Achtergrond
Artikel 6:14, lid 1 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) bepaalt: "Het orgaan waarbij het bezwaar of beroepschrift is ingediend, bevestigt de ontvangst daarvan schriftelijk."Onderzoek
In het kader van het onderzoek werd de Minister van Justitie verzocht op de klacht te reageren en een afschrift toe te sturen van de stukken die op de klacht betrekking hebben. Tijdens het onderzoek kregen betrokkenen de gelegenheid op de door ieder van hen verstrekte inlichtingen te reageren. Het resultaat van het onderzoek werd als verslag van bevindingen gestuurd aan betrokkenen. De Minister van Justitie deelde mee zich met de inhoud van het verslag te kunnen verenigen. De reactie van verzoeker gaf geen aanleiding het verslag aan te vullen.Bevindingen
De bevindingen van het onderzoek luiden als volgt:A. De feiten1. Bij beschikking van 4 november 1996 wees de Minister van Binnenlandse Zaken een aanvraag van verzoeker tot inschrijving in het filiatieregister af. Verzoeker stelde op 16 december 1996 beroep in tegen deze beschikking bij de arrondissementsrechtbank te Amsterdam. De griffie van de sector bestuursrecht van de rechtbank te Amsterdam berichtte verzoeker bij brief van 20 februari 1997 dat zijn beroepschrift werd aangemerkt als bezwaarschrift en daarom was doorgezonden aan de Minister van Binnenlandse Zaken.2. Op 18 april 1997 stelde verzoeker, per post en per fax, beroep in bij de rechtbank te Amsterdam tegen het niet tijdig nemen van een beslissing op zijn bezwaarschrift door de Minister van Binnenlandse Zaken. De griffie van de sector bestuursrecht van de rechtbank te Amsterdam kon bij navraag door verzoeker niet de zekerheid verschaffen dat het beroepschrift was ontvangen. Verzoeker faxte daarom op 27 mei 1997 opnieuw een exemplaar van het beroepschrift, onder vermelding van de woorden: "zoekgeraakt beroepschrift". Later bleek dat de griffie het op 18 april 1997 per post en per fax verzonden beroepschrift wel had ontvangen.. Het standpunt van verzoeker Het standpunt van verzoeker staat weergegeven onder
Klacht
. In zijn verzoekschrift van 16 juni 1997 deelde verzoeker voorts nog het volgende mee: "Zowel het origineel als de fax (van het beroepschrift van 18 april 1997; N.o.) waren ook na zeer zorgvuldig zoeken volgens mededeling van de griffie achtereenvolgens op 9, 20 en 27 mei niet geregistreerd en onvindbaar,(...). Op 27 mei 1997 verzocht de griffie mij opnieuw een exemplaar van het beroepschrift toe te faxen. Ik deed dit om 10:33 uur en de goede ontvangst daarvan werd mij even later telefonisch bevestigd met de mededeling dat een schriftelijke ontvangstbevestiging over een week zou volgen. Thans 3 weken later heb ik deze niet overeenkomstig AWB 6:14 jo 6:24 mogen ontvangen.". Het standpunt van de Minister van Justitie1. De Minister van Justitie deelde in haar reactie van 1 oktober1997 op de klacht onder meer het volgende mee: "De griffie heeft ten onrechte een ontvangen brief niet onderkend als een nieuw beroepschrift. De betreffende ambtenaren zijn voldoende ervaren om beroepschriften te herkennen. In dit geval hebben zij echter onvoldoende acht geslagen op de inhoud van de brief, doordat zij te snel zijn afgegaan op een bijgevoegde ontvangstbevestiging uit een andere zaak (bedoeld wordt de afhandeling van het bezwaarschrift van 16 december 1996; N.o.), die klager bij de rechtbank heeft lopen. Hierdoor is de brief gevoegd bij de al lopende zaak en kon klager niet adequaat worden ge nformeerd over de ontvangst van zijn correspondentie. Ik acht de klacht in zoverre gegrond. De fout is evenwel niet structureel. Omdat bovendien de organisatie zelf in staat is gebleken om het gemaakte verzuim te ontdekken en te herstellen, meen ik niet dat er wijzigingen in de organisatie nodig zijn."2. Bij de reactie van de Minister van Justitie bevond zich als bijlage een ambtsbericht van de Directeur Gerechtelijke Ondersteuning van de arrondissementsrechtbank te Amsterdam van 8 september 1997. Dit ambtsbericht hield onder meer het volgende in: "Intern onderzoek binnen de rechtbank, in casu de griffie van de sector bestuursrecht, heeft het volgende opgeleverd. Vastgesteld wordt dat alle door verzoeker genoemde stukken, te weten de per fax op 18 april 1997 en 27 mei 1997 ingezonden beroepschriften, alsmede het op 27 mei 1997 (bedoeld wordt 18 april 1997; N.o.) per gewone post ingezonden beroepschrift, door de sector bestuursrecht zijn ontvangen. (...) Gelet op de omstandigheid dat bij het op 18 april 1997 ingezonden beroepschrift een ontvangstbevestiging uit een eerdere zaak (...) was ingesloten, is dit beroepschrift niet aanstonds onderkend als zijnde een nieuwe zaak, doch is bij binnenkomst opgevat als een aanvulling op de eerdere reeds afgedane zaak. Bij de beoordeling van de zaak is later onderkend en bepaald dat het hier een nieuw beroepschrift betreft. Nieuwe beroepschriften worden geregistreerd door de Afdeling Algemene Zaken van de sector bestuursrecht. Reden waarom op 24 april 1997 het dossier is overgeheveld naar eerder genoemde afdeling.
Vanwege het grote aantal nieuwe ingestroomde beroepschriften bij de Afdeling Algemene Zaken was ten tijde van de indiening van het beroepschrift van verzoeker een achterstand van circa 6 weken ontstaan. Hierdoor was het niet mogelijk aan bezoeker absolute zekerheid te verschaffen dat ingezonden beroepschriften ook daadwerkelijk ter griffie waren ontvangen. Begrip bestaat voor het feit dat deze situatie bij verzoeker heeft geleid tot verwarring. Inmiddels is de zaak in behandeling genomen en is verzoeker bij schrijven van 12 augustus 1997 een ontvangstbevestiging toegezonden en zijn vervolgens op 28 augustus 1997 de procedurestukken bij de Minister opgevraagd. Conclusie Het verzoek is derhalve gegrond.". Reactie van de verzoeker Verzoeker deelde in zijn reactie van 19 oktober 1997 op het standpunt van de Minister van Justitie onder meer het volgende mee: "Op 18 april 1997 werd het beroepschrift per fax en per brief naar de Rechtbank Amsterdam verzonden. Bij telefonische navraag op de Afdeling Algemene Zaken d.d. 9, 20 en 27 mei bleek het per brief en fax ingezonden beroepschrift c.a. ook na grondige recherche onvindbaar, zowel bij de nieuwe beroepen, als bij het voorafgaande beroep (...). De Rechtbank stelt in zijn brief van 8 september dat het dossier (...) al op 24 april was overgeheveld naar de Afdeling Algemene Zaken, maar waarom werd het daar ook na uitvoerige recherche niet gevonden ? Blijkt uit deze datum van overheveling niet overduidelijk dat reeds binnen n week het nieuwe beroepschrift wel degelijk als nieuw beroepschrift was herkend ? De opvatting van de Minister, dat de organisatie zelf in staat is gebleken om het gemaakte verzuim te herstellen en te ontdekken, miskent het gegeven dat het in ongerede geraakte dossier eerst gevonden werd, nadat de Raad van State op 30 juni een hiermee samenhangend hoger beroep had behandeld en de Nationale Ombudsman op 23 juli dit onderzoek had ingesteld."
Beoordeling
1. Verzoeker klaagt erover dat de griffie van de sector bestuursrecht van de arrondissementsrechtbank te Amsterdam zijn op 18 april 1997 ingediende beroepschrift, en eveneens het op dezelfde datum en op 27 mei 1997 per fax toegezonden beroepschrift, in het ongerede heeft laten raken.2. Op 18 april 1997 stelde verzoeker, per post en per fax, bij de rechtbank te Amsterdam beroep in tegen het niet tijdig nemen van een beslissing op zijn bezwaarschrift van 16 december 1996 door de Minister van Binnenlandse Zaken.3. Verzoeker heeft naar voren gebracht dat hij op 9, 20 en 27 mei 1997 telefonisch bij de griffie had ge nformeerd of zijn beroepschrift was ontvangen, maar dat de griffie hem had laten weten dat het beroepschrift niet was geregistreerd en onvindbaar was. Op 27 mei 1997 had de griffie hem verzocht opnieuw een exemplaar van het beroepschrift te faxen. De griffie had de goede ontvangst van deze fax telefonisch bevestigd, met de toezegging dat een schriftelijke ontvangstbevestiging over een week zou volgen. Deze toezegging was drie weken later nog niet nagekomen.4. De Minister van Justitie heeft erkend dat de griffie verzoeker niet adequaat had ge nformeerd over de ontvangst van zijn beroepschrift. De Minister was van mening dat dit was veroorzaakt door het feit dat de griffie het beroepschrift niet had onderkend als nieuw beroepschrift en had gevoegd bij een andere al lopende zaak van verzoeker. De Directeur Gerechtelijke Ondersteuning (DGO) heeft daarentegen gesteld dat het beroepschrift slechts tijdelijk was gevoegd bij een al afgedane zaak van verzoeker en spoedig was onderkend als nieuw beroepschrift, waarna het beroepschrift op 24 april 1997 naar de juiste afdeling was overgebracht. Volgens de DGO had de griffie verzoeker geen zekerheid kunnen verschaffen over de ontvangst van het beroepschrift door een achterstand van ongeveer zes weken bij de registratie van binnengekomen stukken. Registratie van beroepschriften is een administratieve handeling, die zo spoedig mogelijk na binnenkomst van het betreffende stuk dient te geschieden. De DGO heeft laten weten dat deze achterstand bij de registratie te wijten was aan het grote aantal nieuw ingestroomde beroepschriften. Dit kan de vertraging van de registratie wel verklaren, maar is niet toereikend als rechtvaardiging voor een termijn van zes weken.5. Bovenstaande verklaringen van de Minister en de DGO daargelaten, staat vast dat de griffie verzoeker bij navraag geen zekerheid heeft verschaft over de ontvangst van zijn beroepschrift van 18 april 1997, terwijl de griffie dit wel had ontvangen. Daarmee is gehandeld in strijd met de vereisten van administratieve nauwkeurigheid en actieve informatieverstrekking. De omstandigheid dat het beroepschrift uiteindelijk niet in het ongerede blijkt te zijn geraakt, doet hier niet aan af. Bovendien heeft de griffie de ontvangstbevestiging in de beroepszaak van verzoeker pas verstuurd op 12 augustus 1997, bijna vier maanden na het indienen van het beroepschrift. Zelfs als rekening wordt gehouden met een achterstand van zes weken bij de registratie van nieuwe beroepschriften, is dat ruim twee maanden nadat de griffie de ontvangst van het beroepschrift zou hebben geregistreerd. Op dit punt is gehandeld in strijd met (de strekking van) artikel 6:14, eerste lid van de Algemene wet bestuursrecht, waarin is bepaald dat het orgaan waarbij een bezwaar- of beroepschrift is ingediend de ontvangst van het schrijven schriftelijk bevestigt (zie
