Op 23 maart 1999 ontving de Nationale ombudsman een verzoekschrift van de heer
S. te Tilburg, ingediend door de heer mr. M. Tjebbes, advocaat te Amsterdam, met een klacht over een gedraging van de Immigratie- en Naturalisatiedienst van het Ministerie van Justitie (IND).
Naar deze gedraging, die wordt aangemerkt als een gedraging van de Minister van Justitie, werd een onderzoek ingesteld.
Op grond van de namens verzoeker verstrekte gegevens werd de klacht als volgt geformuleerd:
Verzoeker klaagt erover dat de Immigratie- en Naturalisatiedienst van het Ministerie van Justitie (IND), district Zuid-Oost, ondanks in de tussentijd gemaakte afspraken en gedane toezeggingen dat een beslissing zou worden genomen, pas op 9 oktober 1998 heeft beslist op het administratief beroepschrift van verzoeker van 14 november 1996.
Onderzoek
In het kader van het onderzoek werd de Minister van Justitie verzocht op de klacht te reageren en een afschrift toe te sturen van de stukken die op de klacht betrekking hebben. Daarnaast werd de betrokken ambtenaren de gelegenheid geboden om commentaar op de klacht te geven. Tevens werd de betrokken ambtenaren een aantal specifieke vragen gesteld. Vervolgens werd verzoeker in de gelegenheid gesteld op de verstrekte inlichtingen te reageren.
Het resultaat van het onderzoek werd als verslag van bevindingen gestuurd aan betrokkenen.
De Staatssecretaris van Justitie en één van de betrokken ambtenaren berichtte dat het verslag hen geen aanleiding gaf tot het maken van opmerkingen. Verzoeker gaf binnen de gestelde termijn geen reactie.
Bevindingen
De bevindingen van het onderzoek luiden als volgt:
A. feiten
1. Verzoekers gemachtigde diende op 14 november 1996 namens verzoeker een administratief beroepschrift in tegen de beschikking van de korpschef te Tilburg, genomen na een bijzondere aanwijzing van de Staatssecretaris van Justitie van 23 augustus 1996, waarbij de aan verzoeker verleende vergunning tot verblijf was ingetrokken.
2. Verzoekers gemachtigde schreef op 11 november 1997 onder meer het volgende aan mevrouw X van de IND:
"Onder verwijzing naar het telefoongesprek dat wij gisteren voerden (...)
Wat de beslissing op het administratief beroep (althans het verlengingsverzoek) betreft liet u weten mij binnen een maand uitsluitsel te zullen geven."
3. Verzoekers gemachtigde herinnerde de IND bij brief van 25 november 1997 aan de hiervoor bedoelde toezegging.
4. Op 19 december 1997 schreef verzoekers gemachtigde onder meer het volgende aan mevrouw Y van de IND:
"Gisteren belde u mij (...). U zou mij vandaag laten weten welk standpunt door de IND nu wordt ingenomen met betrekking tot het administratief beroepschrift van 14 november 1996, waarover uiterlijk op 10 december jl. uitsluitsel zou worden gegeven.
Helaas heb ik niet meer van u vernomen. (...)
Onder omstandigheden heb ik bij de Rechtbank in Den Bosch beroep ingesteld tegen de fictieve weigering van het administratief beroepschrift. Ik kan immers niet rekenen op toezeggingen die van uw zijde worden gedaan over de afhandeling van de zaak."
5. Op 7 april 1998 vond in het kader van de behandeling van het administratief beroepschrift een hoorzitting plaats.
6. Bij brief van 23 juni 1998 liet de IND onder meer het volgende aan verzoekers gemachtigde weten:
"Het behandelend district heeft mij bericht dat het verslag van (het) gehoor thans gereed is en dat volgende week een beslissing zal worden genomen op het administratief beroepschrift.
(...)
Ik ga ervan uit dat u naar aanleiding van dit bericht, of in ieder geval na ontvangst van de beschikking op administratief beroep, het beroep zult intrekken."
7. Verzoeker gemachtigde deelde bij brief van 16 juli 1998 onder meer het volgende mee aan de IND:
"Hierbij voeg ik kopie van mijn brief aan de rechtbank in Den Bosch waarbij ik het beroep in deze zaak intrek.
Het heeft even geduurd omdat de beschikking op het administratief beroepschrift nog steeds niet werd genomen.
Ik informeerde bij het district en vernam daar dat er geen sprake van is dat de beslissing in de week volgend op uw brief van 23 juni jl. zou worden genomen. Men is er nog mee bezig en verwacht dat het nog wel enkele weken zal duren voordat de beschikking er is."
8. Bij brief van 25 augustus 1998 gaf verzoekers gemachtigde onder meer het volgende aan:
"Gaarne bevestig ik de gisteren via de infolijn gemaakte afspraak dat een beslissing op het administratief beroep thans binnen 14 dagen aan mij zal zijn toegezonden.
Ik memoreer dat het beroep bij de Rechtbank werd ingetrokken op grond van de toezegging (...) d.d. 23 juni jl. dat binnen één week een beslissing zou volgen. We zijn thans twee maanden verder."
9. Verzoekers gemachtigde diende op 15 september 1998 opnieuw een beroepschrift in bij de rechtbank wegens het niet tijdig nemen van een besluit op het administratief beroep.
10. Bij beschikking van 9 oktober 1998 verklaarde de Staatssecretaris het administratief beroep gegrond.
B. Standpunt verzoeker
Het standpunt van verzoeker is weergegeven in de klachtsamenvatting onder klacht.
C. Standpunt van de staatssecretaris van justitie
1. De Staatssecretaris liet in reactie op de klacht onder meer het volgende weten:
"De gemachtigde geeft in zijn brief van 10 september 1998 aan dat in de telefoongesprekken op 10 november en 18 december 1997 is toegezegd dat er respectievelijk binnen 1 maand dan wel binnen 1 dag uitsluitsel zou worden gegeven omtrent het ingediende administratieve beroepschrift. Helaas zijn van deze toezeggingen geen telefoonnotities in het departementale dossier aanwezig. De reden dat de gemachtigde niet tijdig en adequaat is geïnformeerd, is met name het gevolg geweest van de hoge werkdruk op de betreffende afdeling.
Nadat betrokkene op 7 april 1998 in de gelegenheid is gesteld zijn aanvraag toe te lichten ten overstaan van een Ambtelijke Commissie, is per faxbericht van 23 juni 1998 aan de gemachtigde toegezegd dat er binnen 1 week op het administratieve beroepschrift zou worden beslist. Vervolgens heeft de gemachtigde op 16 juli 1998 het fictieve beroepschrift van 19 december 1997 ingetrokken, nadat hij op 16 juli 1998 via de informatielijn van het betreffende district had vernomen dat het enkele weken zou duren voordat de beslissing zou zijn genomen. Op 24 augustus 1998 zou wederom door de IND een toezegging zijn gedaan dat binnen veertien dagen een beslissing zou worden genomen. Nadat de gemachtigde via de informatielijn op 7 september 1998 wel vernam dat de zaak in de eindfase van de beslissing was beland en de beschikking op zeer korte termijn zou worden toegezonden, heeft de gemachtigde wederom een fictief beroepschrift ingediend. Vervolgens is op 9 oktober 1998 een beslissing genomen op het administratieve beroepschrift.
Het feit dat de gedane toezeggingen en de gemaakte afspraken over de termijn waarbinnen een beslissing op het administratieve beroepschrift zou worden genomen niet zijn nagekomen, wordt door mij ten zeerste betreurd. Ik bied hiervoor dan ook mijn welgemeende excuses aan. Het was daarnaast op zijn minst zorgvuldig geweest de gemachtigde tijdig en op instigatie van de IND van de opgelopen vertraging in kennis te stellen. Zoals ik u in eerdere instanties reeds heb bericht, heeft het verzenden van tussenberichten in dergelijke gevallen mijn aandacht.
De klacht gericht tegen het niet nakomen van de gemaakte afspraken en gedane toezeggingen, en daarmee het niet tijdig beslissen op het administratieve beroepschrift, acht ik gegrond."
2. Naar aanleiding van een aantal vragen van de Nationale ombudsman deelde de Staatssecretaris nog het volgende mee:
"De beantwoording van de vragen zoals door u gesteld aan twee ambtenaren treft u hieronder aan.
Vraag 1a, Kunt u zich dit telefoongesprek (van 10 november 1997 respectievelijk 18 december 1997; N.o.) herinneren?
Reactie mw. X: Nee.
Reactie mw. Y: (...) Nee.
(...)
Vraag 2a. Heeft u op enigerlei wijze de inhoud van het telefoongesprek vastgelegd?
Reactie mw. X: Nee.
Reactie mw. Y: Nee.
(...)
De reden dat de inhoud van de hier bedoelde telefoongesprekken niet zijn vastgelegd was gelegen in de hoge werkdruk en capaciteitsproblemen van de betreffende afdeling eind 1997, mede veroorzaakt door de plotselinge ziekte van een collega."
D. Reactie verzoeker
Verzoeker merkte onder meer het volgende op:
"Of men bij de IND bepaalde met mij gevoerde telefoongesprekken al dan niet kan herinneren is dunkt mij niet van belang, nu ik telkens dergelijke gesprekken en telefonisch gemaakte afspraken schriftelijk - doorgaans per fax - heb bevestigd (...)
Indien aan een bepaalde ambtenaar telefonisch gemaakte afspraken worden bevestigd, is het dunkt mij aan de betrokken ambtenaar om, indien de afspraken onjuist zijn weergegeven, daar onmiddellijk op te reageren en tegen te spreken dat sprake is van een afspraak zoals weergegeven in de bevestigingsbrief."
Beoordeling
1. Verzoeker klaagt erover dat de Immigratie- en Naturalisatiedienst van het Ministerie van Justitie (IND), district Zuid-Oost, ondanks in de tussentijd gemaakte afspraken en gedane toezeggingen dat een beslissing zou worden genomen, pas op 9 oktober 1998 heeft beslist op het administratief beroepschrift van verzoeker van 14 november 1996.
2. Volgens verzoekers gemachtigde heeft de IND toezeggingen gedaan omtrent de afdoening van het administratief beroepschrift op 10 november 1997, 18 december 1997, 23 juni 1998 en 24 augustus 1998. Hij gaf aan dat deze toezeggingen inhielden dat er binnen respectievelijk een maand, een dag, een week en twee weken uitsluitsel zou worden gegeven omtrent het ingediende administratief beroepschrift.
3. Verzoekers gemachtigde deelde mee dat de toezeggingen van 10 november 1997, 18 december 1997 en 24 augustus 1998 telefonisch waren gedaan.
De Staatssecretaris van Justitie liet weten dat van de desbetreffende telefoongesprekken geen telefoonnotities waren gemaakt. De betrokken ambtenaren gaven aan zich de desbetreffende telefoongesprekken niet te kunnen herinneren.
4. Het feit dat er geen telefoonnoties zijn gemaakt van de hiervoor bedoelde telefoongesprekken en de betrokken ambtenaren zich deze telefoongesprekken niet kunnen herinneren, wil niet zeggen dat de telefoongesprekken niet hebben plaatsgevonden en de toezeggingen niet zijn gedaan. De Staatssecretaris van Justitie en de betrokken medewerkers bestrijden ook niet de mogelijkheid dat op 10 november 1997, 18 december 1997 en 24 augustus 1998 telefonisch toezeggingen zijn gedaan omtrent de afdoening van het administratief beroepschrift.
Verzoekers gemachtigde heeft bij brieven van 11 november 1997, 19 december 1997 en 25 augustus 1998 de gemaakte afspraken bevestigd. Op grond van de inhoud van deze brieven (waarin de door verzoekers gemachtigde gestelde toezeggingen zijn opgenomen) wordt het ervoor gehouden dat de telefoongesprekken hebben plaatsgevonden en dat de door verzoekers gemachtigde gestelde toezeggingen zijn gedaan. Vaststaat dat deze toezeggingen niet zijn nagekomen. Evenmin is de IND de toezegging nagekomen, gedaan in de brief van 23 juni 1998, te weten dat er binnen een week een beslissing zou worden genomen op het administratief beroepschrift. De IND heeft hiermee gehandeld in strijd met het vereiste dat gedane toezeggingen dienen te worden gehonoreerd.
Bovendien heeft de IND, zoals de Staatssecretaris ook aangeeft, verzoekers gemachtigde niet tijdig en uit eigen beweging geïnformeerd over het feit dat en waarom de toezeggingen niet konden worden nagekomen. Vanuit een oogpunt van actieve informatieverstrekking had dit wel van de IND mogen worden verwacht.
De onderzochte gedraging is niet behoorlijk.
Conclusie
De klacht over de onderzochte gedraging van de Immigratie- en Naturalisatiedienst van het Ministerie van Justitie (IND), die wordt aangemerkt als een gedraging van de Minister van Justitie, is gegrond.
