Achtergrond
1. De tekst van artikel 8:61, derde lid, van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) luidt als volgt:"De griffier maakt een proces-verbaal op van de zitting, indien de rechtbank dit ambtshalve of op verzoek van een partij die daarbij belang heeft, bepaalt en indien hoger beroep wordt ingesteld."2. De tekst van artikel 38 van de Wet op de Raad van State luidt als volgt:"1. De secretaris doet van het ingestelde hoger beroep zo spoedig mogelijk mededeling aan de griffier van de rechtbank die de uitspraak heeft gedaan.2. De griffier van de rechtbank, bedoeld in het eerste lid, zendt de gedingstukken met vier afschriften van het proces-verbaal van de zitting, voor zover dit op de zaak betrekking heeft, en vier afschriften van de uitspraak binnen een week na ontvangst van de in het eerste lid bedoelde mededeling aan de secretaris."3. De tekst van artikel 8:37, eerste en tweede lid, van de Awb luidt als volgt:"1. Oproepingen, de uitnodiging om op een zitting van de rechtbank te verschijnen, alsmede de verzending van een afschrift vande uitspraak en van het proces-verbaal van de mondelinge uitspraak geschieden door de griffier bij aangetekende brief of bij brief met ontvangstbevestiging, tenzij de rechtbank anders bepaalt.2. Voor het overige geschiedt de verzending van stukken door de griffier bij gewone brief, tenzij de rechtbank anders bepaalt."
Onderzoek
In het kader van het onderzoek werd de Minister van Justitie verzocht op de klacht te reageren en een afschrift toe te sturen van de stukken die op de klacht betrekking hebben. Tijdens het onderzoek kregen de Minister van Justitie en verzoeker de gelegenheid op de door ieder van hen verstrekte inlichtingen te reageren. Tevens werd de Minister van Justitie een aantal specifieke vragen gesteld. Het resultaat van het onderzoek werd als verslag van bevindingen gestuurd aan betrokkenen. De Minister van Justitie deelde mee zich met de inhoud van het verslag te kunnen verenigen. De reactie van verzoeker gaf geen aanleiding het verslag te wijzigen.Bevindingen
De bevindingen van het onderzoek luiden als volgt:. De feiten1. Naar aanleiding van een door het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Haarlem aan verzoekers buurman verleende bouwvergunning, heeft verzoeker een procedure aanhangig gemaakt tegen genoemd college bij de arrondissementsrechtbank te Haarlem, sector bestuursrecht. In die procedure vond op 14 mei 1996 (en niet op 13 juni 1996 zoals eerder in dit onderzoek ten onrechte werd aangenomen; N.o.) een openbare zitting plaats voor de Meervoudige Kamer voor bestuursrechtelijke zaken. De Meervoudige Kamer deed uitspraak op 13 juni 1996. Op 28 juni 1996 deed verzoeker bij de griffie telefonisch het verzoek om afgifte van het procesverbaal van de terechtzitting. Nadat verzoeker was gemeld dat hij zijn verzoek moest motiveren, herhaalde hij bij brief van 10 juli 1996 zijn verzoek, ditmaal gemotiveerd. Op 18 juli 1996 legde de griffier het verzoek voor aan de voorzitter van de betreffende Meervoudige Kamer. Op enig moment tussen18 juli en 31 juli 1996 gaf de voorzitter toestemming voor het aan verzoeker verstrekken van een afschrift van het desbetreffende procesverbaal. Op 31 juli 1996 ontving de griffier bericht dat verzoeker app l had aangetekend tegen de uitspraak van de Meervoudige Kamer van 13 juni 1996. Op 8 augustus 1996 zond de griffier de processtukken, waaronder het procesverbaal van de terechtzitting, naar de Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State (ABRS). Bij uitspraak van 19 november 1996 verklaarde de ABRS verzoeker niet ontvankelijk in zijn app l omdat verzoeker op dat moment het verschuldigde griffierecht nog niet had voldaan. Verzoeker heeft op 1 december 1996 verzet aangetekend tegen deze uitspraak. Bij brief van 10 december 1996 heeft de voorzitter van de ABRS verzoeker gelegenheid geboden zijn verzetschrift nader aan te vullen. Naar aanleiding hiervan heeft verzoeker zich bij brief van 13 december 1996 opnieuw tot de griffier van de arrondissementsrechtbank te Haarlem, sector bestuursrecht, gewend, met een herhaling van zijn verzoek om afgifte van het proces-verbaal. Bij uitspraak van 23 januari 1997 verklaarde de ABRS verzoeker niet ontvankelijk in zijn verzet. Verzoeker wendde zich op 12 februari 1997 tot de Nationale ombudsman met de klacht dat hij op dat moment het bij brief van 10 juli 1996 aangevraagde procesverbaal nog niet had ontvangen. Het procesverbaal is verzoeker op 12 september 1997 door tussenkomst van de Nationale ombudsman toegestuurd.. Het standpunt van verzoeker1. Het standpunt van verzoeker staat samengevat weergegeven onder
Klacht
.2. In zijn brief van 12 februari 1997 aan de Nationale ombudsman heeft verzoeker onder meer het volgende aangevoerd:"Zijn telefonisch verzoek (...) werd op 5/7/96 schriftelijk bevestigd (...). Na schriftelijk zijn belang te hebben medegedeeld waarom werd gevraagd, bleef toesturing P.V. uit (...). Op 31/7/96 bevestigde de Rv State de ontvangst van ondergetekendes beroepsschrift, en verzoek om betaling van griffierecht. Zo niet, dan werd beroep niet ontvankelijk verklaard, tenzij redelijkerwijze niet kon worden geoordeeld dat de indiener in verzuim is geweest. Ondergetekende vindt dat zonder de inhoud te kennen van het P.V., omschreven in zijn Proforma beroepsschriftdat hij redelijkerwijze zoals op 19/11/96 door de RvSt. werd omschreven, zijn verzet hiertegen ingesteld gegrond zou dienen te worden verklaard, immers de griffier (...) stuurde geen enkel bericht waarom werd gevraagd. In zijn verzet op 1/12/96, omschreef hij deze situatie dat het belang van zijn beroep daarvan afhing m.b.t. die motivatie. Op 10/12/96 werd het verzet bevestigd door de Raad v State, waarin gesteld nogmaals aan ondergetekende met een motivatie te komen. Met die brief heeft ondergetekende zich persoonlijk tot de griffie afd. Bestuursrecht gericht d.m.v. bezwaar op 13/12/96. zie bijlage. (zie onder B.3.; N.0.)(...)"3. Als bijlage bij zijn brief had verzoeker de aan hem gerichte brief van 10 december 1996 van de voorzitter van de ABRS gevoegd. In deze brief werd onder meer het volgende gesteld: "Naar aanleiding van uw schrijven gedateerd 1 december 1996 waarin u verzet doet tegen de uitspraak van 19 november 1996, deel ik u mede, dat, voordat uw schrijven als verzetschrift in behandeling kan worden genomen, u binnen veertien dagen (...) gemotiveerd dient te berichten, tegen welke overwegingen van de uitspraak uw bezwaren zijn gericht. Indien u van deze gelegenheid geen gebruik maakt dient u er rekening mee te houden dat u nietontvankelijk wordt verklaard in uw verzet."4. Verzoeker heeft een kopie van de brief van 10 december 1996 gezonden aan de griffier van de arrondissementsrechtbank te Haarlem. De brief is voorzien van een stempel waaruit blijkt dat deze op 13 december 1996 in ontvangst is genomen door de sector bestuursrecht van de arrondissementsrechtbank te Haarlem. Verzoeker heeft de volgende handgeschreven tekst aan de oorspronkelijke tekst toegevoegd: "Ondanks diverse verzoeken het Procesverbaal te sturen, heeft u daaraan tot heden niet voldaan. Gezien mijn motivering gericht is op de inhoud PV daarvan, verzoek ik u nogmaals dringend, lettende op bovenstaande, deze per omgaande terug te sturen. Ik geef daarom deze voor ontvangst af bij de griffie voor toesturing P.V.". Het standpunt van de Minister van Justitie De Minister van Justitie reageerde bij brief van 10 juni 1997 op verzoekers klacht. Bijgevoegd was een ambtsbericht van de behandelend ambtenaar mr. G, aan de sectorco rdinator van de sector Bestuursrecht van de arrondissementsrechtbank te Haarlem.1. In haar brief deelde de Minister van Justitie onder meer het volgende mee: "Het verstrekken van een procesverbaal van een terechtzitting vindt alleen plaats als de verzoeker daarbij voldoende belang heeft. Dit belang moet worden aangetoond en wordt vervolgens getoetst door de rechter die de zaak heeft behandeld. Door deze procedure is met het verzoek om inzage enige tijd gemoeid. In het geval dat u thans onderzoekt, vond een overlapping plaats van de procedure om tot inzage te komen en het hoger beroep. De rechtbank ontving de mededeling dat hoger beroep was ingesteld voordat inzage was gegeven. Bij hoger beroep wordt het dossier naar het app lcollege gezonden. Dit college behandelt verder de inzage. Het eerste verzoek om inzage vond plaats op 28 juni 1996, het schriftelijke gemotiveerde verzoek vond plaats op 10 juli 1996. Vanaf dit moment kon de rechtbank het verzoek in behandeling nemen. Op 31 juli 1996 moest de behandeling van het verzoek worden afgebroken doordat bericht werd ontvangen dat verzoeker hoger beroep had ingesteld. Deze tijd, drie weken, was te kort om het verzoek te kunnen afhandelen. Bovendien zou betrokkene het procesverbaal in de procedure in hoger beroep ontvangen. Volgens de standaardprocedure is het procesverbaal op 8 augustus 1996 in viervoud (waarvan n exemplaar bestemd is voor de appellant) aan de afdeling Bestuursrechtspraak van de Raad van State toegezonden. Op 19 november 1996 werd het hoger beroep niet ontvankelijk verklaard. Toen ontstond weer de competentie voor de rechtbank een inzage te bewerkstelligen. De rechtbank dient dan uiteraard wel te weten dat inzage nog niet had plaats gevonden en nog wel gewenst wordt. Hiervan werd de rechtbank eerst begin 1997 in kennis gesteld. Toen is ook het procesverbaal aan verzoeker toegezonden. Ik ben van oordeel dat de griffie van de rechtbank te Haarlem in deze zaak geen verwijt treft."2. Het bij de brief van de Minister van Justitie gevoegde ambtsbericht van mr. G. hield onder meer het volgende in: "Uit het dossier blijkt het volgende. 13 juni 1996 uitspraak rechtbank; beroep gegrond, besluit vernietigd, klager derhalve in het gelijk gesteld. 28 juni 1996 telefonisch verzoek klager om het procesverbaal. (ongedateerd) verzoek klager voorgelegd aan Voorzitter meervoudige kamer (Vz MK). 4 juli 1996 Vz MK geeft aan dat klager zijn verzoek dient te motiveren. 5 juli 1996 verzoek aan klager te motiveren. 9 juli 1996 klager verzoekt telefonisch om toelichting, welke wordt verstrekt. 10 juli 1996 ontvangst motivering verzoek van klager. 18 juli 1996 voorgelegd aan Vz MK. (ongedateerd) fiat verstrekt voor het opmaken van het procesverbaal. 31 juli 1996 Afdeling Bestuursrechtspraak van de Raad van State (ABRS) deelt mede dat door klager hoger beroep is ingesteld en verzoekt om het procesverbaal en een kopie van de uitspraak. 8 augustus 1996 rechtbank zendt de dossierstukken, alsmede in viervoud het procesverbaal en de uitspraak aan de ABRS. 19 november 1996 klager wordt niet ontvankelijk verklaard in zijn hoger beroep wegens het niet betalen van griffierecht. 23 januari 1997 het door klager ingestelde verzet wordt door de ABRS nietontvankelijk verklaard omdat hij zijn verzetschrift niet heeft gemotiveerd. Uit het Berbersysteem blijkt (aanvullend) het volgende. 9 december 1996 dossier wordt naar archief gezonden. De klacht. Klager heeft diverse malen om een kopie van het procesverbaal van de zitting van 14 mei 1996 verzocht, doch dit is hem niet toegezonden. (...) Reactie. Een procesverbaal wordt in verband met de extra werkzaamheden die dit met zich brengt, niet standaard opgemaakt, doch alleen indien daartoe aanleiding bestaat. Dit is het geval indien hoger beroep is ingesteld, dan wel indien er andere redenen zijn om een procesverbaal op te maken. Op verzoek van een partij wordt een procesverbaal opgemaakt indien deze partij daarbij voldoende belang heeft. Nadat klager zijn belang bij het procesverbaal aan de rechtbank heeft medegedeeld, is besloten dit op te maken. Deze handelwijze is conform het beleid. Voordat toezending kon plaatsvinden is door de ABRS bericht dat tegen de uitspraak hoger beroep was ingesteld. Indien door een app lcollege (ABRS of Centrale Raad van Beroep) wordt bericht dat hoger beroep is ingesteld, worden de gedingstukken te samen met een kopie van de uitspraak en het proces verbaal aan het app lcollege ingezonden. Verdere contacten met partijen lopen via het app lcollege en niet meer via de rechtbank. Aan klager is telefonisch medegedeeld dat de gedingstukken en het procesverbaal aan de ABRS waren ingezonden, en dat hij zich verder tot dit college diende te wenden. Deze mededeling is conform het door de rechtbank gevoerde beleid. Het ware in dit geval, waarin klager is verzocht schriftelijk te motiveren wat zijn belang was bij toezending van het procesverbaal, beter geweest de telefonische mededeling schriftelijk te bevestigen. De bij de klacht gevoegde brief van 13 december 1996 (zie B.3 en B.4; N.o.) is niet in het dossier aangetroffen. Er heeft begin dit jaar telefonisch contact tussen de griffier en klager plaatsgevonden waarbij door de griffier uit coulance in afwijking van het beleid is toegezegd het procesverbaal te zullen toesturen. Het procesverbaal is daarop door een medewerker van de griffie aan klager toegezonden.". Reactie van verzoeker In reactie op het door de Minister van Justitie gestelde, gaf verzoeker bij brief van 26 juni 1997 onder meer het volgende te kennen:"Omdat ik in het beroep in het gelijk ben gesteld, bleek bij het verhandelde ter zitting ingebrachte door de Gemeente Haarlem, de vraag mijnerzijds naar het P.V. daarover. Derhalve, is door mij op 10 juli 96 gemotiveerd met de vermelding dat door mij hoger beroep bij pro forma bezwaarschrift Rv State, a de zitting bij de Gem. Haarlem 20 aug 96 zou overschrijden, lettende op de termijn van beroep, b n.a.v. de inhoud van
het P.V. eventueel hoger beroep zou worden ingesteld n.a.v. de juiste motivatie daarin, aan de Rechtbank. Het pro forma beroepsschrift werd echter behandeld bij en door de RvState als hoger beroep zonder meer. In verzet ondanks herhaald verzoek v r het verzet, (gedaan aan de Rechtbank) lettende op de ongegrondheid wegens gebrek aan motivatie aan de rechtbank, werd wel op 13/12/96 dit verzoek bevestigd doch thans ontkend!!, doch toesturing werd niet gedaan. Ondanks mijn belang en verlanging van die toesturing en het uitblijven tot op heden daarvan, met als consequentie dat hoger beroep is tenietgedaan! Indien mocht blijken dat dit op grond van de omschrijving in het P.V. zou nodig zijn, had ik namelijk verwacht dat deze via u (bedoeld is, de Nationale ombudsman; N.o.) van het Ministerie alsnog, bij de door u gestuurde stukken zou zijn, hetgeen niet zo is. Zelfs als w l het P.V. gestuurd zou zijn, gaat men voorbij aan de belangen die ik ten aanzien van de zaak zelve heb, en wordt het Pro forma beroepsschrift met de motivatie d rover, daaraan voorbij gegaan.". Nadere reactie van de Minister van Justitie De Minister van Justitie maakte geen gebruik van de haar geboden gelegenheid te reageren op de reactie van verzoeker. Wel ontving de Nationale ombudsman door tussenkomst van de Minister van Justitie op 24 juli 1997 het door de griffier opgemaakte procesverbaal van de terechtzitting van 14 mei 1996.. Nadere informatie van verzoeker Verzoeker deelde een medewerker van het Bureau Nationale ombudsman op 12 september 1997 telefonisch mee dat hij tijdens de terechtzitting van 14 mei 1996 door de woordvoerder van de gemeente Haarlem was uitgenodigd voor een bespreking over de ontstane situatie. Deze bespreking zou plaatsvinden op 20 augustus 1996. Omdat deze bespreking niet binnen de wettelijke app ltermijn zou plaatsvinden, heeft verzoeker pro forma hoger beroep tegen de uitspraak van de arrondissementsrechtbank van 13 juni 1996 aangetekend. Ook deelde verzoeker mee nog steeds geen procesverbaal te hebben ontvangen.. Nadere informatie van de Minister van Justitie Naar aanleiding van een verzoek van de Nationale ombudsman om nadere inlichtingen zond de Minister van Justitie bij brief van 21 oktober 1997 de Nationale ombudsman een rapportage van 13 oktober 1997 van mr. G., aan mr. R., sectorco rdinator. In deze rapportage stelde mr. G. onder meer het volgende: "Ten aanzien van de omstandigheden waaronder toezending van het procesverbaal heeft plaatsgevonden merk ik het volgende op. Begin dit jaar heeft klager mij telefonisch benaderd met het verzoek om hem een kopie van het procesverbaal toe te sturen. De toonzetting van klager tijdens dit onderhoud was van dien aard dat ik bij het doorgeven van het verzoek van klager aan onze administratie om bijzondere aandacht en spoed heb verzocht bij de afwikkeling daarvan. Het procesverbaal is twee dagen nadien door mevrouw C., medewerkster van onze administratie, aan (verzoeker; N.o.) gezonden. Na ontvangst van het bericht dat omtrent de toezending een klacht was ingediend, heb ik bij mevrouw C. navraag gedaan. Zij kon zich het geval goed herinneren vanwege mijn verzoek om spoed alsmede het feit dat eiser, zijnde een natuurlijk persoon, een postbusnummer als correspondentieadres had, hetgeen bij onze sector niet vaak voorkomt. Het procesverbaal is, zo verklaarde zij mij, conform haar toezegging per gewone post aan klager verzonden.". Nadere reactie van verzoeker Verzoeker heeft geen gebruik gemaakt van de hem geboden gelegenheid te reageren op de brief met bijlagen van de Minister van Justitie van 21 oktober 1997.. Nadere vragen aan de Minister van Justitie Bij brief van 9 december 1997 stelde de Nationale ombudsman de Minister van Justitie de volgende vragen:1. Ik verzoek u na te gaan of toch kan worden vastgesteld wanneer het desbetreffende gesprek heeft plaatsgevonden.2. Ik verzoek u na te gaan of aan de hand van een kopie van een begeleidingsbrief kan worden vastgesteld wanneer verzending heeft plaatsgevonden.. Reactie van de Minister van Justitie 1. Bij brief van 9 januari 1998 reageerde de Minister van Justitie op de gestelde vragen.2.1. Bij deze brief was onder meer als bijlage gevoegd een rapportage van 19 december 1997, van mr. G., aan mr. Gr., plaatsvervangend unitco rdinator. In zijn rapportage stelde mr. G. onder meer het volgende:
"Het antwoord op de eerste vraag luidt dat niet nader kan worden vastgesteld wanneer het betreffende gesprek heeft plaatsgevonden. Overigens wil ik nog opmerken dat in het telefoongesprek van 24 november 1997 met de medewerker van het Bureau Nationale ombudsman niet is meegedeeld dat het gesprek een standaardgesprek was, doch dat het verzoek van klager om toezending van het proces-verbaal niet uitzonderlijk is. Zie daartoe bijgevoegde gespreksnotitie. Het antwoord op de tweede vraag luidt dat er geen kopie is van de begeleidingsbrief, zodat niet kan worden vastgesteld wanneer verzending heeft plaatsgevonden. (...)"2.2. Als bijlage was verder bijgevoegd de telefoonnotitie van mr. G. van 24 november 1997. De tekst hiervan luidt als volgt:"(...) Desgevraagd heb ik meegedeeld dat ik van het telefoongesprek met (verzoeker; N.o.) – waarbij ik hem toezending van het PV heb toegezegd – geen telefoonnotitie heb gemaakt aangezien het verzoek om toezending van een kopie van het PV vaak voorkomt en dit direct is afgehandeld. Desgevraagd tevens meegedeeld dat het PV niet aangetekend is verstuurd, doch per gewone post met een standaard-aanbiedingsbriefje, het zgn. geleidingsformulier waarop kan worden aangekruist dat toezending plaatsvindt conform afspraak, ter informatie, et cetera. Voorts heb ik aangegeven het vreemd te vinden dat betrokkene mij niet terugbelt indien hij, na een uitdrukkelijke toezegging van mij dat het PV zal worden toegezonden, dit PV niet ontvangt.". Nadere reactie van verzoeker Verzoeker heeft geen gebruik gemaakt van de hem geboden gelegenheid te reageren op de brief met bijlagen van de Minister van Justitie van 9 januari 1998.. Verklaring van mr. G. De behandelend ambtenaar bij de arrondissementsrechtbank te Haarlem, mr. G., legde op 17 maart 1998 tegenover een medewerker van het Bureau Nationale ombudsman telefonisch de volgende verklaring af:"Zodra ik bericht kreeg dat de heer W. hoger beroep had aangetekend bij de Raad van State tegen de uitspraak van 13 juni 1996, heb ik, overeenkomstig de wettelijke voorschriften, de Raad van State alle relevante stukken toegestuurd. Daartoe behoorde ook, in viervoud, het proces-verbaal van de terechtzitting. Omdat het aan de app linstantie, in dit geval dus aan de Raad van State, ter beoordeling is welke stukken in handen moeten worden gesteld van de betrokken procespartijen, heb ik de heer W. niet alsnog een afschrift van het proces-verbaal gestuurd. Ik weet uit eigen ervaring als griffier dat het bijzonder storend kan zijn in een procedure als partijen onderling, buiten de rechtbank om, stukken uitwisselen. Om die reden zullen wij ook nooit buiten de app linstantie om, stukken aan een procespartij verstrekken. Deze handelwijze is een in de dagelijkse rechtspraktijk gebruikelijke, en is, voor zover mij bekend, niet gebaseerd op een wettelijk voorschrift. Ik heb de heer W. destijds deze handelwijze telefonisch toegelicht."
Beoordeling
1. In een door verzoeker bij de arrondissementsrechtbank te Haarlem, sector bestuursrecht aangespannen procedure tegen het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Haarlem vond op 14 mei 1996 een openbare zitting plaats voor de Meervoudige Kamer voor bestuursrechtelijke zaken van genoemde rechtbank. De Meervoudige Kamer deed op 13 juni 1996 uitspraak. Verzoekers beroep werd gegrond verklaard. Op 28 juni 1996 wendde verzoeker zich voor de eerste maal tot de bij de behandeling van die procedure betrokken griffier met het verzoek om afgifte van het procesverbaal van de terechtzitting. Nadat de griffier verzoeker had gemeld dat een dergelijk verzoek moest zijn gemotiveerd, herhaalde verzoeker zijn ditmaal gemotiveerde verzoek bij brief van 10 juli 1996. De griffier legde het verzoek op 18 juli 1996 voor aan de voorzitter van genoemde Meervoudige Kamer. Op enig moment tussen 18 juli en 31 juli 1996 honoreerde de voorzitter het verzoek (zieAchtergrond
onder 1.). Op 31 juli 1996 ontving de griffier het bericht dat verzoeker bij de Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State (ABRS) beroep had aangetekend tegen de uitspraak van 13 juni 1996. Op 8 augustus 1996 zond de griffier de processtukken aan de secretaris van de ABRS (zieAchtergrond
onder 2.). Op 19 november 1996 verklaarde de ABRS verzoeker niet ontvankelijk in zijn beroep. Bij brief van 13 december 1996 heeft verzoeker zich nogmaals tot de griffier van de arrondissementsrechtbank te Haarlem gewend, met een herhaling van zijn verzoek om een afschrift van het proces-verbaal te mogen ontvangen. Verzoeker klaagt erover dat hij op het moment van indienen van zijn klacht bij de Nationale ombudsman op 12 februari 1997, het afschrift nog niet had ontvangen.2. In reactie op verzoekers klacht is de Minister van Justitie uitgebreid ingegaan op de afhandeling van verzoekers aanvraag door de griffier van de arrondissementsrechtbank te Haarlem, sector bestuursrecht, in de periode juni en juli 1996 en in de periode vanaf begin 1997. De Minister van Justitie heeft onder meer aangevoerd, dat de griffier na de ontvangst op 31 juli 1996 van het bericht dat verzoeker in hoger beroep was gegaan bij de ABRS tegen de uitspraak van 13 juni 1996, vanaf dat moment niet langer bevoegd was om verzoekers aanvraag af te handelen. De Minister voegde daar aan toe dat deze bevoegdheid op 19 november 1996 weliswaar opnieuw was ontstaan, doordat de ABRS op die datum verzoeker niet ontvankelijk had verklaard in zijn hoger beroep, maar dat de griffier pas begin 1997 op de hoogte was gebracht van het feit dat verzoeker het proces-verbaal nog steeds niet had ontvangen, terwijl hij een en ander nog steeds wenste te ontvangen. Daarop heeft de griffier verzoeker alsnog het proces-verbaal - per gewone brief - toegestuurd.3.1. Toen de griffier medio juli 1996 werd geconfronteerd met verzoekers aanvraag om een afschrift van het proces-verbaal van de terechtzitting, heeft hij juist gehandeld. In eerste instantie heeft hij verzoeker om een schriftelijke motivering gevraagd. Vervolgens heeft hij het – inmiddels gemotiveerde – verzoek voorgelegd aan de voorzitter van de Meervoudige Kamer die zich met de zaak had bezig gehouden (zieAchtergrond
onder 1.). Toen de griffier korte tijd later vernam dat verzoeker hoger beroep had aangetekend tegen de uitspraak van 13 juni 1996, zond hij, overeenkomstig het voorschrift van artikel 38, tweede lid, van de Wet op de Raad van State (zieAchtergrond
onder 2.), het inmiddels opgemaakte proces-verbaal in viervoud aan de ABRS. De griffier heeft verzoeker vervolgens telefonisch meegedeeld dat de gedingstukken en het proces-verbaal inmiddels waren overgedragen aan de ABRS, en dat hij zich verder tot genoemd college diende te wenden. De griffier heeft op dit punt zelf al terecht aangegeven dat hij er niet verstandig aan heeft gedaan om de inhoud van dat telefoongesprek niet schriftelijk te bevestigen. De griffier had met behulp van een schriftelijke weergave van het telefoongesprek aan verzoeker kunnen voorkomen dat op dat punt tussen hem en verzoeker een misverstand kon ontstaan.3.2. Nadat de ABRS verzoeker, in verband met het niet – tijdig – voldaan hebben van het verschuldigde griffierecht, bij uitspraak van 19 november 1996 niet ontvankelijk had verklaard in zijn beroep, ontstond opnieuw de bevoegdheid voor de griffier om verzoekers aanvraag af te handelen. Aannemelijk is, dat de griffier pas enige weken later, begin 1997, uit telefonisch contact met verzoeker heeft opgemaakt datverzoeker het proces-verbaal nog steeds niet had ontvangen en dat hij daarvoor nog steeds belangstelling had. De Minister van Justitie heeft uitgebreid en gedetailleerd verslag gedaan van de begin 1997 tussen verzoeker en de griffier gevoerde communicatie. Verzoeker is in zijn reactie op het standpunt van de Minister van Justitie geheel aan dit punt voorbij gegaan. Verzoeker heeft vervolgens in het geheel niet gereageerd op de gedetailleerde aanvulling op het eerder gedane verslag door de Minister van Justitie. Nu verzoeker de juistheid van het op dit punt door de Minister van Justitie aangevoerde niet, althans niet voldoende gemotiveerd, heeft weersproken, wordt aangenomen, dat de griffier verzoeker begin 1997, alsnog – overeenkomstig het bepaalde in artikel 8:37 Awb, per gewone brief - het proces-verbaal heeft toegestuurd (zie
