Op 7 mei 1998 ontving de Nationale ombudsman een verzoekschrift van de heer G. te Utrecht, ingediend door het Buro voor Rechtshulp te Utrecht, met een klacht over een gedraging van de directeur van de Penitentiaire Inrichting 't Sticht te Utrecht. Nadat de gemachtigde van verzoeker het verzoekschrift nader had toegelicht, werd naar deze gedraging, die wordt aangemerkt als een gedraging van de Minister van Justitie, een onderzoek ingesteld. Op grond van de namens verzoeker verstrekte gegevens werd de klacht als volgt geformuleerd:Verzoeker klaagt erover dat de directeur van de Penitentiaire Inrichting 't Sticht zich bij zijn weigering om verzoekers aanvraag tot overplaatsing naar een (half) open inrichting in behandeling te nemen heeft gebaseerd op gegevens uit het Justitieel Documentatieregister die onjuist waren. Verzoeker stelt zich op het standpunt dat het risico van het niet bijgewerkt zijn van deze gegevens niet volledig op hem mag worden afgewenteld.
Onderzoek
In het kader van het onderzoek werd de Minister van Justitie verzocht op de klacht te reageren en een afschrift toe te sturen van de stukken die op de klacht betrekking hebben. Vervolgens werd verzoeker in de gelegenheid gesteld op de verstrekte inlichtingen te reageren. Daarbij werd tevens een aantal specifieke vragen gesteld. Het resultaat van het onderzoek werd als verslag van bevindingen gestuurd aan betrokkenen. De gemachtigde van verzoeker berichtte dat het verslag hem geen aanleiding gaf tot het maken van opmerkingen. De Minister van Justitie gaf binnen de gestelde termijn geen reactie.Bevindingen
De bevindingen van het onderzoek luiden als volgt:A. FEITEN1. Vanaf 9 augustus 1996 verbleef verzoeker in de Penitentiaire Inrichting 't Sticht te Utrecht. De einddatum van zijn detentie was bepaald op 22 mei 1998. In februari 1998 vond met verzoeker een zogenaamd selectie-gesprek plaats. Naar aanleiding van dit gesprek werd het advies uitgebracht verzoeker te plaatsen in een gevangenis met een regime van algehele gemeenschap.2. Verzoeker was het niet eens met dit advies. Hij wilde de laatste dagen van zijn detentie doorbrengen in een (half) open inrichting en diende daarom een aanvraag in voor faciliteiten in het kader van de zogenaamde detentiefasering. In een op 3 maart 1998 ondertekende verklaring gaf hij aan dat hij zich met het selectie-advies niet kon verenigen en vermeldde hij tevens dat hij graag naar een half open inrichting wilde "in verband met vrijer zitten en verlofmogelijkheden".3. De directeur van de Penitentiaire Inrichting 't Sticht nam de aanvraag van verzoeker niet in behandeling. De reden daarvan was dat er tegen verzoeker nog strafzaken liepen, zodat hij daarom al niet voor faciliteiten in het kader van de zogenaamde detentie-fasering in aanmerking kwam.4. Naar aanleiding van de weigering om de aanvraag in behandeling te nemen, diende de gemachtigde van verzoeker bij brief van 18 maart 1998 een klacht in bij de Minister van Justitie. Daarbij bracht hij onder meer het volgende naar voren:"Van de zijde van de inrichting heeft meneer te horen gekregen dat zijn aanvraag niet in behandeling kan worden genomen. Dit omdat hij niet zou voldoen aan de formele vereisten zoals die onder uw verantwoordelijkheid zijn opgesteld. Deze vereisten houden onder meer in dat er geen strafzaken mogen lopen. In de computer van uw Justiti le Documentatiedienst staan nog twee zaken geregistreerd waarvan de afloop bij de Dienst niet bekend is. Conform uw criteria worden deze twee zaken aangemerkt als openstaande, nog lopende strafzaken. Het gaat hier om de zaken met de parketnummers 0095008 – 94 009561 – 89 Ten aanzien van beide zaken kan worden opgemerkt dat uw centrale computer niet is bijgewerkt. De afloop ervan staat al lang vast. * De zaak uit '94 is ter zitting gevoegd bij een andere zaak (parketnummer 070223 – 96). Op 13 februari '97 is meneer voor de zaak van '94 vrijgesproken. Op dezelfde datum werd meneer voor de zaak van '96 veroordeeld tot 12 maanden gevangenisstraf enTBS. In het hoger beroep van deze zaak heeft het Hof Amsterdam op 16 januari '98 uitspraak gedaan. Het arrest van het Hof is op 30 januari '98 onherroepelijk geworden. Een en ander was volledig bekend binnen de inrichting. Naar aanleiding daarvan is de VI datum zoals gezegd bepaald op 22 mei aanstaande. * Omtrent de zaak uit '89 hebben wij op 23 februari jongstleden navraag gedaan bij het Openbaar Ministerie te Utrecht. De zaak bleek niet meer in de computer te traceren. Hij moet nog uit het archief komen. Dat is ook nu nog niet gerealiseerd. Het dossier is pas op zijn vroegst op 24 maart beschikbaar. Een en ander kan niet anders betekenen dan dat ook deze zaak inmiddels als afgedaan kan worden beschouwd. Het is immers niet aannemelijk dat het OM een zaak die nog loopt in het archief opbergt. In theorie is nog mogelijk dat er een hoger beroep of een cassatieprocedure loopt. Gezien het tijdsverloop sinds '89 is dat echter niet waarschijnlijk. Ook het ontbreken van een hoger beroep dan wel een cassatieberoepnummer in uw centrale computer wijst er op dat de zaak is afgedaan. Meneer vindt het niet terecht dat detentiefasering voor hem alleen al niet mogelijk is omdat de bovenstaande gegevens blijkbaar niet op de juiste wijze administratief werden verwerkt. Het risico hieromtrent kan toch in alle redelijkheid niet volledig bij hem worden neergelegd? Hem is niet duidelijk op welke rechtsgrond iets dergelijks zou kunnen worden gebaseerd. Op grond van het bovenstaande dient meneer bij deze een klacht bij u in. Hij verzoekt na te gaan hoe de betreffende omissies hebben kunnen ontstaan. Ook verzoekt hij u hem een tegemoetkoming te verlenen voor het gebeuren. Het is meneer bekend dat veel meer gedetineerden te maken krijgen met de niet bijgewerkte computer van de Justiti le Documentatiedienst. Zo kent hij een gedetineerde die tot zijn verrassing niet met verlof kon voordat hij kon verklaren waarom er nog twee zaken uit 1987 en 1988 als niet afgedaan stonden geregistreerd. Uiteindelijk kwam vast te staan wat meneer al lang wist: de zaken waren geseponeerd."5. Bij brief van 24 juni 1998 reageerde de Minister van Justitie onder meer als volgt:"Naar aanleiding van uw brief van 18 maart jl. heb ik inlichtingen ingewonnen bij het arrondissementsparket Utrecht, het ressortsparket Amsterdam (Openbaar Ministerie) en de directie van de Penitentiaire Inrichtingen Utrecht te Utrecht. Op basis van de aan mij verstrekte inlichtingen wil ik het volgende opmerken. Over de klacht die u namens (verzoeker; N.o.) heeft ingediend, waarbij u stelt dat hij niet in aanmerking is gekomen voor detentiefasering, omdat er nog twee strafzaken zouden openstaan. Naar aanleiding van deze klacht heb ik het parket Utrecht verzocht te bekijken of de zaak van 1989, bekend onder parketnummer 16/009561-89, nog openstaat. De zaak bleek inderdaad nog open te staan en naar aanleiding van mijn schrijven heeft het Openbaar Ministerie een kennisgeving niet verdere vervolging doen uitgaan, waarmee de zaak is dichtgeboekt. Tevens meldde het parket Utrecht mij dat de tweede openstaande zaak, bekend onder parketnummer 16/095008-94, gevoegd is bij de zaak van 16/070223-96 (de zitting van deze zaak was op 13 februari 1997). Tevens heb ik het Hof Amsterdam verzocht te bekijken of het parketnummer, bekend onder nummer 16/095008-94 in hoger beroep is behandeld bij het Hof Amsterdam. Uit de aan mij verstrekte inlichtingen blijkt dat het Gerechtshof op 30 januari 1998 arrest heeft gewezen. De zaak is bekend onder parketnummer 23/000658-97. Uit de inhoud van het verkorte arrest blijkt dat het arrest gewezen is op het hoger beroep ingesteld tegen het vonnis van de arrondissementsrechtbank te Utrecht van 27 februari 1997 in de strafzaken onder de parketnummers 16/070223-96 en 16/095008-94. De uitspraak is op 8 februari 1998 aan de Penitentiaire Inrichtingen Utrecht gezonden. Uit de aan mij verstrekte inlichtingen van de Penitentiaire Inrichtingen Utrecht blijkt het volgende. (Verzoeker; N.o.) verbleef van 9 augustus 1996 tot 15 april 1998 in de Penitentiaire Inrichtingen (Huis van Bewaring) te Utrecht. Op 15 april 1998 werd hij in De Stadspoort te Amsterdam geplaatst. Op 15 mei 1998 werd hij, na betaling van boetes, in vrijheid gesteld. Enkele dagen nadat het arrest van het Hof naar de inrichting gezonden was, heeft een selectiegesprek met (verzoeker; N.o.) plaatsgevonden. Uit de gespreksaantekeningen blijkt niet dat (verzoeker: N.o.) heeft aangegeven naar een half-open inrichting te willen gaan. In een eerder stadium had hij dit onderwerp wel enkele keren ter sprake gebracht, maar hier is door de inrichting steeds op geantwoord dat hij volgens de informatie die de inrichting officieel ter beschikking stond, daarvoor niet in aanmerking kwam omdat hij niet aan de objectieve criteria voldeed. De inrichtingsdirectie gaat uit van de informatie die hen ter beschikking staat van het Justitieel Documentatieregister. De informatie wordt door de inrichting opgevraagd wanneer de zitting van een gedetineerde bepaald is. Wanneer daaruit blijkt dat er nog openstaande zaken zijn, wordt een gedetineerde bij wijze van service ge nformeerd. Hij krijgt dan een briefje waarin ook het advies staat om dit verder door zijn advocaat of Bureau voor rechtshulp uit te laten zoeken. Immers het feit dat er nog openstaande zaken zijn, sluit de mogelijkheid uit om in aanmerking te komen voor detentiefasering (plaatsing in een half-open inrichting, inrichting en verlof). Eind augustus 1997 is door de inrichting een uittreksel van betrokkene bij de Centrale Justiti le Inlichtingendienst opgevraagd. Naar aanleiding van die informatie is betrokkene eind augustus-begin september 1997 meegedeeld dat hij nog openstaande zaken had. Hem is het advies gegeven zoals hierboven aangegeven. Hierna is van (verzoeker; N.o.), noch van welke instantie dan ook mondeling of schriftelijk over de kwestie van de openstaande zaken iets vernomen. Dit ondanks herhaald aandringen bij (verzoeker; N.o.) door de inrichting. De inrichting gaf daarbij aan dat, indien (verzoeker; N.o.) meende dat de informatie dat hij openstaande zaken had niet juist was, hij via het Buro voor Rechtshulp of via zijn advocaat een schriftelijke verklaring van de rechtbank of het Hof diende aan te leveren. Toen uiteindelijk vijf maanden later het arrest, bekend onder parketnummer 23-000658-97 onherroepelijk werd, is door de inrichting uitgegaan van de langs offici le weg eerder verstrekte informatie dat er nog openstaande zaken waren. Het selectieadvies is door (verzoeker; N.o.) op 3 maart 1998 gelezen en met hem doorgesproken. Als persoonlijke reactie heeft hij dezelfde dag schriftelijk aangegeven het niet eens te zijn met dit advies en naar een half-open inrichting te willen gaan. Deze reactie is bij het advies gevoegd dat nog dezelfde dag verstuurd is naar de voorzitter van de Selectie Advies Commissie. Nadat de Selectie Advies Commissie een beslissing had genomen, is door betrokkene geen beroep ex art. 123 Gevangenismaatregel ingesteld (zo blijkt uit de informatie van de Centrale Raad voor Strafrechtstoepassing). Indien er, nadat het eerdergenoemde arrest onherroepelijk was geworden, geen openstaande zaken meer waren geweest, zou de kans op plaatsing in een half-open inrichting overigens klein geweest zijn. Na het (zeer vlot) geschreven selectieadvies (2 maart 1998) en de daarop genomen beslissing van de Selectie Advies Commissie was er nog circa zes weken over (afgezien van boetes). Afhankelijk van de wachtlijst van een half-open inrichting zou het niet waarschijnlijk zijn geweest dat nog een plaatsing voor betrokkene gerealiseerd zou zijn. Een eventuele plaatsing zou dan kort geduurd hebben en waarschijnlijk zou betrokkene gezien zijn korte strafrestant geen regimair verlof hebben kunnen genieten. Samenvattend: (verzoeker; N.o.) is eind augustus-begin september gewezen op de openstaande zaken en hem is het advies gegeven een en ander uit te laten zoeken door zijn advocaat of het Buro voor Rechtshulp. De inrichting heeft noch van hem, noch van een andere instantie, ondanks herhaald aandringen, over de kwestie van de openstaande zaken iets vernomen. Bij het onherroepelijk worden van het arrest, bekend onder parketnummer 23/000658-97 is de inrichting uitgegaan van de langs offici le weg eerder verstrekte informatie dat er nog openstaande zaken waren. Uit de aan mij verstrekte informatie van het parket Utrecht blijkt dat de zaak uit 1989, bekend onder parketnummer; 16/009561-89, nog openstond. Naar aanleiding van mijn schrijven aan het parket Utrecht is de zaak dichtgeboekt en is op dat moment een kennisgeving niet verdere vervolging uitgegaan. Uit de aan mij verstrekte informatie van het ressortsparket Amsterdam blijkt dat de zaak bekend onder het parketnummer 16/095008-94, gevoegd is bij de zaak, bekend onder parketnummer 16/070223-96 (zitting 13 februari 1997). Tegen het vonnis is hoger beroep ingesteld, het arrest is gewezen op 30 januari 1998. Gelet op het bovenstaande wijs ik uw verzoek om betrokkene een tegemoetkoming te verlenen, af." 6. Omdat verzoeker het met deze reactie niet eens was, verzocht hij de Nationale ombudsman een onderzoek in te stellen.B. STANDPUNT VERZOEKERVoor het standpunt van verzoeker wordt verwezen naar de klachtformulering onderKlacht
en naar de onder A. weergegeven brief van de gemachtigde van verzoeker van 18 maart 1998.C. STANDPUNT MINISTER VAN JUSTITIE
De Minister van Justitie deelde in reactie op de klacht, voor zover van belang, het volgende mee:"Alvorens op de klachtformulering in te gaan, zullen de vragen (...) beantwoord worden. (...) Vraag 2. Wat is de reden dat de zaak, bekend onder parketnummer 16/009561-89 nog open stond? De mededeling in de brief van 24 juni jl. aan verzoekers intermediair dat de zaak met parketnummer 16/009561-89 nog openstond, is onjuist voor zover daarmee wordt gesuggereerd dat de zaak ook nog bij het parket zou openstaan. De zaak is in 1991 door het parket afgehandeld middels een sepot. Uit het bij het parket beschikbare dossier valt niet meer af te leiden of en zo ja, hoe deze beslissing destijds is doorgegeven aan de Centrale Justiti le Documentatie (CJD). Vast staat dat in de justiti le documentatie geen melding werd gemaakt van het sepot. Het parket Utrecht heeft op 13 mei jl. alsnog de CJD verzocht om de zaken met parketnummers 16/009561-89 (en 16/095008-94) dicht te boeken. Vraag 3. In uw brief aan verzoeker van 24 juni jl. schrijft u dat naar aanleiding van een schrijven van uw kant het Openbaar Ministerie in de onder 2. genoemde zaak een kennisgeving niet verdere vervolging heeft doen uitgaan. Had deze kennisgeving al niet veel eerder aan verzoeker dienen te worden gezonden en zo ja, wanneer? Antwoord: De mededeling in de brief van 24 juni jl. dat er een kennisgeving van niet verdere vervolging is uitgegaan, is onjuist. Het parket Utrecht heeft op 13 mei 1998 per vergissing aan de CJD doorgegeven dat deze kennisgeving was uitgegaan. Overigens is ook geen sepotbrief uitgegaan. Dit was indertijd ook niet gebruikelijk. In dit verband bericht ik u nog dat eerst sinds de tweede helft van 1993 in het Communicatiesysteem Openbaar Ministerie-Parket Administratiesysteem (COMPAS) een module operationeel is geworden voor het (automatisch) verzenden van sepotbrieven. (...) Vraag 4. Wat is de reden dat aan gedetineerden zelf wordt overgelaten uit te laten zoeken of de informatie in het Justitieel Documentatieregister met betrekking tot eventuele nog openstaande zaken juist is? Antwoord: Bij het bepalen of een gedetineerde nog openstaande zaken heeft, moeten penitentiaire inrichtingen onverkort af kunnen gaan op de offici le informatie zoals die door de CJD wordt aangeleverd. Indien een gedetineerde de officieel verstrekte informatie bestrijdt, is het aan hem als belanghebbende om aan te tonen dat deze informatie onjuist is. Overigens wordt de betrokken gedetineerde wel geholpen om daarbij de juiste wegen te bewandelen. Het Bureau Sociale Dienstverlening van de penitentiaire inrichting heeft hierbij een faciliterende rol. In het geval van (verzoeker; N.o.) heeft het Bureau Sociale Dienstverlening betrokkene vanaf eind augustus-begin september 1997 meerdere malen gewezen op het feit dat hij openstaande zaken had en hem het advies gegeven, indien hij dat zou bestrijden, een en ander uit te laten zoeken door het Bureau voor rechtshulp of zijn advocaat. Van (verzoeker; N.o.), noch van welke instantie dan ook is mondeling of schriftelijk over de kwestie van de openstaande zaken iets vernomen tot begin 1998. Ik verwijs naar mijn brief van 24 juni 1998 gericht aan (verzoekers gemachtigde; N.o.). Pas op 3 maart 1998 heeft (verzoeker; N.o.) aangegeven het niet eens te zijn met zijn selectieadvies. Op 18 maart 1998 heeft het Bureau voor Rechtshulp de Minister verzocht te reageren op de klacht over detentiefasering van (verzoeker; N.o.). Vraag 5. Ligt het naar uw mening niet meer voor de hand, gelet op de gevolgen die het niet juist zijn van de informatie in het Justitieel Documentatieregister voor gedetineerden met zich mee kan brengen, dat Justitie eerst zelf onderzoek doet naar de juistheid van deze gegevens en vervolgens de gedetineerde van de uitslag daarvan op de hoogte stelt? Antwoord: Onderzoek naar de juistheid van gegevens is alleen aangewezen op het moment dat er twijfel is over de kwaliteit van die gegevens. Hoewel in het verleden het incidenteel voorkwam dat er iets aan de gegevens mankeerde, was er onvoldoende reden om de gegevens standaard op hun juistheid te controleren. Zoals reeds aangegeven bij het antwoord op vraag 3 is sinds de tweede helft van 1993 in COMPAS een module operationeel geworden voor het (automatisch) verzenden van sepotbrieven. In de huidige situatie levert COMPAS de nu lopende gegevens elektronisch aan. Voordien zonden de arrondissementsparketten schriftelijke berichten. Dat is ook het geval wanneer zaken uit de tijd van voor de automatisering open blijven staan. In een administratief proces kunnen zich incidenteel vergissingen voordoen, zoals in het geval van (verzoeker; N.o.) Gezien de verbeteringen die inmiddels op het gebied van de automatisering zijn gerealiseerd, is er des te meer reden om aan te nemen dat penitentiaire inrichtingen kunnen afgaan op de offici le informatie die door het CJD wordt verstrekt. De klachtformulering (...) In mijn brief van 24 juni 1998 gericht aan (verzoekers gemachtigde; N.o.) heb ik vermeld dat enkele dagen na het arrest van het Hof, bekend onder parketnummer: 23/000658-97 en gewezen op 30 januari 1998, er een selectiegesprek met (verzoeker; N.o.) heeft plaatsgevonden. Uit de gespreksaantekeningen van de inrichting blijkt niet dat (verzoeker; N.o.) heeft aangegeven naar een half-open inrichting te willen gaan. In een eerder stadium had hij dit onderwerp wel enkele keren ter sprake gebracht, maar hier is door de inrichting steeds op geantwoord dat hij volgens de informatie die de inrichting ter beschikking stond, daarvoor niet in aanmerking kwam omdat hij niet aan de objectieve criteria voldeed. In mijn antwoord op vraag 4 heb ik erop gewezen dat (verzoeker; N.o.) vanaf eind augustus-begin september 1997 meerdere malen gewezen is op het feit dat hij openstaande zaken had en is hem het advies gegeven, indien hij dat zou bestrijden, een en ander uit te laten zoeken door het Bureau voor Rechtshulp of zijn advocaat. Mede gelet op hetgeen ik heb geantwoord op de vragen 2 t/m 5 is mijn conclusie dat hoewel genoemde brief van 24 juni 1998 enkele onjuistheden bevat, niet gesteld kan worden dat het risico dat gegevens uit het justitieel documentatiesysteem niet bijgewerkt zijn volledig op verzoeker is afgewenteld."D. REACTIE VERZOEKER1. Bij het verzoek om te reageren op het standpunt van de Minister van Justitie werden de gemachtigde van verzoeker tevens de volgende vragen voorgelegd:"1. Is het juist dat (verzoeker; N.o.) vanaf eind augustus/begin september 1997 verschillende malen is gewezen op het feit dat hij nog openstaande zaken had en dat hem in dat verband het advies is gegeven – indien hij dat zou bestrijden – een en ander uit te laten zoeken door een Bureau voor Rechtshulp dan wel een advocaat? Zo ja, waarom heeft hij destijds op dit punt geen actie ondernomen?2. Is de beslissing waarbij van de zijde van de inrichting aan (verzoeker; N.o.) faciliteiten in het kader van de zogenaamde detentiefasering zijn geweigerd op schrift gesteld? Zo ja, dan verzoek ik u mij een afschrift van die beslissing te doen toekomen.3. In uw brief aan de Minister van 18 maart 1998 stelt u dat (verzoeker; N.o.) zijn verzoek in februari 1998 heeft gedaan. Wanneer is dat precies geweest? Kunt u een en ander aantonen? In dit verband verzoek ik u tevens te reageren op de stelling van de Minister dat tot begin maart 1998 noch van verzoeker noch van welke instantie dan ook mondeling of schriftelijk iets vernomen is over de kwestie van de openstaande zaken en dat (verzoeker; N.o.) pas op 3 maart 1998 heeft aangegeven het niet eens te zijn met zijn selectie-advies.4. In uw brief van 18 maart 1998 aan de Minister stelt u voorts dat het risico van de niet juiste registratie van verzoekers gegevens in het Justitieel Documentatieregister niet volledig bij verzoeker mag worden neergelegd. Ik verzoek u een en ander nader toe te lichten, nu de Minister in zijn brief van 24 juni 1998 heeft aangegeven dat, indien er na het onherroepelijk worden van het arrest van 30 januari 1998 geen openstaande zaken meer zouden zijn geweest, de kans op plaatsing in een half-open inrichting overigens klein was geweest. Nu verzoeker op 15 mei 1998 in vrijheid is gesteld, zou een eventuele plaatsing nog maar kort geduurd hebben en zou betrokkene, gezien zijn korte strafrestant, waarschijnlijk geen regimair verlof hebben kunnen genieten, aldus de Minister in zijn reactie."2. In reactie op het standpunt van de Minister en in antwoord op de gestelde vragen deelde gemachtigde van verzoeker het volgende mee:"...Vraag 1 * In de genoemde periode hebben mijn collega en ik (verzoeker; N.o.) geregeld gesproken op ons wekelijks spreekuur. Daarbij heeft hij nimmer gesproken over openstaande (straf)zaken * Wel heeft hij aandacht gevraagd voor een aantal verkeersboetezaken, die nog bij het CJIB openstonden. Daarbij bleek ons dat hij erg veel belang hechtte aan het goed en snel afhandelen van deze zaken. * Op grond hiervan ga ik er van uit dat meneer ons over de open strafzaken zou hebben aangeschoten als hij er kennis van had gehad. Dat is niet gebeurd. Ik neem op grond hiervan aan (dat; N.o.) hij een dergelijke kennis niet heeft gehad. * Van mijn kant kan ik uiteraard niet beoordelen hetgeen volgens de minister door de inrichting aan meneer is meegedeeld. Daarbij was ik niet aanwezig. Ik kan alleen maar zeggen dat meneer nimmer met mijn collega of mij over dergelijke mededelingen heeft gerept. * Wel ligt het om een andere reden niet voor de hand dat meneer al eind augustus/begin september '97 zou hebben geweten dat er nog strafzaken open stonden. * Normaliter komen dergelijke zaken pas boven water zodra detentiefasering mogelijk wordt. Detentiefasering is pas aan de orde als er een onherroepelijk vonnis ligt. Als met andere woorden de einddatum van de detentie kan worden bepaald. * Vanaf dat moment immers kan de inrichting pas nagaan of zaken als verlof en plaatsing in een andere inrichting (met een lichter regiem) mogelijk is. * Het arrest in de zaak van (verzoeker; N.o.) werd pas 30 januari '98 onherroepelijk. Pas toen kwam detentiefasering aan de orde. Het ligt dan ook voor de hand dat pas toen de open zaken van meneer in de computer van Justitie werden aangetroffen. Vraag 2 * Meneer heeft mij geen offici le beslissing gegeven. Hij heeft mij mondeling meegedeeld dat er nog zaken openstonden. * Het is overigens binnen de inrichting wel gebruik om gedetineerden een overzicht op schrift te geven van openstaande zaken als detentiefasering aan de orde is. Dit overzicht is vermeld op een standaard brief. Daarin staat kort gezegd dat detentiefasering pas kan als duidelijk is dat de open zaken de einddatum van de detentie niet kunnen be nvloeden. * In casu is waarschijnlijk dat meneer ook zo'n (standaard) brief heeft gehad. Waarschijnlijk had hij hem op zijn cel laten liggen toen hij ons spreekuur bezocht. Vraag 3 * Meneer heeft kort na 30 januari '98 bij de inrichting gevraagd om verlof en overplaatsing. Hij wist dat een eerder verzoek zinloos was. Van dit verzoek kan ik u geen schriftelijk bewijzen overleggen. * Uit mijn dossier blijkt verder dat ik omtrent de (twee) open zaken met het parket Utrecht heb gebeld op 23/2, 16/3, 23/3, 6/4. Het betrof hier gesprekken met S., dan wel diens vervang(st)er. Vraag 4 * Een gedetineerde begaat zijn strafbare feiten doorgaans in eigen persoon. In die zin is hij of zij inderdaad volstrekt zelf verantwoordelijk als zo'n feit leidt tot een "zaak". Uiteraard blijft zo'n zaak "open" totdat hij onherroepelijk is ge indigd. * Tot dat moment kan de gedetineerde niemand anders verantwoordelijk houden voor het feit dat een zaak nog open staat. Dat wordt echter anders als zo'n zaak ten onrechte open blijkt te staan. * Waarom is een gedetineerde daarvoor verantwoordelijk als de zaak de jure en de facto is ge indigd? Hijzelf heeft aan een administratieve verwerking part noch deel. * De verantwoordelijkheid voor een incorrecte administratieve verwerking kan alleen maar worden gelegd binnen het administratieve apparaat zelf. Daar is deze immers ontstaan. Daar ook had de fout op de een of andere wijze kunnen worden voorkomen. De gedetineerde zelf heeft daar(op; N.o.) geen enkele invloed. * Ten aanzien van onze cli nt geeft de minister toe dat er een incidentele vergissing aan de orde is (...). Vergissen is naar zijn aard menselijk. Even menselijk is het echter om de verantwoordelijkheid daarvoor te leggen bij de meest gerede persoon of instantie. Dat kan alleen maar het justiti le apparaat zelf zijn. * De minister spreekt in dit verband van incidentele vergissingen. Het is onduidelijk waarop hij dat baseert. Uit eigen ervaring weten wij dat gedetineerden regelmatig klagen over zaken die volgens de computer nog zouden openstaan, terwijl dat in feite al lang niet meer zo is. * De minister kan hooguit volhouden dat er vanaf het moment van automatische verwerkingen van vergissingen geen sprake meer kan zijn. De praktijk heeft in ieder geval laten zien dat zaken van v r die periode wel degelijk vatbaar zijn voor miscommunicatie. * Wellicht kunt u op grond hiervan de minister er toe bewegen om zaken van v r de geautomatiseerde verwerking te laten natrekken door de inrichtingen. * De minister is verder van mening dat meneer toch niet in aanmerking zou komen voor verlof dan wel een lichter regiem. De kwestie van de open zaken is daardoor volgens hem niet relevant. * Meneer is het hier niet mee eens. De kwestie rond de open zaken is op zichzelf al ergerlijk genoeg. De onzorgvuldige opstelling van justitie is voor hem op zich al klachtwaardig. Ook voor het geval detentiefasering om andere redenen niet mogelijk zou zijn geweest. * Voor het overige blijft het allemaal nakaarten. De minister kan op dit moment vrij gemakkelijk aangeven dat detentiefasering niet mogelijk was geweest. Het blijft echter allemaal speculeren. Er zijn immers geen concrete beslissingen mogelijk geweest vanwege de open zaken kwestie. * Denkbaar is dat er w l beslissingen waren genomen. Als die negatief voor meneer zouden zijn dan zou hij ze nog langs de ge igende kanalen kunnen aanvechten. Dergelijke (rechts)gangen zijn hem nu allemaal onthouden vanwege een (in de woorden van minister) incidentele vergissing. * In deze klacht staat echter centraal het gegeven dat meneer vanwege vermeend openstaande zaken onbehoorlijk is behandeld. De minister erkent dat er ten aanzien van meneer een vergissing is begaan. Dat is een sterke aanwijzing richting onbehoorlijkheid. * Deze wordt niet ontkracht door het feit dat meneer in een later stadium alsnog tegen een afwijzing op inhoudelijke gronden was aangelopen. Dat (speculatieve) gegeven doet niets toe of af aan de eerder ontstane onzorgvuldigheid..."E. NADERE INFORMATIE MINISTERIE VAN JUSTITIE1. In een nadere toelichting op de reactie van de Minister van Justitie deelde het Ministerie nog mee dat eind augustus/begin september 1997 de Centrale Justiti le Documentatie de gegevens met betrekking tot de openstaande zaken van verzoeker aan de penitentiaire inrichting in Utrecht had verstrekt. De penitentiaire inrichting had vervolgens op haar beurt aan verzoeker een document uitgereikt waarop de nog openstaande zaken waren vermeld. Het Ministerie kon daarvan geen kopie overleggen. Het Ministerie deelde in dit verband mee dat niet wordt bijgehouden of en wanneer dit document was uitgereikt. Het wees er echter op dat regel is dat gedetineerden op deze wijze worden ge nformeerd over eventuele openstaande zaken en dat er daarom van uit kan worden gegaan dat ook in dit geval aan verzoeker een dergelijke document was uitgereikt. Verder bevestigde het Ministerie – daarnaar gevraagd – dat ook de zaak met parketnummer 16/095008-94 ten tijde van verzoekers aanvraag om overplaatsing naar een (half) open inrichting nog niet was dicht geboekt en dat daartoe pas op 13 mei 1998 opdracht was gegeven. De reden hiervan kon niet worden opgehelderd.2. Tevens zond het Ministerie op verzoek nog een voorbeeld van het document dat wordt gebruikt om gedetineerden te informeren over openstaande zaken. De inhoud daarvan luidt als volgt:"...Volgens het Centraal Documentatie Register heeft u nog openstaande zaken. Openstaande zaken sluit de mogelijkheid om in aanmerking te komen voor detentiefasering als A.V.G, plaatsing naar een H.O.I/P.O.I. uit. Wilt u voor de hierboven genoemde faciliteiten alsnog in aanmerking kunnen komen, dan adviseert BSD (Bureau Sociale Dienstverlening; N.o.) u om via uw advokaat of bureau voor Rechtshulp te informeren wanneer deze zaken behandeld zullen worden. Hierbij is het voor u van belang te weten of dit voor of na uw nu bekende ontslagdatum zal plaatsvinden. Het B.S.D. moet hiervan een schriftelijke bevestiging ontvangen van de rechtbank of het gerechtshof Parketnummer Rechtbank feit Medewerkers Bureau Sociale Dienstverlening..."F. POGING TOT HET VERKRIJGEN VAN NADERE INFORMATIE VAN VERZOEKERIn het kader van het onderzoek heeft een medewerker van het Bureau Nationale ombudsman geprobeerd contact te leggen met verzoeker teneinde meer duidelijkheid te verkrijgen over de vraag of en zo ja, wanneer het hiervoor onder D.2 weergegeven document met de gegevens over de nog openstaande zaken aan hem is uitgereikt. Op het telefoonnummer dat de gemachtigde van verzoeker had verstrekt was verzoeker echter niet bekend. Daarnaar gevraagd deelde de gemachtigde van verzoeker mee dat hij niet over andere telefoonnummers dan wel nadere gegevens beschikte waar verzoeker mogelijkerwijs bereikbaar was. Hij gaf daarbij nog aan dat hij al langere tijd niets meer van verzoeker vernomen had.
