Verzoeker woont op Hawai (USA) en is eigenaar van een woning in Amsterdam die hij verhuurt. De huurder verzocht de Huurcommissie om een uitspraak te doen over de huurprijs, de servicekosten en de afrekening van de servicekosten. De Huurcommissie informeerde verzoeker hierover via het adres van een vriend in Nederland. Omdat deze niet verzoekers gemachtigde was, schreef verzoeker de Huurcommissie op 1 oktober 2011 dat hij zelf zijn zaken wilde behandelen en dat als er een hoorzitting zou komen hij graag de gelegenheid wilde krijgen om naar Nederland te komen. Op 17 oktober 2011 verstuurde hij die brief nog eens, omdat hij wel een bericht van verzending had, maar geen ontvangstbevestiging van de Huurcommissie had gekregen.
De Huurcommissie stuurde verzoeker op 22 november 2011 drie brieven, met een uitnodiging voor de behandeling op de hoorzitting van de drie zaken op 7 december 2011. Verzoeker kreeg die brieven op zijn adres in Honolulu pas op 19, 22 en 29 december 2011.
Naar aanleiding van een brief van de Huurcommissie van 24 november 2011 die verzoeker op 7 december 2011 had ontvangen deelde hij de commissie mee dat die brief dertien dagen onderweg was. Daarom vroeg hij om bij het plannen van een zitting rekening te houden met een termijn van minstens twee weken. Op 20, 25 en 29 december 2011 wees verzoeker de Huurcommissie opnieuw op het grote aantal dagen tussen de verzending en de ontvangst. Ook stelde hij dat door onzorgvuldigheid van de commissie hij niet in staat was geweest om op tijd voor de hoorzitting af te reizen.
Volgens de Huurcommissie geldt volgens de rechtspraak dat de termijn begint te lopen op de dag na de verzending van een brief en dat de uitnodigingen dus op tijd, binnen de termijn van uiterlijk twee weken voor de zittingsdatum zijn verstuurd. Dat was in het geval verzoeker inderdaad te kort, maar verzoeker heeft zelf een risico op vertraging genomen door geen adres van een vertegenwoordiger in Nederland te kiezen.
Verzoeker klaagt erover, dat de Huurcommissie in zijn geval onvoldoende rekening heeft gehouden met de mogelijkheid dat de bezorging meer tijd kon nemen omdat hij buiten Nederland woont.
De Nationale ombudsman overwoog onder meer dat volgens de wettelijke voorschriften een uitnodiging voor de hoorzitting op tijd, uiterlijk twee weken vóór de geplande datum moet worden verstuurd. Al enige jaren is het gangbare praktijk dat het berichtenverkeer tussen overheid en burgers per e-mail verloopt. Het is voorzienbaar dat de bestelling van een per post verzonden brief aan een adres in het buitenland meer tijd neemt dan een brief aan een adres in Nederland. Dat geldt ook voor via de post verzonden reacties.
In principe hoeft een Nederlandse overheidsinstantie geen rekening te houden met de postbestelling in het buitenland. Het risico van een vertraging is dan voor rekening van de buitenlandse geadresseerde. Dat neemt niet weg dat een overheidsinstantie een open oog moet hebben voor de bijzondere omstandigheden van het geval. Verzoekers brieven van 1 en 17 oktober 2011 hadden moeten leiden tot het besef dat een oproep per post voor een zitting voor veertien dagen daarna verzoeker wel eens niet op tijd zou kunnen bereiken. Dat kunnen worden ondervangen als de huurcommissie verzoeker meteen had gevraagd naar zin e-mailadres, of hem had gewezen om per e-mail of per fax te communiceren. Dat is niet gebeurd.
De klacht is gegrond, wegens strijd met het vereiste van een behoorlijk overheidsoptreden.
