
8. Bij de opening van het onderzoek verzocht de Nationale ombudsman het college van burgemeester en wethouders in te gaan op hetgeen verzoeker stelde en werd het college, onder verwijzing naar het bepaalde in artikel 9:10, derde lid, van de Algemene wet bestuursrecht (zie Achtergrond), tevens gevraagd aan te geven in hoeverre het verslag van de hoorzitting van 19 februari 2004 naar de mening van het college voldeed aan hetgeen de wetgever in de memorie van toelichting (zie Achtergrond) hieromtrent heeft opgemerkt.
9. In reactie op de klacht liet de gemeentesecretaris, namens het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Landgraaf, de Nationale ombudsman op 26 juli 2004 onder meer weten van mening te zijn dat het verslag van de hoorzitting voldoet aan hetgeen de wetgever hierover heeft opgemerkt.
Daarnaast merkte de gemeentesecretaris onder meer het volgende op:
“Er is tijdens de hoorzitting, waar door klager een aantal `terzijde'-zaken aan de orde werden gesteld, afgesproken, dat deze zaken niet in het verslag opgenomen zouden worden. Zelfs deze afspraak is op wens van klager niet in het verslag opgenomen. Deze afspraak had en heeft nadrukkelijk géén betrekking op hetgeen in het verslag aan het slot van de derde alinea is weergegeven luidend: “De klacht is meer geboren uit het in zijn ogen door de gemeente als regel niet sturen van ontvangstbevestigingen en te laat beantwoorden van brieven. Dit heeft hij meegemaakt in de WVG-aanvraag- en bezwaarprocedure voor zijn vrouw.” Deze WVG-procedure werd namelijk door klager expliciet ter adstructie van zijn stelling omtrent de `ontvangstbevestigingscultuur' in Landgraaf genoemd als voorbeeld en was dus nadrukkelijk bedoeld om in het verslag op te nemen.
(..)
De verwijzing naar de uitspraak van de rechtbank Maastricht is gedaan ter ontkrachting van het voorbeeld genoemd door klager en beslist niet in strijd met genoemde afspraak, integendeel!
(…)
Lezing van de (…) uitspraak van de rechtbank Maastricht zal u eveneens tot de conclusie leiden, dat de rechtbank wel degelijk uitspraak heeft gedaan over de juistheid van de procedure. De weergave door de rechtbank (…) van zijn uitspraak (…) lijken mij volstrekt duidelijk.”
10. Door de gemeentesecretaris was tevens een afschrift meegestuurd van de uitspraak van de enkelvoudige kamer voor bestuursrechtelijke zaken van de rechtbank Maastricht van 28 mei 2003. Naar aanleiding van de aangevoerde beroepsgrond dat de gemeente Landgraaf had nagelaten onverwijld een bewijs van ontvangst van de aanvraag toe te zenden, ten onrechte de beslistermijn had verlengd, de gestelde beslistermijn had overschreden en niet alles in het werk had gesteld om de ingediende aanvraag zonder vertraging af te werken, oordeelde de rechtbank dat de ontvangstbevestiging iets eerder verzonden had kunnen worden, maar dat dit geen fatale termijn betrof. Tevens oordeelde de rechtbank dat de procedure niet onredelijk lang had geduurd, aangezien steeds een indicatie was gegeven wanneer de beslissing kon worden verwacht en welke stappen daar nog voor nodig waren. Daarbij nam de rechtbank in aanmerking dat de beslissing op de aanvraag ook was vertraagd door toedoen van de aanvrager zelf.
11. Naar aanleiding van de reactie van de gemeentesecretaris deelde verzoeker de Nationale ombudsman op 6 september 2004 telefonisch mee dat de gemeentesecretaris niet was ingegaan op de geconstateerde afwijkingen in het verslag en tevens geen melding had gemaakt van de opmerking van de rechtbank te Maastricht, waarbij deze stelde het met eiseres eens te zijn dat een ontvangstbevestiging eerder verzonden had kunnen worden.
II. Beoordeling
A. Ten aanzien van de verslaglegging.
1. Verzoeker klaagt er allereerst over dat in het verslag van de hoorzitting van 19 februari 2004 zijn mening over de plaatsing van speeltoestellen niet op een juiste wijze is weergegeven. In het verslag staat dat verzoeker in principe niet tegen plaatsing van speeltoestellen in de buurt is, terwijl verzoeker stelt dat door hem slechts is gesproken over de plaatsing van speeltoestellen op het grasveld voor zijn woning.
2. Het beginsel van hoor en wederhoor schrijft voor dat een bestuursorgaan bij de voorbereiding van een handeling of beslissing burgers in staat moet stellen te worden gehoord teneinde hun belangen in de voorbereiding te kunnen behartigen en vormt een essentieel onderdeel van de schriftelijke klachtenprocedure. Uitwisseling van informatie en wederzijdse inzichten kan bijdragen aan het herstel van het geschonden vertrouwen in het bestuur en dient voorts de waarheidsvinding.
3. Het beginsel van hoor en wederhoor brengt met zich mee dat de hoofdlijnen van hetgeen tijdens het horen aan de orde is gesteld schriftelijk worden vastgelegd. Niet alleen vanuit een oogpunt van een goede feitelijke weergave van de omstandigheden waaronder de bestreden gedraging heeft plaatsgevonden, maar ook ten behoeve van een correcte weergave van hetgeen de klacht precies omvat en voor de rapportage over de bevindingen van het bestuursorgaan.
4. In zijn rapport van 29 oktober 2003, nummer 2003/395 (zie Achtergrond, onder 2.), stelde de Nationale ombudsman zich onder andere op het standpunt dat het niet nodig is dat het besprokene tijdens een hoorzitting woordelijk wordt weergegeven, maar dat er ten minste sprake moet zijn van een zakelijke en representatieve weergave van het verhandelde tijdens de hoorzitting.
5. Verzoeker betwist op een enkel onderdeel de juistheid van het verslag van de hoorzitting. De Nationale ombudsman begrijpt hieruit dat verzoeker zich op het standpunt stelt dat het verslag geen representatieve weergave is van het verhandelde tijdens de hoorzitting.
6. In reactie op dit klachtonderdeel deelde de gemeentesecretaris de Nationale ombudsman mee dat het verslag van de hoorzitting voldoet aan hetgeen de wetgever hieromtrent in toelichting op artikel 9:10, derde lid, van de Algemene wet bestuursrecht (zie Achtergrond, onder 1.) heeft opgemerkt. De Nationale ombudsman begrijpt hieruit dat de gemeentesecretaris zich op het standpunt stelt dat de hoofdlijnen van hetgeen tijdens het horen aan de orde is gesteld schriftelijk zijn vastgelegd en het verslag onder andere een correcte weergave betreft van hetgeen de klacht precies omvat.
7. In zijn standpunt kan de gemeentesecretaris in zoverre worden gevolgd dat het verslag een weergave betreft van de hoofdlijnen die tijdens de hoorzitting aan de orde zijn gesteld. Daarmee is echter nog niet de stelling van verzoeker weerlegd dat in het verslag ten onrechte staat opgenomen dat door verzoeker zou zijn aangegeven in principe geen problemen te hebben met speeltoestellen in de buurt, aangezien hij slechts gesproken zou hebben over de plaatsing van een speeltoestel op het grasveld voor zijn woning.
8. In het klaagschrift van 26 april 2003 is mede namens verzoeker expliciet ingegaan op de plaatsing van speeltoestellen op het grasveld voor zijn woning, maar niet op de plaatsing van speeltoestellen in de buurt. Voor zover laatstgenoemd aspect tijdens de hoorzitting aan de orde gekomen zou zijn, dient te worden vastgesteld dat dit aspect niet of slechts zijdelings betrekking heeft op de klacht van verzoeker. Een eventueel standpunt van verzoeker inzake de plaatsing van speeltoestellen in de buurt diende derhalve niet in het verslag van de hoorzitting te worden opgenomen, aangezien dit eventuele standpunt geen betrekking heeft op hetgeen de klacht precies omvat.
Gelet op het vorenstaande is niet op een juiste wijze uitvoering gegeven aan het vereiste van hoor en wederhoor en dient de onderzochte gedraging van de secretaris van de gemeente Landgraaf is in zoverre als niet behoorlijk te worden aangemerkt.
B. Ten aanzien van de verwijzing de uitspraak van de rechtbank Maastricht.
1. Daarnaast klaagt verzoeker er over dat de gemeentesecretaris, in strijd met de tijdens de hoorzitting gemaakte afspraak, in de beslissing op de klacht tevens heeft verwezen naar een uitspraak van de rechtbank Maastricht.
2. Het vertrouwensbeginsel houdt in dat gerechtvaardigde verwachtingen van burgers en organisaties jegens een overheid door die overheid behoren te worden gehonoreerd. Niet iedere handeling of mededeling leidt tot een gerechtvaardigde verwachting, aangezien de omstandigheden waaronder de handeling heeft plaatsgevonden of mededeling is gedaan van geval tot geval kunnen verschillen. Een gerechtvaardigde verwachting dient op voldoende grond te berusten om aanspraak te kunnen maken op het vertrouwensbeginsel.
3. In reactie op hetgeen verzoeker stelde deelde de gemeentesecretaris de Nationale ombudsman mee dat tijdens de hoorzitting enkele zaken aan de orde waren gesteld, die geen betrekking hadden op het onderwerp van de klacht. Ten aanzien van deze zaken was afgesproken deze niet in het verslag van de hoorzitting op te nemen.
4. De gemeentesecretaris stelde zich voorts op het standpunt dat niet in strijd met het vertrouwensbeginsel was gehandeld door te verwijzen naar de beroepsprocedure bij de rechtbank Maastricht, aangezien verzoeker de aanvraag om een voorziening op grond van de Wet voorzieningen gehandicapten - die uiteindelijk heeft geleid tot het instellen van beroep - als exemplarisch had aangemerkt voor de werkwijze van de gemeente.
5. In zijn standpunt kan de gemeentesecretaris worden gevolgd.
Door verzoeker is aangegeven dat er een samenhang was tussen de aan de indiening van de klacht ten grondslag liggende gedragingen en de handelwijze bij de procedure inzake de aanvraag om een voorziening op grond van de Wet voorzieningen gehandicapten, zodat niet gesteld kan worden dat deze verwijzing of mededeling een zaak betrof die geen betrekking had op het onderwerp van de klacht en verzoeker derhalve uit de gemaakte afspraak de gerechtvaardigde verwachting kon of mocht ontlenen dat omtrent de beroepsprocedure bij de rechtbank niets zou worden opgenomen in het verslag van de hoorzitting of zou worden betrokken in de beslissing op de klacht.
Gelet op het vorenstaande is op een juiste wijze uitvoering gegeven aan het vertrouwensbeginsel en dient de onderzochte gedraging van de secretaris van de gemeente Landgraaf in zoverre als behoorlijk te worden aangemerkt.
C. Ten aanzien van de motivering.
1. Ten slotte klaagt verzoeker er over dat de gemeentesecretaris in zijn beslissing op de klacht ten onrechte stelt dat de rechtbank Maastricht zich heeft uitgesproken over de juistheid van de door de gemeente gevolgde procedure inzake de aanvraag om een voorziening in het kader van de Wet voorzieningen gehandicapten.
2. Het beginsel van een behoorlijke motivering, het beginsel dat overheidshandelen feitelijk en logisch moet worden gedragen door een voor belanghebbenden kenbare motivering, brengt met zich mee dat een bestuursorgaan zijn reactie op een klacht dient te onderbouwen met een feitelijke juiste motivering.
3. Uit het door de gemeentesecretaris overgelegde afschrift van de uitspraak van de rechtbank Maastricht is het de Nationale ombudsman gebleken dat de rechtbank tot de slotsom is gekomen dat de procedure bij de gemeente niet onredelijk lang heeft geduurd.
4. Gelet op het vorenstaande kan niet gesteld worden dat niet op een juiste wijze uitvoering is gegeven aan het motiveringsvereiste en dient de onderzochte gedraging van de secretaris van de gemeente Landgraaf in zoverre als behoorlijk te worden aangemerkt.
Conclusie
De klacht over de onderzochte gedraging van de secretaris van de gemeente Landgraaf, die wordt aangemerkt als een gedraging van het college van burgemeester en wethouders, is gegrond wat betreft de weergave van het standpunt van verzoeker over speeltoestellen in het verslag van de hoorzitting, aangezien niet op een juiste wijze uitvoering is gegeven aan het vereiste van hoor en wederhoor.
Voor het overige is de klacht niet gegrond.
Onderzoek
Op 21 maart 2004 ontving de Nationale ombudsman een verzoekschrift, gedateerd 20 maart 2004, van de heer W te Landgraaf met een klacht over een gedraging van de secretaris van de gemeente Landgraaf. Na daartoe op 14 april 2004 te zijn uitgenodigd gaf verzoeker bij brief van 10 mei 2004 een nadere onderbouwing van zijn verzoekschrift.
Naar de gedraging van de secretaris van de gemeente Landgraaf, die wordt aangemerkt als een gedraging van het college van burgemeester en wethouders, werd een onderzoek ingesteld.
In het kader van het onderzoek werd het college verzocht op de klacht te reageren en een afschrift toe te sturen van de stukken die op de klacht betrekking hebben.
Tijdens het onderzoek kregen het college en verzoeker de gelegenheid op de door ieder van hen verstrekte inlichtingen te reageren.
Tevens werd het college een aantal specifieke vragen gesteld.
Het resultaat van het onderzoek werd als verslag van bevindingen gestuurd aan betrokkenen.
Het college van burgemeester en wethouders deelde mee zich met de inhoud van het verslag te kunnen verenigen. De reactie van verzoeker gaf aanleiding het verslag op een enkel punt te wijzigen.
Informatieoverzicht
De bevindingen van het onderzoek zijn gebaseerd op de volgende informatie:
1. Verzoekschrift van 10 mei 2004, met bijlagen, waaronder op deze zaak betrekking hebbende correspondentie tussen verzoeker en de gemeente Landgraaf.
2. Openingsbrieven van de Nationale ombudsman van 2 juli 2004.
3. Standpunt van het college van burgemeester en wethouders 26 juli 2004, met bijlage.
4. Reactie van verzoeker van 6 september 2004.
Bevindingen
Zie onder beoordeling
Achtergrond
1. Algemene wet bestuursrecht
Artikel 9:10, derde lid
“Van het horen wordt een verslag gemaakt.”
Memorie van toelichting, Tweede Kamer, vergaderjaar 1997-1998, 25 837, nr. 3, p. 20.
“Uit een oogpunt van een goede feitelijke weergave van de omstandigheden waaronder de bestreden gedraging heeft plaatsgevonden en ten behoeve van een correcte weergave van hetgeen de klacht precies omvat, is het noodzakelijk dat de hoofdlijnen van het verhandelde tijdens het horen schriftelijk worden vastgelegd. Voorts is schriftelijke vastlegging van belang voor de rapportage over de bevindingen van het bestuursorgaan en ten behoeve van de vorming van het dossier voor een eventuele verdere procedure in een later stadium. Op welke wijze aan de plicht tot verslaglegging vorm wordt gegeven wordt aan het bestuursorgaan overgelaten. Dat zal met name afhangen van de vraag of tijdens het horen nieuwe feiten of omstandigheden naar voren zijn gekomen, die nog niet in de schriftelijke stukken aan de orde zijn geweest.”
2. Rapport van de Nationale ombudsman van 29 oktober 2003, nr. 2003/395
“In het onderhavige geval is van de hoorzitting geen apart verslag gemaakt. Een afzonderlijk verslag is ook niet vereist. Volstaan kan worden met vermelding in de brief waarmee de klacht wordt afgedaan, van wat tijdens het horen aan de orde is gesteld. Daarbij is het niet nodig dat het gesprokene woordelijk wordt weergegeven. Ten minste moet er sprake zijn van een zakelijke en representatieve weergave van het verhandelde tijdens de hoorzitting.
In de brief waarmee verzoeksters klacht is afgedaan, de brief van 19 november 2002 (…), zijn weliswaar verzoeksters standpunten weergegeven, maar uit de brief blijkt niet wat er tijdens het horen aan de orde is gesteld en in hoeverre de in de brief verwoorde standpunten voortkomen uit hetgeen is verklaard tijdens de hoorzitting.”
