2001/208

Verzoeker klaagt over de handelwijze van het Ministerie van Defensie en het Kapittel der Militaire Willems-Orde naar aanleiding van zijn verzoek van 1 september 1999 aan het Kapittel, waarin hij verzocht om toezending van stukken met betrekking tot de verlening van de Militaire Willems-Orde aan een met naam genoemde luitenant kolonel buiten dienst.

Verzoeker klaagt er met name over dat het Kapittel:

- zijn brief van 1 september 1999 niet heeft doorgezonden aan de Minister van Defensie, hoewel het Kapittel hem had laten weten dat te hebben gedaan, omdat niet het Kapittel maar de Minister de brief diende te beantwoorden;

- zijn herhaald verzoek van 21 maart 2000 pas op 11 mei 2000 aan de Minister van Defensie heeft doorgezonden;

- onvoldoende is ingegaan op zijn via de Nationale ombudsman op 10 juli 2000 doorgezonden klacht dat zijn brief van 1 september 1999 niet was doorgezonden.

Verder klaagt verzoeker erover dat het Ministerie van Defensie:

- zijn brieven van 7 oktober 1999, 12 november 1999 en 3 januari 2000 niet heeft beantwoord;

- niet heeft gereageerd op zijn door de Nationale ombudsman op 10 juli 2000 doorgezonden klacht;

- zijn brief van 30 mei 2000 pas op 19 juli 2000 heeft beantwoord;

- de toezegging in de brief van 19 juli 2000 niet is nagekomen om binnen zes weken te beslissen op het herhaalde verzoek dat op 11 mei 2000 was doorgezonden;

- in een brief van 7 september 2000 niet heeft aangegeven binnen welke termijn op het herhaalde verzoek zou worden beslist;

Voorts klaagt verzoeker erover dat een met naam genoemde ambtenaar van het Ministerie van Defensie:

- de op 2 december 1999 telefonische gedane toezegging om vóór 1 januari 2000 alsnog te berichten over het verzoek van 1 september 1999, niet is nagekomen;

- hem niet heeft teruggebeld, ondanks een toezegging van een andere medewerker van het Ministerie op 28 januari 2000.

Beoordeling

A. MET BETREKKING TOT HET KAPITTEL DER MILITAIRE WILLEMS-ORDE

1. Ten aanzien van het niet doorzenden van verzoekers brief van 1 september 1999

1.1. Verzoeker heeft er in de eerste plaats over geklaagd dat het Kapittel der Militaire Willems-Orde zijn brief van 1 september 1999 niet heeft doorgezonden aan de Minister van Defensie.

1.2. Verzoeker heeft het boek "Naar eer en geweten" van de luitenant kolonel buiten dienst, de heer S., gelezen. Naar aanleiding daarvan wilde hij stukken inzien die betrekking hebben op de feiten en omstandigheden die hebben geleid tot het verlenen van de Militaire Willems-Orde aan S. Verzoeker wenste dit onder andere naar aanleiding van de melding in dit boek van de liquidatie van een Koreaanse gevangene tijdens de tweede politionele actie in Indonesië in 1949 door een Nederlandse sergeant, in het bijzijn van S., en de liquidatie van 22 Indonesische militairen, eveneens in 1949, waarbij S. was betrokken. In een krantenknipsel is vermeld dat de liquidatie van deze militairen volgens S. noodzakelijk was geweest terwille van de militaire operatie, omdat hij deze gevangenen niet had kunnen meenemen. Volgens verzoeker is hier sprake van oorlogsmisdaden.

1.3. In zijn brief van 1 september 1999 verzocht verzoeker het Kapittel der Militaire Willems-Orde, om een aantal schriftelijke stukken, onder meer uit 1950, betrekking hebbend op (de motivering van) de verlening van deze onderscheiding aan S., aan hem toe te sturen, dan wel om hem toestemming te verlenen om deze stukken in te zien. Verzoeker maakte in deze brief wel melding van het boek van S., maar deelde niet mee wat de achterliggende reden was van zijn verzoek. Hij had naar zijn zeggen deze reden in augustus 1999 telefonisch aan het Kapittel meegedeeld.

1.4. Op 16 september 1999 berichtte het Kapittel aan verzoeker dat zijn brief van 1 september 1999 was doorgezonden aan de Minister van Defensie, omdat niet het Kapittel maar de Minister op het verzoek van 1 september 1999 diende te beslissen.

1.5. Ingevolge artikel 2:3, eerste lid van de Algemene wet bestuursrecht (Awb; zie Achtergrond, onder 2.) diende het Kapittel verzoekers brief onverwijld door te zenden. Het Kapittel heeft betwist dat het verzoekers brief van 1 september 1999 niet heeft doorgezonden aan de Minister van Defensie. Het Kapittel heeft laten weten dat het in die periode niet beschikte over een geautomatiseerd postregistratiesysteem, en heeft verwezen naar een handgeschreven postboek, waarin de post werd genummerd. Als inkomende post was hierin verzoekers brief van 1 september 1999 vermeld, alsmede als uitgaande post de brief van het Kapittel van 16 september 1999 aan verzoeker en de brief van 16 september 1999 aan de Minister van Defensie, ter attentie van het hoofd van de Sectie Onderscheidingen. Er bestaat op zichzelf geen reden om te twijfelen aan de lezing van het Kapittel dat verzoekers brief is doorgezonden. Op 16 september 1999 is immers wel de brief aan verzoeker uitgegaan. Niet meer valt na te gaan of de brief verkeerd is bezorgd, dan wel of deze op het Ministerie van Defensie in het ongerede is geraakt.

De onderzochte gedraging is op dit punt behoorlijk.

2. Ten aanzien van de doorzending van verzoekers brief van 21 maart 2000 op 11 mei 2000

2.1. Daarnaast heeft verzoeker er over geklaagd dat het Kapittel zijn herhaald verzoek van 21 maart 2000 pas op 11 mei 2000 aan de Minister van Defensie heeft doorgezonden.

2.2. Op 21 maart 2000 richtte verzoeker zich wederom tot het Kapittel. Verzoeker berichtte in een brief met bijlagen dat het Ministerie van Defensie hem had laten weten dat verzoekers brief van 1 september 1999 niet was ontvangen. Verzoeker verzocht het Kapittel om aan te geven of zijn brief van 1 september 1999 was ontvangen, of er een nader onderzoek in de zaak S. zou worden ingesteld en of het Kapittel hem op de hoogte wilde houden van de gang van zaken.

2.3. Het Kapittel zond verzoekers brief van 21 maart 2000 op 11 mei 2000, zeven weken later, door aan de Minister van Defensie, ter attentie van het hoofd van de Sectie Onderscheidingen. Het Kapittel berichtte verzoeker bij brief van 11 mei 2000 dat verzoekers brief met bijlagen was doorgezonden aan de Minister, omdat het aan de Minister is om te oordelen om een nader onderzoek te gelasten als hij dit wenselijk oordeelde, en dat het uitsluitend aan de Minister is om verzoeker te informeren. Het Kapittel heeft als rechtvaardiging voor de late doorzending aangevoerd dat de secretaris slechts een dag per week aanwezig was, en dat verzoekers brief op 27 maart 2000 was ontvangen, op een moment waarop de voorbereidingen voor de viering van het 185-jarig bestaan van de Militaire Willems-Orde eind april/begin mei alle aandacht vroegen van het secretariaat.

2.4. Het Kapittel had ingevolge artikel 2:3 van de Awb, ook deze brief onverwijld door moeten zenden.

2.5. De reden die het Kapittel heeft gegeven kan de vertraging in de behandeling van verzoekers brief wellicht wel verklaren maar niet rechtvaardigen. Bovendien diende het Kapittel verzoekers brief slechts door te zenden, en niet inhoudelijk te beantwoorden. Hiermee heeft het Kapittel gehandeld in strijd met het bepaalde in de Awb.

De onderzochte gedraging is op dit punt niet behoorlijk

2.6. Ten overvloede wordt het volgende opgemerkt over de zinsnede in de brief van het Kapittel van 11 mei 2000 aan de Minister van Defensie: "Tevens treft u nogmaals aan de aanbiedingsbrief en een kopie van het op 16 september 1999 aan u doorgezonden stuk van zijn hand omdat uit het thans voorliggend stuk blijkt dat deze bij u zijn zoekgeraakt of niet zijn aangekomen."

Uit de woorden: "thans voorliggend stuk" zou kunnen worden afgeleid, zoals verzoeker ook heeft gedaan, dat zich bij de brief van 11 mei 2000 nog een bijlage bevond, die niet aan verzoeker werd gezonden. Aangezien verzoeker in zijn brief van 21 maart 2000 (al dan niet terecht) zijn wantrouwen over het doorzenden van zijn eerdere brief had geuit, had het Kapittel er beter aan gedaan een dergelijke onduidelijkheid niet te laten ontstaan, omdat deze, zoals is gebleken verder wantrouwen in de hand heeft gewerkt. Hierbij moet overigens wel in het oog worden gehouden dat het hier een brief betrof van het Kapittel aan de Minister, waarvan uit een oogpunt van zorgvuldigheid een afschrift aan verzoeker was verschaft, en dus niet een brief die voor verzoeker zelf was bestemd.

Deze onduidelijkheid is mede veroorzaakt omdat de Minister van Defensie in zijn reactie op de klacht heeft opgemerkt dat uit de reactie van het Kapittel op de klacht van 7 december 2000 bleek dat er telefonisch contact was geweest met het Kapittel over het niet ontvangen van de op 16 september 1999 doorgezonden brief, en in genoemde reactie van het Kapittel was vermeld dat met het "voorliggend stuk" verzoekers brief van 21 maart 2000 was bedoeld. Pas in een nadere reactie heeft het Kapittel aangegeven dat met het "voorliggend stuk" zowel was bedoeld verzoekers brief van 21 maart 2000 als telefonisch overleg dat had plaatsgevonden met het Ministerie van Defensie om na te gaan of de brief inderdaad niet was aangekomen.

Dat uit de reactie van de Minister blijkt dat de reactie van het Kapittel van 7 december 2000 zowel aan de Nationale ombudsman als aan de Minister van Defensie was gezonden, is niet onjuist, mede omdat over verzoekers brieven over de zaak S. zelf inhoudelijk overleg heeft plaatsgevonden.

3. Ten aanzien van het onvoldoende ingaan op de klacht dat de brief van 1 september 1999 niet was doorgezonden

3.1. Verzoeker heeft er verder over geklaagd dat het Kapittel onvoldoende is ingegaan op zijn door de Nationale ombudsman op 10 juli 2000 aan het Kapittel doorgezonden klacht dat zijn brief van 1 september 1999 niet was doorgezonden aan de Minister van Defensie.

3.2. Het Kapittel heeft in reactie op deze klacht laten weten dat de brief van 1 september 1999 op 6 september 1999 was ontvangen. De secretaris van het Kapittel had verzoekers brief direct na terugkeer van zijn verlof behandeld. Ook had het Kapittel aan verzoeker alsnog op 17 mei 2000 een afschrift gezonden van de brief van 16 september 1999 aan de Minister, waaruit bleek dat het dossier daadwerkelijk aan de Minister ter behandeling was aangeboden, aldus het Kapittel.

Bij brief van 8 augustus 2000 heeft verzoeker hierop als commentaar gegeven dat uit deze reactie niet kon blijken of de brief daadwerkelijk in handen was gesteld van de Minister van Defensie. Volgens verzoeker had het Kapittel moeten aangeven hoe zijn brief aan de Minister in handen was gesteld, te weten gewoon overhandigd in persoon, per post, per fax of op een andere wijze.

Hierop heeft het Kapittel gereageerd met de mededeling dat alle uitgaande post per koerier naar het Ministerie van Defensie gaat.

3.4. Uit het voorgaande volgt dat niet kan worden gezegd dat het Kapittel in de reactie van 27 juli 2000 niet is ingegaan op de klacht dat verzoekers brief van 1 september 1999 niet was doorgezonden. Weliswaar had het Kapittel in zijn reactie meer gegevens kunnen verstrekken over de verzending van deze brief, zoals bijvoorbeeld op welke wijze de post werd verzonden. Dat dit niet is gedaan, houdt echter niet in dat op de klacht onvoldoende is ingegaan.

De onderzochte gedraging is op dit punt behoorlijk.

B. MET BETREKKING TOT HET MINISTERIE VAN DEFENSIE

1. Ten aanzien van het niet beantwoorden van de brieven van 7 oktober 1999, 12 november 1999 en 3 januari 2000

1.1. Verzoeker heeft er voorts over geklaagd dat het Ministerie van Defensie zijn brieven van 7 oktober 1999, 12 november 1999 en 3 januari 2000 niet heeft beantwoord.

1.2. Verzoeker zond op 7 oktober 1999 een brief aan de Minister van Defensie met het verzoek om hem te laten weten of zijn door het Kapittel doorgezonden brief van 1 september 1999 was ontvangen en binnen welke termijn hij antwoord op zijn verzoek kon verwachten. Op 12 november 1999 rappelleerde verzoeker de Minister.

Op 3 januari 2000 zond verzoeker een brief aan betrokken ambtenaar H., hoofd afdeling onderscheidingen van het Ministerie van Defensie. Verzoeker deelde in deze brief mee dat hij, omdat hij geen antwoord had ontvangen op zijn brieven van 7 oktober 1999 en van 12 november 1999, op 2 december 1999 telefonisch contact had opgenomen met het Ministerie. Die dag had hij met H. gesproken. Verzoeker legde twee afspraken vast die hij tijdens dit gesprek met H. had gemaakt, te weten dat H. hem vóór 1 januari 2000 zou berichten over de zaak S., en dat H. in zijn brief zou vermelden dat hij voor 2 december 1999 geen brief via het Kapittel der Militaire Willems-Orde had ontvangen. Verzoeker verzocht H. over de zaak te berichten, en aan te geven dat de brief van het Kapittel van 16 september 1999 niet in diens bezit, dan wel op zijn afdeling aanwezig was.

1.3. De Minister van Defensie heeft aangegeven dat H. in het telefoongesprek met verzoeker op 2 december 1999 had laten weten dat hij de brief van het Kapittel van 16 september 1999 niet had ontvangen. Daardoor had volgens de Minister de beantwoording van de brieven van 7 oktober 1999 en 21 november 1999 achterwege kunnen blijven. Verder kon H. zich niet herinneren dat hij had toegezegd dat hij schriftelijk zou bevestigen dat hij de brief van 16 september 1999 niet had ontvangen. Na het telefoongesprek had H. enkele vergeefse pogingen gedaan om verzoeker terug te bellen, aldus de Minister.

1.4. Het is een vereiste van zorgvuldigheid dat een overheidsinstantie aan haar gerichte brieven adequaat verwerkt, en deze afhandelt binnen een redelijke termijn. Vast staat dat verzoekers brieven van 7 oktober 1999 en 12 november 1999 niet zijn beantwoord. Zeker na het rappel van 12 november 1999 had de brief van 7 oktober 1999 voortvarend moeten worden beantwoord. Door het onbeantwoord laten van de beide brieven is gehandeld in strijd met de vereiste zorgvuldigheid.

Hieraan doet niet af dat verzoeker uiteindelijk zelf telefonisch contact heeft opgenomen met het Ministerie om duidelijkheid te krijgen over de stand van zaken, zodat verdere beantwoording van zijn brieven inderdaad achterwege kon blijven omdat het hier een eenvoudig telefonisch te beantwoorden verzoek betrof. De brief van 3 januari 2000 is evenmin beantwoord. Ook hiermee is gehandeld in strijd met de vereiste zorgvuldigheid. Verzoeker heeft betwist dat H. hem had getracht terug te bellen. Hij heeft gesteld dat hij een goed werkend antwoordapparaat heeft, waarop geen mededelingen van H. te horen waren geweest. De Minister heeft geen telefoonnotities meegezonden van deze pogingen. Wat hier ook van zij, wanneer verzoeker telefonisch niet bereikbaar was, had H. hem schriftelijk behoren te benaderen.

De onderzochte gedraging is op dit punt niet behoorlijk.

1.5. Ten overvloede wordt opgemerkt dat H. op 2 december 1999 op de hoogte was van het feit dat verzoeker op 1 september 1999 een brief aan het Kapittel had gericht, welke brief op 16 september 1999 zou zijn doorgezonden aan de Minister van Defensie. Verzoeker heeft in zijn brief van 8 augustus 2000 laten weten dat H. hem op 2 december 1999 telefonisch had meegedeeld dat hij de brief van 1 september 1999 direct zou opvragen bij de secretaris van het Kapittel. Het had dan ook op de weg gelegen van H. om kort na 2 december 1999 contact op te nemen met het Kapittel, en om deze brief alsnog op te vragen. Volgens de Minister was er ook telefonisch contact geweest met het Kapittel. Vanwege de langdurige ziekte van H. was dit echter vertraagd. De Minister noch het Kapittel hebben aangegeven wanneer dit telefonische contact had plaatsgehad, en wat er daarbij was afgesproken. Vast staat echter dat het Kapittel de brief van 1 september 1999 pas nadat verzoeker zich op 21 maart 2000 voor de tweede maal tot het Kapittel had gewend, op 11 mei 2000 opnieuw heeft gezonden aan het Ministerie van Defensie. Hiermee is ten opzichte van verzoeker niet voortvarend gehandeld.

Echter, niet kan worden vastgesteld welk bestuursorgaan op dit punt is tekortgeschoten.

2. Ten aanzien van het niet reageren op de klacht van 5 februari 2000

2.1. Verzoeker heeft er daarnaast over geklaagd dat de Minister van Defensie niet heeft gereageerd op zijn, door de Nationale ombudsman op 10 juli 2000 doorgezonden klacht.

2.2. Verzoekers klacht van 5 februari 2000, die de Nationale ombudsman op 10 juli 2000 heeft doorgezonden, hield onder meer in dat verzoeker op zijn brieven van 7 oktober 1999, 12 november 1999 en 3 januari 2000 niets had vernomen. Daarom heeft hij op 28 januari 2000 wederom telefonisch contact opgenomen met het Ministerie. Een medewerker van de afdeling onderscheidingen, de heer L., had verzoeker meegedeeld dat hij H. zou vragen om verzoeker terug te bellen. Hij had op 5 februari 2000 echter nog niet van H. vernomen. Hij wilde weten waarom H. zich niet aan zijn toezegging had gehouden. Verzoeker had de indruk dat hij werd tegengewerkt.

2.3. In zijn reactie op de bij de Nationale ombudsman ingediende klacht heeft de Minister laten weten dat H. in zijn brief van 19 juli 2000 namens de Minister aan verzoeker had gereageerd op de klacht van verzoeker dat zijn verzoek niet (voortvarend) werd behandeld, door aan te geven dat het verzoek in behandeling was genomen, en waarom er vertraging was ontstaan in de behandeling. Zoals ook de Minister al aangaf, is in de brief van H. ten onrechte niet meegedeeld dat werd aangenomen dat de klacht hiermee naar tevredenheid was afgehandeld, en dat verzoeker recht had op een formele behandeling van zijn klacht als hij dat zou wensen.

2.4. Daarnaast schiet de brief van H. van 19 juli 2000 als antwoord op verzoekers klachten te kort. In deze brief is H. immers in het geheel niet ingegaan op verzoekers klacht, en heeft hij slechts gerefereerd aan een brief van verzoeker van 30 mei 2000 (waarin verzoeker bij H. had geïnformeerd of zijn brief met bijlagen van 21 maart 2000 aan het Kapittel was doorgezonden en wat er verder mee zou gaan gebeuren) en de ontvangst van de brief van 21 maart 2000 met als bijlagen het dossier inzake S. H. heeft slechts meegedeeld dat deze brief binnen zes weken zou worden beantwoord. Uit een oogpunt van een behoorlijke klachtbehandeling is hiermee niet juist gehandeld.

De onderzochte gedraging is op dit punt niet behoorlijk.

3. Ten aanzien van het beantwoorden van verzoekers brief van 30 mei 2000

3.1. Verzoeker heeft er verder over geklaagd dat betrokken ambtenaar H. zijn brief van 30 mei 2000 (waarin hij informeerde of zijn verzoek van 21 maart 2000, dat het Kapittel op 11 mei 2000 had doorgezonden, was ontvangen, en wat er verder mee ging gebeuren) pas op 19 juli 2000 heeft beantwoord.

3.2. Door de brief niet binnen drie weken te beantwoorden, noch een behandelingsbericht te zenden om aan te geven dat de beantwoording langer zou duren, is gehandeld in strijd met de eerdergenoemde zorgvuldigheid. Wanneer deze brief eerder was beantwoord, had wellicht kunnen worden voorkomen dat verzoeker op 27 juni 2000 een rappelbrief had gestuurd. Het was dan ook onjuist dat in de brief van 19 juli 2000 in het geheel niet aan deze rappelbrief is gerefereerd, te meer niet omdat verzoeker in de aanhef van deze rappelbrief had vermeld dat het een klacht betrof.

De onderzochte gedraging is op dit punt niet behoorlijk.

4. Ten aanzien van de toezegging in de brief van 19 juli 2000

4.1. Verzoeker heeft er daarnaast over geklaagd dat de toezegging in de brief van 19 juli 2000 niet is nagekomen om binnen zes weken te beslissen op het verzoek van 21 maart 2000.

4.2. Een door een bestuursorgaan gedane toezegging dient reëel en haalbaar te zijn. Het was onjuist dat de toezegging in de brief van 19 juli 2000 niet is nagekomen om binnen zes weken te beslissen op het op 11 mei 2000 door het Kapittel aan de Minister doorgezonden verzoek van 21 maart 2000. Pas na het verstrijken van deze termijn heeft H. verzoeker bericht dat het nog enige tijd kon duren voordat verzoeker nader kon worden bericht.

De onderzochte gedraging is op dit punt niet behoorlijk.

5. Ten aanzien van het niet aangeven in de brief van 7 september 2000 binnen welke termijn op het herhaalde verzoek zou worden beslist

5.1. Verzoeker heeft er voorts over geklaagd dat betrokken ambtenaar H. in zijn brief van 7 september 2000 namens de Minister van Defensie niet heeft aangegeven binnen welke termijn op het herhaalde verzoek zou worden beslist.

5.2. Ingevolge artikel 4:13 van de Awb diende binnen acht weken na de ontvangst op het (op 11 mei 2000 doorgezonden) verzoek van 21 maart 2000 te zijn beslist, tenzij binnen deze termijn een nieuwe beslistermijn was genoemd.

5.3. Betrokken ambtenaar H. heeft binnen acht weken na zijn brief van 19 juli 2000, op 7 september 2000, aan verzoeker laten weten dat hij zich uit een oogpunt van zorgvuldigheid wilde laten adviseren, door onder andere de voorzitter van het Kapittel der Militaire Willems-Orde, en dat hij zelf kennis wilde nemen van het boek van S. Daardoor kon het echter nog enige tijd duren voordat hij verzoeker nader kon berichten over het verdere verloop van deze zaak, aldus H. Op grond van het bepaalde in artikel 4:13 jo. 4:14 Awb had H. echter een nieuwe beslistermijn moeten noemen.

In zoverre is de onderzochte gedraging op dit punt niet behoorlijk.

5.4. Ten overvloede wordt het volgende opgemerkt. Verzoeker had in zijn brief van 21 maart 2000 te kennen gegeven dat naar zijn mening sprake was van strafbare feiten, gepleegd door S., waarmee volgens verzoeker was aangetoond dat de onderscheiding aan S. op onjuiste gronden was verleend. Dit was ook de achterliggende reden van zijn verzoek om een aantal stukken in te zien uit 1950, die betrekking hadden op (de motivering van) de verlening van de onderscheiding aan S.

In artikel 12 van de Wet herziening instelling Militaire Willems-Orde (zie Achtergrond onder 1.) is bepaald dat een onderscheiding in de Orde slechts vervalt indien degene aan wie de onderscheiding is verleend onherroepelijk is veroordeeld tot een gevangenisstraf van ten minste een jaar, dan wel oneervol is ontslagen uit enig openbaar ambt of beroep. Aan verzoeker had dan ook veel eerder dan thans is gebeurd (pas op 1 maart 2001) kunnen worden gemeld dat van deze situatie geen sprake was, dan wel, indien dit niet bekend was geweest, aan verzoeker kunnen worden gevraagd of hij hierover informatie had. In elk geval had aan verzoeker kunnen worden meegedeeld dat zijn verzoek aan genoemd wetsartikel zou worden getoetst, en dat, voor zover het verzoekers oogmerk was geweest om te bereiken dat de onderscheiding zou moeten komen te vervallen, dit doel niet zou kunnen worden bereikt. Daarnaast had aan verzoeker kunnen worden gevraagd of hij de stukken uit 1950 alsnog wenste te ontvangen, aangezien onderzoek hiernaar veel tijd zou vergen omdat deze stukken moeilijk toegankelijk zijn. Bovendien had aan verzoeker kunnen worden meegedeeld dat op het deel van de gevraagde stukken dat zich bevond in het archief van het Kapittel, het Privacyreglement van kracht is van de Kanselarij der Nederlandse Orden, waarin onder meer is opgenomen dat geen stukken aan derden kunnen worden verstrekt.

6. Ten aanzien van het niet nakomen van de toezegging om vóór 1 januari 2000 te berichten over het verzoek van 1 september 1999

1.1. Verzoeker heeft er voorts over geklaagd dat betrokken ambtenaar H. de op 2 december 1999 telefonische gedane toezegging om voor 1 januari 2000 alsnog te berichten over het verzoek van 1 september 1999, niet is nagekomen.

1.2. Verzoeker memoreerde in een brief van 3 januari 2000 aan H. dat hij op 2 december 1999 een telefoongesprek met H. had gehad. In dit telefoongesprek hadden zij toen afgesproken dat H. hem voor de feestdagen (vóór 1 januari 2000) zou berichten over de zaak S.

1.3. De Minister van Defensie heeft niet ontkend dat H. deze toezegging had gedaan. Na het telefoongesprek van 2 december 1999 had H. verzoeker enkele malen vergeefs getracht telefonisch te bereiken. Zoals hiervóór onder 1.4., is overwogen was het niet juist dat H. verzoeker niet schriftelijk heeft bericht over de stand van zaken, wanneer hij verzoeker telefonisch niet kon bereiken.

De onderzochte gedraging is op dit punt niet behoorlijk.

7. Ten aanzien van het niet terugbellen door betrokken ambtenaar H.

2.1. Verzoeker heeft er tot slot over geklaagd dat betrokken ambtenaar H. hem niet heeft teruggebeld, ondanks een toezegging van een andere medewerker van het Ministerie op 28 januari 2000.

2.2. In zijn brief van 5 februari 2000 aan de Nationale ombudsman liet verzoeker weten dat hij op 28 januari 2000 telefonisch contact had opgenomen met de afdeling onderscheidingen van het Ministerie van Defensie, omdat zijn brief van 3 januari 2000 aan betrokken ambtenaar H. niet was beantwoord. Hij had toen gesproken met de heer L., een andere medewerker van genoemde afdeling. L. zou H. ervan op de hoogte stellen dat hij had gebeld, en zou H. vragen om hem terug te bellen. Hij had op 5 februari 2000 echter nog niets van H. vernomen, aldus verzoeker.

2.3. De Minister van Defensie heeft niet ontkend dat H. verzoeker niet heeft teruggebeld, zodat moet worden aangenomen dat ook deze toezegging niet is nagekomen.

De onderzochte gedraging is op dit punt eveneens niet behoorlijk.

Conclusie

De klacht over de onderzochte gedraging van het Kapittel der Militaire Willemsorde te Den Haag is gegrond ten aanzien van de doorzending van de brief van 21 maart 2000, en niet gegrond ten aanzien van het doorzenden van de brief van 1 september 1999 en ten aanzien van het ingaan op de klacht.

De klacht over de onderzochte gedraging van het Ministerie van Defensie, die wordt aangemerkt als een gedraging van de Minister van Defensie, is gegrond.

Onderzoek

Op 9 februari 2000 ontving de Nationale ombudsman een verzoekschrift van de heer O. te Nijmegen, met een klacht over een gedraging van het Kapittel der Militaire Willemsorde te Den Haag en een gedraging van het Ministerie van Defensie. Nadat verzoeker nadere informatie had verstrekt, zond de Nationale ombudsman verzoekers brief op 10 juli 2000 door aan het Kapittel en aan de Minister. Verzoeker liet de Nationale ombudsman weten dat niet of onvoldoende op zijn klachten was gereageerd. Daarop werd een onderzoek ingesteld. De gedraging van het Ministerie van Defensie wordt aangemerkt als een gedraging van de Minister van Defensie.

In het kader van het onderzoek werd de Minister van Defensie en het Kapittel der Militaire Willems-Orde verzocht op de klacht te reageren en een afschrift toe te sturen van de stukken die op de klacht betrekking hebben.

Daarnaast werd de twee betrokken ambtenaren de gelegenheid geboden om commentaar op de klacht te geven. Zij maakten van deze gelegenheid geen gebruik.

Tijdens het onderzoek kregen de bestuursorganen en verzoeker de gelegenheid op de door ieder van hen verstrekte inlichtingen te reageren.

Het resultaat van het onderzoek werd als verslag van bevindingen gestuurd aan betrokkenen.

De Minister van Defensie berichtte dat het verslag hem geen aanleiding gaf tot het maken van opmerkingen.

De reactie van het Kapittel gaf aanleiding het verslag op een enkel punt te wijzigen.

De reactie van verzoeker gaf aanleiding het verslag aan te vullen.

Bevindingen

De bevindingen van het onderzoek luiden als volgt:

A. feiten

1. Naar aanleiding van het lezen van het boek "Naar eer en geweten" van de heer S., luitenant kolonel buiten dienst, wilde verzoeker stukken inzien die betrekking hebben op de feiten en omstandigheden die hebben geleid tot het verlenen van de Militaire Willems-Orde aan S. Verzoeker wilde dit onder andere naar aanleiding van de melding in dit boek van de liquidatie van een Koreaanse gevangene tijdens de tweede politionele actie in Indonesië in 1949 door een Nederlandse sergeant, in het bijzijn van S., en de liquidatie van 22 Indonesische militairen, eveneens in 1949, waarbij S. betrokken was geweest. In een krantenknipsel is vermeld dat de liquidatie van deze militairen volgens S. noodzakelijk was geweest terwille van de militaire operatie, omdat hij deze gevangenen niet had kunnen meenemen. Volgens verzoeker was hier sprake van oorlogsmisdaden.

2. Op 1 september 1999 richtte verzoeker zich tot het Kapittel der Militaire Willems-Orde, met het verzoek om een aantal schriftelijke stukken, onder meer uit 1950, betrekking hebbend op (de motivering van) de verlening van deze onderscheiding aan S., aan hem toe te sturen, dan wel om hem toestemming te verlenen om deze stukken in te zien. Verzoeker maakte in deze brief wel melding van het boek van S., maar deelde niet mee wat de achterliggende reden was van zijn verzoek.

3. Op 16 september 1999 berichtte het Kapittel der Militaire Willems-Orde aan verzoeker onder meer het volgende:

"Hierbij bevestig ik de ontvangst van uw brief van 1 september jl. waarin u verzoekt om informatie betreffende de overwegingen die hebben geleid tot de toekenning van de Militaire Willems-Orde aan de luitenant kolonel b.d. S.

Omdat het besluit tot het bij Hare Majesteit de Koningin voordragen voor een benoeming in de Militaire Willems-Orde wordt genomen door de Minister van Defensie kan de toestemming tot het vrijgeven van informatie leidend tot een dergelijk besluit ook uitsluitend door hem worden gegeven. Het Kapittel der Militaire Willems-Orde treedt op als adviseur van de minister en is niet gerechtigd zonder diens toestemming informatie voor zover die in afschrift nog bij het kapittel aanwezig zou zijn beschikbaar te stellen.

Ik heb uw brief daarom ter verdere behandeling in handen gesteld van de Minister van Defensie.

Overigens wijs ik er op dat het publiceren van zich kennelijk in het bezit van de heer S. bevindende afschriften van correspondentie op zich geen grond vormen voor de vrijgave van de volledige correspondentie."

4. Op 7 oktober 1999 zond verzoeker een brief aan de Minister van Defensie. Hij verzocht de Minister om hem te laten weten of zijn door het Kapittel doorgezonden brief van 1 september 1999 was ontvangen, en binnen welke termijn hij antwoord op zijn verzoek kon verwachten.

5. Op 12 november 1999 zond verzoeker een rappelbrief aan de Minister.

6. Op 3 januari 2000 zond verzoeker een brief aan het hoofd van de afdeling onderscheidingen van het Ministerie van Defensie, betrokken ambtenaar H. In deze brief bevestigde verzoeker het telefoongesprek dat hij op 2 december 1999 met H. had gevoerd. Verzoeker berichtte in zijn brief onder meer het volgende:

"Op 2-12-99 nam ik naar aanleiding van de door mij op 7-10-99 en op 12-11-99 aan het Ministerie van Defensie gezonden brieven kontakt op met de afdeling Voorlichting van dat Ministerie. De voorlichtster Ho. verzocht ik een onderzoek in te stellen en mij te laten weten waarom ik nog steeds geen antwoord op mijn brieven had. Ze deelde mij mede dat te gaan doen en mij nader te berichten. Enkele minuten later belde ze mij terug en vertelde dat ik die zelfde dag nog gebeld zou worden door de afdeling Onderscheidingen.

Kort nadien nam u telefonisch kontakt met mij op. U deelde mij mede dat u in verband met ziekte langdurig afwezig was geweest. De door mij gestuurde brieven had u samen met het daarbij gevoegde schrijven van de Secretaris van het Kapittel der Militaire Willems-Orde tussen uw correspondentie aangetroffen. Tussen uw correspondentie bevond zich, volgens u, geen enkel schrijven/faxbericht of iets dergelijks van de Secretaris van voornoemd Kapittel. Deze secretaris had u geen bericht gezonden betrekking hebbende op mijn verzoek aan hem om mij informatie te verstrekken over het verlenen van de Militaire Willems-Orde aan S.

We hebben de zaak uitvoerig besproken en ik heb u in dat gesprek medegedeeld dat ik de indruk had tegen gewerkt te worden in mijn onderzoek door meerder genoemde secretaris. Ik deelde u mede dat ik van iets dergelijks niet gediend was.

Wij hebben toen afgesproken; a. dat u mij voor de feestdagen, dus voor 1-1-2000. zou berichten over de zaak S.

b. dat u in uw schrijven zou vermelden dat u op 2-12-99 geen brief van het Kapittel had ontvangen zoals bedoeld in het schrijven van het Kapittel aan mij van 16-9-99.(daarvan had u van mij een copie ontvangen)

Ik heb er (nog) geen zin in om een klacht over deze zaak in te dienen en nog minder om tegen gewerkt te worden in mijn onderzoek.

Bij deze verzoek ik u mij per omgaande nader over deze zaak te berichten en in ieder geval mij te melden dat het onder b genoemde op 2-12-99 niet in uw bezit dan wel op uw afdeling aanwezig was."

7. Bij brief van 21 maart 2000 met bijlagen aan het Kapittel maakte verzoeker gedetailleerd melding van bepaalde passages in het boek van S. Ook deelde hij mee dat hij aangifte tegen S. had gedaan, welke aangifte geen strafrechtelijk vervolg zou hebben. Hij deed het Kapittel het volgende verzoek:

"…Omtrent de juiste gang van zaken betreffende de toekenning van de M.W.O. (Militaire Willems-Orde; N.o.) aan S. heb ik nog geen verder onderzoek kunnen instellen. Op 1-9-99 verzocht ik aan het Kapittel der M.W.O. om toezending van die stukken die op bedoelde toekenning betrekking hebben. De Sekretaris deelde mij bij zijn schrijven van 16-9-99 mede dat hij mijn verzoek had doorgezonden aan de Minister van Defensie. Op 2-12-99 deelde het Hoofd van de afdeling Onderscheidingen van het Ministerie van Defensie aan mij mede dat hij niets dienaangaande van het Kapittel had ontvangen. (…)

Gezien de eerder door mij vermelde feiten zoals die zijn verwoord in dit schrijven en de bijlagen zal het uw Kapittel niet verwonderen dat ik van oordeel ben dat S. zich bepaald niet als een waardig Ridder M.W.O. heeft gedragen en nog gedraagt.

Ook is naar mijn mening aangetoond dat hem die onderscheiding op onjuiste gronden is verleend.

Ik verzoek uw Kapittel mij te laten weten;

- of mijn schrijven, met de bijlagen, in uw bezit is gekomen.

- of er een nader onderzoek in deze zal worden ingesteld.

- of u mij op de hoogte wilt houden van de gang van zaken in deze…."

8.1. Op 11 mei 2000 antwoordde het Kapittel verzoeker op zijn verzoek onder meer het volgende:

"Naar aanleiding van uw brief van 21 maart jl. bericht ik u de stukken in goede orde te hebben ontvangen.

Genoemde stukken zijn door mij doorgezonden aan de minister van Defensie aangezien het aan hem is terzake een nader onderzoek te gelasten indien hij dit wenselijk oordeelt.

In hoeverre het Kapittel der Militaire Willems-Orde bij een dergelijk onderzoek zal worden betrokken valt door mij niet te overzien.

Het is uitsluitend aan de minister van Defensie u omtrent de zaak te informeren.

Ter uwer informatie voeg ik een kopie van de brief bij waarbij ik uw vorig informatieverzoek heb doorgezonden aan de minister van Defensie."

8.2. Eveneens op 11 mei 2000 berichtte het Kapittel aan de Minister van Defensie, ter attentie van het hoofd van de Sectie Onderscheidingen, onder meer als volgt:

"Hierbij doe ik u toekomen een dossier van (verzoeker; N.o.) naar de inhoud waarvan ik kortheidshalve verwijs.

Ik heb (verzoeker; N.o.) bericht dat de stukken aan u zijn doorgezonden.

Een afschrift van de aan hem gerichte brief treft u aan.

Tevens treft u nogmaals aan de aanbiedingsbrief en een kopie van het op 16 september 1999 aan u doorgezonden stuk van zijn hand omdat uit het thans voorliggend stuk blijkt dat deze bij u zijn zoekgeraakt of niet zijn aangekomen."

9. Op 17 mei 2000 zond het Kapittel verzoeker onder het aanbieden van excuses alsnog een kopie van de aanbiedingsbrief van 11 mei 2000 aan de Minister, en een kopie van de aanbiedingsbrief van 16 september 1999 aan de Minister, ter attentie van het hoofd van de Sectie Onderscheidingen. De bedoelde brief van 16 september 1999 van het Kapittel aan de Minister luidde onder meer als volgt:

"Hierbij doe ik u toekomen een aan mij gericht verzoek van (verzoeker; N.o.) om informatie rond de besluitvorming leidend tot de benoeming van de luitenant-kolonel b.d. S. tot Ridder der Militaire Willems-Orde. Aangezien de verantwoordelijkheid voor dit besluit bij de Minister van Defensie ligt kan alleen hij beslissen of en zo ja welke informatie wordt beschikbaar gesteld. Ik heb (verzoeker; N.o.) in die zin geantwoord. Een afschrift van mijn aan hem gerichte brief treft u aan.

Ik verzoek u de behandeling over te nemen en mij gelet op gelijksoortige verzoeken omtrent uw beleid terzake te informeren."

10. Op 30 mei 2000 berichtte verzoeker aan betrokken ambtenaar H. dat hij een dossier over S. had toegezonden aan de kanselier van het Kapittel der Militaire Willems-Orde, en dat het Kapittel hem had bericht dat de stukken op 11 mei 2000 waren doorgezonden aan H. Verzoeker verzocht H. om aan te geven of hij de desbestreffende stukken had ontvangen en wat er verder mee ging gebeuren.

11. Op 27 juni 2000 verzocht verzoeker aan de Minister van Defensie om aan te geven of zijn brief van 30 mei 2000 was ontvangen, en wanneer de in deze brief gestelde vragen zouden worden beantwoord. Verzoeker zette in de aanhef van zijn brief: "Betreft: Klacht"

12. Op 19 juli 2000 bevestigde betrokken ambtenaar H. namens de Minister van Defensie aan verzoeker de ontvangst van diens brief van 30 mei 2000, en van het bijgevoegde dossier. H. bood zijn excuses aan voor de vertraging in de afdoening van verzoekers brief, veroorzaakt door omstandigheden van personele aard, waaronder langdurige ziekte.

13. Inmiddels had verzoeker zich op 5 februari 2000 voor de eerste maal tot de Nationale ombudsman gericht. Hij heeft vervolgens op 20 mei 2000 een aanvullende brief gezonden. De Nationale ombudsman heeft verzoekers klachten doorgezonden aan de desbetreffende bestuursorganen.

Verzoekers klacht van 5 februari 2000 over de Minister van Defensie en van het Minister van Defensie hield onder meer in dat hij op zijn brieven van 7 oktober 1999, 12 november 1999 en van 3 januari 2000 niets had vernomen. Daarop had hij op 28 januari 2000 telefonisch geïnformeerd. Een medewerker van de afdeling onderscheidingen, de heer L., had toegezegd dat hij H. ervan op de hoogte zou brengen dat verzoeker had geïnformeerd en dat hij H. zou verzoeken om verzoeker terug te bellen. Verzoeker had op 5 februari 2000 echter nog niets van H. vernomen. Hij wilde weten waarom H. zich niet aan de toezegging had gehouden. Verzoeker had de indruk dat hij werd tegengewerkt.

Verzoekers klacht over het Kapittel hield in dat het Kapittel zijn brief van 1 september 1999 (zie hiervóór, onder A.2.) niet, en zijn brief van 21 maart 2000 (zie hiervóór, onder A.7.) niet voortvarend had doorgezonden aan de Minister van Defensie.

14. Op 27 juli 2000 antwoordde het Kapittel het volgende op verzoekers klacht:

"…Uw schrijven van 1 september 1999 is in de week van 6 september 1999 op de Kanselarij der Nederlandse Orden ontvangen. In deze periode genoot de secretaris van het Kapittel der Militaire Willems-Orde verlof. Direct na zijn terugkeer heeft deze, uitsluitend één dag in de week aanwezige functionaris, uw verzoek behandeld. U bent hiervan bij brief van 16 september 1999, (…), in kennis gesteld. Ook is aan u op uw verzoek op 17 mei 2000 een afschrift verstrekt van de brief van 16 september 1999 aan de Minister van Defensie, waaruit duidelijk wordt dat uw dossier op die datum aan deze ter behandeling werd aangeboden.

Ik acht de snelheid waarmede uw verzoek binnen het secretariaat is behandeld alleszins aanvaardbaar omdat uit het verzoek op geen enkele wijze de noodzaak tot onmiddellijke actie mijnerzijds viel af te leiden.

(…)

Ten aanzien van de vermeende late doorzending van uw verzoek van 21 maart 2000 dient vermeld dat dit schrijven op 27 maart 2000 bij de Kanselarij is binnen gekomen een moment waarop de voorbereidingen voor de viering van het 185 jarig bestaan van de Militaire Willems-Orde eind april/begin mei alle aandacht vroegen van het secretariaat. Om die reden is dit verzoek direct na de afsluiting van het jubileum ter hand genomen en heeft beantwoording op 11 mei plaats gevonden. Ook deze termijnen acht ik aanvaardbaar…"

15. Op 8 augustus 2000 richtte verzoeker zich wederom tot de Nationale ombudsman, omdat hij niet tevreden was met het antwoord van het Kapittel op zijn klacht, en omdat de Minister van Defensie niet op zijn klacht had gereageerd.

B. Standpunt verzoeker

1. Het standpunt van verzoeker staat weergegeven onder Klacht.

2. Verder berichtte verzoeker in zijn brief van 8 augustus 2000 onder meer het volgende:

"Op 30 mei 2000 stuurde ik via adressering aan de Minister van Defensie een brief aan het Hoofd Sectie Onderscheidingen met het verzoek mij te berichten over de ontvangst van het dossier over S. (zie hiervóór, onder A.10.; N.o.).

Tot 27 juni 2000 ontving ik zowel van de Minister dan wel van het Hoofd Sectie Onderscheidingen geen reactie op mijn verzoek. Die dag diende ik daarom een klacht in over het uit blijven van enig antwoord op mijn verzoek (zie hiervóór, onder A.11.; N.o.).

Wat ontving ik wel.

Van het Ministerie van Defensie Sectie Onderscheidingen werd mij de brief toegezonden welke is gedateerd 19 juli 2000 (zie hiervóór, onder A.12.; N.o.). Die brief is voor de Minister van Defensie ondertekend door het Hoofd van de sectie Onderscheidingen. In die brief wordt medegedeeld dat mijn schrijven van 30 mei 2000 alsmede het dossier van S. is ontvangen.

In dat schrijven wordt geen melding gemaakt van de ontvangst van mijn klacht van 27 juni 2000, dat gericht is tegen de ondertekenaar van het schrijven van de Minister van Defensie. Het komt mij vreemd voor dat de tegen hem ingediende klacht bij het opstellen van zijn aan mij gerichte brief hem niet bekend was. Ik heb dan ook de indruk dat het Hoofd van de Sectie Onderscheidingen door zijn brief van 19 juli 2000 de door mij tegen hem ingediende klacht als afgedaan beschouwt.

Ik ben van oordeel dat de door mij ingediende klacht niet op deze wijze kan worden afgedaan en verzoek u een onderzoek te doen instellen.

(…)

Bij uw schrijven van 10 juli 2000 (…) werd mij medegedeeld dat mijn brieven van 5 februari en 20 mei 2000 waren doorgestuurd onder meer aan het Kapittel der Militaire Willemsorde. (…)

In die brief (van 27 juli 2000, zie hiervóór, onder A.14.; N.o.) met als onderwerp: "Verweer onderzoek Nationale Ombudsman" staan feiten en omstandigheden vermeld die voor mij aanleiding zijn u mede te delen dat ik dat verweer onbevredigend vind en u bij deze verzoek mijn klacht verder te onderzoeken.

Waarom is dat onbevredigend voor mij.

De ondertekenaar van het verweer gaat er vanuit dat mijn brief van 1 september 1999 (zie hiervóór, onder A.2. N.o.) door de secretaris van het Kapittel op 16 september 1999 voor verdere behandeling in handen is gesteld van de Minister van Defensie. Van dat in handen stellen ben ik volgens hem bij schrijven van de secretaris d.d. 16 september 1999 op de hoogte gesteld (zie hiervóór, onder A.3.; N.o.). Mijn klacht gaat niet over de aan mij gezonden kennisgeving maar over het al dan niet in handen stellen van mijn schrijven aan de Minister.

Dat de secretaris van het Kapittel het niet al te nauw neemt met het verzenden van stukken blijkt uit het feit dat bij zijn schrijven van 11 mei 2000 het aan mij beloofde stuk (zie hiervóór, onder A.8.; N.o.) al dan niet opzettelijk niet is meegezonden. (…)

Dat de desbetreffende brief daadwerkelijk in handen is gesteld van de Minister van Defensie blijkt niet uit het verweer, het is op geen enkele wijze door de ondertekenaar van het verweer hardgemaakt.

Dat ik direct wantrouwen had of mijn schrijven wel door de secretaris was doorgezonden heeft te maken met een voorval midden augustus 1999. Toen belde ik om inlichtingen i.v.m. onderzoek naar het verlenen van de Militaire Willems-Orde aan S. met de reeds meerdere keren genoemde secretaris van het Kapittel. Tijdens dat gesprek stelde ik hem er van in kennis dat naar mijn mening die hoge onderscheiding ten onrechte was verleend aan S., de reden waarom ik dat dacht, dat ik tegen die man aangifte had gedaan en dat ik een onderzoek ging instellen naar de achtergronden die hadden geleid tot de voordracht voor die onderscheiding. Op niet mis te verstane wijze maar wel in correcte bewoording werd mij door die functionaris medegedeeld dat het Kapittel geen medewerking zou verlenen. Kort gezegd; Naar zijn opvatting waren de personen aan wie een dergelijke hoge militaire onderscheiding was verleend de "ware" helden en mocht niet getwijfeld worden aan de juistheid van de gronden waarop aan hun die onderscheiding was verleend.

Omdat ik voor mijn onderzoek naar de gronden waarop die onderscheiding was verleend (…) inlichtingen en stukken nodig had van het Kapittel stuurde ik de brief van 1 september 1999. (…) Bij zijn schrijven van 16 september 1999 deelde de secretaris van het Kapittel mij mede dat mijn brief voor verdere behandeling in handen was gesteld van de Minister van Defensie, (…). Vanaf dat moment maakte ik aantekeningen van alle gesprekken die ik over deze zaak voerde.

Wantrouwend ten aanzien van het wel doorzenden van mijn brief stuurde ik op 7 oktober en 12 november 1999 een brief naar de Minister van Defensie waarin ik vroeg mij te laten weten of de secretaris van het Kapittel inderdaad mijn brief van 1 september 1999 voor verdere behandeling in zijn handen had gesteld (zie hiervóór, onder A.4. en A.5.; N.o.).

Omdat ik ook op die brieven geen enkele reactie kreeg belde ik op 2 december 1999 met de afdeling Voorlichting van het Ministerie van Defensie met het gevolg dat ik gebeld werd door het Hoofd Sectie Onderscheidingen H. (zie hiervóór, onder A.6.; N.o.). Van wat niet in de bijlage staat maar wel in de door mij tijdens dat gesprek gemaakte notities is het volgende nog van belang. Het gesprek met H. vond die dag om 15.30 uur plaats. Omdat ik uitdrukkelijk naar zijn juiste naam vroeg heeft hij die voor mij gespeld. Voor hij mij belde had hij, door de voorlichtster Ho. daarover in kennis gesteld, gezocht naar de door mij bedoelde stukken. Zoals vermeld (in de brief van 3 januari 2000; N.o.) had hij alleen mijn brieven van 7 oktober en 12 november 1999 aangetroffen. Hij zou direct daarop mijn brief van 1 september 1999 opvragen bij de secretaris van het Kapittel. Het was hem nog nooit overkomen dat een hem gericht schrijven, fax of op andere wijze door de secretaris van het Kapittel verzonden of gestuurd bericht niet was aangekomen of had bereikt. Daar S. zelf een aanvraag voor bevordering naar een hogere rang in de Militaire Willems-Orde had ingediend moest er, volgens H., over S. een dossier aanwezig zijn.

Ik twijfel er nog steeds niet aan dat mijn brief van 1 september 1999 op 12 december 1999 niet in het bezit was van H.

Via de secretaris van het Kapittel kwam ik in het bezit van zijn schrijven aan de Minister van Defensie van 11 mei 2000 (zie hiervóór, onder A.8.2.; N.o.). Daarin staat; "Tevens treft u nogmaals aan de aanbiedingsbrief en een kopie van het op 16 september 1999 aan u doorgezonden stuk van zijn hand omdat uit het thans voorliggend stuk blijkt dat deze bij u zijn zoek geraakt of niet zijn aangekomen."

Van wie is dat voorliggend stuk, van welke datum is het, waaruit blijkt dat mijn brief bij de opsteller van dat voorliggend stuk is zoekgeraakt of niet is aangekomen. Waarom gaat (het Kapittel; N.o.) daarop niet in bij zijn verweer?

Vreemd is dat alle brieven die ik verstuur altijd aankomen. Het toeval is te groot dat dit met mijn brief niet is gebeurd. (Het Kapittel; N.o.). had naar mijn mening ook moeten aangeven hoe mijn brief aan de Minister "in handen is gesteld". Gewoon overhandigd in persoon, per post, per fax of op een andere wijze.

In het verweer over het naar de mening van (het Kapittel; N.o.). vermeende late doorzenden van mijn verzoek van 21 maart schrijft hij dat de termijn van 7 weken aanvaardbaar is. Het is geen vermeende late doorzending maar gewoon een te late doorzending. Volgens hem is dat ontstaan i.v.m. de voorbereidingen voor de viering van het 185 jarig bestaan van de Militaire Willems-Orde. De Wet Militaire Willems-Orde is in werking getreden op 30 april 1815. Hij geeft niet aan of de viering ieder jaar dan wel om de 5 jaar of ander moment wordt gevierd. Het is in ieder geval zo dat het wel regelmatig zal gebeuren en het derhalve voor het secretariaat van het Kapittel een routine klus zal zijn. Er komen al geruime tijd geen nieuwe Ridders bij zodat er alleen maar minder tijd voor nodig is om een dergelijke viering op poten te zetten. Naar mijn overtuiging geen steekhoudende smoes om mijn stuk niet binnen de algemeen geldende termijn van 6 weken af te handelen."

3. In aanvulling op zijn brief zond verzoeker op 14 september 2000 een afschrift van een brief van betrokken ambtenaar H. namens de Minister van Justitie van 7 september 2000. Deze brief hield onder meer het volgende in:

"Bij mijn schrijven van 19 juli j.l. heb ik u laten weten dat de beantwoording van uw schrijven binnen zes weken na dagtekening zou geschieden.

Na bestudering van het door u meegezonden dossier ben ik tot de conclusie gekomen dat ik mij hierover, uit oogpunt van zorgvuldigheid, eerst nader wil laten adviseren. De door u aangehaalde kwestie is, gelet op de aard daarvan, gelukkig geen alledaagse, maar deze vergt daardoor helaas wel meer tijd.

Ik ben voornemens zelf kennis te nemen van de inhoud van het door S. geschreven boek en tevens de voorzitter van het Kapittel der Militaire Willems-Orde om advies te vragen.

Hierdoor zal het echter nog enige tijd kunnen duren alvorens ik u iets naders kan mededelen over het verdere verloop van deze zaak."

C. Standpunt Kapittel der Militaire Willems-orde

1. De voorzitter van het Kapittel der Militaire Willems-Orde reageerde onder meer als volgt op de klacht:

"Het bij schrijven van 1 september 1999 ontvangen informatieverzoek van klager is door mij op 16 september 1999 doorgezonden aan de minister van Defensie. Bij gelijke datum is (verzoeker; N.o.) hiervan op de hoogte gesteld.

Op 11 mei 2000 is het hernieuwd verzoek om informatie van 21 maart 2000 (ontvangen op 27 maart) doorgezonden aan genoemde minister. Omdat deze telefonisch had laten weten dat het op 16 september verzonden verzoek zich niet in het dossier bevond is een kopie van dit stuk medegezonden. Het ontbreken van dit document valt ook af te leiden uit de tekst op pagina 2, één na laatste alinea van het verzoek van 21 maart (zie hiervóór, onder A.7.; N.o.). Waar in de aanbiedingsbrief wordt gesproken van "voorliggend stuk" is dit laatste document bedoeld.

Voor wat betreft de verzending van stukken kan ik u mededelen dat het kapittel der Militaire Willems-Orde eerst sinds begin 2000 beschikt over een geautomatiseerd postregistratiesysteem. De verantwoording van de in 1999 verzonden brieven ligt vast in een brievenboek waarvan u de betreffende pagina hierbij aantreft. Alle uitgaande post wordt gecontroleerd door het hoofd van de administratie waarna het per koerier naar het betrokken ministerie gaat. Dit systeem mag, gelet op het zeer gering aantal klachten, als sluitend worden gekenmerkt. Het éénmalig ontbreken van een bijlage, zoals in de brief aan (verzoeker; N.o.) van 11 mei 2000, is betreurenswaardig maar rechtvaardigt niet het door hem hieraan verbonden waardeoordeel over de kanselarijadminstratie en de kapittelsecretaris. Ter uwer informatie dient overigens gezegd dat zowel bij de toezending van de missende bijlage op 17 mei 2000 als in mijn brief van 27 juli excuses zijn gemaakt.

Ik acht dit onderdeel van de klacht daarom niet gegrond.

Met betrekking tot de klacht over de late doorzending van het verzoek van 21 maart heb ik, in mijn aan (verzoeker; N.o.) gerichte brief van 27 juli aangegeven welke oorzaak hieraan ten grondslag heeft gelegen. De voorbereiding van de één maal in de vijf jaar plaats vindende herdenking eind april/begin mei eiste de volle aandacht van de secretaris. Zijn beschikbaarheid gedurende één dag in de week en de hem ter beschikking staande beperkte administratieve ondersteuning maakten dat alle aandacht gericht moest worden op dit lustrum. Het behandelen van overige, niet urgente, zaken na de feestelijkheden acht ik daarom gerechtvaardigd. Een behandeling na zeven weken in plaats van zes, is dan ook te verantwoorden. De beschuldiging als zou de vertraging zijn ingegeven door de wens de zaak te traineren acht ik daarom onterecht en de klacht, waar het handelen van het kapittel betreft, niet gegrond."

2. Bij de reactie van het Kapittel bevond zich een afschrift van twee handgeschreven pagina's uit het brievenboek waarnaar de voorzitter van het Kapittel in zijn reactie verwees. Voor zover hier van belang was op deze pagina's onder meer het volgende vermeld:

"INGEKOMEN

(…)

086/MWO/99 O. (verzoeker; N.o.) 1/9 verzoek om vrijgeven informatie S."

"UITGEGAAN

088/MWO/99 O. 16/9 bericht doorzending brief aan Min.Def.(…)

089/MWO/99 Min. Def. 16/9 doorzending verzoek O."

d. Standpunt Minister van Defensie

De Minister van Defensie reageerde bij brief van 26 januari 2001 onder meer als volgt op de klacht:

"Het verzoek van (verzoeker; N.o.) om nadere informatie over de totstandkoming van de benoeming tot Ridder in de Militaire Willems-Orde van S. betreft handelingen in de tweede helft van de jaren veertig in het voormalig Nederlands-Indië.

De behandeling van het verzoek heeft vertraging opgelopen door een aantal redenen. Het hoofd van de Sectie Onderscheidingen was door ziekte slechts beperkt inzetbaar voor ondermeer deze toch wel zeer bijzondere en principiële aangelegenheid. Door de vele andere principiële prioriteiten op decoratiegebied ontstond zodoende ernstig capaciteitsgebrek. Voorts was de benodigde informatie niet direct beschikbaar. Het gaat hier om deels moeizaam toegankelijke archieven van 50 jaar oud en deels inmiddels geschoonde archieven. Bovendien werd het voor een goede beeldvorming nodig geoordeeld het door S. zelf geschreven boek 'Naar eer en geweten' waaruit (verzoeker; N.o.) zijn bezwaren heeft geput, te bestuderen.

Na het eind 1999 met (verzoeker; N.o.) gevoerde telefoongesprek, waarin (verzoeker; N.o.) is meegedeeld dat sprake is van een zeer complexe en arbeidsintensieve aangelegenheid, heeft H. enkele vergeefse pogingen gedaan (verzoeker; N.o.) terug te bellen. In voornoemd telefoongesprek heeft H. aan (verzoeker; N.o.) meegedeeld dat de brief van het Kapittel van 16 september 1999 door hem niet was ontvangen. Een schriftelijke beantwoording van de brieven van 7 oktober 1999 en 12 november 1999 werd derhalve niet meer nodig geacht. Voorzover H. zich kan herinneren heeft hij in het bedoelde telefoongesprek ook niet toegezegd dat hij schriftelijk zou bevestigen dat de brief van het Kapittel van 16 september 1999 niet was ontvangen.

Het is gebruikelijk dat indien voor het ministerie bestemde stukken niet zijn ontvangen deze alsnog worden opgevraagd. Dat dit in het onderhavige geval vertraging heeft opgelopen houdt verband met de hiervoor reeds genoemde personele omstandigheden. Met betrekking tot het niet ontvangen van het op 16 september 1999 doorgezonden verzoek is telefonisch contact geweest met het Kapittel. Dit blijkt ook uit de aan u gerichte brief van de Voorzitter van het Kapittel der Militaire Willems-Orde van 7 december 2000 (het Standpunt van het Kapittel, zie hiervóór, onder C.1.; N.o.). Bij brief van 11 mei 2000 is het dossier dat in eerste instantie niet bij de Sectie Onderscheidingen was aangekomen, door de secretaris van het Kapittel der Militaire Willems-Orde aan de sectie gezonden.

Bij brief van 19 juli 2000, (…), is aan (verzoeker; N.o.) een ontvangstbevestiging gezonden. Hierbij is aangegeven dat behandeling binnen zes weken zou plaatsvinden. Tevens zijn hem excuses aangeboden voor de, wegens personele omstandigheden, ontstane vertraging in de afdoening. Aangenomen werd dat hiermee de door (verzoeker; N.o.) ingediende klacht voldoende was behandeld.

Op 7 september 2000, (…), is (verzoeker; N.o.) een vervolgbrief gezonden waarin wordt meegedeeld dat vanwege de complexe aard van de materie meer onderzoek en overleg en daarmee meer tijd benodigd is. Gelet hierop kon dan ook geen exacte datum voor de afdoening worden genoemd.

Vanwege de hiervoor genoemde omstandigheden duurt de behandeling van het verzoek van (verzoeker; N.o.) langer dan gebruikelijk en is vertraging in de beantwoording ontstaan. Gelet hierop acht ik de klacht van (verzoeker; N.o.) dan ook gegrond. Inmiddels wordt gewerkt aan een uitbreiding/wijziging van het postregistratiesysteem met een signaleringsfunctie. Hierdoor kan ook bij afwezigheid van de behandelend ambtenaar aan briefschrijvers worden bericht dat de behandeling van hun brief langer op zich laat wachten.

Het benodigde archiefonderzoek en de bestudering van het bedoelde boek hebben inmiddels plaatsgevonden zodat de afdoening van het verzoek van (verzoeker; N.o.) naar verwachting de tweede helft van februari kan plaatsvinden. Hiervan zal ik ook (verzoeker; N.o.) op de hoogte stellen. Voorts zal ik u van de afdoening een afschrift doen toekomen."

E. Reactie verzoeker

De reactie van verzoeker van 9 februari 2001 op de informatie van de Minister en van het Kapittel hield onder meer het volgende in:

"Van de Nationale ombudsman ontving ik zijn schrijven van 5 februari 2001 waarbij de reactie van de Voorzitter van het Kapittel en van de Minister waren gevoegd. In het begeleidend schrijven werd mij medegedeeld dat namens het Kapittel met "voorliggend stuk" werd bedoeld mijn brief van 21 mei 2000 (bedoeld is: maart; N.o.).

Op 17 januari 2001 deelde u mij mede dat de reactie op mijn, via de Ombudsman, ingediende klacht van de Voorzitter van het Kapittel bij u was binnen gekomen. In die reactie stond dat "naar aanleiding van een telefonisch verzoek" mijn brief van 1-9-99 aan de Minister was gezonden terwijl in het schrijven van 11 mei 2000 van het Kapittel als reden werd genoemd "het voorliggend stuk". U zegde mij toe over deze verandering contact te zullen opnemen met het Kapittel. Bekend is mij geworden dat u dat op die zelfde dag nog hebt gedaan en dat namens het Kapittel ook die dag nog het "naar aanleiding van een telefonisch verzoek" weer werd veranderd in " het voorliggend stuk".

In de reactie van het Kapittel staat; "Omdat deze telefonisch had laten weten dat het verzoek van 16 september verzonden verzoek zich niet in het dossier bevond is een kopie van dit stuk medegezonden".

In de reactie van de Minister staat daarover: "Met betrekking tot het niet ontvangen van het op 16 september 1999 doorgezonden verzoek is telefonisch contact geweest met het Kapittel. Dit blijkt ook uit de aan u gerichte brief van de Voorzitter van het Kapittel der Militaire Willems-Orde van 7 december 2000".

Uit vorenstaande blijkt dat de Minister bij het opstellen van zijn reactie de beschikking had over die van het Kapittel. Nu het Kapittel terug gekomen is op de vermelding "telefonisch verzoek" en dat weer veranderd heeft in het eerder geschrevene "voorliggend stuk" is duidelijk dat de reacties op elkaar zijn afgesteld en passend zijn gemaakt. Daar het Kapittel die verandering niet tijdig door gaf is deze in beide reacties blijven staan.

Welke waarde kan ik nog hechten aan na overleg op elkaar afgestelde reacties?

Mijn vragen aan de Minister en de Voorzitter van het Kapittel;

Is het toegestaan dan wel wenselijk dat tussen 2 verschillende instanties overleg is voor het opstellen en passend maken van hun reactie?

Geeft het niet aan dat er door beiden, dan wel een van hun "iets" te verbergen valt?

Geeft het niet aan dat men "minachting" heeft voor de klager?

Wilt u laten weten wie als eerste contact met elkaar opnam over mijn klacht en wat de reden daarvan was?

Vragen aan de Voorzitter van het Kapittel;

Waarom gaf u aan dat er sprake was van een telefonisch verzoek terwijl u bekend was dat het een voorliggend stuk betrof?

Ondanks het feit dat ik van oordeel ben dat de beide reacties waardeloos en de Minister en het Kapittel onwaardig zijn zal ik toch verder mijn reactie geven.

Het brievenboek van het Kapittel moet aangeven dat mijn brief van 1-9-99 op 16-9-99 is verzonden. Er zijn zoveel open stukken in de bladzijden dat er nadien na believen van alles kan worden aangevuld. Dat ik gezien vorenstaande wantrouwend ben en weinig geloof hecht aan de betrouwbaarheid van het Kapittel zal u niet vreemd voor komen.

Als bedoelde brief, zoals u aangeeft per koerier wordt bezorgd is dat gemakkelijk te controleren door bij het Ministerie navraag te doen. Daar wordt zeer nauwkeurig bijgehouden welk stuk, van wie, na welke afdeling het is gegaan en op welke datum daar is binnen gekomen. Ik weet dat uit ervaring.

Vraag aan het Kapittel: Is bij navraag bij het Ministerie u bekend geworden dat het desbetreffende stuk daar inderdaad is afgeleverd en zo ja wanneer?

Nu verder mijn reactie op die van de Minister.

De Minister schrijft daarin dat het gaat om deels moeilijk toegankelijke archieven van 50 jaar oud en deels inmiddels geschoonde archieven. Voor zijn onderzoek moet de Minister gebruik maken van dezelfde archieven als die ik in deze zaak heb geraadpleegd. Laat mijn ervaring nu juist tegenovergesteld zijn aan hetgeen de Minister doet voorkomen. Aan de hand van in mijn bezit zijnde stukken kan ik hem dat aantonen.

Vraag aan de Minister;

Wilt u mij laten weten waarom die archieven voor mij niet moeilijk toegankelijk en geschoond blijken te zijn en hij daar en tegen, wel tegen moeilijkheden aanloopt en ze geschoond zijn.

Is de Minister niet van oordeel dat het vreemd is dat hij, Minister van Defensie zijnde, meer tegenstand ondervindt bij zijn onderzoek in archieven dan klager als burger?

In die reactie staat ook; "Na het eind met (verzoeker; N.o.) gevoerde telefoongesprek, waarin (verzoeker; N.o.) is medegedeeld dat sprake is van een zeer complexe en arbeidsintensieve aangelegenheid, heeft H. enkele vergeefse pogingen gedaan (verzoeker; N.o.) terug te bellen."

Toen wij dat gesprek op 2 december 1999 voerden had H. geen enkele kennis van de zaak S. en had geen enkel schriftelijk stuk daarover in zijn bezit. IK vertelde hem over mijn verzoek om inzage dan wel toezending van stukken die betrekking hadden op het verlenen van de Militaire Willems Orde aan S. Gezien de Wet Openbaarheid van Bestuur hoefde hij mij alleen maar te laten weten of ik die toestemming al dan niet kreeg. Dat is toch geen complexe en arbeidsintensieve aangelegenheid. H. heeft mij toen niet medegedeeld dat het een complexe en arbeidsintensieve aangelegenheid betrof.

In zijn schrijven van 19 juli 2000 deelde H. mij mede dat hij mijn schrijven van 30 mei 2000 had ontvangen en ook een schrijven van het Kapittel. Toen pas kon hij oordelen over die zaak en wat schreef hij: "Uw schrijven zal binnen 6 weken worden beantwoord" Het was nog steeds geen complexe en arbeidsintensieve aangelegenheid. Zelfs in zijn brief van 7 september 2000 doet H. er geen melding van dat het een complexe en arbeidsintensieve aangelegenheid is.

Vragen aan de Minister;

Is het niet vreemd dat, gezien vorenstaande, H. nu pas van oordeel is dat het een complexe en arbeidsintensieve aangelegenheid is?

Zoals reeds vermeld zou H. enkele vergeefse pogingen hebben gedaan mij terug te bellen. Mijn telefoon is voorzien van een goed werkend antwoordapparaat zodat H. mij ten allen tijde had kunnen laten weten dat hij mij wilde spreken. Aannemelijk is dat H. mij niet heeft geprobeerd terug te bellen.

Vraag aan de Minister;

Is de Minister met mij van oordeel dat H. geen pogingen heeft ondernomen mij terug te bellen.?

Ook staat er: "Voor zover H. zich kan herinneren heeft hij in het bedoelde telefoongesprek ook niet toegezegd dat hij schriftelijk zou bevestigen dat de brief van het Kapittel van 16 september 1999 niet was ontvangen."

Als H. mij dat niet heeft toegezegd waarom stuurde ik hem dan op 3 januari 2000 over die toezegging een brief. Waarom heeft hij die brief niet beantwoord. Waarom belde ik dan op 28 februari 2000 met L.

Vragen aan de Minister;

Waarom heeft H. op mijn brief van 3 januari 2000 niet gereageerd? Waarom is niets vermeld over L. terwijl deze wordt genoemd in het bij mijn klacht gevoegde schrijven van de Nationale ombudsman?

Omdat er staat; "ook niet toegezegd" vraag ik mij af wat H. mij nog meer niet heeft toegezegd.

Vraag aan de Minister;

Wil de Minister mij laten weten wat H. mij nog meer niet heeft toegezegd?

De Minister schrijft dat aan de hand van hetgeen vermeld is in zijn brief van 19 juli 2000 moet worden geconcludeerd dat: "Aangenomen werd dat hiermee de door (verzoeker; N.o.) ingediende klacht voldoende was beantwoord." In die brief, welke door H. namens de Minister is ondertekend staat dat H. mijn schrijven van 30 mei 2000 alsmede mijn aan de secretaris van het Kapittel gezonden dossier heeft ontvangen. In mijn brief van 30 mei staat alleen dat ik H. vraag mij te laten weten of hij het betreffende dossier van het Kapittel had ontvangen.

In de brief van 19 juli 2000 staat dus niets vermeld over de door mij, door tussenkomst van de Nationale Ombudsman op 10 juli 2000 ingediende klacht die voor wat het de Minister van Defensie betreft specifiek gericht is tegen H. Bij die klacht is gevoegd de reeds eerder genoemde brief van 3 januari 2000 aan H.

Vragen aan de Minister;

Kan de Minister mij aangeven op welke grond ik moet kunnen aannemen dat bij bedoelde brief mijn klacht voldoende is afgewerkt?

Kan de Minister mij laten weten waarom bedoelde klacht door de ambtenaar tegen wie deze is gericht is afgehandeld?

Kan de Minister mij laten weten waarom er een verschil van afhandeling is tussen de reeds genoemde klacht en op welke hij nu zijn reactie geeft?

Kan de Minister mij laten weten of het bij zijn Ministerie geen voorschrift dan wel gebruikelijk is, dat een tegen een ambtenaar ingediende klacht die moet worden afgehandeld door een daarvoor aangewezen persoon dan wel afdeling?

Zo ja, kan de Minister mij laten weten waarom dat in eerder genoemd geval niet is gebeurd?

Tenslotte. Voor een gewoon eerzaam burger zoals ik denk te zijn en met mij de personen met wie ik het onderhavige besprak, is het onbegrijpelijk dat de Minister van Defensie en de Voorzitter van het Kapittel voor het opstellen van hun reactie met elkaar contact opnemen, daarover overleg plegen en dan hun reactie ook nog eens op elkaar afstemmen. Met mij zijn ze van oordeel dat, als er niets te verbergen valt, overleg en afstemming niet nodig, ja zelfs verwerpelijk is. Zowel mijn als hun conclusie is dan ook dat er "iets" te verbergen viel.

Gaarne ontving ik op hetgeen onder "Tenslotte" is vermeld de conclusie daarop van genoemde personen.

Daar de Minister en Voorzitter van het Kapittel ook over dit schrijven wel overleg zullen plegen kan het aan beiden geheel ter beschikking worden gesteld."

F. Reactie Kapittel der Militaire Willems-orde

Het Kapittel der Militaire Willems-Orde reageerde bij brief binnengekomen op 9 maart 2001 onder meer als volgt op de reactie van verzoeker:

"a. Naar aanleiding van de opmerking op pagina twee van de aan mij gerichte brief van (verzoeker; N.o.) van 21 maart 2000, (…) waarin deze stelt (…) dat het Ministerie van Defensie de, door mij doorgezonden, brief van 1 september 1999 niet heeft ontvangen, is telefonisch contact geweest met genoemd ministerie. Dit om vast te stellen of genoemde brief inmiddels was gevonden. Op grond van het ontkennend antwoord heb ik bij de doorzending van de stukken van 21 maart een afschrift gevoegd van de brief van 1 september, daarbij verwijzend naar de gewraakte opmerking. Even goed had aan de zinsnede met "voorliggend stuk" kunnen worden toegevoegd "en telefonisch overleg/verzoek". Het is mij daarom niet duidelijk waarom zoveel nadruk wordt gelegd op deze zinsneden terwijl het er toch om ging het gemis van een ontbrekend stuk te herstellen in het belang van de behandeling.

b. Ieder postregistratiesysteem is in de eerste plaats bedoeld om archieven toegankelijk te maken en te houden. Het is daarom niet in het belang van een dienst hier slordig mee om te gaan. De doorlopende nummering vormt de enige zekerheid dat stukken in die volgorde zijn geregistreerd en behandeld. Het later invoegen van "vergeten" stukken kan uitsluitend door aan dat stuk een nummer toe te kennen gelijk aan het voorgaand toegekend nummer en dit te voorzien van een letter achter het nummer. Uit de bewuste pagina's van het brievenboek blijkt niet dat hiervan in dit geval sprake is geweest. Het argument dat de open ruimte in het geval van de stukken van (verzoeker; N.o.) zou zijn gebruikt om fouten toe te dekken gaat dus niet op, tenzij deze ervan uitgaat dat delen van het boek zouden zijn herschreven.

c. De verspreiding van post tussen de ministeries gebeurt overwegend d.m.v. koeriersdiensten. Bij de verzending van stukken wordt er van uitgegaan dat deze bij ontvanger aankomen. Hierop wordt geen controle uitgeoefend noch hierover navraag gedaan, tenzij bij herhaling zou blijken dat dit niet gebeurt. In dit geval bestond hiertoe geen aanleiding.

d. De conclusies van (verzoeker; N.o.) dat het overleg tussen instanties waartegen een klacht is ingediend aangeeft dat men iets te verbergen heeft en er minachting bestaat voor de klager deel ik niet. Zo goed als (verzoeker; N.o.) de antwoorden van de minister en mij aan de Nationale Ombudsman integraal ontvangt, zoals blijkt uit de aanhef van zijn brief van 9 februari 2001, staat het mij vrij iedereen op de hoogte te stellen van mijn standpunten ter zake. Of dit gebeurt in de vorm van overleg of door de toezending van afschriften van correspondentie is afhankelijk van de situatie. Voor de minister geldt hetzelfde. Het gebruik maken van deze vrijheid is geen waardeoordeel over klager en/of zijn klacht. Indien dit zo zou zijn zou ik niet alleen klager maar ook het instituut van de ombudsman miskennen. Een conclusie waartegen ik ernstig bezwaar maak."

G. Reactie Minister van Defensie

De Minister van Defensie gaf bij brief van 23 maart 2001 onder meer het volgende commentaar op de reactie van verzoeker:

"In de reactie van 26 januari 2001 is aangegeven dat de behandeling van het onderhavige verzoek ondermeer vertraging heeft opgelopen omdat de benodigde informatie niet direct beschikbaar was. Dit omdat het gaat om deels moeizaam toegankelijke en deels geschoonde archieven. Daarbij is van belang om te vermelden dat sprake is van verschillende archieven en derhalve verschillende vindplaatsen; deels bij het Centraal Archieven Depot, deels bij het Kapittel en deels bij de Sectie Onderscheidingen. Sommige archieven zijn in de loop der tijd keurig gerubriceerd en geïndexeerd, andere bestaan uit een verzameling ordners en kaartenbakken. Uit het inmiddels uitgevoerde archiefonderzoek is gebleken dat niet alle door (verzoeker; N.o.) gevraagde stukken in de archieven aanwezig zijn terwijl een aantal van deze stukken wel zijn opgenomen in het boek 'Naar eer en geweten' van S.

Door (verzoeker; N.o.) wordt gesteld dat eerst in de reactie van 26 januari 2001 wordt gesteld dat de behandeling van zijn verzoek een complexe en arbeidsintensieve aangelegenheid is. Echter ook in de brief van 7 september 2000 is (verzoeker; N.o.) meegedeeld dat de door hem aangehaalde kwestie geen alledaagse is en daardoor meer tijd vergt. Dit was ook de eerste inschatting van H. naar aanleiding van het eind 1999 met (verzoeker; N.o.) gevoerde telefoongesprek over deze zaak.

H. heeft verklaard diverse pogingen te hebben ondernomen (verzoeker; N.o.) terug te bellen. Hiervan zijn geen aantekeningen gemaakt. Ten aanzien van het niet beantwoorden van de brief van 3 januari 2000 zij verwezen naar de reactie van 26 januari 2001 waarin is vermeld H. zich niet kan herinneren te hebben toegezegd schriftelijk te bevestigen dat de brief van het Kapittel van 16 september 1999 niet was ontvangen. Nu reeds telefonisch was verklaard dat de brief van het Kapittel niet was ontvangen werd aangenomen dat een schriftelijke bevestiging hieraan niets zou toevoegen.

De bij brieven van 5 februari en 20 mei 2000 door (verzoeker; N.o.) ingediende klacht had betrekking op het niet (voortvarend) behandelen van zijn verzoek en zijn gevoel in deze zaak te worden tegengewerkt. In de brief van 19 juli 2000 is hierop gereageerd door aan te geven dat het verzoek in behandeling was genomen waarbij is aangegeven waarom er vertraging in de afdoening was ontstaan. Gekozen is voor een informele afdoening van de klacht waarbij ten onrechte niet is aangegeven dat werd aangenomen dat de klacht hiermee naar tevredenheid was afgehandeld en dat (verzoeker; N.o.) recht had op een formele afhandeling van zijn klacht als hij dat zou wensen. Indien het tot een formele afhandeling was gekomen was de klacht conform artikel 9:7, eerste lid, van de Algemene wet bestuursrecht niet afgedaan door degene die betrokken was bij de gedraging waarover werd geklaagd.

Met betrekking tot het voeren van correspondentie met de Nationale ombudsman is in de Regeling documentaire informatievoorziening defensie 1996 bepaald dat dit geschiedt door de secretaris-generaal namens de minister van Defensie.

Bij brief van 7 december 2000 heeft de secretaris van het Kapittel der Militaire Willems-Orde het antwoord van de Voorzitter van het Kapittel op uw brief van 17 november 2000 aan het ministerie van Defensie doen toekomen. Dit laatste om van elkaars handelen in deze zaak op de hoogte te blijven zoals ook blijkt uit de bijgevoegde aanbiedingsbrief van het Kapittel. In dit geval was geen sprake van afstemming vooraf doch van het elkaar informeren achteraf. Overigens is het in een kwestie als de onderhavige ter zake de Militaire Willems-Orde gebruikelijk dat het ministerie van Defensie en het Kapittel der Militaire Willems-Orde elkaar informeren. Te meer nu het Kapittel de adviserende instantie is als het gaat om voordrachten en aanvragen voor benoeming of bevordering in de Orde. Uit het vorenstaande moge dan ook blijken dat het uitgangspunt van het vorenbedoelde contact tussen het Kapittel en het ministerie van Defensie is om op een zorgvuldige wijze te handelen en niet om iets te verbergen. Van minachting voor de klager is geen sprake.

Bij deze brief treft u de volgende bijlagen aan:

1. Beantwoording van het verzoek van (verzoeker; N.o.) d.d. 1 maart 2001, (…)"

2. In de brief van 1 maart 2001, waarnaar de Minister in zijn reactie verwees, waarin betrokken ambtenaar H. namens de Minister van Defensie op verzoekers verzoek van 21 maart 2000 een beslissing nam, staat onder meer het volgende vermeld:

"In een van uw brieven verzoek u om toezending van

de begeleidingsbrief van commandant Korps Speciale Troepen (KST) behorende bij de voordracht voor een dapperheidsonderscheiding

de motivatie van de Commissie Militaire Onderscheidingen (CMO) om voor de heer S. de Militaire Willems-Orde (MWO) aan te vragen en

de voordracht van de Minister van Oorlog d.d. 17 augustus 1950,

alsmede eventueel andere op het verlenen van de MWO betrekking hebbende stukken.

Voorts heeft u de vraag gesteld of de gedragingen van de heer S. niet in strijd zijn met het in de Wet op de Militaire Willems-Orde bepaalde en of de gronden waarop de onderscheiding is verleend wel aan alle in de Wet op de MWO gestelde eisen voldoen.

Het door mij ingestelde archiefonderzoek heeft slechts ten dele de beoogde resultaten gehad.

De begeleidingsbrief van commandant KST is niet meer aangetroffen, doch deze staat wel in het boek 'Naar eer en geweten' van de heer S. op blz.105.

Ook de voordracht van de minister is niet door mij aangetroffen. (…) De motivering voor de benoeming tot RMWO is opgenomen in het KB (Koninklijk Besluit; N.o.) en wordt geciteerd in het boek 'De Militaire Willems-Orde sedert 1940' (…) (kopie bijgevoegd)

(…)

Gebleken is dat alle nog bij defensie teruggevonden stukken de classificatie GEHEIM dragen.

Voor wat betreft de stukken uit het archief van het Kapittel voor de Militaire Willems-Orde is het Privacy-reglement van de Kanselarij der Nederlandse Orden van kracht, waarin onder meer is opgenomen dat geen stukken aan derden kunnen worden verstrekt.

Op grond van het vorenstaande kunnen de vorenbedoelde stukken tot mijn spijt niet aan u worden toegezonden. (…)

(…)

Met betrekking tot uw vraag over de gedragingen van de heer S. in relatie tot het daaromtrent gestelde in de Wet op de Militaire Willems-Orde, bericht ik u het volgende.

Ik heb aangenomen dat u hiermee doelde op het oude artikel 13 van de Wet op de MWO, waarin bepalingen waren opgenomen omtrent het verlies van het lidmaatschap der Orde.

Bij wijziging van de Wet op de MWO (22-12-1993, Stb. 692) zijn de artikelen 12 en 13 samengevoegd en is het oude artikel 13 komen te vervallen.

Bij genoemde wetswijziging is bepaald dat slechts onherroepelijke gevangenisstraf van ten minste een jaar, dan wel oneervol ontslag kunnen leiden tot verlies van de onderscheiding (zie Achtergrond onder 1.; N.o.).

Andere gronden kunnen op zich dus niet meer een reden tot verlies van de MWO vormen. (…)"

F. reactie verzoeker op het verslag van bevindingen

Verzoeker liet in zijn reactie van 14 juni 2001 op het verslag van bevindingen onder meer het volgende weten:

"Hierbij geeft ik mijn reactie op het verweer van de Minister van Defensie van 15 februari 2001.

(…)

In het verweer staat ook dat gekozen is voor een informele afdoening van de klacht.

(…)

Waar haalt de Minister het recht vandaan om in strijd met een wettelijk voorschrift officieel bij hem ingediende klachten af te doen met de door hem gekozen informele afdoening.

Hetzelfde is van toepassing op de door mij ingediende klacht tegen de Kanselarij der Nederlandse Orden.

Over hetgeen in het verweer vermeld staat over de heer H. ga ik verder maar niet. De Ombudsman moet maar beslissen of zijn verklaringen naar waarheid zijn.

Verweer Kanselarij der Nederlandse Orden. Datum binnenkomst De Nationale Ombudsman 9 maart 2001.

Ik wil ingaan over hetgeen geschreven wordt over "voorliggend stuk" en "en telefonisch overleg/verzoek". In zijn brief van 11-5-2000 aan het Hoofd Sectie Onderscheidingen schrijft de secretaris van het Kapittel; "Tevens treft u nogmaals aan de aanbiedingsbrief en een kopie van het op 16 september 1999 aan u doorgezonden stuk van zijn hand omdat uit het thans voorliggend stuk blijkt dat deze bij u zijn zoekgeraakt of niet zijn aangekomen" Met voorliggend stuk wordt bedoeld mijn brief van 21-3-99 aan bedoeld Kapittel waarin staat vermeld dat het Hoofd Sectie onderscheidingen niet in het bezit is van mijn brief van 16-9-99. Naar mijn mening blijkt uit vorenstaande dat de secretaris alleen aan de hand van mij kennisgeving wist dan wel dat deed voorkomen toen pas te weten kwam dat bedoelde brief nog steeds niet in het bezit was van het Hoofd Sectie Onderscheidingen

In zijn brief van 7 december 2000 schrijft die kanselier; "Omdat deze telefonisch had laten weten dat het op 16 september verzonden verzoek zich niet in het dossier bevond is een kopie van dit stuk meegezonden." Met deze wordt bedoeld de Minister van Defensie. Volgens dit gegeven heeft de Minister contact opgenomen. Naar aanleiding van deze verandering heeft U, (medewerkster van het Bureau Nationale ombudsman; N.o.), op 17 januari 2001 contact opgenomen met het Kaptittel. Toen werd u medegedeeld dat het niet een telefonisch verzoek van de Minister betrof maar toch "het voorliggend stuk"

In het laatste verweer staat (datum binnenkomst 9 maart 2001) dat de Kanselarij naar aanleiding van mijn brief, het ingekomen stuk, telefonisch contact heeft opgenomen met het Ministerie van Defensie.

De kanselier dekt zich helemaal in door te stellen dat hij net zo goed had kunnen schrijven "voorliggend stuk en telefonisch overleg/verzoek." Het is hem niet duidelijk waarom er zoveel nadruk wordt gelegd of het nu het voorliggend stuk dan wel telefonisch overleg en of verzoek is geweest.

Als het inderdaad betreft het voorliggend stuk dan heeft de secretaris, zoals ik altijd heb vermoed, mijn brief van 1-9-99 tot op 11 mei 2000 niet verzonden aan het Hoofd Sectie Onderscheidingen. Naar aanleiding van mijn brief, het voorliggend stuk, moest er wat gebeuren en werd het snel even wat geregeld. Omdat te achterhalen wilde ik weten hoe het werkelijk is gegaan. De kanselier draait er aardig om heen. Aan de Nationale Ombudsman de eer om over zijn gedrag te oordelen.

Op blad 2 van eerder genoemd laatste verweer staat dat het een ieder vrij staat een ander op de hoogte te stellen van de ter zake dienende standpunten en dat dit ook voor de Minister van toepassing is. De heb nooit geweten dat de kanselier der Nederlandse orden ook besliste over door de Minister van Defensie in te nemen standpunten."

Achtergrond

1. Wet herziening Wet instelling Militaire Willems-Orde

Artikel 12:

"1. Degene aan wie een onderscheiding in de Orde is verleend, is, indien hij ingevolge rechterlijke veroordeling rechtens van zijn vrijheid is beroofd, onbevoegd de onderscheiding te dragen.

2. Een onderscheiding in de Orde vervalt, indien degene aan wie de onderscheiding is verleend:

a. onherroepelijk is veroordeeld tot een gevangenisstraf van ten minste een jaar;

b. oneervol is ontslagen uit enig openbaar ambt of beroep.

3. (…)"

2. Algemene wet bestuursrecht

1. Artikel 2:3, eerste lid:

"Het bestuursorgaan zendt geschriften tot behandeling waarvan kennelijk een ander bestuursorgaan bevoegd is, onverwijld door naar dat orgaan, onder gelijktijdige mededeling daarvan aan de afzender."

2. Artikel 4:13:

"- 1. Een beschikking dient te worden gegeven binnen de bij wettelijk voorschrift bepaalde termijn of, bij het ontbreken van zulk een termijn, binnen een redelijke termijn na ontvangst van de aanvraag.

- 2. De in het eerste lid bedoeld redelijke termijn is in ieder geval verstreken wanneer het bestuursorgaan binnen acht weken na ontvangst van de aanvraag geen beschikking heeft gegeven, noch een kennisgeving als bedoeld in artikel 4:14 heeft gedaan."

3. Artikel 4:14:

"Indien, bij het ontbreken van een bij wettelijk voorschrift bepaalde termijn, een beschikking niet binnen acht weken kan worden gegeven, stelt het bestuursorgaan de aanvrager daarvan in kennis en noemt het daarbij een redelijke termijn waarbinnen de beschikking wel tegemoet kan worden gezien."