Op 27 maart 1998 ontving de Nationale ombudsman een verzoekschrift van de heer G. te Den Bommel, met een klacht over een gedraging van de Minister van Justitie. Naar deze gedraging werd een onderzoek ingesteld. Op grond van de door verzoeker verstrekte gegevens werd de klacht als volgt geformuleerd:Verzoeker klaagt erover dat de Minister van Justitie (naar tijdens het onderzoek bleek het College van procureurs-generaal) niet heeft gereageerd op zijn brieven van 6 december 1997 (naar tijdens het onderzoek bleek 8 december 1997) en 2 januari 1998, waarmee hij klachten indiende over de rijksrecherche en het openbaar ministerie.
Achtergrond
De circulaire van de Minister van Justitie van 15 februari 1991 (DAZ/Algemene Secretarie, kenmerk 41330/91 Alsec), die van kracht is sinds 1 april 1991 en waarvan de geldigheidsduur bij circulaire van 3 april 1995 is verlengd tot 1 april 1999, bepaalt onder meer dat alle onder het Ministerie van Justitie vallende dienstonderdelen, diensten en instellingen de ontvangst van brieven waarvan duidelijk is dat die niet binnen drie weken kunnen worden beantwoord, schriftelijk dienen te bevestigen, door binnen drie weken na ontvangst een behandelingsbericht te sturen. Dat behandelingsbericht dient de naam en het doorkiesnummer van de behandelend ambtenaar en/of afdeling te bevatten, de reden waarom de brief niet direct kan worden afgehandeld en een indicatie van de afhandelingstermijn dan wel de termijn waarbinnen een volgende stap in de procedure kan worden verwacht.
Onderzoek
In het kader van het onderzoek werd de Minister van Justitie verzocht op de klacht te reageren en een afschrift toe te sturen van de stukken die op de klacht betrekking hebben. Tijdens het onderzoek kregen betrokkenen de gelegenheid op de door ieder van hen verstrekte inlichtingen te reageren. Het resultaat van het onderzoek werd als verslag van bevindingen gestuurd aan betrokkenen. Verzoeker en de Minister van Justitie berichtten dat het verslag hun geen aanleiding gaf tot het maken van opmerkingen.
Bevindingen
De bevindingen van het onderzoek luiden als volgt:
A. De feiten1. Op 8 december 1997 zond verzoeker een brief naar de Minister van Justitie met een klacht over de rijksrecherche en het openbaar ministerie.2. Op 2 januari 1998 zond verzoeker een brief naar de Minister van Justitie met een klacht over het openbaar ministerie.
B. Standpunt verzoekerHet standpunt van verzoeker staat samengevat weergegeven onder
Klacht
.
C. Standpunt Minister van justitieDe Minister deelde in reactie op de klacht onder meer het volgende mee:"In reactie op de klacht bericht ik u op basis van inlichtingen van het College van procureurs-generaal het volgende. De brief van 6 december 1997 is noch op mijn ministerie, noch bij het College van procureurs-generaal bekend. De heer G. heeft echter een brief met identieke inhoud, gedateerd 8 december 1997, per fax aan mijn ministerie gezonden. Deze brief is ter behandeling overgedragen aan het College, dat op 18 december 1997 een ontvangstbevestiging aan de heer G. heeft gestuurd (...). Een inhoudelijk antwoord heeft de heer G. tot op het moment van ontvangst van zijn bij u ingediende klacht echter niet ontvangen. Op dit punt acht ik de klacht dan ook gegrond. De brief van 2 januari 1998 is eveneens ter behandeling doorgezonden aan het College van procureurs-generaal. Tot op het moment van ontvangst van zijn bij u ingediende klacht heeft de heer G. echter geen reactie ontvangen. Op dit punt acht ik de klacht eveneens gegrond. Inmiddels heeft het College de heer G. (op 13 juli 1998; N.o.) een reactie op beide brieven toegezonden."
Beoordeling
1. Verzoeker klaagt erover dat het College van procureurs-generaal niet heeft gereageerd op zijn brieven van 8 december 1997 en 2 januari 1998, waarmee hij bij de Minister van Justitie klachten indiende over de rijksrecherche en het openbaar ministerie.2. De Minister van Justitie deelde in reactie op de klacht mee dat zij deze brieven ter behandeling had doorgezonden aan het College van procureurs-generaal. De Minister erkende dat naar aanleiding van de brief van 8 december 1997 alleen een ontvangstbevestiging was verstuurd, en geen inhoudelijke reactie, en dat op de brief van 2 januari 1998 in het geheel niet was gereageerd. De Minister achtte verzoekers klacht dan ook gegrond. Bij brief van 13 juli 1998 reageerde het College van procureurs-generaal alsnog op verzoekers brieven.3. Het is een vereiste van zorgvuldigheid dat een overheidsinstantie aan haar gerichte brieven adequaat verwerkt, en deze afhandelt binnen een redelijke termijn. De richtlijnen hierover zijn door de Minister van Justitie vastgelegd in de circulaire van 15 februari 1991 (zie
Achtergrond
). Gebleken is dat pas na indiening van de klacht bij de Nationale ombudsman (inhoudelijk) is gereageerd op de betreffende brieven. Aangezien de Minister van Justitie de behandeling van verzoekers brieven had overgedragen aan het College van procureurs-generaal wordt het (in eerste instantie) niet beantwoorden van deze brieven aan het College toegerekend. Door het onbeantwoord laten van de brieven heeft het College gehandeld in strijd met de vereiste zorgvuldigheid, en met de instructies die zijn neergelegd in de circulaire van de Minister van Justitie van 15 februari 1991. De onderzochte gedraging is niet behoorlijk.
Conclusie
De klacht over de onderzochte gedraging van het College van procureurs-generaal, die wordt aangemerkt als een gedraging van de Minister van Justitie, is gegrond.
