Op 15 april 1999 ontving de Nationale ombudsman een verzoekschrift van de heer G. te Dordrecht, met een klacht over een gedraging van de Dienst Wegverkeer te Zoetermeer. Naar deze gedraging werd een onderzoek ingesteld.
Op grond van de door verzoeker verstrekte gegevens werd de klacht als volgt geformuleerd:
Verzoeker klaagt erover dat de Dienst Wegverkeer tot het moment dat hij zich tot de Nationale ombudsman wendde - 13 april 1999 - nog geen beslissing heeft genomen op zijn in november 1998 gedane verzoek om afgifte van een kentekenbewijs voor zijn auto.
Achtergrond
1. Kentekenreglement (Koninklijk Besluit van 3 november 1998, Stb. 643).
Artikel 25, eerste, tweede en derde lid:
1. De eigenaar of houder van een voertuig waarvoor de eerste afgifte van een driedelig kentekenbewijs wordt gevraagd, stelt het voertuig voor een onderzoek ter beschikking bij de Dienst Wegverkeer en vraagt bij deze dienst onder overlegging van een bij ministeriële regeling aangewezen legitimatiebewijs, een kentekenbewijs aan.
2. De eigenaar of houder van een voertuig waarvoor de eerste afgifte van een driedelig kentekenbewijs wordt gevraagd en waarvoor reeds een nog niet tenaamgesteld kentekenbewijs is afgegeven krachtens artikel 46, tweede lid, onder b, vraagt dit driedelig kentekenbewijs aan bij de Dienst Wegverkeer onder overlegging van het deel I, het overschrijvingsbewijs en het in het eerste lid bedoelde legitimatiebewijs.
3. De Dienst wegverkeer geeft aan degene die aan de verplichtingen in het eerste of tweede lid heeft voldaan, een kentekenbewijs respectievelijk een deel II af.
2. Regeling vaststelling datum eerste toelating van voertuigen (Ministeriële regeling van 20 februari 1997, Stcrt 38).
Artikel 9:
"Indien een kentekenbewijs wordt aangevraagd voor een samengesteld voertuig of voor een voertuig, waarvan het originele identificatienummer ontbreekt of onleesbaar is geworden, wordt de datum van eerste toelating vastgesteld overeenkomstig de voorgaande artikelen nadat de identiteit van het voertuig aan de hand van een nader onderzoek overeenkomstig de hiervoor vastgestelde regels is vastgesteld."
3. Algemene wet bestuursrecht (Wet van 4 juli 1992, Stb. 315)
Artikel 4:13:
"1. Een beschikking dient te worden gegeven binnen de bij wettelijk voorschrift bepaalde termijn of, bij het ontbreken van zulk een termijn, binnen een redelijke termijn na ontvangst van de aanvraag.
2. De in het eerste lid bedoelde redelijke termijn is in ieder geval verstreken wanneer het bestuursorgaan binnen acht weken na ontvangst van de aanvraag geen beschikking heeft gegeven, noch een kennisgeving als bedoeld in artikel 4:14 heeft gedaan."
Artikel 4:14:
"Indien, bij het ontbreken van een bij wettelijk voorschrift bepaalde termijn, een beschikking niet binnen acht weken kan worden gegeven, stelt het bestuursorgaan de aanvrager daarvan in kennis en noemt het daarbij een redelijke termijn waarbinnen de beschikking wel tegemoet kan worden gezien."
4. De parlementaire geschiedenis van de Algemene wet bestuursrecht, Eerste Tranche, artikelen 4:13 en 4:14, pag. 262-267.
Memorie van Toelichting, pag. 262/263:
"Hierboven is er reeds op gewezen dat de burger bij beschikkingen die op een aanvraag worden gegeven, vaak in een afhankelijke positie ten opzichte van de overheid verkeert. Hij heeft er dan groot belang bij dat zijn aanvraag zonder onnodige vertraging door het bestuur wordt afgehandeld. Bovendien zal hij graag van tevoren willen weten hoe lang de afhandeling ongeveer zal duren, zodat hij zich daarop kan instellen.
(...)
Voor het geval een wettelijke termijn ontbreekt, doet zich eveneens de vraag voor of deze wet dan met een vaste termijnstelling kan komen. Ook hier gaat het echter om zeer uiteenlopende beslissingen waarvoor een uniforme termijn om de eerder aangegeven redenen niet zodanig te kiezen is dat deze voor alle gevallen aanvaardbaar is. Anderzijds zou er een grote mate van rechtsonzekerheid blijven bestaan indien voor dergelijke gevallen slechts bepaald zou worden dat binnen een 'redelijke tijd' moet worden beslist (...).
Om met beide belangen rekening te houden - enerzijds het belang van flexibiliteit van het bestuur, anderzijds het belang van rechtszekerheid van de bestuurde - wordt het volgende systeem geïntroduceerd voor de gevallen waarin een specifiek wettelijke termijn ontbreekt. De beschikking moet in principe binnen een redelijke termijn na ontvangst van de aanvraag worden gegeven. Dat kan, afhankelijk van de soort beslissing, een termijn van enkele weken of van enkele maanden zijn en alles daar tussen in; in uitzonderlijke gevallen kan zelfs gedacht worden aan een termijn van dagen. Aan de bestuurspraktijk en de jurisprudentie moet worden overgelaten hier grenzen te trekken. Maar met het oog op de rechtszekerheid wordt bepaald, dat er in ieder geval duidelijkheid over het tijdstip van beslissen moet worden verstrekt indien de beslissing langer dan acht weken op zich laat wachten. Dit wordt bereikt door in artikel (4:14; N.o.) voor te schrijven dat het bestuursorgaan in dat geval binnen die termijn moet meedelen wanneer de beslissing wel genomen zal worden.
Het resultaat van dit stelsel voor de gevallen waarin een specifieke termijn ontbreekt is, dat de burger steeds na acht weken weet waar hij aan toe is. Hij moet dan immers of een beschikking op zijn aanvraag hebben gekregen, of een mededeling van het tijdstip waarop die te verwachten is. Heeft hij nog niets ontvangen, dan staat in ieder geval vast dat het bestuursorgaan in verzuim is."
Voorlopig Verslag II, pag. 265:
"De leden van de G.P.V.-fractie vroegen of aan deze bepaling zal zijn voldaan als een bestuursorgaan laat weten een beschikking te zullen nemen binnen x weken na ontvangst van het advies van Y, zijnde een extern adviseur van een bestuursorgaan."
Memorie van Antwoord II, pag. 265:
"Deze vraag wordt ontkennend beantwoord. Het artikel spreekt immers over een termijn waarop de beschikking tegemoet kan worden gezien. Het bestuursorgaan zal er, gelet op de mogelijkheden van artikel (3.6; N.o.), voor moeten zorgen dat het advies binnen een bepaalde termijn wordt uitgebracht en dat binnen een bepaalde termijn daarna wordt beslist. Bij termijnoverschrijding door het adviesorgaan, ligt het in de rede dat het bestuursorgaan, in overleg met de belanghebbende, ofwel een nieuwe termijn noemt ofwel een beslissing neemt zonder te beschikken over het advies."
Onderzoek
In het kader van het onderzoek werd de Dienst Wegverkeer verzocht op de klacht te reageren en een afschrift toe te sturen van de stukken die op de klacht betrekking hebben. Daarbij werd tevens een aantal specifieke vragen gesteld. Ook werd de Belastingdienst/Douanedistrict Rotterdam om inlichtingen gevraagd. Nadien werd de Dienst Wegverkeer nogmaals een aantal vragen voorgelegd.
Het resultaat van het onderzoek werd als verslag van bevindingen gestuurd aan betrokkenen.
De reacties van verzoeker en van de RDW gaven aanleiding het verslag aan te vullen.
Bevindingen
De bevindingen van het onderzoek luiden als volgt:
A. feiten
1. Verzoeker is eigenaar van een van oorsprong Engelse personenauto, een zogenaamde 'open two seater' van het merk Terrapin. De datum van eerste registratie in Engeland is 30 juli 1964.
2. Op 27 november 1998 diende verzoeker bij de Dienst Wegverkeer te Zoetermeer (hierna ook: de RDW) met betrekking tot deze auto een aanvraag in voor de afgifte van een kentekenbewijs. Daarbij ging het om een aanvraag in de zin van artikel 25 van het Kentekenreglement (zie achtergrond, onder 1.). Omdat de RDW de identiteit van deze auto niet kon vaststellen, verzocht hij op 12 januari 1999 de Belastingdienst/ Douanedistrict Rotterdam (hierna: de Douane Rotterdam) een fiscaal onderzoek in te stellen. De Douanepost Dordrecht van de Douane Rotterdam werd met de uitvoering van dit onderzoek belast. Deze schakelde op zijn beurt het Technisch Auto Team van de Politie Zuid-Holland Zuid in voor een nader onderzoek.
3. Verzoeker nam intussen regelmatig contact op met zowel de RDW, de Douane Rotterdam als de Politie om zich te laten informeren over de voortgang van het onderzoek.
4. Omdat een beslissing op zijn aanvraag uitbleef, deelde verzoeker de Douanepost Dordrecht van de Douane Rotterdam bij faxbericht van 22 maart 1999 het volgende mee:
"...Dd. 27 november werd opgemeld voertuig goedgekeurd door de R.V.I.
Desondanks vond er nog een politieonderzoek plaats, door de daartoe bevoegde Politieafdeling.
Tot op heden, na ca. 4 maanden, is er nog steeds geen beslissing genomen.
Met Uw welnemen, verzoek ik thans om bericht van goedkeuring ofwel een voor beroep vatbare beslissing..."
5. Omdat een antwoord op zijn hiervoor weergegeven verzoek uitbleef, zond verzoeker bij faxbericht van 1 april 1999 de Douanepost Dordrecht van de Douane Rotterdam het volgende rappel:
"...Met referte aan de vele telefoontjes, onderzoeken, faxen etc. gedurende 4 MAANDEN, laat het zich verstaan dat U mij noodzaakt om mij volgens de hiërarchieke weg te wenden tot het Min. van Financiën in Den Haag, indien ik deze week nog geen afdoende bericht krijg op mijn fax van (...) 22.03.1999..."
6. Omdat verzoeker niet tevreden was over de gang van zaken, wendde hij zich op 13 april 1999 met een verzoekschrift tot de Nationale ombudsman.
7. Op 19 april 1999 richtte verzoeker zich ook nog met een brief tot het Ministerie van Financiën. Bij brief van 22 april 1999 deelde de Centrale Directie Voorlichting van het Ministerie van Financiën verzoeker in antwoord op zijn brief het volgende mee:
"...In uw fax van 19 april jl. vraagt u ons om goedkeuring voor het afgeven van een kentekenbewijs voor een voertuig merk Terrapin.
Voor het afgeven van een kentekenbewijs kan het voorkomen dat er diverse onderzoeken nodig zijn. Uit navraag is gebleken dat het onderzoek zich al in een ver gevorderd stadium bevindt. Het verkorten van de vereiste onderzoeken die noodzakelijk zijn voor goedkeuring is helaas niet mogelijk..."
B. Standpunt verzoeker
Voor het standpunt van verzoeker wordt verwezen naar de klachtformulering onder klacht.
Ter toelichting bracht verzoeker in zijn verzoekschrift het volgende naar voren:
"...Het voertuig, merk Terrapin met chassis nr (...) heb ik gekocht van S., (...), de foto's zijn afgegeven aan RDW, en zijn zoek.
Het voertuig werd gewogen, gekeurd te Zwijndrecht dd. 27 Nov. 98. De wagen werd goedgekeurd volgens de keurmeester, en daarna begon de ellende.
(...)
Na informatie bij RDW (...) te Veendam, (...) werd ik verwezen naar het Test Centrum Lelystad (...), die stuurden mij weer naar Cinfa te Zoetermeer (...), die weer naar de Douane te Dordrecht, de heren W. en B., die droegen de zaak weer over aan de Rijkspolitie, dewelke met 6 man de wagen kwamen bekijken. Bij informatie bij de Rijkspolitie Hoofd recherche T., werd ik weer terugverwezen naar de Douane, die mij op hun beurt weer verwezen naar de Rijkspolitie, en die werden het zat en zegden de zaak te hebben afgedaan, want die heren waren er alleen voor autodiefstal en omkatten en dat was hier niet het geval (...).
Uiteindelijk resultaat is, dat ik alleen weet dat de zaak bij diverse instanties gekend is onder volgnummer (...), en dat na 4.1/2 maand noch een kenteken is afgegeven noch een bericht waarom niet..."
C. Standpunt Dienst wegverkeer
1. Naar aanleiding van de klacht van verzoeker reageerde de Dienst Wegverkeer op 10 mei 1999 als volgt:
"...(...) De aanvraag van (verzoeker; N.o.) is bij de afdeling Voertuigregistratie en -Documenten te Veendam bekend onder volgnummer (...).
(...) Bij de Douane te Dordrecht is een nader fiscaal onderzoek gestart teneinde o.m. te onderzoeken of ten aanzien van het voertuig de verschuldigde belastingen zijn voldaan. Naar ik vernomen heb is op dit moment het onderzoek nog niet afgerond.
(...) De aanvraag van verzoeker kan pas worden afgehandeld op het moment dat de bevindingen bij de douane aan ons bekend worden gemaakt. Derhalve is de RDW met betrekking tot de termijn van afhandeling van de aanvraag afhankelijk van de onderzoeksresultaten van de Douane..."
2. In aanvulling op zijn reactie bracht de Dienst Wegverkeer op 10 juni 1999 nog het volgende naar voren:
"...(...) Navraag bij de Douane (...) heeft uitgewezen dat het technisch rechercheteam van de politie Zuid Holland Zuid is ingeschakeld voor een nader onderzoek naar de identiteit van het voertuig met chassisnummer (…), aangezien bij de Douane een aantal onderzoeksvragen onbeantwoord bleef. Dit rechercheteam doet op dit moment uitgebreid onderzoek naar de identiteit van het voertuig, waarbij het technisch laboratorium betrokken is. De rapportage is derhalve afhankelijk van de bevindingen van de politie.
(...) In tegenstelling tot een eerdere mededeling is door de RDW het dossier van (verzoeker; N.o.) niet op 3 mei 1999 maar reeds op 12 januari 1999 naar de Douane verzonden. Hieronder volgt een chronologisch overzicht:
27-11-1998: keuring in keuringsstation Zwijndrecht
03-12-1998: dossier naar Centrale Informatie en afhandeling kentekenaanvragen (CINFA).
05-01-1999: dossier naar kentekenafdeling Veendam
12-01-1999: dossier naar Douane voor nader onderzoek..."
3. Vervolgens werd de Dienst Wegverkeer nog een aantal nadere vragen voorgelegd. In antwoord op deze vragen deelde de Dienst Wegverkeer het volgende mee:
"...1. De normale eerste afgifte van een kentekenbewijs wordt doorgaans binnen 5 werkdagen afgehandeld, op voorwaarde dat aan alle (fiscale) verplichtingen is voldaan. Doordat in het onderhavige geval het voertuig door de technische medewerkers van de afdeling Keuring en Toezicht (K&T) niet kon worden geconformeerd aan een bestaand type voertuig is de kentekenaanvraag rechtsreeks doorgestuurd naar de afdeling Centrale Informatie en afhandeling kentekenaanvragen (CINFA). Doordat de identiteit van het voertuig niet kon worden vastgesteld is de Douane op 12 januari 1999 verzocht een fiscaal onderzoek te starten.
2. Voor de rechtvaardiging van de lange termijn die de Douane nodig heeft gehad voor de afhandeling van het onderzoek verwijs ik u naar de Douane, aangezien de RDW u hierin geen inzicht kan verschaffen. Het is wel bekend dat dergelijke onderzoeken veel tijd vergen. (...)
3. De RDW hanteert - om de redenen genoemd onder punt 2 - geen termijnbewaking bij onderzoeken die door de Douane worden verricht. De aanvrager wordt door de Douane opgeroepen om medewerking te verlenen aan het onderzoek. Op het moment dat het onderzoek wordt gestart is het een zaak tussen de Douane en aanvrager. De aanvragen worden aangehouden in afwachting van de onderzoeksresultaten van de Douane.
4. Naar aanleiding van nader onderzoek en het telefonisch onderhoud tussen de afdeling CINFA en verzoeker is het originele kentekenbewijs overgelegd. Op grond hiervan heeft verzoeker voldoende aannemelijk gemaakt dat de modificaties op het Engelse document in overeenstemming zijn met de modificaties van het aangeboden voertuig. Het volledige dossier is naar de RDW gestuurd voor de afgifte van een Nederlands kentekenbewijs, op voorwaarde dat verzoeker alle (fiscale) verplichtingen voldoet.
5. Verzoeker is inmiddels telefonisch op de hoogte gesteld van het voornemen tot afgifte van een kenteken.
6. Afhankelijk van het voldoen van de fiscale verplichtingen zal dit binnen een week geschieden..."
D. INFORMATIE BELASTINGDIENST/DOUANEDISTRICT ROTTERDAM
In het kader van het onderzoek door de Nationale ombudsman werd ook de Belastingdienst/Douanedistrict Rotterdam (hierna: de Douane Rotterdam) een aantal vragen voorgelegd. Naar aanleiding daarvan deelde de Douane Rotterdam op 27 oktober 1999 het volgende mee:
"... Verzoeker heeft zich bij u beklaagd over het feit dat een door de Douanepost Dordrecht ingesteld onderzoek inzake een motorvoertuig ongeveer 6 maanden heeft geduurd. Klager beklaagt zich met name over de lange duur van het onderzoek.
(...)
De Douanepost Rijswijk verzoekt op 26 januari 1999 de Douanepost Dordrecht, in verband met het verzoek tot afgifte van een kentekenbewijs, tot opname van:
de kenmerken van het betreffende voertuig
welke reparaties zijn verricht en is wellicht een deel van het chassisnummer vervangen
of de bescheiden betrekking hebben op dat voertuig.
Bij de RDW was hieromtrent - aldus deze dienst - geen rapport voorhanden.
Na telefonisch overleg met (de zoon van verzoeker; N.o.) is die opname op 25 februari 1999 uitgevoerd. Hierbij bleek dat verder onderzoek nodig was omdat geen duidelijke overeenstemming tussen het voertuig en de bescheiden werd vastgesteld. Daarom is, zoals gebruikelijk in dat soort gevallen, om bijstand verzocht van het Technisch Auto Team (verder TAT) van de Politie Zuid-Holland Zuid.
Hernieuwde opname door Douane en leden van het TAT is uitgevoerd op 4 maart 1999, wederom in het bijzijn van (de zoon van verzoeker; N.o.). Identificatie van het voertuig bleek niet mogelijk, het TAT moest verder onderzoek doen o.a. in Engeland. (De zoon van verzoeker; N.o) is hiervan direkt in kennis gesteld. De Douane zou door het TAT te zijner tijd worden ingelicht over hun onderzoeksresultaat.
Vanwege het uitblijven van een reactie van de zijde van het TAT heeft de Douane herhaaldelijk vergeefs gepoogd met de betrokken ambtenaren van die dienst in contact te komen teneinde te vragen naar de voortgang. Op 18 juni 1999 werd aan de Douane door het TAT medegedeeld dat "voor dit vervoersmiddel niets terug te vinden is zowel niet over het merk als over de nieuwe en vervangende onderdelen die gebruikt zijn bij de restauratie van genoemd vervoersmiddel."
Dit onderzoeksresultaat is op 18 juni 1999 medegedeeld aan de Douanepost Rijswijk.
Op 1 juli 1999 heeft de Douanepost Rijswijk aan de Douanepost Dordrecht verzocht alsnog een chassisnummer af te geven ( = inslaan).
Op 9 juli 1999 is er met (verzoeker; N.o.) een afspraak gemaakt voor de verdere afhandeling van die inslag.
Op 19 juli 1999 is er tenslotte verslag gedaan van het opnieuw ingeslagen chassisnummer en de ongedaanmaking van het oude nummer.
Opmerkingen ten aanzien van het bovenstaande :
Het doel van het Douaneonderzoek was het vaststellen van de voertuigidentiteit, dit met het oog op het tegengaan van manipulaties met samengestelde voertuigen ("omkatten").
Gedurende de periode dat door de Douane gewacht werd op de rapportage van het TAT is er zeer frequent telefonisch contact geweest tussen de behandelende douane-beambten en (verzoeker; N.o). (Verzoeker; N.o.) wist of kon in ieder geval weten dat de zaak, zeker gezien de aard van de bevindingen niet eenvoudig was en daarom voor onderzoek op dat moment bij de politie in behandeling was. Ook de Douane moest op het resultaat van dat onderzoek wachten.
Van de kant van de Douanepost Dordrecht is herhaaldelijk getracht telefonisch contact op te nemen met de betrokken functionarissen van het Technisch Auto Team. De moeilijke bereikbaarheid wordt in ieder geval voor een deel verklaard door het feit dat de betrokken TAT functionarissen beperkt in aantal zijn en bovendien nog landelijk ambulant actief zijn. Ook het moeten doen van navraag in het buitenland i.c. Engeland door de politie kost in de praktijk veel tijd.
Niet bekend is het aan de Douane overigens waarom de RDW, ondanks de toen nog steeds bestaande ernstige onduidelijkheden rondom voertuig en bescheiden, in juli 1999 alsnog besloten heeft tot de afgifte van een kenteken.
(...)
Per 1 juli 1999 worden door de Douane geen chassisnummers meer ingeslagen of identiteitsonderzoeken verricht. De werkzaamheden zijn per die datum door de RDW overgenomen.
Tot die datum was de procedure dat de RDW aan de Douanepost Rijswijk verzocht een onderzoek in te stellen en/of een chassisnummer in te slaan. Douanepost Rijswijk gaf dit verzoek vervolgens door aan de Douanepost in wiens ambtsgebied het voertuig zich bevond. Van de zijde van de lokale Douane werd vervolgens een afspraak met de aanvrager gemaakt. Bij vastgestelde onregelmatigheden droeg de Douane, voor verder onderzoek, de zaak over aan de politie, hetgeen uiteraard ook aan de aanvrager kenbaar werd gemaakt. De aanvrager kon zich vanaf dat moment daarom direct verstaan met de betrokken politiedienst. De douane had vanaf dat moment immers de zaak niet langer in behandeling..."
E. NADERE REACTIE DIENST WEGVERKEER
1. Naar aanleiding van de informatie van de Belastingdienst/Douanedistrict Rotterdam zijn de Dienst Wegverkeer nog de volgende vragen voorgelegd:
"...- Uit de reactie van de Belastingdienst/Douane Rotterdam blijkt dat, ook na onderzoek door het TAT, over de onderhavige personenauto niets terug te vinden is, zowel niet over het merk als over de nieuwe en vervangende onderdelen die gebruikt zijn bij de restauratie van genoemd vervoersmiddel.
Ondanks deze onduidelijkheden rondom voertuig en bescheiden heeft de RDW in juli 1999 alsnog besloten tot afgifte van een kentekenbewijs. De Belastingdienst Douane/ Rotterdam is echter niet bekend waarom hiertoe uiteindelijk toch is overgegaan.
In uw brief van 25 augustus 1999 aan de Nationale ombudsman schrijft u dat naar aanleiding van nader onderzoek en telefonisch onderhoud tussen de afdeling CINFA en verzoeker, het originele kentekenbewijs is overgelegd en dat verzoeker op grond daarvan voldoende aannemelijk heeft gemaakt dat de modificaties op het Engels document in overeenstemming zijn met de modificaties van het aangeboden voertuig.
1. Is het overleggen van het originele kentekenbewijs uiteindelijk de reden geweest dat alsnog tot afgifte van een Nederlands kentekenbewijs is overgegaan? Zo nee, wat is dan wel de reden?
2. Door wie of welke instantie is het nader onderzoek dat tot overlegging van het originele kentekenbewijs heeft geleid uitgevoerd? De Belastingdienst/Douane was, gelet op zijn reactie, hiervan kennelijk niet op de hoogte.
3. Door wie is uiteindelijk het originele kentekenbewijs overgelegd?
4. Wat is de reden dat het originele kentekenbewijs zo laat in de procedure boven water is gekomen? M.a.w. waar bevond het originele kentekenbewijs zich op het moment dat verzoeker zijn aanvraag voor afgifte van een kenteken indiende?..."
2. In antwoord op deze vragen deelde de RDW op 3 januari 2000 het volgende mee:
"...1. Ja, het overleggen van het originele kentekenbewijs en het (nader) onderzoek naar de op dit bewijs vermelde modificaties heeft een doorslaggevende rol gespeeld bij de afgifte van het kentekenbewijs.
2. Bij de heroverweging van de aanvraag van (verzoeker; N.o.) is door een medewerker van de Afdeling Centrale Informatie en Afhandeling Kentekenaanvragen (CINFA) van de RDW het nader onderzoek van het originele kentekenbewijs uitgevoerd.
3. (Verzoeker; N.o) heeft het originele kentekenbewijs overgelegd.
4. In het aanvraagdossier van (verzoeker; N.o.) bevond zich slechts een kopie van het kentekenbewijs. Naar aanleiding van het telefonisch contact met (verzoeker; N.o.) is tot heroverweging van de aanvraag besloten, waarbij (verzoeker; N.o.) is verzocht het originele kentekenbewijs te overleggen. Het originele kentekenbewijs bevond zich derhalve bij (verzoeker; N.o.)..."
3. Daarnaar gevraagd deelde een medewerker van de RDW op 5 januari 2000 telefonisch nog het volgende mee:
"...Bij de aanvraag van een nieuw kentekenbewijs behoeft nooit het originele kentekenbewijs te worden overgelegd. Bij oude auto's - zoals ook hier het geval - heeft het oorspronkelijke kentekenbewijs voor de eigenaar veelal een bepaalde emotionele waarde. Daarom kan worden volstaan met het overleggen van een kopie.
In dit geval was op het oorspronkelijke kentekenbewijs een stempel aangebracht die betrekking heeft op een wijziging van de motorinhoud (2000 cc in plaats van 1200 cc). Deze stempel was op de kopie niet goed zichtbaar. Pas na bestudering van de stempel op het originele (Engelse) kentekenbewijs, werd aannemelijk dat de wijziging van de motor op de juiste wijze had plaatsgevonden en in overeenstemming was met de modificaties, zoals die op het originele kentekenbewijs waren vermeld. Dit heeft er uiteindelijk toe geleid dat alsnog een kentekenbewijs kon worden afgegeven..."
4. Naar aanleiding van een aantal nadere vragen deelde de RDW op 10 februari 2000 nog het volgende mee:
"...1. In het onderhavige geval betrof het een eerste aanvraag ex artikel 25 van het Kentekenreglement.
2. De beslissing op een aanvraag om afgifte van een kentekenbewijs kan worden aangemerkt als een beschikking in de zin van de Algemene wet bestuursrecht, waartegen bezwaar kan worden gemaakt.
3. Doordat het voertuig aan een identiteitsonderzoek werd onderworpen door de Douane alvorens er een kentekenbewijs kon worden afgegeven, is aanvrager kenbaar gemaakt dat de voortgang van de afhandeling van zijn aanvraag afhankelijk was van de ontvangst van de uitkomsten van de onderzoeken van de Douane. De RDW kon om voornoemde reden aanvrager geen uitsluitsel geven over een termijn van afhandeling van zijn aanvraag.
4. Doordat de RDW per 1 juli 1999 een aantal bevoegdheden van de Douane heeft overgenomen, waaronder het verrichten van identiteitsonderzoeken, bewaakt de RDW primair dit proces. Hierbij wordt de aanvrager zo spoedig mogelijk geïnformeerd over de afhandeling van zijn aanvraag en uitkomst van de identiteitsonderzoek. Hierbij zijn er geen procedureregels op grond van bijvoorbeeld 4:14 Awb opgenomen..."
In een telefonische toelichting deelde de RDW nog mee dat met ingang van 1 juli 1999 een aanvraag voor een kentekenbewijs in de meeste gevallen binnen twee weken wordt afgehandeld. Indien een auto aan het politieteam moet worden overgedragen voor een nader onderzoek, wordt dit meteen aan de aanvrager meegedeeld. De RDW noemt daarbij geen termijn waarbinnen de aanvraag naar verwachting zal zijn afgehandeld. De RDW wees erop dat in een dergelijk geval dit een zaak is tussen de aanvrager en het politieteam. De RDW gaf in dit verband wel aan dat een keuring door het politieteam veelal binnen een termijn van twee à drie weken plaatsvindt, zodat de aanvraag in principe binnen acht weken kan zijn afgehandeld.
F. INFORMATIE verzoeker
Daarnaar gevraagd deelde verzoeker op 21 februari 2000 telefonisch mee dat hij er door de RDW noch schriftelijk noch telefonisch van op de hoogte was gebracht dat de afhandeling van zijn aanvraag was vertraagd als gevolg van het feit dat de Douane was verzocht een onderzoek in te stellen naar de identiteit van zijn auto. Verzoeker bracht nog naar voren dat, voor zover er telefonische contacten waren geweest, het initiatief daartoe van hem was uitgegaan. Verder gaf verzoeker aan dat hij veelal het gevoel had gekregen van het kastje naar de muur te worden gestuurd, omdat niemand hem precies had kunnen vertellen wat de stand van zaken rond zijn aanvraag was.
G. REACTIE VERZOEKER
In reactie op het verslag van bevindingen deelde verzoeker nog het volgende mee:
"…(…) dat in tegenstelling tot datgene wat geschreven werd inzake de copie van het originele kentekenbewijs, dit laatste direct bij de eerste controle op 27 november 1998 al werd overgelegd en dat tenbewijze daarvan de RVI er hun stempel op hebben geplaatst, dus op het origineel kenteken…"
H. REACTIE DIENST WEGVERKEER
In reactie op hetgeen verzoeker onder G. naar voren heeft gebracht, liet de RDW het volgende weten:
"…Bij de eerste controle van het voertuig op 27 november 1998 is door de keuringsambtenaar van het betreffende keuringsstation het originele buitenlandse kentekenbewijs voor gezien verklaard. Door de keuringsambtenaar is een kopie van het kentekenbewijs bij het dossier gevoegd en is de kentekenaanvraag voor verdere afhandeling doorgestuurd naar de kentekenafdeling. Deze procedure wordt met name gevolgd voor kentekenkeuringen van oude voertuigen waarbij de voertuigeigenaren waarde hechten aan behoud van het originele buitenlandse kentekenbewijs. Doordat de inkt van de stempel van de motorwijziging op het originele kentekenbewijs licht stond afgedrukt, was deze niet meer zichtbaar op de kopie. Om deze reden is bij de eerste beoordeling van de kentekenaanvraag uitgegaan van de gegevens van de kopie van het kentekenbewijs en de keuringskaart. De beoordeling heeft ertoe geleid dat de kentekenaanvraag aanvankelijk was afgewezen. Er bestond op dat moment geen aanleiding om het originele kentekenbewijs op te vragen aangezien er geen twijfel bestond omtrent de (ontbrekende) gegevens…"
Beoordeling
1. Verzoeker is eigenaar van een personenauto, een zogenaamde 'open two seater' van het merk Terrapin. Op 27 november 1998 diende verzoeker bij de Dienst Wegverkeer te Zoetermeer (hierna: de RDW) een aanvraag in voor de afgifte van een kentekenbewijs. Daarbij ging het om een aanvraag in de zin van artikel 25 van het Kentekenreglement (zie achtergrond onder 1.). Verzoeker klaagt erover dat de RDW tot het moment waarop hij zich de Nationale ombudsman wendde - 13 april 1999 - op zijn aanvraag nog geen beslissing had genomen.
2. De RDW bracht in zijn reactie naar voren dat de normale eerste afgifte van een kentekenbewijs doorgaans binnen vijf werkdagen wordt afgehandeld. In dit geval echter kon volgens de RDW de door verzoeker aangeboden personenauto door de technisch medewerkers van de afdeling Keuring en Toezicht niet worden geconformeerd aan een bestaand type voertuig. Om die reden is verzoekers aanvraag op 3 december 1998 doorgestuurd naar de afdeling Centrale Informatie en afhandeling kentekenaanvragen. Omdat deze afdeling evenmin de identiteit van het voertuig kon vaststellen, is op 12 januari 1999 de Douanepost Rijswijk verzocht een onderzoek te starten, aldus de RDW in zijn reactie. De RDW wees erop dat hij voor de termijn van afhandeling van verzoekers aanvraag afhankelijk was van de resultaten van het Douaneonderzoek en verwees voor de rechtvaardiging van de lange duur van dit onderzoek dan ook naar de Douane, aangezien de RDW daarin geen inzicht kon verschaffen.
De RDW deelde in dit verband nog mee dat ten aanzien van onderzoeken door de Douane geen termijnbewaking plaatsvond. Daarbij wees de RDW erop dat, vanaf het moment dat een onderzoek door de Douane werd gestart, het een zaak was tussen de Douane en de aanvrager, en dat de RDW in zo'n geval de aanvraag aanhield in afwachting van de onderzoeksresultaten van de Douane.
3. In het kader van het onderzoek van de Nationale ombudsman is ook de Belastingdienst/Douanedistrict Rotterdam (hierna: de Douane) om een reactie gevraagd. Uit de reactie van de Douane kwam onder meer naar voren dat de Douanepost Rijswijk op 26 januari 1999 de Douanepost Dordrecht had ingeschakeld om te onderzoeken wat de kenmerken van het betreffende voertuig waren, welke reparaties waren verricht, of wellicht een deel van het chassisnummer was vervangen en of de bescheiden betrekking hadden op het voertuig. Volgens de Douane heeft dit onderzoek op 25 februari 1999 plaatsgevonden in het bijzijn van de zoon van verzoeker. Omdat op dat moment geen duidelijke overeenstemming tussen het voertuig en de bescheiden kon worden vastgesteld, werd vervolgens bijstand ingeroepen van het Technisch Auto Team (hierna: TAT) van de Politie Zuid-Holland Zuid. Het TAT voerde een hernieuwd onderzoek uit op 4 maart 1999, wederom in het bijzijn van verzoekers zoon. Omdat naar aanleiding van dit onderzoek identificatie niet mogelijk bleek, moest het TAT verder onderzoek doen in Engeland, aldus de Douane in zijn reactie. De resultaten van dit onderzoek werden door het TAT uiteindelijk op 18 juni 1999 aan de Douanepost Rijswijk meegedeeld. De conclusie luidde dat over de personenauto van verzoeker niets terug te vinden was, noch over het merk, noch over de nieuwe en vervangende onderdelen die waren gebruikt bij de restauratie ervan.
In zijn reactie gaf de Douane nog aan dat gedurende de periode dat werd gewacht op de rapportage van het TAT er zeer frequent telefonisch contact was geweest tussen verzoeker en de behandelende douanebeambten. Volgens de Douane wist verzoeker, of kon hij in ieder geval weten, dat de zaak, zeker gezien de aard van de bevindingen, niet eenvoudig was en daarom voor onderzoek bij de politie in behandeling was, en dat ook de Douane op het resultaat van dat onderzoek moest wachten.
Verder deelde de Douane nog mee dat de Douanepost Rijswijk op 1 juli 1999 aan de Douanepost Dordrecht had verzocht om alsnog een chassisnummer af te geven. Dit nieuwe chassisnummer is uiteindelijk op 19 juli 1999 ingeslagen. In dit verband liet de Douane overigens nog weten dat hem niet bekend was waarom de RDW in juli 1999 alsnog had besloten tot de afgifte van een kenteken.
4. In zijn nadere reactie deelde de RDW mee dat het overleggen van het originele kentekenbewijs door verzoeker en het nader onderzoek naar de modificaties op dit kentekenbewijs aanleiding waren geweest om alsnog tot de afgifte van een kentekenbewijs over te gaan. De RDW bracht in dit verband naar voren dat op het originele kentekenbewijs een stempel was aangebracht dat betrekking had op een wijziging van de motorinhoud van de auto van verzoeker. Deze stempel was op de bij de aanvraag ingeleverde kopie niet goed zichtbaar geweest. Pas na bestudering van de originele stempel was aannemelijk geworden dat de wijziging van de motor op de juiste wijze had plaatsgevonden, aldus de RDW in zijn nadere reactie.
5. Op 25 augustus 1999 liet de RDW de Nationale ombudsman weten dat verzoeker inmiddels telefonisch van het voornemen tot afgifte van een kenteken op de hoogte was gesteld en dat, afhankelijk van het voldoen van de fiscale verplichtingen, een en ander binnen een week zou worden afgehandeld.
Gerekend vanaf de aanvraagdatum, 27 november 1999, heeft het aldus minimaal negen maanden geduurd alvorens de RDW op de aanvraag van verzoeker heeft beslist.
6. De RDW heeft aangegeven dat de beslissing op een aanvraag om afgifte van een kentekenbewijs moet worden aangemerkt als een beschikking in de zin van de Algemene wet bestuursrecht (zie Bevindingen bij E. NADERE REACTIE RDW onder 4.).
Ingevolge artikel 4:13, lid 1 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb), dient een beschikking op aanvraag binnen de bij wettelijk voorschrift bepaalde termijn te worden gegeven, of, bij het ontbreken van zulk een termijn, binnen een redelijke termijn na ontvangst van de aanvraag (zie achtergrond onder 3.). Het tweede lid van dit artikel bepaalt dat de hiervoor bedoelde redelijke termijn in ieder geval is verstreken wanneer het bestuursorgaan binnen acht weken na ontvangst van de aanvraag geen beschikking heeft gegeven, noch een kennisgeving als bedoeld in artikel 4:14 van de Awb heeft gedaan. Deze kennisgeving houdt in dat, indien, bij het ontbreken van een bij wettelijk voorschrift bepaalde termijn, een beschikking niet binnen acht weken kan worden gegeven, het bestuursorgaan de aanvrager daarvan in kennis stelt en daarbij een redelijke termijn noemt waarbinnen de beschikking wel tegemoet kan worden gezien.
Blijkens de parlementaire geschiedenis van genoemde wetsartikelen (zie achtergrond onder 4.) is uitgangspunt van dit systeem dat de burger steeds na acht weken weet waar hij aan toe is. Hij moet dan immers een beschikking hebben gekregen, of een mededeling van het tijdstip waarop die te verwachten is.
Verder valt uit de parlementaire geschiedenis af te leiden dat, wanneer een termijn wordt genoemd die afhankelijk is van een andere gebeurtenis, bijvoorbeeld binnen x weken na de ontvangst van het advies van Y, daarmee niet is voldaan aan het in artikel 4:14 Awb neergelegde voorschrift.
7. In dit geval is geen sprake van een bij wettelijk voorschrift bepaalde termijn waarbinnen de RDW op de aanvraag van verzoeker had moeten beslissen. Dit betekent dat, nu het kennelijk niet mogelijk was om binnen acht weken na ontvangst van de aanvraag - dat wil zeggen uiterlijk omstreeks 22 januari 1999 - een beschikking te geven, de RDW verzoeker daarvan in kennis had moeten stellen en daarbij een (redelijke) termijn had moeten noemen waarbinnen hij de beschikking wel tegemoet kon zien.
De RDW heeft in dit verband naar voren gebracht dat aan verzoeker kenbaar is gemaakt dat de voortgang van de afhandeling van zijn aanvraag afhankelijk was van de ontvangst van de uitkomsten van het onderzoek door de Douane. Verzoeker heeft dit echter bestreden. Hij stelt namelijk dat de RDW hem nooit uit eigen beweging hetzij schriftelijk, hetzij telefonisch ervan op de hoogte heeft gebracht dat de afhandeling van zijn aanvraag was vertraagd als gevolg van het feit dat de Douane was verzocht een identiteitsonderzoek te verrichten.
Wat hier ook van zij, geconcludeerd moet worden dat de RDW in dit geval niet heeft voldaan aan het bepaalde in artikel 4:14 Awb. Voor zover de RDW verzoeker ervan in kennis heeft gesteld dat niet binnen acht weken een beslissing kon worden genomen, heeft de RDW in elk geval daarbij geen termijn genoemd waarbinnen verzoeker wel een beslissing kon verwachten. De RDW heeft immers aangegeven dat hij verzoeker geen uitsluitsel kon geven over de afhandelingstermijn, omdat een en ander afhankelijk was van de uitkomsten van het Douaneonderzoek. Met een dergelijke handelwijze heeft de RDW echter miskend hetgeen de wetgever met de introductie van de artikelen 4:13 en 4:14 Awb voor ogen heeft gestaan, namelijk dat de aanvrager steeds na acht weken weet waar hij aan toe is.
Het had dan ook op de weg van de RDW gelegen om in dit geval met de Douane een termijn af te spreken waarbinnen het onderzoek zou moeten zijn afgerond, verzoeker hiervan op de hoogte stellen en bij overschrijding van deze termijn, in overleg met verzoeker, een nieuwe termijn te stellen danwel een beslissing te nemen zonder de conclusies van het Douaneonderzoek af te wachten.
Het is niet juist, dat dit niet is gebeurd.
8. In het verlengde hiervan is het evenmin juist dat de RDW ten aanzien van het Douaneonderzoek heeft afgezien van termijnbewaking. Het standpunt van de RDW dat, zodra in het kader van de behandeling van de aanvraag de Douane een onderzoek instelt, het een zaak wordt tussen de Douane en de aanvrager, verdraagt zich niet met het uitgangspunt van het systeem zoals dat ten aanzien van het nemen van beschikkingen op aanvraag in de Awb is neergelegd.
De onderzochte gedraging is niet behoorlijk.
9. Uit het onderzoek door de Nationale ombudsman is nog naar voren gekomen dat met ingang van 1 juli 1999 door de Douane geen chassisnummers meer worden ingeslagen of identiteitsonderzoeken worden verricht en dat deze werkzaamheden vanaf genoemde datum door de RDW worden uitgevoerd.
In dit verband deelde de RDW mee dat met ingang van 1 juli 1999 een aanvraag voor een kentekenbewijs in de meeste gevallen binnen twee weken wordt afgehandeld. Indien een auto aan het politieteam moet worden overgedragen voor een nader onderzoek, wordt dit meteen aan de aanvrager meegedeeld. De RDW noemt daarbij geen termijn waarbinnen de aanvraag naar verwachting zal zijn afgehandeld. De RDW wees erop dat in een dergelijk geval dit een zaak is tussen de aanvrager en het politieteam. De RDW gaf in dit verband wel aan dat een keuring door het politieteam veelal binnen een termijn van twee à drie weken plaatsvindt, zodat de aanvraag in principe binnen acht weken kan zijn afgehandeld. Uit deze informatie blijkt echter niet dat de RDW, in de incidentele gevallen waarin na 1 juli 1999 een aanvraag voor een kentekenbewijs niet binnen een termijn van acht weken kan worden afgehandeld, een Awb-conforme werkwijze nastreeft. Gelet hierop is er aanleiding aan dit rapport een aanbeveling te verbinden
Conclusie
De klacht over de onderzochte gedraging van de Dienst Wegverkeer te Zoetermeer is gegrond.
Aanbeveling
De Dienst Wegverkeer wordt in overweging gegeven om de procedure voor de behandeling van de aanvragen om de afgifte van een kentekenbewijs ex artikel 25 van het kentekenreglement, zodanig in te richten dat ook in de gevallen waarin niet binnen acht weken op een aanvraag kan worden beslist, wordt voldaan aan het bepaalde in de artikelen 4:13 en 4:14 van de Algemene wet bestuursrecht.