Verzoeker klaagt erover dat de Nederlandse ambassade te Jakarta (Indonesië) de behandeling van een namens hem ingediend verzoek tot legalisatie van 25 oktober 1999 heeft opgedragen aan een met naam genoemde medewerkster, hoewel de ambassade er sedert 6 mei 1998 van op de hoogte was dat hij bedenkingen had tegen deze medewerkster, in verband met een mogelijke belangenverstrengeling tussen deze medewerkster en zijn ex-echtgenote.
Beoordeling
1. Verzoekers advocaat heeft bij brief van 25 oktober 1999, gericht aan (onder meer) betrokken ambtenaar mevrouw S. van de Nederlandse ambassade te Jakarta (Indonesië) verzocht beschikkingen van de rechtbank te Bandung en het gerechtshof te Bandung te laten legaliseren.
Verzoeker klaagt erover dat de Nederlandse ambassade te Jakarta de behandeling van dit namens hem ingediende legalisatieverzoek vervolgens heeft opgedragen aan mevrouw S. Volgens verzoeker was de ambassade er sinds de ontvangst van zijn brief van 12 april 1998 van op de hoogte dat hij bedenkingen had tegen mevrouw S., in verband met een mogelijke belangenverstrengeling tussen haar en zijn ex-echtgenote. De ambassade had volgens verzoeker rekening moeten houden met zijn bedenkingen.
2. In zijn brief van 12 april 1998 had verzoeker als zijn mening te kennen gegeven dat (onder meer) mevrouw S. deel uitmaakte van een complot met als doel zijn ex-echtgenote door middel van een huwelijk met hem te helpen aan de Nederlandse nationaliteit. De ambassade reageerde bij brief van 4 juni 1998.
Niet is gebleken dat verzoeker vervolgens de ambassade opnieuw heeft benaderd.
Nu daarnaast verzoekers advocaat er, gelet op het feit dat hij zijn brief van 25 oktober 1999 onder meer richtte aan betrokken ambtenaar mevrouw S., blijkbaar geen probleem in zag dat het legalisatieverzoek door mevrouw S. zou worden behandeld, kon de ambassade er in redelijkheid van uitgaan dat met de brief van 4 juni 1998 de zaak naar tevredenheid was afgedaan, en behoefde zij geen rekening te houden met het anderhalf jaar daarvoor door verzoeker gegeven signaal.
3. Voorts is niet gebleken dat mevrouw S. bij de behandeling van de aanvraag niet correct heeft gehandeld.
De onderzochte gedraging van de Nederlandse ambassade te Jakarta is behoorlijk.
Conclusie
De klacht over de onderzochte gedraging van de Nederlandse ambassade te Jakarta, die wordt aangemerkt als een gedraging van de Minister van Buitenlandse Zaken, is niet gegrond.
Onderzoek
Op 23 mei 2000 ontving de Nationale ombudsman een verzoekschrift van de heer der K. te Veenendaal, met een klacht over een gedraging van de Nederlandse ambassade te Jakarta (Indonesië).
Naar deze gedraging, die wordt aangemerkt als een gedraging van de Minister van Buitenlandse Zaken, werd een onderzoek ingesteld.
In het kader van het onderzoek werd de Minister van Buitenlandse Zaken verzocht op de klacht te reageren en een afschrift toe te sturen van de stukken die op de klacht betrekking hebben. Daarbij werden de Minister enkele specifieke vragen voorgelegd.
Ook een van de betrokken ambtenaren werd om informatie verzocht.
Tijdens het onderzoek kregen de Minister en verzoeker de gelegenheid op de door ieder van hen verstrekte inlichtingen te reageren.
Het resultaat van het onderzoek werd als verslag van bevindingen gestuurd aan betrokkenen.
De reactie van de Minister van Buitenlandse Zaken gaf aanleiding het verslag (op een enkel punt) te wijzigen.
Verzoeker berichtte dat het verslag hem geen aanleiding gaf tot het maken van opmerkingen. De betrokken ambtenaar gaf binnen de gestelde termijn geen reactie.
Bevindingen
De bevindingen van het onderzoek luiden als volgt:
A. feiten
1. Op 12 april 1998 schreef verzoeker de Nederlandse ambassade te Jakarta de volgende brief:
"In december 1992 is er door familie en vrienden van "echtgenote" in Bandung een huwelijk geregeld via allerlei vormen van corruptie (...).
Om een lang verhaal kort te maken, toen de tijd daar was heeft mijn "echtgenote" de Indonesische nationaliteit verwisseld voor de Nederlandse en is direct na verkrijging van het Nederlanderschap doorgelopen naar de scheidingsadvocate.
(...)
Direct na deze ervaring ben ik naar Indonesië gereisd en heb daar ervaren dat er van het begin af aan de intentie is geweest de zaak zo te spelen. Een poging om in Bandung te komen tot nietigverklaring strandde tot nu toe omdat ik het gevoel heb dat familie en vrienden van "echtgenote" ervoor hebben gezorgd dat deuren op slot blijven.
De reden dat ik u dit verhaal vertel is eenvoudig. Twee van uw medewerksters nl de dames S. en M. maken/maakten deel uit van het complot. Een der beide dames liet
kortgeleden via de advocate van mijn vrouw (...) de rechtbank weten dat er niets mis was met het in Bandung gesloten huwelijk. (...).
Het ligt in mijn voornemen het ministerie van justitie in Jakarta te informeren omtrent de gehele gang van zaken in Bandung en de betrokkenheid van de Nederlandse ambassade in dit geheel. (...)
Wellicht kunt U mij aangeven hoe in deze verder te handelen."
2. Bij brief van 4 juni 1998 deelde de Eerste Ambassadesecretaris consulaire zaken te Jakarta verzoeker onder meer het volgende mee:
"Met verwijzing naar Uw brief van 12 april j.l., alhier ontvangen op 6 mei, waarvan de beantwoording om diverse redenen helaas is vertraagd, moge ik U berichten op verzoek van de Ambassadeur een nader onderzoek te hebben ingesteld binnen de Consulaire Afdeling. Hierbij is mij gebleken dat de betrokkenheid van mw. S. zich heeft beperkt tot het verzorgen van de verklaring van "voornemen huwelijk" ten Uwe behoeve en het verzorgen van de legalisatieprocedure van de geboorteakte en verklaring van "ongehuwd zijn" van Uw toenmalige a.s. echtgenote. Daarna is tevens de legalisatie verzorgd van de huwelijksakte, die kennelijk later door U voor registratie bij de Burgerlijke Stand in Den Haag is aangeboden.
Tevens heb ik begrepen dat zowel mw. S. als mw. M. (de zuster van mw. S.; N.o.) op een zaterdag na de huwelijksvoltrekking bij de ouders van de bruid een familiefeest bijwoonden.
Dit vanwege vriendschapsbanden, vroegere klasgenoten, met de familie van uw ex-echtgenote.
(...).
Op Uw vraag hoe verder ware te handelen, lijkt mij dit een zaak voor de advocaten van beide partijen.
Ik hoop U hiermede voldoende te hebben ingelicht."
3. Bij brief van 25 oktober 1999, die was gericht aan mevrouw S. of mevrouw M. ("Yang terhormat Ibu S. atau Ibu M.") verzocht verzoekers advocaat de Nederlandse ambassade te Jakarta beschikkingen van de districtsrechtbank te Bandung en het gerechtshof te Bandung te laten legaliseren.
4. Op 29 oktober 1999 diende verzoeker een klacht in bij de Minister van Buitenlandse Zaken. Hij schreef in zijn brief onder meer het volgende:
"Bij deze dien ik een klacht in omtrent het gedrag van twee medewerksters van de Nederlandse Ambassade in Jakarta.
Het gaat om het volgende. In 1992 hebben de gezusters S. hun medewerking verleend aan de totstandkoming van een "huwelijk" tussen Sa. en mij. Later bleek door manipulatie en corruptie dit "huwelijk" niet dat wat mij was voorgespiegeld en daarom is er een proces geweest bij de rechtbank in Bandung waar ik in het gelijk werd gesteld. Deze uitspraak is ook in hoger beroep bevestigd en houdt in dat het "huwelijk" ongeldig is verklaard met alle rechtsgevolgen.
Nu deze vonnissen door de Nederlandse Ambassade moeten worden gelegaliseerd, stelt met name mevrouw S. pogingen in het werk deze legalisatie te vertragen respectievelijk tegen te werken. (...)
Ik ben van mening dat de dames S. in deze bevooroordeeld en partijdig zijn en derhalve niet ingeschakeld zouden moeten worden deze zaken te behartigen. Zoals U uit eerder genoemde kopieën kunt lezen heb ik deze mening per fax aan de ambassade in Jakarta kenbaar gemaakt.
Als deze inmenging door de dames S. voor mij nadelige gevolgen heeft dan zal ik de Nederlandse Staat in casu het Ministerie van Buitenlandse Zaken aansprakelijk stellen voor de eventuele financiële gevolgen."
4. Bij brief van 18 april 2000 deelde de Nederlandse ambassadeur te Jakarta verzoeker onder meer het volgende mee:
"Naar aanleiding van uw brief van 29 oktober 1999, waarover correspondentie is gevoerd tussen het Ministerie van Buitenlandse Zaken en deze ambassade, heb ik de eer u als volgt te berichten.
Voor wat betreft de door u genoemde "medewerking" door de gezusters S., bedoeld wordt mevrouw S. en mevrouw M., zij vermeld dat hier reeds op werd gereageerd met dezerzijdse brief van 4 juni 1998. Daarop werd van uw zijde geen verdere reactie ontvangen. Wel is gebleken dat het daarin vervatte advies een advocaat in te schakelen door u werd overgenomen.
Naar aanleiding van het verzoek tot legalisatie van de vonnissen diene dat indien de ambassade wordt verzocht de legalisatie-procedure voor een bepaald document te verzorgen, te weten legalisatie door het Ministerie van Justitie, Ministerie van Buitenlandse Zaken en tot slot deze ambassade, daarvoor een tijdsduur van 14 werkdagen wordt aangegeven. Op verzoek kan het als een spoedprocedure worden behandeld, tegen bijbetaling, waarop de tijdsduur wordt teruggebracht tot 7 werkdagen. Na ontvangst van een kopie van uw fax van 27 oktober 1999 aan uw advocaat, alhier op 28 oktober 1999 ontvangen, heeft het Hoofd van de Consulaire Afdeling (...) zijn medewerkster mevrouw S. opdracht gegeven uw advocaat mede te delen, gezien de urgentie, de beide vonnissen op te halen en zelf de legalisaties bij de eerdergenoemde Ministeries te verzorgen.
Op 1 november 1999 werden de documenten opgehaald en op 4 november wederom aangeboden op deze ambassade voor legalisatie van de handtekening van de ambtenaar van het Ministerie van Buitenlandse Zaken. Op 5 november 1999 werden de gelegaliseerde documenten opgehaald.
Mijn conclusie is dat er sprake is geweest van een voortvarende behandeling en volledige medewerking van deze ambassade.
Voor de goede orde zij nog vermeld dat mevrouw S. als baliemedewerkster een ondergeschikte functie vervult en slechts de te legaliseren documenten, paspoortaanvragen en verdere verzoeken om consulaire verklaringen in ontvangst neemt. Zij heeft hier verder geen verantwoordelijkheid en van inmenging kan in het geheel geen sprake zijn. De validiteit van een document ontstaat door het plaatsen van de handtekening door het hoofd of plaatsvervangend hoofd van de Consulaire Afdeling."
B. Standpunt verzoeker
Het standpunt van verzoeker staat samengevat weergegeven onder klacht.
c. Standpunt Minister van Buitenlandse zaken
In zijn reactie op de klacht deelde de Minister van Buitenlandse Zaken op 25 augustus 2000 mee de klacht van verzoeker niet gegrond te achten. Daarnaast deelde de Minister onder meer het volgende mee:
"1. Mevrouw S. ontvangt in haar functie van baliemedewerkster van de consulaire afdeling alle klanten die de Nederlandse ambassade verzoeken om bepaalde handelingen te verrichten. In het geval van het "verzorgen" van de legalisatie van de huwelijksakte, nam zij de akte in ontvangst; zij keek of de handtekening van de autoriteit bekend was en vroeg of het de bedoeling was dat de ambassade het gehele legalisatietraject verzorgde. Dit houdt in dat tegen extra betaling de ambassade de akte laat legaliseren bij achtereenvolgens het Indonesische ministerie van Justitie en het Indonesische ministerie van Buitenlandse Zaken. Vervolgens kan de ambassade pas tot legalisatie overgaan.
Nadat de Indonesische autoriteiten de akte hebben gelegaliseerd, word de legalisatiestempel van de ambassade geplaatst door mevrouw S. waarna het plaatsvervangend hoofd van de Consulaire Afdeling zijn handtekening plaatst. Tegen inlevering van het ontvangstbewijs wordt de akte door mevrouw S. aan de klant geretourneerd.
In het onderhavige geval is de rol van mevrouw S. niet anders geweest dan bij de gebruikelijke legalisatieprocedure. Zij heeft gekeken of het document is voorzien van de juiste handtekening om voor legalisatie in aanmerking te komen. Aangezien in dit geval een zekere urgentie optrad, is de advocaat van de heer K. (verzoeker; N.o.) verzocht de vonnissen op te laten halen en de legalisaties bij de Indonesische ministeries van Justitie en Buitenlandse Zaken zelf uit te voeren.
Aldus geschiedde en op 4 november 1999 werden de vonnissen opnieuw ter legalisatie aangeboden bij de Nederlandse ambassade te Jakarta. Op 5 november 1999 werden de gelegaliseerde vonnissen opgehaald (...).
2. Door de heer K. werd nimmer gereageerd op de brief van de Nederlandse ambassade d.d. 4 juni 1998, zodat de ambassade redelijkerwijs kon aannemen dat de zaak was afgedaan. Er zijn door de ambassade dan ook geen bijzondere maatregelen getroffen voor eventuele verdere contacten met de heer K. Eerst in oktober 1999 werd weer van de heer K. vernomen in verband met de legalisatie van twee vonnissen. Overigens was het verzoek tot legalisatie afkomstig van de advocaat van betrokkene. (...) De brief is gericht aan mevrouw S. of mevrouw M. van de Nederlandse ambassade."
d. informatie betrokken ambtenaar
1. De Nationale ombudsman stelde de betrokken ambtenaar S. de volgende vragen:
"1. Ik verzoek u aan te geven welke taken u vervult bij de behandeling van legalisatieaanvragen in het algemeen en het onderhavige geval in het bijzonder.
2. Heeft de omstandigheid dat in 1998 correspondentie met verzoeker is gevoerd over uw werkzaamheid bij eerdere aanvragen van verzoeker en de door hem in dat verband naar voren gebrachte bezwaren, geleid tot enige bijzondere maatregel voor eventuele verdere contacten van de ambassade met verzoeker?
3. Is de beschrijving van uw verhouding tot de ex-echtgenote van verzoeker, zoals die door de eerste ambassadesecretaris in zijn brief van 4 juni 1998 is gegeven, correct?
4. Heeft U na ontvangst van het legalisatieverzoek van 25 oktober 1999 contact gehad met de ex-echtgenote van verzoeker? Zo ja, had dit contact betrekking op de inhoud van de ter legalisatie aangeboden vonnissen?"
2. In reactie op de vragen van de Nationale ombudsman deelde mevrouw S. onder meer mee:
"De taken die ik vervul bij de behandeling van legalisatieaanvragen zijn :
1. Bekijken of de documenten origineel en getekend zijn, zijn de documenten door de juiste instanties afgegeven. Bijvoorbeeld: een verklaring van ongehuwd zijn dient door de Burgerlijke Stand (voor de Christenen) of door de K.U.A. (Kantor Urusan Agama voor de Islamieten) afgegeven te zijn en niet door de Lurah (wijkhoofd).
Uitleg over de betaling van de legalisatie procedure :
a. normale prijs zoals op de prijslijst staat duurt 14 werkdagen of
b. normale prijs Rp. 30,- (spoed) duurt 7 werkdagen of
c. zelf regelen bij Ministerie van Justitie en Buitenlandse Zaken en daarna pas de laatste legalisatie van de Nederlandse Ambassade. Het document kan de daarop volgende dag, tussen 14.30 en 15.30 worden opgehaald.
Daarna draag ik al de documenten en het geld over aan de Ambtenaar die de documenten na bestudering in een reeks van 20 akten, ter tekening bij de Hr. P. aanbiedt en verder naar Justitie en Buitenlandse Zaken brengt. Als er problemen zijn, bespreek ik het eerst met mijn baas en volg dan zijn advies.
Op de 25 oktober 1999 kwam een ambtenaar van het advocatenkantoor Ka. aan de Nederlandse Balie met 2 vonnissen t.n.v. K. en Sa. (de ex-echtgenote van verzoeker) met een geleide brief van de advocaat aan Mw. S. of mw. M.
Ik heb de ambtenaar uitgelegd over de legalisatieprocedure van 14 werkdagen of de spoedprocedure van 7 werkdagen. Hij vroeg mij of het niet nog vlugger kon. Ik heb hem uitgelegd dat het niet mogelijk was omdat de documenten nog eerst bestudeerd moeten worden door de Ambtenaar van de Ambassade voordat hij de documenten ter tekening aanbiedt bij de baas en dan pas kan hij de documenten naar Justitie en Buitenlandse Zaken ter Legalisatie aanbieden in een reeks van 20 akten.
In zijn brief had Ka. gevraagd of wij de documenten terug wilden sturen via Consulaat Bandung dat betekent dat er naast de 7 werkdagen nog eens 4 tot 5 dagen bij zouden komen voor het document op het advocatenkantoor terug is.
Ik ben naar de Hr. P. geweest om hem de situatie uit te leggen doch hij was niet op zijn plaats. Ik had nog veel klanten die op mij stonden te wachten, dus gaf ik hem een ontvangstbevestiging, zonder de legalisatiekosten in ontvangst te nemen, maar ik beloofde hem te bellen zodra ik het probleem met de Hr. P. besproken had.
Op advies van de Hr. P. moest ik de advocaat bellen om de stukken op te laten halen, en zelf de legalisaties van Justitie en Buitenlandse Zaken te regelen en dan zouden wij de laatste legalisatie van de Ambassade op de zelfde dag nog klaarmaken.
Op 4 november 1999 werden de 2 vonnissen aangeboden bij de Nederlandse Balie en werden ook op 4 november 1999 gelegaliseerd.
2. Nee, hierover heb ik van de leiding van de Consulaire Afdeling geen instructies gekregen.
Ik weet nooit wie er vandaag of morgen aan de Balie kan of zal komen en ik sta aan de Balie voor het publiek.
3. Ja, de beschrijving van de Eerste Ambassade Secretaris in zijn brief van 4 juni 1998 is volkomen correct.
4. Tussen 25 oktober 1999 en 15 juli 2000 had ik geen contact met de ex echtgenote van verzoeker. Op 15 juli 2000, belde de ex-echtgenote van verzoeker, niet over de inhoud van de ter legalisatie aangeboden vonnissen, maar over een rouwkaart die zij op haar verjaardag van haar ex-echtgenoot ontvangen heeft: met een bloemetje bij de verjaarsdatum/ 16 juni 2000 en daarnaast een teken van overlijden † op 31 december 2000."
e. Reactie verzoeker
In reactie op het standpunt van de Minister en de informatie van de betrokken ambtenaar deelde verzoeker mee zijn standpunt te handhaven. Daarnaast deelde hij onder meer het volgende mee:
"Dat ik niet op de brief van 4 juni 1998 heb gereageerd, ligt voor de hand. Ik ging ervan uit dat men bij een eventuele vervolggelegenheid niet weer dezelfde fout zou maken en dat mevrouw S. de integriteit zou kunnen opbrengen e.e.a. aan een niet bevooroordeelde collega over te dragen.
Bij deze wil ik nog even duidelijk maken wat de betrokkenheid van mevrouw S. en mevrouw M. inhoudt. Zij zijn persoonlijke vriendinnen van de zuster van mevrouw Sa., wonende te Bandung en als zodanig zijn zij mij ook voorgesteld ten huize van mijn gewezen schoonvader. Ik heb hen daar ook meerdere malen gezien. Mevrouw Sa. heeft mij toenmaals ook gezegd dat de administratieve handelingen t.b.v "het huwelijk" zouden worden afgewikkeld door genoemde zuster en vriendinnen.
Wat betreft de brief van mevrouw S. van 24 juli 2000, punt 4, wil ik opmerken dat mij niets bekend is van een rouwkaart. De opmerking dat er tussen 25 oktober 1999 en 14 juli 2000, geen contact is geweest, doet bij het vermoeden rijzen dat er daarna en niet alleen op 15 juli wel nader contac.t is geweest."