Op 20 januari 2000 ontving de Nationale ombudsman een verzoekschrift van de heer mr. L., advocaat te 's-Gravenhage, met een klacht over een gedraging van de Immigratie- en Naturalisatiedienst van het Ministerie van Justitie.
Naar deze gedraging, die wordt aangemerkt als een gedraging van de Minister van Justitie, werd een onderzoek ingesteld.
Op grond van de door verzoeker verstrekte gegevens werd de klacht als volgt geformuleerd:
Verzoeker, in zijn hoedanigheid van advocaat van een asielzoeker, klaagt er over dat de Immigratie- en Naturalisatiedienst van het Ministerie van Justitie (IND) zijn op 8 januari 1999 ingediende en op 15 januari 1999 nader gemotiveerde verzoek om nader uitstel om te reageren op het rapport van het nader gehoor, heeft afgewezen.
Achtergrond
1. Vreemdelingenbesluit (Vb):
Artikel 52d:
"1. Niet eerder dan zes dagen nadat de vreemdeling een aanvraag om toelating als vluchteling heeft ingediend, wordt hij vanwege Onze Minister aan een nader gehoor onderworpen.
2. Van het nader gehoor wordt een schriftelijk verslag gemaakt. Een afschrift van het verslag van nader gehoor wordt zo spoedig mogelijk aan de vreemdeling ter kennis gebracht.
3. Het verslag van nader gehoor vermeldt de termijn binnen welke de vreemdeling uit eigen beweging of desgevraagd vanwege Onze Minister nadere gegevens kan verstrekken. Deze termijn bedraagt ten minste twee dagen."
2. Vreemdelingencirculaire 1994 (Vc, januari 1997, hoofdsstuk B7):
B7/7.4:
"In het rapport wordt aangegeven binnen hoeveel dagen de asielzoeker aanvullende gegevens op het rapport kan verschaffen. Deze termijn bedraagt ten minste twee dagen."
3. IND werkinstructie 167A (vastgesteld op 18 november 1998):
"3. Uitstel van indiening nadere gronden
Uitgangspunt is dat geen uitstel voor het indienen van nadere gronden wordt verleend. Dit zal ook in de standaardbrieven worden opgenomen. Niettemin kan het voorkomen dat een indiener van een bezwaar- of beroepschrift toch voor het verstrijken van de termijn om uitstel vraagt. Hier moet altijd uitdrukkelijk op worden gereageerd, omdat de rechter anders uitgaat van een stilzwijgende verlenging.
Hieronder staat onder A t/m E hoe met verzoeken om uitstel in verschillende fasen van de procedure moet worden omgegaan:
A. Het niet (tijdig) beschikbaar zijn van een tolk
Als uitgangspunt geldt dat uitstel kan worden verleend indien de indiener van het verzoek om uitstel schriftelijk kan aantonen dat tijdig een tolk is aangevraagd, maar deze niet tijdig beschikbaar is. In een dergelijk geval kan uitstel worden verleend tot vijf werkdagen na de eerstvolgende datum waarop een tolk in de gewenste taal wel beschikbaar is.
(…)
B. Ziekte van advocaat of betrokkene
Bij plotselinge ziekte van een rechtshulpverlener geldt als uitgangspunt dat voor zaken waarin de termijn gedurende de eerstvolgende vijf werkdagen verloopt, voor vijf werkdagen (vanaf datum ziekte) uitstel kan worden verleend. Indien door het uitstel de benodigde tolk niet tijdig beschikbaar is, geldt het gestelde onder A.
Achtergrond hiervoor is dat in een dergelijke situatie de zaken van de betreffende rechtshulpverlener doorgaans niet op stel en sprong door een collega kunnen worden overgenomen, gelet op diens/dier eigen agenda. Na ommekomst van de uitsteltermijn van vijf werkdagen wordt er vanuitgegaan dat de zaken van de betreffende rechtshulpverlener door kantoorgenoten of collega's kunnen zijn opgevangen.
Bij plotselinge ziekte van de betrokkene zelf geldt als uitgangspunt dat uitstel kan worden verleend tot vijf werkdagen na het herstel van de betrokkene, indien de ziekte door het overleggen van een medische verklaring wordt aangetoond.
C. Overplaatsing van betrokkene
Overplaatsing van de betrokken vreemdeling behoeft in principe geen belemmering te vormen voor het indienen van aanvullingen en correcties of nadere gronden. De betrokken vreemdeling kan immers ook na overplaatsing naar zijn rechtshulpverlener reizen om het rapport van gehoor of de beschikking in eerste aanleg te bespreken.
Voorzover hieromtrent geen afspraken bestaan geldt het navolgende. Slechts indien de dag van overplaatsing samenvalt met de gemaakte afspraak met de rechtshulpverlener (hetgeen schriftelijk dient te worden aangetoond), kan tot verlening van uitstel worden overgegaan. Dit uitstel bedraagt dan ten hoogste vijf werkdagen, tenzij de benodigde tolk niet tijdig beschikbaar is. Voor dat geval wordt verwezen naar punt A.
D. Vakantie
Eerste aanleg
Voor het indienen van correcties en aanvullingen wordt geen uitstel verleend
wegens vakantie.
Met vakantie van rechthulpverleners kan in de hieronder genoemde gevallen rekening worden gehouden indien deze tenminste één maand tevoren schriftelijk zijn gemeld in de betreffende Regionale directie. Een en ander moet door de rechtshulpverlener ook in elke betreffende zaak worden bevestigd. De termijn kan dan op vijf werkdagen na de vakantie van de rechtshulpverlener worden bepaald.
(…)
4. Samenvatting
(…)
5. Geen uitstel van het indienen van nadere gronden wordt verleend, behoudens uitzonderlijke gevallen. Altijd reageren op tijdige verzoeken om (nader) uitstel."
4. Brief IND, Regionale Directie Zuid-West van 18 februari 1999 voor deze regio:
"Werkinstructie 167A onder punt drie bepaalt dat "Afhankelijk van de situatie in de regio (..) de betreffende Regiodirectie in overleg met de rechtshulpverlening en
-de tolkencentra bepaalde categorieën tolken (kan) vaststellen waarvoor geen schriftelijke verklaring wordt geëist. Periodiek dient dan te worden getoetst of een bepaalde categorie tolken binnen of weer buiten die categorie dient te vallen."
Onder referte aan het voorgaande stel ik vast dat de rechtshulpverlening voor de onderstaande groep van moeilijk bemiddelbare talen geen verzoek om uitstel in hoeft te dienen bij de IND Zuid-West indien de correcties en aanvullingen dan wel nadere gronden binnen een maand na uitreiking van het rapport van nader gehoor dan wel het bezwaarschrift op nader aan te voeren gronden zullen worden ingeleverd.
De termijn van een maand geldt voor de volgende talen
-Alle Koerdische varianten
-Albanees
-Tigrinia, Amhaars
-Madingo
-Somalisch
Wanneer bovenstaande termijn van een maand overschreden dreigt te worden, dan dient de rechtshulpverlener conform werkinstructie 167A een verzoek om uitstel in te dienen, vergezeld van de in werkinstructie 167A omschreven schriftelijke verklaring omtrent de beschikbaarheid van de tolk."
Onderzoek
In het kader van het onderzoek werd de Staatssecretaris van Justitie verzocht op de klacht te reageren en een afschrift toe te sturen van de stukken die op de klacht betrekking hebben.
Tijdens het onderzoek kregen de Staatssecretaris van Justitie en verzoeker de gelegenheid op de door ieder van hen verstrekte inlichtingen te reageren.
Het resultaat van het onderzoek werd als verslag van bevindingen gestuurd aan betrokkenen.
De Staatssecretaris deelde mee zich met de inhoud van het verslag te kunnen verenigen.
Verzoeker berichtte dat het verslag hem geen aanleiding gaf tot het maken van opmerkingen.
Bevindingen
De bevindingen van het onderzoek luiden als volgt:
A. feiten
1. In het kader van het asielverzoek van de heer D., van Irakese nationaliteit, vond een nader gehoor plaats. Op 9 december 1998 zond de Immigratie- en Naturalisatiedienst van het Ministerie van Justitie (IND) het rapport van dit nader gehoor aan de vreemdelingendienst bij het opvangcentrum (OC) te Leiden, met het verzoek een kopie uit te reiken aan de Stichting Rechtsbijstand Asiel (SRA) van het OC te Leiden.
De IND deelde daarbij mee dat correcties en aanvullingen op het rapport binnen tien dagen moesten worden toegezonden.
2. Op 11 december 1998 verzocht SRA namens de heer D. aan de IND uitstel tot 18 januari 1999 voor het indienen van de correcties en aanvullingen op dit nader gehoor. De reden voor dit verzoek was dat SRA niet binnen de gestelde termijn van tien dagen een tolk en rechtsbijstand kon regelen vanwege het grote aantal rapporten van nader gehoor dat dagelijks werd ontvangen, en in verband met de komende feestdagen.
3. De IND verleende op 15 december 1998 uitstel aan SRA tot en met 7 januari 1999.
4. Op 21 december 1998 werd voor de tweede maal uitstel verzocht aan de IND, ditmaal door verzoeker. Inmiddels was de heer D. op 14 december 1998 overgeplaatst naar een asielzoekerscentrum (AZC) in Werkendam, en verleende verzoeker (die advocaat is) hem rechtsbijstand. Verzoeker stelde de IND hiervan in zijn brief van 21 december 1998 op de hoogte. De reden van het uitstelverzoek was dat verzoeker niet eerder dan 19 januari 1999 een tolk Sorani had kunnen reserveren, omdat er een groot gebrek was aan Sorani tolken. Verzoeker deelde verder mee dat hij de correcties en aanvullingen op het nader gehoor kort daarna zou toezenden. Behoudens tegenbericht ging verzoeker er vanuit dat de IND hiermee akkoord ging.
5. Op 8 januari 1999 verzocht verzoeker opnieuw uitstel aan de IND. De reden hiervoor was dat zijn cliënt hem had meegedeeld dat hij op 19 januari 1999 's middags niet kon komen op de gemaakte afspraak met de tolk. Zijn cliënt kon dan namelijk niet meer terug reizen naar het AZC, omdat er geen openbaar vervoer meer reed. Daarom had verzoeker een nieuwe afspraak met hem gemaakt op 8 februari 2000. De correcties en aanvullingen zouden daarom wat later komen. Verzoeker gaf aan dat hij er behoudens tegenbericht van uit ging dat de IND hiermee akkoord ging.
6. Op 15 januari 1999 wees de IND het verzoek om nader uitstel af, omdat al tweemaal uitstel was verleend, tot en met 19 januari 1999.
7. Diezelfde dag reageerde verzoeker op de afwijzing van de IND. Verzoeker vond de afwijzing bijzonder onredelijk. Hij herhaalde de eerdergenoemde argumenten voor het gevraagde uitstel. Vóór 19 januari 1999 zou hij geen tolk meer kunnen regelen. Daar kwam bij dat zijn vader op 14 januari 1999 was overleden en op 19 januari 1999 zou worden begraven. Ten slotte deelde hij mee dat hij een klacht zou indienen als geen uitstel werd verleend tot 10 februari 1999.
8. Op 18 januari 1999 handhaafde de IND de weigering om nader uitstel te verlenen. De IND berichtte in zijn brief van 18 januari 1999 aan verzoeker onder meer het volgende:
"Allereerst wil ik u er op wijzen dat in deze zaak uitstel is verleend voor een totale duur van ruim een maand. Artikel 52d lid 3 Vreemdelingenbesluit (zie ACHTERGROND onder 1.; N.o.) schrijft een reactietermijn van ten minste twee dagen voor. De IND hanteert standaard een reactietermijn van zeven werkdagen, welke in bepaalde gevallen wordt verlengd met maximaal tien dagen. Het betreft dan zaken waarin de tolken moeilijk beschikbaar zijn door ziekte, het plannen van een groot aantal gehoren in dezelfde taal of omdat de enige beschikbare tolk in Nederland reeds door de IND in beslag wordt genomen. Ook is overplaatsing van de asielzoeker naar een opvangcentrum tijdens de reactietermijn een reden voor verlenging van de termijn. Een en ander kunt u terugvinden in bijgevoegd schrijven van de IND van 27 augustus 1997.
In dit geval heeft reeds tweemaal verlenging plaatsgevonden. Dat betrokkene op 19 januari 1999 's middags niet op de afspraak kon komen, komt voor zijn eigen rekening en is niet iets waar de IND voor verantwoordelijk gesteld kan worden.
Uw redenatie dat het eerste uitstel te wijten was aan de IND omdat deze ongeveer 20 zaken per week naar de Stichting Rechtsbijstand zou sturen kan ik niet volgen aangezien de Stichting Rechtsbijstand zelf aangeeft dat een en ander te wijten is aan capaciteitsproblemen bij tolken en rechtsbijstandverleners, zeker gedurende de feestdagen. Zoals in bijgevoegd schrijven is vermeld ligt het op de weg van de rechtshulpverlening om deze situatie te verbeteren aangezien ook hier verantwoordelijkheid ligt met betrekking tot het beschikken over voldoende tolken.
In dit geval is reeds tweemaal uitstel verleend voor een periode die langer is dan de normaal gehanteerde termijn. Bovendien heeft betrokkene ruim een maand de tijd gehad om zijn visie op het rapport van gehoor kenbaar te maken. Ik kan derhalve niet inzien waarom de weigering om akkoord te gaan met nader uitstel onredelijk zou zijn en kan daarom geen gehoor geven aan uw verzoek om alsnog uitstel te verlenen."
De IND voegde een afschrift bij van de genoemde brief van 27 augustus 1997 van de IND, District Zuid-West, aan onder meer SRA Den Haag, waarin de genoemde criteria voor uitstel waren aangegeven.
9. Bij beschikking van 20 januari 1999 nam de Staatssecretaris van Justitie een afwijzende beslissing op het asielverzoek van de heer D.
B. Standpunt verzoeker
1. Het standpunt van verzoeker staat weergegeven onder KLACHT.
2. In zijn verzoekschrift deelde verzoeker nog onder meer het volgende mee:
"Ik vernam op 15 januari jl. dat ik geen verder uitstel kreeg. Op 14 januari jl. overleed mijn vader en de afspraak van 19 januari die ik met klient had (ik had in zijn plaats iemand anders uitgenodigd en klient verzocht op 8 februari te komen, dat was het tijdstip dat ik een afspraak had met de andere klient) kon sowieso niet doorgaan omdat mijn vader dan wordt begraven."
C. Standpunt Staatssecretaris van Justitie
1. De Staatssecretaris van Justitie reageerde op 20 april 1999 op de klacht. De Staatssecretaris deelde onder meer het volgende mee:
"In werkinstructie 167A op pagina's 3 t/m 5 (zie ACHTERGROND onder 3.; N.o.) staat duidelijk aangegeven in welke gevallen uitstel wordt verleend en aan welke voorwaarden voldaan dient te worden. Uitstel kan onder voorwaarden worden verleend in de volgende gevallen: l. als een tolk niet (tijdig) beschikbaar is; 2. als er sprake is van ziekte van de advocaat of betrokkene; 3. als er sprake is van overplaatsing van betrokkene naar een ander centrum; en 4. als er sprake is van vakantie van de rechtshulpverlener. Daarnaast heeft de regionale directie Zuid-West gezien de specifieke situatie in de regio op 19 februari 1999 bepaalde categorieën tolken vastgesteld waarvan geen schriftelijke verklaring van het tolkencentrum wordt geëist ter onderbouwing van het verzoek om uitstel (zie ACHTERGROND onder 4.; N.o.).
(…)
Bij brief van 8 januari 1999 heeft de heer L. nogmaals een verzoek om uitstel ingediend. Ditmaal is als reden aangegeven dat betrokkene niet kon verschijnen op het afgesproken tijdstip omdat er op 19 januari 1999 geen openbaar vervoer was terug naar de verblijfsplaats van betrokkene, het AZC Werkendam. Blijkens de brief was reeds een nieuwe afspraak gemaakt op 8 februari 1999. Op 15 januari 1999 is aan de heer L. bericht dat geen nader uitstel werd verleend en dat de uiterste termijn voor indiening van de aanvullingen en correcties 19 januari 1999 was. Dit had gezien het gestelde onder 3A van de werkinstructie, 26 januari 1999 moeten zijn omdat uitstel verleend had moeten worden tot vijf werkdagen na de oorspronkelijke afspraak met de tolk. Echter, gezien het feit dat de heer L. de afspraak zonder overleg had verzet naar 8 februari 1999, was betrokkene door deze omissie niet in zijn belangen geschaad.
Bij brief van 15 januari 1999 heeft de heer L. het derde verzoek om uitstel nader gemotiveerd. Naast het feit dat betrokkene niet zou kunnen verschijnen op het afgesproken tijdstip, meldt de heer L. dat zijn vader op 14 januari 1999 is overleden en op 19 januari 1999 wordt begraven, en dat ook hierdoor de afspraak op laatstgenoemde datum geen doorgang kan vinden. In reactie op deze brief is op 18 januari 1999 gemotiveerd geantwoord dat gezien het feit dat betrokkene ruim een maand de tijd heeft gehad om zijn visie op het rapport van gehoor kenbaar te maken, niet valt in te zien waarom de weigering om akkoord te gaan met een nader uitstel onredelijk zou zijn.
Gezien het bovenstaande acht ik de klacht ongegrond. Aan betrokkene is in de geest van de eerst op 18 februari 1999 (…) verzonden brief aan SRA meer dan een maand de tijd gegund om correcties en aanvullingen in te dienen. Het feit dat hij niet heeft kunnen verschijnen op het afgesproken tijdstip met de tolk, is geen reden om uitstel te verlenen. Verder heeft het overlijden van de heer L. geen rol gespeeld bij de beslissing om het verzoek om uitstel af te wijzen. Hier is van belang dat de heer L. reeds vóór het overlijden van zijn vader de afspraak met betrokkene en de tolk had verzet naar 8 februari 1999.
Ook gelet op de nadere motivering van de heer L. acht ik de klacht tegen het niet verlenen van uitstel voor het indienen van correcties en aanvullingen niet gegrond. Wanneer de heer L. voordat hij de afspraak had verzet in overleg was getreden met de IND dan had hij het standpunt van de IND hierover gekend. Daarnaast had hij om bijstand kunnen vragen aan zijn collega's op het advocatenkantoor (verzoekers advocatenkantoor; N.o.) te Den Haag."
2. Bij de reactie van de Staatssecretaris bevond zich onder meer als bijlage een telefoonnotitie van de heer G., medewerker van de IND, van een telefoongesprek met verzoeker op 18 januari 1999. In deze notitie had de heer G. onder meer het volgende opgenomen:
"Dhr. L (verzoeker; N.o.) heeft (…) geschreven dat "daarbij komt dat mijn vader gisteren (14 januari 1999) is overleden en dinsdag wordt begraven". Dit is ten tijde van het vragen van uitstel op 8 januari uiteraard geen reden voor het vragen van uitstel geweest en heeft daarom uiteraard ook niet meegespeeld in het niet verlenen van uitstel.
Dat de begrafenis van de vader van Dhr. L (verzoeker; N.o.) samenvalt met de - al veel eerder afgezegd- afspraak is daarom geen reden om wel tot verlening van uitstel over te gaan. De uitstelverlening is op 8 januari verzocht, in de discussie welke op de vijftiende (januari 1999; N.o.) plaatsvond lijkt het alsof de begrafenis van de vader van Dhr. L. doorslaggevende factor zou zijn, terwijl eerder is gebleken dat het openbaar vervoer en beschikbaarheid van tolken feitelijk de redenen waren voor het vragen van een derde uitstel."
D. Reactie verzoeker
Verzoeker reageerde op 20 mei 1999 onder meer als volgt op het standpunt van de Staatssecretaris van Justitie:
"De eerste afspraak met klient was op 19 januari j l. van 16.00 -17.30 uur (…). Op 8 januari jl. werd er gebeld namens klient. Men gaf aan dat er geen openbaar vervoer was na 18.00 uur richting Werkendam. Het verzoek was om een andere afspraak te maken tussen 11.00 - 15.00 uur.
Ik heb vervolgens een nieuwe afspraak gemaakt met klient voor maandag 8 februari van 13.45 - 15.15 uur (…). Voor de tolk die ik had gereserveerd voor 19 januari jl. heb ik een andere kliente opgeroepen (…).
De IND stelt dat ik zonder overleg een nieuwe afspraak zou hebben gemaakt. Omdat klient had aangegeven dat 19 januari niet mogelijk was restte mij geen andere mogelijkheid dan een andere afspraak te maken. Ik had moeilijk klient zelf terug kunnen brengen naar Werkendam nadat de afspraak op 19 januari was afgelopen.
De nieuwe afspraak werd gemaakt op 8 februari. Dat kon niet eerder. Het had dan ook weinig zin om overleg te voeren met de IND. Ik heb de IND in een brief van 8 januari (dezelfde dag) op de hoogte gesteld van de nieuwe afspraak.
(…)
Pas uit de brief van de IND van 20 april j l. blijkt dat de termijn eigenlijk pas op 26 januari had moeten verlopen. Men baseert een en ander op de werkinstruktie 167a van 18 november 1998.
(…)
Volgens de secretaris-generaal valt niet in te zien waarom de weigering om akkoord te gaan met een nader uitstel (na 19 januari, de dag dat mijn vader begraven zou worden) onredelijk zou zijn.
Hoe zou de secretaris-generaal het vinden als hij zou worden gehouden aan een termijn in een soortgelijke situatie? Het heeft alles te maken met het respecteren van je medemens en situaties waarin zij kunnen belanden. Had ik wellicht niet naar de begrafenis moeten gaan? Ik heb dat in een telefoongesprek aan de heer G. voorgehouden. Het antwoord was: natuurlijk niet. Maar wat had ik dan wel kunnen doen?
Er wordt door de secretaris-generaal slechts verwezen naar een regeling waarbij in het geheel geen rekening is gehouden met sterfgevallen van familieleden van rechtshulpverleners en de situatie van asielzoekers die zijn geplaatst in een AZC die nauwelijks of slecht zijn te bereiken per openbaar vervoer. De conclusie moet zijn dat de inhoud van regeling, de werkinstruktie 167a, onvoldoende en onvolledig is.
(…)
Ik zou overigens nog willen wijzen op het slot van de werkinstruktie. Onder punt 4.5. dat geen uitstel van het indienen van nadere gronden wordt verleend, behoudens uitzonderlijke gevallen.
Naar mijn mening is er in dit geval sprake van een uitzonderlijk geval omdat noch aan mij noch aan mijn klient iets te verwijten is. De secretaris-generaal rept overigens met geen woord over de uitzonderlijk geval regeling.
Daar komt nog bij dat ik op mijn kantoor de enige ben die asielzaken behandelt. Ik kan en kon geen beroep doen op mijn kantoorgenoten."
E. Reactie Staatssecretaris van Justitie
De Staatssecretaris van Justitie reageerde op 2 september 1999 onder meer als volgt op verzoekers reactie:
"Zoals ik reeds in mijn brief van 20 april 1999 heb opgemerkt heeft het overlijden van de vader van de heer L. - hoezeer ook te betreuren - geen rol gespeeld bij de weigering van de IND om voor een derde maal uitstel te verlenen voor het indienen van correcties en aanvullingen op het rapport van nader gehoor. Immers, het verzoek om uitstel was op andere gronden geweigerd reeds voordat bij de IND bekend was dat zijn vader was overleden. Derhalve is deze omstandigheid ook niet betrokken als uitzonderlijk geval zoals genoemd in de samenvatting onder punt 4.5. van werkinstructie 167a.
Voorts bestrijd ik de stelling van de heer L. dat de IND geen rekening zou houden met asielzoekers die gedurende de reactietermijn zijn overgeplaatst naar een andere opvangcentrum. Werkinstructie 167a biedt de mogelijkheid om in verband met de overplaatsing van een asielzoeker uitstel van ten hoogste vijf werkdagen te verlenen als de dag van overplaatsing samenvalt met de gemaakte afspraak met de rechtshulpverlener. Aangezien de cliënt van de heer L. reeds tussen 11 en 21 december 1998 was overgeplaatst naar AZC Werkendam, bestond er in januari 1999 geen reden om als gevolg van de overplaatsing uitstel te verlenen."
F. Nadere reactie verzoeker
Verzoeker bracht in zijn reactie van 29 september 1999 onder meer het volgende naar voren:
"In feite had de IND mij uitstel kunnen verlenen op grond van het niet tijdig beschikbaar zijn van een tolk. In de werkinstruktie 167a staat vermeld dat 'indien een reeds gemaakte afspraak door de betrokken tolk wordt afgezegd, dit in beginsel voor rekening van de betrokkene komt, tenzij er sprake is van overmacht van de zijde van de tolk'. In casu werd de afspraak door betrokkene afgezegd vanwege het reisprobleem. De IND stelt zich volgens klient ten onrechte op het standpunt dat het voor risico van hem komt. Klient kan er naar zijn mening niets aan doen dat hij in een AZC wordt geplaatst dat slecht bereikbaar is. Daarnaast kan hem toch niet verweten worden dat er een tekort is aan tolken?
De werkinstruktie houdt naar zijn mening ten onrechte geen rekening met het feit dat asielzoekers buiten hun schuld een afspraak moeten afzeggen en ook wordt er geen rekening gehouden met het feit dat er een tekort aan tolken zou kunnen bestaan. (…).
De stelling van de IND in de werkinstruktie 167a dat het op een juiste wijze verdelen van de beschikbare tolken een gezamenlijke verantwoordelijkheid is van rechtshulp en de tolkencentra is onjuist. Een buiten het tolkencentrum verkregen tolk wordt namelijk niet vergoed door de raad voor rechtsbijstand en zou dus voor rekening komen van de advokaat/asielzoeker. Een advokaat in asielzaken heeft dus geen enkele mogelijkheid om op een andere manier tolken aan te trekken. Hij is geheel afhankelijk van het Tolkencentrum.
Wat verder natuurlijk ook bijzonder wrang is is dat de IND mij in casu vastpint op een onwerkbare (onvolledige) werkinstructie terwijl de IND zich zelf in een groot aantal zaken niet houdt aan de termijnen van de wet AWB wat betreft het nemen van beslissingen. Men beroept zich dan altijd op het grote aantal zaken.
(…)
Tenslotte ben ik van mening dat de kwestie van het overlijden van mijn vader reden had moeten zijn voor de IND om mij, zeker nadat zulks bij de IND bekend was geworden, uitstel te verlenen. Ik blijf van mening dat een dergelijke gebeurtenis als een uitzonderlijk geval in de zin van 4.5 van de werkinstructie had dienen te worden aangemerkt. Niet alleen had ik dan met een veel geruster hart naar de begrafenis kunnen gaan maar ook had de IND daarmee aangegeven dat zij een instelling is die rekening houdt met onvoorziene gebeurtenissen die in het leven van een ieder kunnen plaatsvinden."
G. Nadere reactie Staatssecretaris van Justitie
1. Op 22 december 1999 reageerde de Staatssecretaris van Justitie op verzoekers nadere reactie onder meer als volgt:
"Gemachtigde (verzoeker; N.o) voert in zijn brieven de onwerkbaarheid van Werkinstructie 167a aan en zijn laatste brief van 29 september 1999 gaat nogmaals uitgebreid in op de problematiek van moeilijk bemiddelbare tolken in dit geval. Gebleken is mij dat betrokkene op de dag waarvoor uitstel is gevraagd, te weten 19 januari 1999, wel een aansluitende verbinding na 17.30 uur zou kunnen hebben gehad (informatie van stadsvervoer Dordrecht, zie hierna onder 2.; N.o.). Betrokkene kon wel naar de afspraak komen. Gezien de gestelde kritiek van gemachtigde op de Werkinstructie 167a met betrekking tot moeilijk beschikbare tolken wekt het bevreemding dat gemachtigde en betrokkene zich er niet terdege van hebben geïnformeerd over de mogelijkheden van het bezoeken van het kantoor van gemachtigde. Noch hebben gemachtigde en betrokkene een geldige reden gegeven om, onder Werkinstructie 167a, voor een derde maal uitstel voor het indienen van aanvullingen en correcties te rechtvaardigen. Het enkele feit dat er een tekort is aan tolken Sorani, zoals hier in kwestie, had nu achteraf gezien, moeten leiden tot een wat omzichtigere benadering van het afzeggen van de afspraak van 19 januari 1999.
Wat betreft de beschikbaarheid van tolken en de rol van de raden voor rechtsbijstand, onderscheidenlijk de rechtsbijstandverlener en de tolkencentra het volgende. De enkele omstandigheid dat rechtsbijstand-tolken, niet afkomstig van het tolkencentra, uitsluitend in strafzaken een vergoeding kunnen genieten, maakt dat deze twee instanties juist op elkaar zijn aangewezen om samen tot een goede verdeling te komen van de beschikbare tolken. In tegenstelling tot wat de gemachtigde stelt, zijn primair de tolkencentra verantwoordelijk de beschikbare tolkencapaciteit op een juiste wijze te verdelen.
De onvrede van gemachtigde met Werkinstructie 167a is in mijn eerdere brieven aan u behandeld. Ik verwijs hiervoor dan ook naar mijn brieven van 20 april en 30 augustus 1999.
(…)
Had gemachtigde uitsluitend op grond van het overlijden van zijn vader uitstel aangevraagd dan het volgende. Zoals ik in mijn eerdere brieven heb aangegeven is het overlijden van de vader van gemachtigde niet betrokken gezien de omstandigheid dat reeds uitstel was geweigerd op andere gronden. Het overlijden van de vader van gemachtigde zou een grond kunnen zijn voor het verlenen van uitstel van het indienen van aanvullingen en correcties, dit is overwogen in eerdere antwoorden aan gemachtigde. Besloten is om het overlijden van de vader van gemachtigde niet bij de beoordeling van het oorspronkelijke verzoek om uitstel te betrekken, mede gezien de omstandigheid dat dit te verlenen uitstel geen oplossing zou bieden, immers gemachtigde zou eerst op 10 februari 1999 wederom contact hebben met betrokkene. Bovendien heeft gemachtigde pas nadat hem uitstel was geweigerd op de gronden door hem aangevoerd, het overlijden van zijn vader als grond aangevoerd. Zoals ik hier reeds heb gesteld, gemachtigde persisteert in zijn bezwaar tegen het niet voor een derde maal verlenen van uitstel, op de gronden zoals hij die heeft aangevoerd in zijn brief van 8 januari 1999. Zijn klacht hiertegen acht ik ongegrond."
2. Bij de reactie van de Staatssecretaris bevond zich een telefoonnotitie van 21 juli 1999 van een IND-medewerker met betrekking tot een telefoongesprek op die datum met een medewerker van Stadsvervoer Dordrecht. In deze telefoonnotitie staat vermeld dat de laatste verbinding van Dordrecht CS naar het asielzoekerscentrum in Werkendam de bus is naar Sleewijk van 18.28 uur. De IND-medewerker merkte in de telefoonnotitie nog op dat hij was nagegaan dat om 17.46 uur van station Hollands Spoor een trein vertrekt, die aankomt op 18.18 uur in Dordrecht.
H. tweede Nadere reactie verzoeker
Op 27 januari 2000 reageerde verzoeker onder meer als volgt op de nadere reactie van de Staatssecretaris:
"Wat betreft de stelling van de IND dat klient op 19 januari 1999 wel een aansluitende verbinding na 17.30 uur zou hebben gehad, op zich is dat wellicht juist, maar in mijn brief van 15 januari 1999 heb ik geschreven dat mijn vader op 19 januari 1999 zou worden begraven en dat ik verder dus niets meer kon doen.
De afspraak die was gemaakt voor 19 januari 1999 kon sowieso dus niet doorgaan. Mijn vader is 14 januari 's avonds overleden. Op 15 januari omstreeks 10.12 uur ontving ik de fax van de IND waarin men mij schreef dat er geen uitstel werd verleend. In mijn reactie, de fax van 15 januari jl., heb ik inderdaad pas voor het eerst melding gemaakt van het feit dat mijn vader was overleden, maar eerder had ik het natuurlijk ook niet kunnen doen. Ik blijf dan ook van mening dat het onredelijk was dat mij geen uitstel werd verleend.
Ik vraag mij overigens af of het de IND duidelijk is/was dat mijn vader op 19 januari zou worden begraven. Het is namelijk toch wel vreemd dat men stelt dat de afspraak door had kunnen gaan op die datum. Ik verzoek u vriendelijk dat nog bij de IND na te vragen."
I. tweede Nadere reactie Staatssecretaris van Justitie
Op 10 maart 2000 reageerde de Staatssecretaris onder meer nog als volgt:
"Nadat (verzoeker; N.o.) kenbaar had gemaakt dat zijn vader was overleden, is bekeken of er een mogelijkheid was om uitstel te verlenen. Echter, gebleken is dat een mogelijk uitstel bij een calamiteit als deze door het voldongen feit dat gemachtigde de afspraak reeds had verzet ruim buiten enige termijn, niet mogelijk bleek.
Aldus is besloten deze omstandigheid niet meer te betrekken bij de behandeling van het oorspronkelijke verzoek om uitstel.
Hetgeen ik heb gesteld over het door kunnen gaan van de afspraak op 19 januari 1999 doelt op de oorspronkelijke gronden voor het gevraagde uitstel, te weten de reisproblemen van cliënten. Gemachtigde had geen uitstel behoeven te vragen. Immers, er was een aansluitende verbinding.
Indien gemachtigde reeds zelf niet op voorhand de afspraken had verzet, maar overleg had gepleegd met de IND, dan was dit derde verzoek om uitstel ook geweigerd op grond van de omstandigheid dat er reeds tweemaal uitstel was verleend.
Echter, gemachtigde had de omstandigheid van het overlijden van zijn vader, daarna als enige grond kunnen aanvoeren. Gemachtigde heeft geen aanwijzingen gegeven dat hij geprobeerd heeft om met het Tolkencentrum onder vermelding van deze uitzonderlijke omstandigheid een alternatief te vinden.
Gemachtigde heeft tot aan mijn aanwijzing dat er wel een aansluitende verbinding was op 19 januari 1999, aangevoerd dat dit reisprobleem in de eerste plaats de oorzaak was van het niet doorgaan van de afspraak.
De klacht hiertegen acht ik ongegrond."
Beoordeling
1. Verzoeker, advocaat van de heer D., een Irakese asielzoeker, klaagt erover dat de Immigratie- en Naturalisatiedienst van het Ministerie van Justitie (IND) zijn op 8 januari 1999 ingediende en op 15 januari 1999 nader gemotiveerde verzoek om nader uitstel om te reageren op het rapport van het nader gehoor, heeft afgewezen.
2. In werkinstructie 167A van de IND van 18 november 1998 (zie ACHTERGROND onder 3.) is het beleid neergelegd van de IND ten aanzien van de behandeling van verzoeken om uitstel voor het indienen van nadere gronden. Deze instructie heeft de IND toegepast ten aanzien van verzoekers verzoek om uitstel voor het indienen van correcties en aanvullingen op het nader gehoor. Op grond van deze instructie kan onder meer uitstel worden gevraagd wanneer tijdig een tolk is gevraagd maar niet beschikbaar is, tot vijf werkdagen nadat deze tolk beschikbaar is, dan wel bij plotselinge ziekte van de rechtshulpverlener, omdat de zaken doorgaans niet op stel en sprong door een collega kunnen worden overgenomen.
3. Op 11 december 1998 verzocht de Stichting Rechtsbijstand Asiel aan de IND uitstel voor het geven van een reactie op het rapport van nader gehoor van 9 december 1998 van de heer D., vanwege de grote aantallen rapporten van nader gehoor en de komende feestdagen. De IND verleende uitstel tot 7 januari 1999.
Daarna werd de heer D. overgeplaatst naar een asielzoekerscentrum in Werkendam. Verzoeker verleende hem sindsdien rechtsbijstand in de asielprocedure.
Op 21 december 1998 verzocht verzoeker uitstel aan de IND tot 19 januari 1999, omdat pas op die datum een tolk Sorani beschikbaar was. De IND verleende dit uitstel stilzwijgend.
4. Op 8 januari 1999 verzocht verzoeker weer uitstel aan de IND. De reden van dit verzoek was dat zijn cliënt na de afspraak op 19 januari 1999, die tot 17.30 was gepland, niet meer zou kunnen terugreizen naar het asielzoekerscentrum in Werkendam.
De IND wees dit verzoek om uitstel af op 15 januari 1999, omdat dit het derde verzoek om uitstel was.
Op 15 januari 1999 reageerde verzoeker hierop met de mededeling dat hij deze afwijzing onredelijk vond. Verzoeker deelde hierbij mee dat zijn vader op 14 januari 1999 was overleden en op 19 januari 1999 zou worden begraven.
Hierop reageerde de IND op 18 januari 1999 met de mededeling dat de afwijzing van het verzoek werd gehandhaafd omdat de heer D. inmiddels al een maand de tijd had gehad voor het geven van een reactie en de omstandigheid dat hij op 19 januari 1999 niet zou
kunnen terugreizen, voor zijn rekening kwam.
Op 20 januari 1999 nam de IND een afwijzende beslissing op het asielverzoek.
5. Op zichzelf valt een streven van de IND naar een vlotte behandeling te prijzen en was de afwijzing van de IND van 15 januari 1999 niet onredelijk. Het betrof hier immers een derde uitstelverzoek. Daarbij komt dat, hoewel het zeer begrijpelijk is dat verzoeker er niet aan had gedacht dat zijn cliënt na half zes 's avonds niet zou kunnen terugreizen, dit toch een omstandigheid is die eerder voor zijn eigen rekening moet komen dan voor rekening van de IND. Zeker wanneer bekend is dat wanneer een afspraak moet worden afgezegd er niet binnen afzienbare tijd een tolk beschikbaar is, is het zaak voorzichtig te zijn met het maken en het afzeggen van een afspraak. Bovendien bleek de informatie achteraf gezien onjuist, en had verzoekers cliënt toch op zijn laatst om 17.45 uur vanuit Den Haag naar Werkendam kunnen reizen.
6. Echter, wat er van het voorgaande ook zij, ook al had verzoeker de afspraak voor 19 januari 1999 niet afgezegd, dan nog had deze afspraak niet kunnen doorgaan, omdat verzoekers vader die dag werd begraven. Immers, denkbaar was geweest dat verzoeker na de weigering van verder uitstel, de afspraak met de heer D. op 19 januari 1999 toch had laten doorgaan. Ook als verzoeker dit had gedaan, had deze afspraak echter alsnog niet door kunnen gaan vanwege de begrafenis van zijn vader op die dag. Verzoeker heeft dit gegeven op 15 januari 1999 aan de IND gemeld. De IND had dit moeten beschouwen als een afzonderlijke en doorslaggevende reden voor het verlenen van uitstel. Hier was namelijk sprake van een plotseling optredende persoonlijke omstandigheid, zoals bijvoorbeeld ook ziekte, genoemd in de werkinstructie 167A onder B. De IND had dan ook aansluiting moeten zoeken bij deze categorie. De IND had dan ook naar aanleiding van de brief van 15 januari 1999 alsnog uitstel moeten verlenen. Dat verzoeker in zijn brief van 15 januari 1999 ook de eerdere reden voor het uitstelverzoek herhaalde, vormt onvoldoende rechtvaardiging om de mededeling van verzoeker dat zijn vader zou worden begraven op 19 januari 1999, te negeren.
7. Bovendien had verzoeker, zoals ook de Staatssecretaris van Justitie opmerkte, op grond van de werkinstructie 167A onder A. een termijn moeten worden gegeven tot 26 januari 1999, te weten vijf werkdagen na 19 januari 1999, de datum waarop de tolk beschikbaar was.
Het was ook om deze reden onjuist dat de IND het nadere uitstel niet heeft toegestaan en meteen de volgende dag nadat de termijn van 19 januari 1999 was verstreken, een (afwijzende) beslissing heeft genomen op het asielverzoek.
De onderzochte gedraging van de IND is niet behoorlijk.
Conclusie
De klacht over de onderzochte gedraging van de Immigratie- en Naturalisatiedienst van het Ministerie van Justitie (IND), die wordt aangemerkt als een gedraging van de Minister van Justitie, is gegrond.
