Op 17 juni 1998 ontving de Nationale ombudsman een verzoekschrift van de heer en mevrouw K. te Harlingen, ingediend door mr. W. Speekenbrink van VluchtelingenWerk te Harlingen, met een klacht over een gedraging van de Immigratie- en Naturalisatiedienst van het Ministerie van Justitie (IND).
De Nationale ombudsman legde de klacht op 3 juli 1998, 1 oktober 1998 en 4 januari 1999 telefonisch voor aan de IND met de vraag of in deze zaak een oplossing in het vooruitzicht kon worden gesteld. Verzoekers gaven telkenmale aan de in reactie op de informatie van de Nationale ombudsman door de IND gedane toezeggingen niet bevredigend te achten. Daarop werd naar de gedraging, die wordt aangemerkt als een gedraging van de Minister van Justitie, een onderzoek ingesteld.
Op grond van de namens verzoekers verstrekte gegevens werd de klacht als volgt
geformuleerd:
Verzoekers, Irakese asielzoekers, klagen erover dat de Immigratie- en Naturalisatiedienst van het Ministerie van Justitie pas op 8 februari 1999 heeft beslist op hun op 6 augustus 1997 ingediende aanvraag om toelating tot vluchteling en om een vergunning tot verblijf.
Achtergrond
Vreemdelingenwet (Wet van 13 januari 1965, Stb. 40)
Artikel 15e, eerste lid:
"Een beschikking omtrent de inwilliging van een aanvraag om toelating dient te worden gegeven binnen de bij of krachtens deze wet bepaalde termijn of, bij het ontbreken van zulk een termijn, binnen zes maanden na ontvangst van de aanvraag."
Onderzoek
In het kader van het onderzoek werd de Staatssecretaris van Justitie verzocht op de klacht te reageren en een afschrift toe te sturen van de stukken die op de klacht betrekking hebben.
Vervolgens werden verzoekers in de gelegenheid gesteld op de verstrekte inlichtingen te reageren.
Het resultaat van het onderzoek werd als verslag van bevindingen gestuurd aan betrokkenen.
Zij deelden mee zich met de inhoud van het verslag te kunnen verenigen.
Bevindingen
De bevindingen van het onderzoek luiden als volgt:
A. FEITEN
1. Verzoekers dienden op 6 augustus 1997 bij het kantoor van de Immigratie- en Naturalisatiedienst van het Ministerie van Justitie (IND) op Schiphol een aanvraag in om toelating als vluchteling en om een vergunning tot verblijf. Op 25 september 1997 stelde de IND verzoekers in de gelegenheid om hun aanvragen in een nader gehoor toe te lichten. Hiervan werd rapport opgemaakt. Bij brief van 16 oktober 1997 dienden verzoekers correcties en aanvullingen in op dit rapport. Op 6 januari 1998 werd de Landendesk van de IND verzocht om een nader onderzoek in te stellen in verband met de door verzoekers afgelegde verklaringen. Bij brief van 22 januari 1998 verzocht de Landendesk Irak de Minister van Buitenlandse Zaken om ter zake een onderzoek in te stellen. De Minister van Buitenlandse Zaken stelde de zaak op 13 maart 1998 in handen van de Nederlandse diplomatieke vertegenwoordigingen in Ankara (Turkije) en Amman (Jordanië).
2. Bij brief van 31 maart 1998 verzocht de advocaat van verzoekers de IND om een spoedige beslissing op de aanvragen van verzoekers.
Op 19 mei 1998 klaagde een medewerker van VluchtelingenWerk te Harlingen (hierna: de gemachtigde) telefonisch bij de IND over het uitblijven van een beslissing op de aanvragen.
3. Bij brief van 3 juni 1998 deelde de IND de gemachtigde van verzoekers mee dat de reden voor de vertraging van de afhandeling van de aanvragen onder meer was gelegen in de verhoogde instroom van met name Irakese asielzoekers in het derde en vierde kwartaal van 1997. Voorts liet de IND weten dat de Landendesk Irak op 6 januari 1998 was verzocht om een nader onderzoek. Zodra de resultaten van het onderzoek bekend waren, zou een beslissing op de aanvragen worden genomen. In de brief werd geen termijn genoemd waarbinnen de beslissing kon worden tegemoet gezien. De IND zond een afschrift van de brief aan de advocaat van verzoekers.
4. Bij brief van 12 juni 1998 verzocht de gemachtigde van verzoekers de IND om een spoedige beslissing op de aanvragen. Bij zijn brief voegde de gemachtigde een brief van verzoekers waarin zij hun situatie uiteenzetten en verzochten om een spoedige beslissing op hun aanvragen.
5. Bij brief van 23 juni 1998 deelde de IND verzoekers mee dat het nader onderzoek van de Landendesk Irak werd uitgevoerd door de Nederlandse diplomatieke vertegenwoordiging in Ankara en Amman. Het door de Nederlandse diplomatieke vertegenwoordiging in Ankara te verrichten onderzoek zou nog ongeveer 5 tot 6 weken in beslag nemen en het door de Nederlandse diplomatieke vertegenwoordiging in Amman te verrichten onderzoek nog minstens enkele maanden. Gelet op de lange duur van de behandeling van de aanvragen zou na de ontvangst van de onderzoeksresultaten uit Ankara worden bezien of het noodzakelijk was ook de onderzoeksresultaten uit Amman af te wachten alvorens een beslissing op de aanvragen te nemen.
6. Naar aanleiding van een telefonische verzoek om informatie over de stand van zaken van een medewerker van het Bureau Nationale ombudsman aan de IND op 3 juli 1998, deelde de IND verzoekers bij brief van 7 juli 1998 mee dat zij voor 4 augustus 1998 nader bericht zouden ontvangen omtrent hun aanvraag. De IND zond de Nationale ombudsman alsmede de advocaat en de gemachtigde van verzoekers een afschrift van deze brief.
7. Naar aanleiding van een telefonisch verzoek om informatie over de stand van zaken van een medewerker van het Bureau Nationale ombudsman aan de IND op 1 oktober 1998, deelde de IND verzoekers bij brief van 6 oktober 1998 mee dat na telefonische navraag bij de IND Landendesk Irak was gebleken dat het nader onderzoek nog niet was afgerond en dat, gelet op het grote aantal onderzoeken dat moest worden uitgevoerd, geen termijn kon worden genoemd waarbinnen dit onderzoek zou zijn afgerond. De IND zond de Nationale ombudsman alsmede de advocaat en de gemachtigde van verzoekers een afschrift van deze brief.
8. Bij brief van 29 december 1998 deelde de IND de gemachtigde van verzoekers mee dat het Ministerie van Buitenlandse Zaken had laten weten dat het ambtsbericht in deze zaak zou worden uitgebracht in januari 1999.
9. Op 12 januari 1999 zond de Minister van Buitenlandse Zaken het ambtsbericht naar de IND. Op 2 februari 1999 stelde de IND de gemachtigde hiervan telefonisch in kennis. Op 8 februari 1999 werd op de aanvragen beslist.
B. Standpunt verzoekers
Voor het standpunt van verzoekers wordt verwezen naar de klachtomschrijving onder klacht.
C. Standpunt Staatssecretaris van Justitie
In reactie op de klacht deelde de Staatssecretaris van Justitie het volgende mede:
"... (Verzoekers; N.o.) zijn op 25 september 1997 in de gelegenheid gesteld hun aanvragen in een nader gehoor toe te lichten, waarvan rapport opgemaakt. Bij bericht van 16 oktober 1997 zijn namens (verzoekers; N.o.) aanvullingen en correcties op het rapport van nader gehoor ingediend. Het dossier is vervolgens in januari 1998 op een beslismedewerker ingedeeld. Dat het dossier niet direct in oktober 1997 op een beslismedewerker is ingedeeld is met name te wijten aan de grote aantallen te behandelen zaken die zijn voortgekomen uit de verhoogde instroom van met name Irakese asielzoekers in het derde en vierde kwartaal van 1997. Op 9 (bedoeld is: 6; N.o.) januari 1998 heeft de beslismedewerker enkele vragen met betrekking tot de door (verzoeker; N.o.) afgelegde verklaringen voorgelegd aan LTi (Landendesk Irak; N.o.). Op dat moment resteerde er - gelet op de wettelijke beslistermijn - nog ruim een maand voor het doen van onderzoek en het nemen van een beslissing. Derhalve ben ik van mening dat het onderzoek niet onredelijk laat is opgestart. Hierbij is van belang dat voor een (dergelijk) onderzoek niet per definitie een lange behandelingsduur staat. Ik acht de klacht, voor zover deze zich richt tegen de datum waarop het onderzoek is opgestart, dan ook ongegrond.
Voor zover de klacht van (verzoekers; N.o.) zich richt tegen de lange duur van het onderzoek door Lti wil ik het volgende opmerken.
De vragen die in de zaak van (verzoekers; N.o.) zijn gesteld, zijn door Lti eind januari 1998 aan het ministerie van Buitenlandse Zaken (BuZa) doorgezonden voor onderzoek. Dit nadat Lti heeft geconcludeerd dat zij de vragen niet zelf kon beantwoorden. BuZa heeft de vragen op 13 maart 1998 naar de posten in Amman en Ankara gezonden voor onderzoek. De reden waarom de vragen naar twee verschillende posten zijn gestuurd, is dat de vragen die betrekking hebben op Noord-Irak - gelet op de contacten in de regio en de expertise aldaar - op de post in Ankara worden onderzocht en de vragen met betrekking tot Centraal-Irak - om dezelfde reden - naar Amman worden gezonden. Op 2 oktober 1998 zijn de onderzoeksresultaten vanuit de post in Amman naar BuZa gezonden en op 14 december 1998 zijn de onderzoeksresultaten uit Ankara gekomen. Eerst toen de resultaten van beide onderzoeken bij BuZa bekend waren, kon een individueel ambtsbericht worden opgesteld. Dit ambtsbericht is op 12 januari 1999 tenslotte in definitieve vorm uitgebracht. Op 1 februari 1999 is het ambtsbericht door de IND ontvangen, waarna op 8 februari 1999 een beslissing op voornoemde aanvragen is genomen.
(Verzoekers zijn via de gemachtigde van verzoekers; N.o.) bij brief van 3 juni 1998, 23 juni 1998, 7 juli 1998, 6 oktober 1998 en 29 december 1998 op de hoogte gebracht van de stand van zaken in hun procedure. (De gemachtigde van verzoekers; N.o.) is hieromtrent op 9 juni 1998, 3 december 1998 en 2 februari 1999 telefonisch geïnformeerd. Bij Lti is telefonisch op 8 juni 1998, 1 oktober 1998 en 3 december 1998 gerappelleerd in verband met voornoemd onderzoek.
De termijn die artikel 15e Vreemdelingenwet voor de afhandeling van een aanvraag om toelating geeft is, gelet op het vorenstaande, ruimschoots overschreden. De klacht, voor zover die zich richt tegen de lange duur van het onderzoek, acht ik dan ook gegrond.
Ik ben van mening dat, teneinde tot een zorgvuldige beslissing te komen, voornoemd onderzoek in de zaak van (verzoekers; N.o.) van belang was. (Verzoekers; N.o.) hadden echter direct van het onderzoek op de hoogte gebracht moeten worden en vervolgens van de voortgang ervan. Ik betreur dat dit eerst vanaf 3 juni 1998, en vrijwel steeds op instigatie van (verzoekers; N.o.) en (de gemachtigde van verzoekers; N.o.), daadwerkelijk is gebeurd..."
D. Reactie verzoekers
Verzoekers bleven bij hun standpunt.
Beoordeling
1. Verzoekers, Irakese asielzoekers, klagen erover dat de Immigratie- en Naturalisatiedienst van het Ministerie van Justitie (IND) pas op 8 februari 1999 heeft beslist op hun op 6 augustus 1997 ingediende aanvraag om toelating tot vluchteling en om een vergunning tot verblijf.
2. Ingevolge artikel 15e van de Vreemdelingenwet (zie achtergrond) dient een beschikking omtrent inwilliging van een aanvraag om toelating te worden gegeven binnen zes maanden na ontvangst van de aanvraag.
Asielzoekers die een verblijfsvergunning hebben aangevraagd, verkeren in onzekerheid over hun toekomst. Het is daarom voor hen van groot belang dat binnen de wettelijke termijn wordt beslist.
Indien niettemin niet binnen de wettelijke termijn wordt beslist, behoort de betrokkene hiervan voldoende tijdig in kennis te worden gesteld. In dit bericht dient de reden van de ontstane vertraging te worden vermeld en dient een nieuwe termijn te worden genoemd waarbinnen afhandeling naar verwachting zal plaatsvinden. Indien het noemen van zo een termijn niet mogelijk is, moet dit worden medegedeeld en uitgelegd. Vervolgens dient betrokkene met regelmaat schriftelijk op de hoogte te worden gesteld van de stand van zaken met betrekking tot de aanvraag. Zodra de termijn waarbinnen afhandeling naar verwachting zal plaatsvinden bekend is, moet betrokkene hiervan in kennis te worden gesteld.
Indien de afhandeling van een aanvraag afhankelijk is van de informatie van derden, moet bij deze derden regelmatig worden aangedrongen op spoedige informatieverstrekking en het noemen van een termijn waarbinnen de gevraagde informatie naar verwachting zal worden verstrekt.
3. Verzoekers dienden op 6 augustus 1997 bij de IND een aanvraag in om toelating tot vluchteling en om een vergunning tot verblijf. Op 8 februari 1999 werd op de aanvragen beslist. Hiermede is de wettelijke termijn waarbinnen op de aanvraag had moeten worden beslist, met een jaar en twee dagen overschreden.
4. De Staatssecretaris van Justitie voerde als reden voor de vertraging in de afhandeling van de aanvragen aan de grote aantallen te behandelen zaken ten gevolge van de verhoogde instroom van met name Irakese asielzoekers alsmede de lange behandelingsduur van het door de Minister van Buitenlandse Zaken ingestelde onderzoek.
De door de Staatssecretaris aangevoerde omstandigheden vormen een verklaring maar geen rechtvaardiging voor de lange behandelingsduur.
5. Daarbij dient nog het volgende te worden opgemerkt. Op 6 januari 1997 werd de landendesk Irak verzocht om een nader onderzoek in te stellen in verband met de door verzoekers afgelegde verklaringen. Volgens de Staatssecretaris was dit niet te laat omdat - gelet op de wettelijke beslistermijn - op dat moment nog ruim een maand voor het nemen van een beslissing resteerde en voor een dergelijk onderzoek niet per definitie een lange behandelingsduur staat. De Staatssecretaris kan in dit standpunt niet worden gevolgd. Ongeacht of de vraag welke termijn met zo een onderzoek is gemoeid, dient een aanvraag met voortvarendheid ter hand te worden genomen. Nu verzoekers bij brief van 16 oktober 1997 correcties en aanvullingen op het rapport van het nader gehoor hadden ingediend, had de Landendesk Irak spoedig daarna moeten worden verzocht om een nader onderzoek. Dat dit bijna drie maanden later gebeurde, is niet juist en getuigt van onvoldoende voortvarendheid bij de behandeling van de aanvragen.
6. Daar komt nog bij dat is nagelaten verzoekers tijdig in kennis te stellen van het feit dat niet binnen de wettelijke termijn kon worden beslist op de wijze zoals hiervoor onder 2. is aangegeven. Voorts is niet juist dat de IND verzoekers niet of in onvoldoende mate uit eigen beweging en met voldoende regelmaat in kennis heeft gesteld van de stand van zaken met betrekking tot hun aanvraag. Bovendien was de verstrekte informatie onvoldoende en werden toezeggingen niet nagekomen. Zo is verzoekers onvoldoende (tijdig) informatie verstrekt omtrent (de voortgang van) het door de Minister van Buitenlandse Zaken ingestelde onderzoek en zijn zij niet nader geïnformeerd omtrent het in de brief van 23 juni 1998 gestelde dat na ontvangst van de onderzoeksresultaten uit Ankara zou worden bezien of het noodzakelijk was ook de onderzoeksresultaten uit Amman af te wachten. Overigens is de in de brief van 23 juni 1998 verstrekte informatie, naar achteraf is gebleken, in zoverre niet juist geweest dat de onderzoeksresultaten vanuit de post Amman op 2 oktober 1998 naar het Ministerie van Buitenlandse Zaken zijn gezonden en de onderzoeksresultaten vanuit de post Ankara op 14 december 1998. Voorts is de toezegging in de brief van 7 juli 1998 dat verzoekers vóór 4 augustus 1998 nader bericht zouden ontvangen, niet nagekomen.
Tenslotte blijkt uit de reactie van de Staatssecretaris niet of en zo ja wanneer, bij de Minister van Buitenlandse Zaken is aangedrongen op een spoedige afronding van het onderzoek.
De onderzochte gedraging is niet behoorlijk.
Conclusie
De klacht over de onderzochte gedraging van de Immigratie- en Naturalisatiedienst van het Ministerie van Justitie (IND), die wordt aangemerkt als een gedraging van Minister van Justitie, is gegrond.
