Verzoeker klaagt erover dat het Ministerie van Justitie zijn verzoek van medio 2001 om een aan hem opgelegde gevangenisstraf in België te mogen ondergaan, onvoldoende voortvarend heeft behandeld.
Verzoeker klaagt er tevens over dat het Ministerie van Justitie zijn bij brief van 1 oktober 2002 ingediende klacht over de lange behandelingsduur van zijn overnameverzoek niet conform de in de Algemene wet bestuursrecht voorgeschreven termijn heeft afgehandeld.
Beoordeling
I. Ten aanzien van de behandelingsduur van de aanvraag om zijn gevangenisstraf in België te mogen ondergaan
Bevindingen
1.1. Bij de opening van het onderzoek verzocht de Nationale ombudsman de minister van Justitie een overzicht te geven, voorzien van een tijdpad, van de naar aanleiding van verzoekers aanvraag ondernomen stappen vanaf de indiening van de aanvraag tot aan de feitelijke overdracht.
1.2. De minister reageerde hierop als volgt.
Op 19 juni 2001 ontving het Bureau Internationale Rechtshulp in Strafzaken (BIRS) van het Ministerie van Justitie verzoekers aanvraag om (het restant van) zijn gevangenisstraf in België te mogen ondergaan. (verzoeker is op 18 maart 1998 door het gerechtshof te Den Haag veroordeeld tot een gevangenisstraf van 8 jaar wegens medeplegen van poging tot moord.) Teneinde de noodzakelijke informatie ten behoeve van dit verzoek te verkrijgen is telefonisch de registratiekaart opgevraagd bij de penitentiaire inrichting waar verzoeker verbleef. Op 31 juli 2001 is de registratiekaart per fax ontvangen. Op 1 augustus 2001 is er conform artikel 51 van de Wet overdracht tenuitvoerlegging strafvonnissen (Wots) advies gevraagd aan het arrondissementsparket te Den Haag (zie achtergrond, onder 2.1.). Tevens is aan het arrondissementsparket verzocht de stukken genoemd in artikel 6, tweede lid, onder a, b en d van het Verdrag inzake de overbrenging van gevonniste personen van 21 maart 1983 te overleggen (zie achtergrond, onder 1.).
Op 1 augustus 2001 is bovendien een ontvangstbevestiging verzonden naar verzoeker. Op 13 augustus 2001 kwam deze brief retour. Het adres van de betreffende penitentiaire inrichting was gewijzigd. Deze informatie was niet bekend. Op 13 augustus werd tevens opnieuw een brief van verzoeker ontvangen waarin hij een verzoek doet tot overbrenging naar België. Op 15 augustus 2001 is de ontvangstbevestiging verzonden naar het nieuwe adres van de penitentiaire inrichting.
Op 15 augustus 2001 bleek dat het verzoek om advies per abuis naar het arrondissementsparket te Den Haag was verzonden. Het ressortsparket te Den Haag bleek belast te zijn met de tenuitvoerlegging van de rechterlijke beslissing. Bij brief van 15 augustus 2001 is advies gevraagd aan het ressortsparket te Den Haag. Deze vergissing heeft geen vertraging opgeleverd. Aan het arrondissementsparket te Den Haag was in eerste instantie verzocht vóór 24 september te adviseren. Op 14 september 2001 is een brief ontvangen van het ressortsparket te Den Haag met daarin een positief advies en de gevraagde stukken.
Na beoordeling van deze stukken bleek het afschrift van het arrest van het gerechtshof te Den Haag niet gewaarmerkt te zijn. Conform artikel 6, tweede lid, onder a van het Verdrag inzake de overbrenging van gevonniste personen dient er een gewaarmerkt afschrift van de rechterlijke uitspraak naar de staat van de tenuitvoerlegging te worden gezonden. Bij brief van 9 oktober 2001 is het afschrift van het arrest retour gezonden met het verzoek het alsnog te waarmerken. Op 11 oktober 2001 is het gewaarmerkte arrest ontvangen.
Bij brief van 20 november 2001 is vervolgens aan de Belgische autoriteiten verzocht of zij kunnen instemmen met overname van de executie van verzoekers gevangenisstraf. Bij brief van 14 januari 2002 is er een rappel verzonden naar België. Op 26 februari 2002 is er een brief ontvangen van de Belgische autoriteiten waarin zij instemmen met de overname.
Bij brief van 14 maart 2002 is aan het ressortsparket te Den Haag gevraagd om, conform het Besluit van 18 december 1986 tot uitvoering van artikel 58 van de Wots, verzoeker in de gelegenheid te stellen ten overstaan van een rechter-commissaris te verklaren of hij (nog steeds) met zijn overbrenging instemt (zie achtergrond, onder 2.2.). Op 25 april 2002 is verzoekers verklaring voor de rechter-commissaris, waarin hij instemt met zijn overbrenging, ontvangen.
Bij brief van 27 mei 2002 is formeel ingestemd met verzoekers overbrenging naar België. Tevens is medegedeeld dat voor de daadwerkelijke overbrengingsdatum via Interpol contact kan worden opgenomen met het ressortsparket te Den Haag. Op 17 juli 2002 is er een rappel verzonden naar België. Op 9 augustus 2002 kwam er een faxbericht binnen van het parket bij het Hof van beroep te Gent met daarin vermeld dat het parket te Gent de praktische overbrenging zal regelen. Op 12 augustus 2002 is er een faxbericht ontvangen van het Belgische Ministerie van Justitie met dezelfde informatie als in het faxbericht van 9 augustus 2002. Op 13 augustus 2002 zijn beide faxberichten doorgefaxt naar het ressortsparket te Den Haag met het verzoek contact op te nemen met het Belgische parket en de feitelijke overbrenging te regelen. In een afloopbericht van het arrondissementsparket te Rotterdam van 5 november 2002 wordt meegedeeld dat verzoeker op 23 oktober 2002 is overgedragen aan de Belgische autoriteiten.
2.1. Bij de opening van het onderzoek verzocht de Nationale ombudsman de minister tevens om cijfermateriaal te verstrekken van andere Wots-verzoeken, zodat verzoekers aanvraag in een breder perspectief kan worden geplaatst.
2.2. Naar aanleiding van dit verzoek voorzag de minister de Nationale ombudsman van enkele passages uit het rapport: "Wet overdracht tenuitvoerlegging strafvonnissen in de praktijk". In dit rapport staan onder andere de resultaten van alle verzoeken tot overdracht van executie van strafvonnissen die in de periode 1 januari 1997 tot en met 31 december 1998 bij BIRS zijn ingediend. Het betreft in totaal 11 zaken, waarvan de gemiddelde doorlooptijd - gerekend vanaf de ontvangst van het verzoek tot de feitelijke overdracht - 15 maanden bedraagt. De kortste doorlooptijd bedraagt 5,5 maanden en de langste 30 maanden.
3. De minister deelde mee dat hij verzoekers klacht niet gegrond acht. Hij wees er op dat iedere stap binnen een termijn van 6 weken is genomen. Daar waar een vergissing is gemaakt heeft dit geen vertraging opgeleverd. Bovendien is, indien een antwoord van de Belgische autoriteiten lang op zich liet wachten, gerappelleerd bij de Belgische autoriteiten, aldus de minister.
4. In het kader van het onderzoek van de Nationale ombudsman naar de wijze waarop onder meer het Ministerie van Justitie uitvoering geeft aan het Verdrag tussen Nederland en Marokko inzake de overbrenging van gevonniste personen verklaarde het plv. hoofd BIRS op 21 juni 2001 (zie achtergrond, onder 4.) - voor zover hier van belang - het volgende:
"De werkdruk bij BIRS is steeds hoog. (…) Er bestaan geen vaste termijnen voor de behandeling van Wots-verzoeken. Voor de reorganisatie van 1994 duurde het soms langer dan 3 maanden voordat een Wots-dossier bij BIRS werd behandeld. Deze situatie is gelukkig verleden tijd. Thans wordt een maximale termijn van 6 weken gehanteerd voor de behandeling van een inkomend stuk bij BIRS. Behoudens uitzonderingsgevallen wordt deze termijn ook gehaald."
Beoordeling
5.1. De totale behandelingsduur van verzoekers aanvraag tot overdracht van de executie van de aan hem opgelegde gevangenisstraf aan België - gerekend vanaf de ontvangst van het verzoek tot de feitelijke overdracht - bedraagt ruim 16 maanden. Deze termijn lijkt op het eerste gezicht zeer lang. Echter, wanneer het verloop van de procedure nader wordt bestudeerd, ontstaat een genuanceerder beeld. Zo blijkt uit het hiervóór onder I.1.2. opgenomen overzicht dat binnen de procedure een aantal verschillende stappen is ondernomen, waarbij achtereenvolgens verschillende overheidsorganen zich over de aanvraag hebben moeten buigen. Voorts kan worden opgemerkt dat het betreffende Wots-verzoek ruim 3 maanden in behandeling is geweest bij de Belgische autoriteiten (van 20 november 2001 tot 26 februari 2002), en dat BIRS na bijna twee maanden een rappelbericht heeft verzonden aan België, vanwege het uitblijven van een reactie. Verder wijkt de behandelingsduur van verzoekers aanvraag van ruim 16 maanden niet sterk af van de hiervóór onder I.2.2. genoemde gemiddelde behandelingsduur van 15 maanden. Ten slotte kan met de minister worden geconstateerd dat iedere stap steeds binnen een termijn van 6 weken is genomen.
5.2. Niettemin acht de Nationale ombudsman de behandelingsduur van verzoekers aanvraag te lang. In dit verband is met name van belang dat in deze zaak niet is gebleken van een bijzondere juridische complexiteit of van feitelijke complicaties (zoals de noodzaak tot vertaling van stukken).
Op zichzelf acht de Nationale ombudsman het onlogisch, noch onjuist dat BIRS werkt met een (interne) termijnafspraak van maximaal 6 weken voor het zetten van de vereiste vervolgstap in de procedure. Het werken met termijnen kan bijdragen aan het bewerkstelligen van redelijke doorlooptijden en kan voorkomen dat dossiers (al dan niet ongemerkt) stil blijven liggen. Anderzijds, bestaat bij het werken met termijnen het gevaar dat in de praktijk - bijvoorbeeld door een hoge werkdruk - pas actie wordt ondernomen bij een dreigende termijnoverschrijding. Zulks lijkt ook in deze zaak het geval te zijn geweest. De Nationale ombudsman vergelijkt in dit verband de termijn tussen ontvangst van verzoekers aanvraag en het verzoek van BIRS om advies aan het arrondissementsparket te Den Haag (6 weken), de termijn tussen ontvangst van het gewaarmerkte arrest en het verzoek aan de Belgische autoriteiten om instemming (bijna 6 weken) en de termijn tussen ontvangst van verzoekers verklaring voor de rechter-commissaris en de formele instemming met overdracht van de executie (bijna 5 weken). Met name gelet op de relatieve eenvoud van de handelingen die bij deze stappen in de procedure moesten worden genomen, is de Nationale ombudsman van oordeel dat een hoge werkdruk, waarvan het plv. hoofd BIRS melding maakt (zie hiervóór, onder I.4. en achtergrond, onder 4.), de genoemde doorlooptijden wel kan verklaren maar niet kan rechtvaardigen.
Voorts is uit het onderzoek niet gebleken van feiten of omstandigheden die de termijn van bijna 5 maanden tussen de definitieve instemming door Nederland op 27 mei 2002 en de feitelijke overdracht naar België op 23 oktober 2002 kunnen rechtvaardigen.
Ten slotte kan de Nationale ombudsman de minister niet volgen in zijn stelling dat de in deze zaak gemaakte vergissingen geen vertraging hebben opgeleverd. Zo acht de Nationale ombudsman het voorstelbaar dat het ressortsparket te Den Haag twee weken eerder had kunnen adviseren, indien BIRS meteen op 1 augustus 2001 dit parket zou hebben aangeschreven (in plaats van het arrondissementsparket) en niet pas na ontdekking van de gemaakte fout op 15 augustus 2001. Voorts acht de Nationale ombudsman het aannemelijk dat indien het ressortsparket bij zijn positieve advies van 10 september 2001 (ontvangen op 14 september 2001) direct een gewaarmerkt afschrift van het arrest zou hebben gevoegd, BIRS de Belgische autoriteiten eerder zou hebben aangeschreven dan 20 november 2001. Een doorlooptijd van 14 september 2001 tot 20 november 2001 zou in ieder geval niet stroken met de interne termijnafspraak van 6 weken.
5.3. Al met al oordeelt de Nationale ombudsman op grond van het voorgaande dat bij de behandeling van verzoekers aanvraag tot overdracht van de executie van de aan hem opgelegde gevangenisstraf aan België niet steeds is gehandeld in overeenstemming met het vereiste van voortvarendheid.
De onderzochte gedraging is daarmee op dit punt niet behoorlijk.
II. Ten aanzien van het niet reageren op verzoekers klachtbrief van 1 oktober 2002
Bevindingen
1. De minister van Justitie deelde in reactie op deze klacht mee dat verzoekers brief van 1 oktober 2002, waarin hij klaagt over de lange behandelingsduur van zijn overnameverzoek, zich niet bevindt in het dossier en ook nooit is ingeboekt in het geautomatiseerd registratiesysteem. De minister gaat er dan ook vanuit dat deze brief nooit is ontvangen. De klacht dat het Ministerie van Justitie verzoekers brief van 1 oktober 2002 niet conform de in de Algemene wet bestuursrecht voorgeschreven termijn (zie achtergrond, onder 3.) heeft afgehandeld, acht de minister dan ook ongegrond.
Beoordeling
2. Het risico van het niet-aankomen van poststukken die niet worden verzonden per aangetekend schrijven is voor de verzender. Dit betekent dat, wanneer de geadresseerde stelt een bepaald stuk niet te hebben ontvangen, op de verzender de bewijslast rust om aannemelijk te maken dat het bewuste stuk is verzonden en ook moet zijn aangekomen.
Verzoeker is er niet in geslaagd om ten aanzien van zijn brief van 1 oktober 2002 te voldoen aan deze bewijslast.
De onderzochte gedraging is dan ook op dit punt behoorlijk.
Conclusie
De klacht over de onderzochte gedraging van het Ministerie van Justitie, die wordt aangemerkt als een gedraging van de minister van Justitie, is gegrond ten aanzien van het niet voldoende voortvarend behandelen van de aanvraag tot overdracht van de executie van de gevangenisstraf aan België, en niet gegrond ten aanzien van het niet reageren op verzoekers klachtbrief van 1 oktober 2002.
Onderzoek
Op 23 december 2002 ontving de Nationale ombudsman een verzoekschrift van de heer M. te X (België), met een klacht over een gedraging van het Ministerie van Justitie. Naar deze gedraging, die wordt aangemerkt als een gedraging van de minister van Justitie, werd een onderzoek ingesteld.
In het kader van het onderzoek werd de minister verzocht op de klacht te reageren en een afschrift toe te sturen van de stukken die op de klacht betrekking hebben.
Tijdens het onderzoek kregen betrokkenen de gelegenheid op de door ieder van hen verstrekte inlichtingen te reageren.
Het resultaat van het onderzoek werd als verslag van bevindingen gestuurd aan betrokkenen. Noch verzoeker noch de minister gaf binnen de gestelde termijn een reactie.
Informatieoverzicht
De bevindingen van het onderzoek zijn gebaseerd op de volgende informatie:
1. Verzoekschrift van 16 december 2002.
2. Standpunt van de minister van Justitie van 6 mei 2003, met bijlagen, waaronder een afschrift van het complete dossier zoals dat is gevormd bij het Bureau Internationale Rechtshulp in Strafzaken van het Ministerie van Justitie.
3. Reactie van verzoeker van 22 mei 2003.
Bevindingen
Zie Beoordeling.
Achtergrond
1. Verdrag inzake de overbrenging van gevonniste personen (Vogp)
Artikel 6, tweede lid:
" Indien een overbrenging wordt verzocht, worden door de Staat van veroordeling de navolgende stukken aan de Staat van tenuitvoerlegging verstrekt, tenzij een der beide Staten reeds heeft aangegeven dat hij niet met de overbrenging zal instemmen:
a. een gewaarmerkte afschrift van het vonnis en de wettelijke bepalingen die daaraan ten grondslag liggen;
b. een opgave betreffende het reeds ondergane gedeelte van een veroordeling, daaronder begrepen inlichtingen omtrent enige voorlopige hechtenis, strafvermindering en elke andere voor de tenuitvoerlegging van de veroordeling ter zake dienende omstandigheid;
c. een verklaring inhoudende de instemming met de overbrenging als bedoeld in artikel 3(1) (d); en
d. waar nodig, een medisch of sociaal rapport omtrent de gevonniste persoon, inlichtingen betreffende zijn behandeling in de Staat van veroordeling en elke aanbeveling ten aanzien van zijn verdere behandeling in de Staat van tenuitvoerlegging."
2.1. Wet overdracht tenuitvoerlegging strafvonnissen (Wots)
In hoofdstuk IV van de Wots is de procedure geregeld voor de overdracht aan het buitenland van de tenuitvoerlegging van in Nederland gewezen rechterlijke beslissingen; onderstaand volgen enkele - voor deze zaak relevante - bepalingen uit dit hoofdstuk.
Artikel 51:
"Indien het openbaar ministerie, met de tenuitvoerlegging van een rechterlijke beslissing belast, het in het belang van een goede rechtsbedeling gewenst acht, dat een vreemde Staat een door de Nederlandse rechter opgelegde straf of maatregel ten uitvoer legt of verder ten uitvoer legt dan wel toezicht uitoefent op de naleving van door de Nederlandse rechter opgelegde voorwaarden, geeft het, onder overlegging van het voor tenuitvoerlegging vatbare vonnis of arrest en eventuele andere met het oog op de tenuitvoerlegging van belang zijnde stukken, aan Onze minister een met redenen omkleed advies tot overdracht van de tenuitvoerlegging of het toezicht aan die Staat."
Artikel 52, eerste lid:
"Behoudens het bepaalde in het volgende lid beslist Onze minister zo spoedig mogelijk na de ontvangst van een advies als bedoeld in het vorige artikel omtrent het daaraan te geven gevolg. Daarbij neemt hij, indien het verzoek tot tenuitvoerlegging of tot overname van toezicht op een verdrag kan worden gegrond, de bepalingen van dat verdrag in acht."
Artikel 53, eerste lid:
"Onze minister geeft het openbaar ministerie, dat een advies als bedoeld in artikel 51 heeft uitgebracht, schriftelijk kennis van de beslissing die hij terzake heeft genomen alsmede van de door hem ontvangen mededelingen omtrent beslissingen van de autoriteiten van de vreemde Staat naar aanleiding van het verzoek tot tenuitvoerlegging of tot overname van toezicht dat op advies van het openbaar ministerie is gedaan."
Artikel 58:
"Bij algemene maatregel van bestuur worden voorschriften vastgesteld omtrent de procedure volgens welke een verklaring van of namens een zich in Nederland bevindende veroordeelde, houdende instemming met de overdracht van de tenuitvoer-legging van een hem opgelegde tot vrijheidsbeneming strekkende sanctie, dient te worden afgelegd."
Artikel 59:
"1. Overdracht van de tenuitvoerlegging van rechterlijke beslissingen ingevolge dit Hoofdstuk geschiedt slechts onder het algemene beding, dat de door de Nederlandse rechter opgelegde straf, maatregel of voorwaarden niet ten nadele van de veroordeelde worden gewijzigd en dat daarbij met het reeds hier te lande ten uitvoer gelegde gedeelte van die straf of maatregel rekening wordt gehouden.
2. Een veroordeelde die in Nederland een tot vrijheidsbeneming strekkende sanctie ondergaat of nog zal moeten ondergaan wordt, wanneer met een vreemde Staat overeenstemming is bereikt omtrent de verdere tenuitvoerlegging van deze sanctie, zo spoedig mogelijk ter beschikking gesteld van de autoriteiten van die Staat, zulks op een door Onze minister, na overleg met die autoriteiten, te bepalen tijd en plaats.
3. De overbrenging van een veroordeelde, die niet heeft verklaard met de overdracht van de tenuitvoerlegging in te stemmen, geschiedt niet dan onder het algemene beding, dat hij alleen met uitdrukkelijke toestemming van Onze minister:
zal worden vervolgd, gestraft of op enige wijze in zijn persoonlijke vrijheid beperkt ter zake van feiten, die voor het tijdstip van zijn overbrenging zijn begaan en ter zake waarvan de tenuitvoerlegging niet is overgedragen; en
ter beschikking zal worden gesteld van de autoriteiten van een derde Staat ter zake van feiten, die voor het tijdstip van zijn overbrenging zijn begaan, tenzij de veroordeelde nadien de gelegenheid heeft gehad het grondgebied van de Staat naar welke hij is overgebracht te verlaten.
4. Op het moment dat een veroordeelde ter beschikking van de in het tweede lid bedoelde autoriteiten wordt gesteld, wordt de tenuitvoerlegging in Nederland van de hem opgelegde sanctie van rechtswege geschorst.
5. In geval van hervatting van het recht tot tenuitvoerlegging van de sanctie wordt het in het buitenland reeds ten uitvoer gelegde gedeelte daarop in mindering gebracht."
2.2. Besluit ex artikel 58 van de Wet overdracht tenuitvoerlegging strafvonnissen
Artikel 2:
"De veroordeelde, te wiens aanzien gegronde redenen bestaan voor de verwachting dat hij in aanmerking komt om naar een vreemde Staat te worden overgebracht ten einde aldaar een hem bij Nederlandse rechterlijke beslissing opgelegde, tot vrijheidsbeneming strekkende, sanctie te ondergaan of verder te ondergaan wordt, alvorens een beslissing tot overdracht van de tenuitvoerlegging van die sanctie wordt genomen, in de gelegenheid gesteld te verklaren of hij met zijn overbrenging instemt."
Artikel 3:
"1. De in artikel 2 bedoelde verklaring kan, op schriftelijke vordering van het openbaar ministerie met de tenuitvoerlegging van de rechterlijke beslissing belast, alleen worden afgelegd ten overstaan van een rechter-commissaris, belast met de behandeling van strafzaken.
2. De veroordeelde kan zich bij het afleggen van de verklaring doen bijstaan door een raadsman. Hierop wordt, zo hij zonder raadsman verschijnt, zijn aandacht gevestigd door de rechter-commissaris ten overstaan van wie de verklaring moet worden afgelegd."
Artikel 5:
"De veroordeelde wordt, alvorens hij de verklaring aflegt, door de rechter-commissaris op de mogelijke gevolgen daarvan opmerkzaam gemaakt."
Artikel 9:
"1. Van het afleggen van de verklaring voor de rechter-commissaris wordt proces-verbaal opgemaakt.
2. De rechter-commissaris zendt het proces-verbaal aan het in artikel 3, eerste lid, bedoelde openbaar ministerie."
3. Algemene wet bestuursrecht (Awb)
Artikel 9:11:
"1. Het bestuursorgaan handelt de klacht af binnen zes weken of - indien afdeling 9.3 (over de klachtadviesprocedure; N.o.) van toepassing is - binnen tien weken na ontvangst van het klaagschrift.
2. Het bestuursorgaan kan de afhandeling voor ten hoogste vier weken verdagen. Van de verdaging wordt schriftelijk mededeling gedaan aan de klager en aan degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft."
4. In het kader van het onderzoek van de Nationale ombudsman naar de wijze waarop het Ministerie van Justitie en het Ministerie van Buitenlandse Zaken uitvoering geven aan het Verdrag tussen het Koninkrijk der Nederlanden en het Koninkrijk Marokko inzake de overbrenging van gevonniste personen (rapport 2002/190) verklaarde het toenmalige plv. hoofd BIRS op 21 juni 2001 - voor zover hier van belang - het volgende:
"BIRS is onderverdeeld in drie afdelingen: een beleidsafdeling, een uitvoeringsafdeling en een bedrijfsbureau. Op de beleidsafdeling werken twee mensen. Op de uitvoeringsafdeling werken vijftien mensen, van wie het merendeel juristen. De uitvoeringsafdeling is belast met de afhandeling van concrete dossiers. De uitvoeringsafdeling is onderverdeeld in drie geografische clusters. Op het bedrijfsbureau worden de meeste administratieve handelingen verricht. BIRS is onder andere belast met uitleveringsverzoeken, verzoeken tot overdracht en overname van strafvervolging, verzoeken tot overdracht en overname van tenuitvoerlegging van strafzaken en het verlenen van zogenoemde "kleine rechtshulp" in strafzaken.
In 1994 is BIRS gereorganiseerd en is het Bureau ook uitgebreid. De werkdruk bij BIRS is steeds hoog. Er wordt dan ook hard gewerkt om de verschillende taken goed uit te voeren. Binnenkort wordt BIRS uitgebreid met twee extra medewerkers voor de uitvoering. Ik ga ervan uit dat dat voldoende is om de werkdruk weer op peil te krijgen. Thans blijven de beleidswerkzaamheden op de uitvoeringsafdeling te vaak liggen. Dat is jammer, omdat goed nieuw beleid de uitvoering ook kan verbeteren.
Voor de behandeling van Wots-dossiers beschikt BIRS over een computersysteem. (…) In dit systeem worden de verschillende stappen van een Wots-verzoek in Nederland bijgehouden. Het systeem is ongeveer twee jaar geleden overgezet naar een systeem dat beter past bij de huidige stand van de software. Zo'n systeem staat of valt natuurlijk met het consequent invoeren van de verschillende gegevens. Daar vraag ik dan ook met regelmaat aandacht voor bij de medewerkers.
Er bestaan geen vaste termijnen voor de behandeling van Wots-verzoeken. Voor de reorganisatie van 1994 duurde het soms langer dan 3 maanden voordat een Wots-dossier bij BIRS werd behandeld. Deze situatie is gelukkig verleden tijd. Thans wordt een maximale termijn van 6 weken gehanteerd voor de behandeling van een inkomend stuk bij BIRS. Behoudens uitzonderingsgevallen wordt deze termijn ook gehaald. We streven naar een zo snel mogelijke behandeling. Het gebeurt ook dat inkomende stukken binnen een week worden behandeld. Dit is met name het geval indien gebruik kan worden gemaakt van de inzet van trainees."
