Op 1 juli 1999 ontving de Nationale ombudsman een verzoekschrift van de heer M. te Arnhem, ingediend door de heer mr. B.W.M. Toemen, advocaat te Boxtel, met een klacht over een gedraging van de Immigratie- en Naturalisatiedienst van het Ministerie van Justitie.
Naar deze gedraging, die wordt aangemerkt als een gedraging van de Minister van Justitie, werd een onderzoek ingesteld.
Op grond van de namens verzoeker verstrekte gegevens werd de klacht als volgt geformuleerd:
Verzoeker klaagt over de duur en de wijze van behandeling van zijn asielverzoek van 29 oktober 1997 door de Immigratie- en Naturalisatiedienst van het Ministerie van Justitie (IND).
Achtergrond
Vreemdelingenwet (Wet van 13 januari 1965, Stb. 40)
Artikel 15e, eerste lid:
“Een beschikking omtrent de inwilliging van een aanvraag om toelating dient te worden gegeven binnen de bij of krachtens deze wet bepaalde termijn, of bij het ontbreken van zulk een termijn binnen zes maanden na ontvangst van de aanvraag”
Onderzoek
In het kader van het onderzoek werd de Staatssecretaris van Justitie verzocht op de klacht te reageren en een afschrift toe te sturen van de stukken die op de klacht betrekking hebben.
Daarbij werd de Staatssecretaris een aantal specifieke vragen gesteld.
Vervolgens werd verzoeker in de gelegenheid gesteld op de verstrekte inlichtingen te reageren.
Het resultaat van het onderzoek werd als verslag van bevindingen gestuurd aan betrokkenen. Noch de Staatssecretaris noch verzoeker gaf binnen de gestelde termijn een reactie.
Bevindingen
De bevindingen van het onderzoek luiden als volgt:
A. feiten
1. Verzoeker is afkomstig uit Irak. Hij diende op 29 oktober 1997 een aanvraag in om toelating als vluchteling, alsmede een aanvraag om een vergunning tot verblijf.
2. In het kader van de behandeling van verzoekers asielaanvraag vond op 6 april 1998 een nader gehoor plaats. Op 30 juli 1998 stuurde verzoeker correcties en aanvullingen op het verslag van het nader gehoor naar de IND.
3. Namens de Staatssecretaris van Justitie liet het hoofd van de IND bij brief van 14 september 1998 aan verzoeker weten dat nog niet op zijn asielverzoek kon worden beslist. Onder meer deelde hij in dit tussenbericht het volgende mee:
"Ik ben van mening dat een verantwoorde beslissing op uw aanvragen niet mogelijk is zonder nader onderzoek, waarbij de mogelijkheid bestaat dat u wordt verzocht om nadere bijzonderheden te verstrekken. Nu de hiervoor bedoelde procedure tijd vergt is er vertraging opgetreden in de behandeling van de aanvragen. Ik meen echter zorgvuldig te handelen door nadere rapportage af te wachten alvorens een beslissing te nemen. Na ontvangst van de resultaten van het onderzoek zal ik zo spoedig mogelijk een beslissing nemen. Dit laat onverlet dat ik mij kan voorstellen dat u van oordeel bent dat uw geduld danig op de proef wordt gesteld.
Omdat ik mij kan voorstellen dat het uitblijven van een beslissing, waarvan ik de redenen hierboven heb aangegeven, bij u gevoelens van onrust kan opwekken, heb ik mij voorgenomen om u in ieder geval over drie maanden opnieuw over de stand van zaken te informeren. Uiteraard blijf ik streven naar een afdoening van uw aanvraag binnen deze tijd."
4. Op 10 december 1998 deelde het hoofd van de IND het volgende mee aan verzoeker:
"...In een eerdere brief berichtte ik u omtrent de stand van zaken met betrekking tot de beslissing in het kader van uw aanvraag om toelating als vluchteling. Hierbij deelde ik u mee dat ik in afwachting was van de resultaten van nader onderzoek. Ik heb u daarbij toegezegd dat ik u binnen drie maanden na deze brief opnieuw zou informeren over de stand van zaken, indien u nog geen beslissing op uw asielaanvraag zou hebben gekregen.
Inmiddels is de gevraagde informatie bij mij binnengekomen. Als ik de verkregen informatie wil betrekken bij de besluitvorming, zal ik deze eerst nog voorleggen aan uw rechtshulpverlener, die - na overleg met u - de gelegenheid krijgt om te reageren op de uitkomsten van het onderzoek. Nadat dit is gebeurd, of als van deze gelegenheid geen gebruik wordt gemaakt, zal ik een beslissing nemen op de aanvraag.
Mocht er onverhoopt binnen drie maanden na heden nog geen beslissing zijn genomen, dan zal ik u opnieuw over de stand van zaken informeren..."
5. Het hoofd van de IND stuurde op 25 maart 1999 een brief met de volgende inhoud naar verzoeker:
"... In een eerdere brief berichtte ik u omtrent de stand van zaken met betrekking tot de beslissing in het kader van uw aanvraag om toelating als vluchteling. Ik heb u daarbij toegezegd dat ik u binnen drie maanden na deze brief opnieuw zou informeren over de stand van zaken, indien u nog geen beslissing op uw asielaanvraag zou hebben gekregen.
Tot mijn spijt moet ik u berichten dat ik nog niet in staat ben geweest om een beslissing te nemen op uw aanvraag, waarvoor ik u mijn excuses aanbied. Een en ander hangt samen met de problematiek, die ik in mijn eerdere brief heb genoemd. Er wordt alles in het werk gesteld om aan deze onbevredigende situatie een einde te maken. Mocht dit binnen drie maanden na heden nog niet het geval zijn geweest, dan zal ik u opnieuw over de stand van zaken informeren..."
6. Bij beschikking van 21 juli 1999 wees de Staatssecretaris van Justitie zowel verzoekers asielaanvraag als zijn aanvraag om een vergunning tot verblijf af.
B. Standpunt verzoeker
1. Verzoekers standpunt is weergegeven onder klacht.
In zijn verzoekschrift van 30 juni 1999 lichtte verzoekers advocaat de klacht als volgt toe:
"...Op 29 juni 1999 bel ik met de infolijn van de IND met de vraag of er nu eindelijk eens beslist kan worden. Dezelfde dag belt de IND mij met de mededeling dat er het een en ander is misgegaan.
De informatie die gevraagd is, is nooit opgestuurd. Sterker nog, de Landendesk (een onderdeel van de IND dat onder meer specifieke landeninformatie ten behoeve van individuele zaken verstrekt aan de IND-medewerkers die zich bezighouden met de behandeling van individuele zaken; N.o.) die de IND van de informatie moest voorzien heeft de zaak onmiddellijk teruggestuurd naar de IND met de mededeling dat dit een zaak was voor Bureau Documenten. Vanaf dit moment heeft de zaak stilgelegen. Op 29 juni 1999 is er opnieuw een onderzoek opgestart door de IND bij de Landendesk. Uit eigen informatie weet ik, en de ambtenaar waarmee ik heb gesproken kon dit ook bevestigen, dat dit minimaal 6 maanden gaat duren.
Als de informatie binnen is zijn er dus meer dan twee jaar verstreken voor een eerste beslissing.
Naar mijn mening getuigt de handelwijze van de IND van grove nalatigheid. Signalen van de Landendesk zijn niet correct opgepakt, waardoor het dossier op een verkeerde voorraad is komen te liggen. Vervolgens is er niemand meer die zich verantwoordelijk voelt voor het dossier, waardoor het dossier "tot in eeuwigheid" op een plank had kunnen blijven liggen, indien er niet naar geïnformeerd werd. De IND stuurt nog wel een aantal brieven (de onder A.3., 4., en 5. bedoelde tussenberichten; N.o.), maar deze blijken achteraf zonder enig inzicht in het dossier geschreven te zijn..."
2. Nadat verzoeker de beschikking op zijn asielaanvraag had ontvangen, wees zijn advocaat er nog op dat voor de informatie waarnaar in de beschikking werd verwezen geen onderzoek door de Landendesk had behoeven plaats te vinden.
C. Standpunt Staatssecretaris
1. In het kader van het onderzoek van de Nationale ombudsman deelde de Staatssecretaris van Justitie het volgende mee over het onderzoek dat binnen de IND naar aanleiding van verzoekers asielaanvraag was ingesteld:
“…Na bestudering van het dossier is gebleken dat er op 26 mei 1998 aan de Landendesk Irak is gevraagd om een onderzoek te doen. Op 17 juni 1998 heeft de Landendesk Irak op deze vraag geantwoord dat niet zij, maar het Bureau Documenten te Zwolle dit onderzoek dient uit te voeren.
Naar aanleiding van bovengenoemde brief is op 30 juni 1998 een fax naar de Landendesk Irak gestuurd, waarin is verzocht om naar aanleiding van betrokkenes verklaringen alsnog een onderzoek in te stellen. Van deze fax bevindt zich een verzendbevestiging in het dossier…”
2. Over de inhoud van het tussenbericht van 10 december 1998 (zie onder A.4.) merkte de Staatssecretaris het volgende op:
“...Het feit dat de brief d.d. 10 december 1998, gericht aan betrokkene, onjuiste informatie bevat over de toenmalige stand van zaken in de procedure van betrokkene en de voorgenomen vervolgstappen is het gevolg van een onjuiste beoordeling van de medewerker die bovengenoemde brief heeft opgesteld. Dit is vervolgens ontsnapt aan de aandacht van de medewerker die deze brief heeft ondertekend…”
3. In antwoord op de vraag van de Nationale ombudsman naar de wijze waarop voortgangscontrole plaatsvindt indien informatie is gevraagd aan bijvoorbeeld de Landendesk of het Bureau Documenten, deelde de Staatssecretaris het volgende mee:
“…Wanneer er een onderzoek wordt opgestart bij een van de bovengenoemde instanties, wordt de voortgang van deze onderzoeken gecontroleerd middels een rappelsysteem. In beginsel wordt op een termijn van drie maanden nadat een onderzoek is opgestart, bij de instantie die het onderzoek uitvoert, gerappelleerd middels het opnemen van telefonisch contact, of het sturen van een rappellijst met de vraag of de betreffende instantie voor de daarop voorkomende dossiers wil meedelen wat de stand van zaken is…”
4. Over de zaak van verzoeker merkte de Staatssecretaris in dit verband het volgende op:
“…In het onderhavige dossier is gebleken dat eerst op 24 maart 1999 bij de Landendesk Irak is gerappelleerd. Op 8 april 1999 heeft de Landendesk Irak hierop geantwoord dat er bij de Landendesk Irak geen onderzoek liep met betrekking tot (verzoeker; N.o.).
Niet meer te achterhalen valt waarom er in deze zaak eerst 9 maanden nadat het onderzoek opgestart zou moeten zijn, bij de Landendesk Irak is gerappelleerd, een gang van zaken die ik betreur…”
5. De Staatssecretaris merkte ten slotte het volgende op over de gegrondheid van verzoekers klacht:
“…Naar aanleiding van het bovenstaande wordt de klacht gegrond geacht voor zover deze betrekking heeft op de lange behandelingsduur van zijn aanvragen van 29 oktober 1997. (…)
Hoewel betrokkene gedurende de tijd dat ik in de veronderstelling verkeerde dat er onderzoek werd gedaan door de Landendesk Irak, op 14 september 1998, 10 december 1998, 25 maart 1999 door mij is geïnformeerd over de stand van zaken met betrekking tot zijn aanvragen om toelating als vluchteling en om een vergunning tot verblijf, acht ik de klacht voor wat betreft de wijze van behandeling eveneens gegrond. Dit gelet op de onjuiste informatie die in de brief van 10 december 1998 aan betrokkene is verstrekt…”
D. Reactie verzoeker
In reactie op het standpunt van de Staatssecretaris deelde verzoekers advocaat het volgende mee:
"...Cliënt (verzoeker; N.o.) is verheugd over het feit dat de Staatssecretaris van Justitie erkent dat er fouten zijn gemaakt in de procedure en dat het een en ander op een zorgvuldigere manier behandeld had kunnen worden. Cliënt betreurt het daarom ook dat de informatie die uiteindelijk is gebruikt voor de afwijzing, informatie betreft die al geruime tijd in EDS, het documentatiesysteem van de IND, bekend is. Zodoende is voor cliënt niet duidelijk waarom hij zo lang op een beslissing heeft moeten wachten die uiteindelijk wordt afgedaan met informatie waar in ieder geval achteraf gezien, geen onderzoek voor nodig was..."
Beoordeling
I. Ten aanzien van de behandelingsduur van verzoekers asielverzoek
1. Verzoeker heeft in de eerste plaats geklaagd over de behandelingsduur van zijn asielverzoek van 29 oktober 1997. Op de dag dat verzoeker zich met zijn verzoekschrift tot de Nationale ombudsman richtte, 30 juni 1999, had de Staatssecretaris van Justitie nog niet op zijn asielverzoek beslist. Dit gebeurde drie weken later, op 21 juli 1999.
2. Op grond van artikel 15e, eerste lid, van de Vreemdelingenwet had binnen zes maanden op verzoekers asielverzoek van 29 oktober 1997 beslist moeten worden. Deze termijn is met ruim veertien maanden overschreden.
3. Alhoewel uit het onderzoek van de Nationale ombudsman niet geheel duidelijk is geworden wat er precies is gebeurd, is in ieder geval gebleken dat de vertraging in de afhandeling van verzoekers asielaanvraag voor een deel is veroorzaakt door een misverstand tussen de behandelend medewerker van de IND en de Landendesk Irak van de IND. De behandelend medewerker heeft gedurende lange tijd in de veronderstelling verkeerd dat de Landendesk bezig was met een onderzoek met betrekking tot verzoekers asielaanvraag, terwijl van een dergelijk onderzoek geen sprake was. Gedurende deze tijd heeft de behandeling van verzoekers aanvraag dan ook onnodig stilgelegen.
4. Voorts is in dit geval niet gebleken van externe factoren die tot een vertraging in de procedure hebben geleid. De overschrijding van de wettelijke beslistermijn is daarom geheel aan de IND toe te rekenen.
Op dit klachtonderdeel is de onderzochte gedraging niet behoorlijk.
II. Ten aanzien van de behandelingswijze
1. Verzoeker heeft in de tweede plaats geklaagd over de wijze waarop de IND zijn asielaanvraag heeft behandeld. In dat verband wees zijn advocaat erop dat verzoekers dossier bij de IND "tot in eeuwigheid" op een plank had kunnen blijven liggen, indien hij niet bij de IND had geïnformeerd naar de stand van zaken. Toen hij op 29 juni 1999 belde, bleek dat ten gevolge van het hiervoor onder I.3. bedoelde misverstand al maandenlang niets aan verzoekers zaak was gedaan.
2. In het kader van het onderzoek van de Nationale ombudsman deelde de Staatssecretaris mee dat hij op dit onderdeel de klacht gegrond achtte omdat verzoeker in het tussenbericht van 10 december 1998 onjuiste informatie was verstrekt. Ten onrechte was verzoeker in dit tussenbericht namelijk meegedeeld dat de informatie die de IND had gevraagd met het oog op de beoordeling van verzoekers asielaanvraag inmiddels was ontvangen.
3. Zowel uit het langdurig laten stilliggen van de behandeling van verzoekers asielaanvraag als uit het verstrekken van onjuiste informatie in het tussenbericht van 10 december 1998 blijkt dat het bij de behandeling van deze asielaanvraag aan de vereiste zorgvuldigheid heeft ontbroken.
In dat verband kan er nog op worden gewezen dat het bedoelde misverstand hoogstwaarschijnlijk veel eerder aan het licht zou zijn gekomen indien de behandelend ambtenaar van de IND tijdig had gerappelleerd bij de Landendesk Irak. Ook uit het niet tijdig rappelleren blijkt dat verzoekers asielaanvraag onvoldoende zorgvuldig is behandeld.
De onderzochte gedraging is ook op dit onderdeel niet behoorlijk.
Conclusie
De klacht over de onderzochte gedraging van de Immigratie- en Naturalisatiedienst van het Ministerie van Justitie, die wordt aangemerkt als een gedraging van de Minister van Justitie, is gegrond.
