Een organisatie verzorgt toeristische routes met een treintje door het centrum van de gemeente. Dit is een vaste route. De organisatie wil graag op tijd weten wanneer er een evenement plaatsvindt in het centrum. Dan kunnen ze daar met de planning rekening mee houden. Of eventueel bezwaar tegen indienen.
De organisatie vindt dat de gemeente met enige regelmaat te laat de evenementenvergunning afgeeft en bekendmaakt. Dan is het voor de organisatie niet meer mogelijk om effectief bezwaar te maken. Dit gebeurde ook bij twee muziekfestivals in de zomer van 2022. De organisatie kreeg pas een paar dagen vóór de festivals te horen dat er een vergunning is verleend.
De organisatie klaagt bij de Nationale ombudsman dat de gemeente wist dat de organisatie bezwaar wilde indienen. De vergunningen zouden direct naar de organisatie worden gestuurd. Toch moest de organisatie zelf vragen naar de vergunningen. Toen de organisatie op de hoogte werd gebracht van de verleende vergunning, was het te laat om effectief bezwaar in te dienen.
De Nationale ombudsman toetst hier aan het vereiste van 'fair play'. Dit houdt in de gemeente op tijd besluit een vergunning te verlenen zodat er nog voldoende tijd overblijft om effectief gebruik te maken van mogelijkheden om hiertegen op te komen. Bijvoorbeeld door bezwaar in te dienen.
De Nationale ombudsman heeft begrip voor de problemen die door de uitbraak van corona zijn ontstaan. De gemeente heeft immers onder tijdsdruk vergunningen verleend en is hier flexibel mee omgegaan. Dit had ook zo zijn keerzijde. Voor de organisatie was het bijvoorbeeld niet meer mogelijk om met de gemeente in gesprek te gaan over de vergunning. Ook was er geen tijd meer om effectief bezwaar in te dienen. Hierdoor heeft het 'fairplay'-beginsel onder druk gestaan.
De gemeente heeft tijdens het onderzoek door de Nationale ombudsman aangegeven dat het heeft geleerd van deze klacht. Er zijn stappen gezet om het evenementenproces te verbeteren. De Nationale ombudsman vindt dat de gemeente hiermee passend heeft gereageerd. Het leren van klachten is namelijk een belangrijk doel van klachtbehandeling. Het onderzoek naar de klacht wordt beëindigd.
