1998/274

KLACHT Op 18 juni 1997 ontving de Nationale ombudsman een verzoekschrift van de heer S. te Geertruidenberg, ingediend door de heer mr. C.J. Verpaalen, advocaat te Breda, met een klacht over een gedraging van de Immigratie- en Naturalisatiedienst van het Ministerie van Justitie. Naar deze gedraging, die wordt aangemerkt als een gedraging van de Minister van Justitie, werd een onderzoek ingesteld. Op grond van de namens verzoeker verstrekte gegevens werd de klacht als volgt geformuleerd:Verzoeker, sinds januari 1993 in het bezit van een verblijfsvergunning, klaagt erover dat de Immigratie- en Naturalisatiedienst van het Ministerie van Justitie (IND) pas op 23 juli 1996 zijn signalering als ongewenst vreemdeling in het opsporingsregister heeft ingetrokken, terwijl ambtenaren van het regionale politiekorps Midden- en West-Brabant daar al op 15 december 1994 en 4 april 1995 om hadden verzocht. Als gevolg van de late intrekking van de signalering mocht verzoeker op 19 juli 1996 op Schiphol Nederland niet direct verlaten, waardoor hij schade heeft geleden. Voorts klaagt hij erover dat de IND, tot het moment waarop hij zich tot de Nationale ombudsman wendde, niet inhoudelijk heeft gereageerd op zijn klacht van 23 januari 1997 over de gang van zaken. ACHTERGROND1. Artikel 21 Vreemdelingenwet (Vw.) luidt, voor zover hier van belang:"1. Een vreemdeling kan door Onze Minister ongewenst worden verklaard:a. indien hij bij herhaling een bij deze wet strafbaar gesteld feit heeft begaan; b. indien hij bij rechterlijk gewijsde is veroordeeld wegens een opzettelijk begaan misdrijf waartegen een gevangenisstraf van drie jaren of meer is bedreigd; c. indien hij een gevaar vormt voor de openbare rust, de openbare orde of de nationale veiligheid, en het hem niet krachtens een der bepalingen van de artikelen 9, 9a en 10 is toegestaan in Nederland te verblijven; d. ingevolge het bepaalde bij of krachtens een verdrag; e. in het belang van de internationale betrekkingen van Nederland."

2. De circulaire van de Minister van Justitie van 15 februari 1991 (DAZ/Algemene Secretarie, kenmerk 41330/91 Alsec), die van kracht is sinds 1 april 1991 en waarvan de geldigheidsduur bij circulaire van 3 april 1995 is verlengd tot 1 april 1999, bepaalt onder meer dat alle onder het Ministerie van Justitie vallende dienstonderdelen, diensten en instellingen de ontvangst van brieven waarvan duidelijk is dat die niet binnen drie weken kunnen worden beantwoord, schriftelijk dienen te bevestigen, door binnen drie weken na ontvangst een behandelingsbericht te sturen. Dat behandelingsbericht dient onder meer te bevatten de reden waarom de brief niet direct kan worden afgehandeld en een indicatie van de afhandelingstermijn dan wel de termijn waarbinnen een volgende stap in de procedure kan worden verwacht.

Onderzoek

In het kader van het onderzoek werd de Minister van Justitie verzocht op de klacht te reageren en een afschrift toe te sturen van de stukken die op de klacht betrekking hebben. De Staatssecretaris van Justitie reageerde op dit verzoek. Tijdens het onderzoek kregen betrokkenen de gelegenheid op de door ieder van hen verstrekte inlichtingen te reageren. Het resultaat van het onderzoek werd als verslag van bevindingen gestuurd aan betrokkenen. De Minister van Justitie deelde mee zich met de inhoud van het verslag te kunnen verenigen. Verzoeker gaf binnen de gestelde termijn geen reactie.

Bevindingen

De bevindingen van het onderzoek luiden als volgt:. De feiten1. In 1988 verklaarde de Minister van Justitie verzoeker bij beschikking op grond van artikel 21 Vw. (zie

Achtergrond

, onder 1.) tot ongewenst vreemdeling. Verzoeker werd als zodanig onder meer gesignaleerd in het opsporingsregister van de Centrale Recherche Informatiedienst.2. Verzoeker verkreeg in januari 1993 een verblijfsvergunning. Bij de desbetreffende beschikking werd de ongewenstverklaring van verzoeker ingetrokken.3. Op enig moment hierna werd verzoeker, op terugreis naar Nederland, bij de Nederlands/Duitse grens aangehouden omdat hij nog in het opsporingsregister stond geregistreerd als ongewenst vreemdeling.

4. Ambtenaren van de vreemdelingendienst van het regionale politiekorps Midden- en West-Brabant verzochten de IND telefonisch op 15 december 1994 en op 4 april 1995 de signalering van verzoeker als ongewenst vreemdeling uit het opsporingsregister te verwijderen.5. Verzoeker werd op 19 juli 1996 bij uitreis uit Nederland door ambtenaren van de Koninklijke Marechaussee op Schiphol aangehouden omdat hij (nog steeds) als ongewenst vreemdeling geregistreerd stond in het opsporingsregister. Enige uren na zijn aanhouding werd verzoeker vrijgelaten. Verzoekers vlucht was op dat moment echter al vertrokken.6. Op 23 juli 1996 werd de signalering van verzoeker als ongewenst vreemdeling in het opsporingsregister ingetrokken door de co rdinator signaleringen van het district Zuid-Oost van de IND.7. Bij brief van 23 januari 1997 deelde verzoekers intermediair de Staatssecretaris van Justitie onder meer het volgende mee:"Op grond van dit schrijven beklaag ik mij namens mijn cli nt over het feit, dat niet tot intrekking van de signalering is overgegaan, zelfs niet na twee verzoeken daartoe van politiefunctionarissen van het team Vreemdelingenzaken in het District Oosterhout. Voorts verneem ik gaarne van U of U bereid bent (...) om de schade te vergoeden."8. Op enig moment hierna stuurde de IND verzoekers intermediair naar aanleiding van zijn klacht een ongedateerde brief, waarin onder meer was vermeld:"Onder terugzending van bijgaand schrijven deel ik u mede dat uw brief niet in behandeling kan worden genomen, omdat de volledige personalia van betreffende vreemdeling(e)(n) niet vermeld worden. Ik verzoek u onderstaande gegevens in te vullen en dit formulier aangehecht aan uw brief te retourneren.". Het standpunt van verzoeker1. Het standpunt van verzoeker is samengevat weergegeven onder

Klacht

.2. In zijn verzoekschrift deelde verzoekers intermediair onder meer mee dat hij de bovengenoemde ongedateerde brief van de IND terstond na ontvangst ingevuld had teruggezonden.

C. Het standpunt van de Staatssecretaris van Justitie1. De Staatssecretaris van Justitie reageerde bij brief van 8 oktober 1997 onder meer als volgt op de klacht van verzoeker:"Uit uw brief blijkt dat de heer S. (verzoeker; N.o.) zich beklaagt over het feit dat pas op 23 juli 1996 zijn signalering in het opsporingsregister als ongewenst vreemdeling is ingetrokken, terwijl ambtenaren van het regionale politiekorps Midden- en West-Brabant daar op 15 december 1994 en 4 april 1995 om hadden verzocht. Als gevolg van de late intrekking van de signalering mocht betrokkene op 19 juli 1996 op Schiphol Nederland niet direct verlaten. Voorts klaagt hij erover dat de Immigratie- en Naturalisatie Dienst (IND), tot het moment waarop hij zich tot de Nationale ombudsman wendde, niet inhoudelijk heeft gereageerd op zijn klacht van 23 januari 1997 over voornoemde gang van zaken. Ik acht de klacht van betrokkene gegrond. Na bestudering van het dossier is mij gebleken dat betrokkene in 1988 per beschikking tot ongewenst vreemdeling ex art. 21 Vw. (zie

Achtergrond

, onder 1.; N.o.) is verklaard. Betrokkene werd als zodanig gesignaleerd in het (...) Opsporingsregister. (...) januari 1993 is betrokkene per beschikking in het bezit gesteld van een vergunning tot verblijf. In deze beschikking werd mede de ongewenstverklaring ex art. 21 Vw. ingetrokken. Op dat moment had de Directie Vreemdelingenzaken (DVZ) contact moeten opnemen met de Centrale Recherche Informatiedienst (CRI) met het verzoek de signalering in de registers ongedaan te maken. Dit werd helaas verzuimd. Een oorzaak zou gelegen kunnen zijn in de reorganisatie en/of regionalisering van DVZ, later IND in 1993/1994. Voorts zou de invoering van een ander geautomatiseerd systeem binnen de IND in 1994 hier debet aan kunnen zijn. De exacte reden voor het niet doorhalen van de signaleringen in de opsporingsregisters in de periode 1993/1994 is in dit specifieke geval niet meer te achterhalen. Voorts staat vast dat de vreemdelingendienst in de jaren nadien heeft nagelaten om door middel van een model D76 (een standaardformulier waarmee de IND kan worden verzocht een signalering vervallen te verklaren; N.o.) intrekking van de signaleringen te verzoeken, hetgeen de aangewezen weg zou zijn geweest en hetgeen

in voorkomende gevallen altijd door de IND aan de vreemdelingendienst wordt geadviseerd. Voor zover op 15 december 1994 en 4 april 1995 telefonisch door de vreemdelingendienst werd verzocht om intrekking van de signalering wordt opgemerkt dat het de voorkeur had genoten dat de IND in afwachting van een model D76 alvast maatregelen had genomen om de signalering van betrokkene ongedaan te maken. Ik betreur het dat betrokkene als gevolg van deze gang van zaken hinder heeft ondervonden. Op 19 juli 1996, bij uitreis uit Nederland van betrokkene, heeft de Marechaussee op Schiphol bij de IND ge nformeerd omtrent de signalering van betrokkene in de opsporingssystemen. Nadat bleek dat de signalering onterecht was is deze op 23 juli 1996 door de co rdinator signaleringen van het district Zuid-Oost van de IND ongedaan gemaakt. Over de klacht dat de IND niet tijdig heeft gereageerd op de brief van 23 januari 1997, waarin de gemachtigde vraagt om een reactie op de gang van zaken, merk ik het volgende op. Binnen distict Zuid-Oost worden klachten die binnenkomen centraal afgehandeld en vindt hierop termijnbewaking plaats. Zodoende is het risico dat niet tijdig op een klacht wordt gereageerd tot een minimum beperkt. Dat de klacht van mr. V. (verzoekers intermediair; N.o.) niet tijdig is beantwoord betreur ik. De desbetreffende medewerkers zijn naar aanleiding van het voorgevallene nogmaals schriftelijk over de procedures voor behandeling van klachtenbrieven/-telefoontjes ge nstrueerd."2. Bij brief van 20 oktober 1997 stuurde de Staatssecretaris - in aanvulling op haar brief van 8 oktober 1997 – aan de Nationale ombudsman een intern memorandum van de IND over klachtafhandeling. Dit memorandum bevat onder meer de volgende tekst:"Binnen district Zuid Oost worden de klachten die binnenkomen centraal afgehandeld en vindt tevens termijnbewaking hierop plaats.". De reactie van verzoeker Verzoekers intermediair reageerde bij brief van 21 november 1997 onder meer als volgt op het standpunt van de Staatssecretaris van Justitie:"(Door de Staatssecretaris van Justitie; N.o.) wordt niet de bereidheid uitgesproken de schade – 2 niet te gebruiken tickets, extra reiskosten, immateri le schade, advocaatkosten – te vergoeden.". De nadere reactie van de Staatssecretaris van Justitie De Staatssecretaris van Justitie deelde bij brief van 23 februari 1998 onder meer nog het volgende mee:"Voorts beklaagt de heer V. (verzoekers intermediair; N.o.) zich over het feit dat in de brief van 8 oktober 1997 niet is gesproken over de bereidheid om de schade van betrokkene te vergoeden. Ik heb uit de klachtformulering niet opgemaakt dat in het kader van uw onderzoek een inhoudelijk standpunt zou moeten worden ingenomen over de gestelde geleden schade. Dit is mij thans ook niet mogelijk aangezien ik niet over de daarvoor benodigde gegevens beschik. Indien ik van klager of diens gemachtigde een onderbouwd en gespecificeerd verzoek tot vergoeding van schade ontvang zal ik daarop een beslissing nemen en deze aan betrokkene bekend maken."

Beoordeling

1.1. Verzoeker, sinds januari 1993 in het bezit van een verblijfsvergunning, klaagt er in de eerste plaats over dat de Immigratie- en Naturalisatiedienst van het Ministerie van Justitie (IND) pas op 23 juli 1996 zijn signalering als ongewenst vreemdeling in het opsporingsregister heeft ingetrokken, terwijl ambtenaren van het regionale politiekorps Midden- en West-Brabant daar al op 15 december 1994 en 4 april 1995 om hadden verzocht. Als gevolg van de late intrekking van de signalering mocht verzoeker op 19 juli 1996 op Schiphol Nederland niet direct verlaten, waardoor hij schade heeft geleden.1.2. De ongewenstverklaring van verzoeker is in januari 1993 ingetrokken toen verzoeker in het bezit is gesteld van een verblijfsvergunning. Met deze beschikking verviel de rechtsgrond voor de signalering van verzoeker als ongewenst vreemdeling in de opsporingsregisters. Zoals de Staatssecretaris van Justitie ook heeft erkend, is het dan ook niet juist dat de IND er - ondanks een tweetal verzoeken daartoe van de vreemdelingendienst - pas op 23 juli 1996 toe is overgegaan de registratie van verzoeker in de opsporingsregisters in te trekken. De onderzochte gedraging is op dit punt niet behoorlijk. Verzoeker heeft gesteld dat hij door de late intrekking van de signalering schade heeft geleden. De Staatssecretaris heeft op dit punt niet inhoudelijk gereageerd. Dit geeft reden om op dit punt een aanbeveling te doen.2.1. In de tweede plaats klaagt verzoeker erover dat de IND, tot op het moment waarop hij zich tot de Nationale ombudsman wendde, niet inhoudelijk had gereageerd op de klacht over de gang van zaken met betrekking tot zijn signalering in het opsporingsregister. Deze klacht is op 23 januari 1997 (namens hem) ingediend. Een inhoudelijke reactie van de IND op deze klacht is hiermee gedurende ongeveer vijf maanden uitgebleven.2.2. Het is een vereiste van zorgvuldigheid dat een overheidsinstantie aan haar gerichte brieven afhandelt binnen een redelijke termijn. In de Alsec-circulaire van de Minister van Justitie (zie

Achtergrond

, onder 2.) is voorts neergelegd dat indien directe afhandeling niet mogelijk is, de betrokkene binnen drie weken een behandelingsbericht behoort te ontvangen, met informatie over de reden waarom directe afhandeling niet mogelijk is, en over de tijd die naar verwachting nog met de afhandeling zal zijn gemoeid. De IND heeft niet binnen een redelijke termijn inhoudelijk gereageerd op de klacht van verzoeker. Hiermee heeft de IND gehandeld in strijd met de vereiste zorgvuldigheid. Voorts heeft de IND gehandeld in strijd met de instructies die zijn neergelegd in de bovengenoemde circulaire. De onderzochte gedraging is derhalve ook op dit punt niet behoorlijk.

Conclusie

De klacht over de onderzochte gedraging van de Immigratie- en Naturalisatiedienst van het Ministerie van Justitie, die wordt aangemerkt als een gedraging van de Minister van Justitie, is gegrond.

Aanbeveling

De Staatssecretaris van Justitie wordt in overweging gegeven met verzoeker in overleg te treden over vergoeding van de schade die verzoeker stelt te hebben geleden als gevolg van het feit dat hij op 19 juli 1996 nog stond geregistreerd in het opsporingsregister.